Azienda con Sistema Qualità Certficato secondo UNI EN ISO 9001:2008 REG. N: 1216-A da Cermet

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1 Azienda con Sistema Qualità Certficato secondo UNI EN ISO 9001:2008 REG. N: 1216-A da Cermet

2 2 Gestione del Personale Indice GESTIONE DEL PERSONALE pag 3 GESTIONE GIURIDICA pag 13 GESTIONE PRESENZE pag 16 DOTAZIONE ORGANICA pag 27 SERVICE STIPENDI pag 33 NOTIZIE SULLA HALLEY informatica Halley informatica è specializzata nella produzione di software per Comuni. Oltre Comuni italiani utilizzano i programmi Halley. Lo sviluppo del prodotto avviene a Matelica (MC), sede centrale dell azienda. Un unico gruppo di programmatori realizza tutte le procedure. Da questa organizzazione derivano le caratteristiche peculiari dei programmi Halley: - Qualità ed elevato standard industriale. - Grande quantità di funzioni automatizzate. - Semplicità d uso. - Completa integrazione delle procedure. - Stessa interfaccia utente per tutte le funzioni. La grande diffusione dei prodotti e la loro industrializzazione permettono di offrire anche condizioni di acquisto e di assistenza estremamente vantaggiose.

3 Gestione del Personale Gestione del Personale 3 Gestione funzionale e completa del Personale sia dal punto di vista giuridico che da quello finanziario. Calcolo veloce e semplificato: per effettuare il calcolo automatico del Cedolino è sufficiente indicare nelle anagrafiche dell Ente e/o dei dipendenti, i codici relativi alle tabelle di legge precedentemente impostate. La procedura consente di elaborare, per ciascun mese, due mensilità ordinarie e ben 98 mensilità straordinarie ( extra 27 ). Personalizzazione delle voci del Cedolino. Preinserimento con precalcolo delle voci mensili per velocizzare l elaborazione mensile. Inserimento facilitato nella gestione delle astensioni. Gestione automatica delle denunce mensili INPDAP(DMA) e INPS (UNIEmens). Invio del Cedolino e modello CUD tramite . PORTALE DIPENDENTE: ogni dipendente può consultare/stampare da casa il proprio modello CUD e il proprio cedolino. Può inoltre consultare/ stampare i documenti inseriti nella bacheca virtuale. DOCUMENTI SITO: funzionalità specifiche per pubblicare nel sito dell Ente tutto ciò che riguarda la trasparenza, la valutazione e il merito; in modo semplice ed organizzato. Cedolini Modello F24 Ordinario, F24 Enti Pubblici, F24 Accise Denuncia Mensile INPDAP Riepilogo per mandati Allegato ai mandati Distinta Banca Gestione del Modello CUD Gestione dei Modelli 770 Semplificato e Ordinario Gestione dei Modelli TFR/1 e TFR/2 Gestione dei Modelli INPS: UNIEMENS e DL 86/88 bis

4 4 Gestione del Personale La procedura Gestione del Personale consente una completa gestione della parte economico-previdenziale, aiutando l utente ad effettuare, in modo semplice e funzionale, tutti gli adempimenti mensili ed annuali. Durante l anno vengono realizzati vari aggiornamenti della procedura, in tempo utile a rispettare i termini di legge, permettendo l applicazione di tutte le novità legislative previste e riguardanti il personale (es.: detrazioni famiglie, detrazioni canoni di locazione, ecc.). Non meno importante: ogni aggiornamento è accompagnato da una lettera dettagliata che spiega tutte le novità e che rappresenta un vero momento di formazione per l utente. CALCOLO AUTOMATICO DEL CEDOLINO Per effettuare questa operazione è sufficiente indicare nelle anagrafiche dell Ente e/o dei dipendenti i codici relativi alle tabelle di legge precedentemente impostate. Vengono calcolati in automatico i giorni da retribuire, i giorni INPS, le settimane retribuite e tutte le tariffe orarie e giornaliere (straordinario, turno, ecc.); la procedura permette, con il solo inserimento della data di cessazione, di calcolare automaticamente tutte le competenze spettanti. É possibile gestire anche più periodi lavorativi, che saranno automaticamente cumulati nel cedolino mensile, previo inserimento della data inizio e fine periodo. Apposite funzioni permettono il controllo dell elaborazione effettuata e la correzione di eventuali errori di inserimento, tramite il ricalcalo del cedolino. VASTISSIMO NUMERO DI MENSILITA` ELABORATE La procedura consente di elaborare, per ciascun mese, due mensilità ordinarie e ben 98 mensilità straordinarie ( extra 27 ). L ulteriore mensilità ordinaria può essere utilizzata per gestire eventuali elaborazioni mensili da effettuare a fine mese (personale a tempo determinato). GESTIONE DELLE ASTENSIONI Tramite un apposita funzione è possibile la gestione delle astensioni (es.: Maternità Facoltativa, Malattia Figlio, Astensione per Malattia, Congedo per assistenza ai figli con handicap). L inserimento è facilitato poichè si può inserire una pratica con la sola data inizio (eventuale data chiusura se il periodo non è completo). L astensione viene gestita automaticamente fino alla chiusura dell evento; inoltre, al momento del calcolo della tredicesima mensilità, la funzione calcola le eventuali riduzioni. La procedura è adeguata a quanto previsto dall art.71 del DL 112/2008: nei primi 10 giorni di assenza per malattia al dipendente viene riconosciuto il trattamento fondamentale, mentre non vengono erogate le indennità e gli emolumenti aventi carattere fisso e continuativo, nonché ogni altro trattamento accessorio. Per chi ha la procedura Gestione Presenze Halley, le assenze possono essere acquisite in automatico: un unica registrazione per avere tutti i conteggi necessari. Fig. 1 Fig. 2

