A. S. L. C N 2 - P R O C E D U R E P E R L A C E R T I F I C A B I L I T A D E L B I L A N C I O. PIANO ATTUATIVO della CERTIFICABILITA

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1 PIANO ATTUATIVO della CERTIFICABILITA AZIONI ATTUATIVE aggiornato al 30/04/2016 I

2 OBIETTIVI AZIONI PAG. A1) Prevenire ed identificare eventuali comportamenti non conformi a leggi e regolamenti che abbiano impatto significativo in bilancio A2) Programmare, gestire e successivamente controllare, su base periodica ed in modo sistemico, le operazioni aziendali allo scopo di raggiungere gli obiettivi di gestione prefissati A3) Disporre di sistemi informativi che consentano la gestione ottimale dei dati contabili e di formazione delle voci di bilancio A1.1 Predisposizione di una procedura di raccolta, archiviazione e condivisione tra i referenti aziendali interessati, di leggi e regolamenti che 1 riguardano l azienda ed il settore sanitario e che abbiano impatto in bilancio. A1.3 Predisposizione di procedure di controllo interno di conformità a leggi e regolamenti che abbiano impatto a bilancio. Tra gli altri si segnalano gli 1 adempimenti derivanti dagli ultimi provvedimenti normativi: Dlgs 118/2011, Legge 190/2012, DL 174/2012 e Legge 213/2012. Dlgs 33/2013. A1.5 (già A1.4) Redazione e divulgazione di un codice di comportamento e 2 accertamento che il personale ne sia adeguatamente informato e preparato. A1.6 (già A1.5) Adozione di un sistema di monitoraggio e verifica del rispetto del codice di comportamento che preveda anche l adozione di misure nei 3 confronti del personale che venga meno agli obblighi certificati. A2.1 Predisposizione di una procedura standardizzata di programmazione e controllo contabile e gestionale, che disciplini tra l altro responsabilità e tempistiche finalizzate a 1. definire e assegnare gli obbiettivi strategici ed operativi regionali (incluso riparto del FSR e extrafondo); 2. definire gli obbiettivi strategici ed operativi aziendali, bilanci di previsione 5 annuale e pluriennale, coerenti con il punto 1; 3. concordare e adattare budget aziendali coerenti con le previsioni del consolidato regionale; 4. recepire i budget concordati mediante assegnazione degli stessi ai rispettivi centri di responsabilità aziendali. A2.4 (già A2.2) Definire un modello di reporting e relativo piano di controllo finalizzato a monitorare le informazioni chiave per il raggiungimento degli 5 obbiettivi programmati. A2.5 (già A2.3) Istituire momenti di controllo finalizzati all analisi preventiva e successiva delle azioni, degli interventi e delle relative valorizzazioni 6 economico, patrimoniali e finanziarie (almeno con cadenza trimestrale). A2.6 (già) A2.4 Identificare gli eventuali fattori ostativi, le responsabilità ed i possibili rimedi per la mancata o parziale attuazione degli obbiettivi strategici 6 (incluso l eventuale riprogrammazione dei budget). A3.1 Aggiornamento del piano dei conti unico regionale coerente alla 7 normativa vigente A3.2 Applicazione del piano dei conti unico regionale coerente alla normativa 8 vigente. A3.5.1 (già A3.3.1) Integrazione e raccordo con il sottosistema contabile del 9 personale. A3.5.2 (già A3.3.2) Integrazione e raccordo con il sottosistema contabile dei 9 magazzini. A3.6 (già A3.4) Predisposizione di procedure e funzionigramma amministrativo-contabili per tutti i cicli contabili: ciclo passivo, ciclo attivo, ciclo 9 di predisposizione del bilancio e dei modelli CE e SP. Ciclo finanziario: SEZIONE I Procedura del ciclo passivo 9 SEZIONE II Procedura del ciclo attivo 16 SEZIONE III Procedura del ciclo di predisposizione del bilancio 16 SEZIONE IV Procedure del ciclo finanziario 19 A3.8 (già A3.5) Definire le interrelazioni tra le diverse funzioni contabili (matrice delle relazioni) all interno della singola azienda e nei confronti delle 20 altre strutture del SSR A3.9 (già A3.6) Valutazione dell entità dei carichi di lavoro per le attività amministrativo contabili, ed eventuale rideterminazione del fabbisogno 23 espresso nella pianta organica aziendale A3.10 (già A3.7) Mappatura degli applicativi IT in uso con lo scopo di verificarne la copertura funzionale rispetto alle esigenze di natura 25 amministrativa contabile e definizione delle eventuali esigenze di sviluppo A3.11 (già A3.8) Attivazione progetti di sviluppo (anche attraverso attivazione 26 di bandi per l acquisizione di forniture e servizi connessi allo sviluppo IT) A3.12 (già A3.9) Aggiornamento di procedure e meccanismi di riconciliazione tra il Bilancio di esercizio, modelli CE e SP, contabilità generale (Bilancio di 27 verifica) e contabilità sezionali I

3 OBIETTIVI AZIONI PAG. A4) Analizzare i dati contabili e gestionali per aree di responsabilità A5) Monitorare le azioni intraprese a seguito di rilievi/suggerimenti della Regione, del Collegio Sindacale e ove presente del Revisore Esterno D1) Separare le responsabilità nelle fasi di gestione, autorizzazione, esecuzione e contabilizzazione delle transazioni D2) Realizzare inventari fisici periodici D3) Proteggere e salvaguardare i beni D4) Predisporre, con cadenza almeno annuale, un piano degli investimenti A4.1 Adottare un sistema di contabilità analitica coerente alle indicazioni regionali, all organizzazione aziendale (centri di costo e responsabilità) e a livelli essenziali di assistenza A4.3 (ex A4.2) Standardizzare le azioni aziendali di controllo volte ad accertare il raccordo tra la CoGe e la CoAn, nonchè la coerenza di copertura dei costi per centri di costo. A4.4 (ex A4.3) Aggiornare il sistema di monitoraggio regionale/aziendale per centri di costo e centri di attività, correlando la spesa ad altre informazioni gestionali (esempio personale fte, numero posti letto, drg, ecc). A5.1 Predisposizione di una procedure di raccolta e condivisione tra i soggetti interessati dei rilievi/suggerimenti da parte della Regione, del Collegio Sindacale e ove presente del Revisore Esterno A5.3 (già A5.2) Monitorare, mediante la definizione di crono programmi funzionali, le azioni da porre in essere per superare/recepire i rilievi/suggerimenti della Regione, del Collegio Sindacale e ove presente del Revisore Esterno. A5.4 (già A5.3) Istituire momenti di controllo volti ad accertare le azioni intraprese, identificare gli eventuali fattori ostativi, le responsabilità ed i possibili rimedi per la mancata o parziale risoluzione D1.1 Verifica della congruità della procedura vigente in cui le diverse fasi relative ad acquisizione, gestione, ammortamento ed alienazione o smantellamento delle immobilizzazioni, siano controllate da soggetti aziendali diversi. D1.2 Verifiche periodiche volte a riscontrare la corretta applicazione della procedura con predisposizione di relativo report delle risultanze delle verifiche. D2.1 Verifica della congruità della procedura vigente per la realizzazione di inventari fisici periodici che definisca: tempi, modi e responsabilità. D2.2 Adottare in occasione degli inventari specifiche istruzioni operative in cui evidenziare ad esempio: la modalità di conta, l uso di cartelli inventariali, il controllo dei beni in movimento, l identificazione dei beni di terzi presso l azienda, e di quelli dell azienda presso i terzi ecc..) Inoltre deve essere: a. periodicamente controllata l esistenza di cespiti di proprietà dell Azienda che sono dislocati presso terzi a mezzo di conferme da parte dei terzi o con verifiche fisiche. b. mantenuta la distinzione e separazione dei cespiti di proprietà di terzi dislocati presso la Società in modo da permettere ai terzi proprietari di svolgere i propri riscontri fisici. c. prevista l istituzione di un registro (o di documentazione similare) che raccolga tutti i dati e le informazioni necessari per tenere sotto controllo i cespiti di terzi. d. assicurato che l azienda disponga di un adeguata documentazione relativa al suo diritto di proprietà e agli eventuali vincoli gravanti sullo stesso o sul diverso titolo in base al quale detiene i beni (affitto, locazione D2.3 Garantire l adeguamento del libro cespiti alle risultanze degli inventari periodici. D3.1 Aggiornare le misure per salvaguardare i cespiti da incendi, fenomeni atmosferici, incuria, danneggiamenti colposi o dolosi,sottrazioni. D3.2 Verificare trimestralmente la congruità delle eventuali polizze di assicurazione obbligatorie a copertura dei rischi a cui i cespiti sono soggetti che tengano conto del valore correnti degli stessi. D3.3 Verificare trimestralmente l idoneità delle misure per il controllo del movimento delle persone e dei beni, all entrata e all uscita dei locali dei beni. D3.4 Verificare trimestralmente l idoneità delle appropriate misure per la protezione dei beni soggetti a deterioramento fisico. D4.1 Predisposizione di una procedura formalizzata per la realizzazione del piano degli investimenti con identificazione del budget per ogni intervento programmato. D4.3 (già D4.2) Predisposizione di una procedura formalizzata di controllo del budget stabilito nel piano degli investimenti D4.5 (già D4.3) Monitorare periodicamente il volume degli investimenti effettuati rispetto al suddetto piano II

4 OBIETTIVI AZIONI PAG. D5) Individuare separatamente i cespiti acquisiti con contributi in conto capitale, i cespiti acquistati con contributi in conto esercizio, i conferimenti, i lasciti, le donazioni D6) Accertare l esistenza dei requisiti previsti per la capitalizzazione in bilancio delle manutenzioni straordinarie D7) Riconciliare, con cadenza periodica, le risultanze del libro cespiti con quelle della contabilità generale E1) Dimostrare l'effettiva esistenza fisica (magazzini - reparti/servizi - terzi) delle scorte. E2) Individuare i movimenti in entrata ed in uscita e il momento effettivo di trasferimento del titolo di proprietà delle scorte E3) Rilevare gli aspetti gestionali e contabili delle scorte garantendo un adeguato livello di correlazione tra i due sistemi D5.1 Predisposizione di una procedura che consenta di identificare separatamente i cespiti acquisiti con contributi in conto capitale, i cespiti acquisti con contributi in conto esercizio, i conferimenti, i lasciti, le donazioni D5.3 (già D5.2) Monitoraggio periodico della corretta individuazione e relativa contabilizzazione dei cespiti acquisiti in base alle diverse tipologie di acquisto di cui al punto precedente. D6.1 Attraverso delle verifiche periodiche ed eventualmente su base campionaria, procedere alla verifica delle spese di manutenzione al fine di accertarne la corretta rilevazione in contabilità (analisi fatture, contratti, ordini) D6.2 Assicurare l aggiornamento del piano di ammortamento dei cespiti in caso di capitalizzazione delle spese di manutenzione straordinaria D7.1 Predisposizione di una procedura di controllo che, almeno su base annuale, preveda la quadratura dei valori di costo e del relativo fondo ammortamento tra schede extracontabili, le risultanze del libro cespiti e i saldi Co.Ge. di riferimento D7.3 (già D7.2) Definire una sezione specifica nel libro cespiti con l individuazione dei beni di proprietà dell azienda affidati in manutenzione a terzi. E1.1 Predisposizione di una procedura per la realizzazione di inventari fisici periodici che definisca: tempi, modi e responsabilità. La procedura presenterà la finalità di assicurare che: a. l inventario fisico venga effettuata da persone indipendenti da quelle che: - sovrintendono alla custodia delle giacenze; - redigono la contabilità di magazzino. b. un responsabile amministrativo sia incaricato alla supervisione dell inventario fisico. c. tutte le fasi dell inventario fisico sono regolamentate da istruzioni scritte; tali istruzioni sono approvate dal responsabile e comunicate a coloro che eseguono l inventario. d. prima dell inizio dell inventario tutte le giacenze da inventariare vengano ordinate in modo da facilitare la corretta esecuzione delle conte fisiche. Nella conta fisica è necessario tenere in considerazione tutti i magazzini dislocati presso i vari reparti. e. vengono separate le giacenze da non inventariare per non confonderle con quelle da contare. A tal fine, è necessario tenere un magazzino separato per i beni di terzi detenuti presso i locali Aziendali; E1.3 (già E1.2) Definire i controlli dei sommari d inventario tali da garantire che: a. persone diverse dai magazzinieri o da chi tiene la contabilità di magazzino predispongono i sommari d inventario. b. si instaurino adeguate procedure per garantire la completezza e la correttezza dei sommari d inventario. c. la riconciliazione tra le giacenze fisiche e le giacenze contabili e quindi la correttezza delle eventuali differenze d inventario sia garantita da adeguate procedure di cut-off. Inoltre sono previste apposite riconciliazioni sui sezionali di magazzino dei vari reparti. d. adeguati controlli ed analisi vengono effettuate sulle differenze d inventario. Le differenze vengono valorizzate. f. anche i controlli sulle differenze di inventario siano svolti da persone indipendenti dai magazzinieri o da chi tiene la contabilità di magazzino g. il responsabile approvi risultati dell indagine ed i valori finali delle differenze di inventario, e rediga una relazione in merito all esito stesso. h. sia prevista una preventiva autorizzazione per apportare ogni rettifica ai saldi contabili. E1.4 (già E1.3) Garantire l adeguamento del dato contabile delle rimanenze alle risultanze dell inventario. E1.5 (già E1.4) Predisposizione di procedure specifiche per la gestione dei conti deposito (es dispositivi, farmaci, materiali monouso). E2.3 (già E2.2) Con cadenza almeno annuale, effettuare la verifica della competenza temporale delle registrazioni (cut off) attraverso l analisi degli ultimi documenti di entrata e di uscita del periodo ed i primi del periodo successivo e le relative fatture al fine di verificare la corretta rilevazione in Co.Ge. E3.2 Laddove i sistemi di contabilità generale e contabilità di magazzino risultino diversi e non integrati, garantire il raccordo tra i dati contabili e gestionali al fine di garantire che la variazione delle rimanenze da dati gestionali corrisponda alla variazione delle rimanenze rilevata nei dati contabili (CE) III

5 OBIETTIVI AZIONI PAG. E4) Definire ruoli e responsabilità connessi al processo di rilevazione inventariale delle scorte (magazzini reparti/servizi terzi) al 31 dicembre di ogni anno E5) Calcolare il turnover delle scorte in magazzino e delle scorte obsolete (scadute e/o non più utilizzabili nel processo produttivo) E7) Gestire i magazzini in modo da garantire: la separazione tra funzioni di contabilità di magazzino e di contabilità generale; la verifica tra merci ricevute e quantità ordinate; la rilevazione e la tracciabilità degli scarichi di magazzino e dei trasferimenti al reparto; la riconciliazione tra quantità inventariate e quantità rilevate e valorizzate in contabilità generale. F1) Separare adeguatamente compiti e responsabilità nelle fasi di acquisizione, rilevazione e gestione dei crediti (e dei correlati ricavi) E4.1 Individuare all interno della struttura aziendale un responsabile amministrativo incaricato della supervisione dell inventario fisico e valorizzazione delle rimanenze al 31 dicembre di ogni esercizio 70 E5.1 Predisposizione di procedure formalizzate di cui: a. si definisca la metodologia di rilevazione ed il trattamento delle merci obsolete, scadute, a lento rigiro o detenute in eccesso b. periodicamente si esaminano le giacenze per identificare tutti i prodotti rientranti nelle indicate categorie. c. un responsabile esamina ed approva gli elenchi delle merci obsolete, 71 scadute, a lento rigiro e detenute in eccesso e ne dispone il relativo trattamento contabile. d. le merci danneggiate vengono periodicamente identificate, fisicamente separate delle altre merci ed esaminate da un responsabile che ne dispone l utilizzo ed il trattamento contabile. SEZIONE I Beni Inventariali 71 SEZIONE II Farmaci in scadenza 71 SEZIONE III Prodotti farmaceutici obsoleti a lento rigiro e detenuti in 81 eccesso SEZIONE IV Prodotti farmaceutici danneggiati 85 SEZIONE V Beni economali 90 SOTTOSEZIONE 1 Gestione beni consumo sanitario 91 SOTTOSEZIONE 2 Gestione beni consumo economale 95 SOTTOSEZIONE 3 - Inventariazione beni di consumo sanitario ed 97 economale SOTTOSEZIONE 4 - Giacenza beni di consumo presso reparti 99 SOTTOSEZIONE 5 - Magazzini beni sanitari in conto deposito 101 E7.1 Verificare e revisionare se non idonea la gestione dei magazzini in modo da assicurare che le diverse fasi della stessa siano affidate a singoli responsabili incaricati di garantire il rispetto di idonee procedure che garantiscano ad esempio: l identificazione, controlli quantitativi e qualitativi, collaudi, riscontri con gli ordinativi d acquisto, adeguata dislocazione e disposizione delle merci, tempestivo inoltro della merce al destinatario, segnalazione dell avvenuta uscita delle scorte agli uffici incaricati della fatturazione, adeguata custodia delle scorte, rispetto delle procedure inventarili di cui al precedente punto E.1, ecc F1.1 Verificare e revisionare se non idonea la procedura formalizzata rispetto a tutte le fonti di generazione di ricavi- crediti: a. contributi da Regione b. altri contributi c. ricavi per prestazioni sanitarie e sociosanitarie - intramoenia; d. compartecipazioni alla spesa sanitaria (Ticket) e. attività commerciale f. ecc. Inoltre prevedere adeguati controlli nelle procedure di registrazione contabile in modo da elaborare in maniera completa ed accurata le registrazioni contabili delle fatture attive o dei ricavi derivanti da flussi. F1.2 Definire una contabilità per commessa per la gestione dei contributi sia pubblici che privati e previsione di un sistema gestionale per la rendicontazione degli stessi. F1.4 (già F1.3) Riguardo ai ricavi per prestazioni sanitarie e sociosanitarieintramoenia deve essere prevista la tenuta di idonea contabilità separata con la previsione di aggiornamento del regolamento aziendale per la gestione delle attività di libera professione. Tale procedura dovrebbe definire inoltre il processo di allocazione dei costi comuni alle attività intramoenia e le autorizzazioni necessarie per espletare tale attività. F1.5 (già F1.4) Riguardo ai ricavi da compartecipazione alla spesa sanitaria (Ticket) deve essere predisposta una procedura di verifica della corrispondenza tra le visite prenotate a sistema, le prestazioni erogate, le impegnative e gli incassi ricevuti. F1.7 (già F1.5) Riguardo ai ricavi da attività commerciale deve essere prevista la tenuta di idonea contabilità IV

6 OBIETTIVI AZIONI PAG. F2) Realizzare riscontri periodici tra le risultanze contabili interne all'azienda e quelle esterne, provenienti dai debitori F3) Realizzazione analisi comparate periodiche dell ammontare di crediti e ricavi del periodo corrente, dell anno precedente e del bilancio di previsione F4) Garantire che ogni operazione suscettibile di originare, modificare o estinguere i crediti sia accompagnata da appositi documenti, controllati ed approvati prima della loro trasmissione a terzi e rilevazione contabile F5) Valutare i crediti e i ricavi, tenendo conto di tutti i fatti che possono influire sul valore degli stessi, quali ad esempio: il rischio di inesigibilità e l eventualità di rettifiche. F6) Rilevare la competenza di periodo delle operazioni che hanno generato crediti e ricavi F2.1 Procedure con cadenza periodica, ed in ogni caso annualmente, alla richiesta di conferma saldi ai debitori aziendali al fine di procedere alla relativa 113 riconciliazione ed allineamento dei dati contabili. F2.2 Per i clienti per i quali la risposta alla richiesta di conferma saldi non è pervenuta, l esistenza dei crediti è verificata mediante la realizzazione di procedure di verifica alternative quali ad esempio pagamenti ricevuta 114 dall azienda successivamente alla data di riferimento della conferma, controllo della documentazione sottostante il credito (fatture, ordini, documenti di spedizioni ecc. F3.1 Effettuare periodicamente un analisi degli scostamenti dei crediti e ricavi del periodo corrente rispetto ai crediti al 31 dicembre dell anno precedente ed i 115 ricavi dello stesso periodo dell anno precedente F3.2 Effettuare un monitoraggio periodico dell ammontare dei crediti e dei ricavi 115 rispetto ai valori indicati nel bilancio di previsione F4.1 Predisposizione di una procedura che preveda appropriati atti a garantire la correttezza formale e sostanziale delle operazioni che originano il credito. Tra i controlli da prevedere si evidenziano principalmente; comparazione degli ordini di clienti con i listini prezzi ed offerte, comparazione delle bolle di consegna con 116 gli ordini per quanto riguarda la natura e la quantità delle merci, controllo delle fatture, controllo della sequenza numerica degli ordini, delle bolle di consegna e delle fatture ecc F4.3 (già F4.2) Verifiche periodiche volte a riscontrare l allineamento tra i saldi 116 contabili ed i saldi partitario clienti. F4.4 (già F4.3) Verifiche periodiche volte a riscontrare la corretta applicazione della procedura con predisposizione di relativo report delle risultanze delle 117 verifiche. F5.1 Predisposizione di un adeguata procedura per la valutazione del rischio di inesigibilità dei crediti e la stima degli accantonamenti relativi a sconti ed altre rettifiche dei crediti. La procedura in particolare deve prevedere che: a. gli incassi, non accoppiati con le relative fatture,siano tempestivamente segnalati; 118 b. le fatture scadute siano immediatamente individuate e si sollecitino i clienti per il pronto pagamento; c. in caso di esito negativo dei solleciti, e dopo un ragionevole periodo di tempo, i crediti scaduti vengano passati a contenzioso e la gestione dei loro incassi sia affidata ad un ufficio legale. F5.3 (già F5.2) Verifiche periodiche volte a riscontrare la corretta applicazione della procedura con predisposizione di relativo report delle risultanze delle 119 verifiche F5.4 (già F5.3) Adottare elenco delle pratiche di recupero crediti in sofferenza 119 SEZIONE I Azioni di competenza dell ufficio legale 119 SEZIONE II Azioni poste in essere dal Dipartimento di Prevenzione 121 propedeutiche all avvio della procedura di recupero crediti F5.5 (già F5.4) Disporre di report che rappresentano i crediti in base 123 all anzianità F6.1 Predisposizione di una procedura per la ricognizione, archiviazione e monitoraggio di tutti i provvedimenti di assegnazione somme da Regione, 125 Ministero ed altri enti F6.3 (già F6.2) Monitaraggio periodico per la rilevazione della competenza di periodo delle operazioni che hanno generato crediti e ricavi effettuando i testi di 125 cut off F6.4 (già F6.3) Implementazione di un sistema di monitoraggio dei fondi finalizzati con evidenziazione delle somme assegnate, erogate utilizzate e non 126 utilizzate F6.5 (già F6.4) Verifica di accuratezza del calcolo dei ratei e risconti attivi e 128 passivi V

7 OBIETTIVI AZIONI PAG. F7) Effettuare attività di riconciliazione: tra i crediti verso lo Stato, iscritti nel bilancio della G.S.A. e i residui passivi iscritti nei capitoli di bilancio dello Stato; tra i crediti verso la Regione, iscritti nel bilancio della G.S.A. e i residui passivi iscritti nei capitoli di bilancio regionale G1) Separare adeguatamente compiti e responsabilità nella gestione delle giacenze di cassa (economale e CUP) e dei crediti/debiti verso l Istituto Tesoriere G2) Separare adeguatamente compiti e responsabilità tra le attività di rilevazione contabile di ricavi, costi, crediti e debiti e le attività di rilevazione contabile d incassi e pagamenti G3) Realizzare controlli periodici da parte di personale interno, terzo dalle funzioni di Tesoreria G4) Garantire che tutte le operazioni di cassa e banca siano corredate da documenti idonei, controllati ed approvati prima della loro rilevazione contabile G5) Tracciare, in modo chiaro evidente, e ripercorribile, tutti i controlli svolti sulle operazioni di Tesoreria (inclusa l attività di riconciliazione contabile con le risultanze dell Istituto Tesoriere, dei conti correnti postali, delle casse economali, ecc.) H1) Autorizzare, formalmente e preliminarmente, le operazioni gestionali e contabili che hanno impatto sul Patrimonio Netto H2) Riconciliare i contributi in conto capitale ricevuti, nonché i contributi in conto esercizio stornati al conto capitale, ed i cespiti finanziati, tenendo conto anche degli ammortamenti e delle sterilizzazioni che ne discendono F7.1 Predisposizione di una procedura che consenta una riconciliazione dei rapporti di credito e debito tra le Aziende del SSR, GSA, Regione e Stato. F7.2 Applicazione della procedura che consenta una riconciliazione dei rapporti di credito e debito tra le Aziende del SSR, GSA, Regione e Stato F7.3 Adeguamento, ove si rilevi la necessità, dei saldi di bilancio come conseguenza dell applicazione dei nuovi principi contabili ex d.lgs n. 118/2011 e della casistica applicativa F7.4 (già F7.2) Monitoraggio e riconciliazione trimestrale dei crediti verso lo Stato e verso la Regione rilevati nella contabilità della GSA con i residui passivi iscritti nella contabilità finanziaria dello Stato e i residui attivi iscritti nel bilancio finanziario della regione. G1.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che prevede l attribuzione delle diverse fasi della gestione delle giacenze di cassa e dei crediti e debiti verso banche ad enti aziendali separati e soprattutto indipendenti da quelli addetti ad altre funzioni aziendali quali ad esempio: acquisti, vendite, gestione dei rapporti col personale, contabilità clienti, contabilità fornitori, contabilità generale G1.3 (già G1.2) Adeguata separazione nella gestione delle giacenze di cassa e nella contabilizzazione dei crediti/debiti verso l Istituto Tesoriere G1.4 (già G1.3) Predisposizione di una procedura formalizzata per la gestione delle Casse Economali e delle Casse Prestazioni G2.1 Attivazione di un sistema di verifiche periodiche volte a riscontrare l applicazione della procedura di cui ai punti G1 G3.1 Sulla base della separazione delle funzioni individuare all interno dell azienda personale preposto al controllo della funzione di tesoreria G3.2 Redazione di una procedura che definisca controlli periodici dalla funzione di Tesoreria G3.4 (già G3.3) Verifiche periodiche volte a riscontrare la corretta applicazione della procedura con predisposizione di relativo report delle risultanze delle verifiche G4.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che garantisca che ogni operazione di cassa e di banca sia accompagnata e comprovata da appositi documenti (quali reversali di incasso, mandati di pagamento, distinte di versamento in banca) e che tali documenti siano controllati e approvati prima della loro rilevazione G4.3 (già G4.2) Verifiche periodiche volte a riscontrare la corretta applicazione della procedura con predisposizione di relativo report delle risultanze della verifiche G5.1 Predisposizione di procedure volte a disciplinare i controlli da porre in essere sulle operazioni di Tesoreria quali ad esempio: firma dei mandati da parte del personale incaricato, coerenza con i giustificatici di spesa, evidenziazione dell avvenuto pagamento sui giustificativi di spesa al fine di prevenire una duplicazione di pagamento, controllo della sussistenza di eventuali azioni legali o di incassi coattivi, sussistenza di eventuali cessionari di crediti ecc G5.3 (già G5.2) Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura, con cadenza mensile o trimestrale, che analizzi gli stati di concordanza tra le risultanze contabili dell azienda e quelle delle banche H1.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che prevede un autorizzazione, formale e preliminare, in caso di operazioni che hanno impatto sul patrimonio netto, quali ad esempio: modifiche del fondo di dotazioni, ripiani perdite, movimenti per i cespiti acquistati con contributi in conto capitale e relative sterilizzazioni, distribuzione di eventuali utili ecc.. H2.1 Ricognizione dei contributi per investimenti iscritti nel PN con indicazione del cespite/i di riferimento. H2.2 Con cadenza almeno trimestrale garantire la riconciliazione tra i contributi in c/capitale ovvero in c/esercizio se destinati all acquisto di cespiti, il valore dei cespiti finanziati tenendo conto delle sterilizzazioni effettuate anche alla luce delle recenti disposizioni previste dalla legge n 228 del 24 dicembre VI

