COMPILAZIONE REGISTRO DI ENTRATA E USCITA PER FARMACI STUPEFACENTI E PSICOTROPI

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1 COMPILAZIONE REGISTRO DI ENTRATA E USCITA PER FARMACI STUPEFACENTI E PSICOTROPI D.P.R. 39/9 modificato dalla L. 9/ D.M. aprile 97 e successive modificazioni DELIBERA ASL n del.5. LINEE GUIDA PER L APPLICAZIONE DELLE NORME D USO E DI COMPILAZIONE DEL REGISTRO DI ENTRATA E USCITA PER FARMACI STUPEFACENTI E PSICOTROPI, PREVISTI DAL D.P.R. 39/9. (A CURA DELLA U.O. FARMACEUTICA ASL DI BRESCIA).

2 Articolo D.P.R. 39/9. Ogni acquisto o cessione, anche a titolo gratuito, di sostanze e di medicinali di cui alle tabelle previste dall'articolo, è iscritto in un registro speciale nel quale, senza alcuna lacuna, abrasione o aggiunta, in ordine cronologico, secondo una progressione numerica unica per ogni sostanza o medicinale, è tenuto in evidenza il movimento di entrata e di uscita delle stesse sostanze o medicinali. Tale registro è numerato e firmato in ogni pagina dal responsabile dell'azienda unità sanitaria locale o da un suo delegato che riporta nella prima pagina gli estremi della autorizzazione ministeriale e dichiara nell'ultima il numero delle pagine di cui il registro è costituito. Il registro è conservato da parte degli enti e delle imprese autorizzati alla fabbricazione, per la durata di dieci anni dal giorno dell'ultima registrazione. Detto termine è ridotto a cinque anni per le officine autorizzate all'impiego e per le imprese autorizzate al commercio all'ingrosso.. I responsabili delle farmacie aperte al pubblico e delle farmacie ospedaliere riportano sul registro il movimento dei medicinali di cui alla tabella II, sezioni A, B e C secondo le modalità indicate al comma precedente.

3 VIDIMAZIONE REGISTRO AUTORITA SANITARIA LOCALE RESPONSABILE AZIENDA SANITARIA LOCALE SINDACO o suo delegato COMUNE DIRETTORE GENERALE o suo delegato ASL

4 Farmacia Sede Titolare Direttore ROSSI Dr. MARIO Cod.BSXXX unica del Comune di XXXXXX Dr. MARIO ROSSI Ente o Impresa Sede Autorizzata a Con Decreto Ministeriale n. Del

5 Farmacia Sede Titolare Direttore COMUNALE Cod. BSX unica del Comune di XXXXXX Dr. CARLO BIANCHI Ente o Impresa Sede Autorizzata a Con Decreto Ministeriale n. Del

6 Il Dirigente incaricato U.O. Farmaceutica

7 Il presente registro della Farmacia/Ente o Impresa Rossi Dr. Mario Cod.BSXXX del Comune di XXXXXX é composto di n. prospetti (pagine), numerati dal n. al n., firmati per l autorità sanitaria dal U.O. Farmaceutica, Brescia lì / / Il Dirigente Incaricato ASL di Brescia L Ufficiale Vidimante Il Dirigente Incaricato U.O. Farmaceutica ASL di Brescia

8 Compilazione Registro di entrata e uscita

9 INTESTAZIONE DELLE PAGINE Ogni pagina deve essere assegnata a una sola sostanza o preparazione o medicinale; Dosaggi, forme farmaceutiche, e confezionamenti diversi di una stessa specialità medicinale, richiedono altrettante pagine; Il medicinale cui si riferisce la pagina deve essere indicato in modo completo: Nome (GARDENALE) Dosaggio ( mg) Forma farmaceutica (compresse) Confezionamento (confezione da venti compresse)

10 Gardenale mg compresse scatola da venti compresse Il Dirigente incaricato U.O. Farmaceutica

11 UNITA DI MOVIMENTAZIONE In testa alle colonne relative ad entrata uscita e giacenza deve sempre essere precisata l unità di carico: scatole, fiale, grammi, millilitri, ecc. L unità di carico deve essere coerente con il confezionamento precisato nell intestazione; L unità di carico deve essere coerente con quella impiegata nel redigere il buono acquisto;

