IL PROCESSO ORGANIZZAZIONE CONTROLLO DI PROCESSO CONTROLLO DI GESTIONE TRACCIABILITA INTEGRAZIONE

Transcript

1

2 IL PROCESSO La soluzione informatica SIX è una completa suite di gestione della rintracciabilità nei processi di sterilizzazione legati a: Strumentario chirurgico Tessuti tecnici di teleria La soluzione sviluppata si propone di supportare in maniera globale gli operatori in centrale di sterilizzazione: - dal ritiro del materiale sporco alla consegna al cliente - dalla preparazione dei kit alla produzione di report e statistiche fino al monitoraggio costante dell'intero processo garantendo una completa tracciabilità dei materiali, dei processi e del flusso di lavoro in tutte le diverse fasi, assicurando sia il mantenimento di un elevato livello produttivo che il completo rispetto di tutti gli standard di sicurezza necessari.. PUNTI DI FORZA DELLA SOLUZIONE SONO: ORGANIZZAZIONE CONTROLLO DI PROCESSO CONTROLLO DI GESTIONE TRACCIABILITA interfaccia utente personalizzata sulla base dei profili operativi di ogni postazione di lavoro attribuzione agli utenti ed alle postazioni delle sole attività di competenza accesso istantaneo ai dati, informazioni e documenti attraverso menù configurabili sulla base della profilazione utente e/o sulla base della profilazione della postazione operativa copertura completa di tutti i processi della centrale di sterilizzazione (teleria e strumentario) supporto agli operatori attraverso logiche di processo definite per punti di controllo e guida nelle diverse fasi operative sistemi ottico- acustici di allerta per tutti i controlli previsti in ogni fase del processo strumenti di supporto per agevolare e velocizzare l operatività (es. lettori ottici e Datamatrix, RFID, stampanti wireless, ecc...) flusso operativo parametrizzabile strumenti di analisi e reportistica completi e dettagliati per l elaborazione del costo di produzione per centro di costo rilevazione dati di consegna e automatizzazione del processo di fatturazione completa tracciabilità dei processi in tutte le diverse fasi INTEGRAZIONE integrazione con gli strumenti della centrale di sterilizzazione e rilevazione delle informazioni degli apparati (lava strumenti, autoclavi,...) integrazione con le aree amministrative (contratti cliente, anagrafiche cliente, documenti di trasporto, fatture, ) e con il magazzino (centrale, presidio,..) pagina 2

3 GESTIONE DELLO STRUMENTARIO CHIRURGICO FLUSSO OPERATIVO La logica di base del sistema prevede una serie di punti di controllo che ogni strumento o kit di strumenti deve superare prima di continuare il suo percorso all'interno della centrale di sterilizzazione. Il passaggio a un punto successivo prevede che siano superate e quindi verificate una serie di condizioni che contribuiscono a garantire che il prodotto risponda a quanto previsto e possa passare allo step successivo del ciclo produttivo. L operatore è costantemente allertato, mediante appositi segnali acustici, della corretta esecuzione delle registrazioni eseguite. Gli strumenti chirurgici sottoposti a sterilizzazione possono essere codificati attraverso un sistema di identificazione univoco che si avvale di codici Datamatrix. Il sistema è in grado di gestire sia lo strumentario di proprietà del cliente che lo strumentario in comodato d uso al presidio ospedaliero mantenendo una corretta separazione anche in sede di fatturazione. I principali step operativi sono: censimento strumentario da eseguirsi una sola volta all attivazione del sistema per identificare tutto il materiale di proprietà del presidio ospedaliero nonché produrre e associare la relativa etichetta barcode identificazione dello strumentario in entrata di proprietà del presidio ospedaliero, a noleggio o in comodato d uso nonché identificazione di ulteriori processi di decontaminazione o eventuali particolarità di lavaggio ed il livello di urgenza di lavorazione (con relativa priorità nella lista di gestione delle fasi successive). pagina 3 SEDE LEGALE: Via Salerno 2/C-D Rubiera (RE) Italy ICT-GROUP s.r.l SEDE AMMINISTRATIVA: Via Togliatti Rubiera (RE) Italy Partita IVA e codice fiscale REA RE capitale sociale