5 Gestione del Personale 5 PREINSERIMENTO DELLE VOCI MENSILI Tramite un apposita funzione si possono registrare le voci aggiuntive mensili, che dovranno essere corrisposte successivamente ai dipendenti. Il preinserimento può essere effettuato introducendo l importo del compenso o le ore, con il calcolo automatico dell importo da corrispondere (straordinario, turno, sciopero, etc.). I dati della registrazione possono essere stampati (si ottiene così un documento da allegare alla delibera) e trasferiti in automatico nell elaborazione mensile, consentendo di velocizzare notevolmente la fase di elaborazione. I valori da inserire nella funzione di precalcolo possono essere importati anche da un file excel. Per chi ha la procedura Gestione Presenze Halley buona parte del salario accessorio può essere acquisito in automatico: un unica gestione permette di arrivare semplicemente e velocemente al risultato finale del cedolino (vedi fig. 1). Per un maggior dettaglio vedi il depliant della Gestione Presenze, sezione Trasferimento dati alla procedura Gestione del Personale. DATI RETRIBUTIVI E CONTRIBUTIVI Tutti i parametri di legge relativi ai contratti retributivi, compreso anche quello della regione autonoma Friuli Venezia Giulia, e contributivi sono riportati in pratiche tabelle già predisposte; è consentito comunque qualsiasi ampliamento o modifica degli stessi. È possibile inoltre effettuare, con specifiche funzioni, il calcolo automatico degli arretrati di stipendio dovuti per l applicazione del nuovo contratto o di progressioni orizzontali retroattive, oltre alla rideterminazione delle tariffe (straordinario-turno) erogate nel periodo precedente all applicazione del contratto o delle progressioni orizzontali. I dati relativi al conteggio possono essere stampati e trasferiti nel cedolino (vedi fig. 2) CONTROLLO E RISTAMPA DEI CEDOLINI RELATIVI AI MESI PRECEDENTI La procedura conserva in memoria tutte le voci del cedolino relative ai mesi precedenti l ultima elaborazione. Ciò consente di consultare i vecchi cedolini, di gestire automaticamente ogni tipo di conguaglio derivante da disposizioni di legge retroattive e di gestire nel modo più opportuno i modelli annuali. GESTIONE FERIE Un apposita funzione consente la gestione delle ferie (pregresse, spettanti, godute, residue), da riportare anche nella stampa del cedolino. La gestione può essere effettuata in modo manuale dall operatore o importando i dati dalla procedura Gestione Presenze Halley. PERSONALIZZAZIONE DELLE VOCI DEL CEDOLINO L operatore può impostare sino a 6000 componenti mensili da inserire nei cedolini. Per ogni voce si può impostare un ampia gamma di parametri che automatizzano tutte le successive elaborazioni. Fig. 3

6 6 Gestione del Personale MODULISTICA MENSILE E RIEPILOGHI La procedura, oltre alla stampa del cedolino su laser (vedi fig. 3) e su modello prestampato, consente la gestione e la stampa di: Modelli F24 Ordinario, F24 Enti Pubblici e F24 Accise riepilogo mensile quadratura (mandati e reversali) e allegato ai mandati Denuncia Mensile Analitica INPDAP (DMA) (vedi figg. 4 e 5) modello UNIEMENS (INPS) Cartolarizzazione dei Crediti Per i dati relativi al modello F24 Ordinario, F24 EP, DMA, UNIEMENS e per la Cartolarizzazione viene generato un file, utile alla trasmissione telematica delle denunce (vedi fig. 6). Per chi ha la procedura Contabilità Finanziaria Halley è possibile emettere automaticamente i mandati e le reversali relativi agli stipendi. INVIO CEDOLINO E MODELLO CUD TRAMITE La procedura permette di inviare, mensilmente ai propri dipendenti, il cedolino tramite (file in formato PDF, contenente l immagine del documento equivalente a quello stampato). La stessa operazione può essere effettuata per l invio del modello CUD. GESTIONE DEGLI ADEMPIMENTI ANNUALI Autoliquidazione INAIL: con la gestione dell Autoliquidazione INAIL è possibile preparare il supporto magnetico relativo al modello La procedura consente di controllare e gestire i dati da riportare su detti modelli prima di effettuare le stampe o la creazione del file per l invio. CUD: il modello è conteggiato in automatico, all utente non rimane che controllarlo. 770 semplificato e ordinario: la procedura gestisce Fig.4 Fig.5

7 Gestione del Personale 7 Fig.6 Fig.7 completamente il modello 770 Semplificato e Ordinario e consente la stampa su laser (riproduzione modelli). Viene inoltre prodotto il supporto magnetico per la trasmissione del 770 (invio dei dati all Amministrazione Finanziaria, mediante servizio telematico). Tramite l integrazione con la procedura Contabilità Finanziaria è possibile effettuare il trasferimento delle comunicazioni dati certificazioni lavoro dipendente, assimilati ed assistenza fiscale, delle comunicazioni dati certificazioni lavoro autonomo, provvigioni e redditi diversi. Monitoraggio trimestrale e Conto annuale: per entrambi gli adempimenti la procedura mette a disposizione apposite funzioni che ne consentono la gestione completa. Per il Conto annuale è previsto anche l export dei dati elaborati direttamente sul kit excel del ministero: questo evita tutto il lavoro manuale di caricamento. Grazie al collegamento con la procedura RP-Gestione presenze si possono importare i valori della tabella 11. Assistenza fiscale: la procedura permette l acquisizione dei dati contabili del modello 730 da file (sia del CAF, sia del Ministero). Tali dati vengono considerati nell elaborazione dei cedolini a partire dal mese di luglio. Se necessario, è possibile effettuare un riproporzionamento dei rimborsi (quando il totale dei rimborsi dell assistenza fiscale supera il totale delle ritenute IRPEF da versare nel mese). Permette altresì la gestione dei modelli 730-Rettificativo e 730 Integrativo. Previsione personale: apposite funzioni consentono l elaborazione dei dati per la previsione della spesa per il Fig.8

8 8 Gestione del Personale personale, necessaria a redigere il bilancio di previsione. Per chi ha la procedura Contabilità Finanziaria Halley i dati della previsione vi confluiscono automaticamente. CALCOLO DEL TFR PER IL PERSONALE In riferimento alla circolare n.29 dell INPDAP dell 8 Giugno 2000 e successive modificazioni, il programma effettua in automatico il calcolo del trattamento di fine rapporto per il personale di ruolo e non di ruolo e la gestione dei modelli TFR/1 e TFR/2 (vedi figg. 7 e 8). DICHIARAZIONE DELL INDENNITÀ DISOCCUPAZIONE (Mod.INPS) La procedura gestisce il modello INPS DL 86/88 bis necessario alla richiesta per l indennità di disoccupazione (vedi fig. 9). Tramite l integrazione con la procedura Gestione Presenze tutti i dati delle assenze sono acquisiti in automatico e non occorre inserirli manualmente. MONITORAGGIO COSTO PERSONALE Tramite apposite funzioni è possibile ottenere una stampa utile a determinare il costo del personale: - spesa sostenuta per il personale, esclusi eventuali arretrati di contratto, nell anno 2004, con dettaglio dei compensi - spesa sostenuta per l anno in corso e previsione di spesa per i mesi mancanti - differenza tra la spesa sostenuta nell anno 2004 e quella sostenuta e prevista per l anno in corso. VERIFICA DISPONIBILITÀ DI BILANCIO Una funzione specifica effettua una stima della spesa del personale dei mesi non ancora calcolati fino a fine anno: controllo utile soprattutto in sede di assestamento di bilancio. Per chi ha la procedura Contabilità Finanziaria Halley è possibile ottenere anche una stampa di controllo disponibilità, per la verifica dei capitoli di spesa. PORTALE DIPENDENTE Con la funz. Portale Dipendente del menu, creato interamente con interfaccia web, è possibile effettuare la consultazione dei modelli CUD e la consultazione dei cedolini. Il dipendente non avrà più bisogno di rivolgersi all ufficio del personale per consultare/stampare la propria documentazione ma potrà comodamente farlo anche la sera da casa. Il dipendente può anche consultare e/o stampare tutti i documenti disponibili nella bacheca virtuale : piani ferie, comunicazioni di varia natura, regolamenti e modulistica interna, ecc. (vedi figg. 10 e 10b). Fig. 9