8 OBIETTIVI AZIONI PAG. H3) Riconciliare i contributi in conto capitale da Regione e da altri soggetti in modo tale da consentire un immediata individuazione, l accoppiamento con la delibera formale di assegnazione e la tracciabilità del titolo alla riscossione da parte dell Azienda H4) Identificare puntualmente i conferimenti, le donazioni ed i lasciti vincolati a investimenti e la riconciliazione sistematica tra conferimenti, donazioni e lasciti vincolati a investimenti ed i correlati cespiti capitalizzati, nonché tra ammortamenti e sterilizzazioni che ne discendono I1) Disciplinare gli approvvigionamenti di beni e servizi sanitari e non sanitari: documentando e formalizzando il flusso informativo e le fasi della procedura di acquisizione dei beni e servizi sanitari e non sanitari I2) Impiegare documenti idonei ed approvati, lasciando traccia dei controlli svolti: ogni operazione suscettibile di originare, modificare o estinguere i debiti deve essere comprovata da appositi documenti che siano controllati ed approvati prima della loro rilevazione contabile I3) Dare evidenza dei controlli effettuati con particolare riguardo: alla comparazione di ordini-offerte richieste ai fornitori - bolle di entrata della merce in magazzino: alla verifica delle fatture dei fornitori (intestazione, bolla-fattura, bolla-ordine, calcoli aritmetici, adempimenti fiscali, autorizzazione al pagamento) H3.1 Implementare un sistema di ricognizione e di monitoraggio dei provvedimenti di assegnazione dei contributi in c/capitale da Regione e altri enti 152 pubblici H3.2 Implementare un sistema che consenta di associare a ciascun contributo in c/capitale la deliberazione di assegnazione e il titolo di riscossione da parte dell azienda 152 H4.1 Predisposizione delle procedure amministrativo-contabili per l identificazione puntuale dei conferimenti, le donazioni ed i lasciti vincolati a investimenti H4.2 Applicazione delle procedure amministrativo-contabili per l identificazione puntuale dei conferimenti, le donazioni ed i lasciti vincolati a investimenti H4.3 (già H4.2) Monitorare periodicamente la riconciliazione sistematica tra conferimenti, donazioni e lasciti vincolati a investimenti ed i correlati cespiti capitalizzati, nonché tra ammortamenti e sterilizzazioni che ne discendono I1.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che relativamente agli approvvigionamenti di beni e servizi disciplini tutte le fasi dalla determinazione dei fabbisogni al ricevimento dei beni o della prestazione del servizio, ed in particolare preveda che: a. gli acquisti sono effettuati sulla base di appropriate autorizzazioni interne, laddove richiesto, sulla base di apposite approvazioni regionali coerentemente,anche, ai budget assegnati b. sono chiaramente definiti i poteri di autorizzare ordinazioni ed i relativi limiti. c. gli ordini di acquisto sono emessi sulla base di richieste scritte di approvvigionamento. d. le procedure prevedono che gli ordini di acquisto: - sono emessi in forma scritta; - sono numerati in sequenza e. negli ordini di acquisto deve essere data chiara evidenza di: - quantità ordinate; - relativi prezzi; - altre condizioni di acquisto. f. gli ordini di acquisto sono regolarmente archiviati. g. chi autorizza le ordinazioni è indipendente da chi richiede gli approvvigionamenti. I1.3 (già I1.2) Effettuare verifiche periodiche volte a riscontrare il rispetto della procedura ed in particolare la sussistenza delle evidenze documentali di tutti i controlli richiesti quali autorizzazioni alla spesa, capienza rispetto al budget, certificazioni varie ecc.., con predisposizioni di relativi report delle risultanze delle verifiche I2.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che preveda appropriati controlli atti a garantire la correttezza formale e sostanziale delle operazioni che originano il debito. Tra i controlli da prevedere si evidenziano principalmente: comparazione degli ordini con le offerte scritte precedentemente richieste ai fornitori, comparazione delle bolle di entrata con gli ordini per quanto riguarda la natura e la quantità delle merci, i termini e le condizioni di consegna, controllo delle fatture dei fornitori, controllo della sequenza numerica degli ordini, delle bolle di entrata e delle fatture. I2.3 (già I2.2) Prevedere inoltre con cadenza periodica, controlli da parte di personale indipendente da chi tiene le scritture con riguardo in particolare: riscontro tra i saldi dei conti individuali ed i saldi dei conti di riepilogo, il riscontro delle risultanze contabili dell azienda con gli estratti conto inviati dai fornitori di propria iniziativa o su richiesta dell azienda stessa, raffronto delle scritture contabili con i documenti che le hanno originate. I3.1 Effettuare verifiche periodiche volte a riscontrare il rispetto della procedura di cui al punto 12.1 ed in particolare la sussistenza delle evidenze documentali di tutti i controlli richiesti quali autorizzazioni alla spesa, capienza rispetto al budget, certificazioni varie ecc.. con predisposizioni di relativi report delle risultanze delle verifiche. I3.2 Predisposizione di una procedura formalizzata per i resi di merce e beni ai fornitori che preveda che i reclami avanzati nei loro confronti siano adeguatamente documentati e, stornati dalle registrazioni di magazzino. La documentazione viene tempestivamente trasmessa all amministrazione VII

9 OBIETTIVI AZIONI PAG. I4) Fornire idonei elementi di stima e di previsione dei debiti di cui si conosce l'esistenza ma non l'ammontare: merci acquisite o servizi ricevuti senza che sia stata ricevuta e contabilizzata la relativa fattura; debiti a lungo termine, comprensivi degli interessi, per i quali sussitono particolari problemi di valutazione; debiti sui quali siano maturati interessi o penalità da inserire in bilancio: rischi concretizzati in debiti certi I5) Formalizzare i flussi informativi e consentire la percorribilità dei controlli sul corretto trattamento economico del personale dipendente, personale assimilato a dipendente e dei medici della medicina convenzionata di base, secondo la regolazione giuslavorista e previdenziale I6) Separare adeguatamente compiti e responsabilità nelle fasi di acquisizione, rilevazione e gestione dei debiti (e dei correlati costi) I8) Realizzare analisi comparate periodiche dell ammontare di debiti e costi, del periodo corrente, dell anno precedente e del bilancio di previsione I4.1 Predisposizione di una procedura che disciplini per ciascuna tipologia di debiti le modalità di determinazioni delle stime dei costi per fatture da ricevere. (ad esempio per i beni un riferimento potrebbe essere rappresentato dai carichi di magazzini, per i servizi, i contratti e le attestazioni di avvenuta esecuzione dei servizi da parte delle varie strutture ecc..) I4.3 (già I4.2) Effettuare un test delle fatture passive pervenute (registrate e non) dopo la chiusura dell esercizio e sino alla data di approvazione del bilancio al fine di individuare passività che avrebbero dovuto essere rilevate entro la data di riferimento del bilancio. I4.4. (già I4.3) Implementare un sistema di ricognizione del contenzioso in essere alla data di chiusura del bilancio e stima da parte del servizio affari legali ovvero legali esterni incaricati dall azienda, del rischio di soccombenza per ciascuna causa e la relativa quantificazione degli oneri da accantonare a fondo rischi I5.1 Predisposizione di una procedura amministrativo-contabile che formalizzi i flussi informativi relativi al trattamento economico del personale I5.3 (già I5.2) Monitoraggio periodico al fine di verificare l applicazione del corretto trattamento economico del personale dipendente, personale assimilato a dipendente e dei medici della medicina convenzionata di base, secondo la regolazione giuslavorista e previdenziale. I6.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che garantisca che le diverse fasi dell acquisizione, rilevazione e gestione dei debiti siano applicate da enti aziendali separati le cui principali funzioni concernano: la determinazione dei fabbisogni; correttezza procedure di gara, emissione delle richieste di approvvigionamento, ricevimento e controllo delle merci o dei servizi ed emissione dei relativi documenti, ricevimento e controllo delle fatture dei fornitori, rilevazioni contabile del debito, autorizzazione al pagamento delle fatture ecc.. I8.1 Effettuare periodicamente un analisi degli scostamenti dei debiti e costi del periodo corrente rispetto ai debiti al 31 dicembre dell anno precedente ed i costi dello stesso periodo dell anno precedente I8.2 Effettuare un monitoraggio periodico dell ammontare dei debiti e dei costi rispetto ai valori indicati nel bilancio di previsione ed al budget I8.3 Predisposizione di una procedura di controllo ed analisi comparativa della spesa nel tempo e nello spazio con individuazione di un set di indicatori di riferimento VIII

10 N O T E A2) Programmare, gestire e successivamente controllare, su base periodica ed in modo sistemico, le operazioni aziendali allo scopo di raggiungere gli obiettivi di gestione prefissati A3) Disporre di sistemi informativi che consentano la gestione ottimale dei dati contabili e di formazione delle voci di bilancio A4) Analizzare i dati contabili e gestionali per aree di responsabilità E1) Dimostrare l'effettiva esistenza fisica (magazzini - reparti/servizi - terzi) delle scorte. A2.2 Implementazione di un sistema informativo finalizzato a supportare in maniera efficiente la procedura standardizzata di programmazione e controllo contabile e gestionale coerente con gli obiettivi declinati nelle PO A2.3 Applicazione di una procedura standardizzata di programmazione e controllo contabile e gestionale, che disciplini, tra l'altro, responsabiltà e tempistiche finalizzate a: 1. definire e assegnare gli obiettivi strategici ed operativi regionali (incluso riparto del FSR e extrafondo); 2. definire gli obiettivi strategici ed operativi aziendali, bilanci di previsione annuale e pluriennale, coerenti con il punto 1; 3. concordare e adattare budget aziendali coerenti con le previsioni del consolidato regionale; 4. recepire i budget concordati mediante assegnazione degli stessi ai rispettivi centri di responsabilità aziendali. A3.3. (già A3.2) Predisposizione di una piattaforma informatica finalizzata al coordinamento, monitoraggio e vigilanza degli investimenti, acquisto beni e servizi, e rapporti intercompany A4.2 Implementazione di un sistema informativo finalizzato a supportare in maniera efficiente sistema di contabilità analitica coerente alle indicazioni regionali, all'organizzazione aziendale (centri di costo e responsabilità) e ai livelli essenziali di assistenza coerente con gli obiettivi declinati nel PO E1.7 (già E1.5) Richiedere conferma dati a terzi depositari di merci dell azienda e relativa riconciliazione con i propri dati. L ASL CN2 è adempiente in quanto ha un attivato un sistema di contabilità analitica gestito a livello informatico da una piattaforma amministrativo contabile integrata La procedura non è stata elaborata in mancanza di specifiche regionali come precisato in nota 1 e che l ASL, comunque, ha in uso software che permettono di gestire l impatto a bilancio di investimenti ed acquisti. In particolare, per quanto riguarda i beni e servizi, lo strumento informatico in uso è la Piattaforma di Gestione Amministrativo-Contabile (NFS) L ASL CN2 è adempiente in quanto ha un attivato un sistema di contabilità analitica gestito a livello informatico da una piattaforma amministrativo contabile integrata La procedura non è stata elaborata in quanto l ASL non ha magazzini dati in gestione a terzi NOTA 1 Tale procedura per essere attuata necessita dell implementazione di un software. Con nota registrata al protocollo aziendale al n in data 16/06/2014 è stato proposto un quesito alla Regione Piemonte di fornire le specifiche tecniche per l elaborazione del software di cui all Azione A3.2 del P.A.C.. La Regione non ha formulato riscontro al quesito suddetto e conseguentemente, in occasione della periodica revisione del P.A.C. pare opportuno prenderne atto. RESPONSABILE DEL COORDINAMENTO AZIENDALE DEL PAC ai sensi della D.G.R. n del 25/06/2013: dott. Gianfranco CASSISSA DIRETTORE AMMINISTRATIVO RESPONSABILE AZIENDALE DELL ATTUAZIONE DEL PAC: DOTT. Lorenzo SOLA responsabile f.f. della S.O. Gestione Economica e Finanziaria (nominato con determinazione n. 1559/000/DIG/13/0005 del 30 dicembre 2013) SOGGETTO PREPOSTO AL CONTROLLO DELLA FUNZIONE DI TESORERIA: dott. Lorenzo SOLA, responsabile f.f. della S.O. Gestione Economica e Finanziaria (individuato con determinazione n. 372/000/DIG/14/0001 del 31 marzo 2014) V E R I F I C H E S V O L T E DATA PROCEDURE VERIFICATE DELIBERA DI PRESA D ATTO 31/12/2015 A1.2, A3.4, A5.2, D4.2, D4.4, D5.2, F5.2, G1.2, G1.5 e H1.2 n. 1525/000/DIG/15/0005 del 31 dicembre /04/2016 A2.1, A2.2, A2.3, A2.4, A2.5 e A2.6 n. 613/000/DIG/16/0002 del 2 maggio 2016 IX

11 A1) Prevenire ed identificare eventuali comportamenti non conformi a leggi e regolamenti che abbiano impatto significativo in bilancio A1.1 Predisposizione di una procedura di raccolta, archiviazione e condivisione tra i referenti aziendali interessati, di leggi e regolamenti che riguardano l azienda ed il settore sanitario e che abbiano impatto in bilancio 1. OGGETTO La presente procedura ha lo scopo di istituire canali informativi per l individuazione, l archiviazione e la condivisione della normativa che abbia impatto sulle attività dell Azienda, comprese quelle inerenti l esercizio delle funzioni contabili. 2. INDIVIDUAZIONE, ARCHIVIAZIONE E CONDIVISIONE DELLE NORME RILEVANTI PER L AZIENDA Il monitoraggio dell evoluzione del quadro normativo internazionale, nazionale e regionale, avviene in modo continuativo. La S.O. Affari Generali settimanalmente individua nell ambito delle Gazzette Ufficiali (Serie Generale, 1 a Serie Speciale - Corte Costituzionale, 2 a Serie Speciale - Unione Europea), pubblicate sul sito e del Bollettino Ufficiale della Regione Piemonte, pubblicato sul sito gli atti che possano avere impatto sull esercizio delle funzioni aziendali. Al fine di condurre un analisi integrale di tutte le G.U. e B.U.R.P. e di evitare dimenticanze sono annotati sul calendario di outlook i numeri delle pubblicazioni visionate. I documenti di interesse vengono scaricati dalle pubblicazioni on line sopra richiamate e acquisiti al protocollo generale tramite il software docspa. Ad essi è attribuito un numero identificativo. Successivamente essi vengono trasmessi ai servizi interessati. L utilizzo della procedura permette l archiviazione dei provvedimenti normativi in argomento e la tracciabilità degli invii ai servizi interessati. 3. ATTUAZIONE DEGLI ADEMPIMENTI RICHIESTI Ciascun responsabile si fa carico di attuare gli adempimenti richiesti dalla normativa sopravvenuta. Laddove essi coinvolgano più servizi ed abbiano rilevanza generale è la stessa Direzione Generale a promuovere momenti di condivisione su segnalazione e con il supporto dei servizi interessati. La condivisione, nel caso di problematiche di ordine più generale o più complesse, può essere attuata anche mediante la costituzione di gruppi di lavoro. La S.O. Affari Generali e la S.O. Assistenza Legale, per quanto di competenza, supportano i servizi aziendali nel porre in essere gli adempimenti necessari. A1.3 Predisposizione di procedure di controllo interno di conformità a leggi e regolamenti che abbiano impatto a bilancio. 1. PRINCIPI GENERALI L A.S.L. CN2 si dota di strumenti adeguati a garantire la legittimità, regolarità e correttezza dell'azione amministrativa attraverso il controllo di regolarità amministrativa e contabile degli atti adottati/proposti dai Dirigenti Aziendali. Tale controllo è ulteriore rispetto a quello del Collegio Sindacale, a cui è demandato ex art. 3 ter del decreto legislativo 502/92 e successive modificazioni. Esso è finalizzato a garantire la regolarità amministrativa e contabile degli atti, nella fase preventiva di formazione e nella fase successiva. 1

12 Gli esiti del controllo interno di regolarità amministrativa e contabile sono pubblicati sul sito istituzionale dell Azienda. 2. IL CONTROLLO INTERNO DI REGOLARITÀ AMMINISTRATIVA Il controllo di regolarità amministrativa si suddivide nella fase preventiva e nella fase successiva. IL CONTROLLO PREVENTIVO Nella fase preventiva il controllo si concretizza nel rilascio del parere di regolarità amministrativa, da parte del Responsabile del Procedimento, sulla proposta di determinazione. Il Responsabile del Procedimento con la sottoscrizione della proposta medesima ne assicura: - la regolarità formale - la legittimità - la compatibilità con le risorse assegnate (budget) - la coerenza con i piani ed i programmi aziendali. Il suddetto parere è riportato nel testo del provvedimento. IL CONTROLLO SUCCESSIVO Nella fase successiva all adozione delle determinazioni il Direttore Amministrativo svolge un controllo sulle stesse, avvalendosi del supporto della S.O. Affari Generali. Tale controllo successivo ha gli stessi contenuti del controllo preventivo a cui si aggiunge, però, il rispetto dei termini per la conclusione dei procedimenti amministrativi. Il controllo di regolarità amministrativa viene effettuato a campione sulle determinazioni dirigenziali nella misura del 4% del totale degli atti adottati annualmente da ogni Dirigente. Per ogni controllo effettuato il Direttore Amministrativo (sempre avvalendosi del supporto della S.O. Affari Generali) predispone un rapporto annuale che è trasmesso ai Dirigenti, all OIV, al Collegio Sindacale ed al Direttore Generale. Esso può contenere anche specifiche direttive per i Dirigenti, relative alle irregolarità eventualmente riscontrate. Degli esiti di questa forma di controllo si tiene conto nella valutazione dei dirigenti. 3. IL CONTROLLO INTERNO DI REGOLARITÀ CONTABILE Ai controlli di regolarità contabile provvede il Responsabile della S.O. Gestione Economica e Finanziaria. Il Responsabile di tale struttura verifica la regolarità contabile delle proposte di determinazione attraverso gli strumenti del visto di regolarità contabile e attraverso il controllo costante e concomitante degli equilibri generali di bilancio. Egli verifica: a) la disponibilità dello stanziamento di bilancio; b) la corretta imputazione; c) l'esistenza del presupposto dal quale sorge il diritto dell obbligazione; d) la conformità alle norme fiscali; e) il rispetto delle competenze; f) il rispetto dell'ordinamento contabile; g) il rispetto del regolamento di contabilità; h) l accertamento dell entrata; i) la copertura nel bilancio pluriennale; j) la regolarità della documentazione; k) gli equilibri finanziari complessivi della gestione e dei vincoli di finanza pubblica. I dirigenti non possono discostarsi dalle risultanze del parere di regolarità contabile. A1.5 (già A1.4) Redazione e divulgazione di un codice di comportamento e accertamento che il personale ne sia adeguatamente informato e preparato. 1. CODICE DI COMPORTAMENTO DELL ASL CN2 L A.S.L. CN2 ha adottato il proprio codice di comportamento con provvedimento n. 1568/000/DIG/13/0002 del 30 dicembre 2013, cui è fatto rinvio. 2

13 2. STRUMENTI DI DIVULGAZIONE DEL CODICE DI COMPORTAMENTO DELL ASL CN2 Nel provvedimento n. 1568/000/DIG/13/0002 del 30 dicembre 2013 di approvazione del Codice di Comportamento dell ASL CN2, ai fini di divulgazione dello stesso, si è disposto di: - di dare mandato ai dirigenti responsabili di ciascuna struttura aziendale al fine di consentire la massima diffusione e divulgazione del presente provvedimento nelle strutture di appartenenza, notificando personalmente a tutto personale il Codice di comportamento aziendale qui approvato; - di notificare e dare mandato agli uffici della S.O. Amministrazione del Personale affinchè, all atto di sottoscrizione di nuovi contratti di lavoro ed affidamento di relativi incarichi, al contraente venga consegnata copia del Codice di comportamento generale (D.P.R. n. 62/2013) e aziendale; - di notificare e dare mandato agli uffici delle SS.OO.CC. Economato/Provveditorato, Servizi Tecnici, TBI, Informatica, affinchè all atto dell indizione di nuovi bandi di gara e relativa sottoscrizione di contratti venga inserito, e previsto quale clausola, il rispetto del Codice di comportamento generale e specifico dell ASL CN2 per i dipendenti delle ditte fornitrici che svolgano la propria attività all interno o per conto dell ASL CN2; - di dare mandato al Responsabile per la prevenzione della corruzione di provvedere alla pubblicazione sul sito Internet aziendale del presente provvedimento e di provvedere alla trasmissione, mediante posta elettronica interna, del presente provvedimento a tutti i dirigenti responsabili di struttura; - di dare mandato al Responsabile per la prevenzione della corruzione di provvedere all invio alla CIVIT Autorità Nazionale anticorruzione del link alla pagina internet aziendale ove verrà pubblicato il presente provvedimento; Rispetto alle azioni indicate per la divulgazione di tale Codice si acquisisce conferma di avvenuta ottemperanza alle istruzioni impartite nel dispositivo dell atto mediante comunicazioni interne agli atti del Responsabile per la trasparenza e l anticorruzione. A1.6 (già A1.5) Adozione di un sistema di monitoraggio e verifica del rispetto del codice di comportamento che preveda anche l adozione di misure nei confronti del personale che venga meno agli obblighi certificati. 1. SISTEMA DI MONITORAGGIO Vigilano sull'applicazione del Codice di comportamento dei dipendenti:i Dirigenti responsabili di ciascuna struttura, le strutture di controllo interno, l Ufficio per i procedimenti disciplinari, sotto la supervisione dell OIV (Nucleo di Valutazione). Ai fini dell'attività di vigilanza e monitoraggio, l ASL CN2 si avvale dell'ufficio per i procedimenti disciplinari istituito ai sensi dell'articolo 55-bis, comma 4, del decreto legislativo n. 165 del Le attività svolte dall'ufficio per i procedimenti disciplinari si conformano alle eventuali ulteriori previsioni contenute nel Piano triennale di prevenzione della corruzione adottato dall ASLCN2 ai sensi dell'articolo 1, comma 2, della legge 6 novembre 2012, n L'Ufficio per i procedimenti disciplinari cura l'esame delle segnalazioni, provenienti sia dall interno che dall esterno dell Azienda, di violazione del Codice di comportamento, la raccolta delle condotte illecite segnalate, accertate e sanzionate. Ai fini dello svolgimento delle attività previste, l'ufficio per i procedimenti disciplinari opera in raccordo con il Responsabile aziendale della prevenzione della corruzione. Ai fini dell'attivazione del procedimento disciplinare per violazione del Codice di comportamento, l'ufficio per i procedimenti disciplinari può chiedere all'autorità nazionale anticorruzione parere facoltativo secondo quanto stabilito dall'articolo 1, comma 2, lettera d), della legge n. 190 del La commissione di illecito disciplinare o comunque l esistenza di un procedimento disciplinare pendente viene valutata anche in relazione alla tipologia di illecito ai fini del conferimento di incarichi aggiuntivi e/o dell autorizzazione allo svolgimento di incarichi extra-istituzionali. L irrogazione di sanzioni disciplinari deve essere considerata in ordine alla valutazione positiva per il periodo di riferimento e, quindi, alla corresponsione di trattamenti accessori collegati. La violazione degli obblighi previsti dal Codice di comportamento integra condotte contrarie ai doveri d'ufficio. Ferme restando le ipotesi in cui la violazione delle disposizioni contenute nel Codice, nonché dei doveri e degli obblighi previsti dal Piano triennale di prevenzione della corruzione, da' luogo anche a responsabilità penale, civile, amministrativa o contabile del dipendente, essa e' fonte comunque di 3

14 responsabilità disciplinare accertata all'esito del procedimento disciplinare, nel rispetto dei principi di gradualità e proporzionalità delle sanzioni. Ai fini della determinazione del tipo e dell'entità della sanzione disciplinare concretamente applicabile, la violazione e' valutata in ogni singolo caso con riguardo alla gravità del comportamento e all'entità del pregiudizio, anche morale, derivatone al decoro o al prestigio dell ASL CN2. Le sanzioni applicabili sono quelle previste dalla Legge, dai Regolamenti nazionali ed aziendali e dai Contratti Collettivi Nazionali ed Aziendali, incluse quelle di risoluzione del rapporto di lavoro. 4

15 A2) Programmare, gestire e successivamente controllare, su base periodica ed in modo sistemico, le operazioni aziendali allo scopo di raggiungere gli obiettivi di gestione prefissati A2.1 Predisposizione di una procedura standardizzata di programmazione e controllo contabile e gestionale, che disciplini tra l altro responsabilità e tempistiche finalizzate a: 1. definire e assegnare gli obbiettivi strategici ed operativi regionali (incluso riparto del FSR e extrafondo); 2. definire gli obbiettivi strategici ed operativi aziendali, bilanci di previsione annuale e pluriennale, coerenti con il punto 1; 3. concordare e adattare budget aziendali coerenti con le previsioni del consolidato regionale; 4. recepire i budget concordati mediante assegnazione degli stessi ai rispettivi centri di responsabilità aziendali. Il processo di programmazione e controllo contabile e gestionale si compone dei seguenti passaggi: - recepimento della quota di riparto del FSR assegnata all Azienda - recepimento degli obiettivi strategici assegnati dalla Regione al Direttore Generale - definizione del bilancio di previsione annuale, in coerenza con il punto 1) e con eventuali obiettivi su singole voci di spesa - discussione e definizione degli obiettivi strategici per i singoli centri di responsabilità aziendali interessati, coerentemente con il punto 2) e 3) - assegnazione dei budget trasversali agli ordinatori di spesa, coerentemente con il punto 3) - redazione di report aziendali costruiti ad hoc sugli obiettivi strategici assegnati all Azienda - redazione di una reportistica di controllo mensile economico-gestionale ad hoc per ciascun centro di responsabilità, con un focus particolare sugli obiettivi economici e di attività ad essi assegnati - predisposizione mensile da parte dei servizi preposti agli ordini di spesa (Economato, Farmacia, Cure Primarie, Gestione Economica e Finanziaria) dell andamento delle voci di spesa oggetto di budget e confronto tra budget e previsione a finire - incontri periodici tra Direzione Generale, ordinatori di spesa e Programmazione e Controllo per la discussione di eventuali problematiche circa il rispetto dei budget trasversali A2.4 (già A2.2) Definire un modello di reporting e relativo piano di controllo finalizzato a monitorare le informazioni chiave per il raggiungimento degli obbiettivi programmati. Il data warehouse è costruito su consolidate basi informatiche ed è alimentato da più fonti dati (interne ed esterne all Azienda), convergenti in un unico sistema informativo direzionale, da cui è possibile leggere sotto tutti i punti di vista l andamento storico dell Azienda. Ciò consente al servizio Programmazione e Controllo di rispondere prontamente ad ogni esigenza informativa proveniente dagli stakeholders esterni all Azienda, dalla Direzione Generale aziendale e dai Responsabili di struttura. Il modello di reporting aziendale poggia su un piano di Centri di Costo molto dettagliato e su un piano dei conti di costo e di ricavo coincidente con le voci del bilancio CE regionale. Il reporting di riferimento ha cadenza mensile; esso è costituito da un report economico in cui vengono esposti i dati di spesa e di ricavo di ogni singola Struttura Operativa, e da un report di indicatori in cui viene descritta la Struttura medesima dal punto di vista dell attività e delle risorse umane, dell efficienza, dell appropriatezza e dell outcome. La sua redazione prevede i seguenti step: 1. importazione dei dati economici, gestionali e di attività del periodo in esame, da fonti interne per quanto riguarda i dati di spesa e da fonti esterne (CSI-Piemonte) per quanto riguarda i dati di attività 2. consolidamento dei dati nel data warehouse 5