4 ingresso nell'area lavaggio e associazione agli specifici apparati Ogni apparato dell area lavaggio viene identificato da un barcode univoco. In questo modo assegnando gli strumenti ad uno specifico carrello di lavaggio a sua volta associato ad una lava strumenti, sarà possibile rintracciare in qualsiasi momento la posizione e la fase di processo nella quale si trova lo strumentario. registrazione degli esiti del lavaggio e dei parametri di lavorazione (programma di lavaggio, numero seriale processo,..) controllo numerico e funzionale di tutto lo strumentario chirurgico e gestione di eventuali non conformità che verranno trattate attraverso l'invio degli strumenti non conformi in manutenzione o al lavaggio. accettazione del materiale pulito (scaduto presso il cliente o non conforme o materiale che ha subito il processo di lavaggio esternamente e necessita di sola sterilizzazione) confezionamento del materiale secondo le specifiche definite in fase inventariale come KIT in container o materiale imbustato. In questa fase verrà stampata una etichetta di processo contenente le informazioni di tracciabilità dello strumentario ed il lotto di produzione. associazione kit e materiale imbustato all'autoclave di destinazione per l'esecuzione del processo di sterilizzazione e successiva stampa del certificato di sterilizzazione al superamento positivo del processo gestione del conto lavoro (sterilizzazione esterna) di particolare strumentazione presso fornitori terzi garantendo la tracciabilità del materiale invito, legando il lotto fornitore al materiale confezionato in centrale spedizione Il sistema procede alla stampa automatica dei DDT di consegna con l'indicazione del lotto di sterilizzazione e la proposta automatica agli operatori del materiale da destinare ai diversi clienti/reparti. Al fine di un migliore controllo dell'andamento del processo "produttivo", i responsabili della centrale possono monitorare costantemente: - i lotti prodotti nella giornata e la relativa posizione nel processo - la presenza di eventuali lotti non chiusi e/o annullati pagina 4

5 A conclusione dell intero processo e all interno del presidio ospedaliero, il sistema consente di gestire: processo di consegna dei dispositivi sterilizzati al presidio ospedaliero e relativo carico del magazzino di presidio al momento dell effettiva ricezione del materiale (o eventuale indicazione del materiale consegnato come in transito qualora la centrale sia esterna all ospedale) check-in nel blocco operatorio per l utilizzo della strumentazione in sala. Associazione della strumentazione al centro di costo relativo e all intervento di riferimento con conseguente storicizzazione delle informazioni per la tracciabilità completa delle operazioni effettuate. check-out dal blocco operatorio per la verifica del materiale e la preparazione al successivo invio alla centrale di sterilizzazione. Raccolta di tutte le informazioni relative a tempi e materiali in uscita con conseguente tracciabilità delle operazioni effettuate. ritiro del materiale per l invio alla centrale di sterilizzazione e relativo scarico del magazzino di presidio e carico del magazzino di centrale al momento dell effettivo arrivo in accettazione del materiale (o eventuale indicazione del materiale consegnato come in transito qualora la centrale sia esterna all ospedale) pagina 5 SEDE LEGALE: Via Salerno 2/C-D Rubiera (RE) Italy ICT-GROUP s.r.l SEDE AMMINISTRATIVA: Via Togliatti Rubiera (RE) Italy Partita IVA e codice fiscale REA RE capitale sociale

6 CONTROLLO DI GESTIONE E CONTABILITÀ INDUSTRIALE Acquisendo i dati di produzione, magazzino, spedizione e rilevando tempi di passaggio e di lavorazione, SIX è in grado di effettuare l elaborazione del costo di produzione per centro di costo. In un'azienda il controllo di gestione consente di guidare il conseguimento degli obiettivi stabiliti in sede di pianificazione operativa, rilevando, attraverso la misurazione di appositi indicatori, lo scostamento tra obiettivi pianificati e risultati conseguiti e informando di tali scostamenti gli organi responsabili, affinché possano decidere e attuare le opportune azioni correttive. Il sistema SIX, eventualmente integrato con la soluzione gestionale, sarà in grado di fornire tutte le statistiche necessarie alla rilevazione dei costi di produzione legate a: tempi e costi operatori tempi e costi macchine tempi e costi di produzione tempi di evadibilità e consegna ordine pagina 6

7 INFRASTRUTTURA TECNOLOGICA VANTAGGI: garantire tempi di risposta in linea con le esigenze di business garantire robustezza e integrità dei dati tracciare e rintracciare attività e movimentazioni di risorse e materiali analizzare lo stato di tutte le centrali in tempo reale(giacenze e disponibilità, produttività, consegne, statistiche, ecc..) integrare sistemi di autenticazione esistenti (es. LDAP) e nuovi dispositivi in modo semplificato integrare facilmente dispositivi di input/output reperire i dati dalle procedure Legacy (ERP aziendale / presidio ospedaliero) progettare il processo attraverso parametri e moduli ottenere concreti risultati in termini di: miglioramento dell'efficienza automazione dei processi eliminando gli step non necessari condivisione delle informazioni con il cliente pagina 7 SEDE LEGALE: Via Salerno 2/C-D Rubiera (RE) Italy ICT-GROUP s.r.l SEDE AMMINISTRATIVA: Via Togliatti Rubiera (RE) Italy Partita IVA e codice fiscale REA RE capitale sociale

8 STRUMENTI HARDWARE DI SUPPORTO L'infrastruttura hardware a supporto del sistema è composta da: MONITOR TOUCHSCREEN LETTORI BARCODE STAMPANTI (ETICHETTE e LASER) LETTORI DATAMATRIX LETTORI RFID HF multireader DISPOSITIVI MOBILE pagina 8