La Posta Elettronica Certificata

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1 La Posta Elettronica Certificata Lo stato dell arte 31 agosto 2009 ver. 1.1 Sintresis s.r.l. tel: 0125/ via Castiglia, Ivrea info@sintresis.it

2 Indice 1. Introduzione Considerazioni generali La Posta Elettronica Certificata Principi di funzionamento La regolamentazione I dubbi e le incertezze Ordini e Collegi di professionisti Come ottenere la PEC Tempistiche di consegna Glossario Alcune domande frequenti Confronto fra PEC e Raccomandata R.R...12 La Posta Elettronica Certificata pag. 2 di 13 Lo stato dell Arte

3 1. Introduzione La Posta Elettronica Certificata (PEC) costituisce un grande passo avanti nella comunicazione telematica, in quanto fornisce al mittente la certezza della ricezione (o della mancata ricezione) del documento, e riconosce validità legale al documento informatico inviato, parificando o meglio migliorando la comunicazione elettronica rispetto alla raccomandata con ricevuta di di ritorno e al fax. Per ottenere questi risultati la disciplina legislativa deve essere molto precisa e garantire la sicurezza della comunicazione. La normativa italiana di riferimento è senza dubbio fra le migliori al mondo, se non la più avanzata in questo campo. Il passaggio dall tradizionale alla PEC è il passaggio da una comunicazione basata sulla buona volontà a una comunicazione sicura. Il prezzo che si deve pagare è il dover seguire delle procedure e delle regole formali, dove sono definiti precisamente gli obblighi per gli utenti e i provider. La normativa disponibile si è principalmente occupata di definire la PEC dal punto di vista tecnico e di assicurare una comunicazione sicura fra mittente e destinatario, privilegiando la comunicazione da e per la Pubblica Amministrazione. E in quest area il lavoro eseguito ha dato ottimi risultati. La normativa attuale tuttavia presenta ancora alcune carenze per quanto concerne la gestione e per alcuni utilizzi pratici. Su questi aspetti alcuni dei quali riteniamo molto importanti ci soffermiamo in questo documento, con particolare riguardo agli argomenti che interessano gli Ordini Professionali e i professionisti in genere. 1.1 Considerazioni generali Sebbene la ordinaria abbia già una validità legale in particolari situazioni (firma elettronica) e risulti ampiamente utilizzata, ad es., per l invio di preventivi nell ambito commerciale o per lo scambio di documenti firmati digitalmente, la PEC rappresenta un utile strumento che può sostituire completamente le attuali comunicazioni via raccomandata e via fax nella corrispondenza con la Pubblica Amministrazione e anche fra privati. Dal punto di vista tecnico e legale, la PEC è già attiva ed utilizzabile da oltre un anno. Ad oggi, in pratica, è utilizzata solo all interno della Pubblica Amministrazione mentre aziende, professionisti e cittadini non hanno ancora acquisito vantaggi reali dal suo utilizzo a causa principalmente della scarsa diffusione. Per poter essere praticamente utilizzata, la PEC, al pari degli altri mezzi di comunicazione intrapersonale, deve essere adottata da un significativo La Posta Elettronica Certificata pag. 3 di 13 Lo stato dell Arte

