Proposta organizzativa per CdA del 29/7/15

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1 PROT. 5585/2015 Proposta organizzativa per CdA del 29/7/15

2 ARCA S.p.a. Organigramma Presidenza Relazioni Istituzionali e Comunicazione Segreteria Generale e Affari Societari Program Management e Internal Audit Direzione Generale Amministrazione Giuridico Legale Risorse Umane Attività Interne Attività di Business Servizi Logistici e Spese di Funzionamento Contract Control Management Gare Coordinamento Tavolo Tecnico Appalti Sistemi Informativi e di e-procurement Beni e Servizi Apparecchiature e dispositivi medici Evoluzione Sistemi di e- Procurement e Gestione Sistemi Informativi Service Management e Gestione Sistemi di e- Procurement

3 ARCA S.p.a. Schema di distribuzione forza in organico Presidenza 1+1 Relazioni Istituzionali e Comunicazione Segreteria Generale e Affari Societari Program Management e Internal Audit Direzione Generale 1+2 Amministrazione Giurico Legale 1 risorsa Risorse Umane 1+1 risorsa 1+1 Attività Interne Attività di Business risorsa Servizi Logistici e Spese di Funzionamento Contract Control Management 1 risorsa 1+4 Gare 1+1 risorsa Coordinamento Tavolo Tecnico Appalti Sistemi Informativi e di e-procurement 1 risorsa 1+9 Beni e Servizi Apparecchiature e dispositivi medici Evoluzione Sistemi di e- Procurement e Gestione Sistemi Informativi Service Management e Gestione Sistemi di e- Procurement 1+8

4 DECALOGO delle Attività

5 PRESIDENZA: Rappresenta l organo apicale della Società e del Consiglio di Amministrazione; assume la rappresentanza legale della stessa, di fronte ai terzi e in giudizio. La firma sociale spetta al Presidente del Consiglio di Amministrazione e, in caso di sua assenza o impedimento, al componente del Consiglio di Amministrazione più anziano d'età. FUNZIONE SEGRETERIA GENERALE E AFFARI SOCIETARI: Fornisce supporto per la governance societaria alla Presidenza e al Direttore Generale nonché al Consiglio di Amministrazione. Gestisce tutte le questioni di natura giuridico-legale connesse allo svolgimento delle funzioni istituzionali della Società e mantiene i rapporti con eventuali consulenti legali. Predispone tutte le attività connesse alla convocazione e verbalizzazione dei Consigli di Amministrazione della Società. Assiste il Presidente e il Direttore Generale nello svolgimento delle proprie funzioni, supporta i predetti organi nella redazione di atti, comunicazioni e assicura l adempimento di tutte le attività segretariali connesse. Gestisce il Protocollo aziendale. FUNZIONE RELAZIONI ISTITUZIONALI E COMUNICAZIONE: Assicura la attività di progettazione, implemetazione e monitoraggio di iniziative di comunicazione, realizzando tutte le attività a supporto del posizionamento e promozione di ARCA S.p.A. verso l esterno. Contribuisce al miglioramento della conoscenza organizzata e di qualità all interno dell Azienda e mette a disposizione informazioni utili e aggiornate ai fini della diffusione delle informazioni relative ai prodotti/servizi. Garantisce i rapporti con le Istituzioni e con Agenzie e Fornitori collegati alle attività di comunicazione. Mantiene i rapporti con la stampa, cura le pubblicazioni/comunicati, assicura il corretto utilizzo del marchio aziendale e gestisce le iniziative promozionali e convegnistiche della Società.

