risposte ai quesiti a cura dell Ufficio Amministrazione Erogazioni

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1 30 risposte ai quesiti FORMULATI DAGLI ENTI DURANTE GLI INCONTRI SULLA RENDICONTAZIONE DEI PROGETTI DEL 16/09/2009 E 23/09/2009 a cura dell Ufficio Amministrazione Erogazioni

2 cod QUESITO ADEMPIMENTI PRELIMINARI (A) Accettaz Tempi Copertura RIDEF (B) REND (C) EROG (D) PARTNER ESTERO (E) ENTI PUBBL (F) Riferimenti specifici A.1 Con quali modalità va inviata l Accettazione delle regole di rendicontazione? A.2 La dichiarazione sulla copertura finanziaria deve far riferimento a tutto il costo del progetto? A.3 È possibile presentare una dichiarazione parziale per la copertura finanziaria? A.4 Si possono apportare modifiche alla copertura finanziaria anche dopo l invio della Dichiarazione sulla copertura finanziaria? A.5 Quali documenti vanno prodotti in allegato alla dichiarazione sulla copertura finanziaria? A.6 A che cosa si riferisce l ipotesi di copertura finanziaria dimostrata mediante un c/c vincolato? B.1 B.2 B.3 In quale caso si possono ridefinire i costi complessivi del progetto? Come ci si comporta nel caso in cui la Fondazione assegna un contributo di importo inferiore a quello richiesto dal Beneficiario? Come deve comportarsi un ente che avesse bisogno di modificare il progetto in misura superiore a quella prevista per le modifiche adottabili in autonomia? Costi compl. Costi compl. Procedura

3 cod QUESITO ADEMPIMENTI PRELIMINARI Accettaz Tempi Copertura RIDEF REND EROG PARTNER ESTERO ENTI PUBBLICI Riferimenti specifici B.4 B.5 B.6 B.7 Come bisogna comportarsi per inoltrare correttamente la richiesta di ridimensionamento dei costi a causa di un contributo inferiore, nel caso in cui il contributo stesso venga deliberato in data successiva a quella di avvio del progetto? Come bisogna comportarsi per formalizzare correttamente la modifica della ripartizione dei costi fra le voci di spesa, nel caso in cui il contributo stesso venga deliberato in data successiva a quella di avvio del progetto? Qual è la normale procedura prevista per la ridefinizione del progetto? Nell ipotesi in cui si voglia ridefinire i tempi del progetto, è possibile retrodatare l avvio? Costi compl. Voci di spesa Procedura Tempi C.1 Quante rendicontazioni intermedie si possono presentare? C.2 Sono ammissibili le spese effettuate prima della data di avvio ufficiale del progetto? Spese eleggibili + Tempi C.3 Entro quale termine si possono impegnare e pagare le spese? Spese eleggibili + Tempi C.4 C.5 C.6 Quale termine occorre prendere a riferimento per la data di pagamento delle spese? Sono ammissibili gli oneri finanziari legati al fido bancario? Come si fa a chiarire il ruolo svolto da un soggetto attuatore in sede rendicontativa? Spese eleggibili Spese eleggibili

4 cod QUESITO ADEMPIMENTI PRELIMINARI Accettaz Tempi Copertura RIDEF REND EROG PARTNER ESTERO ENTI PUBBLICI Riferimenti specifici C.7 In caso di partenariato come bisogna conservare la documentazione riguardante il progetto? C.8 Nel caso in cui il progetto preveda un finanziatore di tipo 2, quale modello occorre utilizzare? C.9 Quale documentazione occorre acquisire dal finanziatore di tipo 2 per poter correttamente esporre il costo da lui sostenuto a vantaggio del progetto? D.1 D.2 Come bisogna comportarsi se c è un disallineamento tra la scadenza prevista per l invio della richiesta di anticipazione alla Fondazione e la data di assegnazione del contributo? Come si calcola l anticipazione in caso di capofila ente pubblico e partner enti privati? Anticipazione Anticipazione D.3 Entro quanto tempo viene erogata l anticipazione? Anticipazione E.1 E.2 E.3 E.4 Quale causale occorre indicare nel bonifico per il trasferimento di somme all estero? Come formalizzare l invio di somme in contanti all estero? Anche i partner esteri possono utilizzare l autocertificazione? Nel caso dei progetti di partnership internazionali, il Capofila deve acquisire la scheda fiscale anche dai partner esteri? F.1 Gli enti pubblici possono accedere all anticipazione? Anticipazione