16 3. aggiornamento automatico dei report suddivisi per centro di responsabilità, su cui vengono esposti gli obiettivi assegnati in modo da consentire ai Responsabili di controllare la loro posizione rispetto al raggiungimento dell obiettivo stesso 4. invio elettronico della reportistica ai vari centri di responsabilità Il piano di controllo finalizzato a monitorare le informazioni chiave per il raggiungimento degli obiettivi programmati si compone, inoltre, di altri strumenti quali specifici cruscotti per la governance distrettuale, per il monitoraggio di voci di spesa oggetto di budget (ad es. farmaci e dispositivi medici), per il controllo dell attività dei Medici di Medicina Generale. A2.5 (già A2.3) Istituire momenti di controllo finalizzati all analisi preventiva e successiva delle azioni, degli interventi e delle relative valorizzazioni economico, patrimoniali e finanziarie (almeno con cadenza trimestrale). Il sistema dei controlli finalizzati all analisi preventiva e successiva delle azioni rappresenta un sistema complesso e coordinato di strumenti e di documenti integrati ed ispirati ai principi di coerenza con gli obiettivi aziendali e di coinvolgimento delle varie strutture aziendali. Il sistema è finalizzato al monitoraggio e alla valutazione dei risultati, dei rendimenti e dei costi dell attività amministrativa; il tutto in proporzione alle risorse disponibili, per garantire conformità, regolarità e correttezza dell azione dell Azienda attraverso un sistema integrato di controlli interni. I controlli vengono esercitati sia in fase preventiva che in fase successiva all adozione dell atto ed è finalizzato a garantire la legittimità, la regolarità e la correttezza dell azione amministrativa. In linea generale, il controllo preventivo sulle azioni che impattano sul bilancio aziendale, è assicurato dalla necessaria attestazione di copertura economica relativa alle determinazioni di spesa dei responsabili dei vari servizi aziendali: antecedentemente all adozione dell atto, infatti, deve essere acquisito il parere obbligatorio attestante la capienza del budget a disposizione di un determinato servizio da parte del Responsabile della S.O.C. Gestione Economica e Finanziaria. Nell ambito delle azioni sviluppate nel P.A.C. dell ASL CN2, verranno illustrati in dettaglio i controlli effettuati, in particolare, dal servizio Economico-finanziario relativi ai processi aziendali impattanti sulla spesa. Per ciò che riguarda l ambito dei controlli successivi, in generale viene perseguita la finalità di monitoraggio ex post del dato e di verifica della regolarità-correttezza delle procedure degli atti adottati. Nel seguito del P.A.C. vengono illustrati in dettaglio, in analogia a quanto esposto per ciò che concerne i controlli preventivi, i vari controlli successivi eseguiti sui principali processi aziendali e i cui risultati sono inseriti nel registro dei controlli istituito presso il servizio economico-finanziario. I controlli interni, siano essi preventivi o successivi, devono essere improntati ai principi di indipendenza, di imparzialità, trasparenza e di tempestività al fine di assicurare adeguate azioni correttive in caso di necessità. A2.6 (già A2.4) Identificare gli eventuali fattori ostativi, le responsabilità ed i possibili rimedi per la mancata o parziale attuazione degli obbiettivi strategici (incluso l eventuale riprogrammazione dei budget). L identificazione di eventuali fattori che ostacolino il raggiungimento degli obiettivi avviene secondo i seguenti passi logici: 1. confronto tra dato di previsione e obiettivo, ed eventuale segnalazione di scostamenti negativi 2. analisi delle criticità: esame approfondito dei dati, interessamento e confronto con il Responsabile su possibili cause e rimedi della mancata attuazione degli obiettivi strategici 3. interessamento della Direzione Generale per eventuali correzioni sugli obiettivi assegnati 4. conferma o riformulazione dell obiettivo Nel caso dei budget trasversali di spesa, il confronto diretto tra la Direzione Generale e i servizi ordinatori di spesa consente la pronta identificazione dei fattori ostativi il rispetto dei budget assegnati, delle responsabilità e dei possibili rimedi per giungere all attuazione degli obiettivi di spesa; l analisi mensile, discussa in riunioni plenarie, consente alla Direzione Generale, alla Gestione Economica Finanziaria e alla Programmazione e Controllo di riformulare i budget con tempestività e con una buona efficacia comunicativa. 6

17 A3) Disporre di sistemi informativi che consentano la gestione ottimale dei dati contabili e di formazione delle voci di bilancio A3.1 Aggiornamento del Piano dei Conti unico regionale coerente alla normativa vigente Il piano dei conti è strumento di fondamentale importanza su cui si basa il sistema di contabilità generale, in quanto l impostazione del piano dei conti risponde alle esigenze di tipo informativo e conoscitivo che la Regione e le aziende intendono perseguire. Il piano dei conti è costituito da un documento contenente tutti i conti utilizzati dall azienda per effettuare le rilevazioni in partita doppia. In particolare, definisce la classificazione di tutti gli elementi dello Stato Patrimoniale (attività, passività e patrimonio netto) e di tutte le voci del conto economico (costi e ricavi) che caratterizzano la gestione dell azienda stessa: essi sono composti da una parte descrittiva che ha scopo informativo, e da una parte numerica di otto cifre che ha scopo di classificazione nelle diverse sezioni. La parte numerica serve a identificare il conto nei software di contabilità distinguendolo in modo univoco. La scelta e l impostazione del piano dei conti costituisce il fondamento attraverso il quale si articola la funzione del bilancio nelle sue particolarità e nelle sue generalità. L unità base del Piano dei Conti è rappresentata dal sottoconto, pertanto l aggiornamento dei modelli avviene partendo dall unità base allineando il Piano di Conti utilizzato dall applicativo di contabilità con quello regionale che, a sua volta, è redatto secondo gli schemi ministeriali del d.lgs 118/2011. Le modifiche al piano vengono recepite dalla S.O.C Gestione Economica e Finanziaria, che procede all aggiornamento proposto rispetto allo stato dell arte comunicando ai servizi aziendali interessati le modifiche che possono riguardare la soppressione di conti, l istituzione di nuovi, modifiche nella descrizione e nel contenuto degli stessi, raggruppamenti, scorpori tra conti. Le ASR possono liberamente apportare, a soli fini di rilevazione interna, delle modifiche agli schemi regionali, per esempio aggiungendo classificazioni più specifiche, che tuttavia a livello di rendicontazione esterna dovranno essere ricondotti agli schemi di bilancio regionale. In una prima casistica, le modifiche e l aggiornamento proposto riguardano solamente conti la cui movimentazione è di esclusiva competenza della struttura S.O.C Gestione Economica e Finanziaria, che provvederà al concreto aggiornamento del Piano dei Conti. È il caso tipico di aggiornamenti a livello di conti cassa, conti non monetari (es. ammortamenti, fondi rischi e oneri ecc ). Nel caso in cui, invece, l aggiornamento riguardi casistiche più complesse, quali ad esempio modifiche a livello di classi merceologiche, o cambi di conti in cui sono interessati i centri ordinatori di spesa, la struttura Gestione Economica e Finanziaria provvede, generalmente, a convocare incontri con i responsabili dei servizi coinvolti, illustrando le modifiche al sistema dei conti che devono essere attuate a partire dai servizi ordinatori di spesa. Il caso tipico è rappresentato dai conti di acquisto beni/servizi. Nel caso in cui le modifiche impattino, oltre che sul sistema amministrativo contabile in uso, anche su applicativi correlati, sarà necessario un eventuale intervento tecnico volto ad armonizzare i sistemi di riferimento (per esempio i conti del personale dipendente interfacciati con l applicativo paghe). Alla conclusione del processo viene trasmessa alla Regione comunicazione dell attuazione dell avvenuto aggiornamento. Di seguito viene riportato a titolo di esempio uno screenshot relativo all anagrafica del piano dei conti. 7

18 A3.2 Applicazione del piano dei conti unico regionale coerente alla normativa vigente. L applicativo informatico in uso, NFS, permette all ente di definire i conti che sono necessari per assolvere le esigenze informative di bilancio aziendale e di darne concreta applicazione. In particolare, NFS, gestisce come piano dei conti la contabilità generale (per uniformarsi al piano dei conti), la contabilità analitica nonché la contabilità per centri di costo. A questi piani dei conti base si possono aggiungere gli altri n piani dei conti necessari per le esigenze del reporting aziendale come progetti, finanziamenti ecc Il Piano dei conti è costituito da: il quadro dei conti (l elenco di tutti i conti, tra loro coordinati e collegati, che formano il sistema delle scritture complesse che compongono la contabilità generale); le note illustrative (l elenco delle regole e delle procedure che spiegano il funzionamento dei conti e precisano i valori che entrano a farvi parte). L Azienda CN2 recepisce e dà attuazione agli aggiornamenti del Piano dei Conti proposti dalla Regione Piemonte, in coerenza con l evoluzione normativa e con le modifiche rese necessarie dalla progressiva armonizzazione dei bilanci a seguito, in particolare, del D.Lgs. 118/2011. Sulla base degli aggiornamenti periodici di cui alla precedente procedura A3.1, si dà applicazione al piano dei conti che viene movimentato da ogni singolo operatore, ciascuno per la propria parte di competenza, a partire dalla fase di ordine. L ordine identifica un articolo afferente ad una classe merceologica di riferimento a cui è collegato un determinato conto di bilancio. La fase successiva è rappresentata dalla gestione del documento di trasporto o della BSE (una sorta di bolla virtuale creata dai servizi ordinatori a fronte di acquisti di servizi senza documento di trasporto). La bolla, sia essa reale o virtuale, è l elemento base su cui viene movimentato il piano dei conti e con la quale se ne dà concreta attuazione. Al momento di ricevimento della fattura elettronica, nella maggior parte 8

19 dei casi, l operatore andrà solamente a collegare la bolla precedentemente caricata al fine di rendere definitiva la movimentazione contabile. Per ciò che riguarda le operazioni di chiusura e assestamento si ricorre all utilizzo di scritture di prima nota di esclusiva competenza della Gestione Finanziaria ed Economica. A3.5.1 (già A3.3.1) Integrazione e raccordo con il sottosistema contabile del personale. A3.5.2 (già A3.3.2) Integrazione e raccordo con il sottosistema contabile dei magazzini. L applicativo informatico in uso presso l ASL CN2 NFS supporta i processi che caratterizzano le attività amministrative dell azienda, gestendo ed integrando dal punto di vista informatico diverse strutture e funzioni, tra cui rientrano anche il sottosistema contabile del personale e il sottosistema contabile del magazzino. Il menzionato sistema contabile informatizzato che l Azienda utilizza rende disponibili in contabilità i dati che i servizi del personale e del magazzino inseriscono nell applicativo informatico senza alcuna possibilità di modifica successiva da parte degli operatori. Per ciò che riguarda la contabilità di magazzino, l attività svolta dal servizio (caricamento DDT relative a merce consegnata) permette alla SOC Gestione Economico Finanziaria la valorizzazione delle rimanenze in qualunque momento in base alla giacenza fisica realmente esistente, realizzando la piena integrazione dei due sottosistemi. Per ciò che concerne il servizio Personale, l integrazione è in corso di implementazione e prevede che, una volta generati i flussi degli stipendi, questi vengano trasmessi (attraverso una procedura ponte tra paghe e contabilità) alla SOC Gestione Economico Finanziaria già valorizzati sui conti di bilancio secondo il vigente Piano dei Conti. Entrambe le procedure permettono, comunque, sebbene i dati non siano modificabili manualmente, la validazione da parte del responsabile della contabilità per la definitiva immissione a bilancio. A3.6 (già A3.4) Predisposizione di procedure e funzionigramma amministrativo-contabili per tutti i cicli contabili: ciclo passivo, ciclo attivo, ciclo di predisposizione del bilancio e dei modelli CE e SP. Ciclo finanziario Sezione I - PROCEDURA DEL CICLO PASSIVO 1. PREMESSA La liquidazione delle spese consiste nel riconoscimento del preciso ammontare della somma da pagare, del creditore, e della causale, sulla scorta dei documenti e dei titoli comprovanti il diritto acquisito del creditore. La liquidazione viene effettuata, secondo il principio di contrapposizione operativa previsto dalla DGR del 28/04/1998, dal dirigente della Struttura competente titolare del budget conto-servizio attraverso i seguenti adempimenti informatici ed amministrativi: a) inserimento delle registrazioni informatiche necessarie; b) apposizione del timbro di liquidazione (nota di liquidazione) sull originale della fattura, con firma leggibile. 2. INSERIMENTO DELLE REGISTRAZIONI INFORMATICHE Con l inserimento delle registrazioni informatiche vengono fornite al sistema amministrativo contabile le seguenti informazioni: - estremi della delibera\determina; - eventuali estremi del Codice Identificativo di Gara e del Codice Unico di Progetto; - conto di spesa; - periodo di competenza della spesa con livello di imputazione mensile e indicazione dei centri di costo afferenti; 9

20 - importo da pagare; - scadenza del pagamento secondo i termini contrattuali. L inserimento delle registrazioni informatiche si può suddividere in: a1) registrazioni di contratti, ordini e bolle o di buoni di servizio per l acquisto di beni o servizi a2) registrazioni di documenti vari relativi alle competenze al personale o alle farmacie convenzionate 3. REGISTRAZIONI DI CONTRATTI, ORDINI E BOLLE O DI BUONI DI SERVIZIO PER ACQUISTI L ordine a fornitore deve essere inserito sul sistema informatico prima della comunicazione al fornitore della necessità di approvvigionare l ASL di un bene o di un servizio. L ordine a fornitore, qualora prodotto in via analogica, deve essere timbrato e firmato in modo leggibile da un responsabile di Servizio o suo delegato. La bolla (documento di trasporto) deve essere inserita non appena la merce, una volta consegnata, è stata verificata per il carico a magazzino. La bolla e il buono di servizio devono essere inseriti il prima possibile, e comunque entro 10 giorni dalla registrazione della fattura o da quando si viene a conoscenza della contabilizzazione della stessa (es. invio elenco fatture ). 4. ADEMPIMENTI PROPEDEUTICI AL PAGAMENTO Il Servizio Liquidatore è tenuto a svolgere le verifiche previste dalla legge relative al pagamento (tracciabilità e CIG\CUP) e/o in materia contributiva (ad es. DURC). In particolare è compito del Servizio Liquidatore verificare che la fattura sia pagabile in costanza di uno stato di regolarità contributiva del fornitore nel periodo che intercorre fra la liquidazione e l effettiva disponibilità di cassa per pagare. In caso di adempimenti soggetti al DURC, il Servizio Liquidatore dovrà ultimare le registrazioni informatiche il prima possibile e attendere il rilascio del DURC prima di inviare il documento cartaceo per il pagamento alla S.O. GESTIONE ECONOMICA E FINANZIARIA. 5. ADEMPIMENTI DI COMPETENZA DELLA S.O. GESTIONE ECONOMICA E FINANZIARIA Al momento dell inserimento del documento di acquisto in prima nota la S.O. Gestione Economica e Finanziaria effettua i seguenti passaggi: - eventuale registrazione all IVA; - registrazione in prima nota. L assegnazione del conto di costo avviene attraverso l aggancio alle registrazioni (bolla, buono di servizio) di liquidazione laddove presenti. Possono realizzarsi i seguenti casi: Caso Sub a) Se al momento della registrazione del documento di acquisto risultano presenti documenti di liquidazione (bolla, buono di servizio) il cui importo sia equivalente a quello della fattura, questi sono agganciati immediatamente. Caso Sub b) Qualora l importo della fattura di acquisto non sia equivalente ai documenti di liquidazione pendenti (non ancora collegati) verrà apposto un conto di costo generico (conto 03SQ ) dalla S.O. GESTIONE ECONOMICA E FINANZIARIA. Il conto di costo generico verrà sostituito con il conto corretto una volta effettuata la liquidazione da parte del servizio. 6. LIQUIDAZIONE MEDIANTE NOTA DI LIQUIDAZIONE Una volta registrati i documenti di acquisto (fatture ecc) da liquidare sono inviati al Servizio Liquidatore per l inserimento delle eventuali registrazioni informatiche mancanti e per l apposizione della nota di liquidazione. 7. LIQUIDAZIONE AUTOMATIZZATA E facoltà del Servizio Liquidatore manlevare il Responsabile della S.O. GESTIONE ECONOMICA E FINANZIARIA della responsabilità dell associazione corretta delle registrazioni di liquidazione nel caso Sub a) autorizzando la liquidazione immediata dei documenti il cui importo sia corrispondente a quello delle bolle \ buoni di servizio non ancora collegati presenti a sistema. Tale facoltà è suscettibile di revoca da parte della S.O. GESTIONE ECONOMICA E FINANZIARIA qualora dalla concreta applicazione scaturiscano problemi in merito alla certezza delle associazioni spesa-liquidazione suddette. 10

21 Tale facoltà di manleva, qualora venga a ricomprendere documenti assoggettati alla verifica del DURC comporta automaticamente l assunzione dell onere, da parte della Struttura liquidatrice, di richiedere il DURC in tempo per il pagamento, avvisando la S.O. GESTIONE ECONOMICA E FINANZIARIA in caso di irregolarità che comportino il blocco dei pagamenti. 8. CAMBIO DI STATO IN PROCEDURA Nei casi di cui al punto 5 Sub a) e Sub b), a completamento della liquidazione, fatto salvo il caso di manleva di cui al precedente punto 7, è onere del servizio Liquidatore effettuare un ulteriore passaggio di liquidazione per passare lo stato del documento di acquisto da Immesso a Controllato (e quindi pagabile a scadenza). In ogni caso, qualora non diversamente specificato con comunicazione scritta, la liquidazione informatica costituisce autorizzazione al pagamento a scadenza. 9. TERMINE PER LA LIQUIDAZIONE Il processo di liquidazione deve essere ultimato entro il termine massimo di dieci giorni lavorativi dalla data di invio del documento. 10. RICHIESTA DI NOTA DI CREDITO Qualora venga richiesta una nota di credito la comunicazione a mezzo della quale il Servizio Liquidatore richiede l emissione della nota di credito deve essere inviata per conoscenza alla S.O. Gestione Economica e Finanziaria precisando la necessità o meno di procedere al blocco del pagamento e in quali termini. In caso di richiesta di nota di credito le registrazioni di liquidazione devono coprire l importo effettivamente dovuto. 11. LIQUIDAZIONI DI DOCUMENTI DI ACQUISTO DI CESPITI Le fatture relative all acquisizione di cespiti patrimoniali, seguono un processo di liquidazione diverso e per certi versi, più articolato. L azienda acquisisce cespiti solo in presenza di finanziamenti in conto capitale derivanti o da contributi da terzi o da riserve derivanti dalla alienazione del proprio patrimonio, preventivamente autorizzata dalla Regione Piemonte. Gli investimenti in conto capitale richiedono, a seconda della tipologia del cespite, la registrazione a livello inventariale da parte della S.O. Patrimonio. La S.O. Gestione Economica e Finanziaria nel processo di liquidazione deve tenere conto di questi elementi: anzitutto è necessario verificare che il cespite sia inventariato; nel caso poi si tratti di acquisizione di cespiti che richiedano anche un collaudo (ad esempio le apparecchiature elettromedicali) è necessario controllare che sia presente anche il certificato di messa in opera dell apparecchiatura. A questo punto è possibile procedere alla liquidazione anche di questa particolare tipologia di fatture. 11. FASE FINALE DEL PROCEDIMENTO DI LIQUIDAZIONE Sia che si tratti di fatture relative a beni immobili, sia che si tratti di spesa corrente, la fase finale del processo di liquidazione consiste nella stampa di elenchi di liquidazione da trasmettere all ufficio mandati e pagamenti. I documenti fondanti i passaggi di liquidazione (ad esempio: contratto, documento di trasporto, rapportino attività effettuate, ecc) devono essere conservati dal Servizio Liquidatore (titolare del budget contoservizio ). Allo stesso modo non devono essere inviati alla S.O. Gestione Economica e Finanziaria le stampe di ordini, movimenti di carico di magazzino, DURC, rapportini vari, note di riparazione ecc. Tali documenti, fermo restando gli obblighi di conservazione della documentazione, possono essere archiviati, qualora il responsabile del Servizio Liquidatore lo ritenga, insieme alle stampe dei documenti informatici inseriti per autorizzare la liquidazione (ed eventualmente, insieme alle fotocopie delle fatture liquidate). 12. REGISTRAZIONI DI DOCUMENTI VARI RELATIVI ALLE COMPETENZE AL PERSONALE O ALLE FARMACIE CONVENZIONATE Per quanto riguarda la liquidazione e il pagamento delle competenze spettanti al personale dipendente e alle farmacie convenzionate la S.O. GESTIONE ECONOMICA E FINANZIARIA riceve dai servizi preposti dei tabulati riepilogativi contenenti la classificazione di tutte le voci paga correlate alle voci di costo corrispondenti al piano dei conti. 11

22 Viene inoltre inviata all ufficio mandati tutta la documentazione necessaria al pagamento delle ritenute fiscali e degli oneri contributivi e riflessi. A seguito di tali documentazione, la S.O. Gestione Economica e Finanziaria emette gli ordinativi di pagamento e trasmette i modelli telematici fiscali entro i termini di legge. 13. PROCESSI INFORMATICI A SUPPORTO DELLE PROCEDURE AMMINISTRATIVE I processi descritti nel capitolo precedente, così come gli altri processi che caratterizzano le attività amministrative dell azienda, sono supportati dall applicativo informatico denominato NFS (ditta Dedalus), che gestisce ed integra dal punto di vista informatico diverse strutture e servizi; tale applicativo è in uso in questa Azienda Ospedaliera a partire dall anno I processi amministrativi-contabili collegati dal medesimo applicativo sono: - contabilità generale; - contabilità analitica; - gestione approvvigionamenti/ordini d acquisto; - magazzini; - fatturazione attiva; - budget. Il sistema contabile informatizzato che l Azienda possiede svolge tutte le fasi interamente proceduralizzabili: effettua registrazioni e archivia i dati, svolge calcoli, estrae i dati secondo criteri diversi, li ordina e li sintetizza, prepara rendiconti. L automazione del sistema contabile presenta i seguenti vantaggi : - le registrazioni in partita doppia non sono più effettuate manualmente, perché sono le procedure software a svolgere questo compito e ad alimentare automaticamente i registri obbligatori (una sola registrazione alimenta il giornale, il mastro e tutti i libri obbligatori); - il software limita l utilizzo di supporti cartacei - poiché le procedure contabili software non accettano registrazioni non bilanciate, il sistema garantisce che le registrazioni in dare siano sempre uguali a quelle in avere evitando in tal modo le attività di controllo della quadratura dei conti; - uno stesso importo presente negli archivi della procedura informatizzata può essere utilizzato per diversi scopi. Per esempio, una registrazione relativa ai crediti commerciali può essere utilizzata per calcolare il totale della sezione dare, il saldo dello specifico cliente al quale la registrazione si riferisce, nonché il valore da riportare nello stato patrimoniale; - il sistema informatizzato dispone di specifiche procedure di controllo che facilitano l individuazione di registrazioni fraudolente o errate; Il fatto che il software possa svolgere la maggior parte delle operazioni contabili non significa, che esso possa sostituire chi effettua le registrazioni. Le persone, infatti, non solo specificano le regole alle quali le procedure informatizzate devono attenersi nel contabilizzare gli effetti delle transazioni di routine, ma devono anche, per talune transazioni, interpretare l evento contabile, cioè decidere su quali conti intervenire e per quale importo. La correttezza nella tenuta dei conti dipende quindi dalla capacità professionale di chi effettua le registrazioni. 13.A REGISTRAZIONE INFORMATICA DI FATTURE, DOCUMENTI VARI La registrazione delle fatture e dei DV richiede l immissione dei seguenti dati: - Causale contabile; - Tipo Movimento: il tipo movimento è collegato alla causale; - Data Registrazione: la data di registrazione è la data in cui viene registrata la prima nota; - Data Operazione: la data operazione è la data a cui si riferisce come competenza di bilancio fiscale. Questa data può essere la stessa della data di registrazione, ma può anche essere diversa. Ad esempio, la chiusura di bilancio può essere registrata il 31 dicembre dell anno di chiusura o può essere registrato nella data di approvazione del bilancio (l anno successivo) con data di operazione 31 dicembre. Pertanto se, si registra con data di operazione diversa dalla data di registrazione, è assolutamente essenziale gestire tutte le stampe contabili (mastrini, bilancio) per data di operazione; - Data di Competenza dal al : questa data è la data di competenza economica ed è importante per imputare correttamente i costi su anni diversi. Infatti se imputo le registrazioni con data di competenza dal al posso attivare gli automatismi di NFS che in automatico creano i ratei ed i riscontri; - Numero: numero della registrazione. Di norma è dato in automatico, ma può essere inserito manualmente per revisionare una prima nota già registrata; - Gestione Bollo: E possibile indicare un codice di esenzione bollo che verrà registrato sul mandato/reversale in fase di pagamento/incasso; 12

23 - Servizio: serve per selezionare il servizio responsabile del costo. Quest informazione è particolarmente importante per poter inviare correttamente le fatture tramite gli elenchi di liquidazione, per certificare correttamente le bolle, per creare correttamente la cartella contabile; La testata della registrazione contabile. Nella testata della registrazione contabile sono raggruppate le informazioni principali della fattura del fornitore : - la data di emissione della fattura, il numero della fattura del fornitore, il codice del fornitore, l importo totale della fattura, gli imponibili e le relative aliquote IVA presenti nella fattura, - l eventuale conto di contropartita, se il costo della fattura è da imputare su un unico conto, la condizione di pagamento, la banca di appoggio. Il dettaglio della registrazione contabile. Nella mappa di dettaglio della registrazione contabile, sono presenti le righe del movimento contabile, ovvero tutti i conti movimentati in Dare ed in Avere che compongono la registrazione contabile. In quest area vi possono essere varie modalità operative: - registrazione delle sole righe di prima nota: l operatore registra le righe di prima nota attribuendo il conto, i conti, di costo di contropartita; - certificazione della bolla : l operatore collega la fattura con la bolla e pertanto genera in automatico le scritture di prima nota in contabilità generale, prendendo i conti dalla bolla; - contabilità integrata: l operatore collega la fattura con la bolla e pertanto genera in automatico le scritture di prima nota in contabilità generale ed analitica, prendendo i conti dalla bolla. Nei casi in cui si certifichi la fattura con la bolla il programma prevede la possibilità di imputare l eventuale differenza (se superiore all eventuale tolleranza ammessa) su un conto patrimoniale. La ragione di tale comportamento risiede nel fatto che la differenza tra la bolla e la fattura potrebbe essere legato ad un errore di fatturazione, e, pertanto NFS permette di imputarla su un conto patrimoniale per non inficiare il conto economico con tale errore. 13.B PROCESSO INFORMATICO DI LIQUIDAZIONE Il processo di liquidazione di una fattura è soggetto ad una molteplicità di fattori e situazioni difficilmente prevedibili. In generale, però, a fronte di uno stesso ordine è possibile avere diverse fatture e diverse bolle. Tipi di documenti: ORDINE E un documento con cui richiedere merci o servizi ad un fornitore che solo successivamente consegnerà/erogherà. Impegna i Budget ma non ha nessun riflesso contabile BOLLA E il documento con cui il fornitore consegna la merce (DDT). Generalmente si imputa Evadendo un ordine, ma può anche essere inserito senza, con una funzionalità del tutto simile all immissione di quest ultimo. Va caricata sempre puntualmente in quanto : - carica le giacenze di magazzino o addebita il costo nel caso di merce in transito - Impegna i budget - Registra in contabilità il costo sia per la coge che la coan - Attiva la gestione inventariale per i Cespiti - E il documento liquidatorio BSE BUONO DI SERVIZIO è tecnicamente una bolla, con tutte le caratteristiche di cui sopra. L Imputazione è del tutto simile a quella di un ordine con le funzionalità relative (budget, contratti, stampa del relativo modulo, etc..) BI BOLLA INTERNA anche questa è tecnicamente una bolla, con diverse limitazioni però in quanto si limita: - impegnare i budget - imputare la coan sui Cdc/fattori produttivi - Liquidare la fattura si limita a chiedere essenzialmente solo i budget e il CdC, con una funzione molto semplice e immediata. Tutte le altre funzionalità descritte nella bolla non sono previste, compreso il collegamento ai contratti, viene usata ad esempio per registrare le competenze al personale. CASI SPECIFICI - SERVIZI Servizio o merce il cui costo è conosciuto o comunque imputabile prima dell arrivo della fattura. - Il servizio emette un BSE al momento dell erogazione del servizio, prestazione, consulenza che sia. Servizio o merce il cui costo non è prevedibile e tantomeno conosciuto prima dell arrivo della fattura. - il costo viene imputato senza articolo (Bolla Interna) e direttamente dai dati di fattura la ragioneria imputa la fattura al costo giusto. 13

