Gestione Volontari Servizio Civile

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1 Gestione Volontari Servizio Civile ACCESSO L accesso al programma PRIMISWEB (Programma Informativo Misericordie) è possibile tramite il link: oppure accedendo al sito confederale ( e cliccando sulla voce Primisweb. L'utente visualizzerà la pagina iniziale del programma da cui potrà cliccare sul link LOGIN per accedere alle funzioni dell'area riservata. Viene visualizzata la seguente pagina dove occorrerà fornire le proprie credenziali (vd. username e password assegnate); dopodiché lasciare impostata la voce "Accedi come" su "Operatore abilitato" e cliccare sul pulsante Login (vd. figura sotto) La funzione Password dimenticata consente il recupero della password. Questa funzione è utilizzabile solo se nel sistema è registrato l indirizzo del soggetto. 1

2 IL PROGRAMMA N.B. Ogni utente visualizza solo le funzioni associate al suo profilo. Attualmente, per il profilo operatore abilitato del servizio civile, è possibile inserire le schede delle domande dei volontari, gestire le assenze ed effettuare il cambio della password. COME SI PRESENTA IL PROGRAMMA Sotto viene riportato un esempio della schermata iniziale del programma. Nella parte in alto a sinistra del corpo principale viene visualizzato il nome ed il cognome dell operatore che ha effettuato l accesso al sistema. Subito accanto, il pulsante di LOGOUT da cliccare ogni volta che si intenda abbandonare la sessione di lavoro. Le funzioni che l utente può utilizzare vengono visualizzate nella barra nera delle funzioni. N.B. Per le voci menù, occorre posizionare il mouse sulla voce desiderata (senza cliccare); verrà visualizzato l elenco delle funzioni che lo compongono e, successivamente, basterà cliccare sulla funzione desiderata. 2

3 SCHEDE DOMANDE VOLONTARI SERVIZIO CIVILE La scheda dove si raccolgono i dati della domanda del volontario si presenta così: INSERIMENTO DI UNA NUOVA DOMANDA DI UN VOLONTARIO Nella sezione DATI ANAGRAFICI della scheda si possono inserire i dati della domanda del volontario. I campi obbligatori sono segnalati con un ASTERISCO. I campi consigliati sono colorati in ROSSO. Nell'intestazione della domanda esiste la sezione Bando-Progetto-Sede. Occorre obbligatoriamente inserire queste tre voci per indicare a quale Bando, Progetto e Sede si riferisce la domanda del volontario. Oltre ai dati anagrafici puri, nella parte finale della scheda, occorre indicare la disponibilità del volontario al subentro nella stessa sede o in altra sede. Inoltre, a seconda dello stato civile del volontario (es. se coniugato o separato) è obbligatorio inserire i dati del coniuge. Compilare i campi richiesti e, dopo, per salvare, cliccare sul simbolo "dischetto" (SALVA) presente nella barra del titolo della scheda stessa. NOTE: il campo codice fiscale viene generato automaticamente sempre che siano inseriti i dati relativia cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita. 3

4 N.B. E' presente anche il pulsante che consente di visualizzare/stampare l'elenco delle domande inserite per quel Bando-Progetto-Sede. All'atto del salvataggio, vengono visualizzate altre due sezioni, quella dei Documenti e quella delle Assegnazioni. Di seguito un esempio di come si presenta la sezione Documenti. 4

5 Per inserire un documento associato alla domanda del volontario, utilizzare il pulsante "Scegli file" che consente di caricare sulla scheda corrente un file presente sul proprio computer. ATTENZIONE: i nomi dei file da allegare non devono contenere lettere accentate, apostrofi o caratteri speciali Si faccia attenzione a selezionare la tipologia dei file così come indicato (pdf per tutti gli allegati ad esclusione del file che riporta la foto). La fase di caricamento viene conclusa con la pressione dell'icona del salvataggio (dischetto presente sulla barra del titolo della scheda). Per ripulire la scheda corrente, ad esempio per inserirne una nuova, occorre cliccare sul simbolo "foglio bianco" (NUOVO) presente nella barra del titolo della scheda. RICERCA/MODIFICA/CANCELLAZIONE DI UNA SCHEDA INSERITA Nella sezione RICERCA VOLONTARI (parte superiore della scheda) è possibile effettuare la ricerca dei nominativi già inseriti. Basterà digitare la parte iniziale del cognome nella casella e selezionare il soggetto desiderato, tramite il doppio click sul nominativo che comparirà nell'elenco che verrà visualizzato. Nella figura sotto un esempio in cui si è digitato il cognome "Prova" nella casella di testo ed il sistema ha proposto i nominativi che rispondono alla richiesta. Basterà cliccare sul nominativo per visualizzare la scheda completa. Una volta richiamata, la scheda si presenta con tre sezioni: quella dei dati anagrafici, quella dei documenti e quella delle Assegnazioni, in cui si visualizzano i dati relativi all'associazione tra volontario e Il Progetto-Sede. 5

