UTENTI STUDIO E UTENTI AZIENDA

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1 UTENTI STUDIO E UTENTI AZIENDA In Passcom si possono gestire diverse tipologie di utenti, distinti in due categorie principali: Utenti Studio: sono gli operatori abituali di studio che accedono a tutte le aziende, pratiche e funzioni. L amministratore può però limitarne l accesso e l operatività. Utenti Azienda: sono gli Idesk concessi ai clienti dello studio affinchè possano operare nella propria azienda. Esistono diverse tipologie e la disponibilità o meno di una tipologia dipenda dal codice contratto. Gli idesk azienda disponibili dipendono dal contratto, se ad esempio si vuole configurare un idesk esteso solution ma la voce non compare in elenco, occorre contattare il proprio referente commerciale e richiedere l attivazione. Per la creazione degli utenti e la loro personalizzazione e limitazione si veda il documento Creazione e gestione utenti. Per le differenze tra le funzionalità rese disponibili alle diverse tipologie di utente azienda, si veda la tabella in calce al presente documento. La creazione di un utente avviene ad opera dell Amministratore dell installazione mediante il menù Servizi Configurazioni Amministrazione Utenti. UTENTE STUDIO Per creare un utente Studio occorre lasciare impostato il valore Studio nel campo Tipo di gruppo : A meno di limitazioni definite nella Configurazione gli utenti Studio hanno accesso a tutte le aziende/pratiche e possono utilizzare tutte le funzioni del programma. Di default agli utenti Studio sono disabilitate alcune funzioni come l aggiornamento del programma o degli archivi. Attraverso la Configurazione tale funzioni possono essere abilitate anche per questi utenti. Pagina 1 di 10

2 Si rimanda al documento Creazione e gestione utenti per l operatività specifica in merito alla modifica della Configurazione. UTENTE AZIENDE GESTITE DA STUDIO Questi utenti, pur essendo collaboratori di studio, hanno accesso solo a determinate aziende, che devono essere specificate e operano con le medesime operatività funzionali degli idesk azienda AlwaysOn lite. In altre parole, il commercialista può sfruttare gli idesk azienda lite previsti dalla propria licenza, aprendo più aziende d analoghe caratteristiche e similari limitazioni, con accessi utente studio. Impostando il tipo gruppo con Utenti azienda lite gestiti da studio si ottiene una finestra come segue: Le aziende alle quali gli utenti possono accedere, devono essere specificate sul campo Aziende gestite. Tali aziende devono essere di livello di gestione pari a 1F o 1FE e dispongono delle funzionalità previste per gli utenti always on lite, come specificato nella tabella riassuntiva in calce al presente documento. UTENTE AZIENDA Creando un utente azienda (detto di tipo Always On), il commercialista mette a disposizione del cliente un accesso alla propria azienda residente in Passcom. In sostanza il cliente si connette all installazione dello studio del commercialista, e lavora solo sulla propria azienda senza percepire che vi sono altre aziende installate presso la medesima struttura dati. Il commercialista si occupa di tutto l aspetto fiscale, nonché funge da controllore sulle operazioni eseguite dall utente azienda. La definizione delle diverse credenziali avviene tramite la configurazione di specifici utenti. Per creare un utente I-Desk aziendale occorre impostare il parametro Tipo di gruppo secondo una delle modalità disponibili: Utenti Azienda AlwaysOn Lite, Pagina 2 di 10

3 Utenti Azienda AlwaysOn Estesi contabile-aziendale-produzione, Utenti Azienda AlwaysOn Estesi solution, Utenti azienda AlwaysOn Fattura Self. In base al tipo gruppo scelto si consente l accesso con funzionalità diverse. ALWAYS ON LITE L idesk AlwaysOn lite: accede solo alla propria azienda; lavora con un solo utente; può fare fatturazione conto terzi; può fare la primanota di base; può gestire lo scadenzario ma non l estratto conto. Per i dettagli sulle diverse funzionalità si veda la tabella riassuntiva in calce al presente documento. Specificato tipo gruppo Utenti azienda AlwaysOn lite, non ci sono altri parametri da impostare. Nella finestra Modifica utenti, accessibile tramite il relativo pulsante o con il comando F5 di tastiera si specificano le credenziali di accesso per l utente azienda e la sigla azienda di riferimento, che può essere di livello di gestione 1F oppure 1Fe. Poiché l azienda può essere associata ad un solo utente, all interno di uno stesso gruppo possono essere codificati più utenti associati ad aziende diverse. Pagina 3 di 10

