CAPITOLATO SPECIALE DI APPALTO AFFIDAMENTO BIENNALE DEL SERVIZIO DI DEPOSITO CONTENITORI CON DOCUMENTAZIONE

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1 CAPITOLATO SPECIALE DI APPALTO AFFIDAMENTO BIENNALE DEL SERVIZIO DI DEPOSITO CONTENITORI CON DOCUMENTAZIONE ART. 1 OGGETTO DELL APPALTO 1. Il presente Capitolato disciplina l appalto per l espletamento del servizio di deposito documentazione dell Istituto Zooprofilattico Sperimentale del Piemonte, Liguria e Valle d Aosta in locale da fornirsi da parte della ditta aggiudicataria. 2. L appalto riguarda i servizi sotto indicati, effettuati secondo le caratteristiche appresso riportate: A) PRELIEVO E TRASPORTO DI SCATOLE CONTENENTI DOCUMENTAZIONE B) DEPOSITO E CUSTODIA DI SCATOLE CONTENENTI DOCUMENTAZIONE C) RICERCA E MESSA A DISPOSIZIONE DI SCATOLE CONTENENTI DOCUMENTAZIONE D) TRASPORTO E RESTITUZIONE DI SCATOLE CONTENENTI DOCUMENTAZIONE ART. 2 SPECIFICHE DEL SERVIZIO DI DEPOSITO 1. Il Servizio appaltato comprende: a) La presa in carico ed il trasferimento dai nostri depositi di Torino ( in Via Cervino n. 50 e Via Paganini n. 25), in idonei locali dei contenitori (scatole) già predisposti dal personale dell Istituto e numerati progressivamente; b) La custodia, fino al termine del contratto, in locali idonei alla conservazione secondo le normative specifiche in materia, dal punto di vista delle caratteristiche strutturali, ambientali, microclimatiche ed in particolare termoigrometriche, nonché dal punto di vista della sicurezza nel suo complesso, ivi compresa la presenza di sistemi antintrusione o di vigilanza. I locali dovranno essere compresi nel raggio di 15 chilometri dalla sede centrale dell Istituto e dovranno far parte di un unico immobile o di diversi immobili di un unico compendio immobiliare; c) La ricerca, tra le scatole prese in carico, dei singoli contenitori su richiesta dell Istituto e sulla base del numero identificativo di ogni scatola, la consegna presso la sede di deposito a personale dell Istituto ed, in seguito, a restituzione avvenuta, la risistemazione in deposito, con relativa registrazione in entrata ed in uscita del singolo contenitore richiesto e riconsegnato; d) La restituzione, al termine del contratto, del materiale con trasporto dai propri locali alla sede dell Istituto o ad altra destinazione preventivamente comunicata, all interno dei 15 chilometri dalla sede dell Istituto; e) L integrazione del materiale affidato alla custodia. L attività di deposito comporterà l incremento di contenitori affidati alla Ditta che provvederà alla custodia. L invio dei contenitori 1

2 al deposito avverrà a cura e spese dell Istituto. Costituisce onere del concorrente la preventiva verifica, nei luoghi di attuale deposito presso l Istituto, delle condizioni che consentono la presa in carico ed il trasferimento dei contenitori, nonché le condizioni di accesso dei mezzi nella via pubblica e all interno dell Istituto, essendo rimesso al concorrente l onere di valutare l appropriatezza dei mezzi utilizzati. Di conseguenza non potrà essere opposta alcuna eccezione alle condizioni di luogo e di fatto ai fini della formulazione dell offerta. ART. 3 QUANTIFICAZIONE DEL SERVIZIO 1. Il servizio descritto nel precedente articolo 2 è appaltato per un importo massimo di 4.500,00 per la prima fase, di ,00 per il primo anno e di ,00 per il secondo anno (fasi successive), oneri fiscali esclusi. 2. Il servizio richiesto per la prima fase prevede: la presa in carico dei contenitori già depositati in locali in disponibilità dell Istituto. Tali scatole sono collocate in parte in un deposito sito in Via Cervino n. 50 Torino ed in parte presso i locali della Sede centrale dell Istituto, in via Paganini, 25 Torino. Il volume del materiale citato viene stimato, come misura indicativa e per una scatola standard di dimensioni variabili da 45x35x32 cm a 60x40x40 (lxpxh), in circa scatole. La prima fase deve essere ultimata entro 20 giorni dalla stipulazione del contratto. 3. Il servizio richiesto per i due anni ( fasi successive) comprende: a) La presa in carico degli ulteriori contenitori che si produrranno successivamente alla conclusione della prima fase (il materiale viene stimato in circa 200 scatole all anno); b) La custodia di tutte le scatole prese in consegna; c) La ricerca, tra le scatole prese in carico, dei singoli contenitori su richiesta dell Istituto sulla base del numero identificativo progressivo, la consegna presso il deposito a personale dell Istituto del singolo contenitore richiesto ed, in seguito, la risistemazione nel deposito con relativa registrazione in entrata ed in uscita del singolo contenitore richiesto e riconsegnato dall Istituto. Il numero delle richieste di consultazione viene stimato in 100 all anno; d) La restituzione e la ricollocazione di tutto il materiale al termine del contratto ove indicato dall Istituto, nel raggio di 15 chilometri dalla Sede dell Istituto. Le quantificazioni sopra riportate debbono intendersi indicative e non impegnano contrattualmente l Istituto. Le ditte concorrenti dovranno prendere visione del materiale da prendere in carico e della sua collocazione fisica. ART. 4 MODALITÀ DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO 2