5 (A) ADEMPIMENTI PRELIMINARI A.01 Con quali modalità va inviata l Accettazione delle regole di rendicontazione? Mediante semplice caricamento (upload) del documento oppure occorre inviare anche una mail agli Uffici? Per l invio dell Accettazione, come per tutti gli adempimenti preliminari, è sufficiente seguire la procedura di trasmissione dei documenti tempo per tempo disponibile in Area riservata (sezione del progetto in formato elettronico). Sia per la procedura provvisoria già in linea (ottobre 2009) sia per quella che la sostituirà non occorre inviare anche una mail: il sistema trasmette avvisi automatici agli Uffici della Fondazione. A.02 La dichiarazione sulla copertura finanziaria deve far riferimento a tutto il costo del progetto? Tutto il costo del progetto deve trovare copertura finanziaria adeguata; nel modello di dichiarazione viene presentato un esempio già compilato che mostra come rispettare tale criterio. A.03 È possibile presentare una dichiarazione parziale per la copertura finanziaria? per progetti di durata pluriennale. Si tenga presente però che in tali casi l eventuale anticipazione verrà calcolata proporzionalmente rispetto al periodo che gode di copertura finanziaria dimostrata. A.04 Si possono apportare modifiche alla copertura finanziaria anche dopo l invio della Dichiarazione sulla copertura finanziaria?, è possibile. Se la copertura finanziaria è stata garantita e dimostrata mediante l invio della relativa Dichiarazione, la Fondazione Cariplo non seguirà l andamento delle sue componenti fino alla conclusione del progetto. La Fondazione ha il solo interesse di constatare la disponibilità di risorse monetarie sufficienti, a prescindere da chi le garantisca.

6 A.05 Quali documenti vanno prodotti in allegato alla dichiarazione sulla copertura finanziaria? TRATTAZIONE A PARTE. A.06 A che cosa si riferisce l ipotesi di copertura finanziaria dimostrata mediante un c/c vincolato? Alla raccolta fondi attivata per lo specifico progetto. Preciso che si tratta di uno strumento non obbligatorio per tutti e che non ci aspettiamo venga utilizzato dagli enti pubblici territoriali che dispongono di conti di tesoreria.

7 (B) RIDEFINIZIONE DEL PROGETTO B.01 In quale caso si possono ridefinire i costi complessivi del progetto? La ridefinizione dei costi complessivi del progetto può essere richiesta nell ipotesi in cui la Fondazione Cariplo abbia concesso un contributo di importo inferiore a quello richiesto nella domanda di finanziamento. In particolare, è consentito ridimensionare i costi complessivi se si rispettano due condizioni: 1. che la richiesta di ridefinizione venga trasmessa entro 6 mesi dalla data di avvio del progetto mediante l utilizzo dell apposito modello; 2. che il ridimensionamento sia pari alla differenza tra contributo richiesto e contributo concesso (se tale differenza non è superiore al 15% dei costi complessivi del progetto), oppure sia pari al 15% dei costi complessivi del progetto (se la predetta differenza è superiore al 15% dei costi complessivi del progetto). In tutti gli altri casi, la ridefinizione dei costi complessivi può intervenire anche successivamente allo scadere dei 6 mesi dall avvio del progetto, ma il suo invio attiva la normale procedura di ridefinizione del progetto che prevede l espressa autorizzazione della Fondazione Cariplo. B.02 Come ci si comporta nel caso in cui la Fondazione assegna un contributo di importo inferiore a quello richiesto dal Beneficiario? La prima cosa da fare è quella di verificare il testo della comunicazione a firma del Segretario Generale. Se tale comunicazione non fornisce direttamente dei chiarimenti, il Beneficiario può scegliere una di queste soluzioni alternative: o conferma il Piano economico di progetto, se intende mantenere fermo l obiettivo di realizzare tutte le azioni incluse nello stesso; o ridefinisce i costi complessivi rispettando la procedura indicata nella Guida alla rendicontazione e, in particolare, i criteri di tempo (uploadare la modulistica entro 6 mesi dall avvio previsto del progetto) e quantità (ridimensionare l importo entro il limite della quota di contributo non ricevuto e, al contempo, senza superare il 15% dei costi complessivi del progetto). Di conseguenza, anche la dichiarazione sulla copertura finanziaria prenderà come riferimento l importo inizialmente dichiarato oppure l importo correttamente ridefinito dei costi complessivi del progetto.