4 numero di soggetti, in quanto sia destinatario che mittente ne devono essere in possesso e devono aver manifestato l assenso al suo utilizzo. Obbligare all utilizzo è l unica possibilità per superare questo punto critico e in quest ottica si inquadrano le norme recentemente emanate. 2. La Posta Elettronica Certificata La posta elettronica o è uno strumento di comunicazione elettronica largamente utilizzato che si basa sulla comunicazione in scritta, quindi con caratteristiche simili alla posta e al fax. Il suo principale vantaggio è l'immediatezza e il costo praticamente nullo. Con una , qualsiasi tipo di documento in formato elettronico può essere inviato, al pari di immagini, audio, video. La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l'invio e la consegna di documenti informatici. "Certificare" l'invio e la ricezione - i due momenti fondamentali nella trasmissione dei documenti informatici - significa che il gestore di posta, fornisce al mittente due ricevute, prova, a validità legale, dell avvenuta spedizione del messaggio e dell eventuale allegata documentazione, con la precisa indicazione temporale. Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata per legge per un periodo di 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse. 2.1 Principi di funzionamento Gli argomenti trattati in questo articolo richiedono solo alcune conoscenze tecniche sul funzionamento della PEC, illustrate in questo paragrafo. La PEC presenta modalità operative molto simili a quelle di una normale e- mail. Il mittente e il destinatario possono continuare ad utilizzare gli attuali strumenti per l invio e la ricezione di un client di posta elettronica o un servizio di webmail. Le particolarità riguardano le modalità con cui avviene la comunicazione fra il server di invio del mittente e il server di ricezione del destinatario. Le principali caratteristiche della PEC sono: i) invio di una ricevuta di accettazione al mittente quanto la è accettata dal server di spedizione; La Posta Elettronica Certificata pag. 4 di 13 Lo stato dell Arte

5 ii) trasmissione della mail con firma digitale al fine di assicurare l inalterabilità del messaggio di posta; iii) invio di una ricevuta di avvenuta consegna da parte del server di ricerzione quando la mail è inserita nella casella postale del destinatario. In caso di fallita trasmissione, il mittente è informato, mediante una apposita comunicazione, della non consegna. I principali motivi possono essere: a) mancata presa in carico della mail da parte del server di trasmissione, ad es per la presenza di un virus; b) mancata avvenuta consegna per errore nell indirizzo del destinatario; c) avviso di ritardo nella consegna dopo 12 ore dall invio, nel caso in cui il server di invio non sia riuscito ad inoltrare la mail entro questo periodo; d) avviso di mancata consegna nel caso la trasmissione non avvenga entro 24 ore dall invio. 2.2 La regolamentazione Le norme principali che regolano la PEC sono incluse nel DPR n. 68 del 11/2/2005 in cui sono indicate le principali note di utilizzo e caratteristiche tecniche che devono essere assicurate. Recentemente altre due norme hanno completato la disciplina, entrambe di interesse per i professionisti: il DL n. 185/2008 del 29/11/08 (art. 16) e relativa conversione in legge n.2/2009 (specificatamente gli art 16 e 16bis) che rende obbligatoria la PEC per i professionisti e le imprese e il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 6/5/09 pubblicato sulla G.U. del 25/5/09 che istituisce la PEC gratuita per i cittadini. 3. I dubbi e le incertezze Come detto in precedenza, la regolamentazione su cui si basa la PEC è senza dubbio di ottimo livello per quanto concerne gli aspetti tecnici e la certificazione dell avvenuta consegna del messaggio di posta elettronica, regolamentazione che assicura un ottimo livello del servizio. I principali dubbi sono invece concentrati sulle modalità di utilizzo della PEC, principalmente per quanto riguarda l utilizzo nella comunicazione fra soggetti privati, con il mantenimento della validità legale della comunicazione, e la manutenzione degli elenchi di pubblicazione degli indirizzi di posta elettronica certificata. La Posta Elettronica Certificata pag. 5 di 13 Lo stato dell Arte

