Questionario italiano di autovalutazione per l attribuzione agli Operatori economici dello status di AEO.

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1 ALLEGATO B Questionario italiano di autovalutazione per l attribuzione agli Operatori economici dello status di AEO. Area Verifiche e Controlli Tributi Doganali Accise Laboratori Chimici Ufficio Tecnologie e supporto dell attività di verifica

2 Sezione 1 Informazioni sull operatore Sottosezione 1.01 Caratteristiche organizzative 1.01 Domanda Standard Risposta 1. In funzione del vostro status giuridico fornite i nomi e gli indirizzi: dell unico proprietario; ovvero di tutti i soci; ovvero di tutti i direttori, azionisti principali e rappresentanti legali del richiedente. 2 Breve descrizione della vostra attività commerciale preminente. 3 a. Indicate l ubicazione di ciascun luogo e/o ciascuna filiale dell impresa che opera nel commercio internazionale e descrivete brevemente le attività commerciali di ciascuna sede. b. Indicare se l impresa e ciascuna sede/filiale opera all interno della catena logistica: A proprio nome e per proprio conto; ovvero A proprio nome e per conto di un terzo o una società: ovvero A nome e per conto di un terzo o di una società. c. Acquistate da/vendete a imprese associate con voi? (S/N) 2

3 Sottosezione 1.02 Organizzazione interna 1.02 Domanda Standard Risposta 1 a. E stata definita la struttura interna della attività? S/N b. La sua impresa da quanti impiegati è composta? c. Indicare i nomi degli alti funzionari della sua impresa coinvolti nella catena logistica del commercio internazionale. d. ha previsto le procedure di riserva in caso di assenza del personale chiave? S/N Sottosezione 1.03 Volume d affari 1.03 Domanda Standard Risposta 1 Indicate la cifra di fatturato annuo registrato negli ultimi tre anni. Se si tratta di una nuova impresa indicate N/A*. 2 Indicate la cifra annuale di utile netto o di perdite delle ultime tre serie di contabilità annuali intere completate. Se si tratta di una nuova impresa indicate N/A*. 3 Se possedete o utilizzate sedi/luoghi di magazzinaggio, indicate la capacità totale di immagazzinamento e la percentuale media di capacità d immagazzinamento di norma utilizzata. 4 Indicate il numero e il valore, in termini complessivi, delle dichiarazioni di importazione, (ri)esportazione e transito da voi fatte in ciascuno degli ultimi tre anni. 5 Specificate l importo totale di diritti doganali, accisa e Iva all importazione da voi corrisposto in ciascuno degli ultimi tre anni 6 Indicate una stima del numero e del valore, in termini complessivi, delle dichiarazioni di importazione, (ri)esportazione e transito che prevedete di realizzare in ciascuno dei prossimi due anni * N/A= Non Applicabile 3

4 Sottosezione 1.04 Informazioni sulle materie doganali 1.04 Domanda Standard Risposta 1 Fornite un elenco dei principali paesi extra UE con i quali intrattenete rapporti commerciali (massimo 5 Paesi). 2 Avete previsto procedure per la classificazione delle vostre merci? S/N 3 a. Trattate merci soggette a preferenze tariffarie? S/N b. Avete previsto le procedure per la richiesta di aliquote preferenziali del dazio alle importazioni? S/N c. Avete previsto le procedure per il rilascio di certificati/dichiarazioni su fattura in (ri)esportazione? S/N 4 a. importate/(ri)esportate merci soggette a licenze, permessi, certificati o restrizioni? S/N b. avete previsto le procedure per la gestione di queste licenze? S/N 5 a. trattate merci soggette a dazi anti-dumping o compensatori? S/N b. in caso affermativo, fornite le informazioni relative al/ai fabbricante/i o ai paesi extra UE le cui merci sono soggette ai suddetti dazi. 6 avete previsto le procedure per la determinazione del corretto valore del dazio e dell Iva (sia per le importazioni che per le (ri)esportazioni)? S/N 4

