Microsoft Access. Nozioni di base. Contatti: Dott.ssa Silvia Bonfanti

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1 Microsoft Access Nozioni di base Contatti: Dott.ssa Silvia Bonfanti

2 Introduzione In questa lezione vedremo lo strumento Microsoft Access ed impareremo come realizzare con esso una base di dati. In particolare vedremo come: Creare uno schema di basi di dati Popolare lo schema (inserire tuple nella base di dati)

3 Microsoft Access Microsoft Access è un DBMS (Database Management System) relazionale con il quale si può: Specificare in modo grafico lo schema di una base dati Specificare in modo grafico le interrogazioni alla base dati Definire delle maschere (form) grafici per l accesso alle informazioni contenute nella base dati Definire la struttura di reports per la stampa delle informazioni estratte dalla base dati

4 Primo passo Apertura dell applicazione Microsoft Access Alla sua apertura il sistema chiederà se si vuole: Creare un nuovo database (database vuoto) Aprire un database esistente Creare un nuovo database utilizzando dei modelli già definiti (es: pipeline di vendita, inventario beni, ecc.) Se si sceglie di creare un database nuovo come prima cosa dovremo scegliere il nome del database che vogliamo creare

5 Il database file Ogni base di dati sarà costituita da un file, con estensione.accdb per MS 2010 e successive (.mdb per versioni precedenti ) Il database file contiene tutti i dati e gli elementi che costituisco la base di dati. Questi sono: Tabelle (con informazioni sullo schema ed i dati) Queries Maschere (form) Reports

6 Oggetti di Microsoft Access Tabelle Strutture che contengono le informazioni Query Strumento di estrazione delle informazioni di interesse LIVELLO DATABASE Maschere Interfaccia grafica di una tabella Report Strumento in grado di generare un documento stampabile da una tabella LIVELLO APPLICAZIONE

7 Oggetti di Microsoft Access Tabelle Strutture che contengono le informazioni Query Strumento di estrazione delle informazioni di interesse LIVELLO DATABASE Maschere Interfaccia grafica di una tabella Report Strumento in grado di generare un documento stampabile da una tabella LIVELLO APPLICAZIONE

8 Basi di dati Una base di dati consiste in una raccolta strutturata di informazioni All interno di una base di dati relazionale i dati sono organizzati in tabelle (anche dette relazioni) Base di dati Insieme di tabelle

9 Tabelle Le tabelle (in Microsoft Access) si compongono di: nome attributi/campi/colonne Istanze: righe/records Nome C1 C2 C3

10 Tabelle Le tabelle (in Microsoft Access) si compongono di: nome attributi/campi/colonne Istanze: righe/records Nome C1 C2 C3 Nome e attributi sono parte dello SCHEMA (o STRUTTURA) della base di dati

11 Esempio

12 Query

13 Maschere La maschera è un oggetto che viene realizzato per mostrare, modificare e immettere i record in modo più intuitivo rispetto alla visualizzazione foglio dati.

14 Report Visualizzare, formattare e riepilogare dati estratti da un database

15 Visualizzazione e Oggetti Ogni oggetto ha due modalità di visualizzazione: Struttura che consente la creazione dell oggetto, definendo ogni sua componente Foglio dati che consente l inserimento, la modifica, la visualizzazione del contenuto dell oggetto

16 Progettazione di una base di dati (1) Si parte dalla Progettazione concettuale Rappresentazione formale e astratta della realtà di interesse, indipendentemente dai criteri di rappresentazione del DBMS Il prodotto è lo schema concettuale rappresentato attraverso un modello concettuale dei dati (Entità- Relazione: E-R)

17 Progettazione di una base di dati (2) Il secondo passo è la Progettazione logica Lo schema concettuale viene tradotto in un modello logico dei dati (solitamente uno schema relazionale) in cui si definisce come i dati sono organizzati e quali vincoli devono essere rispettati Le scelte progettuali di tale fase devono prende in considerazione anche aspetti di ottimizzazione da effettuarsi sui dati

18 Progettazione di una base di dati (3) Il terzo passo è la Progettazione fisica Lo schema logico realizzato viene implementato in un sistema di gestione di base di dati (DBMS) ES: Oracle, Microsoft SQL Server, IBM DB2, MySQL, Microsoft Access

19 Specifica di tabelle in MS Access Ogni tabella ha un nome (non posso esistere due tabelle con lo stesso nome) Una tabella è strutturata in attributi (o campi), all interno di una tabella ogni attributo devo avere nome diverso. Ad ogni attributo è associato un tipo di dato che rappresenta il tipo di informazione che il campo dovrà ospitare (es: numerico, testo, data, ecc.)

