Manuale operativo Multi azienda

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1 Manuale operativo Multi azienda Istruzioni per la configurazione del Raggruppamento Multi azienda per l accesso al servizio di Remote Banking BancoPosta Impresa Online (BPIOL) Edizione: febbraio

2 INDICE COME SI RICHIEDE. 3 CONFIGURAZIONE MULTI AZIENDA 4 Gestione azienda.5 Dati 6 Operatori..6 Rapporti..10 Funzioni generali - Estratto conto online 10 ACCESSO MULTIAZIENDA PER UTENTE FIRMATARIO E OPERATORE SEMPLICE...11 ACCESSO MULTIAZIENDA PER AMMINISTRATORE/UTENTE FIRMATARIO..12 VARIAZIONE CONFIGURAZIONE MULTI AZIENDA..13 2

3 Configurazione Raggruppamento Multi azienda per l accesso al servizio di Remote Banking BancoPosta Impresa Online (BPIOL) La configurazione Raggruppamento Multi azienda consente al Cliente 1 che ne faccia richiesta di gestire, con le stesse credenziali di autenticazione al servizio di Remote Banking BancoPosta Impresa Online (di seguito BPIOL), i conti BancoPosta intestati ai Condomini o alle aziende di cui è Amministratore o Rappresentante Legale. Ogni raggruppamento è identificato da un Codice di Raggruppamento che, insieme al Codice Utente e la Password, rappresentano le credenziali di autenticazione al servizio BPIOL. Il Codice di Raggruppamento è un codice alfanumerico che inizia per M e che deve essere utilizzato analogamente al Codice Azienda. In seguito alla richiesta del Raggruppamento Multi azienda saranno inviate all Amministratore di Sistema le nuove credenziali di accesso Multi azienda. Ricevute le credenziali di accesso Multi azienda sarà necessario accedere al servizio BPIOL e procedere: alla convalida delle aziende che fanno parte del raggruppamento; alla configurazione degli Utenti Firmatari ed Operatori, dei rapporti e delle funzioni relative al nuovo accesso Multi azienda. In questo documento sono descritte in particolare: le attività dell Amministratore di Sistema necessarie per configurare il raggruppamento Multi azienda; le modalità di accesso Multi azienda dell Utente Firmatario e dell Operatore. Si evidenzia che per tutto quanto non è precisato nel presente documento occorre fare riferimento alle istruzioni descritte nel Manuale operativo BPIOL, disponibile nella sezione Funzioni generali Istruzioni Operative. COME SI RICHIEDE Per poter richiedere l accesso Multi azienda è necessario che sussistano le seguenti condizioni per tutte le aziende da raggruppare: il servizio BPIOL deve essere stato richiesto o anche già attivato con uno dei profili INFO, MONO, MULTI per ogni singola azienda da raggruppare; l Amministratore di sistema deve essere univoco, cioè deve essere la stessa persona per ciascuna azienda raggruppata. La configurazione Multi azienda può essere richiesta mediante la sottoscrizione di apposito modulo Configurazione Raggruppamento Multi azienda per l accesso al servizio di Remote Banking BancoPosta Impresa Online (BPIOL) presso l Ufficio Postale o Ufficio Poste Impresa o tramite il proprio referente commerciale. 1 Ad esempio, l amministratore di condominio che gestisce più condomini può avere necessità di attivare l accesso Multi azienda per gestire attraverso BPIOL, con le stesse credenziali di autenticazione, tutti i conti dei condomini da lui amministrati. 3

4 CONFIGURAZIONE MULTI AZIENDA Poste Italiane invia le nuove credenziali di accesso (il codice Azienda cioè il codice alfanumerico che inizia per M, il codice Utente e la Password) in busta cieca all Amministratore di Sistema presso l indirizzo di recapito postale da quest ultimo indicato nel modulo. A seguito del raggruppamento, su aziende precedentemente già attive al servizio BPIOL, le vecchie credenziali di accesso relative alle singole aziende raggruppate decadono e non sono più utilizzabili. Di conseguenza, è necessaria una nuova configurazione degli Utenti firmatari e degli Operatori semplici da parte dell Amministratore di Sistema. Al primo accesso, viene richiesto all Amministratore di sistema di cambiare la password e di confermare i dati dell Amministratore.. Nell area News del raggruppamento sarà visualizzata l informazione dell avvenuta attivazione della configurazione Multi azienda. Il sistema propone di uscire e rientrare con la nuova password. Ad ogni accesso il sistema presenta l elenco delle aziende per cui è stato richiesto il raggruppamento e che devono essere attivate/convalidate. L Amministratore di sistema procede con l attivazione delle aziende alla configurazione Multi azienda. N.B.: nel caso di raggruppamento di aziende precedentemente già attive al servizio BPIOL, al primo accesso in modalità Multi Azienda non vengono visualizzate le aziende; tale visualizzazione avverrà il giorno dopo e solo da quel momento sarà possibile eseguire l attivazione delle aziende. Fig. 1 - Elenco aziende collegate da attivare L attivazione delle aziende può avvenire in due modalità: attivazione immediata per un massimo di 5 aziende si selezionano un massimo di 5 aziende nell elenco e si clicca sul tasto ATTIVA; l attivazione immediata è possibile per blocchi di massimo di 5 aziende, ma l operazione può essere ripetuta più volte per attivare subito tutte le aziende attivazione differita (in giornata) e contemporanea di un numero di aziende anche superiore a 5 si seleziona il tasto ATTIVA OFFLINE per richiedere l attivazione ed il sistema visualizza l elenco delle aziende con lo stato di attivazione (OK o KO) in base all esito dell operazione. Nell area News sarà visualizzata l informazione dell avvenuta o mancata attivazione delle singole aziende alla configurazione Multi azienda. 4

