FP WEB. Foglio presenze WEB. Manuale utente

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1 FP WEB Foglio presenze WEB Manuale utente

2 PREREQUISITI Browser: - Internet Explorer 6 - Internet Explorer 7 - Mozilla Firefox 3 Risoluzione dello schermo: La risoluzione ottimale è 1280 x 1024; in questa risoluzione la visualizzazione orizzontale del foglio presenze è completa, con una risoluzione inferiore occorre utilizzare le barre di scorrimento. 2

3 COME LANCIARE FP WEB 1) aprire il browser internet (Internet Explorer 6, 7 oppure Mozilla FireFox 3) 2) collegarsi al sito Si consiglia di aggiungere il sito ai Preferiti in Internet Explorer, ai Segnalibri in Mozilla FireFox. 3) cliccare su Foglio Presenze Web 4) accesso al Foglio presenze WEB, inserire nome utente e password, cliccare su bottone Entra 3

4 FASI FOGLIO PRESENZE WEB Le fasi fondamentali del programma FP WEB sono: 1) inserimento delle presenze 2) controllo delle presenze inserite 3) approvazione delle presenze Nella prima fase l utente inserisce manualmente le presenze e gli eventuali giustificativi. Utilizzando il bottone FORZA CALENDARIO è possibile compilare in automatico le presenze in base all orario assegnato al dipendete dopo di che si possono inserire le eventuali modifiche. Nella seconda fase l utente lancia il programma di controllo. Il programma di controllo verifica che per ogni giornata siano giustificate le ore previste dal modello orario assegnato a quel dipendente. Si consiglia di eseguire l inserimento delle presenze giornalmente, e il controllo a settimana conclusa. Quando l utente ha inserito tutto il mese e completato l inserimento delle ore lavorate può eseguire l approvazione delle presenze. Eseguire l approvazione solo quando si è sicuri che tutte le presenze inserite siano definitive. L approvazione delle presenze può prevedere più stati. L approvazione congela l inserimento delle presenze, e le rende disponibili per l approvazione allo stato successivo. L approvazione all ultimo stato rende disponibili le presenze allo studio paghe, per le elaborazioni mensili e il passaggio delle presenze nelle paghe. 4

5 INSERIMENTO DELLE PRESENZE 1) selezionare l azienda utilizzando il menu a tendina Elenco 2) selezionare il mese di riferimento utilizzando i pulsanti PREC SUCC oppure dal menu a tendina, il bottone OGGI si posiziona sul mese corrente 3) posizionarsi sul dipendente e il giorno che si intende inserire 4) nella cella superiore inserire le ore ordinarie lavorate dal dipendente, l immagine sta ad indicare che i minuti sono espressi in sessantesimi, ad esempio se il dipendente ha lavorato 6 ore e 30 minuti inserire 6,30 5) nella cella inferiore inserire gli eventuali giustificativi (assenze, straordinari, ecc.), selezionare il giustificativo dalla tabella che appare premendo l icona della lente di ingrandimento ed indicare il numero di ore quindi premere il bottone Ok 5

6 6) inserire nella cella inferiore le eventuali ore di straordinario, giustificativi ST per lo straordinario e SN per lo straordinario notturno (dalle ore 22:00 alle ore 6:00) Se in una giornata sono stati inseriti due o più giustificati, viene visualizzato solo il primo giustificativo inserito seguito da una spunta (v) che sta ad indicare che la cella contiene più di un giustificativo. Per visualizzare gli altri giustificativi cliccare sulla cella, è possibile inserire al massimo 3 giustificativi per giornata. I giorni di riposo devono restare vuoti, senza nessun giustificativo. 6

7 TABELLA GIUSTIFICATIVI Codice Descrizione Eventi continuativi Quadratura Note AC Assenza per calamità Art.35 Si AG Assenza giustificata Si AI Assenza ingiustificata Si AR Assemblea retribuita Si CA Congedi art. 42, c. 5, D.Lgs. n.151/01 Si CM Congedo matrimoniale Si CO Cassa integrazione ordinaria Si CP Congedo parent.tra 3 e 8 anno del bam. Si CS Cassa integrazione straordinaria Si DS Donazione sangue Si FE Ferie Si FS Festività Si No FX Ex festività No IN Infortunio Si Si MA Malattia Si Si MF Maternità facoltativa SI Si MI Congedo Malattia del bambino infer.3 ann Si MS Congedo Malattia del bambino tra 3 e 8 a Si MT Maternità obbligatoria Si Si OS Ore suppletive No PE Permesso (ROL) Si PF Permessi mensili per figli con handicap Si PH Permessi per parenti con handicap Si PI Permessi x lavoratore con handicap grave Si PL Permesso lutto Si PN Permesso non retribuito Si PP Permesso parentale Si PR Permesso retribuito Si PS Permesso sindacale Si PT Permesso elettorale Si PU Permessi studio Si RB Riposi giornalieri 1 anno del bambino Si RF Riposi giornalieri x figli con handicap Si RH Riposi giornalieri x figli con hand.grav Si RI Riposo Si RM Ricaduta malattia Si Si RO Ricovero ospedaliero Si Si RP Reperibilità No SC Sciopero Si SE Sospensione per aspettativa elettorale Si SN Straordinario notturno No SO Sospensione Si SS Sospensione per aspettativa sindacale Si ST Straordinario No VM Visita medica Si 7

