Magazzino Virtuale Clienti

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1 Magazzino Virtuale Clienti Servizio RICAMBI STORICI Manuale Utente Marzo 2009

2 RICAMBI STORICI MANUALE UTENTE 2 Sommario 1. INTRODUZIONE ACCESSO ALLA SEZIONE GESTIONE VENDITE DI RICAMBI STORICI GESTIONE DATI PERSONALI GESTIONE PRODOTTI INSERIMENTO NUOVI PRODOTTI MODIFICA DEI PRODOTTI CANCELLAZIONE DEI PRODOTTI AGGIORNAMENTO DEI PRODOTTI SOSPESI I PRODOTTI NON PUBBLICATI GESTIONE RICHIESTE DI VENDITA VALUTAZIONE DELLE NUOVE RICHIESTE... 15

3 RICAMBI STORICI MANUALE UTENTE 3 1. INTRODUZIONE Perché Ricambi Storici? L attuale scenario di mercato rende più veloce il declino dei prodotti, per i quali aumenta il rischio di rimanere invenduti a scaffale diventando obsoleti. Gli incentivi alla rottamazione e le norme anti inquinamento, infatti, favoriscono il ringiovanimento del parco circolante, concorrendo quindi alla diminuzione dell età media dei veicoli. I prodotti rimangono sul mercato per un tempo sempre più breve, comportando ulteriori criticità nella gestione del magazzino. La gestione efficiente dello stock passa attraverso l attuazione di soluzioni che mirino all aumento della rotazione di magazzino. La scelta degli articoli da tenere a scaffale risulta fondamentale nel raggiungimento di questo obiettivo. Le difficoltà di vendita degli obsoleti riducono il livello di efficienza per i ricambisti, rendendo necessarie attività senza valore aggiunto: extrasconti per forzata vendita, gestione resi, smaltimento. Ricambi storici è un servizio pensato da Rhiag per agevolare lo scambio di articoli a bassissima movimentazione, che giacciono invenduti sugli scaffali occupando dello spazio che potrebbe essere destinato ad articoli più allineati alle esigenze di mercato. Destinatari del servizio Soci insiamo che potranno sia pubblicare che richiedere. Utenti e-commerce che potranno solamente richiedere. Obiettivi Fornire uno strumento che permetta la pubblicazione di articoli a rischio obsolescenza, estendendo la visibilità all intero territorio nazionale utilizzando il canale e-commerce. L accesso a Ricambi Storici da parte dei clienti e-commerce avviene dopo che la ricerca in e- commerce ha soddisfatto determinate condizioni: 1. L articolo ricercato non è più trattato da Rhiag 2. L articolo ricercato non è tra quelli che Rhiag possiede a catalogo (vedi il paragrafo 4.5 per ulteriori informazioni) All interno di Ricambi Storici il flusso logico delle attività può essere schematizzato nella maniera seguente:

4 RICAMBI STORICI MANUALE UTENTE 4 1. Ricerca tra i prodotti pubblicati dai Soci 2. Crea le richieste d acquisto Cliente e-commerce 3. Accetta o Rifiuta le richieste pervenute Socio insiamo Si ricorda che il pagamento, le attività amministrativo- contabili ed il trasporto della merce non rientrano tra le attività supportate da Ricambi Storici. L obiettivo del Manuale Utente è fornire una rapida guida alle principali funzionalità presenti in Ricambi Storici, in particolare quelle relative ai soci insiamo che intendono rendere visibili i propri articoli.

5 RICAMBI STORICI MANUALE UTENTE 5 2. ACCESSO ALLA SEZIONE GESTIONE VENDITE DI RICAMBI STORICI La sezione Gestione Vendite costituisce la parte del servizio relativa ai possessori della merce; l accesso è possibile attraverso il login al portale insiamo ( selezionando poi la scheda Ricambi Storici che è stata aggiunta a quelle già a disposizione. In questo modo si accede alla pagina Riepilogo in cui sono presenti dei riquadri di sintesi che consentono l accesso rapido alle varie funzionalità. Elenco degli ultimi prodotti posti in vendita dal ricambista Elenco dei prodotti la cui disponibilità non è aggiornata, dal proprietario, da oltre 90 giorni. Elenco delle richieste di vendita, in ordine crescente di data Importo per richieste confermate Valore totale delle richieste accettate Importo per richieste da confermare Valore totale delle richieste da valutare

