NOTA INTEGRATIVA ARCHIVI NOTARILI

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1 NOTA INTEGRATIVA ARCHIVI NOTARILI

2 La codifica degli obiettivi può presentare dei salti numerici, dipendenti dall eliminazione e/o riconsiderazione degli obiettivi.

3 SEZIONE I QUADRO DI RIFERIMENTO PIANO DEGLI OBIETTIVI SCHEDE OBIETTIVI

4 Nota Integrativa al Disegno di legge di Bilancio Quadro di riferimento Ministero della Giustizia Centro di Responsabilità Amministrativa (Amministrazione degli Archivi notarili) 1 Scenario socio economico per i settori di intervento di specifico interesse Il bilancio di previsione dell'amministrazione degli archivi notarili per l'anno finanziario diminuisce al netto delle poste compensative, complessivi euro ,00 rispetto alla previsione dell'anno Essendo il bilancio di cassa, gli stessi importi per l anno sono stati indicati per il 2016 e. Per l anno, tenuto conto dei risultati degli esercizi finanziari precedenti, l Amministrazione ha operato delle riduzioni di spesa in linea con l ineludibile necessità di far fronte nel triennio all aumentata domanda di spazi per la conservazione degli atti notarili, su supporto cartaceo, e di dare un accelerazione nello sviluppo nelle tecnologie dell ICT. Obiettivo strategico è quello della Conservazione del materiale documentario, per il quale si realizzeranno lavori di ristrutturazione nella porzione del compendio immobiliare acquistato nel 2008, sito a Milano (palazzina Bauer), da destinare a sede dell Archivio notarile di detta cittàe in alcuni locali dell immobile di Castel Capuano a Napoli, concessi all Amministrazione dall Agenzia del Demanio, da destinare a conservazione di materiale documentario dell Archivio notarile di Napoli. Proseguiranno le procedure, iniziate ante 2012, concernenti l acquisto di immobili da destinare agli Archivi notarili di Ascoli Piceno e Potenza. Inoltre, sono in corso i lavori e le opere di ristrutturazione degli edifici sedi degli Archivi notarili di Ancona, Padova, Salerno e San Remo, nonchèdella porzione del compendio immobiliare(palazzina Bauer), sito a Milano, da destinare a sede degli Uffici giudiziari di detta città. E previsto, altresì, il completamento deilavori di manutenzione straordinariadegli edifici sedi degli Archivi notarili dicatanzaro, Cuneo, Ferrara, Firenze, Foggia, Napoli, Perugia, Pesaro, Piacenza, Ravenna, Sondrio, Treviso e Verbania. Occorre, poi, avviare la manutenzione straordinariadi due capannoni in Pavia, concessi all Amministrazione dall Agenzia del Demanio, da adibire a sede dell Archivio notarile di detta città. In relazione all obiettivo Servizi resi al pubblico, si prevede di porre in essere le attività necessarie all attivazione, seppure gradualmente, di un sistema modulare per la teletrasmissione dei dati relativi agli atti pubblici, repertori e registri mediante la programmazione di software adeguati e l integrazione delle infrastrutture esistenti. Proseguiranno gli interventi per la cablatura e per l attivazione delle reti LAN negli archivi notarili che ne sono sprovvisti. Circa lo sviluppo degli strumenti di comunicazione, si provvederà all ampliamento delle attività gestite mediante il portale interno dell Amministrazione, potenziando i sistemi informativi esistenti. E, altresì, in programma l adozione di un software per la gestione del protocollo informatico con i connessi applicativi di archiviazione digitale per l Ufficio centrale e per gli Uffici periferici di maggiore dimensione. Si rende necessario, inoltre, garantire la continuità dei servizi di manutenzione adeguativa ed evolutiva del Sistema Informativo Gestionale delle Entrate (S.I.G.E.) e del sistema per il Pagina1