4 ALWAYS ON ESTESO (CONTABILE AZIENDALE PRODUZIONE) L idesk AlwaysOn esteso: accede solo alla propria azienda; può lavorare anche con più utenti contemporaneamente; in base al livello azienda l idesk potrà utilizzare la fatturazione conto terzi, oppure il magazzino o anche la produzione; può gestire lo scadenzario nella sua totalità (compreso l estratto conto); può usufruire delle funzioni complete di contabilità. Su questo aspetto sarà il commercialista a decidere quali funzioni rendergli disponibili o meno, basandosi sulle conoscenze e capacità del personale presso l azienda. La configurazione con massima autonomia, prevede una situazione in cui l azienda fa tutte le registrazioni in primanota (compresi ammortamenti e tutte le chiusure), si stampa i registri, prepara gli F24 e tutti gli adempimenti e allo Studio resta da fare solo l'invio telematico. Redditi e Bilancio CEE invece non saranno mai utilizzabili dall'azienda. Per i dettagli sulle diverse funzionalità si veda la tabella riassuntiva in calce al presente documento. Specificato tipo gruppo Utenti azienda AlwaysOn estesi contabili/aziendali/produzione, la maschera di configurazione si presenta come di seguito: Pagina 4 di 10

5 A differenza che nell I-Desk azienda Lite, l azienda viene richiesta a livello di gruppo e non di singolo utente; ciò significa che tutti gli utenti appartenenti al gruppo accederanno all azienda indicata. L azienda può gestire le sottoaziende ed il livello che deve avere varia a seconda del tipo di estensione disponibile: 1F = estensione contabile; 2 = estensione aziendale; 3 = estensione produzione. Un ulteriore campo disponibile è idesk azienda aggiuntivi, ovvero il numero di utenti dell azienda che possono contemporaneamente accedere a Passcom, dopo il primo (devono essere disponibili degli idesk aggiuntivi nel codice contratto). Con il pulsante Disponibilità funzioni[f4] il Commercialista scegli quali funzioni di contabilità avanzata potranno essere utilizzate dall azienda: Pagina 5 di 10

6 Dopo aver abilitato una funzione, è necessario verificare ed eventualmente disabilitare alcune voci di menu collegate alla funzione stessa e per le quali lo Studio ritiene che non sia il caso vengano gestite dall azienda. Ad esempio attivando Immobilizzazioni si attiva la possibilità di inserire i cespiti contestualmente alla fattura di acquisto, ma si attivano anche altre funzioni compreso l ammortamento. Se si vuole disattivare alcune di queste funzioni occorre procedere come illustrato nel documento Creazione e gestione utenti. Infine con il pulsante Utenti del gruppo[f5] occorre codificare le credenziali di accesso degli utenti azienda. ALWAYS ON ESTESO SOLUTION L idesk Always On esteso solution: accede solo alla propria azienda; può lavorare anche con più utenti contemporaneamente; utilizza il magazzino; può gestire lo scadenzario nella sua totalità (compreso l estratto conto); può fare la primanota di base. Per i dettagli sulle diverse funzionalità si veda la tabella riassuntiva in calce al presente documento. Specificato tipo gruppo Utenti azienda AlwaysOn estesi solution, la maschera di configurazione si presenta come di seguito: Come avviene negli altri I-Desk azienda Estesi, l azienda viene richiesta a livello di gruppo e non di singolo utente; ciò significa che tutti gli utenti appartenenti al gruppo accederanno all azienda indicata. L azienda deve essere di livello 2 e può gestire le sottoaziende. Pagina 6 di 10