6 RICAMBI STORICI MANUALE UTENTE 6 3. GESTIONE DATI PERSONALI Al primo accesso a Ricambi Storici si consiglia di controllare l esattezza delle informazioni personali presenti a sistema (in assenza di modifiche da parte dell utente verranno considerati i dati più recenti a disposizione della Direzione insiamo). I dati personali relativi ai venditori possono essere gestiti cliccando su I Miei Dati. Tramite tale sezione il venditore può modificare le proprie informazioni personali. Alla fine occorre cliccare su Salva per rendere effettive le modifiche 4. GESTIONE PRODOTTI I ricambisti possono gestire i loro articoli attraverso la sezione Prodotti, accessibile cliccando sul pulsante Prodotti, come indicato in figura: In questo modo l utente è indirizzato nella pagina Gestione prodotti Inserimento nuovi prodotti Questa funzionalità consente ai soci di caricare nuovi prodotti secondo due modalità:

7 RICAMBI STORICI MANUALE UTENTE 7 1. Caricamento manuale Consente di inserire un prodotto alla volta, attraverso i seguenti passi: a) cliccare su Nuovo Prodotto b) Compilare la maschera e cliccare su Salva NB: I codici dovranno contenere solo lettere e numeri. Lo Stato In Vendita è automaticamente assegnato a tutti i nuovi articoli caricati; ciò significa che il prodotto è già disponibile per essere venduto. 2. Caricamento da file Consente di inserire più prodotti contemporaneamente, caricando un file excel che il venditore ha compilato precedentemente (sul portale insiamo è disponibile il file excel precompilato e le relative istruzioni) I passi da seguire sono i seguenti: a) Cliccare su Carica Da Excel

8 RICAMBI STORICI MANUALE UTENTE 8 b) Compare la finestra Carica Dati Da Excel Elenco dei prodotti caricati correttamente e visibili agli acquirenti Per evitare gli errori di compilazione del file excel cliccare sul link Manuali posto nella pagina Riepilogo e scaricare il file Istruzioni Caricamento Dati Elenco dei prodotti con errori di caricamento che non verranno pubblicati c) Selezionare il file excel da caricare: I. Cliccare su Sfoglia II. Scegliere il file III. Cliccare su Apri

9 RICAMBI STORICI MANUALE UTENTE 9 I II III d) Caricare gli articoli su Ricambi Storici I. Cliccare su Upload per verificare eventuali errori di compilazione del file excel II. Cliccare su Carica i Prodotti per inserirli effettivamente a sistema I Elenco dei prodotti caricati correttamente e visibili agli acquirenti II Elenco dei prodotti con errori di caricamento che non verranno pubblicati

10 RICAMBI STORICI MANUALE UTENTE Modifica dei prodotti La funzione di modifica permette di aggiornare solo la Quantità Disponibile ed il Prezzo di un prodotto già inserito in Ricambi Storici. La modifica si svolge attraverso i seguenti passi: a) Scelta del prodotto da modificare Cliccando su Prodotti, nel menu a sinistra, compare il riquadro Gestione Prodotti in cui sono disponibili vari criteri di ricerca. Se non si inserisce alcun criterio il sistema visualizza tutti gli articoli. Cliccando su Ricerca compare l elenco dei prodotti con le caratteristiche richieste: I prodotti sono modificabili solo nei seguenti stati: - In Vendita - Sospeso - Non Pubblicato Selezionando l articolo desiderato si accede alla pagina Dettagli Prodotto:

11 RICAMBI STORICI MANUALE UTENTE 11 b) Effettuare le modifiche Nella pagina Dettagli Prodotto cliccare su Modifica, accedendo alla maschera che permette di aggiornare la Quantità disponibile ed il Prezzo. Alla fine cliccare su Salva per rendere effettivi gli aggiornamenti. Campi modificabili 4.3. Cancellazione dei prodotti I venditori possono cancellare uno o più prodotti presenti in Ricambi Storici; in seguito alla cancellazione lo stato di tali prodotti sarà Annullato.

12 RICAMBI STORICI MANUALE UTENTE 12 NB: - È sempre possibile cancellare un prodotto - Se venissero cancellati dei prodotti per i quali ci sono delle richieste in corso, tali richieste verrebbero automaticamente rifiutate. Per eliminare un prodotto: 1. Scegliere il prodotto, attraverso la procedura descritta al punto a) del paragrafo MODIFICA DEI PRODOTTI 2. Cliccare su Cancella nella pagina Dettagli Prodotto, 4.4. Aggiornamento dei prodotti sospesi L introduzione dei sospesi ha lo scopo di invitare i soci ad aggiornare costantemente le informazioni, in maniera tale che anche i potenziali compratori possano disporre di dati altamente affidabili durante la consultazione. Lo stato di un prodotto è Sospeso quando la quantità disponibile non è aggiornata da oltre 90 giorni. Superati i 90 giorni il prodotto non è più visibile dagli utenti e-commerce, e non può essere venduto. Per renderlo di nuovo visibile occorre aggiornare la Quantità Disponibile in questo modo: 1. Ricercare i prodotti Sospesi