12 Gardenale mg compresse scatola da venti compresse Il Dirigente incaricato U.O. Farmaceutica Scatola Scatola Scatola

13 morfina cloridrato mg scatola da 5 fiale Il Dirigente incaricato U.O. Farmaceutica Scatola Scatola Scatola

14 morfina cloridrato mg scatola da fiala Il Dirigente incaricato U.O. Farmaceutica Scatola Scatola Scatola

15 morfina cloridrato mg fiala Il Dirigente incaricato U.O. Farmaceutica fiala fiala fiala

16 OPERAZIONI DI INIZIO ANNO All inizio di ogni anno solare nelle apposite caselle si trascrive: L anno di riferimento Il numero della pagina di provenienza; se la registrazione proviene da altro registro è opportuno precisarla (registro anno precedente da pag.. Riporto); Il dato di giacenza così come risulta dalle operazioni di chiusura dell anno precedente Si suggerisce di scrivere il dato della giacenza iniziale anche nella colonna corrispondente all entrata; questo consente un costante controllo di corrispondenza contabile delle movimentazioni

17 Gardenale mg compresse scatola da venti compresse Il Dirigente incaricato U.O. Farmaceutica Registro anno 5 35 scatola scatola scatola

18 Le registrazioni in entrata (carico) o in uscita (scarico) devono essere eseguite contestualmente all arrivo dei medicinali in farmacia e alla loro vendita: N. progressivo operazione: la numerazione inizia con la prima movimentazione eseguita all inizio dell anno e termina il 3 dicembre con l operazione di chiusura Data operazione: data in cui avviene la registrazione dell operazione Documento: buono acquisto,, richiesta, verbale furto, verbale di presa in consegna N.: numero del documento (ricette, B.A., verbali) o quello assegnato dal farmacista autonomamente (ricette, richieste) Data: data di compilazione del documento Origine o Destinazione Origine o Destinazione: nome e cognome del paziente, denominazione della struttura (clinica, ambulatorio, casa di cura,..)

19 Gardenale mg compresse scatola da venti compresse Il Dirigente incaricato U.O. Farmaceutica scatola scatola scatola Registro anno richiesta B.A. richiesta B.A. VERBALE B.A. richiesta Richiesta B.A. Richiesta 9 ABXXXX 9 5 ABXXXX ABCCX ABXXXY FRANCO VERDE CASA DI RIPOSO GEMMA BUONO ACQUISTO XXX CASA DI RIPOSO GEMMA ROSSI ROSA DANTE ALIGHIERI BUONO ACQUISTO ROSSI ROSA MARCO VIOLA CASA DI RIPOSO ALICE DANTE ALIGHIERI FURTO BUONO ACQUISTO CASA DI RIPOSO GEMMA ROSSI ROSA MARCO VIOLA CASA DI RIPOSO ALICE BUONO ACQUISTO XXXX ROSSI ROSA MARCO VIOLA CASA DI RIPOSO FELICE MARCO VIOLA cons.fr. Saldo

20 RIEPILOGHI E RIPORTI Nel corso dell anno, alla fine di ogni pagina, nelle apposite caselle destinate ai riporti, si trascrive: I dati riepilogativi di: entrate, uscite, giacenza (somma delle entrate somma delle uscite = giacenze) Il numero della pagina dove proseguono le registrazioni I riepiloghi e i riporti non sono obbligatori quando le registrazioni proseguono sulla pagina immediatamente consecutiva. Sono comunque ugualmente consigliati per un costante controllo di corrispondenza contabile delle movimentazioni.