6 DIREZIONE GENERALE: Riporta al Presidente del Consiglio di Amministrazione. Assicura la realizzazione dei piani aziendali e il conseguimento degli obiettivi strategici definiti dal Consiglio di Amministrazione. Coordina l attività delle strutture a suo riporto, in linea con i livelli di servizio stabiliti, al fine di garantire l erogazione di servizi di qualità e conformi alla normativa vigente. Il Direttore Generale è nominato Responsabile per la prevenzione della corruzione e Responsabile per la trasparenza e l integrità, rispettivamente ai sensi della Legge 190/2012 e del D.Lgs. 33/2013. E il Datore di Lavoro di ARCA S.p.a. Il Direttore Generale è Titolare del trattamento dei dati personali gestiti dalla società. FUNZIONE PROGRAM MANAGEMENT E INTERNAL AUDIT: Assicura il coordinamento dei processi di pianificazione, programmazione e controllo gestionale dello svolgimento dei piani aziendali annuali e pluriennali. Supporta il Direttore Generale nell attuazione della strategia complessiva di evoluzione dell Azienda. Coordina e gestisce il processo di valutazione del personale, mediante l elaborazione del piano delle performance. Sviluppa e promuove l'adozione dei sistemi di controllo direzionale, definendo i processi e gli strumenti per il controllo di gestione. Garantisce che i processi e le procedure di ARCA S.p.A. siano costantemente adeguati ai sistemi di qualità garantendone la specifica coerenza con le disposizioni regionali previste in materia. Rappresenta l organo ufficiale interno alla società per lo svolgimento di audit e verifiche.

7 STRUTTURA OPERATIVA AMMINISTRAZIONE: E responsabile del coordinamento dei processi di pianificazione, approvvigionamento, gestione contabile e controllo delle economico-finanziarie ed umane della Società, in coerenza con gli obiettivi definiti nei programmi annuali e pluriennali. Garantisce a tal fine il controllo di gestione economico e finanziario. FUNZIONE RISORSE UMANE: La Funzione è responsabile della pianificazione, reclutamento, inserimento, gestione, sviluppo, formazione ed amministrazione del personale. Ha il compito di rappresentare il front-office verso i dipendenti della Società che per esigenza hanno necessità di interfacciarsi con le «umane ed, in generale, cura tutti gli aspetti segretariali. FUNZIONE SERVIZI LOGISTICI E SPESE DI FUNZIONAMENTO: Coordina le attività relative alla security aziendale, anche mediante l utilizzo del servizio di sorveglianza prestato dagli enti incaricati, e garantisce il continuo controllo accessi e la sicurezza degli immobili aziendali. Nell ambito della gestione della spesa di funzionamento sotto-soglia ai sensi dell art. 28 del D.Lgs. 163/2006 di ARCA SpA, la struttura si occupa della predisposizione della documentazione di gara e di tutti gli atti necessari all esecuzione dei contratti, sulla base dei requisiti tecnico-funzionali definiti dai committenti interni. FUNZIONE CONTRACT CONTROL MANAGEMENT: La struttura è figura terza rispetto alla gestione dei contratti e svolge funzione di controllore nella gestione dei contratti passivi stipulati (di cui al punto precedente). Effettua monitoraggio e reporting periodico al Dirigente di S.O. sullo stato di avanzamento dei contratti con riferimento ai consumi e alle disponibilità residue.