6 Un punto fondamentale su cui si basa il funzionamento della PEC, e da cui deriva l attribuzione ad essa di validità legale, riguarda la pubblicazione (o comunicazione) dell indirizzo del destinatario. La pubblicazione è importante in quanto, con questa operazione: a) il destinatario esprime la sua disponibilità a ricevere PEC all indirizzo dichiarato e quindi - acconsente alla ricezione di documenti a valenza legale via ; - identifica univocamente l indirizzo su cui vuole ricevere queste comunicazioni; - implicitamente, assume la responsabilità a provvedere ad eseguire una regolare consultazione della casella PEC; b) il mittente ha la certezza che - l indirizzo pubblicato sia valido e utilizzato; - vi e un certificatore che garantisce che la comunicazione sia andata a buon fine e questo avviene quando raggiunge il server del destinatario; La pubblicazione di un indirizzo su un elenco ha essenzialmente valore solo per le comunicazioni fra Pubblica Amminitrazione e imprese/professionisti/cittadini, mentre, come specificato nel DPR n.68 del11/2/2005 all art. 4 comma 2 Per i privati che intendono utilizzare il servizio di posta elettronica certificata, il solo indirizzo valido, è quello espressamente dichiarato ai fini di ciascun provvedimento... di ogni singolo rapporto intrattenuto tra privati Tale dichiarazione obbliga solo il dichiarante e può essere revocata nella stessa forma. L interpretazione che abbiamo dato a questo articolo è particolarmente restrittiva e, di fatto, sembra limitare notevolmente il campo di utilizzo della PEC nella comunicazione fra privati. Pur rimanendo valide le certificazioni dell avvenuta consegna nella mailbox del destinatario, si viene a perdere la responsabilità (implicita) che ha il destinatario di consultare la propria casella di posta elettronica in assenza di una dichiarazione esplicita da eseguire di volta in volta, oltre come vedremo meglio in seguito ad introdurre dei problemi nella comunicazione dell indirizzo di PEC valido. Per quanto concerne i professionisiti, con la legge n.2/2009 di conversione del DL 185/08, si istituisce l obbligo di dotarsi di PEC e per gli Ordine e i Collegi di provvedere alla pubblicazione degli elenchi ad uso esclusivo della Pubblica Amministrazione. Infatti il comma 7 dell art. 16 stabilisce: 7. 1 I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata o analogo indirizzo di posta elettronica di cui al comma 6 entro un anno dalla data di entrata in vigore del presente 1 In italico sono riportate le correzioni apportate nel testo approvato nella conversione in legge del decreto n. 185 rispetto al testo originale. La Posta Elettronica Certificata pag. 6 di 13 Lo stato dell Arte

7 decreto. Gli ordini e i collegi pubblicano in un elenco riservato, consultabile in via telematica esclusivamente dalle pubbliche amministrazioni, i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata 2. Si ritiene sufficientemente chiaro che con Ordine o Collegio si identifichino le sedi periferiche di queste organizzazioni, dove l elenco delle PEC costituisce la naturale estensione della responsabilità di gestione dell Albo degli iscritti e di pubblicità dello stesso. 3.1 Ordini e Collegi di professionisti Come è stato affermato in precedenza Ordini e Collegi di professionisti devono essere in grado di gestire l elenco delle PEC dei propri iscritti entro il 28/11/09. Prima di approfondire l argomento è opportuno evidenziare che nella comunicazione di un indirizzo (almeno per quanto concerne il rapporto fra privati e pubblica amministrazione) è il mittente che si deve far carico di utilizzare l indirizzo corretto. In caso di modifica di indirizzo, il destinatario deve solo comunicare al gestore dell elenco a cui fa riferimento, il proprio indirizzo PEC corretto e quindi non è più necessario che esegua una comunicazione diretta verso i propri potenziali mittenti, come si usa fare con la variazione dell indirizzo . Ciò vale sia per la nuova sottoscrizione di una PEC che per la cessazione e la modifica (quest ultima, per semplicità, è considerata come una cessazione e una sottoscrizione di un nuovo indirizzo PEC). Con la comunicazione al gestore dell elenco della cessazione di una PEC, termina anche la responsabilità del destinatario a consultare la casella di posta, pur potendo ancora esistere la casella di . Questo comporta che una inviata su quella casella può risultare essere andata a buon fine, pur non essendo più valida. Riteniamo che la cancellazione di una PEC costituisca un punto critico su cui porre particolare attenzione. Si possono identificare due momenti significativi dalla comunicazione: 2 Si possono avere varie interpretazioni di questo paragrafo. In particolare si può pensare che sia richiesto un accesso protetto (ad es. con login e password) di questi dati. Visto lo stato dell arte delle infrastrutture informatiche normalmente a disposizione di Ordini e Collegi e la generalità di validità della pubblicazione della PEC per tutta la P.A., si ritiene che l unica modalità di realizzazione, in tempi così brevi, degli elenchi degli indirizzi PEC sia in modalità non protetta, tenendo comunque presente che la comunicazione via PEC ha validità legale solo per la Pubblica Amministrazione La Posta Elettronica Certificata pag. 7 di 13 Lo stato dell Arte