21 Gardenale mg compresse scatola da venti compresse Il Dirigente incaricato U.O. Farmaceutica scatola scatola scatola Registro anno richiesta B.A. richiesta B.A. VERBALE B.A. richiesta Richiesta B.A. Richiesta 9 ABXXXX 9 5 ABXXXX ABCCX ABXXXY FRANCO VERDE CASA DI RIPOSO GEMMA BUONO ACQUISTO XXX CASA DI RIPOSO GEMMA ROSSI ROSA DANTE ALIGHIERI BUONO ACQUISTO ROSSI ROSA MARCO VIOLA CASA DI RIPOSO ALICE DANTE ALIGHIERI FURTO BUONO ACQUISTO CASA DI RIPOSO GEMMA ROSSI ROSA MARCO VIOLA CASA DI RIPOSO ALICE BUONO ACQUISTO XXXX ROSSI ROSA MARCO VIOLA CASA DI RIPOSO FELICE MARCO VIOLA cons.fr. Saldo

22 Gardenale mg compresse scatola da venti compresse Il Dirigente incaricato U.O. Farmaceutica scatola scatola scatola Registro anno richiesta B.A. richiesta B.A. VERBALE B.A. richiesta Richiesta B.A. Richiesta 9 ABXXXX 9 5 ABXXXX ABCCX ABXXXY FRANCO VERDE CASA DI RIPOSO GEMMA BUONO ACQUISTO XXX CASA DI RIPOSO GEMMA ROSSI ROSA DANTE ALIGHIERI BUONO ACQUISTO ROSSI ROSA MARCO VIOLA CASA DI RIPOSO ALICE DANTE ALIGHIERI FURTO BUONO ACQUISTO CASA DI RIPOSO GEMMA ROSSI ROSA MARCO VIOLA CASA DI RIPOSO ALICE BUONO ACQUISTO XXXX ROSSI ROSA MARCO VIOLA CASA DI RIPOSO FELICE MARCO VIOLA cons.fr. Saldo

23 RIEPILOGHI E RIPORTI Nel corso dell anno, all inizio di ogni pagina, nelle apposite caselle destinate ai riporti, si trascrive: Il numero della pagina dalla quale proseguono le registrazioni I dati riepilogativi di: entrate, uscite, giacenza così come risultano dalle pagine di provenienza; Il numero progressivo delle movimentazioni che prosegue in successione numerica dalla pagina precedente I riepiloghi e i riporti non sono obbligatori quando le registrazioni proseguono sulla pagina immediatamente consecutiva. Sono comunque ugualmente consigliati per un costante controllo di corrispondenza contabile delle movimentazioni.

24 Gardenale mg compresse scatola da venti compresse Il Dirigente incaricato U.O. Farmaceutica 5 scatola scatola scatola 3 7 B.A. ABXYZ 7 BUONO ACQUISTO richiesta richiesta B.A ABXXYY FRANCO VERDE CASA DI RIPOSO GEMMA MARCO ROSSI CASA DI RIPOSO GEMMA ROSSI ROSA DANTE ALIGHIERI BUONO ACQUISTO 5 5 errore

25 Gardenale mg compresse scatola da venti compresse Il Dirigente incaricato U.O. Farmaceutica scatola scatola scatola 3 7 B.A. ABXYZ 7 BUONO ACQUISTO richiesta richiesta B.A ABXXYY FRANCO VERDE CASA DI RIPOSO GEMMA MARCO ROSSI CASA DI RIPOSO GEMMA ROSSI ROSA DANTE ALIGHIERI BUONO ACQUISTO 5 5 errore

26 OPERAZIONE DI CHIUSURA DI FINE ANNO Va contrassegnata con una numerazione progressiva; Va scritta nella riga immediatamente consecutiva all ultima movimentazione effettuata; Va datata; Va riportata la dicitura operazione di chiusura di fine anno ex art. D.P.R. 39/9 ; Vanno riportati i dati riassuntivi delle entrate dell intero anno solare; Vanno riportati i dati riassuntivi delle uscite dell intero anno solare; Va riportato il dato di giacenza risultante;

27 Alla fine della pagina, nell apposita casella destinata al dato di riepilogo e riporto, si trascrive: Unicamente il dato risultante della giacenza; La pagine dove proseguirà la trascrizione nell anno successivo. Se la trascrizione prosegue su un registro nuovo è opportuno precisarlo (registro nuovo anno. a pag.. riportare); Le righe rimaste inutilizzate vanno annullate con una Z.