8 STRUTTURA OPERATIVA GIURIDICO-LEGALE: La Struttura è responsabile del supporto legale e giuridico dell Azienda e garantisce l assistenza per tutte le questioni di natura giuridico-legale connesse allo svolgimento delle funzioni di business della Società. Fornisce pertanto: a) Su richiesta degli Organi di Governance, il supporto legale e giuridico al fine di garantire che gli atti e le azioni aziendali siano redatti e svolte secondo le normative vigenti, operando il controllo di legittimità degli stessi: Analisi normativa nazionale e regionale di interesse ARCA; Coordinamento normativa ARCA con normativa nazionale; Interfaccia con la struttura legislativa di Regione Lombardia per la normativa di interesse ARCA; Redazione e Controllo Convenzioni/Atti stipulati da ARCA. b) Fornisce la consulenza giuridica e laddove richiesti pareri formali alle Strutture Operative dell Azienda gestendo le problematiche tecnico giuridiche in tema di: Normativa dell amministrazione digitale, per la Struttura Operativa di e-procurement affinché la Piattaforma telematica svolga le proprie funzioni nel rispetto della normativa vigente applicabile e i servizi telematici erogati siano rispettosi della trasparenza, sicurezza, del mercato e della privacy. Fornisce ogni altro parere richiesto inerente le problematiche all e-procurement; Appalti e contrattualistica pubblica alla Struttura Operativa Amministrazione affinché ogni processo di affidamento per l acquisizione di beni e servizi di funzionamento si svolga nel rispetto della normativa vigente in materia di attività contrattuale degli enti pubblici nel rispetto dei tempi della programmazione regionale e del «Piano di Attività» aziendale; Normativa sul cd Sistema Rete e pianificazione aggregata nazionale e regionale per la Struttura operativa Tavolo Tecnico degli Appalti al fine di garantire il coordinamento in termini giuridici delle azioni del Tavolo Tecnico degli Appalti con le iniziative nazionali di acquisti aggregati. c) La Struttura cura il contenzioso inerente le attività aziendali sia direttamente con il personale dipendente abilitato sia interfacciandosi con i legali esterni di Avvocatura Regionale o professionisti eventualmente incaricati. Ciò sulla base di disposizioni che di volta in volta il Dirigente della Struttura Operativa predisporrà con motivato atto; d) La Struttura garantisce la Compliance Normativa assicurando la rispondenza alle disposizioni in materia di trasparenza e responsabilità amministrativa della Società. Garantisce che gli atti e le procedure interne, nonché i regolamenti societari, siano costantemente coerenti con quanto disposto dal legislatore e con le direttive e gli indirizzi dettati da Regione Lombardia, al fine di evitare sanzioni, declaratorie di illegittimità, perdite finanziarie o danni di reputazione in conseguenza di violazioni di norme legislative, regolamentari o di autoregolamentazione. La Struttura ha il compito di trasmettere alle strutture aziendali competenti le informazioni per l adempimento agli obblighi di pubblicazione previsti dalla normativa vigente in materia di trasparenza e anticorruzione, privacy e sicurezza degli ambienti di lavoro. Assicura altresì la completezza, la chiarezza e l aggiornamento delle informazioni pubblicate, garantendone anche la verifica sull avvenuta pubblicazione. La successiva ripartizione delle Funzioni è operata sulla base del seguente principio generale : «In linea di principio e compatibilmente con le disponibili, la Funzione che cura la conformità giuridica degli atti relativi alle procedure di gara non seguirà il contenzioso di riferimento.»

9 FUNZIONE ATTIVITA INTERNE: Ha il compito, in esecuzione delle direttive del responsabile della Struttura, di curare gli aspetti legali principalmente delle attività volte al funzionamento interno e delle relative strutture preposte come di seguito elencate: Garantire che gli atti formali Aziendali formulati dalla Direzione Generale, dalle Funzioni di staff e dalla Struttura Operativa Amministrazione siano conformi sotto il profilo normativo e di legittimità. In particolare dovrà curare gli aspetti giuridici inerenti gli atti amministrativi, gli acquisti interni, i regolamenti aziendali, le Convenzioni/Contratti. Coordinare le attività di contenzioso tra i legali abilitati appartenenti alla Struttura Operativa Giuridico Legale. Curare gli adempimenti relativi nei confronti di Regione Lombardia (richieste, report, ) e svolgere l attività di contenzioso unitamente ai legali abilitati della Struttura. Tale attività viene svolta per la: Struttura Operativa Tavolo Tecnico; Struttura Operativa e procurement; Supporto giuridico alle attività di Program management e Audit anche in termini di: Conformità giuridica dei Regolamenti interni; Curare la Compliance Normativa in termini di: normativa privacy (Dlgs n. 196/2003 e s.m.i.) trasparenza (DLgs 33/2003) anticorruzione (Legge 190/2012) sicurezza sul posto di lavoro (Dlgs n. 81/2008). responsabilità amministrativa egli Enti ( Dlgs n. 231/2001);