5 L attivazione delle aziende così come le altre operazioni di configurazione richiedono la convalida mediante BPIOL key Fig. 2 - Elenco aziende attive da convalidare con BPIOL key Inserita la firma digitale tramite BPIOL key e completata l operazione con SALVA, è possibile proseguire con altre attivazioni. L Amministratore di Sistema deve poi completare la configurazione delle aziende, già attivate nel raggruppamento, attraverso le funzioni (Dati, Operatori, Rapporti) disponibili nella sezione GESTIONE AZIENDA. N:B: Nella configurazione Multi azienda gli Operatori (Utenti firmatari e Operatori semplici) avranno un unico accesso e potranno operare sui conti delle aziende facenti parte del raggruppamento solo dopo essere stati abilitati dall Amministratore di Sistema. Gestione azienda Le funzioni disponibili all interno della sezione GESTIONE AZIENDA utili alla gestione della configurazione Multi azienda sono: Dati; Operatori; Rapporti. 5

6 DATI La funzione Dati permette di visualizzare l elenco delle aziende collegate. Le aziende collegate possono essere di diverso profilo e con diversi prodotti opzionali associati. Fig. 3 - Elenco aziende collegate Nella stessa pagina è possibile eseguire le seguenti attività: A. selezionare un azienda nella Lista aziende collegate e, attraverso la funzione DETTAGLIO, consultare e modificare alcuni dati dell azienda; B. procedere alla convalida delle aziende per cui è stato richiesto il raggruppamento collegandosi alla pagina dove è presente l elenco delle aziende collegate da convalidare; C. verificare se ci sono aziende collegate non ancora attivate. OPERATORI La funzione OPERATORI permette di effettuare le seguenti attività: a) Configurare l Amministratore di sistema anche come Utente firmatario, operando su tutte le collegate attivate, attraverso la funzionalità Censimento Amministratore Firmatario (Fig. 4 Pagina iniziale Operatori). 6

7 Fig. 4 Pagina iniziale Operatori La procedura propone l elenco delle aziende collegate, per le quali l Amministratore di Sistema non è stato ancora inserito come Utente Firmatario. Fig. 5 Conferma censimento Amministratore di Sistema come Utente Firmatario Nella stessa pagina si esegue la CONFERMA e successivamente si autorizza tramite BPIOL key il censimento dell Amministratore di Sistema come Utente firmatario. 7

8 b) Censire nuovi operatori La configurazione Multi azienda, permette di associare aziende, funzioni e rapporti ad ogni nuovo operatore senza la necessità di ripetere la configurazione per ogni singola azienda collegata. Scegliendo la funzione NUOVO OPERATORE (Fig. 4 Pagina iniziale Operatori), nella pagina dedicata all inserimento dei dati anagrafici dell operatore, è possibile selezionare le aziende alle quali si desidera abilitare l operatore (vedi box Aziende Collegate nella Fig. 6 Censimento nuovo Operatore) Fig. 6 Censimento nuovo Operatore La colonne F.E della sezione aziende collegate indica quali aziende hanno come prodotto opzionale la fatturazione elettronica. (Per maggiori informazioni sul servizio fattura noproblem BancoPosta si rimanda al relativo manuale) Proseguendo con la navigazione, si accede alla pagina di associazione funzioni e rapporti. 8

9 Fig. 7 Associazione funzioni e rapporti al nuovo Operatore Nella pagina sono visualizzate le aziende a cui l operatore è stato abilitato. Per ciascuna azienda l Amministratore di Sistema definisce quali sono i conti su cui l Operatore può operare e, tramite la funzionalità Lista funzioni, definisce quali sono le funzionalità alle quali l operatore viene abilitato. N.B: E bene consultare la lista funzioni per verificare l abilitazione delle funzionalità agli operatori: l operatore non potrà utilizzare le funzionalità che non sono abilitate. Scegliendo AVANTI, si accede al riepilogo finale dove si può confermare e salvare le impostazioni. c) Consultare gli operatori creati (funzione Cerca) Utilizzando la funzione CERCA (Fig. 4 Pagina iniziale Operatori), la procedura indicherà quali sono gli operatori abilitati alle aziende collegate. Fig. 8 Elenco Operatori Cliccando su DETTAGLIO si accede all elenco delle aziende collegate. 9

