IL MANUALE D USO DEL REGISTRO INFORMATICO DELLE PRESTAZIONI RESE A STP NEGLI AMBULATORI DEDICATI

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1 IL MANUALE D USO DEL REGISTRO INFORMATICO DELLE PRESTAZIONI RESE A STP NEGLI AMBULATORI DEDICATI Dott. Luigi Guarnieri - Dirigente Medico U.O. Attività Sociosanitarie Cittadini Immigrati La Asl Napoli 1 Centro ha promosso, per garantire l assistenza medica agli STP, l attivazione di Ambulatori Dedicati STP in ogni Distretto sanitario di Base. La registrazione delle generalità degli utenti di qualsiasi Ambulatorio, anche in assenza di documenti di identità, è obbligatoria e ciò ha reso necessaria l adozione di un apposito registro. Il desiderio di superare i limiti di un registro cartaceo e di raccogliere dati sempre più dettagliati e significativi sulla domanda sanitaria degli STP, anche in risposta ad un istanza espressa dai presidi territoriali nel PAT 2007, ha indotto il SASCI a lavorare ad un programma informatico, che potesse anche agevolare la compilazione delle numerose certificazioni necessarie per consentire la rendicontazione delle prestazioni rese a STP. Con la collaborazione del Servizio Centrale Sistemi Informativi, è stato strutturato il programma di registrazione delle prestazioni, rese a STP presso gli Ambulatori Dedicati, reso operativo dal 1 maggio Si è ritenuto opportuno inserire nella registrazione una serie di dati sociali che risultano preziosi per la comprensione delle caratteristiche della popolazione immigrata non in regola, presente nel territorio cittadino. La conoscenza degli anni di permanenza in Italia, la tipologia di abitazione, l attività svolta per sostenersi, la presenza di un nucleo familiare di riferimento o di conviventi, ai quali appoggiarsi in momenti di difficoltà, sono sicuramente informazioni importanti, non solo sotto l aspetto meramente statistico, ma anche al fine di comprendere le concause delle patologie lamentate e la possibile efficacia delle cure prestate: Grazie al Registro informatico, gli operatori degli Ambulatori Dedicati possono ora: - Richiamare in qualsiasi momento la registrazione di un paziente che ha già avuto accesso ad un qualunque Ambulatorio Dedicato e verificare, per quello specifico paziente, le diagnosi poste, gli esami richiesti, le prescrizioni effettuate, le note scritte nell apposita sezione, per evidenziare aspetti particolari (ad esempio, in caso di ritorno a controllo: l esito di un esame prescritto, la diagnosi posta dallo specialista al quale è stato inviato) - Compilare e stampare la Dichiarazione d indigenza per lo Straniero Temporaneamente Presente che accede per la prima volta ai servizi sanitari, da consegnare allo sportello anagrafe assistiti del Distretto di domicilio, per l assegnazione del codice STP ed il rilascio della relativa Tessera sanitaria provvisoria - compilare e stampare tutte le copie necessarie dei certificati di urgenza/essenzialità, anche, in caso di smarrimento, a distanza di tempo dall accesso - Stampare in automatico il tabulato per la rendicontazione delle visite effettuate - Evitare di effettuare erroneamente prescrizioni (farmaceutiche o specialistiche) a STP non presenti in anagrafe assistiti Non è escluso che, in futuro, sempre al fine di agevolare l attività dei sanitari, non possano essere aggiunte ulteriori funzioni, oltre quelle sopra elencate. In ogni caso, è fin da ora possibile ad ogni Ambulatorio Dedicato Distrettuale, allo scopo di consentire sia un autovalutazione quantitativa della attività, sia uno studio delle caratteristiche della popolazione STP afferente al Distretto: - Contare con precisione e agevolmente gli utenti nell anno - Avere una sintesi periodica del volume di attività - Accedere ai due report sintetici periodici, che permettono la lettura delle caratteristiche della popolazione assistita anche al fine di modulare le risposte ai bisogni sanitari. I report sono, rispettivamente, riferiti all elaborazione dei seguenti dati: nazionalità, genere, stato civile, conoscenza dell italiano, permanenza in Italia, anni di scolarità, attività lavorativa, componenti famiglia e conviventi, volontà di restare in Italia, nascita in Italia oppure all estero consistenza dell utenza, visite effettuate, esito della visita, prescrizioni effettuate (di farmaci, esami diagnostico-strumentali, visite specialistiche e ricoveri), distribuzione dell utenza per nazionalità Per tali dati sono previste anche elaborazioni grafiche ed è stato predisposto un report aziendale complessivo, relativo alla attività di tutti gli Ambulatori Dedicati della ASL. Non è, perciò, più necessario, l invio periodico al SASCI di elaborati statistici da parte dei referenti degli Ambulatori. I medici impegnati negli Ambulatori Dedicati STP sono stati, ovviamente, preventivamente formati per l utilizzo del suddetto programma, ma si è ritenuto importante elaborare e rendere scaricabile dal sito Aziendale il presente manuale d uso.