3 1. L Amministrazione procederà ad individuare alcuni operatori referenti per i rapporti con l Impresa depositaria del materiale. La nomina e la sostituzione degli operatori saranno debitamente comunicate all Impresa depositaria. Gli operatori individuati (indicati di seguito nel testo semplicemente come referenti) saranno quindi i soli autorizzati all inoltro delle richieste di movimentazione. 2. L inoltro delle richieste di consegna di singoli contenitori, identificati da numero d ordine progressivo, verrà effettuato come prima opzione via presso l indirizzo di posta elettronica fornito dal depositario. In caso di difficoltà tecniche la richiesta, sottoscritta da uno dei referenti, potrà essere trasmessa via fax o consegnata a mano. 3. All atto della consegna al dipendente dell Istituto incaricato per il ritiro, questi accuserà ricevuta complessiva per tutto il materiale contestualmente consegnato. La riconsegna al depositario sarà effettuata, in considerazione dei diversi tempi di permanenza dei singoli contenitori presso gli uffici dell Amministrazione, accorpando contenitori richiesti e consegnati in tempi diversi, accompagnati da un documento riassuntivo del materiale consegnato, che il depositario sottoscriverà per ricevuta. La riconsegna del materiale all impresa depositaria potrà avvenire, per economia, alla stessa data della presa in carico dei documenti di nuova produzione. 4. La consegna del materiale di nuova produzione avverrà con cadenza periodica, da definirsi, o in coincidenza con la consegna dei documenti richiesti, presso il deposito, a cura e spese dell Istituto. 5. Bimestralmente, l aggiudicatario dovrà aggiornare l elenco dei contenitori depositati mettendolo a disposizione dell Istituto. 6. Il rispetto delle modalità sopra esposte costituirà presupposto per l applicazione di eventuali penali di cui al successivo art L Impresa aggiudicataria dovrà indicare i nominativi del proprio personale abilitato a tenere i rapporti con l Amministrazione. ART. 5 TEMPI DI CONSEGNA DELLE SCATOLE PER LA CONSULTAZIONE 1. L Amministrazione invierà tra le ore 8:00 e le ore 17:00 dal lunedì al venerdì, con le modalità indicate al precedente art. 3, l elenco dei contenitori da ricercare e movimentare, che dovranno essere posti a disposizione presso il deposito entro le ore 11:00 del secondo giorno lavorativo successivo alla richiesta. 2. Eventuali casi di urgenza saranno definiti di volta in volta. ART. 6 CARATTERISTICHE MINIME DEI LOCALI DI DEPOSITO 1. Tutti i contenitori saranno alloggiati in locali idonei allo scopo ed aventi le seguenti dotazioni/ caratteristiche minime: - impianto antintrusione; 3

