A P A C I. Il passaggio della documentazione condominiale tra amministratore uscente ed entrante

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1 A P A C I P I L L O L E D I C O N D O M I N I O Il passaggio della documentazione condominiale tra amministratore uscente ed entrante

2 Un momento cruciale della vita condominiale è rappresentato dalla transizione dalla gestione dell amministratore appena cessato a quello appena nominato. Uno dei motivi che rende difficoltoso questo passaggio è il fatto che mentre l'amministratore che subentra ha interesse ad acquisire e studiare subito tutta la documentazione inerente il nuovo condominio, l'amministratore uscente può essere disinteressato a collaborare per un condominio con il quale si è interrotto (magari contro la sua volontà ed in modo non pacifico) il rapporto professionale. Eppure, tale passaggio è regolato dalla legislazione, precisamente dall'art codice civile, comma VIII, introdotto dalla legge di riforma 220/2012 e che pone in capo all'amministratore uscente l'obbligo, oltre che di consegnare la documentazione relativa al condominio e ai condomini, anche di «eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi».

3 Vediamo quali sono effettivamente i documenti che necessariamente devono essere consegnati: 1. Ultimo bilancio approvato, con reso conto successivo sino al passaggio delle consegne; 2. Elenco dei condomini e relativi indirizzi (registro anagrafe condominiale); 3. Tabelle millesimali e Regolamento condominiale; 4. Chiavi e timbri del condominio; 5. Registri dei verbali di assemblea; 6. Contratti con le ditte fornitrici e relative fatture solutorie (Enel, Acqua, Manutenzione ascensore, Pulizia scala, autoclave, ecc.); 7. Libretti di esercizio e documentazione relativa agli impianti comuni; 8. Codice fiscale del condominio; 9. Passaggio del conto corrente e/o dei conti correnti condominiali e chiavi di accesso on line; 10. Polizza di assicurazione del fabbricato;

4 11. Certificato di prevenzione incendi; 12. Contratto di appalto lavori risanamento facciata, stato di avanzamento lavori, certificato di collaudo e di esecuzione a regola d'arte dell'opera; 13. Disciplinare d'incarico con il direttore dei lavori; 14. Provvedimento del Comune di Palermo, settore Centro Storico di concessione del contributo pubblico e le distinte bancarie dei versamenti ricevuti, oltre a tutta la documentazione afferente; 15. Atti giudiziari per i contenziosi che hanno medio tempore coinvolto il Condominio; 16. Certificazione del modello 770, nonché la comunicazione all'anagrafe tributaria dell'ammontare dei beni e servizi, anche per l'amministratore cessato dalla carica per il suo subentro; 17. Documentazione di chiusura cassa; 18. Ogni altra documentazione condominiale di carattere contabile o amministrativo necessaria o utile alla prosecuzione della gestione corrente".

5 La modalità del passaggio tra i due amministratori, per prassi consolidata, prevede la stesura di un verbale di consegna/ricezione della documentazione condominiale, sottoscritto da entrambi i professionisti interessati e contenente l'elenco dettagliato di tutta la documentazione. La formalizzazione per iscritto del passaggio di consegne tra amministratori non è prescritta da alcuna norma di legge, tuttavia, la forma è sostanza e garantisce gli interessi di tutte le parti coinvolte.

6 Quali sono i vantaggi della forma scritta? 1) Da una parte, l amministratore uscente si precostituirà la prova di aver correttamente adempiuto al proprio obbligo di mandato (art c.c.), consegnando tutto quanto gli era stato rimesso per l espletamento dell incarico. 2) Dall altra parte, l amministratore subentrante avrà modo di documentare ai condòmini che quanto possiede, effettivamente, è ciò che gli è stato somministrato dal predecessore (art c.c.).

7 Analizziamo adesso quali sono le quattro regole per la stesura del processo verbale, utile per la trasmissione della documentazione condominiale: 1) Nella premessa occorrerà identificare il Condominio, il nominativo dei due amministratori interessati all evento e i relativi riferimenti anagrafici e fiscali; il luogo ove viene effettuato il passaggio delle consegne; il tempo in cui esso avviene. Opportuno anche riferire sull atto di nomina del nuovo amministratore ed allegare le copie dei documenti d identità degli amministratori e il verbale contenente la delibera di nomina del nuovo amministratore. Se dovessero partecipare anche i condòmini, in tal caso, anch essi vanno menzionati e dovrebbero parimenti sottoscrivere l atto come testimoni dell adempimento. 2) Ultimato l incipit di presentazione, si dovrà riportare in elenco i documenti trasmessi. 3) Le annotazioni e le clausole di riserva andranno, invece, rese in calce al verbale. 4) Infine, l atto andrà sottoscritto in ogni pagina e nella parte finale per esteso