2 PROGRAMMA AMBULATORIO STP MANUALE SINTETICO D ISTRUZIONE: Accesso alla procedura L accesso alla procedura avviene a partire dall icona AMBSTP presente sul Desktop di Windows A partire da essa la procedura richiederà l inserimento della coppia di credenziali formata da USERNAME e PASSWORD. Poiché viene utilizzato un particolare sistema di accesso in rete geografica (Terminal Server) occorrerà che l Operatore venga riconosciuto prima dal Server e poi dalla procedura stessa. Tutto ciò deve avvenire secondo i passi che seguono: Al comparire della schermata seguente occorrerà cliccare su Connetti 1

3 Dopo di che apparirà la seguente finestra sulla quale occorrerà di nuovo cliccare su Connetti. Successivamente comparirà la seguente schermata (Terminal Server) nella quale l Operatore dovrà inserire sulla prima riga il proprio nome di Operatore e sulla seconda la Password. Già a partire dal secondo avvio, nella prima riga si troverà già inserito il nome di Operatore e dovrà essere riempito soltanto il rigo della Password 2

4 Inserite le credenziali di accesso al Server comparirà la schermata per l accesso alla procedura In questo caso l Operatore troverà già inserito sulla prima riga il proprio nome di Operatore e sulla seconda non dovrà inserire la Password ma cliccare direttamente OK oppure premere il tasto invio Al seguente avviso di protezione occorrerà cliccare su Apri. A questo punto si aprirà la maschera iniziale del Registro Informatico: 3

5 MASCHERA INIZIALE: MENU PRINCIPALE La prima maschera è composta dalle seguenti voci: Data la data non va digitata perché si aggiorna automaticamente giorno per giorno Operatore Viene inserito automaticamente Utenti registrati Visite giornaliere Aggiorna questa voce visualizza il numero degli utenti registrati nel programma questa voce visualizza il numero delle visite giornaliere Cliccando su questa voce si aggiornano le funzioni indicate sopra 4

6 Le funzioni per procedere sono indicate in alto nella barra degli strumenti GESTIONE ARCHIVI TABELLE REPORTS E STATISTICHE SERVIZI ESCI Cliccando su GESTIONE compare un elenco con 3 opzioni: Registra Utente Ricerca Utente Dichiarazione di indigenza questa voce ti permette di inserire il paziente non ancora inserito nel registro. questa voce ti permette, se il visitatore è già inserito nel registro, di effettuare una ricerca tramite il codice STP. - da usare per i pazienti che si presentano per la prima volta a chiedere assistenza medica - apre la dichiarazione di indigenza da compilare al P.C. e stampare per far firmare il richiedente assistenza N.B.) in questo caso 1) non va assegnato il codice STP è compito della Anagrafe assistiti 2) la visita effettuata non va registrata perché non c è un codice STP da inserire Cliccando su REPORTS E STATISTICHE compare un elenco con le opzioni: Dati statistici Dati statistici riepilogativi Rendicontazione Rendicontazione ASL Questo tasto apre il file che ti permette di creare il report. Opzione non attiva Apre automaticamente il file che ti permette di stampare la rendicontazione delle visite effettuate nel mese scelto Opzione non attiva Ora in base al paziente che accede all Ambulatorio, l operatore clicca su uno dei tasti che gli permettono di continuare il lavoro. 5

