Guida veloce per i fornitori

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1 Centrale Regionale Acquisti NECA Negozio Elettronico della Centrale Acquisti Guida veloce per i fornitori Centrale Regionale Acquisti N.B. Il NECA sarà oggetto nel corso del prossimo mese di sviluppi e modifiche di funzionalità nuove ed esistenti. Il presente manuale potrà pertanto presentare dei disallineamenti con quanto presente online.

2 Indice Utilizzo del negozio elettronico NECA... p. 03 Cos è il NECA Cosa fare per utilizzare il NECA Organizzare l ufficio virtuale... p. 04 Crea indirizzi Crea Impiegati Caricare prodotti e prezzi... p. 07 Caricare prodotti tramite interfaccia dedicata Caricare i prezzi tramite interfaccia dedicata Caricare i prodotti e i prezzi tramite caricamento massivo Visualizzazione dei prodotti/prezzi inseriti Gestione degli ordini di fornitura e degli ordini di acquisto... p. 13 Visualizzazione degli ordini di fornitura Gestione degli ordini di acquisto 2

3 Utilizzo del Negozio Elettronico - NECA Cos è il NECA Il NECA è un catalogo elettronico delle convenzioni attivate dalla Centrale Regionale Acquisti, in cui i fornitori che hanno ottenuto l'abilitazione offrono i propri beni e servizi direttamente on-line; gli Enti registrati possono consultare il catalogo delle offerte ed emettere direttamente ordini di acquisto. Per accedere al NECA è necessario registrarsi, sul Portale nella pagina di menù Registrazione alla Centrale Acquisti, sono disponibili tutte le informazioni. Una volta effettuata la registrazione, si accede al NECA attraverso il menu accesso rapido presente sul portale si clicca sulla voce NECA e si inseriscono le credenziali di accesso. Cosa fare per utilizzare il NECA 1 Organizzare l ufficio virtuale 2 Caricare i prodotti 3 Caricare i prezzi Il caricamento dei prodotti / prezzi può avvenire tramite interfaccia dedicata oppure tramite caricamento massivo. Una volta caricati i prodotti e i relativi prezzi di aggiudicazione sul Negozio Elettronico, il fornitore vedrà la propria vetrina prodotti online solo dopo che la verifica di correttezza da parte della Centrale Regionale Acquisti è andata a buon fine. Soltanto dopo tale verifica si potranno gestire gli ordini di fornitura e i relativi ordini di acquisto. 3

4 Organizzare l ufficio virtuale Menu anagrafica Per poter utilizzare il Negozio Elettronico, l Utenza Master (l utenza che ha effettuato la registrazione alla Centrale Regionale Acquisti) dovrà creare un ufficio virtuale in cui saranno presenti gli indirizzi fisici del fornitore e gli impiegati che utilizzeranno il negozio elettronico. GLOSSARIO Utenza master: E l utenza che ha effettuato la registrazione alla Centrale Regionale Acquisti e che potrà liberamente gestire il NECA anche senza la creazione degli impiegati. Impiegato: E la persona fisica addetta alla gestione del NECA (è possibile creare un impiegato per ogni singolo lotto/convenzione). 4

5 Crea indirizzi 1. Entrando nel menu anagrafica, oltre ai dati relativi all utenza master, saranno visualizzate due azioni crea indirizzi e crea impiegati. Per creare un nuovo indirizzo oppure modificarne uno già inserito, cliccare su crea indirizzi : 2. A questo punto, modificare/rimuovere un indirizzo già creato oppure crearne uno nuovo: 3. Per creare un nuovo indirizzo, compilare tutti i campi obbligatori e cliccare su salva. Crea impiegati 1. Per creare un nuovo impiegato oppure modificarne uno già inserito, cliccare su crea impiegati : 5

6 2. A questo punto, modificare/rimuovere un impiegato già creato oppure crearne uno nuovo: 3. Per creare un nuovo impiegato, compilare tutti i campi obbligatori, indicare i ruoli di cui può disporre e cliccare su salva. Per l utilizzo corretto del NECA deve essere selezionato il ruolo Gestore del Catalogo Prodotti. 6

7 N.B. Memorizzare il nome utente e la password assegnati perché saranno le credenziali personali dell impiegato per accedere al NECA. 7

8 Caricare i prodotti/prezzi Per poter caricare i prodotti e i prezzi sul Negozio Elettronico, sono disponibili due modalità: Tramite interfaccia dedicata (ogni prodotto verrà caricato singolarmente); Tramite caricamento massivo (il caricamento avverrà tramite file Excel contenente tutti i prodotti con i relativi prezzi). Caricare i prodotti tramite interfaccia dedicata 1. Per poter caricare i prodotti sul Negozio Elettronico, cliccare sulla voce di menu Gestione Prodotti e selezionare, tramite apposito menu a tendina, la Convenzione e il Lotto di riferimento del prodotto. 2. Dopo aver selezionato la Convenzione e il Lotto di interesse, è possibile creare un nuovo prodotto compilando i campi contenuti nella maschera per l inserimento dei nuovi prodotti. Al termine della compilazione, cliccare su Crea.! Il NECA rappresenta solo un innovativa modalità di emissione ordini, pertanto tutte le informazioni obbligatorie richieste, dovranno essere le stesse della documentazione ufficiale (tabella corrispettivi; capitolato tecnico, etc..). 8