9 Gestione del Personale 9 DOCUMENTI PER SITO DELL ENTE Funzioni specifiche aiutano l operatore nella gestione organizzata dei documenti da pubblicare nel sito istituzionale dell Ente (egovernment), in particolare per quanto riguarda trasparenza, valutazione e merito. Dopo aver scelto la tipologia, ossia la classificazione dei documenti che si ritiene più opportuna, è sufficiente inserire i documenti che si vogliono pubblicare: automaticamente saranno visibili a tutti gli utenti del sito (vedi fig. 11). DETASSAZIONE PREMI PRODUTTIVITÀ L utilizzo di apposite voci consente di ottemperare a quanto previsto dal Decreto Legge n.93 del 27 maggio 2008 e successive modificazioni, relativo alla riduzione del prelievo fiscale sulle somme corrisposte a titolo di premio di produttività (norma che attualmente riguarda solo il settore privato). LIBRO UNICO DEL LAVORO La procedura consente la gestione completa del Libro Unico del Lavoro, libro in cui i datori di lavoro privati devono registrare i dati anagrafici, contrattuali, previdenziali e fiscali dei lavoratori. Grazie al collegamento con la procedura "Gestione Presenze Halley è possibile riportare in automatico nel Libro Unico, nella sezione dedicata alle presenze, le diverse causali che scandiscono la giornata lavorativa di ogni dipendente (lavoro ordinario, straordinario, permessi brevi, malattia ) Fig.10 Fig.10b Fig.11

10 10 Gestione del Personale FUNZIONI IMPOSTAZIONI GENERALI Impostazioni Base Dati Generali Calendario Parametri Particolari Assegni Nucleo Familiare Dati Detrazioni-Fiscali Codifica Tariffe Codici Trattamento Parametri Calcolo DM quadro B Parametri Calcolo DM quadro D Parametri Stampa Mod. Vers.(F24) Impostazioni Utente Quote Sindacali Banche Tipologia Pagamenti Posto di Lavoro Regioni e Province Autonome Comuni Descrizione Mandati Collegamento Finanziaria Descrizioni Causali Mandati/Reversali Tabella Voci Cedolino Raggruppamento Voci per Riepilogo Parametri di Stampa Cedolino Codici SIOPE particolari Voci ONAOSI Voci maggiorazione 18% Voci tredicesima Causali Libro unico Tabelle Generali Contratti Retributivi Ritenute Contributive Contributi Arretrati Astensioni Stampa Contratti Retributivi Astensioni Forestali Gestione Anagrafiche Anagrafica Ente Anagrafica Dipendente Anagrafica Eredi Introduzione Progressivi Inizio Stampa Progressivi Inizio Gest.Imp.Cassa Pensioni A.P. Anagrafica Intermediari Anagrafica Firmatari Anag. Fondi Previdenza Complem. Arretrati Fondo Tesoreria Verifiche e Controlli Consultazione Progressivi Stampa Progressivi Mensili Progressivi Voci Cedolino Situaz.Aliquote Medie Situazione Date Registrate Situazione Detrazioni/Deduzioni Situazione Tabelle Collegamento PF Controllo Mensilità Elaborate Situazione Variazioni Situaz.Variazioni detrazioni figli Situazioni Posizioni INAIL ELABORAZIONI MENSILI Precalcolo Voci Mensili Stampa Controllo Tariffe Situazione Ore (straordin.) Inserimento Voci Precalcolo Caricamento su Comun.Mensili Stampa Allegato per Delibera Applicazioni Contrattuali Gestione delle Retribuzioni Gestione Arretrati Contratto Gestione Conguaglio Tariffe Applicazione PEO Gestione Arretrati PEO Gestione Conguaglio Tariffe PEO Elaborazione Cedolini Formazione Voci Fisse Comunicazioni Mensili Cumulate Gestione Astensioni Comunicazioni Mensili Individuali Calcolo Cedolini Controllo Cedolini Cancellazione Cedolini Gestione Ferie Gestione Causali Libro unico Gestione Astensioni Forestali Calcolo Modelli Mensili Controllo Elaborazione Mensile Calcolo DM 10 Versamenti INPDAP

11 Gestione del Personale 11 Calcolo Dati Fiscali Controllo DM 10 Controllo Dati Fiscali Supporto Magnetico DM 10 Supporto Magnetico F24 Trasferimento Netti in Busta x Banca Supp. M. Cartolarizzazione INPDAP Gestione Modello DMA Gestione Modello UNIEmens Controllo Rit.Fiscali non Versate Controllo Conguaglio Fiscale Controllo Imposta netta anno preced. Gestione modello Emens Gestione Stampe Mensili Stampa Cedolini su laser Stampa Cedolini - altre Invio Cedolino Prospetto Trattenute Fisse Riepilogo Voci Mensili Stampa Modello F24 Denuncia Mens./Dich.Pagam.(All.2-3) Riepilogo Mandati Allegato ai Mandati Distinta Banca Cedolini vidimati/libro unico ELABORAZIONI ANNUALI Riepiloghi e Verifiche Riepilogo Generale Dipendenti Stampa Verifica Annuale Riepilogo Irap Certif. Fiscale Previdenziale CUD Conguaglio Annuale Altri Datori Lav. Gestione Oneri Deducibili Verifica conguagli addizionali Certif. Fiscale Anni Prec. Assistenza Fiscale Anagrafica CAF Trasferimento Dati Modello 730 Gestione Rimborsi Versamenti Modello Semplificato 770 Ordinario Gestione Codici Tributo Modello 770 Anni Prec. Gestione Modelli INPS Gestione Modelli Disoccupazione Dati Generali DMAG Unico Gestione Modello DMAG Unico Supporto Magnetico DMAG Unico Gestione Modello DMAG variazione Supporto Magnetico DMAG variazione Gestione Modelli INAIL Gestione Sedi INAIL Gestione Posizioni INAIL Gestione Retribuzione INAIL Autoliquidazione INAIL Stampa Ripartizione INAIL Preparazione Supp. Magnetico 1031 modelli inail anni prec. INPDAP Anni Prec. Gestione Ruolo INPDAP Notifica INPDAP Riepilogo Generale Distinte Calcolo Ruolo INPDAP Gestione Ruolo INPDAP Supporto M.Dati INPDAP Anno 2001 TFR/1 e TFR/2 Gestione Modello TFR/1 Gestione Modello TFR/2 Bonus Sostegno Famiglie Calcolo dichiarazioni Gestione dichiarazioni Supporto magnetico Chiusura annuale STATISTICHE Estrazioni Statistiche Estrazione Voci Cedolino monitoraggio Trimestrale Conto Annuale Conto Annuale-monit. Trimestr. A.P. Conto Annuale Anno 2000 Conto Annuale Anno Rilev.Trimestrale anni prec.2005 STRUMENTI CALCOLO Previsione di Bilancio