7 A: Registrazione di nuovo utente U.O. Attività Sociosanitarie Cittadini Immigrati e SFD REPORT 2013 Se l assistito non è mai stato registrato ed esibisce una Tessera Sanitaria STP in corso di validità rilasciata dall Anagrafe Assistiti, cliccare su Gestione e scegliere l opzione Registra Utente. Si aprirà questa Maschera: REGISTRA UTENTE. La maschera è divisa un due sezioni e compaiono tre tasti: Il tasto SVUOTA CAMPI: cancella i dati immessi. Il tasto RICERCA UTENTE: permette di passare alla maschera di ricerca utenti il tasto REGISTRA UTENTE visualizza la maschera successiva. I campi contrassegnati dall asterisco, se non compilati, non permettono di passare alla maschera successiva e procedere, quindi, alla registrazione. 6

8 Prima sezione DATI ANAGRAFICI Verrà richiesto: Codice STP Distretto Data di registrazione Cartella clinica Cognome Nome Sesso Data di nascita Cittadinanza Paese di nascita U.O. Attività Sociosanitarie Cittadini Immigrati e SFD REPORT 2013 STP da compilare per la parte numerica del codice. Quindi premere invio. Se lo STP è già in anagrafe assistiti si riempiranno tutte le voci da cognome a paese di nascita Se lo STP non è in Anagrafe, comparirà il messaggio codice STP non inserito in anagrafe. Vuoi correggere? con le opzioni si e no nel caso si debba correggere una errata digitazione o si debba rinunciare alla registrazione dello STP fino alla regolarizzazione della posizione anagrafica. si compila in automatico si compila in automatico digitare il numero della cartella se è stata compilata altrimenti non compilare Si compilano in automatico se il codice STP digitato nel campo specifico risulta già presente in anagrafe N.B.) Se il codice STP riportato nello specifico campo non risulta già inserito in anagrafe ed in corso di validità, non sarà possibile procedere alla registrazione. Seconda sezione DATI SOCIALI sono campi obbligatori che se non compilati non permettono di procedere alla registrazione. Verrà richiesto: Stato civile Anni di scolarità In Italia dall anno Conoscenza lingua italiana Inserire tramite freccia e scegliere dalla lista N.B.) Per pazienti al di sotto dei 14 anni scegliere dalla lista l opzione specifica prevista: età inferiore a 14 anni Inserire tramite freccia e scegliere dalla lista. Per passare al successivo usare il tasto invio o quello TAB Da digitare Inserire tramite freccia e scegliere dalla lista Attività per sostenersi Componenti famiglia Conviventi aggiuntivi Abitazione Vuole restare in Italia Inserire tramite freccia e scegliere dalla lista; Inserire tramite freccia e scegliere dalla lista; (nella lista 1=soggetto che vive da solo) Inserire tramite freccia e scegliere dalla lista; (nella lista 0=soggetto che vive da solo) Inserire tramite freccia e scegliere dalla lista; Inserire tramite freccia e scegliere dalla lista 7

9 Dopo aver compilato le due sezioni premere il tasto REGISTRA UTENTE che permette di visualizzare la maschera successiva. REGISTRA PRESTAZIONE In questa maschera viene registrata la prestazione medica resa al paziente. Le prime 5 voci ossia: Codice STP, numero visita, Distretto, Data operatore compaiono in automatico, il restante va compilato. Prima diagnosi voce obbligatoria, inserire tramite freccia e scegliere dalla lista Seconda diagnosi, Terza diagnosi, Proposta di ricovero, Esami di laboratorio, 1 Esame strumentale, 2 Esame strumentale, 1^ Visita specialistica, 2^ Visita specialistica, Invio ad altra U.O., Prima prescrizione, Seconda prescrizione, Terza prescrizione, Quarta prescrizione sono tutte voci opzionali da inserire tramite freccia scegliendo dalla lista (i campi vanno obbligatoriamente compilati se viene effettuato quanto previsto in essi l opzionalità deriva esclusivamente dalla possibilità che non venga posta una seconda o terza diagnosi, non siano richiesti ricovero, esami di laboratorio, esami strumentali etc) ; nella lista dei farmaci sono riportati tutti i principi attivi prescrivibili a carico del SSN - per abbreviare la ricerca basta digitare la prima lettera del farmaco 8

