1. Collegarsi al sito ed inserire le proprie credenziali di accesso nel box Login e cliccare su Accedi.

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1 GUIDA RISERVATA AL PERSONALE DI SEGRETERIA PER LA PUBBLICAZIONE E LA GESTIONE DELLE FIRME DELLE CIRCOLARI DA PARTE DEI DOCENTI Ver. 3.0 del 29 novembre 2017 a cura del prof. ROCCA MARCELLO Questa guida spiega come pubblicare nel sito della scuola circolari, avvisi e tutti quei documenti riservati al personale docente e come gestire le firme effettuate dagli insegnanti. 1. Collegarsi al sito ed inserire le proprie credenziali di accesso nel box Login e cliccare su Accedi. 2. Dal Menu Docenti E ATA selezionare la tipologia di notizia da pubblicare. Nel nostro esempio Documenti Riservati. Ver. 3.0 del 29/11/2017 1

2 3. Per creare una nuova notizia cliccare su Nuovo. 4. La videata successiva contiene diverse sezioni da compilare. La prima sezione Seleziona va ignorata. Nella sezione Testo inserire il Titolo del documento e una breve descrizione utilizzando gli strumenti tipo Word. 5. Nel caso sia necessario allegare qualche documento cliccare su Aggiungi Allegato. Ver. 3.0 del 29/11/2017 2

3 6. Nella finestra che si apre per prima cosa cliccare su Scegli file per selezionare dal proprio disco rigido il file da allegare 7. Selezionare ora il file e cliccare su Apri Quando si crea un file in formato PDF o Zip da allegare ad una notizia nel sito della scuola, nel nome del file è necessario non utilizzare spazi, lettere accentate e altri carattare diversi da quelli Ver. 3.0 del 29/11/2017 3

4 alfanumerici. Ad esempio il nome del file Circolare 2 Allegato.pdf va modificato in Circolare_2_Allegato.pdf, o il nome file Il giorno che verrà.pdf in giorno_verra.pdf. Questo perché gli spazi, le lettere accentate e tutti i caratteri non alfanumerici con alcuni browser possono impedire l apertura corretta del file stesso. 8. Inserire poi nel campo Mostra il nome del file (opzionale) una breve descrizione (nel nostro esempio Allegato), lasciare bianco il campo Descrizione e cliccare su Carica 9. Nella sezione Pubblicazione controllare che la Categoria selezionata sia, nel caso del nostro esempio, Documenti Riservati; in Accesso selezionare l utente che può visualizzare la circolare pubblicata. Nel nostro esempio i Docenti 3T. In questo modo i docenti della Classe 3ª T, e solo quelli, riceveranno una notifica via . Lasciare invariati tutti gli altri campi. 10. A questo punto per pubblicare la circolare è sufficientecliccare sul pulsante Salva. Ver. 3.0 del 29/11/2017 4

5 11. Con il nuovo sistema di Firma Circolari e notifica via mail delle notizie pubblicate in Area Riservata Docenti, il personale di Segreteria può decidere chi deve ricevere la mail. In Accesso è ora possibile selezionare tutti i Docenti, i docenti di una determinata materia, i docenti di un Corso, i docenti di un Consiglio di Classe, i docenti Coordinatori ecc. ai quali inviare la notifica via mail. 12. Per inviare una mail di notifica dell avvenuta pubblicazione della circolare ai Docenti interessati (nel nostro caso i Docenti 3T) è sufficiente cliccare su Modifica 13. Successivamente su Salva. Ver. 3.0 del 29/11/2017 5

6 14. Verrà a questo punto visualizzato un Messaggio che comunica l invio della mail di notifica ai Docenti 3T. 15. Quando la Segreteria pubblica una nuova circolare riservata agli insegnanti ogni docente riceve nella propria casella di posta elettronica (quella utilizzata per la registrazione al sito della scuola) una mail con un link per accedere alla circolare. 16. Il docente tramite il link e dopo aver effettuato l accesso al sistema con le proprie credenziali visualizza la Circolare con le icone per la firma e, nel caso di Circolari per lo Sciopero e per le Assemblee sindacali, per la propria dichiarazione d intenti. 17. Il personale di segreteria visualizza il report delle firme tramite la funzione Report. Per fare ciò è necessario entrare nel sito con le proprie credenziali e aprire la circolare per la quale si vuole visualizzare il Report. Ver. 3.0 del 29/11/2017 6

7 18. Viene visualizzata la Circolare con in alto a destre alcune icone. Cliccare su Report. 19. A questo punto viene visualizzato l elenco dei docenti che hanno firmato la circolare. Ver. 3.0 del 29/11/2017 7

8 20. La stessa procedura viene utilizzata per le Circolari riguardanti lo Sciopero dei docenti e le Assemblee sindacali. In questo caso nel Report vengono visualizzate oltre alle firme anche le scelte effettuate dai docenti (Adesione, Non adesione, Non in servizio e Non dichiaro le mie intenzioni). Ver. 3.0 del 29/11/2017 8

9 21. Il report può essere salvato in formato CSV (foglio Excel) per un eventuale archiviazione e stampa. Per fare ciò cliccare sull icona CSV. 22. Salvare il file in una cartella del proprio PC. Ver. 3.0 del 29/11/2017 9

10 23. Aprire il file per visualizzare il Report in formato Excel adattando la larghezza delle colonne per una lettura più semplice. 24. A questo punto è possibile salvare il Report e stamparlo. Ver. 3.0 del 29/11/