6 Cliccando sul nome della Sede si accede al dettaglio dell'assegnazione, dove sarà possibile visualizzare/gestire i dati relativi alla fase di selezione, quelli dell'assegnazione e che consente la CANCELLAZIONE della domanda del volontario, tramite l'icona del cestino. CAMBIO PASSWORD: La funzione consente all operatore di effettuare il cambio della password corrente. Viene richiesto di inserire la nuova password e di confermarla. La memorizzazione avviene cliccando sull icona del dischetto posta nella barra azzurra del titolo. 6

7 LA GESTIONE DELLE ASSENZE Nella figura sottostante, viene visualizzata la scheda per la gestione delle assenze. La scheda si presenta con : un pannello CRITERI DI RICERCA tramite il quale è possibile selezionare il bando, il periodo e la sede di cui registrare le assenze un pannello LEGENDA con l indicazione delle tipologie di assenze un pannello STATO per chiudere mensilmente l inserimento delle assenze e per fare il check della situazione complessiva delle assenze un pannello QUADRO ASSENZE dove viene visualizzato l elenco dei volontari ed il calendario per l inserimento/visualizzazione delle assenze MODALITA D USO DELLA SCHEDA L operatore deve selezionare il bando di riferimento, il periodo (Anno / Mese) che interessa e la sede di cui gestire le assenze. Non appena i campi vengono riempiti con i dati desiderati, nel pannello Quadro Assenze viene visualizzato l elenco dei volontari attivi (NB solo gli attivi). 7

8 I volontari vengono riportati in ordina alfabetico. Per ogni volontario si visualizzano il codice ed il progetto cui sono assegnati. Per ciascuno, esiste una riga del calendario con evidenziate le festività e tante caselle quanti sono i giorni del mese selezionato. L operatore può indicare il codice assenza (vd. LEGENDA) cliccando nella casella corrispondente al giorno di assenza e selezionando il codice assenza dal menù a tendina che comparirà. ATTENZIONE-IMPORTANTE: il SALVATAGGIO dell'assenza avviene istantaneamente alla selezione del codice, non occorre nessuna conferma. Eventuali errori possono essere rettificati ricliccando nella casella e selezionando il codice assenza corretto. La CANCELLAZIONE di un assenza inserita viene fatta cliccando sulla casella e selezionando il valore nullo dal menù a tendina. In ogni caso, la selezione effettuata sarà istantaneamente registrata nel sistema senza necessità di ulteriori conferme. N.B. I valori (alias tipologie di assenze) selezionabili variano a seconda del bando. Fare riferimento sempre alla LEGENDA per la corretta indicazione del codice di assenza. IMPORTANTE: L inserimento delle assenze è consentito entro il giorno 5 del mese successivo. Es. le assenze di aprile si possono inserire entro e non oltre il 5 di maggio. RETTIFICHE: le assenze inserite possono essere rettificate sempre entro e non oltre il 5 del mese successivo. CONFERMA MENSILE: il pulsante è una sorta di visto che viene apposto dagli operatori locali di progetto per chiudere il mese, ossia per confermare in toto la situazione di quel mese. Il pulsante CONFERMA MENSILE pertanto rende non modificabili le schede mensili. N.B. Occorre sia premuto per ogni mese anche se non risultano assenze in quel mese. PROGRESSIVI E LORO RICALCOLI: La scheda mensile riporta per ogni nominativo il progressivo delle assenze per tipologia registrato fino al momento dell accesso alla scheda. Se vengono aggiunti o tolti giorni di assenza nella scheda, occorre premere il pulsante RICALCOLO PROGRESSIVI in modo da aggiornarli con le modifiche. 8

9 Nella parte finale di ogni riga, ossia per ogni nominativo, vengono riportate alcune colonne calcolate non editabili che riportano i progressivi ed altre info. Legenda delle colonne (vd. figura nella pagina seguente): Ma = Numero totale generale dei giorni di assenza per malattia In = Numero totale generale dei giorni di assenza per infortunio Pe = Numero totale generale dei giorni di assenza per permesso Mt = Numero totale generale dei giorni di assenza per maternità St = Numero totale generale dei giorni di assenza per studio Sa = Numero totale generale dei giorni di assenza per donazione sangue NG = Numero totale generale dei giorni di assenza non giustificata C1 e C2 sono due indicatori ad uso degli operatori di Confederazione. SEGNALAZIONE DI SUPERAMENTO/ALLERTA: Entrando nella scheda mensile, la casella del nominativo compare di colore rosso, nel caso in cui ci sia una situazione di superamento o di avvicinamento alla soglia massima di assenze consentite per determinate tipologie. Anche in questo caso vale quanto detto per i progressivi: se vengono aggiunti o tolti giorni di assenza nella scheda, occorre premere il pulsante RICALCOLO PROGRESSIVI in modo da aggiornarli con le modifiche. 9