5 Sezione 2 Osservanza degli obblighi doganali Sottosezione 2.01 Osservanza. Precedenti 2.01 Domanda Standard Risposta 1 Fornire informazioni sommarie di ogni eventuale autorizzazione doganale di cui si è in possesso, o autorizzazione richiesta dalla sua impresa, che sono state ritirate, sospese o rifiutate negli ultimi tre anni. 2 a. avete previsto procedure per l identificazione e la segnalazione di irregolarità/errori all Agenzia delle Dogane o ad altre autorità pubbliche, a seconda dei casi? S/N b. fornite informazioni sommarie su eventuali errori o irregolarità relative all osservanza degli obblighi doganali, da voi individuate negli ultimi tre anni. c. avete previsto eventuali conseguenti azioni correttive al riguardo? S/N Sottosezione 2.02 Informazioni di intelligence 2.02 Domanda Standard Risposta a. fornite informazioni sommarie su eventuali irregolarità monetarie e non monetarie riguardo all importazione, (ri)esportazione, manipolazione, trasferimento o trasporto di merci da voi commesse negli ultimi tre anni. b. avete previsto eventuali conseguenti azioni correttive al riguardo? S/N c. fornite informazioni sommarie di eventuali merci ad alto rischio o controllate, da voi trattate, ad esempio merce militare o tecnologia, beni a duplice uso, merci soggette ad accisa o in ambito PAC, materiali nocivi. 5

6 Sezione 3 Il sistema logistico e contabile dell impresa Sottosezione 3.01 Traccia di audit 3.01 Domanda Standard Risposta Assicurate la presenza di una traccia di audit in merito alle vostre attività doganali? S/N Sottosezione 3.02 Sistema contabile e logistico 3.02 Domanda Standard Risposta a. Che tipo di sistema/i informatico/i utilizzate per i vostri sistemi commerciali e, se utilizzato, di gestione del dazio? b. Che sistema operativo utilizzate a supporto delle operazioni logistiche/contabili della vostra impresa? c. Quali applicativi software contabili e logistici utilizzate nella vostra impresa? d. Fornite il nome del fornitore del software se gli applicativi da voi utilizzati comprendono un sistema particolare di gestione dei dazi e/o di rendicontazione. e. Dove sono avviate le vostre attività informatiche? f. Aderite ad eventuali standard riconosciuti, certificati autonomamente, quali ad esempio l per quanto attiene la messa in sicurezza del/i vostro/i sistema/i informatico/i? S/N g. In caso affermativo, specificate nel dettaglio quali. 6

7 Sottosezione 3.03 Sistema di controllo interno 3.03 Domanda Standard Risposta 1 a. avete previsto delle procedure con le quali gli impiegati devono operare nell ambito dei processi di acquisto, custodia, produzione e vendita? S/N b. aderite a standard riconosciuti accreditati in maniera autonoma, quali ad esempio l, nei confronti dei vostri processi di acquisto, custodia, produzione e vendita? S/N c. In caso affermativo, specificate quali applicate d. I vostri processi di controllo interno sono stati sottoposti ad audit interni/esterni? S/N 2 Avete previsto procedure per il controllo dei vostri dati principali? S/N Sottosezione 3.04 Flusso delle merci 3.04 Domanda Standard Risposta 1 Avete previsto procedure per l acquisto e la ricezione di merce extracomunitaria? S/N 2 Avete previsto procedure per il controllo della movimentazione di magazzino delle merci? S/N 3 a. Avete previsto procedure per il controllo dei vostri processi di fabbricazione? S/N 4 Avete previsto procedure per il controllo della consegna delle merci dal magazzino ai vostri clienti extra UE? S/N Sottosezione 3.05 Effettuazione delle dichiarazioni doganali e uso di agenti doganali 3.05 Domanda Standard Risposta Avete previsto procedure per la verifica dell esattezza delle dichiarazioni doganali, comprese quelle presentate in vostra vece da un rappresentante di terzi quali un agente, spedizioniere, ecc.? S/N 7

