Manuale PEC. (Posta Elettronica Certificata)

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1 Manuale Pec (Posta Elettronica Certificata) ECHO Sistemi S.r.l. Uffici: Via Misterbianco, Siracusa Tel / FAX 0931 / info@echosistemi.it PEC: echosistemi@inmpresesiracusa.it Web: Versione del 5 febbraio 2009 Pagina 1

2 Prefazione Il presente manuale, vuole essre una guida sintetica ed indispensabile per fornire all utente le informazioni minime per comprendere cosa possa essere la posta elettronica certificata, quali potenzialità ha lo strumento e soprattuto quale deve essere il suo corretto utilizzo. Cercando di accogliere le necessità di tempo di voi imprenditori, abbiamo scelto di limitarci alle informazioni essenziali, per coloro i quali desiderassero approfondire i concetti, suggerisco di visionare la bibliografia allegata in calce al presente manuale. Il nostro personale rimarrà a vostra completa disposizione per qualsiasi chiarimento o per eventuale supporto tecnico in merito ad eventuali difficoltà riguardo l utilizzo della posta elettronica certificata. Ci occupiamo di sistemi informatici dal 1993 e se di suo interesse, possiamo supportarla per qualsiasi necessità in materia informatica, non esiti a contattarci anche per una semplice consulenza. Ringraziandola per la fiducia accordataci Le auguro Buon Lavoro. Gianpaolo Vasques Pagina 2

3 Indice 1. Informazioni Normative e suggerimenti pratici... pag Cos è la Posta elettronica certificata... pag Regole ed informazioni da tenere presente per l utilizzo della PEC... pag Giuda alla configurazione di Outlook Express... pag Bibliografica...pag Moduli per richiesta di posta elettrenica ordinaria...pag. 12 Pagina 3

4 Informazioni Normative e suggerimenti pratici Cos è la Posta elettronica certificata La posta elettronica certificata è il nuovo sistema attraverso il quale è possibile inviare (posta elettronica) con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68). Questo sistema presenta delle forti similitudini con il servizio di posta elettronica "tradizionale", cui però sono state aggiunte delle caratteristiche tali da fornire agli utenti la certezza, a valore legale, dell invio e della consegna (o meno) dei messaggi al destinatario. La Posta Elettronica Certificata ha lo stesso valore legale della raccomandata con la ricevuta di ritorno con attestazione dell'orario esatto di spedizione. Con il sistema di Posta Certificata è garantita la certezza del contenuto: i protocolli di sicurezza utilizzati fanno si che non siano possibili modifiche al contenuto del messaggio e agli eventuali allegati. La Posta Elettronica Certificata, garantisce, in caso di contenzioso, l'opponibilità a terzi del messaggio. Il termine "certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna. I gestori certificano quindi con le proprie "ricevute": che il messaggio è stato spedito che il messaggio è stato consegnato che il messaggio non è stato alterato In ogni avviso inviato dai gestori è apposto anche un riferimento temporale che certifica data ed ora di ognuna delle operazioni descritte. I gestori inviano ovviamente avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna) in modo che non ci siano mai dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio. Se il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse. Pagina 4

