L analisi dei processi

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1 L analisi dei processi La legge di Little Impatto degli obiettivi dell azienda sugli obiettivi di progettazione dei processi 1

2 Terminologia Le misure di performance di un processo WIP= Work in Process Numero di unità presenti simultaneamente nei diversi stadi del processo (incluse le fasi di attesa) Tempo di attraversamento (Flow Time) Tempo medio impiegato per transitare attraverso il processo Ritmo di produzione (Flow Rate)= rendimento fisico del processo Numero di unità completate dal sistema nell unità di tempo =1/tempo di ciclo Tempo di ciclo: tempo medio richiesto dal processo per il completamento di un unità 2

3 Mappatura dei processi Una rappresentazione grafica 3

4 Misure di performance (2) Tempi di attraversamento più brevi aumentano l efficienza del sistema e permettono di processare un maggior numero di unità/ tempo La riduzione può essere ottenuta migliorando l efficienza delle attività e riducendo i tempi di attesa (migliore sincronizzazione dei flussi) La riduzione del flow time permette di rispondere più rapidamente alla domanda Un aumento del flow rate è legato ad una riduzione del tempo di ciclo che a sua volta porta ad una riduzione del tempo di attraversamento Aumenti significativi del rendimento di un attività possono essere ottenuti attraverso investimenti in nuove tecnologie o la riorganizzazione del lavoro Una riduzione del WIP si traduce in minor fabbisogno di capitale (necessario per finanziare l investimento in WIP) ed è collegata ad una riduzione del flow time Tempo di ciclo e capacità del processo Tempo di ciclo: tempo che trascorre tra il completamento di un unità ed il completamento dell unità successiva Rappresenta la domanda che il processo può soddisfare e la capacità del processo stesso, oltre che il ritmo del processo Il processo deve ripettare il tempo di ciclo prescritto Calcolo: probabile domanda e quantità di tempo di produzione disponibile per un certo periodo 4

5 Il caso dell ufficio passaporti Progettare un processo per il rilascio dei passaporti 1600 domande la settimana Tempo disponibile: 40 ore Tempo di ciclo= tempo disponibile/ numero domande Nel nostro caso: 40/ 1600 = 0,025 ore =1,5 minuti Capacità del processo Decidere la capacità del processo per rispettare il tempo di ciclo Per calcolarlo è necessaria un ulteriore misura: contenuto del lavoro da svolgere. Maggiore è il contenuto di lavoro e minore il tempo di ciclo, tanto più elevata sarà la capacità richiesta per smaltire la domanda Il caso dei passaporti Capacità per processare una domanda: 30 min. 1 solo addetto: tempo ciclo= 30 minuti 2 addetti: tempo ciclo= 30/ 2 =15 minuti Tempo ciclo = contenuto di lavoro/ numero addetti (N) N=30 /tempo ciclo N=30/ 1,5 =20 addetti 5

6 Il caso della radiologia interventistica La radiologia interventistica (interventional radiology) è un campo ad alta tecnologia della radiologia che Ricorre a tecniche avanzate di gestione delle immagini (TAC, risonanza magnetica, Ultrasuoni ed altre) Per effettuare sia procedure diagnostiche, sia interventi di vario genere minimamente invasivi Queste procedure vengono applicate sempre più spesso perché richiedono tempi di ricovero nelle strutture sanitarie molto più brevi e permettono ai pazienti tempi di recupero più rapidi Il processo dell I.R. Registrazione del paziente Consulto medico preliminare Attività di preparazione (paziente ed attrezzature) Esecuzione della procedura Riassetto delle attrezzature (set-up per un altra procedura) Ricovero del paziente in reparto Consulto post-intervento con il medico 6

7 Diagramma di Gantt del processo Indisponibilità delle risorse Il Gantt precedente presuppone che tutte le risorse del reparto siano sempre disponibili In realtà, poiché diversi pazienti transitano in un certo intervallo temporale (1 g. di lavoro) nel reparto, sarà difficile sincronizzare perfettamente gli interventi da eseguire sui pazienti I tempi di svolgimento delle attività non sono certi Possono verificarsi eventi che riducono la disponibilità delle risorse (indisponibilità del personale, malfunzionamenti e guasti delle attrezzature, ) Ne consegue che i pazienti dovranno attendere in una o più fasi del processo 7

8 Un Gantt più realistico Il processo dell I.R. Le unità in ingresso (pazienti) attraversano i diversi stadi del processo ed escono dopo essere stati trasformati Queste trasformazioni creano valore nel senso che gli output hanno valore superiore a quello degli input entrati nel sistema Il valore creato si concretizza in prezzi che il cliente paga per acquistare il prodotto o per usufruire del servizio 8

9 Dati per il calcolo delle misure di performance Ingressi, uscite e WIP 9

10 La performance del processo 11 pazienti/ giorno cioè 1 paziente/ ora Calcolo del Flow Time: Media dei flow time registrati dai diversi pazienti Nel nostro caso ore Come calcolare il numero medio di pazienti residenti all interno del reparto per le procedure? Una soluzione: rilevare ogni mezz ora il numero di pazienti residenti e calcolare la media di questi dati Un modo più rigoroso è la Legge di Little La legge di Little Relazione matematica che collega le tre misure fondamentali di prestazione dei processi Tempo di attraversamento= Work in process X tempo ciclo WIP=Tempo di attraversamento X Ritmo di produzione Che equivale a WIP = Tempo di attraversamento X 1 /tempo ciclo WIP= Flow time X flow rate Nel caso in esame: WIP= X 1 = pazienti 10

11 Legge di Little Poiché il ritmo di produzione è sempre il reciproco del tempo di ciclo, la legge di Little può essere scritta come segue: Legge di Little in un unità di assistenza IT Durante il mese di agosto l unità deve rinnovare tutte le workstation (WS) del palazzo uffici in una settimana L anno scorso le 500 WS sono state rinnovate in una settimana lavorativa (40 ore) Ogni intervento ha richiesto mediamente 2 ore L intero processo è stato gestito da 25 tecnici Quest anno le WS da aggiornare sono 530 L unità assistenza ha messo a punto una routine rapida che richiede in media1.5 ore anzichè due per ogni WS Quanti tecnici occorrono per completare il processo in una settimana? 11

12 Il servizio IT Calcolo Work in process= 500 ws Tempo a disposizione= 40 ore Tempo medio di intervento (tempo ciclo)= 2 ore Ritmo di produzione (Flow Rate)= ½=0.5 per tecnico (0.5X N ) Legge di Little: WIP=T A X R cioè 500=40 X 0.5 N N= 500/ 40 X 0.5 quindi 25 tecnici 12

13 Quest anno WIP = 500 ws Tempo a disposizione = 40 ore Tempo medio di intervento = 1.5 Ritmo di produzione = 1/ 1.5 ore per tecnico Quindi Ritmo di produzione = 0.67N La legge di Little WIP = T A X R 530= 40 X 0.67N N= 530/ 40 X 0.67 quindi = tecnici Il caso della biglietteria 13

14 Cash Flow Un costruttore di bici incassa ogni anno 800 Mila euro I crediti verso i clienti derivanti da fatture emesse assommano in media a 200 mila euro Processo= gestione dei crediti verso i clienti Unità: valore dei crediti Calcolo del tempo di attraversamento T=I/ R 200mila/ 800 mila = 0,25 anni = 3 mesi 14