Istruzioni per l Uso 1

Transcript

1 Istruzioni per l Uso 1

2 Indice Materiali...4 Materiali per il Cliente della Farmacia:...4 Materiali per la Farmacia:...4 Servizi e Procedure Operative...4 Servizi per il Cliente della Farmacia...4 Servizi Convenzionati del Network MEDFIT...4 Servizi Emergenze 24 ore**...4 Numero Verde Informazioni e Prenotazioni...4 Numero Verde Emergenze 24 H**...5 Servizi Internet: Area riservata ai Titolari su 5 Servizi per la Farmacia...5 Licenza d uso piattaforma WEB di e-crm...5 Username e Password...5 Sito Internet Profilo della Farmacia...6 Inserisci Dati Titolari di Card...6 Dati Titolari di Card... 6 Caricamento Punti...7 Consultazione Catalogo...7 Richiesta Premi...7 Importante! Wellcom sta portando a termine un accordo con il settore bancario grazie al quale la convenzione relativa al Network Medfit Farmacie Convenzionate sarà inserita in una card che verrà omaggiata ad oltre correntisti e relative famiglie. Non perdere questa occasione!...7 Reclami...8 Suggerimenti... 8 Sostituzione Card... 8 Reportistica...8 Privacy...9 Modalità di distribuzione della Carta Fedeltà...9 Manifestazione a Premi...9 Trasmissione dei dati via FTP sul Server WEB wellcom...9 Modalità di Accreditamento dei punti...10 Modalità di richiesta dei premi...10 Modalità di invio dei premi alla Farmacia

3 Benvenuto in FARMAClub! Ci congratuliamo con te e ti ringraziamo per avere scelto di aderire al programma fedeltà più diffuso in Italia, appositamente realizzato per la Farmacia. Di seguito trovi le istruzioni operative e alcuni suggerimenti pratici necessarie per poterlo gestire al meglio. Ti suggeriamo di stampare questa Guida e di divulgarla a tutti i tuoi Collaboratori coinvolti nella gestione del programma fedeltà. Per qualsiasi ulteriore informazione puoi contattare il Servizio di Help Desk Telefonico al numero dalle ore alle ore dei giorni feriali, agosto escluso Staff FARMAClub 3

4 Materiali Appena ricevi i materiali è importante controllare che sia stato consegnato tutto quanto previsto dall ordine che hai eseguito. Materiali per il Cliente della Farmacia: 1. Card 2. Guida ai Servizi 3. Catalogo Premi Materiali per la Farmacia: 1. Moduli per la Raccolta dei Dati del Cliente a cui viene consegnata la Carta Fedeltà di FARMAClub, 2. Locandine 50x 70 cm 3. Espositore da Banco 4. Leaflet da inserire nell Espositore da Banco 5. Vetrofania Servizi per il Cliente della Farmacia Servizi e Procedure Operative Servizi Convenzionati del Network MEDFIT Questi servizi consentono al Titolare di Card di prenotare servizi ed effettuare acquisti con sconti fino al 70% negli oltre centri convenzionati affiliati al network e presenti in tutta Italia. I servizi convenzionati sono validi per il Titolare di Card e i suoi familiari in tutta Italia fino alla scadenza riportata sulla Card. Servizi Emergenze 24 ore** I servizi Emergenze 24 ore offrono al Titolare di Card FARMAClub la possibilità di richiedere consulenze mediche telefoniche 24 ore su 24 ogni giorno dell anno. In casi di emergenza viene inviato il Medico e/o l ambulanza direttamente al domicilio del Titolare i servizi emergenze 24 ore sono validi per il Titolare di Card in tutta Italia fino alla scadenza riportata sulla Card. Numero Verde Informazioni e Prenotazioni Il numero è dedicato a chi desidera richiedere informazioni ed effettuare prenotazioni presso i centri convenzionati del network Medfit. Nel caso dei servizi sanitari, gli sconti previsti si applicano solo a visite ed accertamenti effettuati in regime privato. Non possono essere effettuati sconti sul valore del Ticket nel caso in cui il Titolare di Card utilizzi il servizio pubblico tramite ASL. 4