4 - impianto antincendio; - locale conforme alle norme antincendio per la conservazione di documenti cartacei e materiali analoghi ad alta infiammabilità; - requisiti di sicurezza negli ambienti di lavoro in conformità alle disposizioni di cui al D.Lgs. n. 81/2008 e s.m.i.; - adeguate coperture assicurative. 2. I locali dovranno essere compresi nel raggio di 15 chilometri dalla sede centrale dell Istituto e dovranno far parte di un unico immobile o di diversi immobili di un unico compendio immobiliare. 3. Inoltre l edificio/gli edifici in cui sono contenuti i locali dovranno avere il certificato di Conformità edilizia/agibilità e il certificato di prevenzione incendi per l attività svolta di deposito materiale cartaceo. ART. 7 PENALI 1. L Amministrazione si riserva di porre a carico dell Impresa aggiudicataria i danni derivanti dallo smarrimento o deterioramento di contenitori regolarmente riconsegnati come da registri di carico/scarico e successivamente smarrite o deteriorate. 2. In caso di ritardo nella consegna del materiale richiesto, sarà applicata una penale pari a 10,00 per il primo giorno di ritardo ed a 20,00 per ogni giorno lavorativo di ritardo successivo al primo. 3. Per ulteriori eventuali inadempimenti rispetto al presente contratto, l Amministrazione si riserva di applicare ogni volta una penale pari al 2% dell importo del contratto stesso. Tale importo sarà escusso dalla fidejussione di cui al successivo articolo 8; l Impresa aggiudicataria dovrà reintegrare tale fidejussione entro i successivi 20 giorni. ART. 8 TUTELE ASSICURATIVE E GARANZIA FIDEJUSSORIA 1. Il materiale consegnato deve essere coperto da assicurazioni con validità pari alla durata del contratto per responsabilità civile verso i terzi, ivi compreso l Istituto e per smarrimenti, deterioramenti, incendi, furti, eventi atmosferici, atti vandalici, ecc. per un massimale minimo di (un milione). 2. Il materiale dovrà essere garantito sia durante la giacenza presso i locali dell Impresa aggiudicataria, sia durante il trasporto dall attuale collocazione al deposito e, al termine del contratto, dal deposito alla sede di nuova collocazione. 3. Copia di tali assicurazioni viene esibita all atto della stipulazione del contratto. 4. La ditta aggiudicataria dovrà fornire alla stipulazione del contratto garanzia fidejussoria bancaria o assicurativa a prima richiesta, rilasciata da aziende di credito o imprese assicurative a ciò autorizzate, ai sensi delle leggi vigenti, sull adempimento contrattuale per un importo adeguato al valore del contratto stipulato ai sensi e con il contenuto prescritto dall'art. 75 D.Lgs. n. 163/2006. Tale garanzia 4

5 dovrà avere validità pari alla durata del contratto. ART. 9 CORRISPETTIVO PAGAMENTI 1. Per la prima fase di cui all art 3, lettera A, verrà liquidata la prestazione dietro presentazione di regolare fattura alla fine della fase a), nella quale sarà indicato il numero delle scatole effettivamente depositate per il prezzo unitario offerto di cui all art 12, lettera A. 2. Il pagamento del servizio per le fasi successive avverrà a seguito del ricevimento di regolare fattura, avendo verificato la regolare esecuzione del servizio. La fatturazione dovrà avere cadenza bimestrale ed indicare il numero di contenitori custoditi e l esatto numero di scatole movimentate. 3. In ogni fatturazione dovrà essere indicato anche il corrispettivo relativo alla custodia dei contenitori per il relativo periodo. 4. L Istituto considera il pagamento a 90 giorni corretta prassi commerciale del settore ai sensi dell art. 2 D.Lgs. n. 231/2002 ed effettuerà i pagamenti a 90 giorni dalla data di ricevimento della fattura, previo controllo sulla completa effettuazione della prestazione, salvo diverse pattuizioni con la ditta aggiudicataria. In ogni caso il termine non potrà essere inferiore a 30 giorni dalla data di ricevimento della fattura. 5. Per l eventuale ritardato pagamento si applica la normativa vigente in materia. 6. Per ogni altra condizione non espressamente prevista si rinvia alle normative vigenti. 7. Le fatture saranno ammesse al pagamento una volta verificata l effettiva e regolare prestazione del servizio per qualità, quantità, tempestività dello stesso. ART. 10 DISPOSIZIONI ACCESSORIE 1. L Impresa aggiudicataria si impegna ad acconsentire che: - siano effettuate dall Istituto visite di controllo per la verifica della corretta tenuta del materiale e del rispetto delle clausole contrattuali; - l Istituto emani, in corso d opera, modeste disposizioni correttive delle disposizioni tecniche fornite. 2. L Impresa è tenuta a comunicare l ubicazione dei locali nei quali viene depositato il materiale. 3. A seguito dell aggiudicazione e prima della stipulazione del contratto, l impresa aggiudicataria dovrà fornire all Istituto, a pena di decadenza dall aggiudicazione, copia resa conforme all originale: - della polizza assicurativa di cui al precedente art. 8; - della cauzione definitiva ex art. 113 D.Lgs. n. 163/2006 (vedi art. 16 del disciplinare di fornitura n. 2011/338); - del titolo giuridico in forza del quale ha la disponibilità dell immobile; - del certificato di agibilità; - del Certificato Prevenzione Incendi; 4. Un eventuale traslazione di tutto o parte del materiale deve essere preventivamente comunicata 5