24 - la ragioneria non imputa il costo giusto e scrive la fattura su un conto transitorio; a questo punto il servizio deve comunque emettere un BSE. A liquidazione ultimata si crea l ELENCO DI RIENTRO alla Ragioneria che procede al pagamento della fattura. 13.C L ITER INFORMATICO DEL MANDATO La creazione della proposta di pagamento è la prima fase dell iter del mandato ed in questa fase l operatore crea la lista di partite che, già autorizzate dai servizi di spesa, saranno successivamente rese pagabili. Chiusura della proposta di pagamento: Partita per partita analizza o la registrazione contabile o la cartella contabile (a seconda di come è definito il tipo di movimento contabile), attribuisce ad ogni partita, eventualmente frazionandola se necessario, il conto di contropartita contabile. La tabella Associazione Conti Tesoriere, permette al programma di rilevare il conto di tesoreria, il codice meccanografico e il SIOPE legati ad ogni singola contropartita contabile. La generazione del mandato La stampa e la firma del mandato (digitale) La contabilizzazione del pagamento del mandato. 13.D ORDINAZIONE DELLE SPESE I pagamenti sono disposti mediante ordinativi a favore del creditore o dei creditori, da trasmettere al tesoriere secondo le modalità stabilite nella convenzione che regola il servizio di tesoreria. La verifica di cui all articolo 48-bis del DPR 602/73 è effettuata dalla S.O. GESTIONE ECONOMICA E FINANZIARIA. Gli ordinativi di pagamento sono emessi sulla base dei provvedimenti di liquidazione osservandone la successione cronologica, salvo i casi di particolare urgenza e di limitate disponibilità di cassa. Nell ambito degli accordi contrattuali e delle istruzioni regionali è data facoltà al Responsabile della S.O. GESTIONE ECONOMICA E FINANZIARIA di procedere al pagamento di alcuni fornitori piuttosto che di altri qualora si configuri un minor danno atteso per l ente, valutabile in termini economici e\o di diniego del servizio. Con ulteriori documenti sono stabilite le linee di priorità di pagamento dell ASL CN2 e l ambito della delega concessa al Responsabile della S.O. GESTIONE ECONOMICA E FINANZIARIA di effettuare transazioni nel pagamento dei fornitori. 13.E LA STAMPA DEI DOCUMENTI NON RIENTRATI La freneticità del flusso tra la ragioneria ed i servizi degli elenchi di liquidazione, rende necessaria una stampa che permetta: - alla ragioneria di monitorare i documenti non ancora liquidati dai servizi; - ai servizi di verificare i documenti ancora in sospeso, che devono essere rinviati alla ragioneria. Quando, nessuna fattura sarà presente in questa stampa, vorrà dire che tutte le fatture dell esercizio sono state autorizzate dai servizi, e pertanto non vi saranno più documenti di variazione da attendere per quel esercizio: tutte le cartelle contabili saranno in stato definitivo. Fino a quando non si arriva a questa situazione, vuol dire che i servizi hanno ancora situazioni pendenti da definire. 14

25 FATTURAZIONE ATTIVA COSTI DELLA PRODUZIONE Acquisto beni sanitari e non sanitari Acquisto servizi sanitari e serv. non sanitari Acquisto immobili Consulenze sanitarie Amm.ve e tecniche Costi per il personale dipendente Vari ( note debito, documenti vari, assicurazioni, ) REGISTRAZIONE DOCUMENTI VARI IN BASE A TABULATI ELABORATI DAL SERVIZIO PERSONALE REGISTRAZIONE DI DV E AGGANCIO CON LE BOLLE DI LIQUIDAZ. DI SERVIZIO EMISSIONE MANDATO DI PAGAMENTO EMISSIONE MANDATO DI PAGAMENTO ARRIVO DELLA FATTURA SERVIZIO REGISTRAZIONE REGISTRAZIONE DELLA FATTURA I FINI IVA ALTRI SERVIZI ORDINANTI FATTURE FARMACIA FATTURE RELATIVE A SERVIZI ORDINANTI NON LIQUIDATORI BENI IMMOBILI AGGANCIO FATTURA A DDT E ORDINE AGGANCIO FATTURA A DDT E ORDINE INVIO FATTURA IN ELENCO DI TRASMIZZIONE AL SERVIZIO ORDINANTE INVIO A SOC PATRIMONIO PER VERIFICA REGISTRAZIONE CESPITE E IMPUTAZINE CONTO INVIO FATTURE SERVIZIO ORDINANTE LIQUIDATORE L IMPORTO NON CORRISPONDE ALL ORDINE IL SERVIZIO ORDINANTE CONTROLLA IL DOCUMENTO RISCONTRO NUMERO INVENTARIO E CERTIFICATO COLLAUDO I DATI NON CORRISPONDONO: IL SERVIZIO ORDINANTE RICHIEDE NOTA CREDITO I DATI CORRISPONDONO: IL SERVIZIO ORDINANTE CONTROLLA E AUTORIZA AL PAGAMENTO L IMPORTO CORRISPONDE L UFF. REGISTRAZIONE PONE IL CONTROLLO E INVIA ALL UFFICIO MANDATI PER IL PAGAMENTO QUANTITA E PREZZO CORRISPONDE QUANTITA E PREZZO NON CORRISPONDE CONTROLLA E AUTORIZZA AL PAGAMENTO INVIA ALLA RAGIONERIA PER IL PAGAMENTO OPPONE FIRMA - DETERMINA DI SPESE - CONTO DI SPESA - CENTRO DI COSTO SULLA FATTURA RICHIEDE NOTA CREDITO INVIA IN ELENCO ALLA RAGIONERIA PER IL PAGAMENTO INVIA IN ELENCO ALLA RAGIONERIA PER LIQUIDAZIONE INFORMATICA E PER IL PAGAMENTO 15

26 Sezione II - PROCEDURA DEL CICLO ATTIVO Le diverse fasi del ciclo attivo indicate nel diagramma sono gestite in modo da assicurare in ogni momento la quantificazione e la tipologia delle attività, suddividendole in ricavi e crediti. Le somme derivanti dall erogazione di prestazioni di assistenza sanitaria, di medicina legale, del dipartimento di prevenzione, di libera professione ecc. vengono generalmente introitate ANTICIPATAMENTE o CONTESTUALMENTE alla fruizione delle stesse. L incasso di dette somme avviene attraverso il pagamento diretto alle casse dell azienda i cui operatori, in sede di emissione di fatture/ricevute, provvedono a registrare accuratamente (attraverso l utilizzo di appositi codici di prestazione collegati ai conti di bilancio) la tipologia delle prestazioni erogate; contestualmente ed in modo automatico, avviene la registrazione provvisoria dei crediti e ricavi nel sistema di contabilità generale. La procedura chiamata contabilizzazione infine, trasferisce in modo definitivo le somme introitate sui diversi conti di bilancio consentendo il perfezionamento dell entrata con l emissione delle Reversali con le quali si chiude il credito e si registra il ricavo. Vi sono innumerevoli prestazioni erogate, diverse attività esercitate e servizi forniti che proprio per la loro natura non possono che essere quantificati ed addebitati POSTICIPATAMENTE alla loro fruizione, come ad esempio le prestazioni derivanti da consulenze, rimborsi spese di varia natura, alienazioni, espianto organi, trasporti in ambulanza, rimborsi da Prefettura per cittadini stranieri ecc. Tali somme vengono definite, quantificate, formalmente addebitate al richiedente ed automaticamente iscritte a credito/ricavo attraverso l emissione di fattura. Esistono inoltre rimborsi non soggetti a fatturazione (rimborsi assicurativi, rimborsi sinistri, rimborsi infortuni INAIL ecc.) per i quali vengono creati appositi documenti di entrata che consentono, al pari delle fatture, la registrazione del credito/ricavo, la definizione della sua natura e l indicazione del debitore. Il pagamento delle fatture e dei documenti di entrata viene perfezionato con l emissione della reversale; viceversa i documenti che, anche a seguito di sollecito di pagamento, rimangono insoluti sono oggetto di RECUPERO CREDITI da parte dell Ufficio Legale dell Azienda. Altra tipologia di entrata è quella derivante da FINANZIAMENTI REGIONALI, che, se attribuiti con provvedimento regionale, vengono anch essi iscritti a credito con la creazione di appositi documenti di entrata. Sezione III - PROCEDURA DEL CICLO DI PREDISPOSIZIONE DEL BILANCIO La predisposizione del bilancio di previsione e dei bilanci di verifica periodici parte dal recepimento, da parte della S.O. Gestione Economica e Finanziaria, delle informazioni relative ai costi e ai ricavi provenienti dalle altre strutture aziendali. La S.O. Gestione Economica e Finanziaria predispone dei report che vengono trasmessi ai servizi interessati, in cui si evidenziano i diversi conti di bilancio su cui grava la spesa delle strutture destinatarie, richiedendo a dette strutture una previsione di spesa in ragione d anno o, se si tratta di elaborazioni di periodo, una situazione quanto più possibile aggiornata e coerente. Per quel che riguarda la previsione annuale, si tratta di evidenziare una spesa presunta, generalmente prevedendo una percentuale di incremento rispetto all anno precedente; per quel che riguarda invece le situazioni di rendiconto infrannuale, ai servizi è richiesti di confermare i dati disponibili sul bilancio attraverso la procedura di budget, eventualmente integrando i dati proposti dl servizio economico-finanziario con costi e ricavi di competenza del periodo di oggetto non ancora registrati dagli operatori (ad esempio ordini aperti, fatture non ancora ricevute, merce in magazzino non ancora caricata ). Sul fronte delle entrate, è necessario anzitutto recepire ed analizzare le indicazioni regionali inerenti la rilevazione contabile in oggetto; in secondo luogo è necessario, sentito ed acquisito il parere della SO Controllo di gestione, stimare la produzione aziendale (ricoveri e specialistica ambulatoriale) di un determinato periodo, compatibilmente con i livelli di finanziamento autorizzati dalla Regione Piemonte. Infine, il referente del settore ricavi ha il compito di determinare, tenendo in considerazione i ricavi di periodo ma non ancora conseguiti, in base al principio di competenza, le cosiddette entrate proprie dell azienda, in particolare si tratta dei ticket, dell attività libero-professionale, degli addebiti diretti alle altre aziende sanitarie (fatturazione di prestazioni sanitarie ad altre aziende che si avvalgono dell ASL per prestazioni a pazienti il cui DRG risulta in carico a queste ultime). Il compito dei referenti dei settori costi e ricavi è quello di recepire e analizzare i dati elaborati giungendo alla elaborazione di un prospetto contabile che tenga conto sia dei dati disponibili sul bilancio, sia delle 16

27 indicazioni fornite dalle strutture aziendali. Il prospetto elaborato deve essere analizzato e discusso con la Direzione Generale, la quale formulerà eventuali osservazioni e richiederà chiarimenti laddove non risultasse completamente chiara la situazione contabile e i motivi di determinate scelte. A questo punto il servizio economico finanziario provvede ad effettuare eventuali registrazioni contabili necessarie sulla procedura di contabilità aziendale (in particolare l imputazione economica di poste di bilancio per le quali non esiste, al momento della rilevazione, un documento che ne comprovi la veridicità) al fine di stimare correttamente tutti i ricavi e i costi di competenza del periodo. Generalmente, insieme ad ogni rilevazione contabile il servizio economico-finanziario predispone anche una breve relazione dei fatti di gestione che hanno condotto a determinati risultati, illustrando le grandezze più significative e commentando i principali scostamenti rispetto sia alla previsione annuale, sia rispetto all analogo periodo dell esercizio precedente. Le ultime operazioni necessarie riguardano il caricamento dei dati, in forma analitica, sulla procedura regionale FEC (flussi economici e contabili), in cui è necessario inserire tutti i sottoconti di bilancio relativi ai costi e ai ricavi (conto economico). Lo stato patrimoniale, viceversa, viene compilato dalle aziende solamente alla chiusura di esercizio, cioè solo unitamente al bilancio consuntivo. La Regione Piemonte richiede, inoltre, al Direttore Generale, una dichiarazione attestante la situazione di equilibrio o eventuale disequilibrio finanziario della gestione oggetto di rilevazione. Tale certificazione,di carattere tecnico, viene predisposta dal responsabile del servizio economico-finanziario che provvede ad inoltrarla per la firma al Direttore Generale. L ultimo adempimento riguarda la trasmissione dei documenti contabili predisposti al Collegio Sindacale, che nella riunione successiva alla chiusura della rilevazione, esaminerà i documenti di lavoro dell azienda, formulando nel proprio verbale eventuali osservazioni e/o azioni correttive di cui il servizio economicofinanziario dovrà tenere conto, rettificando i dati se necessario. 17

28 18

29 Sezione IV - PROCEDURA DEL CICLO FINANZIARIO Le entrate dell ASL si possono dividere in tre macrocategorie: - finanziamenti da Regione per spesa corrente; - finanziamenti in conto capitale da Regione e altri enti; - entrate proprie. La prima categoria ricomprende i trasferimenti per parte corrente rapportati alla quota capitaria assegnata: tali somme sono erogate in quote, attualmente, bisettimanali e costituiscono l entrata principale attraverso la quale vengono pagate le competenza per il personale dipendente, fornitori, case di cura, cooperative etc etc. La seconda ricomprende finanziamenti in conto capitale finalizzati all acquisto di attrezzature o a lavori edili. Tali somme costituiscono una gestione separata dalle entrate correnti e sono erogate, generalmente, in acconto e a saldo a rendicontazione ultimata. Le entrate proprie (ticket principalmente, e entrate varie) costituiscono parte integrante delle entrate correnti e possono essere utilizzate dall ASL senza vincoli di destinazione per fare fronte alle spese. La programmazione finanziaria prevede che le somme obbligatorie (F24 e altri oneri) siano sempre e in ogni caso coperti dalle disponibilità finanziarie anche se si riferiscono a somme che verranno liquidate in date successive (pagamento degli oneri il 16 del mese successivo). 19

30 A3.8 (già A3.5) Definire le interrelazioni tra le diverse funzioni contabili (matrice delle relazioni) all'interno della singola azienda e nei confronti delle altre strutture del SSR CICLO PASSIVO ACQUISTI DI BENI E SERVIZI GEF UFFICIO ACQUISTI S.I. TECNICO T.B.I. FARMACIA OSPEDALIERA FARMACIA TERRITORIALE DSO CPD DSM SERT A. ACQUISTO DI BENI Acquisti beni sanitari Acquisti beni non sanitari B. ACQUISTO DI SERVIZI Acquisti servizi sanitari Acquisti servizi non sanitari CONVENZIONI CON STRUTTURE ACCREDITATE Prestazioni residenzialità anziani Prestazioni residenzialità semiresidenzialità disabili Prestazioni residenzialità minori Prestazioni residenzialità utenti affetti da dipendenze patologiche Prestazioni residenzialità utenti affetti da patologie psichiatriche CONVENZIONI CON FARMACIE CONVENZIONATE Rilevazione, liquidazione e pagamento forniture gestite dalle farmacie convenzionate ACQUISTI DI IMMBOLIZZAZIONI Cespiti patrimoniali Lavori in corso 20

31 UFF. CASSA FARMACIA GEF CDG CPD DISTRETTI UFF. CASSA PERSONALE DIP. DI PREV. DSO REPARTI AMBULATORI CICLO ATTIVO ALP OSPEDALIERA CONTRIBUTI E PRESTAZIONI FINANZIATI DAL FONDO SANITARIO REGIONALE (FSR) A. CONTRIBUTI INDISTINTI E PER FUNZIONI ASSEGNATE DALLA PROGRAMMAZIONE REGIONALE Rilevazione del contributo in via provvisoria Erogazione delle quote mensili in acconto del contributo Rilevazione del contributo in via definitiva B. RICAVI PER PRESTAZIONI A PAZIENTI OGGETTO DI FLUSSI INFORMATIVI flussi informativi previsti per la rilevazione delle prestazioni a livello infraregionale e interregionale da regolare in compensazione: Ricoveri (RO e DH) Medicina generale Assistenza specialistica ambulatoriale Assistenza farmaceutica Cure termali File F farmaci ad alto costo extra tariffa Trasporti con ambulanza e elisoccorso Residui manicomiali altri flussi informativi nazionali e regionali: Assistenza riabilitativa Assistenza integrativa e protesica Assistenza socio-sanitaria residenziale e semi-residenziale Cessione di emocomponenti ed emoderivati Altri flussi informativi per dati di prestazione C. DATI DI PRODUZIONE RELATIVI AD ATTIVITÀ IN COMPENSAZIONE INTERAZIENDALE NON REGOLATI DIRETTAMENTE Prestazioni sanitarie erogate ad altre aziende sanitarie con regolazione in compensazione unica regionale D. RIMBORSO DI COSTI PER ATTIVITÀ DI INTERESSE REGIONALE A CARICO DEL FSR progetti regionali finanziati CONTRIBUTI IN CONTO DI ESERCIZIO SOGGETTE A RENDICONTAZIONE EXTRA FSR Contributi di terzi (EE.PP o privati) non già compresi nelle quote indistinte e vincolate assegnate con riparto a destinazione vincolata destinati all'attuazione di progetti finalizzati COMPARTECIPAZIONE ALLA SPESA SANITARIA (TICKET) Pagamento mediante conto corrente postale Pagamento mediante contanti Pagamento mediante POS Pagamento mediante accredito bancario RICAVI PER PRESTAZIONI DI PREVENZIONE E SICUREZZA Pagamento mediante conto corrente postale Pagamento mediante contanti Pagamento mediante POS Pagamento mediante accredito bancario PROVENTI DA LIBERA PROFESISONE (INTRAMOENIA) A. PRESTAZIONI AMBULATORIALI RESE ALL'INTERNO DELLA STRUTTURA (INTRAMOENIA) Pagamento mediante conto corrente postale Pagamento mediante contanti Pagamento mediante POS Pagamento mediante accredito bancario B. PRESTAZIONI AMBULATORIALI RESE ALL'INTERNO DI STUDI PRIVATI Pagamento mediante conto corrente postale Pagamento mediante contanti Pagamento mediante POS Pagamento mediante accredito bancario C. CONSULENZE ED ALTRE PRESTAZIONI Pagamento mediante conto corrente postale Pagamento mediante contanti Pagamento mediante POS Pagamento mediante accredito bancario CONTRIBUTI IN CONTO CAPITALE Contributi di terzi (EE.PP o privati) destinati all'acquisizione, costruzione e/o manutenzione di beni materiali e/o immateriali durevoli FARMACIA TERRITORIALE UFFICIO TITOLARE CONTRIBUTO 21

32 CICLO DEL BILANCIO GEF PATRIMONIALE FARMACIA ECONOMATO SERVIZI EROGATORI SERVIZI FRUITORI immobilizzazioni rimanenze crediti verso clienti crediti e debiti verso regione e verso enti pubblici Crediti e debiti verso le altre Aziende Sanitarie della Regione UFFICIO TITOLARE CONTRIBUTO UFFICIO CASSA UFFICIO LEGALE UFFICIO PERSONALE Disponibilità liquide Ratei e risconti attivi Patrimonio netto Fondi per rischi ed oneri Debiti Risconti Passivi UFFICI ESECUTORI CONTRATTI PASSIVI 22

33 A3.9 (già A3.6) Valutazione dell entità dei carichi di lavoro per le attività amministrativo-contabili ed eventuale rideterminazione del fabbisogno espresso nella pianta organica aziendale 1. PREMESSA La rilevazione dei carichi di lavoro deve verificare il grado di copertura dei servizi rispetto alla domanda espressa e potenziale. Nella fattispecie la domanda è rappresenta dai processi amministrativo contabili che devono essere soddisfatti ed il grado di copertura evidenzia quanto le attività ed i servizi dell Azienda siano attualmente in grado di soddisfare in tutto o in parte la domanda. 2. METODO DI RILEVAZIONE La principale attività di carattere amministrativo contabile che interessa le strutture aziendali è costituita dalla liquidazione delle fatture. Ai fini di cui alla presente azione si valuteranno, sulla base dei dati storici, i seguenti fattori: - la quantità di tempo - addetto necessaria ai fini della liquidazione fatture - il numero di fatture liquidate in un certo arco temporale. Quanto sopra permetterà di definire il fabbisogno teorico di personale amministrativo necessario al servizio per la gestione della suddetta funzione in un arco di tempo considerato. Ottenuto tale valore esso verrà confrontato con il personale addetto e sarà possibile verificare la congruità della pianta organica aziendale con l espletamento della funzione liquidazione fatture. 3. PARAMETRI DI RIFERIMENTO La quantità di tempo addetto necessaria ai fini della liquidazione fatture è stimabile in 10 min fattura (comprensivo delle valutazioni propedeutiche alla liquidazione quali DURC/CIG, ecc.). Quanto sopra costituisce una media e tiene conto del fatto che le operazioni di acquisizione del DURC non vengono ripetute ad ogni fattura tenuto conto del fatto che il DURC ha valore per un arco temporale lungo e sulla base dello stesso DURC vengono liquidate più fatture emesse dallo stesso fornitore. Nel corso del 2012 sono state lavorate le fatture di cui al prospetto riportato nel punto che segue, prospetto che contiene anche le dotazioni organiche di personale amministrativo addetto alla liquidazione fatture di ogni servizio coinvolto nel processo. 4. VALUTAZIONE DEI CARICHI DI LAVORO I carichi di lavoro sono stati valutati rapportando il numero di fatture liquidate per servizio al personale dedicato all attività. Dai dati rilevabili nel prospetto a seguire si evidenzia che l organico aziendale per l espletamento della funzione di liquidazione fatture, al momento, non necessita di incremento. Gli operatori individuati come necessari nel prospetto a seguire costituiscono l equivalente minimo che deve essere garantito per lo svolgimento dell attività presa in considerazione. Gli OPERATORI NECESSARI in argomento svolgono altre mansioni e non sono adibiti in modo esclusivo alla liquidazione fatture. OPERATORI ADIBITI AL SERVIZIO : a tale funzione possono essere adibiti (soprattutto nei casi in cui le strutture prese in considerazione si articolino in varie aree di attività) numerosi dipendenti che solo per una parte residua del loro tempo svolgono anche la funzione di liquidazione fatture. Per quanto concerne il servizio farmacia il dato rilevato è falsato dal fatto che un gran numero di fatture vengono liquidate in automatico come descritto alla procedura A3.4 punto 7. 23

34 SERVIZIO N.FATTURE ANNO 2012 MINUTI OCCORRENTI FATTURA MINUTI ANNO NECESSARI ORE ANNO NECESSARIE ORE ANNO LAVORATE DA UN OPERATORE* OPERATORI NECESSARI OPERATORI ADIBITI AL SERVIZIO NECESSITÀ DI IMPLEMENTO ORGANICO AFG , CPD , DPA , DSM , DSO , ECO , FAR , FAT , IGI , Ragioneria 0 OSR , PER , PSI , Ragioneria 0 RAG , SLE , Ragioneria 0 TBI , TEC , * 7,16 ore die x 250 gg lavorati 24

35 A3.10 (già A3.7) Mappatura degli applicativi IT in uso con lo scopo di verificarne la copertura funzionale rispetto alle esigenze di natura amministrativa contabile e definizione delle eventuali esigenze di sviluppo 1. PREMESSA Il presente documento elenca le procedure software utilizzate nell azienda ASL CN2. Sono stati raggruppati per area funzionale e riportando il nome del prodotto commerciale e le funzioni gestite. 2. AREA AMMINISTRATIVO CONTABILE Quest area risulta sostanzialmente coperta in modo adeguato e con prodotti completi ed aggiornati nella maggioranza dei casi Nel prossimo futuro è previsto un intervento relativo alla gestione dei farmaci a somministrazione diretta che necessitano una maggior precisione e tempestività di gestione sia per esigenze di controllo che per quelle amministrativo contabili. Anche la componente di prescrizione farmaci andrà potenziata (esiste un coinvolgimento dei software dell area sanitaria) prevedendo l integrazione con i progetti di ricetta elettronica e de materializzata in fase di sviluppo a livello regionale. In ultimo sarà da prevedere la sostituzione della procedura casse realizzata con tecnologie di vecchia generazione. NFS: Gestione Amministrativo - contabile e Logistica: Contabilità generale Contabilità analitica Gestione ordini Gestione fatture Gestione mandati di pagamento e reversali Gestione patrimonio e cespiti Gestione magazzini economali e farmaceutici Richieste di magazzino da reparti e servizi Gestione farmaci a somministrazione diretta tracciato F Gestione casse WHR: Gestione area del personale: Gestione giuridica del personale Gestione Pianta Organica Gestione trattamento economico del personale (comprensivo di Gestione delle carriere economiche e conguagli) Trattamento Economico Medici di Base e Pediatri Trattamento Economico Guardia Medica Trattamento Economico Specialisti Ambulatoriali Interni Indagine congiunturale trimestrale Collegamenti paghe contabilità Gestione delle incentivazioni (prodotto personalizzato e quantificato nelle attività) Gestione Libera Professione Rilevazione presenze (comprensivo dei Conguagli variabili) Gestione assenze (comprensivo della certificazione assenze) Tabelle ministeriali (conto annuale) Gestione 770 Framework base Winatt e Micronwin: moduli acquisizione dati bollature Modulo mensa MUSA: Dss aziendale Ghost/Sdo: Gestione ribaltamenti costi SDO EMEAL: prenotazione pasti da reparto per degenti DOCSPA: gestione del protocollo aziendale ASL Biomedica: Gestione apparecchiature elettromedicali Gestione componenti tecnologiche del sito internet aziendale Corner BOWL Log Manager: sistema registrazione log. amministratori di sistema 25

36 3. AREA DIAGNOSTICA SANITARIA Quest area funzionale è gestita in modo completo e con prodotti di recente tecnologia. Le funzioni che hanno una ricaduta amministrativo contabile vengono adeguate nel tempo a seconda delle esigenze aziendali. In particolare potrebbero essere previsti interventi per potenziare i conteggi e le valorizzazioni delle prestazioni erogate nonché l integrazione con i nuovi sistemi di pagamento. Concerto: LIS Gestione Laboratorio Analisi Armonia: gestione Anatomia Patologica Polaris: RIS Software gestione sistema radiologica Carestream PACS: gestione immagini radiologiche ed emodinamiche Software distribuzione immagini ai reparti Software gestione Conservazione Legale Sostitutiva 4. AREA SANITARIA Quest area funzionale è gestita utilizza prodotti di recente tecnologia. Rimangono da implementare alcune funzioni nei reparti ospedalieri alcune delle quali miglioreranno il monitoraggio dei consumi farmaceutici e la gestione delle prescrizioni. Le funzioni che hanno una ricaduta amministrativo contabile vengono adeguate nel tempo a seconda delle esigenze aziendali. In particolare potrebbero essere previsti interventi per potenziare i conteggi e le valorizzazioni delle prestazioni erogate nonché l integrazione con i nuovi sistemi di pagamento. A breve andranno sviluppate integrazioni con i progetti regionali di gestione delle ricette elettroniche e de materializzate. InfoClin Plus: Cartelle cliniche di servizio/reparto InfoClin: gestione Pronto Soccorso e Triage Med s OfficeWeb: cartella ambulatoriale Order Entry: gestione richieste al laboratorio analisi Arianna Repository: Repository Aziendale LHA: anagrafe aziendale GA: Rilevazione attività ambulatoriali ADT: Accettazione Dimissione e Trasferimenti ricoveri Software di gestione Vaccinazioni SAOADI: gestione attività domiciliari DRG Finder: elaborazione dati SDO Eco Plus: gestione immagini ecografiche ginecologiche Gestione Anagrafe Provinciale Gestione Governo Clinico territoriale Sistema Wooky: Gestione Protocolli Aziendali Software per la gestione della Riabilitazione Cognitiva Ippocrate: gestione CUP Eurotouch: cartella clinica diabetologica A3.11 (già A3.8) Attivazione progetti di sviluppo (anche attraverso attivazione di bandi per l'acquisizione di forniture e servizi connessi allo sviluppo IT) 1. CONSUMO FARMACI In considerazione delle sempre maggiore attenzione nei confronti della spesa farmaceutica e del consumo di farmaci, sarà necessario procedere ad una revisione della gestione dei farmaci in somministrazione diretta. Tale attività riguarderà le funzionalità inserite nella piattaforma amministrativo contabile NFS. Saranno inoltre implementate le funzioni di prescrizione del primo ciclo di somministrazione con una integrazione tra la procedura di gestione ricoveri e quella di gestione della cartella clinica ambulatoriale. 26