5 Numero Verde Emergenze 24 H** Questo numero è dedicato ai servizi emergenze 24 ore ed attivo 24 ore su 24 tutti i giorno dell anno. Servizi Internet: Area riservata ai Titolari su Il Titolare di Card FARMAClub ha a disposizione un area riservata sul sito Internet All interno dell area riservata il Titolare di Card potrà controllare il saldo punti, consultare i catalogo dei premi ed effettuare la richiesta dei premi. Se il cliente effettua la richiesta dei premi dal sito Internet la Farmacia che ha emesso la Card riceverà in automatico una mail di segnalazione dove comparirà il codice della Card, il nominativo del Titolare e il/i premio/i richiesto/i. Nota importante: Per potersi registrare è necessario che i dati del Titolare di Card siano già stati inseriti nel database. In caso contrario la registrazione non potrà essere effettuata. Questa procedura è stata decisa per motivi di sicurezza. Pertanto è molto importante che la Farmacia inserisca regolarmente i dati dei titolari a cui ha consegnato la Card utilizzando il sito Internet come meglio sotto specificato. Nel caso in cui la Farmacia abbia sottoscritto con wellcom un contratto che prevede da parte di wellcom l attività di inserimento dei dati relativi ai titolari a cui la Farmacia ha consegnato la Card, è di fondamentale importanza che la Farmacia invii ogni settimana a mezzo raccomandata A/R - i moduli raccolta dati, debitamente compilati e autorizzati dal Titolare che ha ricevuto la carta fedeltà. **: Previsti solo per la Formula Plus Servizi per la Farmacia Licenza d uso piattaforma WEB di e-crm Username e Password Alla tua Farmacia sono assegnate Username e Password per accedere all area riservata alle Farmacie aderenti a FARMAClub. Username e Password sono inviate da Wellcom via Fax e devono essere conservate in luogo sicuro. Sito Internet Per accedere all area riservata è necessario seguire queste semplici istruzioni: 1. collegarsi al sito Internet 2. entrare nell Area Riservata alle Farmacie digitando Username e Password negli appositi campi e facendo attenzione a inserire correttamente Username e Password forniti da wellcom. Nell Area riservata alla tua Farmacia hai a disposizione una serie di servizi che trovi nel menù di navigazione alla tua sinistra: 5

6 Profilo della Farmacia In questa sezione puoi aggiornare i dati riguardanti la tua Farmacia. E importante controllare sempre che i dati inseriti siano corretti ed, eventualmente, aggiornarli, cliccando sul tasto Modifica. Al termine della modifica, clicca sul tasto Conferma per salvare le modifiche effettuate. Inserisci Dati Titolari di Card In questa sezione puoi inserire e/o modificare i dati di un Titolare di Card. Per potere effettuare nuovi inserimenti o modifiche devi inserire il Codice Card e cliccare sul tasto Cerca. Se si tratta di un nuovo Titolare puoi procedere immediatamente a inserire i dati e al termine cliccare sul tasto Conferma. Se invece devi modificare i dati di un Titolare già presente (ad es. ha cambiato indirizzo o numero di telefono) devi scorrere la pagina fino in fondo, cliccare sul tasto Modifica, editare i dati che desideri modificare e, al termine, cliccare sul tasto Conferma Modifica. Dati Titolari di Card In questa sezione puoi cercare i Titolari di Card con 3 diversi criteri che possono essere usati insieme o separatamente: per codice per cognome per località Se vuoi vedere tutte le Card che hai distribuito inserisci il tuo codice Farmacia ovvero le prime 4 cifre che trovi sul retro delle Card che ti abbiamo consegnato. In questo modo il sistema caricherà tutte le Card che sono state emesse e per ciascuna potrai visualizzare il nominativo corrispondente, il comune, la provincia e il numero di punti accumulati. Se vuoi controllare ulteriori dettagli devi cliccare sul codice Card o sul nominativo. Così facendo entri nella scheda di ciascun cliente dove puoi verificare i dati anagrafici e il dettaglio punti. Se invece conosci già il codice Card che vuoi controllare digita tutte le 8 cifre (ad esclusione dei ++). NOTA: Se i dati del Cliente non sono stati ancora inseriti nel database, a fianco di ciascun codice troverai scritto Anagrafica non Disponibile. 6

