Whorkshop luglio 2015

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1 Whorkshop luglio 2015 Argomenti dell evento Privacy e dematerializzazione 1/21

2 Perché la Privacy e la dematerializzazione? Cambia l atteggiamento nella gestione dei documenti E più un problema organizzativo che tecnico: risorse finanziarie ed umane sempre più limitate in corrispondenza di un aumento del carico di lavoro Garanzie di tutela dei dati sempre operativa ma con regole tecniche più precise e complesse

3 Il mondo Open source la nostra visione e perché Alfresco Piattaforma di Enterprise Content Management Open Source, quindi GRATUITA E estendibile Modello dei Dati:Custom Content Model Servizi: Web Script, Web Service Licenza GPL (General Public License) Il Modello Open Source consente di utilizzare i più recenti contributi della comunità: Hibernate Open Office Integrazione con Microsoft Office Contare sull affidabilità del maggiore gestore DMS del MONDO!

4 Gestione Documentale Il Problema La Soluzione Oggi quasi ogni applicazione di Gestione dei Contenuti usa il proprio Content Repository che estende un livello di storage tipicamente un Database Relazionale aggiungendo i vari Servizi tipici di una applicazione Content- Centric. Questo strato di servizio è implementato in maniera diversa da ogni Vendors, Microsoft per i documenti ed Argo, Axios, ecc, per i software gestionali Nasce il problema della comunicazione fra i diversi gestori dei contenuti prodotti dai diversi vendors, magari presenti nella stessa scuola adottati per rispondere a problematiche differenti. E necessario uno standard condiviso da tutti i Content repository per semplificare e uniformare la comunicazione con le applicazione esterne appartenenti al mondo Java. Alfresco personalizzato da Ambrostudio è la Risposta Esempio 1: nella specifica è completamente definito il servizio Versioning. In questo modo una applicazione conosce come accedere allo storico delle versioni di un documento. Esempio 2: il servizio di Query che permette ad un applicazione di cercare in un repository compliant è un modello standardizzato e non costituito da API proprietarie.

5 Esempio: operare con gli Aspetti Una organizzazione vuole gestire con l ECM Alfresco: I documenti interni al ciclo gestionale della Scuola I contenuti destinati ad essere pubblicati sul sito web L organizzazione vuole gestire tutti i documenti aziendali in maniera unificata, ma vuole poter tracciare tutti i Documenti prodotti per essere pubblicati sul sito Web. I Contenuti destinati ad essere pubblicati sul sito Web hanno bisogno di essere etichettati con 3 proprietà: isactive: indica se il Contenuto è pubblicabile; Data Inizio: indica la data in cui il sistema potrà pubblicare il contenuto sul sito Web Data Fine: indica la data di scadenza del il contenuto Queste informazioni sono trasversali al Documento informativo proprio del contenuto, possono essere incollate al Documento indipendentemente dal suo Tipo

6 Esempio: operare con gli Aspetti Queste informazioni sono trasversali al Documento Informativo proprio del Documento, possono essere incollate indipendentemente dalla sua classe di appartenenza La Soluzione al problema potrebbe essere: 1. Definire un nuovo Tipo (Classe) di Documento chiamato DocumentoxWeb che eredita dal Tipo Documento 2. Estendere il Tipo Documento con le 3 proprietà (isactive, Data Inizio, Data Fine) 3. Definire un nuovo Aspetto Pubblicabile dotato di 3 proprietà (isactive, Data Inizio, Data Fine) Le soluzioni comportano: 1. Conoscere in fase di progettazione del modello esattamente quale sono i documenti destinati ad essere pubblicati sul web 2. Snaturare le proprietà informative del Documento aggiungendo 3 campi 3. Gli Aspetti permettono una gestione trasversale delle proprietà 4. Gli Aspetti permettono di implementare una ereditarietà multipla

7 La Piattaforma ALFRESCO Image Management Document Management Content Repository Records Management Web Content Management

8 Il Gestore Documentale Il Modulo personalizzato Ambrostudio di Alfresco, permette di gestire il flusso documentale dell Organizzazione attraverso politiche Centralizzate e Personalizzabili Processi Documentali unificati Digitalizzazione dei Documenti Gerarchie Tassonomie multiple Check in/out Versioning Convesioni tra formati Profilazione utenti e gruppi Ricerca Full-Text Workflow documentale

9 Il Gestore Documentale I Bisogni dell Utente Usare Tool di Authoring dei contenuti famigliari Facilità di Integrazione con i Tool di Authoring usati quotidianamente (es. Microsoft Office, Open Office) Politiche di sicurezza centralizzate Librerie di Servizi(Check-in/out, Versioning) Gestione del Workflow documentale Scalabilità: rispetto ai contenuti e agli utenti Personalizzare la UI:Web Client personalizzabile

10 Libreria di Servizi Sono servizi nativi forniti dal repository al Gestore Documentale per gestire la storia di un documento (Versioning) e la modifica in parallelo dei documenti da parte di un gruppo di lavoro (Check in/out) Check-out (lock): blocca temporaneamente un documento per permettere l Editing da parte di un solo utente alla volta. Check-in(unlock): sostituisce il documento originale bloccato con la Working Copy, che può essere editata, e dopo rilascia il blocco. Versioning: è la possibilità di mantenere traccia delle modifiche effettuate su un documento editato da diversi Autori