9 Per modificare un prodotto già inserito, utilizzare i comandi presenti nella colonna azioni della tabella elenco dei prodotti. Fin quando la Centrale Regionale Acquisti non avrà approvato i prodotti/prezzi inseriti dal fornitore, nella colonna stato il prodotto risulterà in attesa di approvazione. GLOSSARIO Codice*: Inserire il codice che il fornitore assegna al prodotto. Produttore*: Inserire il nome dell azienda produttrice (può essere differente dal distributore). Immagine: (facoltativa) si consiglia di non superare le seguenti dimensioni: 20cmx20cm, 50kb. 9

10 Caricare i prezzi tramite interfaccia dedicata Una volta caricati i prodotti, è necessario associarvi i prezzi. 1. Per poter caricare i prezzi sul Negozio Elettronico, cliccare sulla voce di menu Gestione Prezzi nella colonna Azioni della tabella Elenco Prodotti visualizzabile cliccando la voce di menu Gestione Prodotti. 10

11 2. Per associare il prezzo al prodotto, dopo aver cliccato su gestione prezzi, compilare i campi obbligatori e cliccare su crea (in questa fase verranno chieste solo le informazioni generiche): GLOSSARIO Codice interno produttore*: Inserire il codice che il produttore associa al prodotto al quale si sta assegnando il prezzo. 3. A questo punto, nella tabella sottostante, apparirà la voce appena creata, senza ancora le informazioni relative al prezzo. Per assegnare le informazioni relative al prezzo, cliccare su gestione price break : 4. compilare i campi obbligatori e cliccare su crea.! Il NECA rappresenta solo un innovativa modalità di emissione ordini, pertanto tutte le informazioni obbligatorie richieste, dovranno essere le stesse della documentazione ufficiale (tabella corrispettivi; 11

12 capitolato tecnico, etc..). Caricare i prodotti e i prezzi tramite caricamento massivo Per caricare i prodotti/prezzi con il caricamento massivo, allegare il file.zip (contenente i due file.xls e l eventuale immagine) tramite il bottone sfoglia e cliccare su caricamento massivo. Una volta caricati i prodotti/prezzi sul Negozio Elettronico, il fornitore vedrà la propria vetrina prodotti online solo dopo che la verifica di correttezza da parte della Centrale Regionale Acquisti è andata a buon fine. GLOSSARIO Caricamento massivo*: E una modalità di caricamento dati. Per avere maggiori dettagli sulle modalità di compilazione dei file per il caricamento massivo visionare la guida veloce al caricamento massivo presente sul portale della Centrale Regionale Acquisti. 12

13 Visualizzazione dei prodotti/prezzi inseriti Una volta completato il caricamento e ricevuta la conferma dalla Centrale Regionale Acquisti, i prodotti/prezzi inseriti verranno visualizzati selezionando la voce di menu Elenco Prodotti (A-Z) A questo punto il catalogo online è pronto per gestire gli ordini di fornitura e i relativi ordini di acquisto emessi dagli Enti acquirenti. 13

14 Gestione degli ordini di fornitura e degli ordini di acquisto Visualizzazione degli ordini di fornitura Per visualizzare gli ordini di fornitura emessi dagli Enti, è sufficiente cliccare sulla voce di menu gestione ordini di fornitura al cui interno sarà presente un elenco di tutti gli Ordini di fornitura emessi dagli Enti e il relativo dettaglio, contenente: l intestatario e il destinatario della fattura; l ordine di fornitura firmato digitalmente; le informazioni sulla convenzione e sull Ente; i riferimenti interni dell Ente. Gestione degli ordini di acquisto 1. Cliccando sulla voce di menu gestione ordini di acquisto, sarà possibile visualizzare l elenco degli ordini di acquisto emessi dagli Enti acquirenti, ordinabili per stato (annullato, da accettare, accettato, in spedizione, parzialmente ricevuto, ricevuto). Per visualizzare il dettaglio dell ordine di acquisto oppure per accettarlo, cliccare sulle azioni relative. 14

15 2. Una volta accettato l ordine di acquisto, il fornitore dovrà evadere la richiesta indicando la data di spedizione nel dettaglio dell ordine. Il campo Data prevista di spedizione merce si trova in fondo alla pagina dopo la sezione Informazioni sulla Firma Digitale. Cliccando sul link File PDF firmato è possibile scaricare il dettaglio dell ordine emesso dall Ente, contenente l elenco di tutti i prodotti richiesti comprensivi di codice prodotti e dei servizi aggiuntivi eventualmente richiesti, qualora previsti dalla Convenzione. Il processo si chiude con l attestazione da parte dell Ente della ricezione della merce. 15

16 Nel caso in cui l Ente riscontri problemi con alcuni dei prodotti ricevuti può non attestare le voci relative al/ai prodotto/i. In questo caso lo stato dell ordine sarà parzialmente ricevuto, in caso contrario lo stato sarà ricevuto. 16