KNOWLEDGE MANAGEMENT E GESTIONE DELLE COMPETENZE

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1 Grifo multimedia Srl SP per Casamassima km3, Tecnopolis Valenzano BA Italy Tel Fax info@grifomultimedia.it KNOWLEDGE MANAGEMENT E GESTIONE DELLE COMPETENZE

2 Una estensione delle funzioni della piattaforma e-learning attraverso la gestione delle competenze Il problema Lavorate in un azienda, e cercate di risolvere un problema legato ad una particolare competenza del vostro profilo professionale, per cui avete bisogno di conoscere tutta la documentazione disponibile relativa a quella competenza. Oppure, avete fatto un test di autovalutazione delle vostre competenze, e sono emerse delle aree del vostro profilo in cui avete delle carenze. Un sistema integrato di e-learning e di knowledge management basato sulla catalogazione delle competenze professionali vi permette il reperimento just in time di tutte le risorse disponibili relative ad una competenza, siano esse moduli e-learning o documentazione prodotta da colleghi. In questo modo è possibile condividere la conoscenza all interno di una organizzazione: i percorsi di formazione mediante e-learning sono affiancati dalla documentazione strutturata secondo le competenze associate a ciascun profilo professionale. La soluzione Grifo multimedia ha integrato un sistema di e-learning ed un sistema di gestione delle conoscenze, sviluppando una funzionalità che consente l accesso all insieme delle risorse di formazione e di conoscenza di una organizzazione sulla base della catalogazione delle competenze professionali del personale. Questa funzionalità è stata realizzata affinando alcune funzioni base di gestione delle competenze presenti nella piattaforma e-learning Docent, e integrandole con un Document Management System che gestisce la catalogazione e il ritrovamento dei documenti. La piattaforma e-learning gestisce i learning objects, cioè moduli di formazione e-learning. Il Document Management System gestisce invece i knowledge objects, intesi come documentazione (testo, immagini, fogli di calcolo, diapositive, filmati video, audio ecc.) che esprime conoscenza esplicita su procedure, processi, best practice, esperienze, progetti. La gestione integrata dei due elementi avviene attraverso la mappatura delle competenze, che è alla base della catalogazione sia degli oggetti di conoscenza (knowledge objects) che degli oggetti di apprendimento (learning objects). Come funziona Si parte dai profili professionali dei dipendenti, con le relative competenze richieste per svolgere quel determinato ruolo. Tali competenze sono descritte in una struttura gerarchica, chiamata albero delle competenze. 2

3 Esempio di albero delle competenze per il profilo professionale Statistical Methodologies Responsible Sia i moduli e-learning (learning objects) che la documentazione (knowledge objects) vengono inseriti dall amministratore o da utenti abilitati nel sistema associandoli a una o più competenze di un ruolo professionale. Ciascuna competenza visualizzata nell albero di competenze è un link ai relativi learning object e knowledge object. Cliccando su questi link si attiva la ricerca su tutto quanto sia stato caricato nel sistema riguardo quella particolare competenza, e si può quindi trovare immediatamente la documentazione ed i corsi e-learning disponibili. Si può anche effettuare una ricerca nel sistema in modo classico, attraverso una finestra di Ricerca in cui inserire vari parametri (nome, autore, descrizione, data di pubblicazione ecc.). Tra questi parametri il sistema include però anche le competenze all interno di un profilo professionale. 3

4 Esempio di un finestra di Ricerca tramite albero delle competenze. In tal modo l utente potrà subito ritrovare, se disponibili, sia moduli e-learning (learning object) sia documentazione (knowledge object) relativa ad una specifica competenza. Esempio di risultati di una ricerca: learning object e documenti associati alla competenza FMEA Il sistema permette anche di effettuare l auto-valutazione e la valutazione a 360 (da parte di colleghi o superiori) delle competenze dei singoli lavoratori. Per ogni competenza esiste una soglia minima di padronanza necessaria per essere in grado di svolgere gli incarichi richiesti dal profilo professionale, 4

5 identificata su una scala da 1 a 5. Gli utenti rispondono a un questionario dandosi un voto su ciascuna competenza, o vengono giudicati da colleghi e superiori. Esempio di questionario di autovalutazione sulle competenze del profilo XXXX Alla fine il sistema stabilisce per quali competenze l utente è al di sotto della soglia minima di padronanza, e quindi ha una carenza (individuata da una striscia rossa), oppure ha una padronanza soddisfacente (striscia verde). In corrispondenza delle strisce rosse si può cliccare sul nome della competenza per identificare gli appositi learning object e knowledge object che permettono di colmare la carenza. 5

6 Esempio di report di autovalutazione delle competenze Benefici Il sistema integrato di knowledge management attraverso la gestione delle competenze permette ai dipendenti di condividere le proprie conoscenze, organizzandole e catalogandole in modo da costituire un patrimonio aziendale a disposizione di tutti. La documentazione viene immagazzinata e classificata secondo precisi parametri che includono anche le competenze a cui quella documentazione si riferisce. Usando gli alberi di competenze relativi ai propri profili professionali, e l autovalutazione e la valutazione a 360, i dipendenti possono subito ritrovare esattamente i knowledge object e learning object che occorrono per risolvere un problema o colmare un gap di competenze. Raccogliere ed organizzare la conoscenza interna, immagazzinarla e catalogarla per trasformarla in informazioni accessibili e riusabili, ovviamente favorisce l innovazione e il trasferimento di conoscenze, e quindi contribuisce a migliorare i processi di business, con ovvi benefici per la competitività dell azienda. 6