10 FUNZIONE ATTIVITA DI BUSINESS: Ha il compito, in esecuzione delle direttive del responsabile della Struttura, di curare gli aspetti giuridici e normativi connessi alle attività aziendali di business, in particolare: fornisce assistenza giuridica alle sotto riportate strutture operative: Struttura Operativa Tavolo Tecnico; Struttura Operativa e procurement; fornisce supporto di carattere legislativo alla Governance in tema di analisi normativa di interesse aziendale e in particolare sotto il profilo di: coordinamento normativa nazionale con quella regionale in materia di organismi di diritto pubblico coordinamento normativo per il cd Sistema Rete analisi e coordinamento DPCM attuativi Tavolo Tecnico dei Soggetti Aggregatori supporto alle proposte modificative della normativa primaria e secondaria di interesse; cura il contenzioso, in particolare per la S.O. Gare e la S.O. Amministrazione, tramite i legali abilitati secondo le disposizioni che di volta in volta il Dirigente di Struttura Operativa predisporrà con motivato atto.

11 STRUTTURA OPERATIVA COORDINAMENTO TAVOLO TECNICO APPALTI: Svolge le attività di coordinamento del Tavolo Tecnico degli appalti, istituito ai sensi della L.R. 24/2014 recante modifica alla L.R. 33/2007. Svolge le funzioni attribuite dalla D.G.R. n. X/3440 del 24/04/2015. STRUTTURA OPERATIVA GARE: Coordina le attività della linea di business societaria relativa alla razionalizzazione della spesa della P.A. lombarda. La Struttura è responsabile delle procedure di acquisizione curando la proposta per la definizione della strategia e lo svolgimento delle stesse. Per le procedure di acquisto aggregate svolte da un Ente del SIREG, delegato da ARCA S.p.A., la Struttura fornisce altresì supporto e consulenza tecnico-merceologica. Garantisce il supporto giuridico in ambito di appalti e contrattualistica pubblica alla Struttura Operativa Gare affinché la strategia e ogni processo di affidamento per l acquisizione di beni e servizi si svolga nel rispetto della normativa vigente in materia di attività contrattuale degli enti pubblici nel rispetto dei tempi della programmazione regionale e del «Piano di Attività» aziendale FUNZIONE BENI E SERVIZI: Articola la propria attività negli ambiti di spesa sanitaria e di spesa comune (compresa la spesa di funzionamento soprasoglia ai sensi dell art. 28 del D.Lgs. 163/2006 di ARCA SpA). Si relaziona direttamente con la Funzione Giuridico per attività core nella definizione della proposta delle iniziative di acquisto. Predispone la documentazione necessaria all indizione della gara, cura gli atti relativi al procedimento di acquisizione nonché quelli relativi all esecuzione dei procedimenti medesimi nell ambito di beni e servizi. Collabora inoltre con la Struttura Operativa Sistemi Informativi e di e-procurement fornendo indicazioni funzionali su eventuali evoluzioni ed utilizzo dei sistemi telematici, e con la Funzione Relazioni Istituzionali e Comunicazione per i rapporti con gli stakeholder. FUNZIONE APPARECCHIATURE E DISPOSITIVI MEDICI: La sua attività si inserisce nell ambito della spesa sanitaria, focalizzandosi su apparecchiature elettromedicali e dispositivi medici. Definisce la strategia di gara, in collaborazione con gli opinion leaders individuati da D.G. Salute della Regione Lombardia. Assicura il dialogo con gli stakeholder e, per condividere la propria linea di attività e garantire l efficacia e l efficienza del suo programma operativo, è in stretto contatto con gli Enti del Sistema Sanitario Regionale. Predispone gli atti di gara e ne cura l aggiudicazione. Interagisce con la Struttura Operativa Sistemi informativi di e-procurement per l utilizzo e l eventuale sviluppo della piattaforma telematica Sintel.

