MANUALE OPERATIVO DENUNCIA ON LINE

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1 1/20 MANUALE OPERATIVO DENUNCIA ON LINE

2 INDICE 1 SCOPO E CONTENUTO DEL DOCUMENTO RIFERIMENTI ACCESSO ALL APPLICATIVO Primo accesso Accessi successivi Password dimenticata AREA PERSONALE Modifica del profilo Cambio password AREA D.O.L Visualizzazione delle D.O.L. inserite Inserimento di una nuova D.O.L AREA TRACKING /20

3 1 SCOPO E CONTENUTO DEL DOCUMENTO Il presente manuale ha lo scopo di descrivere la procedura di accesso ai servizi Inserimento Denuncia On Line (D.O.L.) e Tracking pratiche dedicato agli assicurati tramite la cassa di assistenza EMAPI. Oltre al canale postale, l assistito può inoltrare le richieste di rimborso in formato elettronico (D.O.L.), allegando la documentazione di spesa e i certificati medici. Questa modalità di invio offre un risparmio sulle spese di spedizione e garantisce l arrivo della documentazione presso gli uffici liquidativi in tempi molto più rapidi rispetto all inoltro cartaceo tradizionale. Inoltre, in qualsiasi momento l assistito può visualizzare on-line lo stato di lavorazione delle pratiche di cui ha richiesto la gestione (servizio Tracking pratiche). 2 RIFERIMENTI Nomi e dati di clienti e operatori presenti nelle figure sono di fantasia e/o mascherati graficamente al fine di preservarne l identità. 3 ACCESSO ALL APPLICATIVO 1) Aprire una pagina web tramite un browser, per esempio Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome (consigliato Internet Explorer 8 o superiore) 2) Digitare nella barra degli indirizzi Viene visualizzata la pagina relativa all autenticazione dell utente (Figura 3.1). Figura Login form L accesso al sito è consentito solamente al titolare della polizza, d ora in avanti chiamato Capo nucleo; questi potrà usufruire del servizio di Inserimento D.O.L. e Tracking pratiche per tutti i sinistri relativi ai familiari compresi nel nucleo. 3/20

4 3.1 Primo accesso Per accedere ai servizi descritti sopra è necessario autenticarsi. Il primo accesso può avvenire cliccando su Registrazione in alto a destra nella pagina (Figura 3.2). Figura 3.2 Registrazione Apparirà un form da compilare (Figura 3.3) nel quale sono richiesti i seguenti dati: codice fiscale: codice fiscale del Capo nucleo, da inserire senza spazi o trattini separatori; nome: nome del Capo nucleo cognome: cognome del Capo nucleo; luogo di nascita: luogo di nascita del Capo nucleo; data di nascita: data di nascita del Capo nucleo, da inserire in formato gg/mm/aaaa. Figura Verifica dati anagrafici Successivamente è necessario inserire i dati di registrazione dell utente (Figura 3.4): indirizzo al quale verrà inviata la comunicazione di avvenuta registrazione nonché le successive notifiche riguardanti lo stato di lavorazione delle pratiche; cellulare: numero di cellulare (facoltativo) password: password scelta dall utente, da ripetere due volte nei campi Nuova password e Conferma nuova password. Criteri di scelta della password: 1. minimo 8 caratteri 2. almeno una lettera minuscola 3. almeno una lettera maiuscola 4. almeno un numero. 4/20

5 Figura Dati utente In seguito occorre fornire il consenso al trattamento dei dati personali. Il testo dell informativa sulla privacy ai sensi dell art. 13 è visibile nella pagina di registrazione (Figura 3.5) ed è riportato per facilità di consultazione in appendice al presente manuale. Figura Informativa sulla privacy Per procedere con la registrazione si richiede di apporre una spunta sia nel check-box di dichiarazione di presa visione sia in quello di consenso al trattamento dei dati personali (Figura 3.6). Figura Consenso al trattamento dei dati personali Infine, per rispettare gli standard di sicurezza occorre riportare nell apposito spazio i caratteri di controllo indicati nell immagine. Il sistema è case sensitive, pertanto è necessario che il codice inserito rispetti la corretta sequenza di maiuscole e minuscole. Se i caratteri di controllo non fossero leggibili, è possibile usare il pulsante Rigenera caratteri (Figura 3.7). Figura Captcha Al termine della procedura basterà cliccare su Invia richiesta per confermare la domanda di registrazione (Figura 3.8). 5/20