8 B.03 Come deve comportarsi un ente che avesse bisogno di modificare il progetto in misura superiore a quella prevista per le modifiche adottabili in autonomia? Ad esempio, vuole ridurre i costi del progetto anche se non ha subito alcuna decurtazione di contributo; vuole spostare dei costi da una voce di spesa (inizialmente imputata) ad una voce di spesa che inizialmente risultava pari a zero; ecc. Analogamente a quanto avviene per le modifiche non adottabili in autonomia (modifica delle azioni, modifica dei partner, ecc.), il Beneficiario deve chiederne espressamente l autorizzazione alla Fondazione Cariplo e attendere che la procedura di ridefinizione del progetto si concluda. B.04 Come bisogna comportarsi per inoltrare correttamente la richiesta di ridimensionamento dei costi a causa di un contributo inferiore, nel caso in cui il contributo stesso venga deliberato in data successiva a quella di avvio del progetto? Se la data di avvio del progetto è precedente alla delibera del contributo, i termini per la ridefinizione dei costi complessivi in presenza di un contributo inferiore a quello richiesto, possono farsi decorrere dalla lettera del Segretario Generale, al fine di tenere conto di tale circostanza. Per fare un esempio, supponiamo che: la data di avvio del progetto sia prevista per il 1 marzo 2009; il contributo venga deliberato successivamente alla data di avvio (luglio 2009); il Segretario Generale della Fondazione Cariplo comunichi le regole di rendicontazione ed erogazione con lettera 1 settembre Poichè la richiesta di ridefinizione va inviata entro 6 mesi dall avvio del progetto, alla data del 1 settembre il Beneficiario non potrebbe più inoltrare la propria richiesta in tempo utile. Grazie alla deroga sopra precisata, invece, viene consentito al Beneficiario di trasmettere la richiesta entro 6 mesi dalla data della lettera del Segretario Generale.

9 B.05 Come bisogna comportarsi per formalizzare correttamente la modifica della ripartizione dei costi fra le voci di spesa, nel caso in cui il contributo stesso venga deliberato in data successiva a quella di avvio del progetto? Poichè la relativa richiesta di ridefinire la ripartizione dei costi fra le voci di spesa va inviata entro la metà della durata del progetto (se il progetto è annuale), il Beneficiario rischia di trovarsi in prossimità della scadenza o a scadenza superata a causa del disallineamento in questione. Per evitare tale inconveniente, gli Uffici potranno prendere in considerazione le richieste che risultino trasmesse entro una nuova data di scadenza: a) entro 3 mesi dalla lettera del Segretario Generale, se la conclusione del progetto cade almeno dopo 6 mesi dalla lettera del Segretario Generale; b) entro 1 mese dalla lettera del Segretario Generale nelle altre ipotesi. Per fare un esempio, supponiamo che: il progetto sia annuale e abbia una durata complessiva di 12 mesi; la data di avvio del progetto sia prevista per il 1 marzo 2009; il contributo venga deliberato successivamente alla data di avvio (luglio 2009); il Segretario Generale della Fondazione Cariplo comunichi le regole di rendicontazione ed erogazione con lettera 1 settembre Poichè la richiesta di ridefinizione della ripartizione dei costi fra le voci di spesa va inviata entro la metà della durata del progetto, alla data del 1 settembre il Beneficiario non potrebbe più inoltrare la propria richiesta in tempo utile. Grazie alla deroga sopra precisata, invece, il Beneficiario può trasmettere la richiesta entro la fine di novembre 2009.

10 B.06 Qual è la normale procedura prevista per la ridefinizione del progetto? La procedura di ridefinizione del progetto riguarda le modifiche ai tempi, costi, voci di spesa, azioni e partner del progetto e viene attivata dal Beneficiario mediante invio della richiesta (in base al modello), dei prospetti di rappresentazione schematica delle modifiche (in base al modello) e della relazione (narrativa) con cui deve illustrare le modifiche stesse con maggior dettaglio. B.07 Nell ipotesi in cui si voglia ridefinire i tempi del progetto, è possibile retrodatare l avvio? No, si può differire in avanti ma non portare indietro.

