Informativa essenziale Fornitori

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1 Infrmativa essenziale Frnitri Chi è il titlare del trattament? Il Presidente di Elettrici senza Frntiere nlus, in sigla ESF nlus, Felice Egidi, d ra in avanti Il Titlare Chi sn i destinatari? respnsabili esterni del trattament ed eventuali ulteriri titlari Sede Rma, via P 31 le strutture di Elettrici senza Frntiere nlus, in sigla ESF amministrazine finanziaria ed enti pubblici cnsulenti esterni in materia cntabile e fiscale istituti di credit cnsulenti legali prvider servizi infrmatici Csa sarà fatt dei tui dati persnali? I dati persnali sarann trattati: per l esecuzine e la gestine del rapprt cntrattuale instaurat per l archiviazine e la cnservazine per la cmunicazine a destinatari e/ terzi in dipendenza del rapprt cntrattuale e degli bblighi che ne derivan Il trattament avviene in base a: attività prerdinate alla cnclusine del cntratt cntratt adempiment di attività cnseguenti al rapprt instaurat e reglamentate per il settre di riferiment del titlare del trattament cntratt, per tutta la sua durata adempiment di bblighi cnseguenti al rapprt instaurat, quali (tenuta della cntabilità ed esercizi dei diritti dipendenti dal cntratt) adempiment di bblighi discendenti dal rapprt instaurat legittim interesse del titlare del trattament di terzi e destinatari I dati persnali che ti riguardan sn: nme, cgnme* cdice fiscale partita iva* lug e data di nascita* indirizz fisic e telematic* numer di telefn fiss e/ mbile * numer cnt crrente* relativi all attività cmmerciale e/ prfessinale relativi a cndanne penali, reati e/ a cnnesse misure di sicurezza nme, cgnme* cdice fiscale partita iva* numer di cnt crrente* relativi all attività prfessinale e/ cmmerciale nme, cgnme * cdice fiscale partita iva* indirizz fisic e telematic* numer di telefn fiss e/ mbile * numer cnt crrente* relativi all attività cmmerciale e/ prfessinale

2 per l adempiment degli bblighi di sicurezza infrmatica adempiment di bblighi discendenti dal rapprt instaurat legittim interesse del titlare del trattament di terzi e destinatari accessi lgici dati relativi ai prfili di autrizzazine nel cas assegnati dati di traffic (cnnessine alla rete pubblica e/ aziendale) Quali dati persnali che verrann trattati nn sn stati ricevuti da te? Dati cntabili Dati relativi a cndanne penali, reati e/ a cnnesse misure di sicurezza Infrmazini relative all attività cmmerciale e/ prfessinale Dati infrmatici Quali sn le fnti press cui è avvenuta la racclta dei dati persnali che ti riguardan? altri titlari del trattament elenchi tenuti da pubbliche autrità stt la lr autrità enti similari in base a specifica nrmativa nazinale prvider servizi infrmatici Quelli tra i tui dati, racclti cmunque trattati dal Titlare indicati cn * si intendn necessari e il lr mancat cnferiment cmprta l impssibilità per il Titlare di dar seguit alle attività relative al trattament principale. Il Titlare ti infrma che pui esercitare in qualsiasi mment il diritt di reclam all Autrità cmpetente e gli altri diritti previsti dagli artt. 15 e ss. del Reglament Eurpe (UE) 2016/679. Per maggiri infrmazini cnsulta l infrmativa cmpleta al seguente link