7 Caricamento Punti Questa sezione serve per caricare manualmente i punti che devono essere accreditati a un cliente. Inserisci il codice Card, l importo della spesa effettuato e, se desideri, contrassegna i campi relativi alle categorie merceologiche dei prodotti acquistati. Clicca sul tasto Conferma. Il sistema in automatico accrediterà il numero di punti sul codice card che hai inserito. Consultazione Catalogo Questa sezione serve per consultare il catalogo e richiedere i premi. Richiesta Premi Questa sezione serve per richiedere direttamente i premi. Inserisci il codice Card, il sistema visualizzerà soltanto i premi che possono essere richiesti in base al monte punti accumulati sul codice card che hai inserito. Scegli i premi e, per ciascun premio, le relative quantità. Clicca sul tasto Conferma, si aprirà una pagina di riepilogo. Controlla che i dati siano corretti e clicca sul tasto Invia la Richiesta. In automatico sarà generata una indirizzata a Wellcom che provvederà a evadere la richiesta nei termini riportati nel contratto di fornitura. Convenzionati al Network MedFit In questa sezione trovi il Form per richiedere l adesione al Network MedFit in qualità di Centro Convenzionato. La convenzione è gratuita. Ogni centro convenzionato garantisce ai Clienti Titolari di Card Aziendali - o di altre Carte Fedeltà rilasciate da settori diversi da quello delle farmacie - di usufruire di sconti e agevolazioni al momento dell acquisto. La Farmacia convenzionata dovrà applicare uno sconto preferibilmente non inferiore al 10% - sui prodotti parafarmaceutici, cosmetici, ecc. ecc. ai Titolari di Card preventivamente segnalate da Wellcom. Per aderire a questa iniziativa scarica il Form in formato PDF (se non hai Acrobat-Reader, lo puoi scaricare direttamente). Compila il Form in ogni sua parte, indica la percentuale di sconto che vuoi applicare, timbralo, firmalo negli appositi spazi contrassegnati e invialo per fax a Wellcom al numero Importante! Wellcom sta portando a termine un accordo con il settore bancario grazie al quale la convenzione relativa al Network Medfit Farmacie Convenzionate sarà inserita in una card che verrà omaggiata ad oltre correntisti e relative famiglie. Non perdere questa occasione! 7

8 Reclami Se non sei soddisfatto dell offerta FARMAClub, puoi compilare il form e inviarci una mail. Ogni tuo reclamo sarà per noi un aiuto prezioso che ci servirà per migliorare la qualità del servizio offerto. Segnalazioni Questa sezione serve a segnalare centri che operano (nel mondo della salute, del benessere e del tempo libero) sul territorio della tua Farmacia e ai quali ti interessa proporre la convenzione al Network MedFit. Compila il form e clicca sul tasto Invia. Sarà nostra cura contattare i Centri da te segnalati per proporre, gratuitamente, la convenzione. Suggerimenti Se hai dei suggerimenti da dare puoi compilare il form che trovi in questa sezione e cliccare sul tasto Invia. Sostituzione Card In caso di furto/smarrimento è possibile sostituire il codice Card con un nuovo codice. Per effettuare correttamente questa operazione segui diligentemente le seguenti istruzioni: 1. inserisci il vecchio codice 2. clicca sul tasto Cerca 3. Clicca sul vecchio codice che viene visualizzato 4. Inserisci il nuovo codice 5. Clicca sul Tasto Conferma Questa operazione deve essere effettuata PRIMA di accreditare punti sul nuovo codice. In questo modo se sul vecchio codice erano presenti dei Punti, questi saranno automaticamente trasferiti sul nuovo Codice. Se sul nuovo codice vengono accreditati nuovi punti senza avere effettuato prima l operazione sopra descritta non sarà più possibile trasferire automaticamente i punti che erano presenti sul vecchio codice al nuovo codice Card. I punti potranno essere trasferiti dal vecchio al nuovo codice tramite procedura manuale dalla sezione Caricamento Punti Reportistica In questa sezione trovi un cruscotto per controllare l andamento del tuo programma fedeltà e avere una serie di informazioni utili a capire come è composto il portafoglio dei clienti che hanno ricevuto la Card. I report che trovi in questa sezione sono il risultato dei dati che hai raccolto quando hai distribuito la Card ai tuoi Clienti. Per avere report completi è importante raccogliere tutte le informazioni presenti sul modulo raccolta dati che fai compilare al Cliente al momento del rilascio della Card. 8