10 (principio attivo) e la lista automaticamente passa ai farmaci che iniziano con quella lettera Se vengono prescritti più di 4 farmaci diversi, dal quinto in poi non sarà possibile la relativa registrazione ai fini statistici per gli elaborati periodici. Se ritenuto utile per propria memoria in caso di eventuali visite successive tali ulteriori prescrizioni potranno essere riportate nel riquadro bianco destinato alle NOTE. Il riquadro bianco e vuoto serve per le eventuali NOTE In esso può essere riportato tutto ciò che, a sua discrezione, il sanitario ritiene utile annotare per poterlo rivedere in occasione di una nuova visita (ad esempio risultati di analisi, esami strumentali e/o visite specialistiche) Il suo contenuto non costituisce ovviamente oggetto delle elaborazioni sintetiche periodiche. Dopo aver compilato la maschera se si vuole registrare la prestazione premere REGISTRA PRESTAZIONE. Il tasto SVUOTA CAMPI: cancella i dati immessi. Il tasto MENU PRESTAZIONI: riporta alla maschera delle prestazioni precedenti effettuate a quel codice STP. Premendo il tasto REGISTRA PRESTAZIONE, viene inserito il nuovo record e si apre, per l eventuale stampa, il modello per la certificazione di urgenza /essenzialità già compilato per quanto attiene al codice STP, alle generalità del paziente, alla o alle diagnosi registrate ed alla dizione Visita nel rigo 1 delle prestazioni urgenti/essenziali. Questo certificato si riferisce alla visita effettuata. Se da essa sono scaturite prescrizioni, dopo la stampa del primo certificato, basta cancellare la dizione visita e digitare al suo posto la prestazione prescritta e fare un ulteriore stampa. Il procedimento di cancellare e di riscrivere va ripetuto tante volte quanti sono i diversi certificati da stampare. N.B.) Il certificato di urgenza/essenzialità non va stampato per le prescrizioni farmaceutiche poiché, in base al nuovo Disciplinare per la rendicontazione STP, per queste ultime è sufficiente apporre lo specifico timbro di urgenza/essenzialità sulla ricetta stessa 9

11 10 U.O. Attività Sociosanitarie Cittadini Immigrati e SFD REPORT 2013

12 Chiudendo questa schermata compare la maschera: (attenzione chiudere questa maschera utilizzando la x in alto a destra) MENU PRESTAZIONI Questa maschera permette di visualizzare il Codice STP, il Cognome, il Nome, il numero di prestazioni, le prestazioni registrate. Cliccando sul tasto Registra prestazione, sarà possibile registrare una nuova prestazione sempre allo stesso paziente, per cui questo tasto va utilizzato solo quando si è arrivati a questa maschera partendo dalla maschera ricerca utente perché due visite generali nella stessa giornata non sono rendicontabili. Il tasto RICERCA UTENTE della maschera MENU PRESTAZIONI permette di tornare alla maschera di ricerca di un altro utente gia registrato. Per chiudere questa maschera si deve utilizzare la x a destra in alto sulla stessa linea della voce menù prestazioni: maschera. Cliccando sul rigo relativo alla prestazione che si intende visualizzare si aprirà la maschera della prestazione registrata richiesta (che sarà ovviamente immodificabile), consentendo di verificare le prescrizioni effettuate in quella occasione e le eventuali annotazioni scritte nell apposito spazio bianco. In basso alla maschera prestazione registrata così aperta, comparirà il tasto Stampa ALL.2 che permetterà di stampare altri certificati di 11