6 Figura Invia richiesta Verrà quindi visualizzata la conferma dell avvenuta registrazione (Figura 3.9). Figura Registrazione completata A breve seguirà la ricezione di un che attesta la richiesta di autenticazione; per completare la procedura sarà sufficiente attivare l utenza tramite il link segnalato nel messaggio. Nella comunicazione (Figura 3.10) viene anche riportato l indirizzo del portale al quale è necessario autenticarsi per poter usufruire dei servizi D.O.L. e Tracking pratiche ; il login avverrà inserendo il codice fiscale e la password scelta in fase di registrazione. Figura di conferma Dopo aver cliccato su confermare nel testo dell , apparirà la schermata di conferma di attivazione dell utenza (Figura 3.11); da questo momento l utente è abilitato ai servizi on-line. Figura Attivazione completata 6/20

7 3.2 Accessi successivi Superata la fase di registrazione, l assistito potrà accedere al servizio Inserimento D.O.L. e Tracking pratiche dopo essersi autenticato nella pagina d accesso raggiungibile tramite il link (Figura 3.12). Per autenticarsi è necessario inserire: nome utente: codice fiscale del Capo nucleo, da inserire senza spazi, trattini o altri caratteri separatori; password: password scelta in fase di registrazione, rispettando la sequenza di maiuscole e minuscole. Figura Login Se i dati inseriti sono corretti, l utente verrà indirizzato alla pagina di gestione dei servizi on-line; altrimenti comparirà un messaggio di errore (Figura 3.13) e sarà necessario ripetere l inserimento di nome utente e password. Nel caso in cui il login fallisca, è possibile modificare la password mediante la procedura descritta nel paragrafo seguente. Figura Nome utente/password errati Password dimenticata Nel caso in cui l assistito abbia dimenticato la password inserita all atto della registrazione può procedere alla modifica cliccando su Dimenticata? nella schermata di accesso (Figura 3.14). 7/20

8 Figura Password dimenticata Apparirà la pagina di richiesta di una nuova password (Figura 3.15). Figura Richiesta nuova password 8/20

9 Dopo aver inserito lo username, ossia il codice fiscale del Capo nucleo, l indirizzo indicato nella fase di registrazione e aver cliccato su Richiedi, l utente verrà indirizzato alla pagina di conferma della richiesta di modifica della password (Figura 3.16). Figura Richiesta inviata A breve l assistito riceverà inoltre una nella quale si chiede di confermare la richiesta inoltrata (Figura 3.17). Figura di conferma modifica password Cliccando su Confermo la richiesta nel testo dell l utente verrà indirizzato a una schermata che permette di procedere con la modifica della password (Figura 3.18); gli sarà richiesto di inserire per due volte la stessa nuova password nei campi Nuova password e Conferma password. 9/20

10 Figura Inserimento nuova password Se l inserimento è andato a buon fine verrà visualizzata la pagina di accesso al portale; per consultare i servizi sarà sufficiente inserire il nome utente (codice fiscale del Capo nucleo) e la password appena impostata con la procedura di modifica. È possibile inserire la nuova password al massimo entro tre ore dalla richiesta di modifica; trascorso questo tempo l utente che avesse dimenticato i dati di accesso è tenuto a richiederne nuovamente la modifica. 4 AREA PERSONALE Dopo essersi autenticati correttamente, verrà visualizzata una pagina divisa in tre paragrafi: l area personale di riepilogo dati anagrafici, la sezione D.O.L. e il servizio Tracking pratiche (Figura 4.2). Da questa pagina è possibile inoltra scaricare la manualistica e il modulo cartaceo per la richiesta di rimborso da inoltrare via posta tradizionale (Figura 4.1). Figura Documenti scaricabili 10/20

11 Figura Pagina personale Nella prima sezione (Figura 4.3) sono riportati i dati anagrafici del titolare della polizza, altrimenti detto Capo nucleo, ovvero: codice fiscale: codice fiscale del Capo nucleo nome: nome del Capo nucleo cognome: cognome del Capo nucleo indirizzo: indirizzo del Capo nucleo telefono: recapito telefonico del Capo nucleo (se presente) indirizzo di posta elettronica del Capo nucleo, inserito durante la registrazione data di nascita: data di nascita del Capo nucleo matricola: numero di matricola del Capo nucleo polizza: numero di polizza alla quale il nucleo familiare ha aderito. 11/20

12 Figura Riepilogo dati personali 4.1 Modifica del profilo Nel caso ci si accorgesse che le informazioni riportate nell area personale non siano corrette è possibile modificarle tramite il pulsante Modifica profilo riportato a destra del riepilogo dati personali (Figura 4.4). Figura Modifica profilo Cliccando sull icona Modifica profilo appare una pagina (Figura 4.5) che permette di modificare alcuni dati. Le generalità a cui è possibile apportare correzioni sono le seguenti: anagrafica: inserire città, provincia, CAP e indirizzo corretti nei relativi campi coordinate bancarie: inserire l IBAN utilizzando la divisione in codice nazionale (2 caratteri), CIN1 (check digit, 2 cifre di controllo) e CIN2 (control internal number, 1 lettera di controllo), ABI (5 caratteri), CAB (5 caratteri), numero di conto corrente (12 caratteri) recapiti: inserire gli eventuali numeri di telefono (personale, cellulare, ufficio) e l indirizzo corretto. Per confermare è sufficiente cliccare su Salva. Figura Pagina di modifica dei dati 12/20