3 Infrmativa cmpleta Frnitri Chi siam e csa facciam dei tui dati persnali? Elettrici senza Frntiere nlus, in sigla ESF nlus (di seguit anche il titlare ), in qualità di titlare del trattament, si preccupa della riservatezza dei tui dati persnali e di garantire ad essi la prtezine necessaria da gni event che pssa metterli a rischi di vilazine. Il Titlare mette in pratica al fine plicy e prassi aventi riguard alla racclta e all utilizz dei dati persnali e all esercizi dei diritti che ti sn ricnsciuti dalla nrmativa applicabile. Il Titlare ha cura di aggirnare le plicy e le prassi adttate per la prtezine dei dati persnali gni vlta che ciò si renda necessari e cmunque in cas di mdifiche nrmative e rganizzative che pssan incidere sui trattamenti dei tui dati persnali. Cme e perché Il Titlare raccglie e tratta i tui dati persnali? Il Titlare raccglie e/ riceve le infrmazini che ti riguardan, quali: nme, cgnme; partita iva e cdice fiscale; lug e data di nascita; indirizz fisic e telematic; numer di telefn fiss e/ mbile; numer di cnt crrente; dati infrmatici (lg di access, indirizz IP, etc.) derivati dalle attività svlte per il Titlare (es. per la gestine delle piattafrme, degli applicativi e/ delle infrastrutture HW e SW di pertinenza del Titlare anche per le attività di manutenzine degli stessi) e/ dall us di piattafrme di pertinenza del Titlare a cui vengn abilitati i frnitri; quelle relative alla tua attività prfessinale e/ cmmerciale; quelle relative a cndanne penali, reati e/ cnnesse a misure di sicurezza. I dati persnali che ti riguardan sarann trattati per le finalità che segun: 1) la gestine del rapprt cntrattuale di frnitura e dei cnseguenti adempimenti anche nrmativi Finalità - la gestine del rapprt cntrattuale in tutte le sue fasi, dalle trattative alla sua definizine, qualunque ne sia la causa - mnitraggi e aggirnament delle cndizini di frnitura e/ dei servizi e degli incarichi - registrazine, fatturazine e tenuta della cntabilità Base giuridica Svlgiment attività cntrattuali e precntrattuali Adempiment di bblighi di legge e dipendenti dal cntratt e dal rapprt instaurat, quali, tra gli altri, quelli discendenti da: - D.P.R. n. 633/1972 e s.m.i. - D.P.R. n. 600/1972 e s.m.i. - Cdice etic del Titlare Adempiment di bblighi di rendicntazine ecnmic-finanziaria e sciale I tui dati pssn essere racclti anche press terzi quali, a titl esemplificativ: - altri titlari del trattament. - prvider di servizi infrmatici; e i dati che ti riguardan pssn essere ttenuti mediante la cnsultazine di: - elenchi tenuti da enti pubblici equiparati stt il cntrll dell autrità pubblica in base a specifica nrmativa nazinale; 2) per la cmunicazine a terzi e per la diffusine Finalità cmunicazine a terzi quali: - le altre strutture della cnfederazine per Base giuridica Svlgiment attività cntrattuali e precntrattuali

4 fini amministrativi - amministrazine finanziaria ed enti pubblici per gli adempimenti di legge - cnsulenti esterni in materia cntabile e fiscale - istituti di credit per la gestine dei pagamenti - cnsulenti legali per la gestine del cntenzis e dei cntratti - prvider servizi infrmatici e di assistenza e manutenzine HW e SW Adempiment degli bblighi dipendenti dal cntratt Adempimenti bblighi di legge, tra cui quelli dipendenti da: - D.P.R. n. 633/1972 e s.m.i. - D.P.R. n. 600/1972 Adempiment degli bblighi dipendenti da: - Cdice Etic del Titlare Adempiment di bblighi di trasparenza e di rendicntazine ecnmic - sciale Il Titlare nn trasferisce i tui dati persnali all ester (paesi extra UE). I tui dati persnali pssn essere diffusi e divulgati mediante i siti web di pertinenza del Titlare ve nel cas vengn pubblicati gli elenchi di frnitri e cnsulenti in applicazine del Cdice etic e degli bblighi di trasparenza e rendicntazine ecnmic sciale. La cmunicazine e la diffusine riguardan le categrie di dati la cui trasmissine e/ divulgazine si rendan necessarie per l svlgiment delle attività e finalità perseguite dal Titlare nella gestine del rapprt instaurat. Il relativ trattament nn