MEGA Process. Manuale dell'utente

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1 MEGA Process Manuale dell'utente

2 MEGA 2009 SP4 1ª edizione (giugno 2010) Le informazioni contenute nel presente documento possono essere modificate senza preavviso e non costituiscono in alcun modo un vincolo per MEGA International. Nessuna parte della presente pubblicazione può essere riprodotta, registrata, tradotta o trasmessa, sotto qualsiasi forma e con qualsiasi mezzo, senza l autorizzazione scritta di MEGA International. MEGA International, Parigi, Tutti i diritti riservati. MEGA Process e MEGA sono marchi registrati di MEGA International. Windows è un marchio registrato di Microsoft. Gli altri marchi citati nel manuale appartengono ai rispettivi proprietari.

3 INDICE Indice Introduzione Definizioni nel contesto di MEGA Process Perché modellare l attività dell azienda? Spiegare il funzionamento dell'azienda Riflettere sui cambiamenti organizzativi Analizzare le prestazioni dei processi Definire le esigenze informatiche Specificare le interazioni con i partner Modellare con MEGA Process Descrivere i processi Produrre i documenti Produrre un sito Intranet Far evolvere i processi Convenzioni utilizzate nel manuale Presentazione di questo manuale Processo aziendale e processo operativo Gestione della qualità Organizzazione e applicazioni informatiche Simulazione Glossario e Indice analitico PRIMA PARTE: 3

4 Indice PROCESSI AZIENDALI E PROCESSI OPERATIVI Descrivere i processi Avviare l'applicazione Panoramiche dell'azienda Panoramica dei processi Dai processi esterni ai processi interni Uso della panoramica dei processi Panoramica delle funzioni aziendali Descrizione di un processo operativo Creare un processo aziendale Proprietà di un processo operativo Controllare un processo operativo Diagrammi di un processo operativo Diagramma funzionale di un processo operativo Evidenziare le scelte organizzative Differenze delle varianti Numero di fasi Passaggio dai Processi aziendali ai Processi operativi Processo operativo e processo organizzativo Il processo aziendale Processo operativo I livelli di riorganizzazione Modificare le attività dei processi operativi Distribuzione delle attività tra gli attori Ottimizzare i processi organizzativi Descrivere i processi organizzativi Processi organizzativi: descrizione dettagliata dei processi operativi Operazioni degli attori nel processo organizzativo Uso dei ruoli Flussi che non avviano operazioni Aprire un diagramma di flusso Descrizione di un operazione Creare un'operazione Proprietà di un operazione Funzionalità Vincoli Informatizzare le operazioni Realizzare un diagramma di flusso Tracciare un diagramma di flusso Creare un diagramma di flusso Creare degli oggetti Creare un attore MEGA Process

5 Indice Creare un messaggio Creare un'operazione Creare una condizione Collegare tra loro gli oggetti Definire una condizione Descrivere gli oggetti di un diagramma di flusso Produrre la documentazione Generare un documento Avviare lo strumento di controllo Conoscere meglio i diagrammi di flusso Creare un nuovo processo operativo Riutilizzare gli oggetti Riutilizzare attori Riutilizzare operazioni Controllo di coerenza Riutilizzare messaggi Curare la presentazione dei collegamenti Aggiornare con MEGA Process Modificare il diagramma di flusso Aggiornare un documento Analizzare l impatto su altri diagrammi Aggiungere note agli oggetti Migliorare la presentazione Modificare la forma degli oggetti Modificare il tipo di carattere Arricchire la grafica Creare una modalità operativa Scomporre un operazione Elencare le operazioni Animare un processo Avviare l'animazione Modalità pilota Punti di entrata multipli Esempio di animazione Modalità Diaporama Visualizzazione Configurare l'animazione Maschere Visualizzazione dei diagrammi Caricamento dei diagrammi Cambio diagramma

6 Indice Gestire le varianti Creare una variante Utilizzare le varianti Esempi di varianti Differenze delle varianti SECONDA PARTE: GESTIONE DELLA QUALITÀ Gestire la qualità Proprietà dei processi Indicate le caratteristiche qualità delle procedure Precisare il contesto del sistema qualità Proprietà dei messaggi Generare un manuale qualità Struttura del manuale Qualità Creare il manuale Qualità Organigramma e responsabilità Creare un organigramma Disegnare un organigramma Cercare gli oggetti Specificare le proprietà di un attore Definire le responsabilità Responsabilità dei processi operativi e operazioni Responsabilità dei processi Creare un mansionario Strategia e prestazioni MEGA per Six Sigma Informazioni su Six Sigma Il portale Six Sigma Assistenza all'implementazione di Six Sigma Il vostro progetto Six Sigma Creare un progetto Six Sigma MEGA Process