8 Sottosezione 3.06 Procedure di backup, recupero, riserva ed archiviazione 3.06 Domanda Standard Risposta Avete previsto procedure di backup, recupero, riserva e archiviazione dei vostri file relativi all attività commerciale? S/N Norma per gli standard di sicurezza IT Sottosezione 3.07 Sicurezza informatica protezione dei sistemi informatici 3.07 Domanda Standard Risposta Avete previsto procedure per la protezione del vostro sistema informatico dall accesso non autorizzato? S/N Sottosezione 3.08 Sicurezza informatica Sicurezza documentale 3.08 Domanda Standard Risposta Avete previsto procedure per il controllo della sicurezza documentale? S/N

9 Sezione 4 Solvibilità finanziaria 4.01 Domanda Standard Risposta a. Tutta la vostra contabilità annuale chiusa è aggiornata? S/N b. Se siete una società, avete presentato la vostra contabilità annuale al registro delle imprese nei termini prescritti? S/N 9

10 Sezione 5 Requisiti di sicurezza Sottosezione 5.01 Valutazione della sicurezza effettuata dal richiedente (autovalutazione) 5.01 Domanda Standard Risposta 1 a. Chi si occupa, nella vostra azienda delle misure di sicurezza? b. avete avviato e documentato una valutazione della sicurezza? S/N c. Avete fissato le vostre misure di sicurezza? S/N 2 Avete previsto procedure di registrazione e comunicazione degli incidenti? S/N 3 a. le merci che importate/(ri)esportate sono sottoposte a specifici requisiti di sicurezza? S/N b. in caso affermativo specificate brevemente quali. 4 Avete effettuato una valutazione dei rischi della vostra azienda? S/N 5 a. Aderite a standard accreditati riconosciuti in maniera autonoma quali ad esempio l rispetto ai requisiti di sicurezza di cui alla Sezione 5? S/N b. In caso affermativo specificate quali. 6 a. La vostra società di assicurazioni vi impone requisiti di sicurezza? S/N, cfr. nota nelle Note Esplicative b. I vostri clienti vi hanno imposto requisiti di sicurezza? S/N 10

11 Sottosezione 5.02 Sicurezza fisica 5.02 Domanda Standard Risposta 1 Esistono misure di sicurezza del perimetro esterno della vostra azienda? S/N 2 Avete previsto procedure per il controllo dell accesso attraverso tutti i punti di ingresso/ varchi? S/N cfr Avete previsto serrature/misure di sicurezza delle porte interne ed esterne, delle finestre e dei varchi? S/N 4 Avete previsto procedure per la gestione di chiavi? S/N 5 Avete previsto procedure per far accedere alle parti interne della vostra azienda il solo personale autorizzato? S/N 6 Avete previsto procedure per la protezione della vostra azienda dall accesso non autorizzato di veicoli privati? S/N 7 Avete previsto procedure per far fronte all accesso non autorizzato o all intrusione? S/N 8 Avete previsto procedure per il controllo e il mantenimento della sicurezza degli edifici e del perimetro esterno? S/N cfr cfr cfr

12 Sottosezione 5.03 Unità di carico 5.03 Domanda Standard Risposta 1 Possedete unità di carico utilizzate dalla vostra azienda? S/N 2 Effettuate ispezioni di routine del carico e delle unità motrici? S/N 3 Avete previsto procedure di controllo per monitorare la sicurezza delle unità di carico utilizzate dalla vostra azienda mentre si trovava sotto la vostra responsabilità? S/N 4 Avete previsto procedure per far fronte ad incidenti dovuti all accesso non autorizzato o alla manomissione di un unità di carico? S/N 5 a. la manutenzione/riparazione delle unità di carico si svolge in azienda o all esterno? cfr cfr b. Se all esterno, avete previsto procedure per l ispezione delle unità di carico al loro ritorno prima di caricarle? S/N Sottosezione 5.04 Processi logistici 5.04 Domanda Standard Risposta 1 a. Quali mezzi di trasporto sono, di norma, utilizzati dalla vostra azienda? b. Siete proprietari del trasporto o è appaltato all esterno? c. In quest ultimo caso, utilizzate il contraente su base regolare e avete previsto accordi che fissano le responsabilità e la procedura per il trasporto sicuro delle vostre merci? S/N d. Se non utilizzate un contraente su base regolare, come assicurate la sicurezza del trasporto delle vostre merci? e. Il vostro contraente aderisce a standard riconosciuti accreditati in maniera autonoma quali ad esempio l, per il trasporto della merce? S/N e. In caso affermativo specificate quale. 12

