COMUNICAZIONE INTERNA 12/2014. Vi informiamo che a partire dal 01/12/2014 sarà disponibile una versione aggiornata del

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1 Da: Finance&Administration (Ufficio Personale) A: Tutto il personale (via mail) Cc: G. Avanzino (via mail) Genova, 28/11/2014 COMUNICAZIONE INTERNA 12/2014 Oggetto: Portale dipendente - Aggiornamento software applicativo. Vi informiamo che a partire dal 01/12/2014 sarà disponibile una versione aggiornata del software applicativo in oggetto che presenta una nuova interfaccia grafica e alcune nuove funzioni. Vi invitiamo leggere attentamente le seguenti istruzioni operative. Per eventuali chiarimenti e/o problematiche tecniche, potete contattare via mail lo scrivente ufficio. Cordiali saluti. Finance&Administration (Ufficio Personale) HYLA SOFT S.p.A. Società unipersonale Sede legale e Direzione: Corso Europa, Genova Tel: Fax: info@hylasoft.com Società soggetta a direzione e coordinamento della società M.IT S.p.A. Società Unipersonale Registro Imprese di Genova, Codice fiscale e Partita IVA Capitale sociale: Euro ,00 i.v. - REA di Genova Sedi operative: Milano: Via Pietro Cossa, 2 CAP Napoli: Via Nuova Poggioreale Centro Polifunzionale Inail Torre 7 CAP Tel: Fax: Torino: Lungo Dora Colletta, 75 CAP Tel: Fax:

2 Per accedere al Portale dipendente si procede come segue: 1. avviare il browser (es. Google Chrome dalla versione 31.0, Firefox dalla versione 22.0, Internet Explorer dalla versione 8.0); 2. digitare: 3. apparirà la seguente videata: 4. Per l accesso utilizzare le attuali credenziali che sono rimaste invariate. Dopo il login, apparirà la seguente videata: Pag. 2 a 7

3 In alto a sinistra trovate i seguenti bottoni: per aprire il menù delle funzioni disponibili; Impostazioni: per modificare l anno di riferimento; Preferiti: per selezionare e/o aggiungere le funzioni disponibili; Messaggistica: funzione attualmente non abilitata; Home Page: per tornare alla pagina principale. In alto a destra trovate i seguenti bottoni: Impostazioni utente: per cambiare la password di accesso. Per accedere all Help on line (versione standard). Logout: per uscire dalla procedura. Pag. 3 a 7

4 La videata principale è così composta: Funzione attualmente non disponibile. Calendario in modalità di sola visualizzazione. Funzione per accedere alla documentazione aziendale caricata sul Portale che potrà essere visualizzata e stampata. Attualmente la documentazione è divisa in: - Comunicazioni interne - Documenti aziendali, tra cui la modulistica. Pag. 4 a 7

5 Per aprire il menù, cliccare su Cerca funzione: permette di cercare le funzioni disponibili tra quelle presenti. Attualmente sono: a) Gestione Timesheet b) Gestione Rimborsi c) Documenti per dipendente (nuova); d) Informazione aggiuntive (nuova). Pag. 5 a 7

6 a) Gestione Time Sheet: per le istruzioni operative, si rimanda alla Comunicazione Interna (disponibile in Link aziendali Comunicazioni interne) b) Gestione Rimborsi: per le istruzioni operative si rimanda alla Comunicazione Interna (disponibile in Link aziendali Comunicazioni interne) c) Documenti per dipendente: per visualizzare tutti i documenti personali caricati dall azienda sul Portale. Ad oggi sono disponibili i cedolini paga dal mese gennaio Pag. 6 a 7

7 d) Informazioni aggiuntive: consente di gestire i dati personali e alcune tipologie di richieste. DATI PERSONALI: 1. Dati anagrafici: permette di visualizzare i dati personali comunicati all azienda. Per segnalare eventuali variazioni degli stessi, ad eccezione di: - Residenza/domicilio fiscale - IBAN - Componenti nucleo familiare è necessario trasmettere, debitamente compilato e sottoscritto, il modulo Aggiornamento dati anagrafici (disponibile in Link aziendali -->Documenti aziendali ) a mezzo Portale Dipendente utilizzando la nuova funzione Informazioni aggiuntive->dati personali->gestione Documenti. 2. Inserimento componenti nucleo familiare: permette di visualizzare e/o comunicare all azienda eventuali variazioni dello stato di famiglia (es. nascita figlio, matrimonio, stato civile, etc.). Per inviare la documentazione relativa, utilizzare la nuova funzione Informazioni aggiuntive->dati personali->gestione Documenti. 3. Gestione documenti: permette di inviare all azienda la documentazione personale (es. atto di nascita figlio) e la modulistica aziendale compilata e firmata. GESTIONE RICHIESTE: 1. Richiesta variazione residenza: permette di comunicare la variazione della residenza e/o del domicilio fiscale; 2. Richiesta variazione dati di pagamento: consente di comunicare il nuovo codice IBAN del proprio conto corrente bancario personale; 3. Stato richiesta variazione componenti nucleo familiare: permette di visualizzare lo stato di gestione della richiesta di variazione del nucleo familiare inviata tramite la nuova funzione Dati personali->inserimento componenti nucleo familiare. Si precisa che i numeri indicati tra parentesi indicano il numero di richieste inserite. Pag. 7 a 7