11 (C) RENDICONTAZIONE C.01 Quante rendicontazioni intermedie si possono presentare? Anche più di una, soprattutto se il contributo è di ammontare significativo (in termini assoluti). C.02 Sono ammissibili le spese effettuate prima della data di avvio ufficiale del progetto? Come ad esempio quelle legate a consulenze preliminari all attuazione del progetto. Per essere ammesse a rendicontazione, le spese devono risultare effettuate nel periodo ricompreso fra le date dichiarate di avvio e conclusione del progetto (cioè, la prestazione deve ricadere nel periodo). C.03 Entro quale termine si possono impegnare le spese? Entro quale termine si possono pagare le spese impegnate? Le spese vanno impegnate mediante stipulazione di regolari contratti o emissione di regolari ordini di acquisto entro la data di conclusione prevista del progetto. Le spese vanno pagate entro 6 mesi dalla data di conclusione prevista del progetto. C.04 Quale termine occorre prendere a riferimento per la data di pagamento delle spese: l ordine alla banca, la data di esecuzione effettiva del bonifico (con addebito in C/C) oppure la data della valuta riconosciuta al fornitore/prestatore? Oltre a considerare l avvenuto addebito, nel caso di pagamenti effettuati mediante banca la data da prendere a riferimento per l eleggibilità delle spese è quella di trasmissione (e ricezione da parte della banca) dell ordine di bonifico. C.05 Sono ammissibili gli oneri finanziari legati al fido bancario? Gli oneri finanziari rientrano fra le spese non ammissibili secondo l elenco riportato al paragrafo della Guida alla rendicontazione (2009).

12 C.06 Come si fa a chiarire il ruolo svolto da un soggetto attuatore in sede rendicontativa? All interno del modello di Piano economico rendicontativo è prevista la sezione dedicata al partenariato che costringe il compilatore a precisare (assumendosene la responsabilità) l ammontare dei costi risultanti a carico di ciascun soggetto e correlativamente l eventuale quota di contributo spettante. Una volta compilata, dalle informazioni di tale sezione è possibile desumere se il soggetto in questione potrà classificarsi come partner, finanziatore (di tipo 1, 2 o 3) o fornitore. Altro elemento documentale che può agevolare l esame è costituito dallo specifico atto che viene adottato per regolare l apporto garantito dal soggetto interessato (convenzione, contratto, incarico), nonchè dal titolo di spesa che lo stesso emetterà a carico del progetto (nota di addebito, fattura, nessun documento). C.07 In caso di partenariato come bisogna conservare la documentazione riguardante il progetto (domanda di finanziamento, comunicazioni della Fondazione Cariplo, titoli di spesa, bonifici, ecc.)? Il Capofila conserva la copia della documentazione (anche mediante la gestione dei track record riguardanti la documentazione stessa), mentre i soggetti attuatori (partner e finanziatore di tipo 2) conservano la documentazione in originale. L obbligo di tenuta si estende fino a 3 anni dalla erogazione del saldo del contributo (o versamento a titolo di saldo). C.08 Nel caso in cui il progetto preveda un finanziatore di tipo 2, quale modello occorre utilizzare? Il modello con partner, anche se tale figura non è classificata come partner.

13 C.09 Quale documentazione occorre acquisire dal finanziatore di tipo 2 per poter correttamente esporre il costo da lui sostenuto a vantaggio del progetto? Stiamo parlando di casi che generalmente prevedono la realizzazione di un progetto in partenariato. Quindi c è la figura del Capofila che deve responsabilizzarsi al riguardo. In ogni caso, anche se viene utilizzata l autocertificazione, il finanziatore di tipo 2 che avesse apportato prestazioni di lavoro per il progetto non potrà esimersi dal rispettare i criteri che abbiamo indicato nel capitolo 5 della Guida alla rendicontazione specificando tempi, quantità e qualità delle figure coinvolte, e dando la disponibilità ad esibire la propria documentazione nella eventualità di un audit.

