IVALUA PER LA GESTIONE DEI CONTRATTI. Valore

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1 Scheda Dati IVALUA PER LA Concludere i contratti in modo semplice e veloce, con la certezza della conformità e del risparmio. La soluzione Ivalua per la gestione dei contratti permette di gestire i propri contratti in maniera semplice e veloce, in un ambiente online unico, centrale e omogeneo. Consente di gestire l intero ciclo di vita dei contratti, compresi la redazione, la negoziazione, la firma, la conformità, il tracking dei risultati, le verifiche e i rinnovi. La stesura rapida dei contratti crea quel valore che le parti si aspettano. Ai negoziatori serve aiuto per creare e gestire facilmente le bozze. A tutti serve la conformità legale e dei processi di approvazione e il controllo sulla versione. I contratti devono essere accessibili a livello centrale ed essere comunemente adottati da tutte le parti interessate. Le modifiche, i rinnovi, le verifiche, le scadenze, le risoluzioni e il tracking devono essere diretti e automatici. Valore Accesso rapido al repository dei contratti centrale, online Facile da usare; rapido da adottare Aumenta la redditività per contratto, realizza risparmi Riduce i tempi di redazione (30-50% più veloce) Migliora la gestione e la conformità dei contratti Aumenta il controllo su prezzi e attività Valuta la performance dei fornitori rispetto ai termini negoziati Riduce il lavoro amministrativo del 20-40%

2 Caratteristiche Principali Repository Contratti Gestione degli impegni contrattuali in un unico luogo e promemoria all avvicinarsi delle date fondamentali di rinnovo o di scadenza. Contratti configurabili e rapporti gerarchici in un unico repository Singolo accesso ai contratti per profilo utente e tipo di ambito (favorisce la conformità SOX) Ogni versione di contratto può essere resa privata (accesso interno) o esterna (accesso fornitori) I contratti possono essere accessibili da utenti specifici e resi confidenziali Gestione per ambito di contratto, ad es. categoria merceologica, unità aziendale, regione, progetto, livello di rischio Consente ai fornitori di vedere i propri contratti, articoli, ordini e fatture Navigare direttamente da un contratto a un evento di sourcing, dai profili fornitori agli ordini, fino alle fatture Creazione e ciclo di vita dei contratti Gestione dell intero ciclo di vita del contratto attraverso la definizione di clausole online di stesura, del workflow dell approvazione legale e del monitoraggio delle modifiche. Elaborazione di contratti online di alta qualità in MS Word con un ricco authoring e biblioteca delle clausole Creazione di contratti da bozze, modelli, contratti precedenti o direttamente da un progetto di sourcing Uso della gestione delle clausole per una maggiore efficienza e produttività Creazione di una tabella dinamica dei contenuti con i numeri della clausola e i campi di aggiornamento automatico Creazione di diversi flussi di lavoro contrattuali in base al tipo, alla merce o al valore delle assegnazioni contrattuali. Possibilità di controproposte dei fornitori su linguaggio e termini del contratto e inoltro ai responsabili Integrazione pronta all uso con DocuSign: uno dei principali fornitori della firma elettronica Creazione e confronto di più bozze; visualizzazione delle tracce di audit Notifiche configurabili, dinamiche e personalizzate, ad es. per clausole non standard, rinnovi, risultati, punti fermi, termini di pagamento, sconti, riduzioni Confronto e ottimizzazione della copertura, dei termini e dei prezzi tra i contratti Visualizzazione della performance dei contratti e dei rischi a livello di contratto e di fornitore

3 Caratteristiche Principali Articoli e Cataloghi Condivisione della gestione di articoli, cataloghi, profili di servizio, risultati e prezzi con i fornitori. Importazione e aggiornamento degli articoli e dei cataloghi, confronto dei prezzi, individuazione degli errori e uso dei workflow Impostazione di inserimenti automatici; integrazione nativa con MS Excel e CSV per importazione Gestione e promozione di articoli promozionali, articoli consigliati, articoli soggetti a sconti quantità Supporto di definizione del prezzo per contratti di servizi (es. listini, sconti su quantità, tempi di esecuzione) Uso di profili di servizio predefiniti, livelli di competenza, risultati, siti di consegna Trasformazione rapida di un evento di sourcing, acquisto spot o RDA in un nuovo contratto con il fornitore scelto Generazione di RDA e fatture direttamente dai contratti - applicazione alla fonte Monitoraggio della spesa per contratto e per fornitore Gestione cespiti e strumenti Monitoraggio di luoghi, utilizzo, deprezzamento, manutenzione e disattivazione delle risorse chiave. Rilevamento e monitoraggio dettagli, deprezzamento, manutenzione e uso cespiti durante il contratto Controllo dei fornitori per la manutenzione, la cessione e la restituzione o distruzione di cespiti e strumenti Strumenti associati alle singole componenti impiegate per la produzione (compresi i volumi mensili che possono provocare l usura degli strumenti) Gestione del ciclo di vita di una risorsa in linea con gli elementi dei relativi contratti