12 12 Gestione del Personale Parametri Generali Previsione Trasferimento Dati Contratti Contributi Anagrafiche Dipendenti Tabelle Collegamento Finanziaria Calcolo Previsione Consultazione Previsione Stampa Previsione Utilità Tabulato Ritenute non Versate Controllo Inser.Progressivi Ricalcolo Progressivi Riepilogo Contr. Altri Enti Stampa Tabulato Enpdep Rivalutazione Tfr Riepilogo Tfr Copia Dipendente su Altro Ente Situazione Archivio Cedolini Installazione stampante per PDF Smartforms Log Mysql Controlli - Analisi Costi Verifica Disponibilità di Bilancio Analisi Costi Personale Costo Personale Parametri Monitoraggio Costo Pers. Stampa Monitoraggio Costo Pers. Stampe Dichiarazione Imposta Redditi Firma Ritiro Documenti Riepilogo per Ufficio Stampa Controllo Cedolini Etichette Funzioni non più in uso MENSILI Funzioni non più in uso ANNUALI Funzioni non più in uso: prev. OLD SERVIZI Anagrafe delle Prestazioni Censimento Gestione Modello 98.1 Service Stipendi - CLIENTE Caricamento Voci mensili Caricamento altri dati mensili Conferma fine caricamento Controllo avanzamento lavori Service Stipendi - DITTA Associa voce su dati mensili Acqusizione dati Conferma fine elaborazione Utilità ctrl blocchi Gestione portale dipendente Gestione accessi Consulta documenti portale Gestione documenti bacheca Gestione Documenti sito Gestione documenti sito Codice tipo documenti COLLEGAMENTI - Contabilità Finanziaria - gestione Presenze - GESTIONE giuridica - Dotazione Organica - anagrafe

13 Gestione Giuridica Gestione Giuridica 13 Strumento che completa la Gestione del Personale dal punto di vista giuridico. I dati del dipendente vengono raccolti in un fascicolo e utilizzati per l integrazione con la procedura Inpdap PENSIONI S7. Caricamento Automatico delle retribuzioni pregresse nella gestione del fascicolo. Raccolta organizzata delle informazioni della documentazione sanitaria del dipendente. Inserimento facilitato delle variazioni nella gestione del fascicolo. Stampa Fascicolo. Certificato di Servizio. Stampa Dati per Mod Stampa modello PA04 La procedura Gestione Giuridica della Halley rappresenta, con l integrazione della "Gestione del Personale", una valida e razionale soluzione alle problematiche connesse alla gestione del personale nella sua globalità. La gestione è stata strutturata per poter integrare i dati del fascicolo con il software Gestione dei Trattamenti Pensionistici dell INPDAP. FASCICOLO DIPENDENTE La procedura presenta una tipologia di tutti i principali eventi che interessano la carriera di un dipendente (assunzioni, passaggi di livello, rinnovi contrattuali, aspettative, cessazioni, procedimenti disciplinari ecc.). L insieme degli eventi inseriti per ogni dipendente costituisce il fascicolo personale di ognuno. Esso può essere consultato e stampato in qualsiasi momento (vedi fig. 1). Ad ogni evento possono essere allegati uno o più file: potete dimenticare il cartaceo! Il file da allegare può essere selezionato, oppure scansionato al momento o importato dalla procedura Protocollo informatico (vedi fig. 2). BANCA DELLE COMPETENZE Nel fascicolo è possibile archiviare, oltre alle informazioni classiche sulla carriera, anche: Titoli di studio, Corsi e aggiornamenti, Attività extra-ufficio, Capacità e competenze. Queste ultime in particolare permettono di registrare conoscenze quali: lingue conosciute, patenti di guida, abilitazioni e patentini di varia natura, iscrizioni agli albi professionali, competenze informatiche, ecc. Tutto codificato per avere una vera e propria Banca delle competenze di tutto il personale! AUTOMATISMI PER VALORIZZAZIONE FASCICOLO DIPEN- DENTE Massima attenzione è stata posta a tutti quegli automatismi per la valorizzazione dei fascicoli dei dipendenti al fine di evitare duplicazione di inserimenti di dati e limitare al massimo il lavoro manuale di inserimento. È previsto il caricamento iniziale degli eventi che formano il fascicolo, estraendo i dati dall Anagrafica dipendente, dai cedolini e dall archivio storico dei contratti. In quest ultimo archivio sono registrati tutti gli importi

14 14 Gestione Giuridica Fig.1 Fig. 2 retributivi (stipendio tabellare, tredicesima, indennità integrativa speciale, etc.) a partire dal 1973 ad oggi. Ogni evento può essere semplicemente copiato per crearne uno nuovo similare. Per le assenze (particolarmente rilevanti quelle che interrompono il servizio) i dati vengono acquisiti dalla Gestione Presenze oppure dalla Gestione del Personale Halley. Eventuali modifiche registrate nella Dotazione Organica oppure nella Gestione del Personale generano automaticamente lo specifico evento nel fascicolo del dipendente interessato. In base alle retribuzioni percepite nell anno, siano esse fisse o accessorie, una funzione specifica aggiorna la parte economica del fascicolo. MODELLO 98.2 e PA04 In base ai dati presenti nel fascicolo il programma permette di stampare i dati utili alla compilazione del modello 98.2, nonché di stampare il modello PA04. (vedi fig. 3) CERTIFICATO DI SERVIZIO In base ai dati presenti nel fascicolo e tramite i testi tipo personalizzabili, il programma permette la stampa del certificato di servizio, producendo anche un file PDF. TRASFERIMENTO DATI AL SOFTWARE PENSIONI INPDAP I dati registrati nel fascicolo di ogni dipendente possono essere esportati, mediante supporto magnetico, sul spftware Pensioni INPDAP. Fig. 3

15 Gestione Giuridica 15 DOCUMENTAZIONE SANITARIA Il DL 81/2008 (ex 626) prevede per tutti i datori di lavoro vari adempimenti. Le funzionalità presenti in procedura sono di aiuto per alcuni di essi, in particolare: scadenzario visite mediche e vaccinazioni (differenziate in base alle mansioni), catalogazione rischi professionali, catalogazione utensili/macchinari in uso e protezioni necessarie, catalogazione idoneità professionali, scadenzario libretti sanitari/ corso formazione. Il tutto si completa con la possibilità di registrare, per ciascun dipendente, malattie pregresse e familiari, abitudini, infortuni. Un vero fascicolo sanitario del dipendente! (vedi fig. 4). Fig. 4 FUNZIONI GESTIONE GIURIDICA Dati Generali Codici Procedura Eventi Tipo Retribuzioni Contrattuali Gestione Testi tipo Fascicolo Personale Fascicolo per dipendente Fascicolo per evento Registrazioni annuali Associaz. Voci - Tipo Retribuzione Registrazione Retribuzioni Registr. Assenze-aspett. da RP-PC Stampe Situazione giuridica Certificato di Servizio Stampa Quadri Modello 98.2-PA04 Preparaz.Dati Proced. INPDAP Documentazione sanitaria Medici curanti Codifica mansioni Documentazione dipendente Scadenzario visite/esami Scadenzario vaccinazioni Situazione libretti san/corsi formazione Estrazioni per mansione Estrazioni per idoneità Estrazioni varie Utilità Chiusura/apertura eventi Generazione iniziale Attivazione licenza Funzioni old Statistiche personale Fascicolo dipendente Retribuzioni contrattuali COLLEGAMENTI - GESTIONE DEL PERSONALE - Dotazione Organica - ATTI AMMINISTRATIVI - PROTOCOLLO INFORMATICO - GESTIONE PRESENZE