13 RICAMBI STORICI MANUALE UTENTE 13 Cliccando su Prodotti, nel menu a sinistra, compare il riquadro Gestione Prodotti in cui sono disponibili vari criteri di ricerca. Dal menu Stato selezionare Sospeso e cliccare su Ricerca. 2. Aggiornare la disponibilità Selezionando un prodotto dall elenco si accede alla pagina Dettagli Prodotto; per aggiornare la disponibilità occorre cliccare su Modifica. L ultimo aggiornamento della disponibilità risale a luglio; i 90 giorni sono scaduti l Immettere il valore della disponibilità nell apposito campo e cliccare su Salva per confermare le modifiche.

14 RICAMBI STORICI MANUALE UTENTE 14 Nel caso il valore sia lo stesso digitarlo nuovamente NB: i venditori verranno avvisati tramite una mail (inviata all indirizzo indicato nella sezione I Miei Dati ) che conterrà l elenco dei prodotti in scadenza nei successivi 15 giorni. Se entro i successivi 15 giorni non saranno aggiornate le informazioni il prodotto sarà sospeso I prodotti Non Pubblicati Come specificato nell introduzione del presente manuale, l obiettivo di Ricambi Storici è quello di creare un ambiente di ricerca che aggiuntivo al sistema Rhiag. I prodotti Non Pubblicati sono i ricambi caricati dai clienti ma che sono attualmente acquistabili anche da Rhiag, perché disponibili in filiale o ordinabili ai fornitori. Il sistema è in grado di riconoscere tali prodotti e non li pubblica finché si verificheranno certe condizioni (ad esempio Rhiag decide di non trattarli più). Se un ricambista, ad esempio, carica un prodotto che anche Rhiag è in grado di fornire ne verrà impedita la pubblicazione su Ricambi Storici. Il sistema controllerà continuamente il rispetto delle condizioni e pubblicherà automaticamente l articolo nel momento in cui le stesse condizioni saranno soddisfatte (perché, ad esempio, Rhiag non vende più quel determinato prodotto). L utente dovrà solo caricare i prodotti ed il sistema farà tutto il resto. Per visualizzare i prodotti al momento non pubblicati basta cliccare su Prodotti, selezionare lo Stato Non Pubblicato dall elenco a discesa ed infine cliccare su Ricerca (vedi figura seguente).

15 RICAMBI STORICI MANUALE UTENTE GESTIONE RICHIESTE DI VENDITA Le richieste di vendita inviate dai potenziali acquirenti vanno valutate dai venditori al fine di: - comunicare l accettazione o il rifiuto della richiesta - tenere costantemente aggiornate le informazioni a sistema 5.1. Valutazione delle nuove richieste Quando un utente ecommerce intende acquistare un prodotto da un socio insiamo crea una richiesta d acquisto. Il potenziale venditore viene avvertito attraverso 2 modalità: inviata all indirizzo indicato nella sezione I Miei Dati SMS inviato al cellulare indicato nella sezione I Miei Dati A questo punto il venditore può gestire la richiesta in questo modo: a) Visualizzazione delle nuove richieste pervenute Esistono due modi per accedere direttamente alle nuove richieste: 1. Nella pagina Riepilogo cliccare in corrispondenza della riga Numero Vendite da confermare, per visualizzare tutte le nuove richieste 2. Nella pagina Riepilogo scegliere una richiesta dal riquadro Richieste di Vendita ed accedere direttamente alla pagina Dettagli Richiesta

16 RICAMBI STORICI MANUALE UTENTE 16 b) Selezionare la richiesta da valutare Cliccando su V nella pagina Riepilogo si accede alla pagina Gestione Richieste di Vendita, dove compaiono automaticamente le richieste nuove in attesa di valutazione. c) Valutazione della richiesta Selezionando una richiesta dall elenco precedente (oppure direttamente dalla pagina Riepilogo) si accede a Dettagli Richiesta Il venditore può inserire un breve messaggio per l acquirente

17 RICAMBI STORICI MANUALE UTENTE 17 Il venditore può scegliere tra: - Accetta, se intende accettare la richiesta (verrà automaticamente comunicato l esito all acquirente tramite una ) - Rifiuta, se intende rifiutare la richiesta (verrà automaticamente comunicato l esito all acquirente tramite una ) - Chiudi, se intende chiudere la finestra e decidere successivamente