Procedura della qualità Pagamento di un documento passivo. Ufficio Ragioneria Codice P7_4C Revisione 11 Del 16 ottobre 2015

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1 Procedura della qualità Ufficio Ragioneria Codice P7_4C Revisione 11 Del 16 ottobre 2015 Descrizione modifica Adeguamento a normativa fatturazione elettronica Redatto Dirigente Cristiana Basso 15 ottobre 2015 Verificato Dirigente Dirigente Cristiana Basso 15 ottobre 2015 Verificato Responsabile Qualità Responsabile Qualità Rosanna Nadin 16 ottobre 2015 Approvato Segretario Generale Emanuela Fattorel 16 ottobre 2015 Pagina 1 di 8 Documento originale disponibile su software SMaQ

2 INDICE 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 2. RESPONSABILITÀ 3. CRITERI DI PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITÀ 3.1. Documenti di riferimento per le attività 3.2. Attrezzature, personale e ambiente di lavoro 3.3. Flusso delle attività 4. CRITERI DI ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ 4.1. Protocollazione 4.2. Registrazione contabile in XACC 4.3. Registrazione contabile nelle OAPPS 4.4. Liquidazione 4.5. Emissione mandato 4.6. Firma mandato 4.7. Consegna mandato all Istituto cassiere 5. CONTROLLI 6. GESTIONE DELLE NON CONFORMITÀ 7. REGISTRAZIONI E ARCHIVIAZIONI 8. MODULISTICA MQUA35 Documento di liquidazione Revisione n. 11 del 16/10/2015 Pagina 2 di 8

3 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Questa procedura ha lo scopo di specificare la corretta gestione di un documento passivo, dal suo arrivo presso l Ente camerale fino alla consegna all Istituto cassiere della disposizione di pagamento (mandato), per garantire lo svolgimento delle operazioni nel rispetto dei vincoli normativi e degli obiettivi prefissati dalla CCIAA. Per documento passivo si intende qualsiasi documento (fattura, nota di addebito, fattura proforma, preavviso di parcella o ogni altra richiesta equivalente di pagamento per somministrazioni, forniture e appalti per obbligazioni relative a prestazioni professionali) nonché richiesta di rimborso proveniente da soggetti esterni che preveda il pagamento di una somma a carico dell ente camerale. 2. RESPONSABILITÀ Le responsabilità relative al procedimento ricadono su: - i dirigenti di settore per tutte le attività, operazioni e processi - i responsabili degli uffici ragioneria e provveditorato, per l organizzazione di tutta l attività dell unità organizzativa - il responsabile del visto di conformità e della liquidazione: per la verifica contabile del documento passivo e per la liquidazione dello stesso - gli operatori dell ufficio ragioneria e dell ufficio provveditorato per le attività di registrazione del documento passivo e trasmissione dello stesso ai responsabili della liquidazione - gli operatori dell ufficio ragioneria per l emissione e approvazione del mandato elettronico entro la data di scadenza di pagamento. 3. CRITERI DI PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITÀ 3.1 Documenti di riferimento per le attività Per la realizzazione delle operazioni sono disponibili presso l Ufficio: - disposizioni di legge applicabili; - circolari ministeriali, risoluzioni o altre interpretazioni applicative di norme per particolari fattispecie. - manuali operativi per i software utilizzati Tutte le norme ed eventuali integrazioni/modifiche sono consultabili on-line. 3.2 Attrezzature, personale e ambiente di lavoro Le attrezzature per lo svolgimento delle attività sono personal computer dotati del software idoneo. La manutenzione delle attrezzature è svolta come previsto dalla procedura P7_5B manutenzione delle attrezzature. Tutto il personale ha la responsabilità di curare lo stato di conservazione delle attrezzature e di segnalare eventuali malfunzionamenti. Il flusso delle attività è eseguito da personale con adeguata qualifica secondo quanto previsto dal CCNL di categoria, nonché adeguata preparazione tecnica. L ambiente di lavoro è adeguato alle esigenze dell Ufficio. Revisione n. 11 del 16/10/2015 Pagina 3 di 8