7 Indice Partecipanti al progetto Six Sigma MEGA per Balanced Scorecard Il portale Balanced Scorecard TERZA PARTE: ORGANIZZAZIONE E APPLICAZIONI INFORMATICHE Ottimizzare l'implementazione di pacchetti di software Costituire il repository dell'organizzazione Produrre la guida in linea con MEGA Generare il file XML Creare le pagine di guida dinamiche Descrivere le interazioni Contesto di utilizzo Schema delle attività del processo degli acquisti Informatizzazione degli scambi: le interazioni Interazioni composite Esempio d'interazione composita Altro esempio d'interazione composita Messaggio che attiva un concatenamento di interazioni Interazioni elementari Descrizione di un'interazione Creare un'interazione Proprietà di un'interazione Proprietà di un protocollo Scheda Ruoli Scheda Sotto-interazioni Scheda Messaggi Descrizione di una libreria Creare una libreria QUARTA PARTE: 7

8 Indice SIMULAZIONE Simulare un processo Oggetti della simulazione Le fasi della simulazione La concatenazione delle fasi di un processo operativo le operazioni Condizione e parallelismo Sincronizzazione e giunzione Gli scenari Creare uno scenario Aprire uno scenario Parametri dello scenario La durata della simulazione Il generatore La disponibilità delle risorse Visualizzare uno scenario Escludere un oggetto dello scenario Aggiornare uno scenario Simulazione: modalità principiante Aprire l'editor di simulazione Trattamento del token da un'operazione Routing dei token Creare uno scambio tra due messaggi Caratteristiche delle risorse Risorse umane Risorse software Altre risorse Risultati della simulazione Modalità Parametri e modalità Risultati Simulazione: modalità standard Parametri avanzati dello scenario Prima dell'operazione: fila d'attesa dei token Ordine della fila Capacità della fila Tempo d'attesa Durante: trattamento avanzato delle operazioni Tempo di trattamento Livello di priorità Tempo di trattamento Interruzione delle operazioni Aggiungere un raccoglitore di dati Dopo: trattamento degli oggetti in uscita Le risorse di un'operazione Risorse umane Risorse software Altre risorse Allocazione asincrona MEGA Process

9 Indice Caratteristiche avanzate delle risorse Risorse umane Altre risorse Caratteristiche avanzate dei messaggi Sincronizzazione e tempo di attesa Condizione e dato di token Modalità standard: risultati avanzati Risultati per il processo operativo: Risultati per gli attori e risorse Risultati per i messaggi di fine Raccoglitore di dati Risultati per le sincronizzazioni Gli indicatori Interesse degli indicatori Regola di calcolo dell'indicatore Tempo Riavviare il calcolo degli indicatori Indicatore e campione Trasferire i dati verso Excel Campione e dati di token I calendari Calendari del generatore Modalità continua Modalità evento Calendari degli attori GLOSSARIO E INDICE ANALITICO Dettagli sui concetti di MEGA Process Gestione delle viste specifiche Organigramma Descrizione dei Processi Panoramica dei processi Diagramma degli attori di un processo Diagramma funzionale di un processo Diagramma di flusso Comunicazioni Altri collegamenti Composizione Specializzazione Tipi di oggetti Attore Applicazione Base dati Condizioni

10 Indice Vincolo Funzionalità Indicatori Messaggio Parola chiave Obiettivo Operazione Persona Predicato Processo operativo Processo Progetto Ruolo Risorse Sito Sincronizzazione Temporizzatore Glossario applicazione asse strategico attività funzionale attore attore esterno Balanced Scorecard Balanced ScoreCard base dati condizione contenuto costo di trasferimento costo fisso costo variabile diagramma diagramma di flusso durata di trasferimento durata stabilita durata variabile evento funzionalità funzione aziendale giunzione indicatore interazione loop messaggio obiettivo operazione parallelismo parola chiave MEGA Process

11 Indice persona predicato problema processo aziendale processo operativo progetto protocollo query rischio risorsa ruolo servizio sincronizzazione sito tempo d'attesa temporizzatore tipo di rischio vincolo Indice analitico