7 Un ulteriore campo disponibile è idesk azienda aggiuntivi, ovvero il numero di utenti dell azienda che possono contemporaneamente accedere a Passcom, dopo il primo (devono essere disponibili degli idesk aggiuntivi nel codice contratto). Anche nell idesk esteso solution possono essere attivate funzioni avanzate con il pulsante Disponibilità funzioni[f4], ma limitate a: Stampa bilancio di verifica; Gestione ritenute d acconto; Invio\caricamento csv. ALWAYS ON FATTURA SELF L idesk AlwaysOn Fattura Self: accede solo alla propria azienda; accede ad un interfaccia speciale dedicata alla gestione delle fatture; lavora con un solo utente; può solo emettere fatture elettroniche e scaricare fatture elettroniche ricevute; non vede nessuna altra funzione. Specificato tipo gruppo Utenti azienda AlwaysOn Fattura Self, non ci sono altri parametri da impostare. Nella maschera Modifica utenti, accessibile tramite il relativo pulsante o con il comando F5 di tastiera si specificano le credenziali di accesso per l utente azienda e la sigla azienda di riferimento, che deve essere di livello di gestione 1Fe e avere un servizio di fatturazione elettronica già attivo. Poiché l azienda può essere associata ad un solo utente, all interno di uno stesso gruppo possono essere codificati più utenti associati ad aziende diverse. Pagina 7 di 10

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9 TABELLA RIASSUNTIVA FUNZIONALITÀ TIPOLOGIE UTENTI AZIENDA Tipologia Idesk LITE (B) Livello Azienda 1F IDESK AZIENDA 1Fe ESTESO (E) Contabile Aziendale 1Fe 2 SOLUTION (M) Produzione 3 Solution 2 Funzionalità di Contabilità Beni in leasing attivabile attivabile attivabile Bilancio specializzato, Bilancio attivabile attivabile attivabile interattivo Bilancio di verifica attivabile attivabile attivabile attivabile Cespiti/immobilizzazioni attivabile attivabile attivabile Deleghe F23 attivabile attivabile attivabile Deleghe F24 attivabile attivabile attivabile Effetti mav/riba/rid x x x x x Flussi di cassa attivabile attivabile attivabile Immissione corrispettivi mensili x x x x x x Immissione e revisione PN x x x x x x Inserimento clienti/fornitori x x x x x x IntraCEE attivabile attivabile attivabile Provvigioni agenti x x x x Ratei e risconti attivabile attivabile attivabile Registri fiscali attivabile attivabile attivabile Ritenute d'acconto attivabile attivabile attivabile attivabile Saldaconto clienti/fornitori x x x x x Estratto conto x x x x Scadenzario extracontabile x x x Schede contabili e Controllo saldi x x x x x x Stampe fiscali attivabile attivabile attivabile Trasmissione archivi csv attivabile attivabile attivabile attivabile Funzionalità di Magazzino Cataloghi articolo x x x x x x Codifica articoli x x x x x x Contabilizzazioni corrispettivi x x x x x x Emissione documenti lim* lim* lim* x x x Gestione imballi x x x x x x Gestione particolarità prezzo/sconto/quantità x x x Gestione taglie x x x x x x Gruppi merceologici e Nature x x x x x x Rettifica progressivi x x x Revisione documenti lim* lim* lim* x x x Scheda articolo x x x Pagina 9 di 10

10 Scheda movimenti di magazzino x x x Strutture articoli x x x Trasformazione documenti x x x Moduli AD Commerciale x x x AD Bilanci x x x x AD Parcellazione x x x Controllo di gestione x x x Parcellazione studio (attivo in Contabilità) Gestione parcellazione x x x lim* : Emissione documenti: 1. È gestito un solo magazzino; 2. Non sono gestiti i progressivi di magazzino, tranne la colonna esistenza; 3. Le sigle documento disponibili sono: FT (Fattura), NC (Nota di credito), CO (Corrispettivo), RI (Ricevuta fiscale), FC (Fattura corrispettivo), BF (Bolla di carico), NO (Bozza), FF (Fattura fornitore), NF (Nota di credito da fornitore). lim* : Revisione documenti: 1. Restano in memoria gli ultimi 20 documenti di magazzino emessi. Attivabile: attivabile nell idesk Esteso, attraverso il pulsante Disponibilità Funzioni. Pagina 10 di 10