13 Sottosezione 5.05 Merci in entrata 5.05 Domanda Standard Risposta 1 Avete previsto procedure che si occupano delle questioni relative alla sicurezza che circondano le vostre merci in entrata? S/N Avete previsto procedure per rispondere a situazioni in cui le merci in entrata infrangono le procedure di sicurezza concordate con i vostri fornitori? S/N 3 Fate in modo che le merci siano ricevute solo negli spazi controllati? S/N cfr Avete previsto procedure per assicurare che il personale sia a conoscenza delle misure/procedure di sicurezza? S/N 5 Avete previsto procedure per il ricevimento delle merci che rappresentano un rischio per la sicurezza? S/N cfr Avete previsto mansioni separate tra l ordine delle merci, il loro ricevimento, la loro registrazione nel sistema ed il pagamento della fattura? S/N Sottosezione 5.06 Custodia della merce 5.06 Domanda Standard Risposta Avete previsto procedure che si occupano delle questioni di sicurezza relative alla custodia delle vostre merci? S/N Certificazione TAPA (Technology Asset Protection Association) Sottosezione 5.07 Produzione della merce 5.07 Domanda Standard Risposta Avete previsto procedure per far fronte alle questioni di sicurezza riguardanti i vostri processi produttivi? S/N 13

14 Sottosezione 5.08 Carico della merce 5.08 Domanda Standard Risposta 1 Avete previsto una procedura fisica e documentale per il controllo del carico della merce? S/N 11712: Avete adottato eventuali misure di sicurezza richieste dai vostri clienti al momento del carico? S/N Sottosezione 5.9 Requisiti di sicurezza nei confronti dei fornitori 5.9 Domanda Standard Risposta Avete adottato procedure per l attuazione delle misure di sicurezza previste nel rapporto con i vostri fornitori? S/N Sottosezione 5.10 Sicurezza personale 5.10 Domanda Standard Risposta 1 Avete documentato procedure circa la vostra politica di assunzioni che tenga conto dei requisiti di sicurezza della vostra impresa? S/N 28000: Formate il vostro personale sui requisiti di sicurezza? S/N 3 Prevedete requisiti di sicurezza per l assunzione di personale temporaneo? S/N Cfr Cfr

15 Sottosezione 5.11 Servizi esterni 5.11 Domanda Standard Risposta 1 Gli accordi contrattuali con i fornitori esterni, ad esempio le guardie giurate, l impresa di pulizie, la manutenzione prevedono al loro interno condizioni relative alla sicurezza? S/N 28000/2005 Ai sensi dell articolo 14 quinvicies del Regolamento n. 1875/2006 della Commissione Europea, l Agenzia delle Dogane è tenuta a mantenere un database con i dati relativi alle domande,ai dinieghi e alle certificazioni AEO rilasciate. Tali notizie saranno inviate alla Commissione Europea che custodirà in uno specifico database tutte le informazioni pervenute dagli Stati Membri. A questo database avranno accesso solo le Amministrazioni doganali degli Stati Membri La Commissione Europea, con separata pubblicazione, renderà nota la lista degli operatori certificati AEO e tale lista sarà accessibile via internet agli utenti.. L inserimento in questo elenco è su base volontaria. Se certificato, accettate che i vostri dati siano inseriti su detto database? SI/NO * sbarrate la voce che non interessa Firmato... Nome (in stampatello).. Posizione del firmatario Data (titolare,, rappresentante legale o suo delegato) 15