16 16 Gestione Presenze Gestione presenze Indispensabile strumento di controllo dell attività dei dipendenti delle PA. Gestione e monitoraggio delle ore lavorative di tutto il personale. Verifica da qualsiasi posto di lavoro abilitato della presenza di un dipendente in tempo reale. Gestione completa della Banca Ore. Gestione completa della Reperibilità. Gestione completa dei Buoni Pasto. Gestione completa delle Missioni. Controllo limite 48 ore settimanali. Controllo specifico recupero ore Breve permesso 36 ore. Estrazione dati per monitoraggio trimestrale, conto annuale, relazione al conto annuale e modello Inps DL. 86/88. Estrazione dati per Rilevazione mensile assenze dei dipendenti pubblici. Estrazione dati per pubblicazione sul sito dell Ente dei tassi di assenza. PORTALE DEL DIPENDENTE ciascun dipendente può consultare i propri dati con modalità totalmente web. Può anche avanzare richieste di ferie, permessi, ecc. GESTIONE PRATICHE: ottimo supporto e automatismi per conteggio e controllo su: congedi parentali, assenze per allattamento, aspettative non retribuite. DOCUMENTI SU SITO: funzionalità specifiche per pubblicare sul sito dell Ente tutto ciò che riguarda la trasparenza, valutazione e merito; in modo semplice ed organizzato. Stampa delle timbrature, anche direttamente su excel Cartellini Estrazione delle giustificazioni, anche direttamente su excel Situazione delle giustificazioni Prospetto ferie Ordine di missione Situazione presenti/assenti Situazione liquidazioni (straordinari, turni, ecc.) Riepilogo generale dipendente Riepilogo annuale assenze Riepilogo assenze in percentuale Riepilogo giorni lavorati Situazione pratiche

17 Gestione Presenze 17 La procedura consente il controllo di tutti i movimenti del personale dipendente in qualsiasi momento della giornata e la gestione di ogni tipo di assenza e delle prestazioni di lavoro straordinario. È quindi uno strumento di controllo per l amministrazione che pone la stessa in linea con quanto previsto dalla vigente normativa, e che, nel contempo, garantisce il dipendente, registrando esattamente ogni suo movimento. ACQUISIZIONE TIMBRATURE Per poter effettuare qualsiasi elaborazione occorre innanzitutto che le timbrature effettuate dai dipendenti sulle stazioni di rilevamento presenze confluiscano nella procedura. Una volta impostato il meccanismo di acquisizione esso avverrà automaticamente in pochi minuti ogni volta che si vorrà, anche più volte al giorno. Se avete già delle stazioni di rilevamento presenze NON è necessario cambiarle per utilizzare il software Halley. GESTIONE CARTELLINO MENSILE Nella gestione del cartellino è possibile consultare, modificare e stampare tutti i dati relativi ad ogni dipendente con in più la possibilità di modificare le timbrature errate o non fatte, con la salvaguardia di quelle originali (vedi fig.1). Eventuali anomalie sono immediatamente visibili e riscontrabili; comunque una apposita funzione di rilevamento anomalie evidenzia subito i casi che necessitano di controllo / sistemazione: timbrature mancanti, giustificativi di assenza mancanti, orari di lavoro non corretti, ecc. GESTIONE TURNI TIPO, ORARI DI LAVORO, TIPI DI CALCOLO È possibile codificare i diversi orari di lavoro, tipologie di calcolo e tipologie di turno effettuati nell Ente. Dato che ciascun Ente può darsi delle regole proprie sulle modalità di trattare gli orari, la flessibilità, gli straordinari, ecc. la procedura è altamente parametrizzabile nelle sue impostazioni, per adattarsi come un vestito su misura alle diverse esigenze. Alcune tipologie di calcolo gestite sono: normale, contaore, turnista, flessibilità a fasce, non timbranti, monotimbratura. L utilizzo dei turni tipo è utile in particolar modo per impostare automaticamente le turnazioni più complesse, tipo quelle della polizia municipale, che ciclano su periodi più lunghi della semplice settimana. CONTROLLO PRESENZE / ASSENZE Un apposita funzione consente la visualizzazione o la stampa dell elenco dei presenti o degli assenti, consentendo il controllo della situazione in tempo reale. POSSIBILITÀ DI ASSOCIARE DOCUMENTO ALL ASSENZA Alla registrazione di assenza è possibile associare il documento scansionato relativo, esempio: il certificato per un assenza di malattia. In questo modo tali documenti sono immediatamente rintracciabili e, se necessario, ristampabili. Se si utilizza il Protocollo Informatico Halley e il documento è stato già scansionato a monte l associazione può avvenire in modo ancora più automatico (vedi fig. 2). FIG. 1 FIG. 2

18 18 Gestione Presenze GESTIONE LIMITI ALLE GIUSTIFICAZIONI Impostando i limiti alle giustificazioni è possibile effettuare dei controlli per verificare che le giustificazioni usufruite non abbiano superato il limite prefissato segnalando l eventuale discordanza. Esempio: in fase di registrazione di una nuova assenza per ferie viene controllata la situazione al momento (spettanti, pregresse, godute) evidenziando subito se il limite è stato superato o meno. GESTIONE STRAORDINARIO Con apposite funzioni è possibile effettuare un controllo del lavoro straordinario effettuato in un determinato periodo. È possibile inoltre indicare per ogni dipendente quanto liquidarne o recuperarne. BUONI PASTO In base ai parametri impostati, altamente flessibili, il programma conteggia i buoni pasto spettanti ai singoli dipendenti. È inoltre possibile registrare i buoni (ticket) consegnati, al fine di monitorare il saldo tra buoni consegnati e maturati. GESTIONE REPERIBILITÀ La procedura permette di: pianificare gli orari di reperibilità, verificare in tempo reale chi è reperibile, calcolare quante ore sono state effettuate in reperibilità; il tutto riferito ad ogni servizio che si vuole gestire (es.: servizio idrico, servizio illuminazione...) (vedi fig. 3). BANCA ORE La procedura consente la gestione delle ore e del denaro inseriti nella Banca Ore effettuando la liquidazione delle ore da pagare, della sola maggiorazione delle ore accantonate e il calcolo dell accantonato annuale e mensile (vedi fig. 4). MISSIONI La procedura consente la gestione di tutto l iter legato alle missioni, dalla registrazione iniziale con stampa dell ordine di servizio, alla registrazione a consuntivo del lavoro effettivam svolto; comprese stampe riepilogative (vedi fig. 5) Fig. 3 Fig. 4