9 Privacy Tutti dati raccolti nell ambito del programma FARMA Club non sono sensibili. I dati sono utilizzati soltanto per le attività correlate all iniziativa. Modalità di distribuzione della Carta Fedeltà La carta Fedeltà deve essere distribuita al maggior numero di Clienti. Prima di consegnare la Card è necessario che il Cliente della Farmacia compili il modulo sotto riportato e autorizzi al trattamento dei dati. In caso di prima emissione il Farmacista deve scrivere a penna nell apposito spazio e in modo chiaro e leggibile il codice consegnato al Cliente e la data. Senza autorizzazione è sconsigliabile consegnare la Card. Nel modulo sono indicati con un * i campi obbligatori, che corrispondono ai dati anagrafici. Oltre a questi ci sono una serie di altri dati che è consigliabile farsi rilasciare. Ricordati che il successo di un programma fedeltà dipende anche dalla qualità e dalla quantità di informazioni che hai dei tuoi Clienti. Il database di informazioni relative ai tuoi clienti rappresenta, per la tua Farmacia, il vero patrimonio di questa iniziativa. Manifestazione a Premi Il programma FARMAClub prevede una manifestazione a premi tramite Raccolta Punti e relativo Catalogo Premi. La meccanica della Raccolta Punti prevede l accreditamento di 1 Punto Benessere per ogni Euro di spesa effettuata. I Punti sono accreditati solo per l acquisto di prodotti parafarmaceutici, cosmetici e integratori alimentari. Non possono essere accreditati punti per l acquisto di prodotti etici, OTC e SOP. Trasmissione dei dati via FTP sul Server WEB wellcom Per potere effettuare la trasmissione dei dati tra la Farmacia e il server WEB wellcom è necessario effettuare un implementazione del software della Farmacia. La modifica viene effettuata direttamente dalla softwarehouse della Farmacia. Per poter dialogare con il server web wellcom il software della Farmacia deve operare in ambiente Windows o Unix. Non sono compatibili i software delle Farmacie che operano in ambiente DOS: Per garantire che i dati relativi ai Titolari di Card siano sempre allineati sul gestionale della Farmacia e sul sito internet è importante che la Farmacia invii regolarmente i dati ogni giorno. L invio dei dati dalla Farmacia al server web di wellcom deve essere effettuato la sera prima della chiusura. Al mattino la Farmacia, prima di iniziare la normale attività, deve richiamare i dati dal server web wellcom e portarli sul gestionale della Farmacia. Nel caso in cui si verificassero errori di trasmissione dalla Farmacia al server web wellcom, partirà in automatico una al referente della softwarehouse della tua Farmacia in modo da poter correggere immediatamente eventuali errori. Ogni softwarehouse che collabora con wellcom per l implementazione del software gestionale ha già ricevuto il tracciato a cui deve attenersi per garantire la qualità dei dati in ingresso e in uscita. Se il tracciato non viene rispettato il sistema scarta i file non conformi e questo può provocare il disallineamento dei dati e dei punti. 9

10 Modalità di Accreditamento dei punti Accreditare i punti sulla Card di FarmaClub è molto semplice: quando il Cliente sta per effettuare il pagamento devi richiedere la Card e leggere il Codice a Barre (che si trova stampato sul retro della Card in basso) con la penna ottica e/o lo scanner che usi per leggere il codice dei prodotti. In alcuni casi la penna e/o lo scanner non riescono a leggere il codice della Card di FarmaClub. N questi casi è necessario controllare il settaggio della penna e/o dello scanner interpellando il rivenditore. In questo modo il sistema abbinerà a ciascun codice Card i codici dei prodotti acquistati e accrediterà automaticamente i Punti Benessere in base al volume di spesa effettuato. Modalità di richiesta dei premi I premi devono essere richiesti attraverso il sito Internet come sopra indicato. In alternativa è possibile ordinare il premio tramite il Servizio di Help Desk telefonico contattando il numero Modalità di invio dei premi alla Farmacia Una volta completata la richiesta, il premio sarà inviato alla Farmacia richiedente entro il termine previsto dal contratto di fornitura. 10