5 Regole ed informazioni da tenere presente per l utilizzo della PEC. La posta elettronica certificata è ormai una realtà che cambierà molte modalità di comunicazione non solo fra le imprese, ma anche fra queste e la Pubblica Amministrazione; inoltre, anche i normali cittadini avranno un notevole risparmio di tempo e denaro comunicando con la Pubblica Amministrazione utilizzando questo nuovo sistema, quando fino a ieri era possibile utilizzare solo la tradizionale raccomandata A/R. L utilizzo della PEC è assimilabile a quello della posta elettronica tradizionale, se si esclude la produzione delle ricevute e la gestione dei dati di certificazione (firma dei messaggi e delle ricevute/avvisi). Mediante il servizio di posta elettronica certificata è possibile spedire qualunque tipo di documento prodotto con strumenti informatici (anche sottoscritto con firma digitale); tuttavia, proprio per le sue caratteristiche peculiari, è preferibile utilizzarlo nelle comunicazioni ufficiali che richiedono la certificazione delle fasi di invio e ricezione del messaggio e degli eventuali allegati, come ad esempio l invio di documentazione ad una Pubblica Amministrazione. Benché sia preferibile utilizzare il servizio di PEC per questo tipo di comunicazioni, ciò non esclude il suo impiego anche per i casi in cui non sia necessario disporre delle certificazioni prodotte. - È importante sottolineare che il servizio di Posta Elettronica Certificata è completo, ovvero produce le certificazioni a valore legale attestanti l invio e la consegna di un messaggio, solo se entrambi gli interlocutori dispongono di caselle PEC, anche facenti capo a Gestori diversi (dovendo i vari Gestori garantire l interoperabilità dei servizi offerti). Contrariamente, qualora da una casella di PEC si spedisca un messaggio ad un destinatario che non ha una casella di posta certificata, l unica ricevuta prodotta dal sistema è quella di accettazione, proveniente dal Gestore del mittente. Infine, qualora un messaggio di posta elettronica ordinaria venga spedito ad un destinatario PEC, il messaggio non viene accettato dal Gestore e quindi non arriva al destinatario. Al fine di evitare che a causa di questa caratteristica il cliente possa non ricevere messaggi di posta elettronica, la nostra società ha messo a disposizione degli utenti, il servizio di inoltro automatico delle non certificate ad un indirizzo di posta elettronica di proprietà del cliente o da noi appositamente creato. Per usufruire di questo servizio gratuito, compili il modulo all allegato A del presente manuale e lo invii a mezzo fax o posta elettronica. Pagina 5

6 Guida alla configurazione di Outlook Express Aprire Outlook Express,fare click sul menu Strumenti, dopo su Account e su posta elettronica, dopo cliccare sul tasto aggiungi Inserire il nome da visualizzare come mittente e andare avanti Pagina 6

7 Inserire l indirizzo di posta elettronica certificata e andare avanti Inserire il server POP3 ed SMTP come nell immagine Pagina 7

8 nel campo Nome account Inserire nuovamente il vostro indirizzo di posta elettronica certificata e nel campo Password digitare la vostra password quindi andarte avanti Eseguire un click sul tasto Fine per concludere la procedura Pagina 8

9 Terminata la fase preliminare, è necessario eseguire una serie di personalizzazioni specifiche, come di seguito specificato: Dal menu Strumenti, posizionarsi sull opzione Account ed eseguire un click conil mouse. Verrà visulalizzata un immagine simile a quella di seguito rappresentate. Posizionarsi sul nome account appena creato e fare Click sul tasto Proprietà. Eseguire un click su Server ed mpostare il server pop3 e l smtp come nell immagine, quindi mettere la spunta su Autenticazione del server necessaria Pagina 9

10 Eseguire un click su Impostazioni avanzate e modificare i valori esistenti con quelli evidenziati nell immagine. Confermare con OK in basso per terminare la procedua di configurazoine. Pagina 10

11 Bibliografica Internet Maggiorni approfondimenti: Panorama Normativo: (PEC)/ Risposte a quesiti frequenti da perte della pubblica amministrazione Elenco delle caselle e di certificata della pubblica amministrazione Pagina 11

12 Allegato A Moduli per richiesta di posta elettrenica ordinaria Il presente modulo è da compilare nel caso di rilascio di una casella di posta elettronica ordinaria (non certificata) da utilizzare liberamente per i fini aziendali. Il sistema verrà configurato in modo tale che se dovessero inviare delle da mittenti non certificati alla vostra casella di posta elettronica certificata, queste verranno automaticamente inoltrate alla nuova . Il mantenimento della presente casella di posta elettronica è gratuito ed è riservato a coloro i quali già dispongosno di una casella di posta elettronica certificata rilasciata tramite le nostra società. La durata è annuale ed è collegata alla scadenza del rilascio della casella della posta elettronica certificata. Richiesta di rilascio casella di posta elettronica (non certificata) Con la presente io sottoscritto legale rappresentante della società/impresa già in possesso della casella di posta elettronica certificata rilasciata presso vostro dominio certificato. Chiedo che venga rilasciata a titolo gratuito una casella di posta elettronica ordinaria con la stessa denominazione della mia attuale casella di posta elettronica certificata su dominio non certificato. data e luogo Firma e Timbro Pagina 12