37 2. PROGETTI REGIONALI In accordo con l Assessorato alla Sanità ed in collaborazioni con il CSI Piemonte verranno sviluppati due progetti: l integrazione con il Fascicolo Sanitario Elettronico e relative funzioni ad esso collegate (consegna referti via web, pagamenti web etc) e la Gestione della Ricetta Elettronica Mdematerializzata. Entrambi i progetti insisteranno sull anno 2014 richiedendo investimenti mirati da parte della nostra azienda. 3. CONSERVAZIONE LEGALE SOSTITUTIVA Sarà necessario estendere a tutti i software amministrativi (mandati di pagamento e reversali) e sanitari (referti di laboratorio analisi, anatomia patologica, lettera di dimissione e referti ambulatoriali) che fanno uso della firma digitale, la funzionalità di archiviazione legale sostitutiva oggi già presente in azienda nel settore della radiodiagnostica (referti ed immagini). A3.12 (già A3.9) Aggiornamento di procedure e meccanismi di riconciliazione tra il Bilancio di esercizio, modelli CE e SP, contabilità generale (Bilancio di verifica) e contabilità sezionali 1. PREMESSA Le Aziende del SSR recepiscono e danno attuazione agli aggiornamenti del piano dei conti proposto dalla Regione Piemonte, in coerenza con l evoluzione normativa e con le modifiche rese necessarie dalla progressiva armonizzazione dei bilanci a seguito, in particolare, del D.Lgs. 118/2011. Il Bilancio di esercizio è costituito dallo Stato Patrimoniale, dal Conto Economica e dalla nota integrativa e corredato da una relazione sulla gestione. La nota integrativa contiene anche i modelli di rilevazione economica «Conto economico» (CE) e «Stato patrimoniale» (SP) per l esercizio in chiusura e per l esercizio precedente e la relazione sulla gestione contiene anche il modello di rilevazione LA di cui al Decreto Ministeriale 18 giugno 2004 e successive modificazioni ed integrazioni, per l esercizio in chiusura e per l esercizio precedente, nonché un analisi dei costi sostenuti per l erogazione dei servizi sanitari, distinti per ciascun livello essenziale di assistenza. 2. APPLICATIVO IN USO E attualmente in uso un applicativo, denominato NFS, che consente di ottenere la stampa di una Situazione Contabile con ordinamenti e totali diversi da quelli normalmente derivanti dalla struttura piano conti fiscale, inserita in fase di progettazione dell impianto. Normalmente il concetto di contabilità riclassificata si associa al piano dei conti della IV direttiva CEE, a cui, tuttavia, nella specifica realtà delle aziende del SSR, si aggiungono le esigenze di rendicontazione secondo le modalità ministeriali, in particolare dopo l entrata in vigore del D.Lgs. 118/ MODALITA DI AGGIORNAMENTO DELL APPLICATIVO AZIENDALE Per l aggiornamento di procedure e meccanismi di riconciliazione tra il Bilancio di esercizio, modelli CE e SP, contabilità generale (Bilancio di verifica) e contabilità sezionali è necessario intervenire sulle seguenti aree dell applicativo di contabilità: - Manutenzione Riclassificazioni contabili (P_BTA079); - Manutenzione Voci di riclassificazione (P_BTA072); - Manutenzione Legami (X1BTA080) La movimentazione delle suddette aree del programma è a cura degli operatori tecnici della software house, che intervengono su indicazione della SO Gestione Economica e Finanziaria. 4. MODALITA DI AGGIORNAMENTO DELL APPLICATIVO REGIONALE Per ciò che riguarda i prospetti di riconciliazione tra la contabilità interna e i prospetti regionali, oltre che attraverso l implementazione del modulo software sopracitato, esistono dei modelli messi a disposizione direttamente dalla Regione Piemonte sull applicativo FEC (Flussi economici e contabili), che comprendono la riclassificazione dei dati contabili a partire dai singoli sottoconti di bilancio, sia per ciò che concerne il conto economico, sia per ciò che concerne lo stato patrimoniale. 27

38 In particolare, inserendo i conti nelle maschere di importazione presenti sull applicativo FEC, tramite prospetti di riconciliazione si possono ricavare i prospetti secondo le modalità richieste dal Ministero. 5. STRUMENTI DI VERIFICA AZIENDALI La S.O. Gestione Economica e Finanziaria ha previsto, in aggiunta, la predisposizione di modelli di riconciliazione utili per verificare, al proprio interno, la congruità dei risultati di bilancio con i modelli regionali. Se ne riporta un esempio a seguire. Attraverso questo modello è possibile una riconduzione immediata (e automatizzata) al modello CE utilizzato dalla Regione Piemonte per il monitoraggio delle situazioni trimestrali, tramite agganci gestiti direttamente da procedura Excel automatizzata. 28

39 Quota FSN e Contributi regionali Contributi da altri enti pubblici Contributi da privati Ricavi per prestazioni Recuperi e rimborsi Ticket Ricavi vari Ricavi intramoenia Totale ricavi gestione ordinaria Acquisti e manutenzioni Assistenza sanitaria di base Farmaceutica Specialistica Riabilitativa Integrativa Ospedaliera da privato (case di cura) Ospedaliera da privato (presidi) Altra assistenza Altri servizi Godimento di beni e servizi Personale dipendente Spese amministrative e generali Servizi appalti Accantonamenti oneri CCNL pers.dip. Accantonamenti oneri CNU med.conv. Accantonamenti per altri oneri Imposte e tasse Oneri finanziari Variazione delle rimanenze Compartecipazioni personale intramoenia Totale costi gestione ordinaria Risultato gestione ordinaria Mobilità attiva extra Mobilità passiva extra Mobilità attiva intra Mobilità passiva intra Margine operativo lordo S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S

40 A4) Analizzare i dati contabili e gestionali per aree di responsabilità A4.1 Adottare un sistema di contabilità analitica coerente alle indicazioni regionali, all organizzazione aziendale (centri di costo e responsabilità) e a livelli essenziali di assistenza L Azienda ASL CN2 possiede un consolidato sistema di contabilità analitica molto dettagliato e flessibile che consente di avere una chiara e definita situazione economica e operativa, coerentemente sia all organizzazione aziendale (centri di costo e responsabilità) sia ai livelli essenziali di assistenza (utili alla redazione annuale dei modelli PIA, LA e CP). Tale sistema di contabilità analitica è supportato da un sistema informativo direzionale completo, a cui confluiscono, da fonti sia interne sia esterne, tutte le informazioni relative all Azienda. A4.3 (ex A4.2) Standardizzare le azioni aziendali di controllo volte ad accertare il raccordo tra la CoGe e la CoAn, nonchè la coerenza di copertura dei costi per centri di costo. La procedura informatica in uso per le registrazioni contabili consente l integrazione Co.Ge./Co.An.: la quadratura tra i dati della Contabilità Generale e quelli della Contabilità Analitica è caratteristica insita nell impostazione stessa del software. Fanno eccezioni le voci di spesa relative al personale, per le quali non è prevista una quadratura a priori tra Co.Ge e Co.An., in quanto il dettaglio dei dati su Co.An. è troppo articolato rispetto a quanto deve essere imputato a Co.Ge: il servizio di Programmazione e Controllo provvede ad accertare il raccordo tra Co.Ge. e Co.An. contestualmente alla stesura dei Piani di Attività. Il raccordo tra la Co.Ge e la Co.An. consente all Azienda il controllo della copertura dei costi per centri di costo: la procedura informatica di contabilità prevede, infatti, la possibilità di assegnare il budget per ogni singola voce di costo in modo trasversale a tutti i servizi competenti ed ordinatori di quello specifico capitolo di spesa, e di controllarne la copertura per centro di costo. A4.4 (ex A4.3) Aggiornare il sistema di monitoraggio regionale/aziendale per centri di costo e centri di attività, correlando la spesa ad altre informazioni gestionali (esempio personale fte, numero posti letto, drg, ecc La contabilità analitica dell Azienda permette di associare ad ogni centro di costo non solo informazioni di tipo economico, ma anche dati relativi al personale (sia numero di teste sia personale fte), all attività (numero di ricoveri, prestazioni ambulatoriali, consulenze interne), alla dotazione strutturale di posti letto. Essendo ciascun centro di costo un contenitore di informazioni di natura diversa, è possibile correlare tali dati in modo molto flessibile, e rispondere ad esigenze informative sia interne sia esterne (non ultime quelle relative al sistema di monitoraggio regionale e agli obiettivi assegnati all Azienda dalla Regione). 30

41 A5) Monitorare le azioni intraprese a seguito di rilievi/suggerimenti della Regione, del Collegio Sindacale A5.1 Procedura di raccolta e condivisione tra i soggetti interessati dei rilievi/suggerimenti da parte della Regione e del Collegio Sindacale A5.3 (già A5.2) Monitorare, mediante la definizione di cronoprogrammi funzionali, le azioni da porre in essere per superare/recepire i rilievi/suggerimenti della Regione, del Collegio Sindacale e ove presente del Revisore Esterno. Tale funzione può essere attribuita al responsabile del Controllo Interno (da prevedere l'istituzione) A5.4 (già A5.3) Istituire momenti di controllo volti ad accertare le azioni intraprese, identificare gli eventuali fattori ostativi, le responsabilità ed i possibili rimedi per la mancata o parziale risoluzione 1. PREMESSA Sull attività dell Azienda vengono posti in essere controlli sia da soggetti esterni che da soggetti interni. I controlli esterni (tra l altro) sono svolti dalla Regione Piemonte. I controlli interni (tra l altro) sono svolti dal Collegio Sindacale. 2. I CONTROLLI DELLA REGIONE PIEMONTE La REGIONE PIEMONTE svolge funzioni di vigilanza e di controllo sugli Enti del S.S.R., al fine precipuo di valutare il corretto ed efficace utilizzo delle risorse. Tale controllo si estrinseca nella valutazione: - di rispetto degli indirizzi previsti dalla programmazione regionale e previsti per ciascuna Azienda - di rispetto dei vincoli di bilancio e dei percorsi di certificabilità dello stesso - di legittimità, di buon andamento e di imparzialità dell azione amministrativa - di qualità della assistenza - di appropriatezza delle prestazioni rese. Il rispetto degli obiettivi e dei programmi assegnati dalla Regione rappresenta elemento di verifica per la conferma degli incarichi al Direttore Generale, ai Direttori di Dipartimento e del contratto previsto per i dirigenti responsabili di struttura complessa, nonché per la corresponsione degli incentivi di risultato al personale con funzioni dirigenziali. Alla Regione compete anche il controllo sulle modalità di svolgimento dell attività libero professionale, in riferimento, tra l altro, all obiettivo di ridurre le liste d attesa. 3. I CONTROLLI DEL COLLEGIO SINDACALE Il COLLEGIO SINDACALE, in generale, vigila sul rispetto delle leggi e verifica la regolarità contabile finanziaria della gestione aziendale. 4. OGGETTO La presente procedura ha lo scopo di istituire canali informativi per un completo e rigoroso monitoraggio dell ottemperanza ai rilievi/suggerimenti formulati dalla Regione e dal Collegio Sindacale nell ambito dell attività di vigilanza e controllo dagli stessi svolta sulle attività dell Azienda. 5. DEFINIZIONI RILIEVO: qualsiasi osservazione avente ad oggetto irregolarità, violazioni di norme, comportamenti e fatti censurabili o comunque pratiche non conformi all interesse della Pubblica Amministrazione. Ai rilievi corrisponde l obbligo di conformarsi rimuovendo le criticità segnalate. Al rilievo deve essere dato riscontro. 31

42 SEGNALAZIONE: qualsiasi suggerimento specificamente rivolto all ASL affinché siano poste in essere pratiche utili a migliorare i processi organizzativi aziendali, a fini di semplificazione, trasparenza, efficacia o efficienza, ovvero per qualunque altra finalità positiva si intenda raggiungere con il comportamento che si suggerisce. Alle segnalazioni corrisponde l obbligo di attivarsi per verificarne la praticabilità ed in caso positivo di conformarsi ad esse. Alla segnalazione deve essere dato riscontro. 6. PROCEDURE DI RACCOLTA E CONDIVISIONE DEI RILIEVI/SEGNALAZIONI DELLA REGIONE I rilievi/segnalazioni regionali vengono acquisiti al protocollo generale dell ASL, che afferisce alla S.O. Affari Generali. Tramite la procedura di protocollo essi vengono inviati con trasmissione per risposta - al Direttore/Responsabile della struttura (nel prosieguo denominato Responsabile del Procedimento), secondo competenza. 7. PROCEDURE DI RACCOLTA E CONDIVISIONE DEI RILIEVI/SEGNALAZIONI DEL COLLEGIO SINDACALE I rilievi/segnalazioni del Collegio Sindacale dell ASL vengono inviati al Direttore/Responsabile della struttura (nel prosieguo denominato Responsabile del Procedimento), secondo competenza. Gli invii di rilievi/segnalazioni del Collegio Sindacale vengono effettuate dalla S.O. Affari Generali, che cura la segreteria del Collegio. 8. ADEMPIMENTI DI COMPETENZA DEL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO Ricevuta la comunicazione il Responsabile del Procedimento: - nel caso di RILIEVI deve porre in essere le azioni per rimuovere le irregolarità riscontrate - nel caso di SEGNALAZIONI deve verificarne la praticabilità e, se del caso, porre in essere le azioni necessarie per conformarsi alle indicazioni ricevute. Il Responsabile del Procedimento deve, quindi, elaborare: - nel caso di RILIEVI: una risposta - nel caso di SEGNALAZIONI: una relazione. La RISPOSTA ai rilievi deve: - se non è stato possibile procedere immediatamente alla rimozione delle criticità: contenere un crono programma delle attività (cioè elencare le attività previste e i rispettivi periodi di durata) per il superamento delle criticità riscontrate - se è stato possibile procedere immediatamente alla rimozione delle criticità: dare conto delle azioni poste in essere. La RELAZIONE relativa alle segnalazioni deve: - se gli interventi suggeriti sono fattibili e non è stato possibile procedere immediatamente all adeguamento richiesto: contenere un crono programma delle attività (cioè elencare le attività previste e i rispettivi periodi di durata) per l adeguamento ai suggerimenti impartiti - se gli interventi suggeriti sono stati immediatamente attuati: contenere una descrizione delle attività svolte - se gli interventi suggeriti non sono fattibili: indicare i motivi ostativi alla realizzazione dei suggerimenti formulati. Tali documenti sono inviati, nei termini stabiliti, alla S.O. Affari Generali, a cura del Responsabile del Procedimento. I termini di risposta ordinariamente sono (salvo diversa indicazione) così definiti: - rilievi/segnalazioni regionali: 7 giorni prima della scadenza del termine fissato dalla Regione - rilievi/segnalazioni del Collegio Sindacale: 7 giorni prima della seduta successiva a quella in cui il rilievo è stato formulato ovvero si è disposta la segnalazione. 9. ADEMPIMENTI DI COMPETENZA DELLA S.O. AFFARIGENERALI RILIEVI/SEGNALAZIONI REGIONALI La S.O. Affari Generali invia alla Direzione Generale le comunicazioni di cui al precedente punto 8. per il successivo inoltro delle stesse alla Regione Piemonte. RILIEVI/SEGNAZIONI DEL COLLEGIO SINDACALE La S.O. Affari Generali invia al Collegio Sindacale le comunicazioni di cui al precedente punto 8. ed informa, successivamente, il Responsabile del Procedimento e la Direzione Generale degli esiti della valutazione effettuata in ordine ad esse dal Collegio Sindacale. 32

43 MANCATO ADEMPIMENTO DA PARTE DEL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO In caso di mancato inoltro, nei termini stabiliti, delle comunicazioni di cui al precedente punto 8. da parte del Responsabile del Procedimento la S.O. Affari Generali relaziona alla Direzione Generale per i provvedimenti di cui al successivo punto PROCEDURE PER MONITORARE GLI ADEMPIMENTI CORRELATI AI RILIEVI/SUGGERIMENTI IMPARTITI Nel caso di procedimenti non conclusi, la S.O. Affari Generali monitora il crono programma delle attività per il superamento delle criticità riscontrate ovvero per l adeguamento ai suggerimenti impartiti, chiedendo specifiche relazioni in proposito al Responsabile del Procedimento. Tali relazioni dovranno indicare le azioni intraprese, identificare gli eventuali fattori ostativi, le responsabilità ed i possibili rimedi per la mancata o parziale risoluzione. Degli esiti dei controlli svolti la S.O. Affari Generali relaziona: - RILIEVI/SEGNALAZIONI REGIONALI: alla Direzione Aziendale. - RILIEVI/SEGNALAZIONI DEL COLLEGIO SINDACALE: al Collegio Sindacale ed alla Direzione Generale 11. INADEMPIMENTI Eventuali inadempimenti verranno segnalati dalla S.O. Affari Generali alla Direzione Generale e da questa al superiore gerarchico del Responsabile del Procedimento inadempiente, perché attivi ove ne sussistano i presupposti - le procedure sanzionatorie in termini di responsabilità disciplinare ed affinché tenga conto delle condotte dallo stesso poste in essere in sede di sua valutazione. 12. REPORTING La S.O. Affari Generali predispone una relazione annuale di sintesi sull attività svolta in base alla presente procedura e la trasmette alla Direzione Generale. 13. TRASPARENZA La S.O. Affari Generali, ai sensi dell art. 31 del D. Lgs 33/2013, cura la pubblicazione, unitamente agli atti cui si riferiscono, dei rilievi non recepiti del Collegio Sindacale e di tutti i rilievi ancorché recepiti della Corte dei Conti, riguardanti l'organizzazione e l'attività dell'azienda o di singoli uffici. 14. MODALITA DI INVIO DELLE COMUNICAZIONI ENDO PROCEDIMENTALI E DI ARCHIVIAZIONE Tutte le comunicazioni endo-procedimentali vengono effettuate via mail, salvo quanto previsto al secondo paragrafo del punto 6. Le comunicazioni di che trattasi sono archiviate, con modalità che ne consentano una facile ricerca.. 33

44 6. NEL CASO DI VALUTAZIONE POSITIVA DELLA RISPOSTA CHIUDE IL PROCEDIMENTO COLLEGIO SINDACALE S.O.C. AFFARI GENERALI 1. Formula rilievo 6. NEL CASO DI VALUTAZIONE NEGATIVA DELLA RISPOSTA SEGNALA L INOSSERVANZA ALLE AUTORITA SOVRAORDINATE 5. che invia la risposta al Collegio Sindacale S.O.C. AFFARI GENERALI 2. elabora la RICHIESTA e la invia al CHIARIMENTI RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO 7. COMUNICA AL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO ED ALLA DIREZIONE GENERALE GLI ESITI DELLA CONCLUSIONE DEL PROCEDIMENTO 4. e la invia alla S.O.C. Affari Generali 3. che elabora la RISPOSTA AI CHIARIMENTI DIREZIONE GENERALE PROCEDURA RILIEVI COLLEGIO SINDACALE 34

45 COLLEGIO SINDACALE DIREZIONE GENERALE 1. effettua la segnalazione 5. invia la relazione al Collegio Sindacale ed alla Direzione Generale RELAZIONE SULLE AZIONI ATTUATE 4.A. e la invia alla S.O.C. Affari Generali 3.A. elabora la 3.B. IN CASO DI FATTIBILITA DELL INTERVENTO ORGANIZZA LE AZIONI NECESSARIE S.O.C. AFFARI GENERALI 2. elabora la COMUNICAZIONE e la invia al SEGNALAZIONE RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO 3. ELABORA I DATI 4.B. e la invia alla S.O.C. Affari Generali RELAZIONE SULLE CAUSE OSTATIVE 3.B. elabora la 3.B. IN CASO DI NON FATTIBILITA DELL INTERVENTO PROCEDURA SEGNALAZIONI COLLEGIO SINDACALE 35

46 REGIONE PIEMONTE 6. trasmette la risposta alla Regione DIREZIONE GENERALE 1. trasmette il rilievo 5. invia la risposta alla Direzione Generale S.O.C. AFFARI GENERALI 2.A. lo acquisisce al protocollo 2.B. e lo invia al Responsabile del Procedimento RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO 3.B. elabora la 4.B. e la invia alla S.O.C. Affari Generali RISPOSTA AL RILIEVO PROCEDURA RILIEVI REGIONE PIEMONTE 36

47 REGIONE PIEMONTE 6. trasmette la relazione alla Regione DIREZIONE GENERALE 1. effettua la segnalazione 5. invia la relazione alla Direzione Generale RELAZIONE SULLE AZIONI ATTUATE 4.A. e la invia alla S.O.C. Affari Generali 3.A. elabora la 3.B. IN CASO DI FATTIBILITA DELL INTERVENTO ORGANIZZA LE AZIONI NECESSARIE S.O.C. AFFARI GENERALI 2.A la acquisisce al protocollo e la invia al RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO 3. ELABORA I DATI 4.B. e la invia alla S.O.C. Affari Generali RELAZIONE SULLE CAUSE OSTATIVE 3.B. elabora la 3.B. IN CASO DI NON FATTIBILITA DELL INTERVENTO PROCEDURA SEGNALAZIONI REGIONE 37

48 D1) Separare le responsabilità nelle fasi di gestione, autorizzazione, esecuzione e contabilizzazione delle transazioni. D1.1 Verifica della congruità della procedura vigente in cui le diverse fasi relative ad acquisizione, gestione, ammortamento ed alienazione o smantellamento delle immobilizzazioni, siano controllate da soggetti aziendali diversi 1. PRINCIPI GENERALI La procedura vigente riguardante l acquisizione, gestione, ammortamento ed alienazione o smantellamento delle immobilizzazioni trova collocazione nell articolo 2424 bis c.c.: gli elementi patrimoniali destinati ad essere utilizzati durevolmente devono essere iscritti tra le immobilizzazioni.. Lo schema ministeriale classifica le immobilizzazioni in: I. IMMOBILIZZAZIONI IMMATERIALI II. IMMOBILIZZAZIONI MATERIALI III. IMMOBILIZZAZIONI FINANZIARIE Oltre all evidenziazione delle immobilizzazioni nelle varie voci dello stato patrimoniale secondo uno schema valevole a livello nazionale, è richiesta una ulteriore analisi attraverso la compilazione per ogni singola voce di una tabella di dettaglio nella nota integrativa. Conformemente alla legislazione in materia, tra cui si segnala la legge regionale sull ordinamento contabile delle ASR n. 8 del 1995 e, in ultimo, il d.lgs 118/2011 e s.m.i. (recante disposizioni in materia di armonizzazione dei sistemi contabili) articolo 25,comma 3, è prevista la rendicontazione del bilancio delle aziende sanitarie locali attraverso il bilancio preventivo economico annuale. Tale documento è composto da un conto economico preventivo, dal piano dei flussi di cassa prospettici, da una nota illustrativa, e da una relazione redatta dal direttore generale e un piano degli investimenti relativo alle attività di investimento. Quest ultimo definisce gli investimenti da compiere nel triennio e le relative modalità di finanziamento e viene prodotto per un arco temporale di tre esercizi, essendo aggiornato e ridefinito all inizio di ogni esercizio secondo il principio dello scorrimento. 2. INDIVIDUAZIONE DEI SOGGETTI DEPUTATI ALLE DIVERSE FASI RELATIVE AD ACQUISIZIONE, GESTIONE, AMMORTAMENTO ED ALLIENAZIONE O SMANTELLAMENTO DELLE IMMOBILIZZAZIONI Con riferimento ai principi che disciplinano l efficacia delle procedure organizzative, contabili e amministrative si rinvia all allegato 6 del DGR del 28 aprile 1998 n , che disciplina i seguenti principi: - Principio della separazione funzionale: la separazione delle funzioni operative, di custodia, di registrazione e di controllo si formalizza mediante organigrammi, funzionigrammi e mansionari; - Principio della contrapposizione operativa: occorre prevedere l attribuzione dei compiti a persone o ad organi diversi qualora il loro svolgimento, affidato ad un unico operatore, potrebbe comportare il rischio di errori (fortuiti) ed irregolarità (dolose). Ne consegue che le procedure devono essere progettate in modo che le operazioni o i processi vengano svolti in modo indipendente da persone che non svolgano funzioni incompatibili, con l osservanza dei seguenti principi di base: - evitare che un unica persona possa eseguire un operazione od un processo di operazioni dall inizio alla fine; - evitare che chi ha accesso ai beni materiali possa anche effettuare registrazioni contabili; - evitare che chi ha mansioni di controllo svolga anche mansioni operative. Per i suddetti motivi il processo in questione pone in capo a soggetti diversi le responsabilità correlate all acquisizione, gestione, ammortamento ed alienazione o smantellamento delle immobilizzazioni, come si evince dai successivi punti in cui sono in sintesi descritte le seguenti fasi. 38

49 3. AUTORIZZAZIONE ALL ACQUISIZIONE DI CESPITI La prima fase del ciclo è costituita dalla domanda formale da parte del proponente, la cui richiesta deve essere analizzata e autorizzata dalla Commissione Aziendale per gli Investimenti di concerto con la Direzione Aziendale. La Commissione partecipa, altresì alla formazione del piano per gli investimenti attraverso la valutazione delle richieste di acquisti di beni durevoli e di interventi di manutenzione straordinaria avendo riguardo ai seguenti aspetti: - attuazione di programmi strategici aziendali in linea con la programmazione socio- sanitaria regionale; - sostituzione di attrezzature obsolete indispensabili per l erogazione dei servizi sanitari; - interventi di straordinaria manutenzione, ristrutturazione e adeguamento a norme di legge e di messa in sicurezza - sostituzione di attrezzature obsolete necessarie per l erogazione di servizi tecnico/amministrativi. 4. ACQUISIZIONE DI IMMOBILIZZAZIONI Gli atti concernenti l acquisizione di beni durevoli sono adottati, secondo competenza definita in base alle deleghe conferite: - dal Direttore della Struttura Operativa Provveditorato-Economato per quel che riguarda, in linea generale, i cespiti; - dal Direttore della Struttura Operativa Tecnologie Biomediche ed Impianti e della Struttura Operativa Tecnico-patrimoniale per ciò che riguarda la parte edile e manutentiva su impianti. Entro il 30 aprile di ogni anno, la Direzione generale adotta un piano annuale di acquisizione di beni durevoli valevole per l anno di adozione. Alla formulazione di tale piano concorrono i Direttori delle Strutture Operative Provveditorato- Economato, Servizi Tecnici, Tecnologie Biomediche ed Impianti, Sistemi Informativi, secondo competenza. Il Piano è formato con il coinvolgimento del Collegio di Direzione e con il parere del Consiglio dei Sanitari. Per i beni di valore superiore ai ,00 euro l avvio della procedura di acquisto è, comunque, subordinata all acquisizione dell autorizzazione regionale. La relativa richiesta è formulata dalla S.O.C Tecnologie Biomediche ed Impianti. La presente fase di acquisizione può essere suddivisa in due momenti: - contabilizzazione del cespite, di competenza della S.O.S. Patrimoniale, la quale effettua anche l etichettatura ossia l inventario. La procedura di inventariazione consiste nella registrazione dei beni mobili acquistati caricando il documento di trasporto nel registro di carico-scarico informatizzato. Il servizio patrimoniale stampa il relativo verbale di consegna in duplice copia e lo trasmette al Consegnatario. Quest ultimo sottoscrive il verbale di consegna predisposto dal Servizio Patrimonio che lo conserva in apposito schedario. Nel processo di inventariazione viene caricata la scheda del bene la quale contiene dati logistici, economici, aliquota applicata specificando la riduzione del 50% del primo anno e la differenza tra cespiti acquisiti con denaro proprio o denaro di terzi. In caso di beni che per natura o uso non possono supportare l etichetta fisica o per i quali è consigliabile la non applicazione delle stesse per numero o dislocazione, gli stessi vengono inventariati con etichetta virtuale. - pagamento e la relativa tracciabilità di quanto effettuato da parte della Struttura Operativa Gestione Economica e Finanziaria. 5. AMMORTAMENTO E STERILIZZAZIONE DELLE IMMOBILIZZAZIONI Il valore di ogni elemento patrimoniale classificato nelle immobilizzazioni materiali e immateriali, la cui utilità è limitata nel tempo deve essere rettificato mediante ammortamento in base ai coefficienti annui stabiliti dalla normativa vigente; gli ammortamenti cosi calcolati saranno contabilizzati a conto economico con periodicità variabile a seconda delle esigenze di rendicontazione. La rappresentazione in bilancio degli elementi patrimoniali ammortizzabili deve avvenire al netto dell ammortamento. La sterilizzazione è un procedimento contabile mediante il quale viene annullato (per l appunto sterilizzato) l effetto sul conto economico dell ammortamento dei cespiti finanziati da contributi in conto capitale; in particolare con la sterilizzazione si procede, in ogni esercizio, allo storno di una quota del contributo in conto capitale iscritto nel patrimonio netto e la sua imputazione a ricavo. Solitamente la sterilizzazione è un procedimento che avviene in un momento successivo rispetto all ammortamento ed è ricavabile da report automatizzati estratti dall applicativo contabile NFS. Tale funzione è a cura dei funzionari preposti della S.O. Gestione Economica e-finanziaria. 39