8 a) entro quanto tempo la cancellazione deve essere eseguita; b) per quanto tempo, dopo la cancellazione dell indirizzo, perdura la responsabilità del destinatario di consultare la casella di posta. Su questi due punti la norma è molto carente, in particolare sul punto b) che presenta una importanza anche maggiore dal punto di vista legale. Per quanto concerne il punto a), una vaga indicazione può essere trovata nel recente Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, in cui si indica un termine dalla richiesta di 24 ore per l effettuazione della cancellazione dall elenco. Si presume che un termine di 2 o 3 giorni lavorativi rappresenti un adeguato livello di servizio. È importante però che questo termine sia definito in modo chiaro da parte del gestore dell elenco. Il punto b) è più critico, in quanto se una comunicazione viene inviata dopo che sia trascorso un ragionevole tempo dalla cancellazione, questa viene automaticamente a perdere il valore legale. Si deve quindi poter identificare a posteriori quando è avvenuta la modifica. Quanto dura il ragionevole tempo dalla cancellazione? Nella normativa non vi è alcun elemento che possa portare ad una identificazione anche approssimativa di questo lasso di tempo. In prima ipotesi, si può pensare che sia coincidente con la cancellazione ma questo entra in conflitto con il tempo massimo di consegna di una PEC che è di 24 ore. Riteniamo che un termine compreso fra le 24 ore e le 48 ore sia più ragionevole. Sottolineiamo che comunque la normativa attuale non tratta questo punto. Poter certificare quando avviene la cancellazione di una PEC dall elenco è di fondamentale importanza. Questo è indipendente da come sarà definita la cessazione di validità, coincidente con la cancellazione, un giorno dopo o un periodo diverso, in quanto, in ogni caso, il riferimento temporale si basa su questo evento. Riteniamo che la responsabilità di questa certificazione sia del gestore dell elenco cioè Ordini e Collegi. Risulta ora più semplice comprendere i problemi che si presentano nell estendere l utilizzo della PEC fra privati. Ci sembra sufficientemente chiaro che, il DPR n.68 sopracitato, attribuisca la responsabilità della comunicazione al dichiarante (ovvero al destinatario della mail) che si dovrà far carico della comunicazione a tutti coloro a cui ha espressamente dichiarato il proprio indirizzo PEC. Questo complica, non poco, la gestione della PEC nei rapporti fra privati. La Posta Elettronica Certificata pag. 8 di 13 Lo stato dell Arte

9 Riteniamo comunque che vi sia spazio affinchè Ordini e Collegi possano estendere la validità della pubblicazione della PEC all interno dell Albo anche a rapporti fra privati con l adozione di una opportuna regolamentazione. 4. Come ottenere la PEC Sebbene questa modalità di comunicazione non sia ancora molto utilizzata, la tecnologia che la realizza è già consolidata e vi sono varie possibilità di ottenere una PEC. Innazitutto si deve tener presente il Decreto del Presidente dei Ministri del 6/5/09 pubblicato sulla GU del 26/5/09 che riguarda le Disposizioni in materia di rilascio e di uso delle caselle di posta elettronica certificata assegnata ai cittadini con cui lo stato mette a disposizione gratuitamente per tutti i cittadini la possibilità di ottenere una casella PEC. Per i professionisti, l utilizzo di questa PEC anche per le attività professionali, non comporta oneri aggiuntivi (di consultazione). Si deve inoltre tener conto che, In ogni momento, è comunque possibile recedere dall utilizzo di questo servizio. Riteniamo che il professionista possa utilizzare questa PEC anche per attività professionali, in quanto il decreto non pone alcun limite all utilizzo di queste caselle PEC e l obbligo di adozione di una casella PEC da parte dei professionisti è coerente con lo scopo del decreto stesso (cioè ottimizzazione della comunicazione con le P.A.). L unico punto di incertezza è costituito dalla disponibilità. Si ha buona ragione di credere che queste sanno attivabili prima della fine dell anno in corso. Una seconda modalità ottenere la propria PEC è di definire una o più caselle di posta elettronica certificata collegate a un dominio. Questo interessa i professionisti che hanno già registrato un proprio dominio o che pensano di farlo nel prossimo futuro. Già oggi tutti i principali provider e gestori di domini nazionali offrono il servizio di posta PEC. Questa modalità è consigliabile anche agli Ordini e ai Collegi che hanno già registrato un proprio dominio. Da ultimo vi è la possibilità di affittare una casella PEC presso un gestore; oltre ai principali provider nazionali (dotati di una infrastruttura telematica avanzata) vi sono sul mercato varie offerte. La Posta Elettronica Certificata pag. 9 di 13 Lo stato dell Arte