28 Gardenale mg compresse scatola da venti compresse Il Dirigente incaricato U.O. Farmaceutica 5 scatola scatola scatola B.A. ABXYZ 7 BUONO ACQUISTO FRANCO VERDE richiesta CASA DI RIPOSO GEMMA MARCO ROSSI 35 5 richiesta 95 5 CASA DI RIPOSO GEMMA ROSSI ROSA DANTE ALIGHIERI B.A. ABXXYY 5 BUONO ACQUISTO Chiusura fine anno ex art. D.P.R. 39/9 5 5 Registro anno 7 5

29 ERRORI DI TRASCRIZIONE Ogni trascrizione va effettuata con mezzo indelebile; E ammessa la correzione di errori di trascrizione purché il dato corretto risulti leggibile; Non sono ammesse cancellazioni o abrasioni, né l uso di agenti decoloranti (scolorina) o coprenti (bianchetto); Si suggerisce di siglare sempre la correzione e di scrivere una breve motivazione giustificativa.

30 Gardenale mg compresse scatola da venti compresse Il Dirigente incaricato U.O. Farmaceutica scatola scatola scatola B.A. richiesta richiesta ABXYZ BUONO ACQUISTO FRANCO VERDE CASA DI RIPOSO GEMMA MARCO ROSSI CASA DI RIPOSO GEMMA ROSSI ROSA DANTE ALIGHIERI Errore Trascriz.

31 ROTTURA ACCIDENTALE VERSAMENTI ACCIDENTALI Nella colonna ANNOTAZIONI vanno indicate tutte le osservazioni necessarie per giustificare le variazioni non documentabili (rottura, perdita di sostanza durante la pesatura,.); In caso di rottura accidentale si suggerisce di conservare il contenitore primario con i cocci del flacone accidentalmente rotto

32 Articolo 3 D.P.R. 39/9 I registri devono essere conservati, da parte degli enti e delle imprese autorizzati alla fabbricazione, per la durata di dieci anni a datare dal giorno dell'ultima registrazione. Detto termine è ridotto a cinque anni per le officine che impiegano sostanze stupefacenti o psicotrope, per i commercianti grossisti e per i farmacisti.

33 CONSERVAZIONE REGISTRI DI ENTRATA E USCITA per le farmacie 5 ANNI DALL ULTIMA REGISTRAZIONE

34 CONSERVAZIONE RICETTE per le farmacie ANNI DALL ULTIMA REGISTRAZIONE

35 SANZIONI

36 Cessione buoni acquisto INFRAZIONE Omessa ritardata denuncia perdita o sottrazione bollettario buoni acquisto Omessa conservazione fattura sostanze stupefacenti e psicotrope Omissione o ritardata denuncia di perdita smarrimento o sottrazione del registro di entrata e uscita, di sue parti o di documenti giustificativi ad eccezione del bollettario buoni acquisti ART. 38 D.P.R. 39/9 38 comma D.P.R. 39/9 comma D.P.R. 39/9 7 D.P.R. 39/9 SANZIONE Reclusione multa Sanzione amministrativa da 3 a 5 Sanzione amministrativa fino a 5 Arresto e ammenda Irregolarità nella tenuta del registro 8 D.P.R. 39/9 Arresto ammenda spedizione di richieste per approvvigionamento obbligatorio di natanti, imprese agricole, commerciali, industriali, cantieri mancanti del visto preventivo e/o omesso invio della richiesta alla A.S.L. Vendita o cessione di stupefacenti di cui alle tabelle II sezione A, B, C non in dose e forma di medicamento Omessa conservazione in farmacia delle ricette originali relative alla tabella II sezione A, B, C e 7 D.P.R. 39/9 7 comma D.P.R. 39/9 e 5 comma 3 D.P.R. 39/9 sanzione amministrativa fino da 3 a 5 Reclusione e multa arresto o ammenda