# CHECK-LIST ORGANIZZATORE BIGLIETTERIA EVENTI

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1 # CHECK-LIST ORGANIZZATORE BIGLIETTERIA EVENTI

2 Check-list organizzatore biglietteria eventi # Una lista di punti da seguire per organizzare la vendita dei biglietti di un evento, in particolare per le manifestazioni soggette alla normativa fiscale sullo spettacolo. Diamo la precedenza a questa tipologia Dalla vendita on-line, all attivazione del poiché è la più complessa e frequente. box-office sul luogo dell evento e Le indicazioni sono fornite sulla base controllo accessi, tutto deve filare il più della nostra esperienza, piattaforma e liscio possibile per soddisfare le esigenze disponibilità di materiale. del patrimonio dell organizzatore: gli Per qualsiasi tipo di evento, è spettatori. fondamentale essere consapevoli dell importanza dell operatività.

3 Südtiroler Ritterspiele Giochi Medioevali Alto Adige, Agosto 2018

4 Check-list organizzatore biglietteria eventi # Definizione del tipo di spettacolo Per un evento che si svolge sul territorio italiano, il primo punto che l organizzatore deve definire è il tipo di evento. Si tratta di uno spettacolo soggetto a normativa fiscale oppure un evento esente? Nello spettacolo ed intrattenimento sicuramente ci sono concerti, teatri, cinema, sport ma anche sale bowling. Tra gli esenti compaiono, ad esempio, meeting aziendali o congressi medici. Qualora si volesse realizzare una manifestazione per la prima volta, è fondamentale avere la certezza del tipo di evento. In caso di dubbi suggeriamo sempre all organizzatore di rivolgersi all ufficio SIAE di competenza e presentargli chiaramente il progetto. La competenza territoriale è relativa al luogo dell evento e non alla sede o agli uffici della società organizzatrice.

5 Check-list organizzatore biglietteria eventi # Permesso SIAE e diritti d autore La normativa sullo spettacolo, relativa alla vendita di biglietti, impone la necessità di utilizzare un sistema di biglietteria automatizzato ed omologato per la certificazione degli incassi tramite delle smart card fornite dalla SIAE alla piattaforma omologata, in collaborazione con l Agenzia delle Entrate. Per gli eventi soggetti a normativa fiscale sullo spettacolo è necessario ottenere il permesso SIAE. Prima di dare alcuni dettagli è bene ricordare che diritti d autore e documenti per la vendita dei biglietti fiscali seguono competenze SIAE differenti. Clappit fornisce supporto esclusivamente sulla parte di ticketing. L organizzatore, in questa fase iniziale, ha comunque individuato la venue o location e tutti i dati dell evento, che è necessario comunicare alla SIAE per ottenere il permesso. Titolo evento Ragione sociale organizzatore Partita IVA e CF organizzatore Nome della venue (stadio, palazzetto, teatro, ecc..) con indirizzo Codice Locale SIAE / Codice BA Data e ora dell evento Codice genere SIAE evento (ogni genere ha un codice, ad esempio sport, concerto, ecc.) Aliquota IVA, che deriva dal genere (codice) dell evento Indicazione di evento di intrattenimento o spettacolo con aliquota se evento intrattenimento Una descrizione e l immagine Ci sono poi altre informazioni fondamentali da comunicare anzitempo all ufficio SIAE di competenza come la tipologia dei biglietti. Settore / ordine di posto Tariffa (ad esempio intero, ridotto, early bird, ecc.). Prezzo Prevendita Totale di prezzo più prevendita La SIAE richiede inoltre i dati della piattaforma di biglietteria utilizzata. Codice sistema di emissione Ragione sociale e partita IVA del titolare