13 Nella parte inferiore della pagina vengono riportati i familiari appartenenti al nucleo; per ciascuno di essi è possibile apportare eventuali correzioni ai dati cliccando su Modifica (Figura 4.6). Figura Visualizzazione elenco familiari Apparirà una pagina (Figura 4.7) attraverso la quale è possibile modificare i dati della persona selezionata, con gli stessi criteri descritti sopra. Figura Modifica dati dei familiari 4.2 Cambio password È possibile modificare la propria password cliccando su Cambia password in alto nella pagina dell area personale (Figura 4.8). Figura Cambia password 13/20

14 Verrà visualizzata la schermata di modifica delle credenziali (Figura 4.9), nella quale inserire: password attuale: la password utilizzata per l accesso al sito, che si vuole modificare nuova password: la nuova password che si vuole impostare conferma password: ripetere la nuova password che si vuole impostare. Figura Form di cambio password Se la modifica è andata a buon fine, l utente verrà indirizzato alla pagina di login, nella quale è tenuto ad inserire nome utente (codice fiscale del Capo nucleo) e nuova password inserita per accedere ai servizi on-line. Se invece la nuova password non è stata inserita in modo identico nei campi Nuova password e Conferma password verrà visualizzato un messaggio di errore (Figura 4.10); per procedere è necessario ripetere l inserimento in modo corretto. Figura Nuove password non identiche Allo stesso modo se la password in uso è stata inserita in modo errato comparirà un avviso (Figura 4.11); l utente dovrà quindi ripetere la procedura. 14/20

15 Figura Password in uso errata 5 AREA D.O.L. La seconda sezione è dedicata alle D.O.L. (Denunce On Line). Da questo pannello (Figura 5.1) è possibile visualizzare le richieste di rimborso già inoltrate in modalità on-line e inserire una nuova richiesta. Figura Lista D.O.L. 5.1 Visualizzazione delle D.O.L. inserite Le richieste di rimborso già inoltrate vengono visualizzate con le seguenti informazioni: numero progressivo di D.O.L. cognome e nome della persona che richiede l indennizzo data di invio della D.O.L. stato di lavorazione della D.O.L.: in attesa (richieste non ancora prese in carico) o chiusa (richieste lavorate). Cliccando su Visualizza viene data la possibilità di visionare una richiesta di rimborso precedentemente inserita, senza possibilità di modifica. Il pulsante Aggiungi Doc. permette invece di riaprire una D.O.L. per aggiungere dei documenti; questo pulsante è attivo solo se la richiesta non è ancora stata presa in carico (cioè è in stato In attesa ). Il pulsante riportato a destra, invece, permette di visualizzare il pdf della denuncia inserita per via telematica (lo stesso documento viene inviato in allegato ad una mail al completamento della richiesta di rimborso). 15/20

16 5.2 Inserimento di una nuova D.O.L. Per inserire una nuova richiesta di rimborso è necessario cliccare sul pulsante Inserisci nuova (Figura 5.2). Se l assistito sceglie di inoltrare la denuncia tramite il servizio D.O.L., non è necessario inviare la documentazione cartacea per via postale tradizionale. Figura Inserisci nuova D.O.L. Si viene indirizzati ad una pagina di data entry (Figura 5.3). La prima sezione riporta i dati di polizza e i dati anagrafici del titolare della copertura. Segnaliamo che i dati visualizzati, ad eccezione dei recapiti telefonici, non sono modificabili da questa scheda; pertanto qualora l assistito notasse degli errori o imprecisioni è pregato di correggerli tramite il servizio Modifica profilo disponibile nell area personale. Figura Dati anagrafici nuova D.O.L. Successivamente l assistito deve scegliere il familiare per il quale intende richiedere il rimborso tramite il menu a tendina che viene proposto (Figura 5.4). Figura Persona per cui si chiede il rimborso La sezione seguente (Figura 5.5) è dedicata alle coordinate bancarie (IBAN) e propone quelle del capo nucleo. È comunque possibile scegliere un altro intestatario del conto corrente, purché si tratti di un familiare, selezionandolo dal menu a tendina presente. Figura Coordinate IBAN Di seguito è necessario indicare le garanzie per le quali si richiede il rimborso, selezionando nel relativo checkbox la voce interessata (Figura 5.6). 16/20