10 RAPPORTI Per accedere all elenco dei rapporti relativi ad un azienda collegata, è necessario selezionare l azienda tra quelle disponibili. Fig. 9 Ricerca Rapporti Funzioni generali ESTRATTO CONTO ONLINE Le funzionalità disponibili nella sezione funzioni generali sono descritte nell apposita sezione del Manuale operativo BPIOL Si segnala la funzione ESTRATTO CONTO ONLINE che per le sole aziende convalidate permette di scegliere l azienda collegata per la quale richiedere l attivazione o la revoca dell estratto conto online. Fig. 10 Estratto conto online 10

11 ACCESSO MULTIAZIENDA PER UTENTE FIRMATARIO E OPERATORE SEMPLICE L Utente Firmatario o l Operatore semplice accede con le credenziali relative al raggruppamento, fornitegli dall Amministratore di Sistema che ha preventivamente eseguito la configurazione. La configurazione Raggruppamento Multi azienda su aziende precedentemente già attive al servizio BPIOL, determina la decadenza degli Utenti Firmatari/Operatori semplici precedentemente configurati sulle singole aziende. Le nuove credenziali di accesso Multi azienda sono costituite da: codice multi azienda (inizia per m, lo stesso che utilizza l Amministratore di Sistema) codice utente (codice fiscale dell utente) password, impostata dall Amministratore di Sistema, che l utente personalizzerà al primo accesso. Una volta effettuato l accesso, il sistema presenta l elenco delle aziende collegate e validate. Selezionando un azienda, e scegliendo ACCEDI, l operatore accede alle funzionalità BPIOL relative a quell azienda ed avrà a disposizione il pannello di funzionalità relative al profilo BPIOL della singola azienda. Fig. 11 Login operatore Se poi vuole operare su un altra azienda del raggruppamento (tra quelle a lui assegnate dall Amministratore di Sistema) basta selezionare la funzione CAMBIO AZIENDA (in alto a destra), senza necessità di uscire e rientrare in BPIOL (Fig. 12 Funzione Cambio azienda) 11

12 Fig. 12 Funzione Cambio azienda ACCESSO MULTIAZIENDA PER AMMINISTRATORE/UTENTE FIRMATARIO Nel caso l Amministratore di Sistema svolga anche il ruolo di Utente firmatario del raggruppamento, il sistema consente il passaggio dall uno all altro ruolo senza necessità di uscire da BPIOL (come Amministratore) e rientrare in BPIOL (come Utente) e senza necessità di gestire doppie credenziali. Alla scelta della funzionalità LOGIN OPERATORE (in alto a destra) l applicazione mostrerà l elenco delle aziende collegate da selezionare, senza richiedere nuove credenziali. Fig. 13 Cambio Login operatore Se poi vuole ritornare al ruolo di Amministratore di Sistema basta selezionare la funzionalità LOGIN AMMINISTRATORE (in alto a destra). 12

13 Fig. 14 Cambio Login amministratore VARIAZIONE CONFIGURAZIONE MULTIAZIENDA Variazioni sulle aziende raggruppate possono essere richieste mediante l apposita modulistica disponibile in Ufficio Postale Le azioni richiedibili sono: inserimento nuova azienda nel raggruppamento; nel modulo di richiesta si specifica il codice di Raggruppamento al quale intende aggiungere la nuova azienda; poi, analogamente alla prima attivazione e secondo modalità precedentemente descritte in questo manuale o a seguito della richiesta è necessario che l amministratore di sistema proceda all attivazione ed alla convalida della nuova azienda su Bpiol; o a seguito del raggruppamento, su aziende precedentemente già attive al servizio BPIOL, le vecchie credenziali di accesso, relative alle singole aziende inserite, decadono e non sono più utilizzabili, sostituite dalle nuove credenziali di accesso multi azienda eliminazione di aziende dal raggruppamento: all Amministratore di Sistema dell azienda rimossa dal raggruppamento vengono inviate le credenziali di primo accesso relative alla singola azienda recesso dal servizio: le credenziali di accesso multiazienda decadono e all amministratore di sistema di ogni azienda vengono inviate le credenziali di primo accesso relative ad ogni singola azienda. N.B.:A seguito dell eliminazione di un azienda dal raggruppamento il contratto BPIOL continua ad essere valido; eventuali modifiche al contratto BPIOL devono avvenire secondo le modalità previste per il singolo contratto BPIOL 13