6 Check-list organizzatore biglietteria eventi # Configurazione evento e realizzazione pagina di vendita L organizzatore deve prevedere anche la gestione della biglietteria sul luogo dell evento, o presso un suo punto vendita (tipo la sede di un associazione sportiva) ed il controllo accessi dei biglietti ed i voucher di servizi e prodotti acquistati. Il materiale necessario consiste in postazioni di biglietteria e controllo accessi, Clappit è in grado di noleggiare gli accessori già opportunamente configurati e di dare indicazioni riguardo al numero postazioni e biglietti necessari rispetto al tipo e dimensioni di evento. Una postazione di biglietteria è formata da; PC o notebook con web app Clappit Box Office Stampante Boca Stock di biglietti cartacei Una postazione di controllo è formata da: Smartphone Android con app Clappit Access Control Lettore Bluetooth QR Corde e codici a barre Armband per il supporto dello smartphone Chiarire ogni dubbio Normale, anzi giusto, che l organizzatore possa avere numerosi dubbi riguardo alla gestione della normativa fiscale, piuttosto che agli aspetti logistici ed operativi della biglietteria. Soprattutto se alle prime esperienze ma non solo. Per realizzare un evento di Full Ticketing unico è normale la necessità di personalizzare l esperienza. Clappit, nel caso in cui l organizzatore non avesse ancora le idee chiare riguardo alla realizzazione dell evento è naturalmente sempre disponibile a dare consulenza riguardo ad ogni aspetto operativo richiesto.

7 Check-list organizzatore biglietteria eventi # Supporto clienti La vendita del biglietto on-line è l iniziale momento di contatto tra l organizzatore e lo spettatore. Non c è una seconda occasione per fare una prima buona impressione! L organizzatore deve assolutamente dare un supporto attivo e dimostrare massima disponibilità con gli utenti, ogni singola necessità nella biglietteria può diventare un caso Formazione del personale Una volta ricevuto il materiale tramite spedizione con corriere, l organizzatore importante. Pazienza e spirito di collaborazione sono doti fondamentali per acquisire il pubblico che, a sua volta, si dimostrerà fedele e riconoscente. procede ad una breve formazione per l utilizzo di Clappit Box Office e Clappit Access Control. Sopralluogo venue Apertura vendita on-line Una volta configurato l evento, realizzata ed approvata la customer journey personalizzata si procede all apertura delle vendite! Raccomandiamo di mettere A seconda della dimensione e tipo di evento, l organizzatore concorda con il team Clappit un sopralluogo di persona presso la venue per verificare la connettività, aspetto fondamentale per tutta l operatività dell evento. in contatto l ufficio stampa con il team Clappit per concordare il lancio, in caso di esigenze di comunicati ed attivazioni di campagne pubblicitarie dedicate.

8 La biglietteria è un occasione unica e preziosa per contribuire, al di là della reale performance, al successo di un evento.

9 Check-list organizzatore biglietteria eventi # Installazione e test materiale alla venue Il giorno lavorativo prima dell evento l organizzatore, con l eventuale supporto di Clappit, procede all installazione del materiale e verifica della connettività alla venue con relativi test di stampa e controllo accessi. L organizzatore tende purtroppo spesso a sottovalutare i test e le fasi operative ma sono fondamentali, oltre che per la buona riuscita dell evento, anche per la soddisfazione e la sicurezza degli spettatori. Con questa checklist ogni organizzatore può avere già un idea corretta e chiara di quali sono i principali passi da seguire per gestire la biglietteria di un evento di spettacolo. Nel prossimo e-book inizieremo affrontare la fase più emozionante e delicata dell evento, il live! VUOI SAPERE TUTTO SUL FULL TICKETING? SEGUI I NOSTRI PODCAST

10 Clappit è il brand dell'applauso. Gesto di gioia, consenso ed ammirazione, battere le mani è la forma più antica ed universale per trasmettere energia e partecipazione. Solo l applauso contagioso del pubblico ha la forza straordinaria di premiare mesi di impegno, fatica e talento. Clappit è un marchio di proprietà di Bemils Srl. Tutti i marchi riportati appartengono ai legittimi proprietari. Marchi di terzi, nomi di prodotti, nomi commerciali, nomi corporativi e società citati possono essere marchi di proprietà dei rispettivi titolari o marchi registrati d altre società e sono stati utilizzati a puro scopo esplicativo ed a beneficio del possessore, senza alcun fine di violazione dei diritti di copyright vigenti.