La revisione delle procedure amministrativo contabili Area Personale. Caso di studio: il caso dell Azienda USL Beta

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1 Corso di Revisione contabile Università di Pisa La revisione delle procedure amministrativo contabili Area Personale Caso di studio: il caso dell Azienda USL Beta Caso di studio: la revisione delle procedure amministrativo contabili Area Personale 1

2 Il Caso L azienda USL Beta ha una dotazione organica di dipendenti ed ha deciso di implementare al suo interno una funzione di Revisione Interna che, composta da un responsabile e da 3 collaboratori, ha compiti specifici nell ambito dei processi di controllo, di gestione dei rischi e di corporate governance, nonché il compito di instaurare flussi comunicazionali sia con il Collegio Sindacale che con la Direzione Aziendale. In questa fase il Revisore (coadiuvato dai suoi collaboratori) ha il compito di valutare il Sistema di Controllo Interno ed eventualmente di ridisegnarlo. Attualmente, ha appena terminato di rivedere e ridisegnare le procedure di controllo Area Personale. In particolare, in questo momento, il revisore, malgrado abbia già descritto e ridisegnato la procedura amministrativo contabile di controllo della retribuzione ordinaria, si trova costretto a rivedere anche i vecchi flow chart corrispondenti alle vecchie procedure di controllo. Tali flow chart dovranno poi essere sottoposti all approvazione del Presidente del Collegio Sindacale in occasione della riunione prevista per le ore 13,00, alla quale parteciperà personalmente il Revisore legale dei conti con i propri collaboratori. Di seguito si riportano quindi le nuove procedure di controllo (Area Personale) così come disegnate dal Revisore ed i relativi flow chart da terminare. Caso di studio: la revisione delle procedure amministrativo contabili Area Personale 2

3 Procedura retribuzione ordinaria 1. Oggetto Oggetto della presente procedura è la descrizione della gestione economica del personale con particolare riferimento all erogazione della retribuzione ordinaria. 2. Scopo Lo scopo della procedura è quello di: a) assicurare che le procedure di gestione economica del personale seguano correttamente i passaggi del protocollo operativo consolidato; b) garantire trasparenza da parte dell Azienda relativamente ai passaggi e agli adempimenti necessari per il pagamento della retribuzione ordinaria. 3. Campo di applicazione Questa procedura viene applicata da: 1) Ufficio Gestione delle Risorse Umane Settore Stato giuridico e presenze (per il riepilogo mensile delle presenze, delle ferie, dei giorni di malattia e delle assunzioni e cessazioni avvenute nel mese di riferimento); Caso di studio: la revisione delle procedure amministrativo contabili Area Personale 3

4 2) Ufficio Gestione delle Risorse Umane Settore economico - previdenziale (per l elaborazione mensile delle buste paga, il calcolo degli oneri previdenziali e fiscali e la eventuale registrazione della cessazione dei dipendenti). 4. L effettivo funzionamento 1) Documento di riferimento è la rilevazione mensile delle presenze, nonché tutta la documentazione inerente richieste/autorizzazioni ferie, congedi, permessi, certificati malattie e altre causali di assenza. La rilevazione presenze si basa su sistemi informatizzati con timbrature effettuate tramite badge magnetico, mentre le causali di assenza sono gestite tramite documentazione cartacea vista e autorizzata dai responsabili di riferimento, eccetto il certificato di malattia / infortunio rilasciato dal medico e inviato direttamente all Ufficio Gestione Risorse Umane. 2) Un responsabile di struttura (o un suo delegato) si occupa del controllo dell effettiva entrata ed uscita del dipendente. 3) La rilevazione mensile presenze viene inviata ad ogni responsabile di struttura con riferimento ai propri dipendenti, al fine di verificare l esattezza dei dati inseriti nel sistema e di autorizzare eventuali correzioni e variazioni. La rilevazione così corretta, sottoscritta dal responsabile e dal dipendente stesso, viene trasmessa all Ufficio Gestione delle Risorse Umane Settore Stato Giuridico e Presenze che provvede all inserimento nel sistema informatico delle variazioni e correzioni autorizzate. Caso di studio: la revisione delle procedure amministrativo contabili Area Personale 4

5 4) Lo stesso Ufficio Gestione delle Risorse Umane Settore Stato Giuridico e Presenze riconcilia periodicamente i dati contenuti nel foglio presenze con le informazioni disponibili per ogni dipendente (permessi richiesti, autorizzazione allo svolgimento di lavoro straordinario, ferie, malattia, ecc.) richiedendo delucidazioni (formalizzate) su eventuali anomalie riscontrate; 5) Sulla base del dato consolidato della rilevazione mensile presenze con le correzioni e variazioni autorizzate così come indicato nei punti sub 3 e sub 4, il settore economico e previdenziale provvede all elaborazione mensile delle buste paga. Tale elaborazione è effettuata incrociando i dati di effettiva presenza in servizio con le componenti stipendiali stabilite dalla contrattazione collettiva ed inserite nel sistema informatico paghe. Periodicamente il Settore Economico - Previdenziale effettua controlli a campione sulla congruità delle voci stipendiali inserite nel sistema delle previsioni contrattuali nel tempo vigenti. 6) Il Settore Economico - Previdenziale procede poi alla creazione del file contenente gli emolumenti stipendiali, da inviare tramite posta elettronica, all ufficio tesoreria e all invio delle stampe riepilogative dell elaborazione delle buste paga all Ufficio Bilancio e Gestione Risorse Finanziarie; 7) Il tesoriere si occupa del versamento dei contributi previdenziali INPDAP, instaurando flussi comunicazionali con l Ufficio Bilancio e Gestione Risorse Finanziarie al fine di riconciliare le diverse posizioni; 8) Il tesoriere invia documentazione specifica all Ufficio Bilancio e Gestione risorse finanziarie per la relativa registrazione contabile. Il tesoriere procede poi al contestuale pagamento. 5. La rappresentazione grafica Caso di studio: la revisione delle procedure amministrativo contabili Area Personale 5

6 Dipendente U.O. Risorse umane Settore Stato Giuridico U.O. Settore Economico e Previdenziale U.O.C. Bilancio e Gestione risorse finanziarie U.O.C. Tesoreria Entrata dipendente e, rilevazione presenza - Uscita dipendente e rilevazione uscita Riepilogo mensile di presenze, ferie, malattie, assunzioni e cessazioni. Inserimento variabili non inserite a sistema Elaborazione mensile della busta paga e calcolo dei connessi oneri previdenziali e fiscali Invio stampe riepilogative Creazione file emolumenti Invio tramite file emolumenti Versamento contributi previdenziali INPDAP Caso di studio: la revisione delle procedure amministrativo contabili Area Personale 6

7 6. Quesito procedura retribuzione ordinaria Individuare nel flow chart, in qualità di Revisori contabili, le eventuali omissioni grafiche rispetto alla descrizione della procedura ed integrarlo sulla base dei dati contenuti nella stessa. Individuare inoltre punti di forza e di debolezza della procedura sopra descritta (N.B. ci si riferisce alla procedura così come descritta e non al flow chart). Caso di studio: la revisione delle procedure amministrativo contabili Area Personale 7