50 6. ALIENAZIONE E SMANTELLAMENTO DEL CESPITE L utilizzatore del cespite verifica periodicamente lo stato di ciascun cespite assegnato e le relative possibilità di utilizzo. Qualora reputi che un bene non è più proficuamente utilizzabile dal proprio servizio lo comunica al Servizio Patrimonio. Il Servizio Patrimonio provvede alla ri-assegnazione del cespite ad altro servizio o, se lo stesso non è più proficuamente utilizzabile all interno dell Ente, esegue le procedure previste dall art 9, commi 5-7, della Legge regionale 18 gennaio 1995, n.8. La fase della dismissione si suddivide in due momenti: a) contabile: confronto tra quanto iscritto dalla Sezione Patrimonio e il fondo ammortamento risultante al momento della dismissione del bene; b) amministrativa: si procede alla redazione di un provvedimento amministrativo attraverso il quale si indica la dismissione dei cespiti classificati in gruppi. 7. VERIFICA DELLA CONGRUITA DELLA PROCEDURA DEFINITA Costituiscono criteri per la verifica della congruità della procedura vigente in cui le diverse fasi relative ad acquisizione, ammortamento ed alienazione o smantellamento delle immobilizzazioni, siano controllate da soggetti aziendali diversi, i seguenti: - FASE DELLA AUTORIZZAZIONE: si procede ad un controllo a campione dell esistenza e della corretta registrazione dei verbali di autorizzazione validati dal Comitato per gli Investimenti. La presenza dei suddetti verbali è necessaria per procedere all acquisizione del cespite. - FASE DELL ACQUISIZIONE: si procede alla verifica della congruità tra quanto deliberato dal Comitato per gli Investimenti e l acquisto effettuato. Tuttavia, prima dell adozione di atti concernenti l acquisizione di beni durevoli, il Direttore della Struttura Operativa adottante verifica che essa sia stata prevista nel piano di acquisizione vigente. Degli esiti di tale verifica è fatta menzione nelle premesse della determinazione. - FASE DELL AMMORTAMENTO E STERILIZZAZIONE DELL IMMOBILIZZAZIONE: accertamento della redazione delle schede inventariali da parte della S.O.S Patrimoniale tramite funzioni informatiche e verifica a campione dell esistenza delle scritture contabili effettuate dalla Sez. Ragioneria; - FASE DELL ALIENAZIONE E SMANTELLAMENTO: riscontro attraverso un campionamento statistico della congruità tra quanto deliberato e quanto risulta dalle scritture contabili. L ASL CN2 esegue verifiche periodiche volte a riscontrare la corretta applicazione della procedura vigente in cui le diverse fasi relative ad acquisizione, gestione, ammortamento ed alienazione o smantellamento delle immobilizzazioni siano controllate da soggetti aziendali diversi con predisposizione di relativo report delle risultanze delle verifiche. La suddetta verifica avviene ogni sei mesi secondo un campionamento statistico e come si evince dai successivi punti si riporta un esempio relativo ad un cespite acquisito mediante risorse in conto capitale e un esempio relativo alla dismissione di un cespite con le relative procedure eseguite. 40

51 ESITO NEGATIVO AUTORIZZAZIONE Eseguita dalla Commissione Aziendale per gli Investimenti NO ACQUISIZIONE CONTABILIZ ZAZIONE Sez. Patrimoniale (etichettatura) ACQUISIZIONE Sotto la sorveglianza della Struttura Operativa Provveditorato- Economato PAGAMENTO Sez. Ragioneria AMMORTAMENTO E STERILIZZAZIONE FASE CONTABILE ALIENAZIONE E SMANTELLAMENTO FASE AMMINISTRA TIVA D1.2 Verifiche periodiche volte a riscontrare la corretta applicazione della procedura con predisposizione di relativo report delle risultanze delle verifiche. 1. ACQUISTI DI IMMOBILIZZAZIONI IN CONTO CAPITALE La presente procedura prevede verifiche periodiche indirizzate a riscontrare la corretta applicazione della procedura con predisposizione di relativo report delle risultanze degli accertamenti eseguiti. L iter seguito dal cespite all interno della ASL CN2 è il seguente: AUTORIZZAZIONE ALL ACQUISIZIONE: nella presente fase il punto di partenza è rappresentato dalla domanda formale da parte del proponente, il quale ordinariamente è raffigurato dall organico medico, considerato che le richieste maggiori ricadono su strutture e apparecchiature sanitarie. La suddetta domanda formale necessita di autorizzazione da parte del Comitato per gli Investimenti di concerto con la 41

52 Direzione Aziendale affinché si possa procedere con la fase successiva dell acquisizione. Nella fase di autorizzazione interviene anche la S.O. Provveditorato- Economato, la quale ha un ruolo più operativo durante la successiva fase dell acquisizione del cespite svolgendo funzioni come la gestione delle gare di appalto e le relative procedure contrattuali. La ASL CN2 ogni sei mesi procede ad un controllo a campione per verificare l esistenza e la corretta registrazione dei verbali di autorizzazione validati dal Comitato per gli Investimenti. Si procede a verificare, altresì, la presenza della Determina Aziendale mediante la quale si bandisce la gara d appalto e il suo contenuto, in quanto gli estremi dell autorizzazione devono essere riportati nella Determina. Tuttavia, prima dell adozione di atti concernenti l acquisizione di beni durevoli, il Direttore della Struttura Operativa adottante verifica che essa sia stata prevista nel piano di acquisizione vigente. Degli esiti di tale verifica è fatta menzione nelle premesse della determinazione. Il documento di autorizzazione ed eventuali allegati sono conservati presso un registro dei controlli sulle procedure appositamente istituito. ACQUISIZIONE DELL IMMOBILIZZAZIONE: conformemente a quanto descritto nel precedente punto, per poter procedere all acquisizione del cespite è necessaria una Determina Aziendale per l eventuale gara d appalto. La summenzionata fase, in conformità alla Delib. G.R n accogliente il principio della separazione funzionale e il principio della contrapposizione operativa, viene esaminata dal Direttore della Struttura Operativa Provveditorato- Economato per quel che riguarda, in linea generale, i cespiti oppure dal Direttore della Struttura Operativa Tecnologie Biomediche ed Impianti per ciò che riguarda la parte edile e manutentiva su impianti. In entrambi i casi ci si avvale dell ausilio della S.O. Servizi Tecnici - Patrimoniale. Il responsabile del PAC procede a verificare mediante un campionamento statistico la congruità tra quanto deliberato dal Comitato per gli Investimenti e l acquisto effettuato. Inoltre si esegue un controllo anche sulla bolla d acquisto che viene gestita mediante una procedura unica e integrata dagli uffici delle Strutture Economato-Provveditorato, Tecnico-Patrimoniale e Gestione Economica e Finanziaria. La bolla d acquisto deve riportare un numero identificativo di inventario denominato etichetta. L operazione di etichettatura per i cespiti acquisiti in conto capitale da parte del Servizio Patrimoniale avviene soltanto sulla base del certificato emesso dal Servizio di Ingegneria Clinica giacché l operazione di collaudo è considerata propedeutica all etichetta. La S.O. Gestione Economica e Finanziaria nel effettuare le verifiche periodiche, controlla la presenza del suddetto certificato di collaudo emesso senza il quale il cespite non sarebbe nelle condizioni di essere utilizzato ed etichettato. In particolare, i beni immobili e mobili dell Azienda Sanitaria Locale sono inventariati in apposite schede che per ogni bene la S.O. Gestione Economica e Finanziaria controlla che contengano le seguenti informazioni: - il codice identificativo di inventario; - la classe di appartenenza (terreni, fabbricati, impianti e macchinari); - la descrizione sintetica; - l ubicazione: Distretto, Comune, indirizzo; - data di acquisizione al patrimonio aziendale; - titolo di provenienza; - valore d iscrizione a Stato Patrimoniale di apertura e successive variazioni con indicazione cronologica delle stesse (ammortamenti applicati e valore residuo); - interventi incrementativi effettuati successivamente all acquisizione in proprietà dell Azienda con indicazione della data, della natura e del costo dell intervento. Per la conclusione del processo di liquidazione delle fatture, il Regolamento di Contabilità Aziendale (Det. n del 25/10/2011) stabilisce il termine massimo di dieci giorni e pertanto il Servizio Patrimoniale restituisce normalmente i documenti (bolle o fatture) registrati in inventario entro i limiti prescritti. Non rispettano questi termini i beni sanitari soggetti a collaudo da parte del Servizio di Ingegneria Clinica in quanto una comunicazione interna (Prot del ) a firma del Direttore del Provveditorato indica in trenta giorni la consegna del verbale di collaudo. Nei controlli eseguiti a campione si verifica il rispetto dei summenzionati termini per la liquidazione della fattura di acquisto. La fattura di acquisto e il mandato di pagamento sono consultabili presso la S.O. Gestione Economica e Finanziaria. AMMORTAMENTO E STERILIZZAZIONE DELLE IMMOBILIZZAZIONI: si procede ad un accertamento della redazione delle schede inventariali da parte della S.O.S Patrimoniale tramite funzioni informatiche e verifica a campione dell esistenza delle scritture contabili effettuate dalla dal Responsabile aziendale del PAC o dall Ufficio eventualmente preposto. Inoltre si eseguono controlli sull adeguatezza delle aliquote di ammortamento secondo il decreto legislativo 118/2011 e sulla correttezza formale in caso di adozione della riduzione del 50% dell aliquota per il primo anno di utilizzo del cespite. 42

53 ALIENAZIONE E SMANTELLAMENTO DEL CESPITE: il Responsabile del PAC o l Ufficio eventualmente preposto ai controlli formali, effettua controlli sul cespite estratto mediante un campionamento statistico verifica che il processo di dismissione fisica sia accompagnato dalla necessaria documentazione di supporto (determina), nonché dalle corrette scritture contabili. La cancellazione dei beni iscritti nell inventario per i quali il periodo di ammortamento è completamente trascorso e che risultano inservibili per fuori uso, perdita, cessione o altri motivi, viene effettuata dalla S.O.C Gestione Economica e Finanziaria, su proposta motivata del Servizio Ingegneria Clinica, qualora si tratti di beni elettromedicali e previo accertamento tecnico che attesti il deterioramento del bene o la sua inservibilità alle esigenze dell Azienda Sanitaria. La cancellazione dall inventario dei beni non completamente ammortizzati è disposta con provvedimento, a seguito di relazione di dismissione motivata, previo accertamento tecnico da parte dell assetto aziendale competente. In particolare, per quanto riguarda la dismissione dei cespiti secondo le disposizioni della norma regionale si dà comunicazione alle altre strutture sanitarie pubbliche regionali e, in subordine, agli enti ed organizzazioni non governative di carattere umanitario (purché riconosciute ai sensi di legge) l elenco dei beni fuori uso perché possano valutarne l eventuale utilizzo. 43

54 D2) Realizzare inventari fisici periodici D2.1 Verifica della congruità della procedura vigente per la realizzazione di inventari fisici periodici che definisca: tempi, modi e responsabilità. 1. RESPONSABILI DELLE VERIFICHE PERIODICHE I responsabili delle verifiche periodiche sono persone diverse da coloro che utilizzano i cespiti, in quanto tali verifiche vengono effettuate dagli operatori della S.O. Patrimoniale, che ha tra le proprie competenze annovera la tenuta dell inventario dei beni mobili dell Azienda acquisiti in conto capitale Il collaudo verifica di tipo tecnologico è di competenza: - della S.O. Tecnologie Biomediche, per gli elettromedicali - della S.O. Servizi Informatici, per le apparecchiature di tipo informatico 2. AGGIORNAMENTO DELLE SCHEDE EXTRACONTABILI L aggiornamento delle schede extracontabili dei cespiti avviene da parte delle S.O. Patrimoniale che recepisce le informazioni da parte delle altre Strutture aziendali che devono notificare eventuali variazioni di destinazione dei beni mobili inventariati tali aggiornamenti extracontabili- qualora sussistano - vengono inseriti nella procedura di gestione dell inventario. Anche in questo caso tali operazioni risultano effettuate da persone diverse rispetto ai destinatari dei cespiti. 3. VERIFICHE SUI BENI INVENTARIATI In base all art. 3- punto d) del Regolamento per la tenuta e gestione dell inventario dei beni patrimoniali approvato con determinazione n. 313 del e s.m. e i. verifiche fisiche sui beni inventariati vengono effettuate a campione e con cadenza annuale da parte della S.O. Patrimoniale in collaborazione con i consegnatari dei beni della Struttura interessata alla rilevazione. In via anticipata la S.O. Patrimoniale fornisce l elenco dei beni in inventario risultanti dalla procedura cespiti amministrativo-contabile di gestione del patrimonio. I cespiti sono individuati fisicamente con un numero d inventario indicato su di una etichetta apposta sul bene inventariato, qualora si tratti di un bene la cui natura non consenta l apposizione fisica dell etichetta, tale etichetta viene affissa sulla documentazione di riferimento del bene stesso. Tale numero d inventario consente di ricondurre le schede extracontabili con il libro cespiti, poiché il numero inventariale è logicamente inserito nella procedura informatica di gestione dell inventario includente il libro cespiti. Le eventuali differenze fisiche che si riscontrano al momento della verifica del bene soggetto ad inventario vengono segnalate all ufficio acquisti, il quale conseguentemente provvederà ad effettuare la segnalazione di difformità alla Ditta fornitrice del bene al fine dei conseguenti adempimenti di competenza (eventuale sostituzione e/o integrazione). 4. RISCONTRO DEI CESPITI NON PIU IN USO Il riscontro dei cespiti non più in uso è rilevato attraverso una vera e propria procedura di dismissione del bene inventariato, ai sensi della Legge regionale n. 8/95 e s.m. e i. Tale riscontro è delegato ad una Commissione Tecnica istituita ad hoc, con apposito provvedimento istitutivo della stessa, la quale redige un verbale di fuori uso che viene sottoposto all esame del Collegio Sindacale; in seguito a tale verifica, se il Collegio sindacale non ha nulla da eccepire sul verbale di fuori uso, lo stesso verrà adottato con determinazione direttoriale da parte del Responsabile della S.O.S. Patrimoniale. Il bene dichiarato fuori uso verrà conseguentemente dismesso non solo fisicamente, ma anche informaticamente dalla procedura di gestione dal libro cespiti aziendale. 44

55 D2.2 Adottare in occasione degli inventari specifiche istruzioni operative in cui evidenziare ad esempio: la modalità di conta, l uso di cartelli inventariali, il controllo dei beni in movimento, l identificazione dei beni di terzi presso l azienda, e di quelli dell azienda presso i terzi ecc.. Inoltre deve essere: a. periodicamente controllata l esistenza di cespiti di proprietà dell Azienda che sono dislocati presso terzi a mezzo di conferme da parte dei terzi o con verifiche fisiche. b. mantenuta la distinzione e separazione dei cespiti di proprietà di terzi dislocati presso la Società in modo da permettere ai terzi proprietari di svolgere i propri riscontri fisici. c. prevista l istituzione di un registro (o di documentazione similare) che raccolga tutti i dati e le informazioni necessari per tenere sotto controllo i cespiti di terzi. d. assicurato che l azienda disponga di un adeguata documentazione relativa al suo diritto di proprietà e agli eventuali vincoli gravanti sullo stesso o sul diverso titolo in base al quale detiene i beni (affitto, locazione). Gli adempimenti correlati alla tenuta dell inventario sono svolti principalmente dagli operatori della S.O. Patrimoniale, che utilizzano, per l individuazione dei cespiti, le etichette d inventario, che vengono apposte ad ogni singolo bene soggetto ad inventario; attraverso il numero d inventario si può risalire alla natura del bene, alla data dell acquisto, nonché alla determinazione e, comunque, alle modalità di provenienza del bene, alla sua dislocazione, al suo eventuale trasferimento, nel corso del tempo, ed, infine, alla sua dismissione, ove divenuto non è più idoneo all uso assegnato. Inoltre la procedura informatica consente il controllo contabile del bene anche il relazione al suo ammortamento e a tutte le altre implicazioni di tipo economico vincolate alla tenuta del libro cespiti. Il controllo dei beni in movimento viene espletato attraverso comunicazioni (per lo più via ) da parte delle Strutture Operative a cui sono assegnati i beni; principalmente tali comunicazioni vengono trasmesse dal Responsabile consegnatario del bene che a suo tempo è stato individuato con atto determinativo e che è stato informato dei compiti insiti derivanti dalla consegna del bene. Nella maggior parte dei casi è stato individuato quale consegnatario dei beni il CAPO SALA o IL DIRETTORE RESPONSABILE della Struttura. L identificazione dei beni di terzi avviene tramite apposizione di etichette diverse da quelle dell inventario che individuano il bene quale proveniente da terzi (comodato d uso leasing noleggio prova) e viene di volta in volta autorizzato con atto determinativo dell Azienda (x comodato d uso leasing noleggio) o con lettera da parte della Direzione Sanitaria, autorizzata dalla SOC T.B.I., nel caso in cui si tratti di attrezzature elettromedicali (x prova). L identificazione dei beni di proprietà dell Azienda presso terzi avviene tramite l apposizione di etichette uguali a quelle apposte sui beni di proprietà che sono collocati presso l Azienda. La procedura informatica consente di immettere l informazione circa la dislocazione dei bene (in Azienda od assegnato a terzi). Nel caso di specie i beni di proprietà dell Azienda dati a terzi possono essere: - presidi medico chirurgici concessi in uso a pazienti da parte della S.O. Cure Primarie e Domiciliari per ASSISTENZA PROTESICA. La S.O. Cure Primarie e Domiciliari detiene un registro da cui risultano i beni soggetti ad inventario che vengono dati in uso a terzi (utenti). Attraverso la tenuta di detto registro informatizzato (gestito dalla SO Cure Primarie) è possibile individuare la dislocazione del bene ed il soggetto terzo (utente) detentore ed utilizzatore del bene. - MICROINFUSORI che vengono concessi in comodato d uso gratuito a terzi, su autorizzazione della S.O. di Diabetologia, tramite specifico documento che anche in questo caso individua sia la dislocazione del bene, sia il soggetto detentore del bene. L Azienda inoltre dispone di adeguata documentazione detenuta presso la S.O. Patrimoniale relativamente al diritto di proprietà dei beni immobili nonché quella relativa ai beni che risultano in affitto/locazione. Attraverso tali procedure come sopra descritte vengono, quindi, garantiti gli adempimenti cui è finalizzata la presente procedura. D2.3 Garantire l adeguamento del libro cespiti alle risultanze degli inventari periodici. La S.O. PATRIMONIALE adegua costantemente l inventario periodico al libro cespiti, in quanto, di giorno in giorno, sono inseriti sulla procedura informatica i dati relativi a quanto viene acquisito dalla S.O. competente agli acquisti e di quanto viene dismesso. 45

56 La corrispondenza tra l inventario periodico ed il libro cespiti è, quindi, garantita dalla tenuta stessa dell inventario aziendale in cui sono inseriti tutti i cespiti soggetti ad inventario e che conseguentemente vanno a costituire e ad integrare lo stato patrimoniale dell Azienda. Di fatto non esiste un vero e proprio inventario periodico in quanto l inventario viene gestito giornalmente dalla struttura preposta, per cui l adeguamento al libro cespiti è assicurato dall inserimento del cespite acquisito e/o dismesso dall Azienda, inserimento che, come si è detto, risulta essere effettuato in tempo reale. 46

57 D3) Proteggere e salvaguardare i beni D3.1 Aggiornare le misure per salvaguardare i cespiti da incendi, fenomeni atmosferici, incuria, danneggiamenti colposi o dolosi, sottrazioni. La S.O. Tecnologie Biomediche Impianti e Sicurezza, nel normale svolgimento della propria attività, provvede ad eseguire controlli manutentivi periodici programmati secondo le seguenti modalità: - controllo giornaliero di tutti gli impianti di condizionamento; - controllo settimanale degli impianti posizionati presso le Centrali (termica, gas medicali, ecc.); - controllo semestrale programmato preventivo di tutti gli impianti, con particolare riferimento agli impianti afferenti alla sicurezza, eseguito direttamente o per mezzo di contratti di manutenzione con Ditte specializzate. Nell ambito di tali controlli e manutenzioni sono inseriti anche i sistemi di prevenzione e protezione dagli incendi, quali impianti di rilevazione fumi, porte resistenti al fuoco, estintori ed idranti; sono correttamente manutenuti anche gli impianti antintrusione e videosorveglianza che si è deciso di installare a protezione di aree potenzialmente soggette a danneggiamenti e/o sottrazioni. Tutti gli operatori impegnati in detti controlli manutentivi sono tenuti a segnalare immediatamente al Direttore del Servizio ogni eventuale anomalia relativa agli impianti ed alle strutture. Inoltre, la S.O. Servizio di Prevenzione e Protezione esegue annualmente sopralluoghi su tutti i luoghi di lavoro ed, in tale contesto, vengono messe in atto tutte le attenzioni ad eventuali anomalie di cui sopra dando comunicazione tempestiva ai competenti Servizi. D3.2 Verificare trimestralmente la congruità delle eventuali polizze di assicurazione obbligatorie a copertura dei rischi a cui i cespiti sono soggetti che tengano conto del valore correnti degli stessi. La congruità della polizza di assicurazione obbligatoria (R.C. Auto) a cui sono soggetti i cespiti (veicoli a motore di proprietà dell Azienda) rispetto al valore corrente degli stessi è data dalla quotazione inserita nella polizza assicurativa che tiene conto della c.d. "classe di merito" ed evolve, in meglio o in peggio, ad ogni scadenza annuale tramite il documento che certifica la classe di merito che è detto attestato di rischio. Inoltre la S.O. Patrimoniale gestisce anche le polizze assicurative Furto/Rapina per la tutela ed i rischi derivanti specificatamente dal furto/rapina ai beni di proprietà e in dotazione all Azienda e la polizza incendio a garanzia e tutela dei rischi derivanti da incendio, fulmine, esplosione, eventi speciali (ivi compresi eventi atmosferici) per i beni di proprietà la polizza comprende altresì il c.d. rischio locativo, ovvero il rischio nei confronti di beni mobili ed immobili di proprietà di terzi ma detenuti dall Azienda. D3.3 Verificare trimestralmente l idoneità delle misure per il controllo del movimento delle persone e dei beni, all entrata e all uscita dei locali dei beni. In considerazione dell obbligo di rispetto delle misure attuate al fine di controllare il movimento delle persone e dei beni, sia all entrata che all uscita dei locali, tutto il personale dell azienda (amministrativo, sanitario, dirigenti, coordinatori, responsabili) è coinvolto nell azione di controllo in oggetto, fermo restando il compito dei Coordinatori Tecnici e dei Dirigenti di esercitare un ulteriore sorveglianza a garanzia della corretta applicazione delle direttive. Le misure di sicurezza attuate allo scopo di garantire il controllo sul movimento delle persone e dei beni consistono, a titolo di esempio, nell avvalersi di un servizio di portineria presso l Ospedale San Lazzaro di 47

58 Alba, presso l Ospedale Santo Spirito di Bra e infine, presso la sede legale/amministrativa dell ASL CN2 di via Vida, 10 Alba al fine di garantire i seguenti servizi: - servizio di front office e centralino che costituisce l interfaccia primaria che i soggetti esterni all ASL CN2 hanno con l azienda; - servizio di controllo flusso e deflusso persone in entrata/uscita dai locali aziendali al fine di garantire l incolumità delle persone presenti e la sicurezza di cose e persone; - consegna e ritiro posta corrieri; - verifica chiusura e apertura accessi, verifica effettuata, altresì, dagli operatori amministrativi/sanitari in possesso di chiavi per i propri uffici/reparti di competenza. Inoltre, l utilizzo di sistemi di videosorveglianza, oltre che avere un elevato effetto deterrente, è di fondamentale importanza per verificare eventuali segnalazioni di allarme. Per alcune prestazioni si è scelto di avvalersi del servizio di outsourcing, affidando le prestazioni alla società AMOS scrl anche in considerazione del fatto che l outsourcing permette all azienda di concentrarsi sulla qualità dei servizi sanitari erogati ai cittadini. Tutti i dipendenti dell ASL pongono in essere alcuni accorgimenti nel svolgere le proprie mansioni in considerazione del fatto che: - in ogni sede territoriale sono presenti più servizi e data la variabilità degli orari di attività, ogni sede viene aperta e chiusa dal primo e ultimo operatore che accede alla struttura; - in ogni struttura intervengono le imprese di pulizia che sono in possesso delle chiavi; - gli ambulatori se non occupati e utilizzati vengono chiusi a chiave; - ogni operatore è responsabile delle apparecchiature, strumenti e mezzi che usa, considerando che molti di essi sono condivisi; - in ogni sede vi è la presenza non costante nelle giornate del personale amministrativo, che gestisce gli sportelli aperti al pubblico. Le considerazioni appena fatte sono di carattere generale riguardando la struttura aziendale sanitaria nel suo complesso, fermo restando che ciascun servizio possiede un registro d indicazioni che devono essere rispettate per garantire la salvaguardia di beni/persone nei locali aziendali. Ciascun registro delle indicazioni è stato sottoscritto dal Responsabile di ciascun Servizio coinvolto, il quale esercita un azione di controllo e sorveglianza al fine di garantire il rispetto e la corretta applicazione delle istruzioni da parte del personale sottostante. D3.4 Verificare trimestralmente l idoneità delle appropriate misure per la protezione dei beni soggetti a deterioramento fisico. Le misure di sicurezza destinate alla protezione dei beni soggetti a deterioramento fisico, come ad esempio gli impianti idrici/igienico sanitari, gli impianti di riscaldamento/condizionamento, gli impianti antintrusione e di controllo accessi nonché macchinari e apparecchiature utilizzate a vario titolo sono in continuo aggiornamento e affidate a tecnici specializzati per l ordinario controllo di manutenzione. È fondamentale vigilare allo scopo di accertare la permanenza delle condizioni di sicurezza degli impianti, delle apparecchiature ed adeguare tempestivamente i medesimi alle norme che prevedono verifiche periodiche seguite da tecnici qualificati, prestabilite in modo che tutti gli impianti/attrezzature/apparecchiature possano essere verificati secondo le scadenze previste dalla legge. In seguito, i risultati delle verifiche devono essere riportati sugli appositi registri dei controlli a tal fine istituiti, corredati da timbro e firma del tecnico esecutore. Inoltre, si deve porre una particolare attenzione non solo agli elementi non strutturali e impiantistici ma anche agli elementi portanti, oltre che alla distribuzione delle funzioni e ai flussi, per far si che si possano rimanere pienamente operative le unità ambientali e le apparecchiature necessarie per la gestione delle attività operative di soccorso. Oltre ad adottare ed eseguire periodici controlli per la messa in sicurezza degli impianti/attrezzature al fine di evitare il loro deterioramento fisico si eseguono, altresì, corsi periodici di formazione/aggiornamento dei lavoratori allo scopo di fornire un adeguata preparazione nell affrontare situazioni che necessitano un immediato intervento. Ad esempio, si svolgono corsi antincendio in quanto ai sensi dell art. 6 del D.P.R. n. 151/2011 avente oggetto Obblighi connessi con l esercizio dell attività si prescrive l adozione di tutte le misure necessarie per evitare l insorgenza di un incendio e limitarne le conseguenze qualora esso si verifichi, anche mediante la preventiva designazione dei lavoratori incaricati dell attuazione delle misure di prevenzione incendi e lotta antincendio, di evacuazione dei lavoratori in caso di pericolo grave ed immediato, di salvataggio, di pronto soccorso e, comunque, di gestione dell emergenza, i quali devono essere adeguatamente formati mediante corsi di formazione offerti da personale competente in materia. 48

59 D4) Predisporre, con cadenza almeno annuale, un piano degli investimenti D4.1 Predisposizione di una procedura formalizzata per la realizzazione del piano degli investimenti con identificazione del budget per ogni intervento programmato. Tale procedura dovrebbe essere discussa e definita all'interno di un processo di programmazione investimenti che coinvolga comitati tecnici per valutazioni di necessità, opportunità e convenienza. 1. PREMESSA L art. 25, comma 3 del D.Lgs n. 118, dispone che il bilancio preventivo economico annuale delle Aziende Sanitarie sia corredato tra l altro dal Piano degli Investimenti. Il Piano degli Investimenti definisce gli investimenti da effettuare nel triennio e le relative modalità di finanziamento. L Azienda provvede, sulla base degli atti programmatici della Regione Piemonte e degli obiettivi assegnati alla Direzione Aziendale, alla predisposizione del Piano degli Investimenti. Il Piano degli investimenti è prodotto per un arco temporale di tre esercizi e ridefinito in modo specifico all inizio di ogni esercizio secondo il principio dello scorrimento. Il Piano degli investimenti è approvato unitamente al Bilancio Economico Preventivo aziendale. 2. OGGETTO La presente procedura descrive le fasi di definizione del piano degli investimenti dell ASL CN2 prevedendo il coinvolgimento delle strutture aziendali e degli organi e degli organismi competenti per valutazioni condivise di necessità, opportunità e convenienza, al fine di determinare una graduatoria di priorità sulla base delle risorse a disposizione. 3. COMMISSIONE AZIENDALE PER GLI INVESTIMENTI E istituita la Commissione Aziendale per gli Investimenti. Essa è presieduta, secondo competenza, da: - Il Direttore degli Acquisti - il Direttore dei Servizi Tecnici - il Direttore del Servizio Tecnologie Biomediche ed Impianti. La Commissione Valutazione Investimenti è, altresì, composta da: - Il Direttore del Dipartimento amministrativo/tecnico (per gli interventi relativi ai servizi dell area amministrativo/tecnica) - Il Direttore Medico Ospedaliero (per gli interventi relativi ai servizi sanitari ospedalieri) - il Direttore del Dipartimento delle Cure Primarie e dei Servizi Territoriali (per gli intereventi relativi ai servizi sanitari territoriali) - il Direttore del Dipartimento di Prevenzione (per gli interventi relativi ai servizi dell area della prevenzione) - il Direttore del Servizio Sistemi Informativi - Il Direttore della Di.P.Sa. - Il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione. La Commissione può essere integrata, in relazione alle materie in trattazione, dalle professionalità ritenute, di volta in volta, necessarie. La Commissione partecipa alla formazione del piano per gli investimenti attraverso la valutazione delle richieste di acquisiti di beni durevoli e di interventi di manutenzione straordinaria avendo riguardo ai seguenti aspetti: - attuazione di programmi strategici aziendali in linea con la programmazione socio-sanitaria regionale; - interventi di straordinaria manutenzione, ristrutturazione e adeguamento a norme di legge e di messa in sicurezza; - sostituzione di attrezzature obsolete indispensabili per l erogazione dei servizi sanitari; - completamento di interventi in corso di realizzazione; - sostituzione di attrezzature obsolete necessarie per l erogazione dei servizi tecnico/amministrativi; 49