4 La Differenza Ivalua: Workflow Niente è impossibile totalmente configurabile; condizionale, sequenziale, inversione o riavvio in base all attività Clienti Facile gestione dei contratti contratti nuovi o su modelli storici; Cartacei, PDF o ERP; contratti su prodotti, cespiti o servizi; intestazioni e piè di pagina standard o personalizzati Condizioni in tempo reale, al volo modifiche dinamiche in base alle risposte dell utente Supporto contratti diversi dall acquisto configurazione rapida per contratti di lavoro, di reti di riferimento e filiali Spazio interno privato Buyer per le modifiche prima della condivisione esterna Notifiche dinamiche personalizzate Allerte configurabili con messaggi personalizzati Gestione cespiti come per contratti, acquisti e dati fornitori Ricerca universale trova i Contratti usando termini chiave in allegati, corpo del testo, modelli Report del rischio report su rischi contratto (ad es. OCC, OSFI, Solvency II) Collaborazione Acquirente-Distributore-Fornitore collaborazione a più parti per le variazioni di prezzo Massima accessibilità da desktops e dispositivi mobile Gestione semplice dei contratti semplifica la gestione del ciclo di vita, integrazione suite end-to-end S2P

5 La soluzione Ivalua La soluzione Ivalua globale è costituita dai seguenti elementi: La Suite Ivalua offre una suite completa source-to-pay di moduli per il 100% delle proprie spese, sviluppata interamente su un codice comune, integrato in modo nativo. Offre solide premesse per il raggiungimento dell eccellenza nel procurement. La Piattaforma Ivalua offre l insieme chiave di componenti tecnici, quali toolbox di integrazione, workflow, portale, consolle amministrativa, reportistica, interfaccia mobile e gestione degli utenti. Il Cloud Ivalua offre l ambiente NextGen Cloud Factory per accedere in modo sicuro alla suite Ivalua, visualizzare l impatto degli aggiornamenti, controllare la tempistica degli aggiornamenti, scalare le configurazioni in modo completamente reversibile. La Ivalua Open Network offre connettività a un ecosistema di fornitori, buyer e terzi. Consente di acquisire, collegare e collaborare rapidamente con i fornitori senza commissioni per il fornitore Gestione fornitori Sourcing strategico Contratti e cataloghi Procurement Fatturazione Purchasing Intelligence Informazioni su Ivalua Ivalua, che ha sede nel cuore della Silicon Valley, è leader nella fornitura di soluzioni cloud per la gestione della spesa, riconosciuta dai migliori analisti come leader del mercato mondiale. Il nostro successo si riflette nel tasso di rinnovo del 98% in una comunità attiva ed impegnata di 250 clienti in 70 paesi che sono riusciti a registrare performance elevate grazie alla soluzione Ivalua. I nostri clienti realizzano enormi e rapidi risparmi migliorando la visibilità, snellendo e standardizzando i processi e migliorando la produttività dei settori Approvvigionamento e Finanza. Ma il valore complessivo di Ivalua va ben oltre i risparmi immediati: i team di Procurement contribuiscono inoltre attivamente ad accelerare l innovazione, consentono la crescita delle aziende, limitano i rischi e migliorano la conformità. Ivalua si impegna a instaurare partnership professionali sostenibili con i propri clienti e a supportarli attivamente nel loro percorso verso l eccellenza aziendale. Value Beyond Savings USA Francia UK Canada Germania Polonia Italia Brasile Australia India Singapore Malaysia UAE Philippines info@ivalua.com Copyright Ivalua. All rights reserved.