10 Si ritiene che sia preferibile utilizzare provider consolidati in quanto l assistenza tecnica che viene offerta è generalmente molto buona oltre a garantire una maggiore affidabilità dei sistemi. Questi elementi possono essere particolarmente critici nelle fasi iniziali di utilizzo. L adozione di una soluzione non è comunque vincolante e, per quanto detto a riguardo la pubblicazione delle PEC, cambiare il proprio indirizzo non pone particolari problemi. 5. Tempistiche di consegna Si esaminano in questa sezione gli obblighi del destinatorio nella ricezione della in quanto possono verificarsi alcuni casi critici. Per quanto concerne il tempo di consegna, è certo che la inviata dal mittente termina il percorso sotto il controllo della PEC allorchè è accettata dalla casella postale del destinatario. Affinchè questa sia effettivamente letta, il destinatario deve compiere generalmente due azioni: scaricare la mail 3 ed aprirla. La normativa non prende esplicitamente in considerazione le responsabilità del destinatario nella consultazione della propria casella postale per verificare la ricezione di una comunicazione, questa responsabilità è attribuita in modo implicito. La prima interpretazione che deriva dalla lettura delle norme porta ad assumere che il destinatario sia tenuto ad eseguire una regolare consultazione della propria casella di . Su questo punto si possono evidenziare alcuni casi critici. Prendendo spunto dal recente decreto 26/5/09 in cui, nel servizio offerto dello stato, vi è la possibilità di inviare un avviso di ricezione automatico a una casella di normale, nella pratica si viene a realizzare un caso molto simile alla ricevuta di ritorno di una raccomandata, dove la notifica di avviso di ricezione è inviata con un mezzo non sicuro e quindi può non giungere a destinazione. Può essere il destinatario considerato responsabile della mancata consultazione della propria casella di PEC? Al proposito va tenuto presente che anche il provider non è così facilmente imputabile della responsabilità della mancata notifica. Ci si viene a trovare nuovamente in una situazione che non trova riscontro nè nella raccomandata nè nell invio del fax 4. 3 lo scarico della non è necessario se si opera con un sistema di webmail 4 per la trasmissione via fax, un possibile fallimento non controllato della comunicazione è costituito dal fax ricevuto (e quindi è generata la ricevuta di trasmissione valida) ma non stampato a causa di un malfunzionamento del fax ricevente. La Posta Elettronica Certificata pag. 10 di 13 Lo stato dell Arte

