ARCHIVIA PLUS SUPPORTO CONSOLE TELEMATICA

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1 ARCHIVIA PLUS SUPPORTO CONSOLE TELEMATICA Istruzioni per l archiviazione dei documenti provenienti da Con.Te. Versione n Data: 10/11/2014 Redatto da: Veronica Gimignani Luca Mattioli Approvato da: Claudio Caprara Categoria: File standard per setup Non stampare questo documento la versione elettronica è più comoda di quella cartacea perché ti offre link ad altri documenti e ricerca a tutto testo Destinatari: Utenti, Installatori, assistenti. Obiettivo Questo documento ha lo scopo di fornire le informazioni necessarie per la generazione e l archiviazione dei documenti provenienti dal programma Con.Te. Elenco delle versioni Documento distribuito con licenza Creative Commons Attribuzione - Non opere derivate 3.0 Italia. File name : 0.LEGGIMI-CONTE.DOCX Pagina n. 1 di 6

2 Indice 1. Requisiti Attivazione dell esportazione da CONSOLE Modalità di esportazione Esportazione automatica (on-line) Esportazione Manuale (off-line Programma di esportazione manuale Archiviazione con Autospool Conservazione sostitutiva Firma documenti Creazione supporto sostitutivo File name : 0.LEGGIMI-CONTE.DOCX Pagina n. 2 di 6

3 1. REQUISITI I requisiti per poter utilizzare le procedure descritte nel seguente manuale sono: Versione di Archivia o superiore Versione Con.Te o superiore 2. ATTIVAZIONE DELL ESPORTAZIONE DA CONSOLE Dal programma Con.Te. aprire la tabella Personalizza Procedura. Nella scheda Archiviazione, compilare il percorso Cartella documenti archiviati ; tale percorso dove essere lo stesso riportato in MULTI GESARC Attivare con Si l sportazione delle tipologie di documento che ci interessano. 3. MODALITÀ DI ESPORTAZIONE ESPORTAZIONE AUTOMATICA (ON-LINE) Appena i documenti sono disponibili vengono archiviati: attivando in tabella personalizzazioni l opzione Archiviazione contestuale al prelievo, nel momento in cui i vari documenti saranno disponibili, verranno immediatamente salvati nella cartella preposta e per l archiviazione L esportazione avverrà quando: saranno state prelevate tutte le ricevute/quietanze del fascicolo telematico: modello, ricevuta singola, quietanza singola (se prevista), lettera di impegno, lettera di presentazione ogni qual volta verrà fatto un prelievo di una ricevuta riepilogativa, una quietanza riepilogativa, un versamento dal cassetto fiscale, un avviso di regolarità/irregolarità o un avviso dal cassetto previdenziale artigiani e commercianti File name : 0.LEGGIMI-CONTE.DOCX Pagina n. 3 di 6

4 ESPORTAZIONE MANUALE (OFF-LINE L utente decide quando archiviare e cosa archiviare: lasciando disattiva in tabella personalizzazioni l opzione Archiviazione contestuale al prelievo, la fase di archiviazione sarà a richiesta dell utente che, con apposito programma, avrà a disposizione un cruscotto da cui pilotare l invio dei documenti alla fase di archiviazione con la periodicità che riterrà più opportuna. In questa modalità quindi i documenti, nel momento in cui saranno disponibili, non saranno automaticamente inviati ad Archivia PROGRAMMA DI ESPORTAZIONE MANUALE Il programma per avviare manualmente l esportazione dei documenti si trova nel menù Programmi di Utilità Archiviazione documenti ed esiti. E possibile scegliere le tipologie di documento e i periodi da esportare. Esiste un controllo sui documenti che evita la riesportazione, tuttavia, attivando l apposito flag, è sempre possibile esportarli di nuovo. File name : 0.LEGGIMI-CONTE.DOCX Pagina n. 4 di 6

5 4. ARCHIVIAZIONE CON AUTOSPOOL Avviare Autospool. Se lo ritenete necessario, fate un controllo dei percorsi dal menù Imposta Impostazione Percorsi e verificate che in Cartella da Archiviare ci sia lo stesso percorso che è stato impostato in Con.Te Personalizza Procedura Archiviazione. Per procedere con l archiviazione, premere su Archivia Tutti o lasciare attivo Auto che si occuperà dell archiviazione ogni minuto. Il programma oltre ad eseguire l archiviazione di tutti i documenti prodotti, provvederà anche al collegamento dei modelli con le relative ricevute. File name : 0.LEGGIMI-CONTE.DOCX Pagina n. 5 di 6

6 5. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Come gli altri documenti fiscali, anche gli invii telematici sono soggetti a conservazione sostitutiva; dopo l archiviazione, quindi, si deve procedere a: Firmare tutti i documenti con la smart card dell intermediario o del responsabile Creare il suppporto sostitutivo marcato temporalmente entro 3 mesi dall invio della dichiarazione successiva (invii del 2014 entro 31/12/2015) FIRMA DOCUMENTI Si può firmare con un solo comando una serie di documenti. Inserire la smart card dell utente firmatario nel lettore Aprire l archivio contenente i documenti da firmare Se non si intende firmare l intero archivio, ma solo una parte, occorre effettuare prima una ricerca (vedi Video esplicativo Ricerche) Selezionare il menù Firm@ e l opzione Applica firma e marca ai documenti correnti Inserire il Pin della smart card e procedere con Elabora. CREAZIONE SUPPORTO SOSTITUTIVO Vedi apposito Leggimi File name : 0.LEGGIMI-CONTE.DOCX Pagina n. 6 di 6