14 (D) EROGAZIONE D.01 Come bisogna comportarsi se c è un disallineamento tra la scadenza prevista per l invio della richiesta di anticipazione alla Fondazione e la data di assegnazione del contributo? Se la data di avvio del progetto è precedente alla delibera del contributo, i termini previsti per la richiesta di anticipazione (che va inviata entro 90 giorni dall avvio del progetto), decorrono dalla lettera del Segretario Generale, al fine di tenere conto di tale circostanza. Per fare un esempio, supponiamo che: la data di avvio del progetto sia prevista per il 1 giugno 2009; il contributo venga deliberato successivamente alla data di avvio (luglio 2009); il Segretario Generale della Fondazione Cariplo comunichi le regole di rendicontazione ed erogazione con lettera 1 settembre Poichè la richiesta di anticipazione può essere presentata entro 90 giorni dall avvio del progetto, alla data del 1 settembre il Beneficiario non potrebbe più inoltrare la propria richiesta in tempo utile. Grazie alla deroga sopra precisata, invece, viene consentito al Beneficiario di optare tra due possibilità: 1. invia una normale richiesta di anticipazione entro 90 giorni dalla data della lettera del Segretario Generale; 2. oppure invia una vera e propria rendicontazione al fine di ottenere un primo pagamento ( acconto ) che prenderà in considerazione, oltre all ammontare delle spese già sostenute, anche la % di contributo erogabile a titolo di anticipazione. Questo secondo caso sembra più realistico in quanto è giustificatamente presumibile che dopo 6 mesi dall avvio del progetto il Beneficiario abbia già dovuto effettuare delle spese che è riuscito a pagare grazie all autofinanziamento (e/o alle quote di cofinanziamento garantite da altri soggetti).

15 D.02 Come si calcola l anticipazione in caso di capofila ente pubblico e partner enti privati? In presenza di una richiesta che fornisca tutti gli elementi necessari per l individuazione della natura giuridica dei partner, l anticipazione viene calcolata applicando al solo contributo dei partner enti privati la % di erogazione prevista per il progetto specifico. D.03 Entro quanto tempo viene erogata l anticipazione L anticipazione viene erogata entro circa 3 settimane dal pervenimento della relativa richiesta, redatta su modello fornito dalla Fondazione e corredata di: Scheda fiscale ; Dichiarazione sulla copertura finanziaria (se non prodotta in precedenza). La mancata produzione, la compilazione non completa o la mancata sottoscrizione di uno di questi documenti può determinare un allungamento dei tempi di esame e, conseguentemente, dei tempi di esecuzione del pagamento.

16 (E) ESTERO E.01 Quale causale occorre indicare nel bonifico per il trasferimento di somme all estero? La causale deve riportare il codice Cariplo di riferimento ed il titolo del progetto in versione sintetica. E.02 Come formalizzare l invio di somme in contanti all estero? La possibilità di inviare somme di denaro all estero mediante i collaboratori della Ong deve essere giustificata dalle speciali condizioni geopolitiche del Paese di intervento o dalla mancanza di una rete bancaria di appoggio. In ogni caso, suggeriamo di: effettuare un prelievo bancario per l ammontare della somma da trasferire; acquisire una ricevuta da parte del collaboratore; espletare la procedura prevista dall UIF (ex UIC); far constatare l incasso della somma da parte del partner locale (o altro soggetto destinatario ultimo del trasferimento) mediante contabile bancaria di accredito in c/c o mediante ricevuta in mancanza di servizi bancari. E.03 Anche i partner esteri possono utilizzare l autocertificazione? Con esclusivo riferimento ai progetti di partnership internazionali, è già previsto che tutte le spese realizzate nelle località di intervento vengano autocertificate mediante la loro elencazione all interno della Tabella riepilogativa delle spese. Il Capofila italiano non deve inviare le fatture riguardanti le spese all estero, ma deve documentare i trasferimenti monetari effettuati in favore dei partner esteri o della propria filiale. E.04 Nel caso dei progetti di partnership internazionali, il Capofila deve acquisire la scheda fiscale anche dai partner esteri? No, perchè per tali progetti il Beneficiario principale è sempre la Ong (o altro ente) che esercita il ruolo di Capofila italiano. L acquisizione della scheda fiscale dai partner è prevista, invece, per le spese realizzate in Italia da partner con domicilio fiscale in Italia.

17 (F) ENTI PUBBLICI F.01 Gli enti pubblici possono accedere all anticipazione? Gli enti pubblici territoriali (Comune, Provincia, Regione e loro consorzi) non possono accedere all anticipazione del contributo ma possono fruire di acconti sulla base di stati di avanzamento lavori. Ricordiamo che tale fattispecie è sostanzialmente diversa, in quanto per anticipazione intendiamo una somma erogata in assenza totale di rendicontazione.