5 trattamento economico del personale, eventualmente tramite la reingegnerizzazione dei sistemi medesimi. Stante la necessità di provvedere, comunque, alle attività di cui all art. 6 comma 5 del d.l. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con modificazioni dalla l. 17 dicembre 2012, n. 221, che disciplina in via transitoria alcuni aspetti concernenti l ispezione e la trasmissione degli atti pubblici notarili informatici, nelle more dell emanazione di apposite norme regolamentari, si renderà necessario acquisire servizi ed implementare le infrastrutture per la trasmissione dei dati al fine di consentire l accesso alla struttura dedicata predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato. L utilizzo delle caselle di posta elettronica certificata (PEC) comporterà la necessità di implementare il sistema di archiviazione secondo le regole tecniche dei documenti informatici. 2 Quadro normativo e regolamentare di riferimento aspetti organizzativi L obiettivo Conservazione del materiale documentario è correlato all aumentata domanda di conservazione di atti notarili (derivata in parte dall art. 12 della legge 28 novembre 2005, n. 246, che ha sancito, senza alcuna previsione dell aumento delle entrate, l obbligo di conservazione delle scritture private autenticate, soggette a pubblicità immobiliare e commerciale e in parte dalla anticipata cessazione dall esercizio dell attività di numerosi notai), nonché alla necessità di adeguare gli immobili a prevenire i rischi connessi al deposito di ingente materiale documentario e alle prescrizioni di cui al d. lgs. 9 aprile 2008, n. 81 e successive modificazioni. In merito agli investimenti nell informatica, si segnala il d. lgs. 2 luglio 2010, n. 110, che ha introdotto la disciplina relativa all atto pubblico notarile informatico ed alla tenuta dei repertori notarili con modalità informatiche. Per dare attuazione a tale normativa, si prevede di attivare un sistema per la teletrasmissione dei dati relativi agli atti pubblici informatici ed alla copia dei repertori notarili di cui all art. 65 della legge notarile, con pagamento telematico delle tasse e dei contributi dovuti dai notai. Inoltre, occorrerà realizzare un sistema di conservazione degli atti notarili in formato digitale, ricevuti o autenticati da notai cessati (che devono essere conservati dall Amministrazione, analogamente a quanto previsti per quelli su supporto cartaceo). Resta fondamentale l impegno dell Amministrazione nell azione di controllo sull attività notarile (inclusi gli atti notarili informatici), così come rafforzata dal d. lgs. 1 agosto 2006, n. 249, con il necessario approfondimento delle eventuali problematiche tecnicogiuridiche. Nell ambito dell obiettivo strutturale Assicurare il funzionamento dei servizi istituzionali l Amministrazione degli archivi notarili, in ossequio ai principi ispiratori della normativa vigente in materia di fatturazione elettronica, si impegna proseguire nel rispetto dei tempi di pagamento relativi agli acquisti di beni servizi e forniture. Infine, si darà attuazione alla normativa vigente in materia di Trasparenza e Anticorruzione, collaborando a tutte le iniziative del ministero per quanto di competenza (adozione di misure nelle aree di rischio specifiche, in corso di individuazione). Pagina2

6 NOTE INTEGRATIVE AL BILANCIO DELLO STATO PER IL TRIENNIO 051 ARCHIVI NOTARILI Piano degli obiettivi per missione e programma Previsioni Previsioni 2016 Previsioni Missione Programma (Centro di Responsabilità) Obiettivo Stanziamenti in c/competenza Costi Totali (budget) Stanziamenti in c/competenza Costi Totali (budget) Stanziamenti in c/competenza Costi Totali (budget) 1 Giustizia (006) 1.1 Giustizia civile e penale ( ) (ARCHIVI NOTARILI) 1 Assicurare il funzionamento dei servizi istituzionali 2 Controllo sull'attività notarile 3 Conservazione del materiale documentario 4 Servizi resi al pubblico Totale Amministrazione

7 NOTE INTEGRATIVE AL BILANCIO DELLO STATO PER IL TRIENNIO 051 ARCHIVI NOTARILI Schede obiettivo Missione 1 Giustizia (006) Programma 1.1 Giustizia civile e penale ( ) Centro di Responsabilità Obiettivo ARCHIVI NOTARILI 1 Assicurare il funzionamento dei servizi istituzionali Descrizione Assicurare il funzionamento dei servizi istituzionali, con la gestione del personale e il servizio contabile e di tesoreria Obiettivo strategico No Priorità politica Obiettivo relativo a risorse traferite No Categoria del beneficiario Stanziamenti in corso d'anno No Motivazione Stanziamenti in corso d'anno Stanziamenti in c/competenza per la realizzazione dell'obiettivo D Dati anagrafici degli indicatori 1 Pagamenti effettuati Indicatori Valori % 70% Indicatore di realizzazione finanziaria percentuali dei pagamenti rispetto alle somme stanziate D rapporto tra stanziamento inziaile e somme pagate nell'anno Dati rilevati in sede di redazione della nota integrativa per previsione del bilancio e consuntivo 70% 70% 70% Obiettivo 2 Controllo sull'attività notarile Descrizione il controllo sull'attività notarile comprende le ispezioni biennali e la promozione dei procedimenti disciplinari nei confronti dei notai e la partecipazione nelle fasi giudiziarie, oltre i controlli sul pagamento di tasse e contributi. Occorre personale specializzato e adeguatamente formato. Obiettivo strategico No Priorità politica Obiettivo relativo a risorse traferite No Categoria del beneficiario Stanziamenti in corso d'anno No Motivazione Stanziamenti in corso d'anno Stanziamenti in c/competenza per la realizzazione dell'obiettivo D

8 NOTE INTEGRATIVE AL BILANCIO DELLO STATO PER IL TRIENNIO 051 ARCHIVI NOTARILI Schede obiettivo Dati anagrafici degli indicatori 2 Atti notarili ispezionati Indicatori Valori Indicatore di realizzazione fisica Atto notarile tra vivi conservato dal notaio e ispezionato D numero complessivo degli atti notarili ispezionati nell'anno dagli Archivi notarili. Si stima che nell'anno 2014 saranno ispezionati circa atti notarili. Rilevazione interna attraverso il monitoraggio semestrale dei prodotti Obiettivo 3 Conservazione del materiale documentario Descrizione Potenziamento, adeguamento e messa in sicurezza delle strutture immobiliari destinate all'archiviazione documentale. Controllo e regolarizzazione dei documenti conservati. Obiettivo strategico Si Priorità politica Perseguimento di migliori livelli di efficienza, efficacia ed economicità dell'azione amministrativa, da conseguirsi anzitutto assicurando la maggiore puntualità e 'misurabilità' possibile nella fissazione degli obiettivi Obiettivo relativo a risorse traferite No Categoria del beneficiario Stanziamenti in corso d'anno No Motivazione Stanziamenti in corso d'anno Stanziamenti in c/competenza per la realizzazione dell'obiettivo D