12 Indice 12 MEGA Process

13 INTRODUZIONE MEGA Process è un programma prodotto da MEGA International per assistere: gli incaricati dell ottimizzazione dell organizzazione e della concezione dei processi dell azienda. gli incaricati della descrizione dei processi e dell organizzazione. Permette: di descrivere i processi, nonché i principali attori dell azienda e di procedere a simulazioni. di descrivere la sequenza dettagliata delle operazioni realizzate durante l esecuzione dei processi. alla direzione operativa di completare la descrizione dei processi esprimendo le esigenze di informatizzazione che verranno trasmesse ai nuclei di progettazione. In tal modo risulta estremamente semplice stabilire una mappatura dell organizzazione e del sistema informatico dell azienda (insieme a MEGA Architecture). Definizioni nel contesto di MEGA Process Un processo aziendale rappresenta la sequenza delle attività e dei flussi (di informazione, finanziari o di prodotti) scambiati, necessari all'azienda per l'ottenimento di un obiettivo. Un processo operativo formalizza le sequenze delle operazioni che è necessario eseguire per realizzare tutto o parte di un processo aziendale. MEGA Process fornisce funzioni di zoom che permettono di passare progressivamente da un processo aziendale alla formalizzazione dei processi operativi. 13

14 Introduzione Perché modellare l attività dell azienda? Esistono vari motivi per cui risulta interessante modellare l attività dell azienda: spiegarne il funzionamento riflettere sui cambiamenti organizzativi Analizzare le prestazioni dei processi. definire le esigenze informatiche. specificare le interazioni con i partner Spiegare il funzionamento dell'azienda Seguono tre situazioni in cui uno schema esplicativo dei processi aziendali implementati nell azienda potrebbe intervenire per una migliore comprensione del funzionamento : un nuovo impiegato fa il suo ingresso in azienda una persona vede cambiare le proprie funzioni si constata che le istruzioni non vengono capite Certo, il classico "organigramma" può fornire un'idea di massima sulla rispettiva posizione degli attori nell'organizzazione, ma non offre nessuna indicazione sul funzionamento dell'organizzazione stessa. Riflettere sui cambiamenti organizzativi Il management è portato a migliorare i processi dell azienda per eliminarne i punti deboli e può giungere a trasformarne alcuni in veri punti di forza per rendere l azienda sempre più competitiva. Il management può allora continuare trasformando alcuni processi in modo che diventino un vantaggio concorrenziale per l'azienda. La formalizzazione dei processi aziendali permette di mettere in evidenza i punti da migliorare. Analizzare le prestazioni dei processi. La formalizzazione precisa dei processi nel repository permette di calcolare diversi indicatori che evidenziano i possibili miglioramenti da effettuare. MEGA Process permette in particolare di calcolare: il tempo effettivo medio di esecuzione, il tempo totale per ogni risultato possibile, i tempi di attesa, il costo delle diverse risorse, ecc. Inoltre, una procedura suddivisa in fasi permette di analizzare ogni percorso possibile in modo indipendente. Definire le esigenze informatiche La descrizione dei processi può essere completata con i mezzi informatici necessari. le funzionalità (informatiche o meno) necessarie all esecuzione di ogni operazione Le applicazioni e le basi dati utilizzate. Le risorse materiali o umane necessarie allo svolgimento del processo. 14 MEGA Process

15 Introduzione Specificare le interazioni con i partner Le collaborazioni con i partener dell'azienda devono essere descritte dettagliatamente in modo da permettere l'automatizzazione degli scambi tra i processi dell'azienda e quelli dei partner nell'ambito di un progetto di E-business o EAI (Enterprise Application Integration). Modellare con MEGA Process Grazie a strumenti grafici molto efficaci, MEGA Process permette di descrivere facilmente e in modo esaustivo l organizzazione aziendale. Descrivere i processi Produrre i documenti È possibile commentare ciascun elemento di un processo direttamente a partire dallo schema dei diagrammi. Questo procedimento presenta numerosi vantaggi. Descrivere i singoli elementi è molto più semplice e rapido che descrivere l insieme del processo. La redazione è strutturata automaticamente. Le descrizioni possono essere recuperate da un processo all altro. Il volume di testo risulta fortemente ridotto. I documenti sono generati automaticamente a partire dagli elementi inseriti durante la descrizione dei diagrammi. La formalizzazione è perciò indipendente dal redattore. La generazione dei documenti viene effettuata automaticamente I documenti hanno una presentazione standardizzata. I descrittori vengono automaticamente riutilizzati nei vari documenti. L uniformità tra i documenti è garantita. È possibile modificare la forma dei documenti generati con MEGA Process, e crearne dei nuovi. (Vedi il Manuale Advanced.) Produrre un sito Intranet MEGA Process permette di generare automaticamente il sito Intranet che descrive i processi dell'azienda. Far evolvere i processi Per restare al passo con l evoluzione dell organizzazione, i processi dovranno inevitabilmente essere modificati. MEGA Process consente di effettuare una sola volta le modifiche che saranno riportate in tutti i processi in cui gli elementi coinvolti sono utilizzati. Rapido accesso alle parti da modificare. Analisi semplificata degli impatti di una modifica apportata a un processo sugli altri processi in cui tale elemento compare. Rigenerazione automatica di tutti i documenti necessari. 15