60 - acquisto di arredi e attrezzature per l attivazione di nuovi servizi. A tal fine la Commissione è convocata, una volta all anno, nei termini di cui al successivo punto 6. Alla Commissione Aziendale per gli Investimenti compete, altresì, l espressione di parere vincolante sulle donazioni (compatibilità, costi accessori, ecc.). A tal fine è convocata, prima di formalizzare l accettazione della donazione, ogni qual volta il responsabile del procedimento lo ritenga necessario in caso di beni di elevato valore economico o di forte impatto organizzativo o con elevati costi di gestione. 4. CONTENUTO Il Piano degli investimenti deve contenere: - gli interventi per l ampliamento e/o ammodernamento delle strutture - gli interventi di manutenzione straordinaria - le acquisizioni di tecnologie sanitarie sostitutive e implementative - i costi previsti - le date di scadenza degli interventi - le fonti di finanziamento da impiegare Il piano degli investimenti è strutturato nelle forme di cui alla tabella che segue: ANNO INTERVENTO: 20 DATA FONTI DI FINANZIAMENTO SCADENZA COSTO TIPOLOGIA INTERVENTO PROGRAMMATO o REGIONE DONAZIONI PRIVATI AUTOFINANZ. INVESTIMENTI DESCRIZIONE FINE LAVORI 1. Immobilizzazioni materiali 1 terreni e fabbricati (a+b+c a) fabbricati civili b) fabbricati industriali c) terreni 2. Impianti e macchinari (a+b) a) impianti b) macchinari 3. Attrezzature industriali e/o commerciali 4. Altri beni a) Automezzi b) Mobili e arredi c) macchine d ufficio 5. Immobilizzazioni immateriali a) costi di impianto b) costi di ricerca, sviluppo e pubblicità c) concessioni, licenze marchi e diritti simili d) avviamento e) altre (costi software ecc) 6. Immobilizzazioni finanziarie a) partecipazioni finanziarie b) altro 5. RICHIESTE DI ACQUISTI/INVESTIMENTI Le richieste di acquisiti di beni durevoli e di interventi di manutenzione straordinaria vengono definite a livello di ogni Dipartimento Aziendale in sede di Comitato di Dipartimento. Le richieste sono corredate da una valutazione di necessità dell intervento e devono dare conto, nel caso di acquisto di attrezzature sanitarie, della mancanza di attrezzature analoghe ovvero dell impossibilità di un uso condiviso di esse. 50

61 Il Direttore del Dipartimento, acquisito il parere favorevole del Comitato, invia la richiesta alla struttura competente per gli acquisti o per lavori. Nel caso di acquisti la richiesta dovrà recare indicazione in ordine al fatto che l investimento da realizzare sia sostitutivo, incrementativo o necessario per l avvio di nuove attività. 6. ADEMPIMENTI DI COMPETENZA DEI SERVIZI ACQUISTI/LAVORI Il Servizio cui è indirizzata la richiesta di cui al precedente punto 5. inserisce la stessa in un elenco redatto secondo lo schema di cui al precedente punto 4. ed, entro il 15 settembre di ogni anno per l anno successivo, convoca la Commissione Aziendale per gli Investimenti. La Commissione effettua le proprie valutazioni ed individua il grado di priorità dell intervento su tre valori da 1 (massima priorità) a 3 (minima priorità). La definizione di queste priorità giocherà un ruolo importante nel momento in cui verrà effettuata, da parte della Direzione Generale, una selezione fra gli interventi da realizzare per rientrare nel budget massimo aziendale. Detti elenchi, corredati dalla valutazione di priorità, sono inviati alla Direzione Generale entro il 15 settembre di ogni anno per l anno successivo. 7. LA FORMULAZIONE DEL PIANO DA PARTE DELLA DIREZIONE GENERALE La Direzione Generale sulla base delle indicazioni della Commissione Valutazione Investimenti redige il Piano di Investimenti dell Azienda e lo trasmette al Servizio Gestione Economia e Finanziaria e/o al Servizio Gestione Patrimoniale, secondo competenza. I suddetti servizi provvedono ad accertare, entro il mese di settembre, la situazione dei finanziamenti già stati assegnati, delle possibili fonti di finanziamento attivabili e dei vincoli normativi esistenti. Il Direttore Generale convoca, quindi, entro il 10 ottobre di ogni anno per l anno successivo, il Collegio di Direzione per la condivisione del Piano di Investimenti dell Azienda e l acquisizione del relativo nulla osta. Successivamente il Direttore Sanitario, entro il 20 ottobre di ogni anno per l anno successivo, convoca il Consiglio dei Sanitari per l acquisizione del parere sul Piano di Investimenti dell Azienda. Acquisito tale parere la Direzione Generale invia tutta la documentazione alla struttura Gestione Economia e Finanziaria che provvede, entro il 30 ottobre di ogni anno per l anno successivo, alla formalizzazione del Piano degli investimenti annuale e triennale, in sede di approvazione del Bilancio Economico Preventivo aziendale. 51

62 AREA OSPEDALIERA, con parere favorevole del Comitato di Dipartimento, con relazione sull opportunità dell investimento AREA TERRITORIALE COLLEGIO DI DIREZIONE CONSIGLIO DEI SANITARI AREA TECNICO - AMMINISTRATIVA AREA PREVENZIONE Gestione ACQUISTI Gestione SERVIZI TECNICI Gestione TECNOLOGIE BIOMEDICHE IMPIANTI E SICUREZZA Formano un elenco delle richieste pervenute 2. CONVOCANO 5. TRASMETTONO ELENCO E VALUTAZIONI al 9. ACQUISISCE IL NULLA OSTA del 10. ACQUISISCE IL PARERE del DIRETTORE GENERALE 8. Predispone il piano sulla basa delle valutazioni della Commissione Aziendale per gli investimenti e delle valutazioni economiche della struttura Gestione Economia e Finanziaria e/o della struttura Gestione Patrimoniale. 4. RESTITUISCE LE VALUTAZIONI Gestione FINANZIARIA ECONOMICO- Gestione PATRIMONIALE Effettuano le valutazioni economiche 7. ACQUISISCE LE VALUTAZIONI ECONOMICHE DELLE STRUTTURE competenti 3. Valuta le richieste prevenute e le gradua secondo una scala di priorità 52

63 D4.3 (già D4.2) Predisposizione ed applicazione di una procedura formalizzata e di controllo del budget stabilito nel piano degli investimenti 1. PREMESSA Il monitoraggio finanziario ha ad oggetto lo stato di avanzamento finanziario dell'intervento progettuale, il cui andamento viene monitorato attraverso indicatori di "impegno di spesa e di spesa effettivamente sostenuta. Il Servizio Gestione Economica e Finanziaria è la struttura competente al confronto dei suddetti indicatori con il budget contenuto nel piano degli investimenti. L attività di supporto fornita dal Servizio Gestione Economica e Finanziaria agli Uffici amministrativi nella predisposizione dei provvedimenti aventi rilevanza finanziaria costituisce una componente essenziale del monitoraggio degli investimenti, in quanto consente un costante afflusso di dati che costituiscono il fondamento necessario del monitoraggio stesso. 2. FINALITA La procedura descritta consente un monitoraggio puntuale, basato sul singolo cespite, la cui spesa non può mai eccedere quanto preventivato se non con congrua motivazione delle variazioni intervenute (per esempio aumento dell IVA) o se non previa variazione del budget assegnato all intervento (vedi precedente punto 5.). 3. MONITORAGGIO DI ROUTINE Il Servizio Gestione Economica e Finanziaria effettua un monitoraggio degli stanziamenti di budget contenuti nel Piano degli Investimenti. Il software di contabilità mette a disposizione stampe ed elaborazioni per verificare in tempo reale qualunque impegno che abbia influenza sul budget assegnato. E possibile monitorare la spesa nelle diverse fasi, a partire dall ordine sino alla fatturazione finale. In particolare viene accuratamente monitorato lo stato degli ordini aperti, onde verificarne la effettiva esecutività. Periodicamente, infatti, viene monitorata l anzianità degli ordini effettuati dai servizi con conseguente richiesta di chiarimenti nel momento in cui gli ordini dovessero rimanere non operativi per un periodo di tempo superiore al mese. La visura periodica (ad intervalli regolari) del budget contenuto nel piano degli investimenti è finalizzata a rilevare e quantificare, nel periodo intercorso dall ultima analisi, possibili scostamenti degli investimenti dal budget a disposizione non altrimenti rilevati. 4. MONITORAGGIO CORRELATO A SINGOLI PROVVEDIMENTI DI SPESA Al fine di evitare sforamenti dei budget assegnati nel piano degli investimenti, i provvedimenti di spesa relativi ad interventi contenuti nel piano medesimo sono autorizzati, sotto il profilo finanziario, dal Servizio Gestione Economica e Finanziaria previa verifica della compatibilità di essi con il Piano degli Investimenti dell esercizio finanziario di competenza. I dati vengono rilevati per singolo interevento e poi aggregati per tipologia di investimenti. 5. VARIAZIONI DI BUDGET Nel caso di scostamento tra spesa effettivamente sostenuta e budget assegnato per l intervento il Servizio Gestione Economica e Finanziaria apporta le variazioni necessarie al budget relativo al Piano degli Investimenti previa formalizzazione, su proposta del servizio interessato, con determina del Direttore Generale, della variazione contabile necessaria. In caso di incremento dello stanziamento di budget bisognerà tenere in considerazione la fonte di finanziamento o, nel caso, la necessità di finanziare tale incremento, laddove compatibile con il pareggio di bilancio, con risorse proprie. 53

64 6. STRUMENTI DI MONITORAGGIO Ai fini del monitoraggio viene assegnato al singolo intervento un codice univoco, generalmente identificato con la singola determina del responsabile del servizio. L identificazione e l associazione univoca, attraverso il codice investimento, delle opere, dei corrispondenti impegni di spesa e delle rispettive fonti di finanziamento, consente: - un agevole controllo dei provvedimenti di spesa riguardanti la singola opera; - la produzione di report, analitici e sintetici, utili ai Dipartimenti ed agli organi politici; - l emersione di economie, intese come differenza tra l importo impegnato per realizzare l opera e il costo definitivo dell opera stessa; - di filtrare le opere, dal punto di vista finanziario, per stato di attuazione. La verifica avviene attraverso tabelle che indicano per ogni intervento il budget previsto, l importo utilizzato ed il residuo disponibile. Tale verifica consente un aggiornamento periodico ed in tempo reale di un unica base dati residente presso il Servizio Gestione Economica e Finanziaria. 7. MONITORAGGIO DI FINE ESERCIZIO Al termine dell esercizio, la struttura Gestione Economica e Finanziaria provvede a verificare le spese effettuate ed, eventualmente, su richiesta dei servizi interessati, a traslare lo stanziamento non utilizzato sull esercizio seguente. D4.5 (già D4.3) Monitorare periodicamente il volume degli investimenti effettuati rispetto al suddetto piano Il monitoraggio periodico del volume degli investimenti autorizzati e contenuti nel Piano degli Investimenti avviene su base mensile. La S.O. Gestione Economica e Finanziaria autorizza, in ogni caso, i singoli provvedimenti di spesa verificandone la compatibilità con il Piano degli Investimenti formulato per l anno corrente, ad ulteriore garanzia della corretta allocazione a budget e a bilancio degli stessi. Il monitoraggio periodico dei volumi degli investimenti ha finalità differenti rispetto al controllo degli atti autorizzativi, anche se può avvalersi degli stessi strumenti utilizzati e riportati alle azioni precedenti come la tabella sotto riportata: mentre il controllo di budget afferisce a duna funzione, sostanzialmente, di verifica della spesa, l analisi del volume degli investimenti ha caratteristiche di tipo organizzativo e strategico anno provvedimento servizio responsabile descrizione importo previsto Utilizzato /PRV /EC /PRV /ECO /TBI /TBI /TEC / /TBI /TBI13024 PRV PRV TBI TEC TBI FORN.SOFTWARE GEST.CENTRO TRASF. INSIEL EX 2011 REG//PROG.REG CONS. LAB. INTEGR.HW SW DEDALUS ITALWARE TBI/13027 MODIFICHE IMP. ELETTRICO CANALE DITTA GIACONE CANALE SISTEMAZIONE UFFICIO DISTRETTUALE TBI/13024 RIF. PAVIMENTAZ.E PROTEZIONI MURALI GRUP.OPER.ALBA /TEC / TEC PO ALBA-LOCALI EX CUP-NUOVA SISTEMAZIONE /TEC / TEC N.OSPEDALE-SPESA X VARIANTI APPROVATE /TEC / TEC N.OSPEDALE- LIQUIDAZ.COMPETENZE 2012 AVV.MANGIA

65 D5) Individuare separatamente i cespiti acquisiti con contributi in conto capitale, i cespiti acquistati con contributi in conto esercizio, i conferimenti, i lasciti, le donazioni D5.1 Predisposizione di una procedura che consenta di identificare separatamente i cespiti acquisiti con contributi in conto capitale, i cespiti acquisti con contributi in conto esercizio, i conferimenti, i lasciti, le donazioni 1. PREMESSA Le fonti di finanziamento dei cespiti sono individuate a livello di anagrafica del singolo cespite acquisendo il dato da: - acquisto - donazione, lasciti (beni o attrezzature) - conferimenti in denaro 2. ACQUISTO La fonte di finanziamento, se diverso dall autofinanziato, é codificata in modo sintetico/descrittivo (non automatico) sulla testata della determinazione in sede di imputazione al budget di spesa assegnato (conto/servizio/delibera) diversificando tale codice tra finanziamento da privati, da Regione o da altri enti. Il Servizio Patrimoniale, per l assegnazione dei cespiti, acquisisce i dati necessari dagli ordini di acquisto emessi dai Servizi acquisitori. Verifica la descrizione del tipo di finanziamento ed inserisce in anagrafica il codice corrispondente al tipo di finanziamento specifico. In assenza di tipicità di finanziamento ovvero per i beni autofinanziati - il sistema propone in automatico una codifica specifica che definisce il bene come autofinanziato. Con l applicazione del DLGS 118/2011 per i beni autofinanziati sono state inserite opportune codifiche alla provenienza dei finanziamenti che consentiranno di accantonare importi nella misura percentuale progressiva così come indicato nel decreto, prendendo in considerazione valore e anno di acquisto del cespite. Considerando che il Regolamento di Contabilità Aziendale (Det. n del 25/10/2011) stabilisce il termine massimo di dieci giorni per la conclusione del processo di liquidazione delle fatture, il Servizio Patrimoniale restituisce normalmente i documenti (bolle o fatture) registrati in inventario entro i limiti prescritti. Non rispettano questi termini i beni sanitari soggetti a collaudo da parte del Servizio di Ingegneria Clinica. Una comunicazione interna (Prot del ) a firma del Direttore del Provveditorato indica in 30 giorni la consegna del Verbale di collaudo. 2. DONAZIONE, LASCITI (BENI O ATTREZZATURE) La donazione di beni o attrezzature è accettata con un provvedimento determinativo da parte del Servizio Patrimoniale, previo parere, ogni qual volta il responsabile del procedimento lo ritenga necessario in caso di beni di elevato valore economico o di forte impatto organizzativo o con elevati costi di gestione, della Commissione Aziendale per gli Investimenti, di cui al precedente punto 3 della procedura D.4. Viene successivamente emesso, informaticamente, un documento specifico che consente, come nel caso degli ordini di acquisto, di acquisire i dati necessari per l attribuzione dei cespiti sui beni donati. Sull anagrafica del cespite viene inserito un codice di provenienza del finanziamento specifico che definisce il bene come donazione. I tempi previsti per la gestione del processo sono di circa 15/20 giorni dalla data di comunicazione della donazione. 3. CONFERIMENTI IN DENARO Il conferimento in denaro è accettato con provvedimento determinativo da parte del Servizio Gestione Economica e Finanziaria. Se il conferimento in denaro è vincolato all acquisizione di un bene, il Servizio acquisitore procederà con l emissione dell ordine di acquisto, dopo l espletamento della relativa procedura. 55

66 Il bene d interesse seguirà l iter procedurale già descritto e in anagrafica avrà il codice di provenienza della fonte da privati. I tempi del processo sono riferibili all iter procedurale dell acquisto. Al momento la procedura informatica non consente di gestire la codifica della fonte di finanziamento in modo automatico. E in fase di valutazione l opportunità di inserire sulla procedura informatica idoneo modulo software che consentirà una miglior gestione e controllo dei finanziamenti già dal budget di spesa assegnato ai Servizi. D5.3 (già D5.2) Monitoraggio periodico della corretta individuazione e relativa contabilizzazione dei cespiti acquisiti in base alle diverse tipologie di acquisto di cui al punto precedente. Le schede analitiche devono fornire almeno le seguenti indicazioni per ciascun cespite/categoria: - descrizione; - localizzazione e codice di riferimento; - data di acquisto; - riferimenti a documentazione di acquisto (fattura, contratti, commesse interne); - delibera di assegnazione del contributo in c/capitale, donazione o lascito e importo assegnato; - costo ed eventuali rivalutazioni; - ammortamento di esercizio cumulativo; - sterilizzazioni operate; - categoria fiscale di appartenenza; - tasso di ammortamento; - eventuale centro di costo 1. PERIODICITA DEI RILIEVI Il monitoraggio periodico per verificare la corretta individuazione e contabilizzazione dei cespiti acquisiti in base alle diverse tipologie di acquisto viene effettuato mensilmente ad uso interno e trimestralmente gli esiti del monitoraggio vengono trasmessi alla Regione ed al Ministero. 2. CONTENUTI DELLA SCHEDA ANAGRAFICA La scheda anagrafica fornisce informazioni dettagliate sul cespite: - descrizione del bene - data inizio utilizzo; - classe di appartenenza; - % di ammortamento applicata; - centro di costo articolo categoria funzionale e tipologica; - fornitore - ordine bolla e fattura di acquisto determinazione di assegnazione - provenienza del finanziamento; - dislocazione del bene; - importo; - ammortamento fiscale ed analitico mensile; - incrementi di valore (accessori manutenzioni straordinarie capitalizzazioni); Una sezione riepilogo consente di ottenere per ciascun cespite diverse informazioni di tipo contabile. Una sezione della scheda anagrafica consente di ottenere per ciascun cespite informazioni di tipo contabile (ad es. valore del bene in data. valore bilancio inizio esercizio - valore bilancio fine esercizio valore residuo - valore fondo inizio esercizio - valore fondo a fine esercizio quota ammortamento dell anno costo totale cespite valore fondo ammortamento valore a bilancio ed altre informazioni aggiuntive che se servono vengono di volta in volta selezionate). 3. STERILIZZAZIONI Le operazioni di sterilizzazioni già operate sui cespiti non sono rilevabili dall anagrafica poiché contabilizzate dalla SO Gestione Economica e Finanziaria. 56

67 D6) Accertare l'esistenza dei requisiti previsti per la capitalizzazione in bilancio delle manutenzioni straordinarie D6.1 Attraverso delle verifiche periodiche ed eventualmente su base campionaria, procedere alla verifica delle spese di manutenzione al fine di accertarne la corretta rilevazione in contabilità (analisi fatture, contratti, ordini) 1. OBIETTIVO La procedura vigente ha lo scopo di accertare attraverso verifiche periodiche, l esistenza dei requisiti previsti per la capitalizzazione in bilancio delle manutenzioni straordinarie affinché si possa riscontrare la corretta rilevazione in contabilità. Le immobilizzazioni materiali sono beni di uso durevole destinati a concorrere all attività produttiva dell impresa per un periodo di tempo superiore ad un esercizio. Conseguentemente a questa peculiarità le manutenzioni e le riparazioni hanno lo scopo di mantenere, ripristinare o incrementare l efficienza dei beni strumentali al fine di garantire o aumentare la capacità produttiva originaria e la vita utile prevista. Il principio contabile OIC 16 disciplina il trattamento contabile e l informativa da fornire nella nota integrativa per le immobilizzazioni materiali. In particolare, il principio definisce la nozione di immobilizzazione materiale e fornisce i criteri per la loro rilevazione, classificazione, valutazione nel bilancio d esercizio nonché le informazioni da presentare nella nota integrativa. Concretamente l OIC, n.16 distingue tra: - Manutenzioni e riparazioni ordinarie, ossia interventi di natura ricorrente volti a mantenere o ripristinare la normale funzionalità del bene e la vita utile prevista; - Manutenzioni e riparazioni straordinarie, ovvero interventi di carattere eccezionale finalizzati all incremento della funzionalità operativa del bene oppure ad un aumento della vita utile del bene strumentale (operazione di capitalizzazione). Capitalizzare un costo significa contabilizzare una spesa come attività, cioè come risorsa che ha ancora valore alla fine del periodo e non, dunque, come un costo che si esaurisce nell esercizio in cui è sostenuto. Significa, in sostanza, sospendere il costo dai componenti negativi dell esercizio in cui viene sostenuto, e farlo partecipare al reddito dei successivi esercizi. Il costo capitalizzato diventa così un elemento attivo del capitale di un azienda e sarà quindi soggetto ad ammortamento divenendo un bene ad utilità ripetuta. Gli effetti economici della capitalizzazione dei costi sono: - Il miglioramento del reddito dell esercizio che si sta per chiudere; - L andamento negativo dei redditi futuri, sui quali i costi capitalizzati vanno a gravare mediante quote di ammortamento. 2. SPESE MANUTENTIVE CAPITALIZZABILI Le spese di manutenzione comprendono tipologie di costi che subiscono un trattamento diverso a seconda della loro natura (distinzione tra spese ordinarie e straordinarie) o della titolarità del bene cui dette spese afferiscono. Gli interventi di manutenzione straordinaria possono riguardare sia i beni immobili che i mobili; in particolare si definiscono interventi di manutenzione straordinaria quelli dai quali deriva: - un prolungamento della vita utile del bene e conseguentemente un allungamento del periodo residuo di utilità economica del bene. In questo caso devono essere considerati interventi che generano costi capitalizzabili, gli interventi che si concretizzano in un sostanziale miglioramento del bene tale da modificarne le caratteristiche con conseguente allungamento del periodo residuo di utilità economica. - un miglioramento della fruibilità, produttività, sicurezza del bene; - un aumento del valore intrinseco dello stesso. L ASL CN2 nel procedere a definire correttamente la capitalizzabilità del costo di un intervento sui beni immobili (edifici ed impianti tecnologici) tiene presente le seguenti informazioni: a) natura dell intervento: devono essere chiarite le finalità dell intervento; b) centro di costo: individua il bene immobile sul quale viene effettuato l intervento; 57

68 c) conto di riferimento: deve risultare coerente con la tipologia di intervento effettuato (edificio o impianto) e con la tipologia del bene immobile sul quale viene effettuato (bene aziendale, destinato alla vendita o bene altrui); d) fonte di finanziamento: oltre a quanto anticipato alla lettera a), permette la corretta rendicontazione dei finanziamenti; e) riferimento al Piano Investimenti approvato: permette la verifica della copertura finanziaria dei costi da sostenere. Riguardo alla capitalizzazione in bilancio delle manutenzioni, la ASL CN2, effettua una distinzione formale tra le due tipologie di manutenzioni (ordinarie e straordinarie) e la proprietà del bene come si evince dalla seguente tabella: PROPRIETA BENE BENI DELL IMPRESA BENI DI TERZI (AFFITTO, LEASING, COMODATO) MANUTENZIONI ORDINARIE STRAORDINARIE NO capitalizzazione poiché sostenute per mantenere in efficienza e in buono stato di funzionamento le immobilizzazioni materiali. Costituiscono elementi negativi di reddito dell esercizio in cui sono stati sostenuti, in base al principio della competenza. SI capitalizzazione poiché si traducono in un aumento significativo e misurabile della capacità, produttività, sicurezza del bene. Sono spese che si aggiungono al costo del bene, e partecipano nel tempo al risultato economico attraverso il conseguente aumento delle quote di ammortamento imputabili a ciascun esercizio. NO capitalizzazione ma imputazione e CE dell intero importo in base al principio della competenza. NO capitalizzazione e le spese devono essere iscritte nell attivo dello Stato Patrimoniale alternativamente: - tra le immobilizzazioni immateriali per i costi che non sono separabili dai cespiti a cui si riferiscono; - tra le immobilizzazioni materiali quando le spese danno origine a beni materiali con una loro individualità e funzionalità. 3. PROCEDURE PER LA CORRETTA IMPUTAZIONE A BILANCIO Per la verifica della capitalizzabilità dei costi relativi a interventi di manutenzione straordinaria è previsto un controllo congiunto da parte della S.O. Patrimoniale e della S.O. Gestione Economica e Finanziaria. Tale controllo viene effettuato al momento della contabilizzazione ed è formalizzato con apposita documentazione di supporto, in quanto, affinché ci sia il nulla osta del responsabile della S.O. Gestione Economica e Finanziaria alla capitalizzazione del costo, il responsabile della S.O. Patrimoniale deve redigere una relazione dalla quale emerga il prolungamento della vita utile del bene oggetto di intervento di manutenzione. 4. CONTROLLI PERIODICI È prevista una procedura di verifica della corretta applicazione dei principi contabili da parte del Collegio Sindacale, che sfocia nell autorizzazione dello stesso organo di controllo per procedere alla capitalizzazione relativa a cui le strutture aziendali avevano espresso il proprio parere favorevole. In caso di assenso, la S.O. Patrimonio procede alla movimentazione contabile necessaria (valorizzazione conto cespiti, fondi ammortamento, quote annuali, etc); in caso di parere non favorevole, sarà necessario procedere ad approfondimenti, mediante verifica della documentazione contabile (per esempio bolle e fatture, relazioni tecniche) di riferimento e le S.O. che a suo tempo avevano espresso parere favorevole saranno invitate a fornire chiarimenti sulle motivazioni. 58

69 D6.2 Assicurare l'aggiornamento del piano di ammortamento dei cespiti in caso di capitalizzazione delle spese di manutenzione straordinaria 1. AGGIORNAMENTO DEL PIANO DI AMMORTAMENTO Nel caso in cui si proceda alla capitalizzazione delle spese di manutenzione straordinaria occorre rivedere il piano di ammortamento economico-tecnico del cespite. In particolare, il valore netto contabile è incrementato delle spese capitalizzate e ripartito nel tempo di residua possibilità di utilizzazione del cespite. L'aggiornamento del piano di ammortamento dei cespiti capitalizzati avviene in modo automatico poiché la procedura calcola l ammortamento dell incremento dal momento in cui è inserito sommandolo all ammortamento del bene principale. I documenti riferiti a tali spese - contratti, delibera, ordine, copie fatture, D.D.T. - sono conservati dal Servizio che ha disposto la spesa, ad eccezione degli originali dei documenti contabili che vengono conservati presso la S.O. Gestione Economica e Finanziaria. 59