19 Gestione Presenze 19 Fig. 5 Fig. 6 Fig. 7

20 20 Gestione Presenze Fig. 8 Fig. 9 GESTIONE DELLE PRATICHE Funzioni specifiche consentono di supportare l utente nell onere di tenere sotto controllo, in maniera semplice e veloce, la situazione dei dipendenti in riferimento ad alcuni eventi specifici: maternità, allattamento, congedi parentali, congedo malattia figlio, malattia, aspettative non retribuite. Di quanta maternità facoltativa può ancora usufruire il dipendente? Quando terminerà l allattamento? Quanti congedi parentali sono stati già usufruiti nell anno? E il coniuge? La malattia che si sta registrando sarà retribuita al 100% o in maniera ridotta? Queste sono solo alcune delle domande cui queste funzioni permettono risposte semplici ed immediate. (vedi fig. 6, 7 e 8). Registrata la pratica, con le sue date inizio e fine, è il calcolo del cartellino a fare tutti i conteggi del caso ed associare i giustificativi corretti nelle giornate / ore di assenza del dipendente. Per le casistiche che lo prevedono (congedo parentale, congedo malattia figlio, assenza per malattia) viene conteggiato in automatico se l assenza in questione rientra nella fascia con retribuzione al 100% oppure in una fascia con una % di riduzione di stipendio. CONTROLLO RECUPERI BREVE PERMESSO 36 ORE L art. 20 del CCNL prevede che il dipendente possa usufruire di brevi permessi per un massimo di 36 ore l anno; le ore usufruite e tale titolo devono essere recuperate entro il mese successivo. Effettuare un controllo puntuale su tale istituto, ed in particolare sul fatto che i singoli dipendenti rispettino l obbligo del recupero entro il mese successivo non è affatto semplice. Anche in questo caso la Halley ha implementato una funzione specifica: il controllo diviene così semplice ed immediato.

21 Gestione Presenze 21 CONTROLLO LIMITE 48 ORE SETTIMANALI La funzione permette di effettuare un elenco settimanale riportando il numero dipendenti che hanno superato le 48 ore settimanali (lavoro ordinario + straordinario) come richiesto del Ministero del Lavoro con Dlgs n.66 del 8 aprile 2003 e successive modificazioni. MONITORAGGIO TRIMESTRALE, CONTO ANNUALE, RELA- ZIONE AL CONTO ANNUALE La procedura effettua l estrazione dei dati finalizzata alla compilazione di tali adempimenti. In particolare: ore lavorate per monitoraggio trimestrale, assenze per conto annuale tab.11, ore lavorate per relazione al conto annuale tab.19. I dati per monitoraggio trimestrale e conto annuale possono essere sia stampati sia trasferiti alla procedura Gestione del personale per completarne la gestione. I dati per la relazione al conto annuale possono essere esportati su excel per successive rielaborazioni per compilazione tab.19 (vedi fig. 9). ESTRAZIONE DATI PER RILEVAZIONE MENSILE ASSENZE DEI DIPENDENTI PUBBLICI La procedura effettua l estrazione dei dati sulle assenze finalizzata alla compilazione del modello del Ministero per la Pubblica amministrazione e l innovazione. ESTRAZIONE DATI PER MODELLO GEDAP La procedura effettua l estrazione dei dati specifica per la comunicazione dei dati sulle assenze per permessi e aspettative sindacali. MODELLO INPS DL 86/88 Bis La procedura effettua l estrazione dei dati finalizzata alla compilazione del quadro E di tale adempimento. I dati possono essere sia stampati sia trasferiti alla procedura Gestione del personale per completarne la gestione. GESTIONE DECENTRAMENTO La procedura permette di effettuare una gestione decentrata delle funzionalità: ogni responsabile di struttura effettua la gestione per il personale che gli è assegnato (e solo per quello), mentre a livello centrale rimangono le dovute funzioni di controllo e quelle di impostazione di base. In questo modo viene ottimizzata l organizzazione del lavoro riducendo i tempi e le incomprensioni (vedi fig. 10). PORTALE DEL DIPENDENTE Il portale (vedi fig. 11) comprende delle funzionalità con interfaccia totalmente web mirate alla consultazione, da parte di ciascuna matricola, delle proprie informazioni relative a: timbrature, cartellino, missioni, liquidazioni, Fig. 10 Fig. 11

22 22 Gestione Presenze Fig. 12 totalizzatori, reperibilità, buoni pasto, banca delle ore. Il dipendente potrà anche consultare e/o stampare tutti i documenti resi disponibili in una sorta di bacheca virtuale: piani ferie, comunicazioni di varia natura, regolamenti e modulistica interna, ecc. Il portale permette inoltre di avanzare, in maniera semplice e procedurizzata, richieste di ferie, permessi e similari (vedi fig. 12), nonché di consultare lo stato delle stesse. Quando la richiesta viene accettata o respinta il dipendente è automaticamente avvisato, tramite mail oppure tramite una comunicazione interna. DOCUMENTI PER SITO DELL ENTE Funzioni specifiche aiutano l operatore nella gestione organizzata dei documenti da pubblicare nel sito istituzionale dell Ente, in particolare per quanto riguarda trasparenza, valutazione e merito. Possono essere scelte le tipologie, ossia le classificazioni di documenti, che si ritengono più opportune; è poi sufficiente inserire i documenti che si vogliono pubblicare. Automaticamente essi saranno visibili nel sito istituzionale dell Ente (egovernment) (vedi fig. 13 e 14). TRASFERIMENTO DATI ALLA PROCEDURA GESTIONE DEL PERSONALE Molto stretta è l integrazione della procedura Gestione Presenze con la procedura Gestione Personale e molte sono le informazione che transitano, in maniera organizzata, dall una all altra procedura, al fine di velocizzare e semplificare il lavoro dell utente. Le risultanze di queste operazioni vengono lette dalla procedura Gestione del Personale e trasferite, quando necessario, direttamente nei cedolini di ogni dipendente. Segue elenco dei collegamenti: a) Turni e straordinari da liquidare: dopo aver effettuato il calcolo delle liquidazioni è possibile trasferire alla procedura Gestione del Personale gli importi da liquidare per gli straordinari e per l indennità di turno, sulla base delle prestazioni effettuate dal personale e registrate dalla procedura Gestione Presenze. b) Banca Ore e Reperibilità: è possibile trasferire i dati (ore e importi) elaborati nella procedura Gestione del Personale creando delle apposite registrazioni da riportare, in qualsiasi momento, nell elaborazione mensile. c) Buoni Pasto: è possibile trasferire il numero dei buoni pasto da liquidare nella procedura Gestione del Personale con lo stesso metodo utilizzato per il trasferimento della Banca Ore e Reperibilità. d) Missioni: è possibile trasferire gli importi dei rimborsi da liquidare nella procedura Gestione del Personale. e) Conto Annuale e Rilevazione Trimestrale: la procedura trasferisce alla procedura Gestione del Personale i dati necessari alla compilazione della Tabella 11 Numero giorni di assenza del personale in servizio nel corso dell anno del Conto Annuale e la compilazione della Rilevazione Trimestrale per i comuni campione. f) Dichiarazione ai fini dell indennità disoccupazione: la procedura trasferisce alla procedura Gestione del Personale i dati necessari al completamento della compilazione dei modelli disoccupazione, in particolare le assenze effettuate dal dipendente durante il rapporto di lavoro (quadro E del modello Inps DL 86/88). g) Valori delle ferie: nella procedura Gestione del personale è possibile importare i valori delle ferie effettuate nei vari mesi (per stamparli nel cedolino) senza doverli reinserire a mano. h) Giustificativi per libro unico: nella procedura Gestione del personale è possibile importare i valori dei giustificativi delle giornate (lavoro ordinario, straordinario, malattia, ecc.) senza doverli reinserire a mano. i) Astensioni: è possibile trasferire i giorni delle assenze nella procedura Gestione del Personale, senza doverle quindi reinserire a mano. L automatismo riguarda ovviamente quelle assenze che sono rilevanti ai fini del conteggio del cedolino.