17 Figura Selezione delle garanzie Una volta selezionata la prestazione per cui si richiede il rimborso, si devono allegare i documenti necessari alla gestione della pratica, il cui elenco viene riportato nella pagina per comodità (Figura 5.7). Figura Consigli sui documenti necessari Per ciascun documento bisogna specificare: tipo del documento, tramite scelta dal menu a tendina (Cartella clinica o Fattura/Scontrini/Ticket) numero del documento (obbligatorio per fatture, scontrini e ticket) data di emissione (obbligatorio per fatture, scontrini e ticket) ente/professionista che ha emesso il documento importo (obbligatorio per fatture, scontrini e ticket) Il pulsante Sfoglia permette di selezionare il documento da inserire e confermare (Figura 5.8). Figura Inserimento documenti Cliccando su Allega si aprirà la maschera di caricamento dei documenti (Figura 5.9); in questa finestra cliccando su Sfoglia (o Browse ) sarà possibile selezionare da una propria cartella il documento da allegare. Una volta selezionato il documento, cliccare su Carica per confermare l allegato. 17/20

18 Figura Caricamento documenti Il nome del documento caricato verrà visualizzato nella schermata dell inserimento D.O.L. (Figura 5.10). Qualora l assistito volesse eliminare il documento caricato, potrà cliccare sul simbolo del cestino. Figura Documento caricato La dimensione di ogni file allegato alla pratica non deve superare la soglia di 10Mb, a tale proposito si consiglia di generare file di tipo pdf con la minima dimensione possibile. Non è possibile inserire informazioni relative ai documenti senza allegare alcun pdf: in questo caso la richiesta non verrà accettata e comparirà il messaggio di errore Allegato n mancante. Se opportuno, l assicurato potrà inserire delle note a specifica della richiesta di rimborso (Figura 5.11). Ribadiamo che è sempre necessario indicare nelle note se la documentazione inviata è riferita ad un altra richiesta già denunciata, per esempio nel caso di documentazione aggiunta dall assistito in un secondo momento (indicare sempre il numero di denuncia a cui ci si riferisce). Figura Campo note Per concludere l inserimento della D.O.L. l assicurato dovrà fornire dichiarazione di presa visione dell informativa sulla privacy spuntando l apposito check-box; successivamente potrà premere il pulsante invia (Figura 5.12). 18/20

19 Figura Informativa sulla privacy All avvenuto inserimento della D.O.L., l assistito riceverà una comunicazione di conferma tramite ; da questo momento la denuncia inserita sarà visibile nell elenco. Oltre alla comunicazione di conferma, l assistito riceverà anche in allegato il pdf che riporta le informazioni inserite tramite la D.O.L. Nel caso invece si verificassero errori all atto dell invio, il sistema segnalerà in rosso i campi mancanti o non compilati correttamente (Figura 5.13 e Figura 5.14); dopo aver proceduto alle dovute correzioni si potrà riconfermare l inserimento della D.O.L. tramite il pulsante invia. Figura Segnalazione di errori Figura Campo non compilato correttamente Ricordiamo che in caso di sospensione dell attività da parte dell iscritto per oltre 25 minuti la sessione scade e sarà pertanto necessario completare di nuovo la procedura di accesso inserendo codice fiscale e password. 6 AREA TRACKING In questa area è possibile visualizzare lo stato di lavorazione delle richieste di rimborso inviate. Il quadrante riferito al tracking riporta: il riferimento alla D.O.L.; il numero di sinistro; la persona che richiede il rimborso; Figura Tracking pratiche 19/20

20 la data del timbro postale relativo all invio della richiesta; la data di ricezione della richiesta di rimborso; lo stato della pratica e, al termine della gestione, la data di liquidazione/reiezione con eventuali motivazioni e importi. Il sinistro viene visualizzato come In lavorazione fino a che non viene chiuso dall operatore. A destra, nella sezione tracking, è presente un icona documenti che permette di visualizzare le lettere di liquidazione/reiezione associate alla denuncia. Infatti, all atto di chiusura da parte dell operatore, l assistito riceverà un che lo inviterà ad accedere alla propria area personale per visualizzare il documento emesso. Cliccando sull icona documenti è possibile vedere tutte le lettere associate al sinistro, per esempio riemesse in caso di integrazione della documentazione. Tramite i pulsanti collocati in fondo alla pagina è possibile utilizzare dei filtri per visualizzare le richieste inoltrate (Figura 6.2). Figura 6.2 Filtri A fine attività è consigliato uscire dalla pagina cliccando in alto su Log out. 20/20