12 STRUTTURA OPERATIVA SISTEMI INFORMATIVI E DI E-PROCUREMENT: E responsabile delle attività della linea di business societaria relativa alla progettazione, realizzazione e gestione dei sistemi di e- Procurement nonché all assistenza a tutti gli utenti dei servizi ARCA. E responsabile della governance e della proposta di definizione delle iniziative per lo sviluppo informatico, perseguendo l obiettivo di un allineamento continuo con le evoluzioni tecnologiche e normative. La Struttura Operativa gestisce i sistemi ICT aziendali, utilizzati da ARCA S.p.A. per il proprio funzionamento, curandone la maintenance e le eventuali evoluzioni in accordo con le esigenze delle altre Strutture Organizzative e della Direzione Generale. FUNZIONE EVOLUZIONE SISTEMI DI E-PROCUREMENT E GESTIONE SISTEMI INFORMATIVI: E responsabile della pianificazione operativa e delle attività atte ad implementare il piano annuale e pluriennale dei progetti evolutivi degli applicativi di e-procurement gestiti da ARCA S.p.A., in raccordo con la Funzione Service Management e con la Funzione PMIA. La Funzione definisce i requisiti funzionali recependo le indicazioni della Funzione Service Management ed in accordo con la pianificazione generale, definisce i requisiti di dettaglio da implementare. Si avvale della Funzione Affari Generali e Legali per la verifica e validazione dei requisiti funzionali affinché siano conformi con le normative vigenti. Monitora periodicamente il processo di sviluppo ed il piano di avanzamento. Garantisce tramite l esecuzione delle attività di collaudo l aderenza del prodotto sviluppato con i requisiti utente e prestazionali. Supporta la Funzione Service Management nell analisi di problematiche tecniche e nella definizione di processi di gestione ed assistenza dei sistemi di e-procurement. E responsabilità della struttura un continuo adeguamento tecnologico dei sistemi di e-procurement. Nell ambito dei servizi informativi interni ha il compito di assicurare il governo dei sistemi ICT di ARCA SpA, sia dal punto di vista dei servizi sia delle informazioni gestite, effettuando benchmark di prodotti, definendo l architettura logica di riferimento e curando la sua costante evoluzione nel tempo sulla base delle esigenze legate ai processi di business, fra cui le soluzioni di business intelligence e le soluzioni gestionali per il funzionamento organizzativo (posta elettronica, umane, etc), secondo i requisiti utente definiti dalle Strutture Operative di ARCA SpA e Direzione Generale e sulla base di questi.

13 FUNZIONE SERVICE MANAGEMENT E GESTIONE SISTEMI DI E-PROCUREMENT: E responsabile della definizione delle linee guida e dei requisiti di business per l evoluzione dei sistemi di e-procurement, interfacciandosi con la Funzione Evoluzione per la definizione delle attività di implementazione nonché delle attività di User Acceptance Test. E responsabile della gestione ed assistenza dei sistemi di e-procurement gestiti da ARCA S.p.A., con l obiettivo di garantire il raggiungimento e mantenimento dei livelli di servizio a tutti gli utenti. Assicura il tracciamento di tutte le informazioni relative agli utenti dei servizi erogati, garantendo la disponibilità ed il mantenimento degli strumenti previsti per l erogazione del servizio. Si occupa della gestione end-2-end del processo di assistenza agli utenti, coordinando le attività del Call Center Regionale e occupandosi della gestione ed assistenza di II livello dei sistemi di e-procurement, sia per gli aspetti funzionali che tecnici. Si occupa della realizzazione dei materiali a supporto degli utenti (manuali, video tutorial, guide, materiale per il portale) sia per i contenuti che nella forma, in stretto raccordo con la funzione Comunicazione. La Funzione è responsabile di supportare gli Enti di Pubblica Amministrazione nell attuazione del percorso di continua evoluzione e miglioramento dei processi di acquisto mediante l adozione delle soluzioni di e-procurement, nell ottica della digitalizzazione e semplificazione dei processi della Pubblica Amministrazione. A tal fine si occupa della consulenza alle Stazioni Appaltanti per lo svolgimento delle procedure di gara con la piattaforma SINTEL, occupandosi altresì della formazione in aula degli utenti pubblici e privati, curandone anche i materiali a supporto. Anche in raccordo con la Funzione Affari Generali e Legali si occupa del monitoraggio e gestione del ciclo di vita dei trouble ticket degli utenti fruitori dei servizi ARCA per la gestione anche dei reclami.