4 Il personale è tenuto a salvaguardare l ambiente stesso e a segnalare eventuali carenze ed esigenze al responsabile dell ufficio. 3.3 Flusso delle attività Le attività relative al pagamento di un documento elettronico passivo sono le seguenti: 1. Protocollazione automatizzata 2. Registrazione contabile in XACC ufficio provveditorato 3. Registrazione contabile nelle OAPPS ufficio ragioneria 4. Liquidazione responsabile della liquidazione 5. Emissione mandato e approvazione digitale ufficio ragioneria 6. Firma digitale ed invio telematico mandato dirigenza ufficio ragioneria 4. CRITERI DI ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ CASO 1 Fatture elettroniche 4.1 Protocollazione Il procedimento prende avvio dalla trasmissione dei documenti passivi dai fornitori all Ente camerale. La gestione del flusso tecnico di ricezione via PEC dal Sistema di Interscambio (SDI) viene gestita da InfoCamere che ne integra la protocollazione automatica nello strumento di protocollo informatico posseduto dall Ente. InfoCamere inoltre garantisce l archiviazione automatica, la conservazione a norma automatica e il caricamento automatico nei sistemi contabili dell Ente. 4.2 Registrazione contabile in XACC - Ufficio Provveditorato Per ogni fornitura di beni, lavori o servizi l ufficio provveditorato emette un ordine di acquisto, secondo le modalità indicate nella procedura P7_4B Forniture di beni e servizi, su specifica richiesta autorizzata dal dirigente competente. Per i servizi periodici e continuativi l ufficio provveditorato non emette ordine di acquisto ma stipula apposti contratti e/o affidamenti di servizi. In entrambi i casi la procedura per la registrazione in contabilità dei relativi documenti passivi è la stessa e si compone delle seguenti attività da effettuarsi entro il termine di 10 giorni dalla protocollazione: - accettazione rifiuto l ufficio provveditorato verifica la corretta intestazione della fattura, la presenza e la correttezza di codici CIG e CUP se dovuti e la presenza dell indicazione della scissione del pagamento dell Imposta sul Valore Aggiunto. Se è tutto corretto accetta il documento, in caso contrario lo rifiuta: in entrambe le ipotesi il sistema invia al fornitore la relativa notifica. - presa in carico con la presa in carico è possibile la gestione del documento nelle fasi successive - registrazione In questa fase il sistema agevola la compilazione delle maschere di registrazione precompilando opportunamente tutte le informazioni deducibili dal contenuto della fattura ricevuta; eventuali informazioni aggiuntive devono essere inserite dall operatore dell ufficio provveditorato. In questa fase gli operatori provvedono a collegare tutti i documenti già presenti nel sistema (es. protocollo, ordinativo.), ad allegare tutti i documenti necessari alla Revisione n. 11 del 16/10/2015 Pagina 4 di 8

5 formazione del fascicolo (es. durc, esito controllo sulla eventuale inadempienza dell'obbligo di versamento derivante dalla notifica di una o più cartelle di pagamento ) e ad indicare i responsabili dei visti di conformità e di liquidazione. Il sistema invia in modo automatico un messaggio di posta elettronica ai responsabili, i quali dovranno apporre digitalmente la firma del visto almeno 10 giorni prima della scadenza del pagamento risultante dalla fattura elettronica. 4.3 Registrazione contabile nelle OAPPS (Oracle Applications) Ufficio Ragioneria L integrazione tra XACC e OAPPS consente l importazione dei documenti passivi inseriti al punto precedente nel sistema contabile dell Ente. L operatore dell ufficio ragioneria procede in tal senso tramite apposita procedura denominata posting con la quale il sistema genera inoltre un report che consente di visualizzare eventuali documenti scartati per errori di caricamento. L addetto dell ufficio ragioneria procede in tal modo: 1. stampa il report del posting 2. stampa le fatture elettroniche da XACC 3. verifica la correttezza dell inserimento rispetto all invio e procede alla registrazione contabile (convalida dell operazione passiva e approvazione dell onere/investimento) 4. verifica regolarità dell eventuale DURC 4.4 Liquidazione Questa operazione si compone di due passaggi: il responsabile appone il visto di conformità, successivamente il dirigente appone il visto di liquidazione. Il sistema XACC invia in modo automatico una mail al responsabile del visto di conformità che dovrà apporre digitalmente la firma del visto almeno 10 giorni prima della scadenza di pagamento indicata nella fattura elettronica. Il responsabile: 1. verifica che la merce sia stata consegnata e che risulti conforme a quanto ordinato oppure che il servizio sia stato reso in conformità agli accordi contrattuali; 2. verifica l avvenuta consegna dei documenti di accompagnamento, debitamente firmati da un ricevente, all ufficio provveditorato; 3. controlla che il prezzo e la quantità addebitata siano conformi al documento d acquisto e alla merce consegnata; 4. verifica i totali contabili della fattura. Se tutti i controlli hanno esito positivo appone il visto di conformità e il sistema invia automaticamente una mail al dirigente competente per il visto di liquidazione. Una volta che il dirigente ha provveduto all apposizione del visto di liquidazione il sistema genera in modo automatico una mail di notifica di liquidazione eseguita indirizzata agli operatori dell ufficio ragioneria. In caso di incompleta o non soddisfacente fornitura della merce o servizio fatturati, il responsabile del visto di conformità sospende i termini di pagamento con messaggio posta elettronica (utilizzando posta certificata ove possibile) che motivi, tra l altro, al fornitore la sospensione del pagamento. Copia di tale comunicazione deve essere inoltrata all ufficio ragioneria. Revisione n. 11 del 16/10/2015 Pagina 5 di 8