8 MODALITA DI UTILIZZO DEI GIUSTIFICATIVI - I giustificativi di evento continuativo devono coprire anche i giorni di riposo, con il valore 0, in modo da garantire la continuità dell evento - i giustificativi di quadratura entrano nel controllo delle ore giustificate - sul giorno di festività deve essere presente un giustificativo FS - i codici dei giustificativi sono maiuscoli, i caratteri minuscoli sono ignorati nell inserimento 8

9 UTILIZZO DELLA TASTIERA Durante l inserimento delle presenze può risultare comodo utilizzare la tastiera. <Tab> oppure <Invio> per andare alla cella successiva <Shift>+<Tab> per tornare alla cella precedente <Canc> oppure <Del> per cancellare il contenuto di una cella <Freccia giu> se il cursore è sulla prima riga apre direttamente la finestra dei giustificativi <Freccia su> se il cursore è sulla finestra dei giustificativi salva 9

10 CONTROLLO DELLE PRESENZE INSERITE 1) premere il bottone CONTROLLA 2) al termine dell elaborazione appare la lista delle anomalie riscontrate 3) risolvere le anomalie riscontrate, correggendo i dati di presenza/assenza caricati 4) ripetere la fase di controllo sino a quando la lista delle anomalie è vuota Quando è stato inserito tutto il mese, ripetere la fase di controllo, se tutte le anomalie sono state risolte appare il messaggio CONTROLLATO CON SUCCESSO: NESSUN ERRORE. 10

11 APPROVAZIONE DELLE PRESENZE INSERITE 1) premere il bottone APPROVA 2) il programma esegue il controllo delle anomalie 3) se non sono state riscontrate anomalie, appaiono i messaggi CONTROLLATO CON SUCCESSO: NESSUN ERRORE e APPROVATO CON SUCCESSO Note: - Eseguire l approvazione solo quando si è sicuri che tutte le presenze inserite siano definitive. Dopo che si è eseguita l approvazione, l inserimento delle presenze è congelato, e non è più possibile modificare le presenze del mese, se non da parte dell approvatore di stato successivo. - L utente di stato superiore ha la possibilità di respingere le presenze, nel caso in cui lo ritenga opportuno. L approvatore di stato superiore ha infatti a disposizione il bottone RESPINGI. Se le presenze sono respinte, lo stato delle presenze viene riportato allo stato inferiore, e l iter approvativo deve essere ripetuto. 11

12 TOTALI Premendo il bottone TOTALI in alto è possibile visualizzare il totale delle ore lavorate e dei vari giustificativi del mese di tutti i dipendenti in finestra. Premendo il bottone TOTALI sotto un dipendente è possibile visualizzare il totale delle ore lavorate e dei vari giustificativi del mese di quel dipendente. 12

13 STAMPA FP WEB 1) premere il bottone STAMPA 2) selezionare Stampa dal menù File oppure <CTRL>+<MAIUSC>+<F12> per Internet Explorer, <CTRL>+P per Mozilla FireFox 3 3) selezionare la stampante che si vuole utilizzare 4) premere il bottone Preferenze, impostare la stampa in orizzontale (landscape) 5) premere il bottone OK, premere il bottone Stampa 6) premere il bottone Esc della tastiera per tornare alla pagina precedente IMPOSTARE CORRETTAMENTE LA STAMPA CON INTRNET EXPLORER 6 1) selezionare Opzioni Internet da menù Strumenti di Internet Explorer 6 2) selezionare la linguetta Avanzate 3) spuntare la casella Stampa colori e immagini di fondo 4) premere il bottone OK 5) selezionare Imposta pagina da menù File di Internet Explorer 6 6) Impostare tutti i Margini ( Sinistro, Destro, Superiore, Inferiore ) a 6 millimetri 7) premere il bottone OK 13

14 VOCI AD IMPORTO Premendo il bottone VOCI AD IMPORTO è possibile valorizzare una o più voci paga mensile per quel dipendente. 14

15 GIUSTIFICAZIONI PREVENTIVE Premendo il bottone GIUSTIF. PREVENTIVE è possibile visualizzare le giustificazioni preventive inserite per quel dipendente. 15

16 FORZA CALENDARIO Premendo il bottone FORZA CALENDARIO il programma compila le presenze del dipendente utilizzando il modello d orario assegnato e le giustificazioni preventive eventualmente inserite. I dati che fossero già stati inseriti sul mese utilizzando il Foglio presenze WEB saranno cancellati. 16

17 USCIRE DAL PROGRAMMA FP WEB 1) premere il bottone LOGOUT 2) ora è possibile chiudere la finestra del browser internet 17