11 Un altro caso comprende la mancata consultazione per cause di forza maggiore o semplicemente perchè il destinatario è assente. Si consideri, ad es., il caso di una persona che abbia un grave problema fisico, che sia impossibilitato a collegarsi ad Internet e che non abbia la possibilità di delegare un terzo alla consultazione della PEC. A differenza della raccomandata o del fax, un terzo delegato (ad es. un familiare o un collega del professionista) non necessariamente può accedere a questi documenti informatici e provvedere alla gestione di queste comunicazioni. Anche questa situazione si presenta come una novità, non riscontrabile nell utilizzo dei mezzi di comunicazione a validità legale attualmente in uso. L effettivo problema consiste quindi nell esistenza di una probabilità, bassa ma significativa, che la comunicazione non giunga al destinatario senza che si possa individuare una sua negligenza: di conseguenza la certezza del ricevimento della mail e del tempo di consegna non è, allo stato, totale. 6. Glossario In questo capitolo, sono raccolti alcuni termini utilizzati nella Posta Elettronica Ceritificata con il loro significato: - attestazione (di invio o di consegna): è costituita da un file breve in formato XML che viene inviato al mittente via con i dati principali della mail inviata; - attenstazione di invio: comunicazione che indica se una mail è stata accettata (o rifiutata) dal proprio server di trasmissione di e, quindi, indica che la mail è stata inoltrata verso il server del destinatario; - attenstazione di consegna: comunicazione che indica che la mail è stata depositata nella casella di posta elettronica del destinatario. - messaggio di posta elettronica certificata: un documento informatico composto dal testo del messaggio, dai dati di certificazione e dagli eventuali documenti informatici allegati; - posta elettronica certificata: ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti informatici; - riferimento temporale: l'informazione contenente la data e l'ora che viene associata ad un messaggio di posta elettronica certificata; - utente di posta elettronica certificata: la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi ente, associazione o organismo, nonchè eventuali unità organizzative interne ove presenti, che sia mittente o destinatario di posta elettronica certificata; La Posta Elettronica Certificata pag. 11 di 13 Lo stato dell Arte

12 6.1 Alcune domande frequenti D: l attestazione di consegna significa che il destinatario ha scaricato la mail che gli è stata inviata? R: No, indica solo che la mail è stata depositata nella casella di posta elettronica del destinatario. È obbligo del destinatario procedere a leggere la mail. D: la PEC certifica anche l identità del mittente? R: No, per avere questa certificazione è necessario che il documento elettronico inviato via PEC sia preventiavamente firmato in modo digitale. 6.2 Confronto fra PEC e Raccomandata R.R. > Certificazione dei contenuti inviati con la comunicazione: Racc: la raccomandata non certiifica quale documento è stato inviato. Qualora si necessiti di una tale garanzia si utilizzano alcuni trucchi come inviare la comunicazione senza la busta oppure creare una finestrella nella busta facendo timbrare all ufficio postale busta e documento inserito; PEC: certifica il contenuto apponendo una digital stamp (timbro digitale) che si ottiene con una apposito calcolo di tutti i dati che sono stati trasmessi; > Certificazione del mittente Racc: non la esegue direttamente ma con la firma dei documenti inseriti; PEC: idem, utilizzando la firma digitale > Certificazione di avvenuta ricezione da parte del destinatario Racc: non completamente sicura, in quanto la ricezione della raccomandata può essere effettuata anche da una persona diversa del destinatario (segretaria,parente etc.); PEC È assicurata solo la disponibilità nella casella di posta elettronica; è comunque obbligo del destinatario andare a consultare la propria casella di posta ad intervalli regolari, in modo analogo a quanto avviene con una comune casella postale; > La trasmissione della Ricevuta di Ritorno è sicura? Racc: No, in quanto viaggia per posta ordinaria; PEC: Non vi sono dati certi. Presumibilmente si è in una situazione simile alla Raccomandata RR; > Registrazione del tempo di consegna Racc: È registrato nella RR, in modo indicativo e comunque può essere soggetto ad errori (operazione eseguita dal postino) PEC Automatico e sicuro ed è comunicato all interno dell attestazione di invio o consegna; La Posta Elettronica Certificata pag. 12 di 13 Lo stato dell Arte

13 > Tempo massimo di consegna Racc: non definito PEC Massimo 24 ore e dopo 12 ore vi è un primo avviso di consegna con ritardo. Se il sistema non riesce a consegnare la mail entro questo termine la comunicazione è considerata non andata a buon fine e viene comunicato un errore al mittente. > Non ritiro Racc: ritorna al mittente dopo il termine di computa giacenza PEC non esiste La Posta Elettronica Certificata pag. 13 di 13 Lo stato dell Arte