6 L ufficio ragioneria con cadenza settimanale, se il termine residuo per il pagamento del documento passivo è inferiore a 10 giorni, sollecita via mail il responsabile della liquidazione e/o il dirigente di riferimento che ancora non abbiano vistato e/o liquidato il documento in XAC. Il sollecito richiamerà gli estremi del documento da firmare. Nell eseguire la procedura di liquidazione, il responsabile terrà in evidenza la data di scadenza del documento passivo, riportata sul documento stesso, ricordando che l Ente camerale dovrà rispondere per eventuali spese o interessi che dovessero essere richiesti dal fornitore, in caso di ritardato pagamento senza giustificato motivo. 4.5 Emissione mandato L ufficio ragioneria, effettuati i controlli previsti ai punti precedenti, emette il mandato elettronico di pagamento tramite l apposito programma informatico, lo approva e dispone la stampa della documentazione relativa in apposito cartolare per la firma digitale da parte dei funzionari delegati. In questa fase procede inoltre ad effettuare le seguenti verifiche: - se il pagamento viene fatto tramite bonifico bancario verifica che il conto corrente indicato dal fornitore nella fattura sia quello già comunicato ai fini della tracciabilità dei flussi finanziari; - se il pagamento supera l importo previsto dalla legge verifica la posizione del soggetto tramite collegamento al Servizio Verifica Inadempimenti gestito da Equitalia spa. 4.6 Firma mandato I funzionari delegati provvedono alla firma digitale del mandato elettronico entro due giorni dalla notifica dell approvazione dell ordinativo elettronico. L ufficio ragioneria verifica la presenza del Segretario generale. In caso di sua assenza consegna i cartolari al primo sostituto, in ordine di delega, presente in sede. 4.7 Consegna mandato all Istituto cassiere L ufficio ragioneria attende la restituzione del cartolare e verifica la spedizione del flusso telematico al Tesoriere in apposito software. CASO 2 richieste di rimborso Per le richieste di rimborso (di diritti di segreteria e diritto annuale) e ogni altro documento non elettronico la procedura differisce leggermente nei punti da 4.1 a 4.4. L ufficio ragioneria riceve il documento passivo dall ufficio protocollo, appone i timbri per la registrazione e la liquidazione, indicando la data di scadenza e i termini di restituzione, e quindi: 1. procede alla registrazione contabile attraverso l apposito programma informatico; 2. consegna l originale del documento passivo al responsabile della liquidazione trattenendone una copia per la verifica del termine di restituzione. Per tutti quei documenti passivi per i quale non è prevista la liquidazione informatica, il responsabile della liquidazione dovrà: firmare il documento passivo sul timbro verificata la regolare esecuzione..., Revisione n. 11 del 16/10/2015 Pagina 6 di 8

7 indicare l importo da liquidare; raccogliere la firma del dirigente di settore; allegare il verbale di collaudo del bene o servizio oppure apporre attestazione di regolare esecuzione sul documento passivo con data e sigla; restituire il documento passivo entro la data di restituzione indicata dall ufficio ragioneria, che avrà l onere di rilevare la data di effettiva restituzione del documento. La procedura poi riprende normalmente dal punto 4.5 fino a conclusione. 5. CONTROLLI I controlli saranno eseguiti semestralmente, entro il mese successivo alla scadenza del periodo, su un campione di 10 mandati di pagamento oggetto della presente procedura e dovranno verificare il rispetto dei termini previsti per la liquidazione del documento passivo. I controlli verranno effettuati mediante compilazione del modello MQUA37 Modulo controllo tempi di liquidazione. 6. GESTIONE DELLE NON CONFORMITÀ La non conformità è un prodotto/servizio che non risponde ai requisiti di qualità previsti in relazione allo stato di avanzamento in cui si trova. La non conformità può essere riscontrata dagli operatori durante le normali operazioni o a seguito di una segnalazione esterna. In tale circostanza si opera come previsto dalla procedura P8_3A Gestione prodotti / servizi non conformi. Eventuali non conformità rilevate che dovessero emergere dai controlli devono essere regolarmente registrate in apposito registro informatico all interno del programma SmaQ dai collaboratori dell unità operativa, e oltre ad essere trattate come detto devono essere considerate significative di un processo che opera in modo anomalo. Pertanto in tali casi è il Responsabile dell unità operativa a proporre azioni correttive/preventive in grado di prevenire il verificarsi di tali situazioni. 7. REGISTRAZIONI E ARCHIVIAZIONI Le fatture elettroniche sono conservate a norma dalla società InfoCamere la quale si incarica anche della conservazione a norma CNIPA degli Ordinativi Bancari Informatici (OBI) e ne cura annualmente la trasmissione su CD-Rom alla Camera di Commercio. I documenti cartacei sono conservati, in relazione al loro stato di avanzamento: - in apposito scadenzario, in attesa dell emissione del mandato di pagamento; - in apposito raccoglitore, in ordine progressivo di mandato, unitamente a tutti i documenti giustificativi. Revisione n. 11 del 16/10/2015 Pagina 7 di 8

8 9. MODULISTICA MQUA35: Documento di liquidazione MQUA37: Modulo controllo tempi di liquidazione Documento Titolo Archiviazione Tempo di conservazione Documento di liquidazione MQUA35 Ragioneria 5 anni Modulo controllo tempi di liquidazione MQUA37 Ragioneria 3 anni Il modulo MQUA35 viene utilizzato in casi residuali (liquidazioni anticipi su contributi, etc..) non rientranti nei documenti passivi oggetto della procedura P7_4C. Revisione n. 11 del 16/10/2015 Pagina 8 di 8