20 Tipi di dato in MS Access (1) Nome Testo Memo Numerico Descrizione Si usa per inserire testo o combinazioni di testo e numeri o, ancora, numeri che non richiedono calcoli, come i numeri di telefono. Possono essere inseriti al massimo 255 caratteri. Testo lungo più di 255 caratteri. Si usa per note e commenti. Dati numerici utilizzati in calcoli matematici Data e ora Una variante del tipo numerico. Valori data e ora per gli anni da 100 a Valuta Numerazione automatica Valori per valuta e dati numerici utilizzati in calcoli matematici che impiegano dati contenenti da una a quattro posizioni decimali. Tali numeri hanno fino a quattro cifre a destra e 15 a sinistra del separatore decimale. Numero sequenziale univoco, cioè incrementato di un unità, o numero casuale assegnato da Access ogni volta che viene aggiunto un nuovo record a una tabella. È il tipo di campo che viene usato per le chiavi primarie numeriche.

21 Tipi di dato in MS Access (2) Nome Si/No Calcolato Oggetto OLE Collegamento ipertestuale Ricerca guidata Allegato Descrizione (Anche detto Booleano) Accetta un valore scelto tra due possibili (Sì/No, True/False, On/Off). Utile per i campi che prevedono caselle di controllo. È una novità di Access Il contenuto di questo tipo di campi viene creato automaticamente da Access sulla base di un calcolo specificato dallo sviluppatore. Un oggetto, come un foglio di calcolo di Microsoft Excel, un documento di Microsoft Word, grafici, suoni, immagini o altri dati binari, collegati o incorporati in una tabella di Microsoft Access. Testo (o combinazioni di testo e numeri memorizzate come testo) utilizzato come collegamento ipertestuale. Non è un vero e proprio tipo di dati, ma crea un campo che consente di scegliere un valore da un altra tabella o da un elenco di valori. Permette di memorizzare nel database file come immagini, documenti Word, file.pdf I file memorizzati in questi campi vengono effettivamente inseriti nel database.

22 Le Proprietà di Tabella Per ogni tabella è possibile specificare alcune proprietà Ad esempio: Descrizione: consente di associare una descrizione alla tabella (es: tabella contenente i clienti) Valido se: consente di immettere dei controlli sui dati inseriti andando a specificare delle condizioni logiche. Messaggio di errore: messaggio che compare nel caso non siano soddisfatte le condizioni specificate nel campo Valido se

23 Le Proprietà di Campo Per ogni attributo/campo di una tabella è possibile specificare alcune proprietà (le proprietà posso cambiare a seconda del tipo di dato dello specific campo). Ad esempio: Formato: in tipi di dato (ad esempio le Date) è possibile scegliere il formato di visualizzazione (es: , 12 Marzo 2019, ecc.) Valore predefinito: valore immesso automaticamente nel campo per i nuovi elementi Valido se: espressione che limita i valori che è possibile immettere nel campo (es: >10, >=Data()) Messaggio di errore: messaggio che compare nel caso non siano soddisfatte le condizioni specificate nel campo Valido se Richiesto: (SI/NO) specifica se l immissione del dato nel campo è obbligatoria o meno. Indicizzato: permette di specificare se sul campo deve essere creato un indice o no. In caso affermativo bisogna indicare se nel campo sono ammessi valori duplicati.

24 Indici in MS Access È possibile specificare se su di un determinate campo di una tabella si vuole creare un indice. I valori ammessi sono: No: Impostazione predefinita (Nessun indice). Sì (con duplicati): L'indice consente di inserire valori duplicati in quel campo. Sì (senza duplicati): L'indice non consente di inserire valori duplicati in quel campo. L indice in Access aiuta a localizzare e ordinare le informazioni rapidamente, soprattutto nell ambito di tabelle estese. Non è possibile indicizzare campi contenenti il tipo di dati Memo, Collegamento ipertestuale o Oggetto OLE. Se la chiave primaria di una tabella è un campo singolo, la proprietà è automaticamente impostata a Sì (senza duplicati).