Utilizzare il fax di windows (XP)

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1 Utilizzare il fax di windows (XP) Indice Installazione del software...2 Prima configurazione del sistema...3 Come ricevere un Fax...6 Come inviare un fax...9 Come importare un file di tipo Excel nella rubrica del fax Redatto da : Enzo Grasseni 1

2 Installazione del software Cosa essenziale è avere installato sul PC un modem del tipo adatto (Modem-Fax), quindi si dovranno installare i servizi Fax di Exchange: dal Pannello di controllo seleziona Installazione Applicazioni Installazione componenti di windows Selezionare servizi fax Confermare con Avanti ATTENZIONE!! il programma di installazione richiederà il CD di windows XP Redatto da : Enzo Grasseni 2

3 Prima configurazione del sistema Se si vuole configurare il sistema fax, è sufficiente fare un doppio click sull icona del fax nelle stampanti. Le quattro cartelle identificano i Fax arrivati Fax che sono in corso di acquisizione Fax inviati Fax che sono in corso di invio Redatto da : Enzo Grasseni 3

4 Nel menù strumenti troviamo : Le informazioni del mittente che potrebbero essere stampate sul frontespizio Redatto da : Enzo Grasseni 4

5 La possibilità di creare un frontespizio personalizzato. Qui potete disegnare il frontespizio, importando il vostro logo ma anche i campi standard con il menù Inserisci ATTENZIONE!! Il sistema propone già alcuni frontespizi che possono essere scelti al momento dell invio. Redatto da : Enzo Grasseni 5

6 Come ricevere un Fax Si deve abilitare la risposta alle chiamate in arrivo: Selezionare dal menù Strumenti / Avanti Impostare se necessario le informazioni utenti che verranno riportate sul frontespizio. Redatto da : Enzo Grasseni 6

7 Selezionare il modem che si intende utilizzare, avendo cura di selezionare anche il flag relativo all abilitazione alla ricezione ed impostare il numero di squilli prima che il fax intervenga. L identificativo IDST è quanto comparirà nella prima riga di chi riceve il fax L identificativo IDSR è quanto comparirà quando si riceve un fax. Redatto da : Enzo Grasseni 7

8 L ultima richiesta è forse la più interessante, è possibile stampare in automatico i fax che vengono ricevuti, oppure salvarli in una cartella condivisa da più utenti. Al termine per mantenere il sistema in ricezione selezionare dal menù : file / ricevi Fax Redatto da : Enzo Grasseni 8

9 Come inviare un fax Per inviare un documento basta stamparlo selezionando come stampante FAX, oppure selezionare dal menù File / Invia Fax / Avanti. Nella casella A : inserire il nome del destinatario, se esiste in rubrica il numero verrà preso in automatico, altrimenti nella casella Numero FAX impostate il numero di fax, oppure selezionatelo nella rubrica. Confermate con aggiungi, possono essere inseriti più numeri di fax per un invio simultaneo. Redatto da : Enzo Grasseni 9

10 Nel caso utilizzaste la rubrica Selezionate gli utenti a cui volete inviare il fax e spostateli nel riquadro destinatari con il pulsante A->. Redatto da : Enzo Grasseni 10

11 Se inserire un nuovo destinatario per utilizzi futuri, avvaletevi del pulsante Nuovo Contatto. Al termine confermate con Avanti. Redatto da : Enzo Grasseni 11

12 Scegliete il frontespizio che più vi aggrada (o quello che avete creato), l oggetto da riportare nl frontespizio e le eventuali note. È possibile cambiare anche le informazioni relative al mittente, nel caso in cui dobbiate fare un invio estemporaneo con altre informazioni. Confermando con Avanti si arriva all ultima richiesta, quando inviare il fax: Redatto da : Enzo Grasseni 12

13 E possibile inviare il fax immediatamente o in modo differito, impostando l ora a cui inviarlo. Inoltre nel caso di invii di più fax differenti decidere con quale priorità inviare il fax. Redatto da : Enzo Grasseni 13

14 Come importare un file di tipo Excel nella rubrica del fax. Prima di tutto è bene sapere che la rubrica del FAX è condivisa con quella di Outlook, ed è proprio qui che deve essere importata. Per rendere il documento il più generale possibile le istruzioni che seguono si riferiranno ad Outlook Espress. Per chi volesse fare una copia della rubrica, prima di importare i dati questa si trova in : C:\Documents and Settings\<user>\Dati applicazioni\microsoft\address Book.\<user>.wab (oppure cercate un file *.wab) Per creare il file ci si può avvalere di uno strumento come excel, oppure open office, ma funziona anche un comune editor ASCII. Il file deve avere i campi separati da, (virgole), in altre parole deve essere in formato CSV, se lavorate con excel oppure open office è sufficiente salvare il file in formato CSV. La prima riga deve contenere l intestazione dei campi, un esempio : Ragione sociale teleuff teleabit fax mario [email protected] giuseppe [email protected] Il file che si ottiene una volta salvato in formato CSV è il seguente : Ragione sociale; ;teleuff;teleabit;fax mario;[email protected];2360;2562;11111 giuseppe;[email protected];12345;67890;22222 Redatto da : Enzo Grasseni 14

15 Aprite ora il programma della rubrica : Quindi dal menu selezionate File / Importa / Altra rubrica / Selezionate la scelta file di testo (Comma Separetes Values) che coincide con il formato CSV. valorizzate il campo in cui richiede il nome del file da importare, magari aiutandovi con Sfoglia. Redatto da : Enzo Grasseni 15

16 Quindi proseguire con Avanti. Il passo successivo è quello che viene definito Mapping, in altre parole si tratta di abbinare le informazioni presenti sul vostro file con quelle che può accettare il sistema. Redatto da : Enzo Grasseni 16

17 Ad esempio selezioniamo il campo Ragione sociale Verrà chiesto a quale campo della rubrica dovrà essere associato, per semplicità ho scelto Nome. così selezionando il campo Fax potremo scegliere : Al termine di questo abbinamento confermate con fine. Redatto da : Enzo Grasseni 17

18 I dati verranno importati nella rubrica : Redatto da : Enzo Grasseni 18