9 NOTE INTEGRATIVE AL BILANCIO DELLO STATO PER IL TRIENNIO 051 ARCHIVI NOTARILI Schede obiettivo Dati anagrafici degli indicatori 2 Somme impegnate a fronte delle somme stanziate Indicatori Valori % 35% Indicatore di realizzazione fisica percentuale D rapporto tra somme stanziate e somme impegnate (il rapporto è di regola basso in quanto per l'acquisto degli immobili i tempi sono molto lunghi) i dati provengono dalla banca dati degli impegni di spesa tenuta dal Servizio Bilancio (e dall'ucb) 35% 35% 35% 3 Documenti negoziali consegnati agli Archivi notarili Indicatore di realizzazione fisica Metro lineare riferito ai documenti consegnati per la conservazione nel corso dell'anno agli Archivi notarili.,metro lineare, riferito ai documenti consegnati per la conservazione agli Archivi notarili nel corso dell'anno. Somma complessiva di metri lineari di documentazione consegnata. Per l'anno 2014 si stima saranno consegnati circa metri lineari di documenti.,somma complessiva dei metri lineari del materiale di documentazione consegnata. Per l'anno 2014 si stima saranno consegnati circa metri lineari di documenti. Monitoraggio interno semestrale dei prodotti,monitoraggio interno semestrale dei prodotti D Obiettivo 4 Servizi resi al pubblico Descrizione Miglioramento dei servizi resi al pubblico e della gestione del Registro Generale dei Testamenti anche mediante il potenziamento delle infrastrutture ICT. Obiettivo strategico No Priorità politica Obiettivo relativo a risorse traferite No Categoria del beneficiario Stanziamenti in corso d'anno No Motivazione Stanziamenti in corso d'anno Stanziamenti in c/competenza per la realizzazione dell'obiettivo D

10 NOTE INTEGRATIVE AL BILANCIO DELLO STATO PER IL TRIENNIO 051 ARCHIVI NOTARILI Schede obiettivo Indicatori Dati anagrafici degli indicatori Valori 1 % di pagamenti sulla massa spendibile % 60% Indicatore di realizzazione finanziaria percentuale D rapporto tra stanziamento e somme pagate 60% 60% 60% dal bilancio di previsione e dal rendiconto predisposto dall'ucb 4 Copie rilasciate all'utenza Indicatore di realizzazione fisica Verranno indicate le copie rilasciate nell'anno (corrispondenti al 100% della richiesta). Nel corso degli ultimi anni si è registrato un calo di richieste, per cui in linea con i dati acquisiti si stimaper l'esercizio 2014 il rilascio di copie a pagamento. D copie rilasciate da tutti gli Archivi notarili Rilevazione interna 5 Iscrizioni al Registro Generale dei Testamenti Indicatore di realizzazione fisica Iscrizione nel Registro Generale dei Testamenti di uno degli atti previsti (atti di ultima volontà, verbali di passaggio agli atti tra vivi di testamenti,...) D Indicazione del numero delle iscrizioni effettuate nell'anno. Negli ultimi anni si è registrato un aumento del numero delle iscrizioni, per cui nell'anno 2014 si stima saranno inoltrate richieste. Rilevazione automatica dei dati nel Registro Generale dei Testamenti

11 SEZIONE II CONTENUTO DEI PROGRAMMI: ATTIVITA RISORSE FINANZIARIE PER TIPOLOGIA DI SPESA/CATEGORIA CRITERI DI FORMULAZIONE DELLE PREVISIONI

12 051/507/1 NOTA INTEGRATIVA AL BILANCIO DI PREVISIONE ARCHIVI NOTARILI MISSIONE 1 Giustizia (6) PROGRAMMA 1.1 Giustizia civile e penale (6.2) Descrizione delle attività REDDITI DA LAVORO DIPENDENTE CONSUMI INTERMEDI IMPOSTE PAGATE SULLA PRODUZIONE POSTE CORRETTIVE E COMPENSATIVE AMMORTAMENTI ALTRE USCITE CORRENTI INVESTIMENTI FISSI LORDI E ACQUISTI DI TERRENI ALTRI TRASFERIMENTI IN CONTO CAPITALE CRITERI DI FORMULAZIONE DELLE PREVISIONI L'Amministrazione degli archivi notarili ha formulato le proposte previsionali di spesa attenendosi rigorosamente al criterio di contenimento della spesa pubblica di cui alla normativa vigente e considerando le effettive esigenze di gestione in relazione ai servizi istituzionali