11 Il Gestore Documentale Shared Drive Interface: CIFS CIFS consente di navigare il repository come il File System locale Gli utenti possono continuare ad utilizzare gli strumenti di Autoring che conoscono (Microsoft Office, Open Office) Il protocollo Server Message Block (SMB) e il suo derivato Common Internet File System (CIFS) permettono di condividere files e stampanti tra i vari nodi di una rete CIFS è usato soprattutto nei sistemi Windows Samba è una implementazione free di CIFS per sistemi Linux

12 Il Gestore Documentale Integrazione con Microsoft Office e Open Office Funzionalità offerte: Editing dei documenti multi-utente Ricerca Full-Text dei documenti Creazione di nuovi documenti Accesso alle versioni storicizzate dei documenti Archiviazione nel repository Modifica dei documenti

13 Il Gestore Documentale Sicurezza e Autenticazione in applicazione delle regole tecniche sulla Privacy Gestione dell Autorizzazione e Autenticazione degli Utenti (Login, Ruoli, Permessi) Gestione di Gruppi, Sotto-gruppi e Utenti Autenticazione eseguita negli Entry Point: CIFS FTP WebDAV Web Service Supporto all Integrazione con sistemi esterni: NTLM (Windows NT LAN Manager) LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) Active Directory Single Sign-on CAS (Central Authentication Service)

14 Il Gestore Documentale Autorizzazione Ruoli Permessi Alfresco permette di assegnare dei Ruoli ad Utenti e/o a Gruppi su un determinato Spazio e/o Contenuto I Ruoli sono collezioni di permessi assegnati ad Utenti e/o a Gruppi e Sottogruppi in uno Spazio Alfresco supporta una serie di ruoli Predefiniti I Sotto-Spazi ereditano le autorizzazioni dalla spazio Padre Istanze utenti Utente Editor Utente Contributor Può leggere Cartelle e contenuti. Consumer + può editare Cartelle e Contenuti esistenti. Consumer + può aggiungere nuovi contenuti. Collaborator Editor + Contributor Coordinator Controllo Completo

15 Porte di Accesso Modalità di Accesso alla Piattaforma Porte di Accesso HTTP/S Web Browser Customized Web Client CIFS WebDav Shared Drive Web Folder Workflow Engine Ricerca Full-text FTP FTP Client Library File Client intranet SMTP Service Store ALFRESCO DB segreteria File Contenuti Metadati e registri elettronici System

16 Web Content Management (WCM) Cosa è Il WCM è un modulo specializzato nella gestione dei contenuti destinati ad essere pubblicati in un Sito Web o in una Web Application. Alfresco WCM si poggia sui servizi offerti dal repository e fornisce le funzionalità per creare, gestire, pubblicare contenuti web in un contesto di Multi-organizzazione I tipi di contenuti gestiti includono: Testo HTML XML Immagini Contenuti multimediali (Audio, Video) Il WCM permette al personale dell organizzazione, non tecnico, di gestire i contenuti da pubblicare sul Portale o sulla Intranet Aziendale senza l aiuto degli sviluppatori

17 Web Content Management (WCM) Le Funzionalità L utente non tecnico può usufruire di Tool di Autoring integrati nella piattaforma per creare facilmente i contenuti: XML HTML Testo Il WCM integra un motore di trasformazione dei contenuti (da XML in PDF o HTML, ri-definizione della risoluzione e del formato di una immagine) La funzionalità di Drag-and-Drop del layout del Sito permette all utente non tecnico di personalizzare l aspetto grafico dei siti web Alfresco WCM incorpora il motore di ricerca testuale (Lucene) che permette la ricerca attraverso i campi metadati caratterizzanti un contenuto Web Alfresco WCM separa il contenuto dalla presentazione memorizzando il contenuto in un file XML che successivamente viene trasformato dal motore di trasformazione (XSLT, FreeMarker) nello specifico formato di presentazione dei contenuti (HTML, JSP, PDF). Alfresco WCM supporta la gestione dei Contenuti Multilingua Alfresco WCM supporta la gestione di Siti Multipli

18 Web Content Management (WCM) Funzionalità Delivery Application Framework Data Structures WCM Alfresco Hardware / OS I Web Form: permettono agli utenti non tecnici di produrre contenuti web che saranno memorizzati nel repository in file XML, validati da un XML Schema e trasformati, tramite FreeMarker e/o XSLT in HTML, PDF, JSP. Sandboxes: ogni Editor di un sito ha accesso ad una copia del sito nella propria Sandbox, dove produce gli aggiornamenti Preview: questa funzionalità permette all autore dei contenuti di analizzare il contenuto prodotto prima di pubblicarlo nel live site. Workflow: permette di implementare attraverso jbpm engine un processo di business attraverso cui sottomettere il contenuto creato. Deployment: processo che permette di pubblicare il contenuto nel live site

19 WCM Architettura HTTP/S Utenti Web, famiglie, studenti ed altri Validazione XSD (Schema) XML Web Client XSLT FreeMarker PDF JSP HTML Alfresco File Deployer WWW Team Istituto, segreteria e docenti Shared Drive CIFS CSS PNG DB Relazionale SISSI, Argo, Axios, ecc. ALFRESCO LDAP Utenti e Gruppi Alfresco File Deployer WWW Metadati

20 Perchè Ambrostudio Srl Installare Alfresco, formare il personale, allestire le procedure di gestione ed il manuale operativo Installare a Java SE DEvelopment Kit (JDK) Installare RDBMS Mysql Installare l Application Server Tomcat Installare e configurare Alfresco con il Database Installare le componenti secondarie, interfaccia Microsoft, Argo, Axios o altro Formare il personale e consegnare il KIT di autoapprendimento Redigere le procedure ed il manuale operativo

21 Contatti Grazie per l Attenzione! Gaetano Grieco [email protected] Numero verde