richiede il cnsens dell interessat nel cas in cui l stess avvenga a frnte di bblighi di legge per dar crs agli bblighi derivanti dal rapprt cntrattuale nel cas dvesse ricrrere altra iptesi di esclusine (in specie applicazine delle prescrizini di cui al Cdice etic e/ interesse legittim interesse del Titlare), espressamente prevista dipendente dalla nrmativa e dai reglamenti applicati dal Titlare, anche mediante sggetti terzi individuati quali respnsabili del trattament; 3) per attività di sicurezza infrmatica Finalità - cntrll e mnitraggi dei servizi espsti in rete e sulle piattafrme di pertinenza del Titlare e messi a tua dispsizine anche in ragine delle attività svlte per cnt del Titlare (access area riservata, siti web, casella di psta elettrnica, amministrazine dei sistemi in us, etc.) - implementazine prcedure di rilevazine e ntificazine delle vilazini di dati persnali (data breach) Base giuridica Svlgiment attività dipendenti dal rapprt instaurat Adempiment di bblighi di legge (rilevazine e ntificazine di eventi di data breach) Interesse legittim Cme, dve e per quant temp vengn cnservati i tui dati? Cme Il trattament dei dati è eseguit attravers supprti cartacei prcedure infrmatiche da parte di sggetti interni appsitamente autrizzati. A questi è cnsentit l access ai tui dati persnali nella misura e nei limiti in cui ess è necessari per l svlgiment delle attività di trattament che ti riguardan. Il Titlare verifica peridicamente gli strumenti mediante i quali i tui dati vengn trattati e le misure di sicurezza per essi previste di cui prevede l aggirnament cstante; verifica, anche per il tramite dei sggetti autrizzati al trattament, che nn sian racclti, trattati, archiviati cnservati dati persnali di cui nn sia necessari il trattament le cui finalità sian nel cas esaurite; verifica che i dati sian cnservati cn la garanzia di integrità e di autenticità e del lr us per le finalità dei trattamenti effettivamente svlti. Il Titlare garantisce che i dati che, anche a seguit delle verifiche, risultin eccedenti nn pertinenti nn sarann utilizzati salv che per l'eventuale cnservazine, a nrma di legge, dell'att del dcument che li cntiene.

5 Dve I dati sn cnservati in archivi cartacei, infrmatici ed elettrnici, situati all intern dell spazi ecnmic eurpe, e sn assicurate misure di sicurezza adeguate. Quant temp I tui dati persnali vengn cnservati per il temp necessari al cmpiment delle attività legate alla gestine del cntratt che hai stipulat cn il Titlare e per gli adempimenti, anche di legge, che ne cnsegun. In particlare: dati identificativi dati cntabili dati relativi a cndanne penali a reati dati relativi all attività prfessinale e cmmerciale Dati infrmatici (lg di access ai sistemi e alla rete e/ indirizzi IP) Durata del rapprt cntrattuale Sn fatti salvi: - la limitazine del trattament e le altre garanzie previste per i dati relativi a cndanne penali a reati - la risluzine del cntratt (a qualsiasi titl) - le finalità che prsegun ltre la cnclusine del cntratt (es. tenuta della cntabilità, art c.c.) - i termini prescrizinali: da cinque a dieci danni dalla definizine del rapprt e cmunque dal mment in cui i diritti che ne dipendn pssn essere esercitati (artt. 2935, 2946 e 2947 c.c.) Salv, ancra, l eventuale cntenzis se cmprta una prrga dei termini predetti, per il temp necessari al perseguiment della relativa finalità La durata della cnservazine dipende dal rischi presunt e/ rilevat e dalle cnseguenze pregiudizievli che ne derivan, fatte salve le misure per rendere i dati annimi atte a limitarne il trattament In gni cas, i dati dvrann essere cnservati (cn