16 Introduzione Lo scopo di questa guida è quello di descrivere le principali funzionalità di MEGA Process per permettere di utilizzarle rapidamente. 16 MEGA Process

17 Introduzione Convenzioni utilizzate nel manuale CONVENZIONI UTILIZZATE NEL MANUALE Nota sui punti precedenti. Definizione di un termine impiegato. Suggerimenti per eventuali domande dell'utente. Compatibilità con le versioni precedenti. Azioni da evitare. Nota importante per non commettere errori durante una manipolazione. I comandi sono presentati come segue: Base > Apri. I nomi di prodotti e di moduli tecnici vengono presentati come segue: MEGA. 17

18 Introduzione PRESENTAZIONE DI QUESTO MANUALE Processo aziendale e processo operativo Il Capitolo "Descrivere i processi", pagina 23, presenta la mappa dei processi dell azienda e la catena del valore di ogni processo che permettono la descrizione dell ambito in cui funzionano i processi da migliorare. Un processo aziendale può essere poi definito tramite i flussi scambiati tra: le attività dell azienda implicate nel processo. I processi operativi implementati durante l'esecuzione del processo. È possibile completare la descrizione dei processi aziendali e dei processi operativi, precisando i mezzi informatici loro necessari. Il Capitolo "Realizzare un diagramma di flusso", pagina 49 spiega nei dettagli le funzionalità utilizzate per disegnare un diagramma di flusso (rappresentazione grafica utilizzata per illustrare lo svolgimento di un processo operativo) e come generare i documenti corrispondenti. Il capitolo "Conoscere meglio i diagrammi di flusso", pagina 73, indica come riutilizzare i dati creati grazie a MEGA Process, tenere conto delle evoluzioni dei diagrammi ed esaminare l impatto delle modifiche effettuate. Propone anche alcune manipolazioni supplementari che permettono di migliorare i diagrammi di flusso, soprattutto come creare un modo operativo. Il capitolo "Animare un processo", pagina 95 descrive come visualizzare le diverse fasi di svolgimento di un processo. Il capitolo "Gestire le varianti", pagina 105, descrive come gestire le varianti di processo con MEGA Process. Gestione della qualità Il capitolo "Gestire la qualità", pagina 115, descrive le funzionalità che facilitano la messa in opera e la manutenzione di sistema qualità, il supporto. Il capitolo "Organigramma e responsabilità", pagina 123, descrive come creare un organigramma dell'azienda e definire le responsabilità di persone e attori. Il capitolo "Strategia e prestazioni", pagina 131, descrive il metodo Six Sigma e lo strumento Balanced Scorecard. 18 MEGA Process

19 Introduzione Presentazione di questo manuale Organizzazione e applicazioni informatiche "Ottimizzare l'implementazione di pacchetti di software", pagina 141, presenta la creazione di un collegamento tra l'organizzazione e SAP e la generazione di una guida in linea accessibile da SAP. Il capitolo "Descrivere le interazioni", pagina 149 presenta come descrivere le interazioni tra i processi dell'impresa e gli attori esterni. Simulazione Il capitolo "Simulare un processo", pagina 165, permette di analizzare più globalmente le prestazioni dei processi. Glossario e Indice analitico Il capitolo "Dettagli sui concetti di MEGA Process", pagina 207, presenta in modo esaustivo i modelli di MEGA Process e fornisce le definizioni degli oggetti manipolati. Il "Glossario", pagina 247 contiene le definizioni dei principali concetti trattati nel presente manuale. Il presente manuale è completato dal manuale MEGA Common Features che presenta le funzionalità comuni a tutti i prodotti della gamma MEGA, nonché dalla guida rapida, accessibile mediante il tasto <F1>, che permette di accedere alla guida su ogni finestra di MEGA Process. Le funzioni tecniche più avanzate fanno parte del manuale MEGA Publisher. 19

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