6 all Istituto, fermo restando l obbligo della idoneità della nuova sede ai sensi del presente capitolato. ART. 11 CONTROVERSIE FORO COMPETENTE 1. Per qualsiasi controversia sarà esclusivamente competente il Foro di Torino. È escluso il ricorso all arbitrato. ART. 12 MODALITÀ DI AGGIUDICAZIONE 1. Ogni concorrente dovrà presentare un offerta in cui sia specificato il prezzo, comprensivo di ogni altro onere, nulla escluso, ad eccezione dell IVA, per ognuna di queste attività: A Servizio di presa in carico e trasferimento Prezzo per la presa in carico di 1 singolo contenitore che, ai fini della valutazione dell offerta e della modalità di aggiudicazione, viene assunto convenzionalmente di dimensioni variabili da 45x35x32 cm a 60x40x40 (lxpxh). Il prezzo (A), comprendente ogni onere, IVA esclusa, deve essere riferito al trasferimento di un singolo contenitore con mezzi e personale dell Impresa e collocazione dei contenitori nel deposito ( /cad). B Servizio di custodia Prezzo (B) per la custodia mensile di 1 singolo contenitore ( /cad). C Servizio di ricerca e messa a disposizione contenitori Prezzo (C) per la ricerca di 1 singolo contenitore identificato con numero progressivo, consegna presso il deposito ad incaricato dell Istituto e risistemazione nel deposito della ditta a seguito di riconsegna da parte dell Istituto ( /cad.). 2. Il prezzo deve essere riferito ad 1 solo contenitore fino ad un peso massimo di 40 Kg. 3. I prezzi A, B e C dovranno essere comprensivi dell onere della restituzione (trasporto sino a nuovo deposito) finale di tutto il materiale al termine del contratto, dove indicato dall Istituto. 4. Il servizio sarà aggiudicato a favore del concorrente che presenterà l offerta più vantaggiosa dal punto di vista del prezzo, calcolato come somma dei prezzi offerti per le singole attività, secondo la seguente formula: Prezzo complessivo = (1.000 x A) + (1.200 x B x 12 x 2) + (200 x C). 5. L Amministrazione si riserva la facoltà di procedere all aggiudicazione anche in presenza di una sola offerta, purché ritenuta valida e congrua. 6. Non sono ammesse offerte il cui importo complessivo sia uguale o superiore alla somma totale, IVA esclusa, di ,00 euro. ART. 13 PRECISAZIONI SULL OFFERTA E SUI PAGAMENTI 1. Il pagamento sarà effettuato sulla base dell effettivo numero di contenitori trasportati; saranno 6

7 escluse, pertanto, offerte forfetarie. Il contenitore effettivamente utilizzato sarà delle dimensioni volumetriche compatibili con quello convenzionale utilizzato per la valutazione delle offerte o, comunque di capacità non inferiore a quello standard indicato al precedente art L attività B verrà pagata in base all effettivo numero di contenitori depositati presso la ditta aggiudicataria. La ditta aggiudicataria sarà tenuta a comunicare l esatto numero di contenitori presi in carico e bimestralmente l esatto numero di contenitori custoditi. 3. L attività C consiste nella ricerca di un contenitore identificato con numero progressivo, consegna presso il deposito ad incaricato dell Istituto e risistemazione in deposito. Nel caso la scatola ricercata non venga rintracciata in deposito, la ricerca non verrà pagata. 4. La ditta aggiudicataria si impegna, allo scadere del contratto, a riconsegnare a proprie spese il materiale alla sede dell Istituto o ad eventuale nuova ditta aggiudicataria. ART. 14 UTILIZZO DELLE EVENTUALI SOMME A DISPOSIZIONE DELL AMMINISTRAZIONE 1. Le somme risultanti dalle economie di gestione del servizio di cui ai punti A, B, C dell offerta, potranno essere utilizzate dall Istituto, senza impegno contrattuale ed a suo insindacabile giudizio, per l attività di presa in carico, ricerca e custodia dei contenitori o per la proroga del servizio. 7

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