23 Gestione Presenze 23 Fig. 13 Fig. 14

24 24 Gestione Presenze interfaccia menu FUNZIONI IMPOSTAZIONI GENERALI IMPOSTAZIONI BASE Dati Generali GESTIONE STAZIONI COLLEGATE Collegamento Stazioni Stazioni Collegate Situazione Collegamenti Parametri scarico timbrature GESTIONE ORGANIZZAZIONE Gestione Aree Gestione Settori Gestione Servizi Gestione UOC Gestione Gruppi Gestione Decentramento GESTIONE DIPENDENTI Anagrafica Dipendente Gestione Badges Caricamento Anagrafiche da PC Aggiornam. Anagrafiche da PC GESTIONE GIUSTIFICATIVI Giustificazioni Raggruppamento Giustificazioni Codifica Arrotondamenti PARAMETRI DI CALCOLO Orari di Lavoro Giornalieri Tipi Calcolo Calendario Orario Gruppi Calendario Orario Dipendenti Calendario Utilità Gestione Turni Tipo Stampe di controllo ELABORAZIONI MENSILI CARTELLINO Gestione Assenze Controllo limite Elaborazione Cartellino Rilevamento Anomalie Consultazione Cartellino Stampa Cartellini Situazione Mesi Bloccati TOTALIZZATORI Aggiornamento Gestione Situazione Totalizzatori

25 Gestione Presenze 25 LIQUIDAZIONI Parametri Liquidazioni Autor.Liquidazione per Dipendente Autor.Decurtazione per Dipendente Calcolo Liquidazioni Controllo Liquidazioni Liquidazioni Periodo Trasferimenti Dati Stipendi Verifica Situazioni REPERIBILITÀ Codifica Servizi Pianificazione Consultazione Calcolo delle Ore Gestione delle Ore/Maggiorazioni Stampa Blocco Trasferimento su PC BUONI PASTO Calcolo Gestione Stampa Blocco Trasferimento su PC Gestione blocchetti BANCA DELLE ORE Parametri Generali Distribuzione Budget Autorizzazione Banca Ore Calcolo delle Ore Gestione delle Ore/Maggiorazioni Liquidazione Ore/Maggiorazioni Stampe Riepilogative Trasferimento su PC GESTIONE DELLE MISSIONI Codifica Missioni Inserimento Ordine di Missione Completamento delle Missioni Stampa Missioni Blocco Periodo Trasferimento su PC GESTIONE DELLE PRATICHE Codifica Pratiche Situazione Pratiche Trasferimento Pratiche su PC SERVIZI Stampa Timbrature Stampa Timbrature per Stazione Controllo Presenti/Assenti Situazione Presenti/Assenti Situazione Giornaliera Riepilogo settimanale Registro presenze Stampa Prospetto Ferie Spostamento Lavoro Ordinario Plus/Minus Orario Settimanale Stampa Indennità di Disagio Estrazione timbrature per Excel GESTIONE DEI PERMESSI BREVE ELABORAZIONI ANNUALI RIEPILOGO GENERALE DIPENDENTE RIEPILOGO ANNUALE RIASSUNTIVO RIEPILOGO ANNUALE ASSENZE RIEPILOGO PERCENTUALE ASSENZE RIEPILOGO GIORNI LAVORATI. STATISTICHE ESTRAZIONE GIUSTIFICAZIONI ESTRAZIONE GIUSTIFICAZIONI PER EXCEL GESTIONE LIMITI PRESTAZIONI Giustif.Controllo 48 Ore Settimanali Denuncia Supero 48 Ore Settimanali MONITORAGGIO TRIMESTRALE Voci Giustificative (fino al 2010) Voci Giustificative (dal 2011) Estrazione Dati CONTO ANNUALE Voci Giustificative Estrazione Dati Estrazione Dati Per Relaz. (tab19) RILEVAZIONE MENSILE ASSENZE Voci Giustificative Estrazione Dati

26 26 Gestione Presenze PERMESSI / ASPETT. SINDACALI Voci Giustificative Estrazione Dati ESTRAZIONE GIUSTIFICATIVI PER LIVELLO ESTRAZIONE PER MODELLO DL 86/88 STRUMENTI GENERAZIONE NUOVO ANNO CALENDARIO ANNUALE CHIUSURA/RIAPERTURA ANNO GENERAZIONE/ELIMINAZIONE TOTALIZZATORI ATTIV./DISATT. TOTALIZZATORI ATTIVAZ.FLAGS ANAGRAFICA GESTIONE TASTI T330 E T385 RECUPERO MALATTIA GESTIONE PORTALE DIPENDENTE Gestione accessi Parametri richieste Parametri cons. totalizzatori Controllo richieste Gestione documenti GESTIONE DOCUMENTI SITO Gestione documenti sito Codice tipo documenti LOG MYSQL COLLEGAMENTI - GESTIONE DEL PERSONALE - Dotazione Organica - PROTOCOLLO INFORMATICO

27 Dotazione Organica Dotazione Organica 27 Altissima flessibilità nella modellazione e gestione della propria organizzazione. Possibilità di utilizzo contemporaneo di strutture matriciali. Formazione e gestione del piano occupazionale annuale e pluriennale, dalla stesura iniziale fino alla copertura dei posti, comprese le formalità relative alla stesura del contratto. Funzioni specifiche per effettuare le Comunicazioni obbligatorie, con apposito file XML, e registrare ricevute di ritorno. Utilizzazione della funzione Fuori Dotazione per la registrazione dei rapporti di lavoro a tempo determinato, parasubordinati o assimilati, organi, etc. comunque coinvolti nella gestione dell Ente. Attribuzione e gestione delle firme digitali. Molteplici possibilità di analisi dei dati inseriti, sia dal punto di vista della consistenza numerica che economica, sia a previsione sia a consuntivo. Diagramma struttura organizzativa con e senza risorse umane Piano occupazionale e relativi costi Contratti di assunzione e file XML per comunicazioni obbligatorie Analisi consistenza Analisi e proiezioni costi, anche ultra annuali, di qualsiasi livello di struttura Analisi e proiezioni costi, anche ultra annuali, costi per categorie/profili professionali Analisi e proiezioni costi, anche ultra annuali, costi di gruppi o individuali Previsione pensionandi con rilevazione risparmi in ambito di anno e costi base per nuove coperture Grafici per consistenza, categorie, posizioni economiche, profili professionali