decrrenza dalla cnscenza/rilevazine dell event di pericl di data breach) per il temp necessari a prcedere alla ntificazine all autrità garante della vilazine dei dati rilevati mediante le prcedure implementate dal Titlare e cmunque a rimediarvi Esaurite tutte le finalità che legittiman la cnservazine dei tui dati persnali, il Titlare avrà cura di cancellarli di renderli in frma annima. Quali sn i tui diritti? I diritti che ti sn ricnsciuti ti permettn di avere sempre il cntrll dei tui dati. I tui diritti sn quelli di: - access; - rettifica; - cancellazine; - limitazine del trattament; - ppsizine al trattament; - prtabilità. In sstanza tu, in gni mment e a titl gratuit e senza neri e frmalità particlari per la tua richiesta, pui: - ttenere cnferma del trattament perat dal Titlare - accedere ai tui dati persnali e cnscerne l rigine (quand i dati nn sn ttenuti da te direttamente), le finalità e gli scpi del trattament, i dati dei sggetti a cui essi sn cmunicati, il perid di cnservazine dei tui dati i criteri utili per determinarl; - aggirnare rettificare i tui dati persnali in md che sian sempre esatti e accurati;

6 - cancellare i tui dati persnali dalle banche dati e/ dagli archivi anche di backup nel cas, tra gli altri, in cui nn sian più necessari per le finalità del trattament se quest si assume cme illecit, e sempre se ne sussistan le cndizini previste per legge; e cmunque se il trattament nn sia giustificat da un altr mtiv ugualmente legittim; - limitare il trattament dei tui dati persnali in talune circstanze, ad esempi laddve tu ne abbia cntestat l esattezza, per il perid necessari al Titlare per verificarne l accuratezza. Tu devi essere infrmat, in tempi cngrui, anche di quand il perid di sspensine si sia cmpiut la causa della limitazine del trattament sia venuta men, e quindi la limitazine stessa revcata; - ttenere i tui dati persnali, se il lr trattament avvenga sulla base di un cntratt e cn strumenti autmatizzati, in frmat elettrnic anche al fine di trasmetterli ad altr titlare del trattament. Il Titlare dvrà prcedere in tal sens senza ritard e, cmunque, al più tardi entr un mese dal riceviment della tua richiesta. Il termine può essere prrgat di due mesi, se necessari, tenut cnt della cmplessità e del numer delle richieste ricevute. In tali casi la il Titlare entr un mese dal riceviment della tua richiesta, ti infrmerà e ti metterà al crrente dei mtivi della prrga. Per gni ulterire infrmazine e cmunque per inviare la tua richiesta scrivi a all indirizz della sua sede legale. Cme e quand pui pprti al trattament dei tui dati persnali? Per mtivi relativi alla tua situazine particlare, pui pprti in gni mment al trattament dei tui dati persnali se ess è fndat sul legittim interesse, inviand la tua richiesta a all indirizz della sua sede legale. Tu hai diritt alla cancellazine dei tui dati persnali se nn esiste un mtiv legittim prevalente rispett a quell che ha dat rigine alla tua richiesta. A chi pui prprre reclam? Fatta salva gni altra azine in sede amministrativa giudiziaria, pui presentare un reclam all autrità garante per la prtezine dei dati persnali, a men che tu nn risieda nn svlga la tua attività lavrativa in altr Stat membr. In tale ultim cas, in quell in cui la vilazine della nrmativa in materia di prtezine dei dati persnali avvenga in altr paese dell Ue, la cmpetenza a ricevere e cnscere il reclam sarà delle autrità di cntrll ivi stabilite. Ogni aggirnament della presente infrmativa ti sarà cmunicat tempestivamente e mediante mezzi cngrui e altrettant ti sarà cmunicat prima di prcedervi e in temp per prestare il tu cnsens se necessari.