13 urgenza/essenzialità (All.2) relativi a quell accesso, nel caso che, per errore non si sia provveduto prima. 12

14 Torniamo al menù principale alla prima maschera: U.O. Attività Sociosanitarie Cittadini Immigrati e SFD REPORT 2013 B: registrazione di prestazione ad utente già registrato Se si presenta un assistito già registrato nel programma, si clicca su gestione e si sceglie l opzione RICERCA UTENTE; si apre la seguente maschera Verrà richiesto il Codice STP (STP risulta già scritto), dopo aver digitato il codice premere il tasto RICERCA CODICE STP e verrà visualizzato il codice, il Cognome e il Nome. Come appare nella maschera di sotto: Per registrare una nuova prestazione al visitatore, si deve premere il tasto MENU PRESTAZIONI che apre la maschera menù prestazioni le cui funzioni sono state già descritte prima; da questa si potrà quindi, con lo specifico tasto passare alla maschera REGISTRA PRESTAZIONE da compilare con lo stesso procedimento indicato nel punto A. 13

15 Se invece bisogna modificare i dati dell utente premere MODIFICA UTENTE e verrà aperta la seguente maschera dove compariranno i relativi dati sia anagrafici che sociali del soggetto: Questa maschera permette di modificare i dati del soggetto in caso ci siano stati cambiamenti dopo l ultima visita effettuata ( ad esempio il paziente era celibe e ora si è sposato). Dopo aver modificato i campi interessati premere il tasto MODIFICA UTENTE e verrà apportata la modifica, se invece il dato immesso non è corretto premere ANNULLA MODIFICHE. Il tasto RICERCA UTENTE rimanda alla omonima maschera per una nuova ricerca di un utente già registrato 14

16 C: elaborazione dei dati U.O. Attività Sociosanitarie Cittadini Immigrati e SFD REPORT ) Per creare il Report tornare alla maschera iniziale (MENU PRINCIPALE), cliccare Reports e statistiche, scegliere dalla lista DATI STATISTICI : si apre la seguente maschera: Scegliere dal menù a tendina il periodo per il quale si vuole il report ( è previsto ogni trimestre, ogni semestre e tutto l anno) e poi premere il tasto CREA REPORT: si apre un foglio Excel con la sintesi delle prestazioni e dei dati sociali dei pazienti, nonché i grafici relativi a: esito visite, genere, stato civile, conoscenza lingua, in Italia da anni, anni di scolarità, attività per sostenersi, componenti famiglia, conviventi aggiuntivi, vuole restare in Italia, nato in Italia, diagnosi, visite, farmaci, nazionalità. 2) Per stampare il tabulato delle visite effettuate mese per mese, ai fini della loro rendicontazione, cliccare su Reports e statistiche, dalla lista scegliere RENDICONTAZIONE ; si apre la seguente maschera: 15

17 Scegliere dalla tendina il mese che si desidera e poi cliccare su crea report ; si aprirà il tabulato da stampare dove le visite effettuate sono già tariffate con il codice 89.7 = 18,59. Per tornare al Menù Principale occorre cliccare sulla X in alto a destra. Per uscire definitivamente dalla procedura sarà necessario utilizzare la Funzione Esci della maschera Menù Principale. 16

18 Indicazioni sulla compilazione di alcuni campi obbligatori Stato civile: per i minori di 14 anni va scelta sempre dalla lista l opzione età inferiore a 14 anni perché tali soggetti sono esclusi da tutte le statistiche sullo stato civile. Componenti famiglia: la persona che vive da sola costituisce un nucleo familiare costituita da un solo individuo per cui va scelta l opzione 1 Altri Conviventi: in questo caso per la persona che vive da solo va scelta l opzione 0, per ché la voce si riferisce ai conviventi esterni al nucleo familiare. Abitazione: per chi vive presso un altra persona, va sempre scelta l opzione ospitato ; viceversa l opzione abitazione civile va scelta per chi vive autonomamente in una abitazione privata, anche se con contratto a nero o senza contratto. 17