28 28 Dotazione Organica DEFINIZIONE DELLA STRUTTURA ORGANIZZATIVA La Dotazione organica mette a disposizione degli Enti strumenti di gestione dell organizzazione in grado di coprire tutte le esigenze possibili. Sono disponibili quattro livelli di organizzazione/responsabilità strutturati, non necessariamente dipendenti a cascata, non necessariamente vincolati tra loro, ma vincolabili, ove necessario. Possibilità di disegnare la propria organizzazione su tali quattro livelli, senza vincolo alcuno. Possibilità di gestire organizzazioni di tipo anche matriciale. GESTIONE FLESSIBILE E SEMPLICE DELLA STRUTTURA ORGANIZZATIVA L organizzazione è vista non come fattore statico, bensì come elemento dinamico nel quale è sempre individuabile il grado ed il livello di responsabilità/competenza. La Dotazione organica permette una totale gestione della struttura organizzativa; in particolare le flessibilità che caratterizzano tale ambito sono rappresentate da: possibilità di trasmigrare ogni singolo individuo da una struttura ad un altra (grado minimo) possibilità di trasmigrare un livello organizzativo completo da una struttura ad un altra possibilità di far entrare (assunzioni) o uscire (cessazioni) i dipendenti lasciando sempre traccia di quanto accaduto. Tutte le operazioni appena descritte sono tracciate per cui è possibile, in ogni momento, conoscere la situazione ad una specifica data (vedi fig. 1) GESTIONE DI GRUPPI/PROGETTI A volte è necessario disporre di strumenti di aggregazione flessibili i quali, senza intervenire sulla struttura organizzativa, consentano la generazione di gruppi di lavoro trasversali alla struttura, come, ad esempio, nell organizzazione matriciale, quando si è in presenza di particolari attività o progetti quali: censimenti, elezioni, progetti con scadenza, crisi temporanee, test di nuovi procedimenti, ecc. In questi casi è opportuno creare aggregazioni temporanee per far fronte all esigenza. È su questo principio che si basa la struttura operativa denominata GRUPPO/PROGETTO. La procedura consente la definizione di un raggruppamento temporaneo con la semplice selezione delle unità chiamate a farne parte, di descrivere il compito affidato e di produrre, al termine, anche una relazione in ordine all attività svolta. PIANO OCCUPAZIONALE La dotazione organica viene movimentata attraverso lo strumento del piano occupazionale (vedi fig. 2). Si tratta di un documento programmatico, richiesto dalla normativa, contenente le previsioni di assunzioni annuale e pluriennale (triennale) cui l Ente intende procedere. Il termine assunzione viene utilizzato in senso lato e non in senso strettamente tecnico. Più correttamente si dovrebbe parlare di copertura dei posti, che può avvenire sia attraverso le ordinarie procedure concorsuali, sia attraverso le mobilità dall esterno (casi che prefigurano vere e proprie assunzioni), sia attraverso la progressione verticale. COPERTURA POSTI Il momento della copertura dei posti previsti nel piano occupazionale è stato particolarmente curato: oltre alla compiuta identificazione del nuovo dipendente, si possono effettuare tutte le formalità relative alla stesura del contratto, nonché l analisi dei costi sia di copertura previsti che effettivi. Sia per le assunzioni a tempo indeterminato, sia per tutte le altre casistiche previste dalla normativa (instaurazione, proroga, trasformazione e cessazione dei rapporti di lavoro), Interfaccia menu

29 Dotazione Organica 29 è possibile effettuare la comunicazione obbligatoria, con apposito file XML, nonché registrare le ricevute di risposta. FUORI DOTAZIONE La procedura si occupa essenzialmente della dotazione organica e della sua gestione. È prevista però questa specifica sezione per consentire la gestione di tutti gli altri tipi di rapporto che si possono instaurare con l Ente: dagli Organi ai Revisori dei Conti, dal Direttore Generale al Segretario Generale, dalle assunzioni a tempo determinato di varia natura e tipologia ai rapporti di lavoro interinale, alle borse di studio, agli stages, etc. Anche per costoro, ove previsto, vengono attivate funzioni di servizio quali i contratti. STAMPE E ANALISI DOTAZIONE ORGANICA Questa sezione si occupa di analizzare il personale da diversi punti di vista, il che rende possibili analisi approfondite in ordine alla tipologia di personale, alla consistenza, alle strutture, alle professionalità, alla comparazione di più strutture (vedi fig. 3, 4 e 5). La scelta di inserire un analisi dei costi approfondita risponde a varie esigenze, tra le quali: tenere sotto controllo la spesa complessiva del personale, monitorare gli specifici costi del piano occupazionale, oggetto di frequenti interventi da parte delle varie finanziarie che di anno in anno si susseguono. mantenere il preciso controllo dei costi di ciascuna risorsa umana in modo da consentire il calcolo immediato, relativamente al personale, dei costi di ciascuna attività, progetto, servizio, etc. consentire proiezioni in ordine ai costi anche per periodi ultra annuali, etc. Questa sezione è in grado di supportare significativamente il controllo di gestione e le diverse analisi e valutazioni che in un Ente sono sempre più necessari. Sono state prese in considerazione anche le previsioni relative ai pensionandi in modo da poter disporre di dati ai fini sia delle valutazioni in ordine al rimpiazzo di professionalità sia in ordine alle minori esigenze finanziarie relative ai costi diretti ed indiretti degli stessi. É inoltre presente una funzionalità di previsione ipotetica di costi, svincolati da qualsiasi struttura, piano occupazionale o altro, al fine di supportare valutazioni economiche di vario tipo. FIRME DIGITALI Sono previste varie funzioni che permettono di attribuire e tenere aggiornato il registro di quanti nell Ente sono in possesso di firma digitale. Sono gestite sia le firme rilasciate da enti certificatori esterni, sia quelle rilasciate dall ente stesso ad uso esclusivamente interno. Questa gestione è resa disponibile per l utilizzo in tutte le procedure Halley in cui è attualmente richiesta, o verrà richiesta in futuro, la firma digitale. fig. 1 fig. 2

30 30 Dotazione Organica DETTAGLIO COLLEGAMENTI CON ALTRE PROCEDURE PC-Gestione del Personale: è la procedura con la quale sono presenti i maggiori collegamenti. Addirittura l utilizzo della Dotazione organica senza tale procedura ne preclude alcune funzionalità. L interazione con Gestione del Personale consente di avere a disposizione tutti i dati economici, aggiornati in tempo reale, necessari alle funzioni di Analisi costi (sia di previsione sia effettivi). In sede di copertura di posto si possono inserire direttamente anche tutte le informazioni anagrafiche di base utili agli stipendi, in modo da unificare e ottimizzare la fase di inserimento dati per nuovo personale e, nello stesso tempo, inibire le modifiche a valle del primo inserimento. AT-Atti amministrativi: per ogni atto inserito in Dotazione organica ne viene verificata l effettiva esistenza, al fine di evitare un inserimento errato di dati. RP-Gestione presenze: le informazioni della struttura e del collocamento del personale nella struttura possono essere acquisite dalla procedura Dotazione Organica. GG-GESTIONE GIURIDICA: alcuni inserimenti / modifiche effettuati creano in automatico un evento nel fascicolo del dipendente. fig. 3 fig. 4 fig. 5