70 D7) Riconciliare, con cadenza periodica, le risultanze del libro cespiti con quelle della contabilità generale D7.1 Predisposizione di una procedura di controllo che, almeno su base annuale, preveda la quadratura dei valori di costo e del relativo fondo ammortamento tra schede extracontabili, le risultanze del libro cespiti e i saldi CO.GE. di riferimento 1. FINALITA DELLA PROCEDURA Il libro dei cespiti ammortizzabili è l elaborato che raccoglie sistematicamente le informazioni ed i dati relativi ai cespiti strumentali ed alle loro variazioni. E instaurata una procedura volta a controllare, la veridicità e l attendibilità dei valori dichiarati nel libro cespiti ammortizzabili e quindi: l effettiva esistenza, lo stato d uso e la consistenza delle immobilizzazioni 2. SCHEDE EXTRACONTABILI La S.O. Patrimoniale conserva ed aggiorna un inventario permanente delle immobilizzazioni rappresentato da schede extracontabili riportanti tutti gli elementi di normale identificazione: cespite, categoria fiscale, aliquota di ammortamento, costo originario, costi accessori capitalizzati, fornitore, estremi della fornitura di acquisto, località presso la quale si trova il cespite, ecc. Ogni cespite ha una propria scheda con un numero identificativo (scheda cespite). 3. CONTROLLI A CAMPIONE DELLE SCRITTURE EXTRA CONTABILI La verifica delle immobilizzazioni avviene con un controllo a campione, unità per unità ed a rotazione nel tempo, delle scritture extra contabili attraverso un confronto di esse con i dati rilevati da un controllo fisico di impianti, macchinari, automezzi, attrezzature, ecc. La periodicità della verifica è semestrale e prevede il controllo di almeno un cespite. 4. QUADRATURA DEI VALORI SCHEDE EXTRACONTABILI / LIBRO CESPITI La S.O. Patrimoniale effettuate le operazioni di cui al punto precedente controlla con riferimento a quel cespite la quadratura dei valori tra schede extracontabili e libro cespiti. 5. QUADRATURA DEI VALORI LIBRO CESPITI / CO.GE. La S.O. Gestione Economica e Finanziaria, almeno una volta all anno, a apertura e chiusura di esercizio, procede alla quadratura dei valori di costo e del relativo fondo di ammortamento rispetto alle risultanze emerse a libro cespiti. D7.3 (già D7.2) Definire una sezione specifica nel libro cespiti con l individuazione dei beni di proprietà dell azienda affidati in manutenzione a terzi. La riconciliazione delle risultanze del libro cespiti con quelle della contabilità generale viene assicurata dalla periodicità dell inserimento dei dati da parte della S.O. Patrimoniale sulla procedura informatica di gestione dell inventario e dall intervento effettuato sulla procedura che è integrata con la procedura di gestione della contabilità generale, nonché con la contabilità analitica, garantendo, quindi, un parallelo allineamento dei dati consentito, oltre che dall intervento degli operatori addetti, anche dalla procedura stessa che si integra sia con la contabilità generale, sia con al contabilità analitica, sia con la struttura operativa di gestione degli acquisti (S.O. Provveditorato). 60

71 La procedura informatica di gestione dell inventario prevede che vengano anche individuati i beni di proprietà aziendale in manutenzione a terzi attraverso movimenti incrementativi sul cespite in manutenzione, per cui è possibile su alcuni tipi di manutenzione, in particolare sulle manutenzioni programmate e periodiche effettuate sugli elettromedicali, andare ad individuare, oltre all incremento sul cespite, anche i riferimenti specifici sia relativi al tipo di manutenzione sia inerenti la ditta che effettua l intervento. Nel caso fosse necessario la procedura informatica attualmente in dotazione nella sezione specifica cespiti prevede un campo da cui si rileva la manutenzione cespiti. 61

72 E1) Dimostrare l'effettiva esistenza fisica (magazzini - reparti/servizi - terzi) delle scorte. E1.1 Predisposizione di una procedura per la realizzazione di inventari fisici periodici che definisca: tempi, modi e responsabilità. La procedura presenterà la finalità di assicurare che: a. l inventario fisico venga effettuata da persone indipendenti da quelle che: - sovrintendono alla custodia delle giacenze; - redigono la contabilità di magazzino. b. un responsabile amministrativo sia incaricato alla supervisione dell inventario fisico. c. tutte le fasi dell inventario fisico sono regolamentate da istruzioni scritte; tali istruzioni sono approvate dal responsabile e comunicate a coloro che eseguono l inventario. d. prima dell inizio dell inventario tutte le giacenze da inventariare vengano ordinate in modo da facilitare la corretta esecuzione delle conte fisiche. Nella conta fisica è necessario tenere in considerazione tutti i magazzini dislocati presso i vari reparti. e. vengono separate le giacenze da non inventariare per non confonderle con quelle da contare. A tal fine, è necessario tenere un magazzino separato per i beni di terzi detenuti presso i locali Aziendali. 1. PREMESSA Tramite la definizione di tempi, modi e responsabilità nella gestione dell inventario si realizzano delle procedure minime di controllo attraverso le quali si mira a: a. accertare l esistenza fisica delle giacenze; b. verificare il titolo di proprietà o di possesso; c. accertare l uniformità dei principi contabili rispetto all esercizio precedente. a. ESISTENZA FISICA DELLE GIACENZE le diverse fasi della gestione di magazzino vengono affidate a singoli responsabili incaricati di garantire il rispetto d idonee procedure, quali: - identificazione, controlli quantitativi e qualitativi, collaudi, riscontri con gli ordinativi d acquisto al momento del ricevimento del bene; - nell area di giacenza garantire un adeguata dislocazione e disposizione dei beni nonché un adeguato controllo sui movimenti all interno del magazzino e sui prelievi. Inoltre, è necessario assicurare una corrispondenza tra i versamenti e movimenti tra il magazzino ed i reparti di destinazione; - predisposizione di adeguata protezione fisica delle giacenze: a questo fine è necessario che siano istituite e formalizzate appropriate misure per movimentare, immagazzinare e custodire le giacenze, salvaguardandole da incendi, fenomeni atmosferici, incuria, danneggiamenti colposi e dolosi, sottrazioni (rimando alla procedura D3.4); - utilizzo di procedure informatizzate da parte dei responsabili autorizzati per la movimentazione fisica delle giacenze al fine di prevedere che ogni movimentazione delle giacenze sia accompagnata e comprovata dai relativi documenti di trasporto oppure dalle richieste informatizzate da parte dei reparti; - utilizzo della contabilità relativa alla movimentazione del magazzino in quanto risulta necessaria dal punto di vista gestionale al fine di seguire i movimenti delle giacenze, i livelli di riordino e individuazione dei fenomeni di lento rigiro, obsolescenza, eccedenza di scorta, ecc. Nell ASL CN2 il software di gestione del magazzino e contabilità è Novius Financial Suite (NFS). La rilevazione fisica delle giacenze viene effettuata periodicamente o in un unica soluzione, mediante un inventario fisico completo oppure tramite inventari parziali, su base ciclica, aventi una frequenza tale da inventariare, almeno una volta all anno tutte le componenti di magazzino. In seguito le risultanze inventariali vengono riscontrate con le esigenze della contabilità di magazzino, per poter ricercare le cause di eventuali discordanze e per apportare le dovute rettifiche alle rilevazioni fisiche o a quelle contabili. b. TITOLO DI PROPRIETÀ O DI POSSESSO: l azienda dispone di una documentazione e di un sistema di rilevazioni tali da poter provare e salvaguardare il suo diritto di proprietà sui beni acquistati, siano essi in suo possesso oppure in viaggio o giacenti presso terzi (l ASL CN2 non detiene merci dell azienda presso terzi depositari). 62

73 c. UNIFORMITÀ DEI PRINCIPI CONTABILI RISPETTO ALL ESERCIZIO PRECEDENTE: il controllo interno garantisce l applicazione di principi contabili uniformi rispetto a quelli applicati nell esercizio precedente al fine di consentire l individuazione di eventuali difformità. 2. MODALITA OPERATIVE Diagramma di flusso magazzini farmaceutici: Personale amministrativo Magazziniere/personale AMOS dedicato Dirigente Farmacista Responsabile dell inventario Stampa giacenze excel/cartaceo Conta fisica e compilazione casella giacenza reale Riconciliazione tra giacenze fisiche e contabili e ricerca della fonte di errore (amministrativo, contabile, di scarico/carico ). Approvazione dell inventario e stesura della relazione finale. Conta differenze tra giacenza fisica e contabile Calcolo della % di scostamento Dal diagramma di flusso evidenziato emergono cinque attività tipiche della realizzazione di inventari fisici periodici, attività regolamentate da istruzioni scritte approvate dal responsabile della S.O.C Assistenza Farmaceutica Ospedaliera e Assistenza Farmaceutica Territoriale, nonché dalla S.O.C Provveditorato e Economato e comunicate a coloro che eseguono l inventario: ATTIVITA 1- ex ante alla conta fisica, il personale amministrativo stampa le giacenze del bene fisico ordinate per magazzino, gruppo merceologico e ordine alfabetico di nome commerciale estrapolando i dati di giacenza per singolo magazzino da software NFS (stampa P_EBFB : gestione inventario magazzino) su file Excel. Si procede, successivamente, mediante la creazione di una colonna vuota denominata giacenza reale per l apposizione della giacenza risultante dalla conta fisica delle scorte. ATTIVITA 2 il personale amministrativo, dopo la stampa delle giacenze fisiche, procede alla conta fisica dei singoli beni (per singola unità di confezionamento). L operatore conta manualmente ogni bene e ne riporta il valore nella colonna giacenza reale di cui alla precedente attività. Importante sottolineare che vengono incluse nella verifica/conteggio anche le voci a giacenza zero. 63

74 ATTIVITA 3 il personale amministrativo, in seguito alla conta fisica delle scorte procede a identificare le differenze tra giacenza fisica e giacenza contabile. Infatti, per ogni singolo bene si effettua il calcolo della differenza fra giacenza fisica e giacenza contabile ( giacenza fisica- giacenza contabile) e si evidenzia il risultato in negativo come CARENZA e il risultato in positivo come ECCEDENZA. Si calcola altresì la % di scostamento della differenza rispetto la giacenza reale con la formula (giacenza fisica- giacenza contabile) / giacenza fisica X 100. Inoltre, per ogni singolo bene si valorizza la differenza fra giacenza fisica e contabile utilizzando il prezzo a contratto. ATTIVITA 4 ultimata la precedente attività si procede alla riconciliazione tra le giacenze fisiche e contabili. In effetti, se, per ogni singolo bene la % di scostamento tra giacenza fisica e contabile calcolata all attività 3 è inferiore a ± 5% e contemporaneamente la valorizzazione di tale differenza è superiore a 100,00 : si controllano le richieste dei reparti dell ultimo mese e si identifica la fonte d errore contabile. Al contrario, se, per ogni singolo bene, la % di scostamento tra giacenza fisica e contabile calcolata risulta superiore a ± 5% o la valorizzazione di tale differenza è superiore a 100,00 : si controllano le richieste dei reparti dell ultimo mese, le operazioni contabili di ordine, carico bolla, resi, invio doppio da parte del fornitore ecc.. fino all individuazione della fonte d errore contabile. Nel caso in cui non si giunga all individuazione del movimento contabile che ha portato alla differenza tra giacenza fisica e contabile, viene redatta specifica relazione e si sottopone l elenco delle voci con le differenze e le valorizzazioni al Responsabile d inventario. ATTIVITA 5 il responsabile dell inventario prende visione delle differenze rilevate nella precedente attività, della relativa valorizzazione e delle verifiche già effettuate. Eseguiti i suddetti controlli, autorizza le rettifiche contabili dei movimenti errati individuati in precedenza e redige apposita relazione in merito all esito finale al fine di approvare l inventario eseguito. Diagramma di flusso magazzini economali: Personale amministrativo Magazziniere/personale AMOS dedicato Responsabile dell inventario Stampa giacenze excel/cartaceo Conta fisica e compilazione casella giacenza reale Calcolo della % di scostamento Conta differenze tra giacenza fisica e contabile Riconciliazione tra giacenze fisiche e contabili e ricerca della fonte di errore (amministrativo, contabile, di scarico/carico ) Approvazione dell inventario da parte del responsabile e stesura della relazione finale 64

75 Dal diagramma di flusso evidenziato dei magazzini economali si evince il compimento delle medesime attività dei magazzini farmaceutici; l unica differenza è costituita dagli attori che attuano le differenti attività. 3. CONCLUSIONE Dalla descrizione delle summenzionate attività emerge il rispetto dei principi che condizionano l efficacia delle procedure organizzative, contabili e amministrative, in particolare il rispetto del principio della separazione funzionale e il principio della contrapposizione operativa descritte dalla Delib. G.R n Nei magazzini di beni economali e sanitari non sussistono beni di terzi detenuti presso i locali aziendali, pertanto non risulta necessario distinguere tra giacenze di terzi da non inventariare e giacenze proprie da contare. E1.3 (già E1.2) Definire i controlli dei sommari d inventario tali da garantire che: a. Persone diverse dai magazzinieri o da chi tiene la contabilità di magazzino predispongono i sommari d inventario. b. Si instaurino adeguate procedure per garantire la completezza e la correttezza dei sommari di inventario. c. La riconciliazione tra le giacenze fisiche e la giacenze contabili e quindi la correttezza delle eventuali differenze d inventario sia garantita da adeguate procedure di cut-off. Inoltre sono previste apposite riconciliazioni sui sezionali di magazzino dei vari reparti. d. Adeguati controlli ed analisi vengono effettuate sulle differenze d inventario. Le differenze vengono valorizzate. e. Anche i controlli sulle differenze di inventario siano svolti da persone indipendenti dai magazzinieri o da chi tiene la contabilità di magazzino. f. Il responsabile approvi i risultati dell indagine ed i valori finali delle differenze d inventario, e rediga una relazione in merito all esito stesso. g. Sia prevista una preventiva autorizzazione per apportare ogni rettifica ai saldi contabili. L inventario sommario viene effettuato allo scopo di verificare eventuali discordanze tra le giacenze fisiche e quelle contabili affinché si possa evidenziare l evoluzione della gestione dei magazzini in corso d esercizio. Nel eseguire il sommario d inventario si pongono insieme delle operazioni finalizzate al riallineamento tra inventario fisico (derivante dal riscontro materiale dei beni in magazzino) e inventario contabile (desumibile dalle risultanze delle rilevazioni amministrative di magazzino), a causa delle divergenze che tra questi si vengono a creare per l'esistenza di operazioni di carico/scarico di materie e di prodotti effettuate immediatamente prima, o durante, lo svolgimento dell'inventario e non ancora concluse alla fine delle rilevazioni inventariali. In particolare per garantire la completezza e la correttezza dei sommari d inventario vengono applicate le procedure di cut-off, il cui obbiettivo è quello di riscontrare accuratamente i saldi della contabilità generale relativi alle rimanenze di magazzino con i totali derivanti dalle conte fisiche e le eventuali differenze (rettifiche) siano correttamente registrate nel rispetto del principio della competenza economica. In particolare, attraverso il cut off è possibile verificare la corretta correlazione tra la rilevazione contabile di una determinata transazione e il momento di perfezionamento della stessa. A titolo di esempio, la rilevazione contabile di un acquisto di beni avviene al momento del passaggio di proprietà, sostanzialmente determinato dal trasferimento dei rischi ad essi relativi. Tale passaggio determina, infatti, il perfezionamento dell acquisto e conseguentemente il momento in cui l operazione secondo i principi contabili di riferimento deve essere registrata in contabilità. Le procedure di cut-off possono interessare sia le operazioni di carico che le operazioni di scarico. Per quanto concerne le operazioni di carico, la procedura di cut-off riguarda: la merce entrata in magazzino ma di cui non è stata ancora ricevuta la relativa fattura, ovvero quest'ultima non è stata contabilizzata; essa, inclusa nell'inventario fisico, deve essere ricompresa anche in quello contabile; la merce acquistata e non consegnata ma di cui è già pervenuta regolare fattura, che, essendo stata rilevata nell'inventario contabile, deve essere inclusa anche in quello fisico; i resi a fornitori spediti e non ancora contabilizzati che, inclusi nell'inventario fisico, devono essere altresì inclusi in quello contabile. La procedura di cut-off, inoltre, deve essere impiegata quando la data a cui è riferito l'inventario fisico è diversa da quella a cui è riferito l'incontabile. Le eventuali differenze che emergono in seguito all applicazione della procedura di cut-off vengono segnalate al responsabile dell inventario, il quale eseguiti i dovuti accertamenti, procede alla rettifica dei saldi 65

76 contabili ed eventualmente redige, su richiesta del personale amministrativo, una relazione in merito all esito stesso. Il personale amministrativo spedisce l ordine cartaceo tramite fax o alla ditta corrispondente ad ogni ordine ed allega ricevuta di invio. In seguito gli ordini vengono visualizzati sulla procedura informatizzata a video da parte dei magazzinieri. Questi ultimi dopo i vari controlli sul materiale arrivato allegano gli ordini alle relative bolle di consegna e successivamente il magazziniere registra il documento di trasporto nella procedura NFS. L inventario sommario viene effettuato allo scopo di verificare eventuali discordanze tra le giacenze fisiche e quelle contabili affinché si possa evidenziare l evoluzione della gestione dei magazzini in corso d esercizio. Nel eseguire il sommario d inventario si pongono insieme delle operazioni finalizzate al riallineamento tra inventario fisico (derivante dal riscontro materiale dei beni in magazzino) e inventario contabile (desumibile dalle risultanze delle rilevazioni amministrative di magazzino), a causa delle divergenze che tra questi si vengono a creare per l'esistenza di operazioni di carico/scarico di materie e di prodotti effettuate immediatamente prima, o durante, lo svolgimento dell'inventario e non ancora concluse alla fine delle rilevazioni inventariali. In particolare per garantire la completezza e la correttezza dei sommari d inventario vengono applicate le procedure di cut-off, il cui obbiettivo è quello di riscontrare accuratamente i saldi della contabilità generale relativi alle rimanenze di magazzino con i totali derivanti dalle conte fisiche e le eventuali differenze (rettifiche) siano correttamente registrate nel rispetto del principio della competenza economica. In particolare, attraverso il cut off è possibile verificare la corretta correlazione tra la rilevazione contabile di una determinata transazione e il momento di perfezionamento della stessa. A titolo di esempio, la rilevazione contabile di un acquisto di beni avviene al momento del passaggio di proprietà, sostanzialmente determinato dal trasferimento dei rischi ad essi relativi. Tale passaggio determina, infatti, il perfezionamento dell acquisto e conseguentemente il momento in cui l operazione secondo i principi contabili di riferimento deve essere registrata in contabilità. Le procedure di cut-off possono interessare sia le operazioni di carico che le operazioni di scarico. Per quanto concerne le operazioni di carico, la procedura di cut-off riguarda: la merce entrata in magazzino ma di cui non è stata ancora ricevuta la relativa fattura, ovvero quest'ultima non è stata contabilizzata; essa, inclusa nell'inventario fisico, deve essere ricompresa anche in quello contabile; la merce acquistata e non consegnata ma di cui è già pervenuta regolare fattura, che, essendo stata rilevata nell'inventario contabile, deve essere inclusa anche in quello fisico; i resi a fornitori spediti e non ancora contabilizzati che, inclusi nell'inventario fisico, devono essere altresì inclusi in quello contabile. La procedura di cut-off, inoltre, deve essere impiegata quando la data a cui è riferito l'inventario fisico è diversa da quella a cui è riferito l'incontabile. Le eventuali differenze che emergono in seguito all applicazione della procedura di cut-off vengono segnalate al responsabile dell inventario, il quale eseguiti i dovuti accertamenti, procede alla rettifica dei saldi contabili ed eventualmente redige, su richiesta del personale amministrativo, una relazione in merito all esito stesso. Il personale amministrativo spedisce l ordine cartaceo tramite fax o alla ditta corrispondente ad ogni ordine ed allega ricevuta di invio. In seguito gli ordini vengono visualizzati sulla procedura informatizzata a video da parte dei magazzinieri. Questi ultimi dopo i vari controlli sul materiale arrivato allegano gli ordini alle relative bolle di consegna e successivamente il magazziniere registra il documento di trasporto nella procedura NFS. E1.4 (già E1.3) Garantire l adeguamento del dato contabile delle rimanenze alle risultanze dell inventario. Le rimanenze comprendono sia i beni economali che sanitari gestiti a magazzino; importante sottolineare che l ASL CN2 non detiene merci dell azienda presso terzi depositari. Pertanto, al 31/12 è necessario effettuare la valutazione di ogni singolo articolo di magazzino in quanto i costi sostenuti durante l anno per l acquisto dei beni possono essere considerati di competenza solo se i beni sono stati ricevuti entro il 31/12. Tuttavia per una corretta valorizzazione delle rimanenze occorre controllare che i costi di acquisto siano stati esposti al netto di resi, sconti commerciali, abbuoni, premi e maggiorati di tutti gli oneri accessori direttamente imputabili (trasporto, carico e scarico, imposte e tasse, dazi, ecc.). Ne consegue che i costi sostenuti per i beni in rimanenza sono di competenza e che tali beni entrano a far parte degli elementi attivi del patrimonio aziendale. Il momento della valutazione deve essere preceduto da un accurata rilevazione delle quantità, che viene effettuata attraverso: 66

77 - un inventario fisico del magazzino (inventario di fatto) consistente nella ricerca dei singoli beni nei locali aziendali; - un sistema affidabile di rilevazioni contabili di magazzino, che consentano la determinazione permanente delle scorte (inventario contabile). Nell inventario fisico le rimanenze da conteggiare sono quelle, in proprietà, che: - si trovano fisicamente nei magazzini; - si trovano presso le SOC utilizzatrici di beni; Certamente, l inventario contabile deve coincidere con l inventario di fatto. Nel caso in cui questa coincidenza non si verifica, i dati contabili devono essere analizzati e si devono ricercare le cause delle differenze riscontrate. Nell articolo 2426 Codice Civile, punto 9), viene citato il principio della prudenza volto ad impedire la sopravvalutazione del patrimonio, pertanto, le rimanenze devono essere iscritte nell inventario al minore tra il costo di acquisto o di produzione (criterio del costo storico) e il valore di realizzo desumibile dall andamento del mercato (criterio del valore di mercato). Il costo storico è dato dalla somma del prezzo di acquisto e degli oneri accessori. Il magazzino costituisce una quadratura contabile dinamica che, di anno in anno, viene rettificata con il metodo contabile indiretto, rilevando: - in Avere di appositi conti economici di reddito accesi alle rettifiche di costo (Merci c/rimanenze finali, Materie di consumo c/rimanenze finali...) i valori attribuiti alle rimanenze finali. Queste poste di rettifica rappresentano dei componenti positivi di reddito che affluiranno alla situazione economica dopo le scritture di assestamento; - in Dare di appositi conti economici di reddito accesi ai costi sospesi (Merci, Materie di consumo...) gli stessi valori, rinviati al futuro e quindi considerati elementi attivi del patrimonio di funzionamento. Questi valori, dopo le scritture di assestamento, affluiranno alla situazione patrimoniale. E1.5 (già E1.4) Predisposizione di procedure specifiche per la gestione dei conti deposito (es dispositivi, farmaci, materiale monouso). Nelle Aziende Sanitarie Locali è possibile eseguire una distinzione tra le diverse categorie di prodotti aziendali all interno del flusso logistico, in particolare la distinzione si effettua tra: a. prodotti di consumo a gestione diretta; b. prodotti di consumo in conto deposito. a. PRODOTTI DI CONSUMO A GESTIONE DIRETTA Per gestione diretta dei prodotti di consumo s intende che il processo di acquisto, stoccaggio ed erogazione è di competenza dei magazzini farmaceutici ed economali aziendali i quali si occuperanno del flusso logistico nella sua interezza. Inoltre i magazzini aziendali, gestiranno tutti i prodotti di consumo siano essi di pertinenza della farmacia siano essi dell economato, quando acquistati per specifiche esigenze dei centri richiedenti. In questo caso tale specificazione sarà riportata a cura del responsabile del procedimento, nell atto formale d acquisto previa consultazione dei responsabili dei magazzini farmaceutici ed economali che dovranno gestire i prodotti di consumo oggetto dell atto. b. PRODOTTI DI CONSUMO IN CONTO DEPOSITO Per prodotti di consumo in conto deposito s intende la possibilità per l ASL di stipulare con i propri fornitori dei contratti di fornitura in conto deposito. I summenzionati contratti si basano su un rapporto diretto tra il centro richiedente aziendale e il fornitore aggiudicatario con la proprietà del magazzino in carico a quest ultimo. Nello specifico, la gestione della merce in conto deposito richiede che all arrivo della merce sulla bolla accompagnatoria sia presente il riferimento merce in conto deposito ; in questo modo il personale addetto al magazzino inserendo i dati sulla procedura informatizzata collega la merce al centro di costo richiedente. La bolla, in seguito, viene inviata alla S.O.C Economato seguendo il medesimo iter delle altre bolle accompagnatorie. 67

78 E2) Individuare i movimenti in entrata e in uscita e il momento effettivo di trasferimento del titolo di proprietà delle scorte. E2.3 (già E2.2) Con cadenza almeno annuale, effettuare la verifica della competenza temporale delle registrazioni (cut off) attraverso l analisi degli ultimi documenti di entrata e di uscita del periodo ed i primi del periodo successivo e le relative fatture al fine di verificare la corretta rilevazione in Co.Ge. Il test di cut-off si sostanzia nella verifica degli ultimi documenti di trasporto in entrata ed in uscita a cavallo dell esercizio e delle relative fatture di acquisto e di vendita al fine di verificare che: - le merci scaricate negli ultimi giorni dell anno siano state contabilizzate in riduzione dei beni in giacenza nel magazzino fisico a fine esercizio; - le merci caricate negli ultimi giorni dell anno siano state contabilizzate in aumento dei beni in giacenza nel magazzino fisico a fine esercizio ed il rispettivo costo sia stato inserito nel conto economico del medesimo esercizio; - le merci scaricate nei primi giorni dell anno siano state contabilizzate in riduzione dei beni in giacenza nel magazzino fisico del nuovo esercizio; - le merci caricate nei primi giorni dell anno siano state contabilizzate in aumento dei beni in giacenza nel magazzino fisico del nuovo esercizio ed il rispettivo costo sia stato inserito nel conto economico del medesimo esercizio. Concretamente il test di cut-off ha come obiettivo la verifica della corretta imputazione delle operazioni di carico e di scarico per competenza attraverso la verifica che le registrazioni di uscita e di entrata delle merci siano state effettuate nel corretto periodo di competenza. A titolo di esempio, la rilevazione contabile di un acquisto di beni avviene al momento del passaggio del titolo di proprietà, passaggio determinato dal trasferimento dei rischi collegati alla proprietà. Tale passaggio determina, infatti, il perfezionamento dell acquisto e conseguentemente il momento in cui l operazione secondo i principi contabili di riferimento deve essere registrata in contabilità. Normalmente il passaggio del titolo di proprietà, da un punto di vista sostanziale e non solo formale, determina l inclusione o meno dei beni nelle rimanenze di magazzino ad una certa data, in quanto con lo stesso vengono trasferiti i rischi relativi al bene. Il passaggio del titolo di proprietà si considera solitamente avvenuto alla data di consegna per i beni mobili, secondo le modalità contrattuali dell acquisto. Conformemente a quanto accennato in precedenza, alla fine di ciascun esercizio si procede all analisi degli ultimi documenti di entrata e di uscita del periodo ed i primi del periodo successivo con le relative fatture al fine di garantire la corretta registrazione e rilevazione per competenza. 68

79 E3) Rilevare gli aspetti gestionali e contabili delle scorte garantendo un adeguato livello di correlazione tra i due sistemi. E3.2 Laddove i sistemi di contabilità generale e contabilità di magazzino risultino diversi e non integrati, garantire il raccordo tra i dati contabili e gestionali al fine di garantire che la variazione delle rimanenze da dati gestionali corrisponda alla variazione delle rimanenze rilevata nei dati contabili (CE). I processi che caratterizzano le attività amministrative dell azienda come la contabilità generale e la gestione approvvigionamenti/ordini di acquisto e magazzini sono supportati dall applicativo informatico NFS che gestisce ed integra dal punto di vista informatico le diverse strutture e servizi. Pertanto, tramite NFS viene garantito il collegamento tra i due sistemi e il perfetto raccordo tra la variazione delle rimanenze risultante dai dati contabili e dai dati gestionali. 69

80 E4) Definire ruoli e responsabilità connessi al processo di rilevazione inventariale delle scorte (magazzini - reparti/servizi - terzi) al 31 dicembre di ogni anno E4.1 Individuare all'interno della struttura aziendale un responsabile amministrativo incaricato della supervisione dell'inventario fisico e valorizzazione delle rimanenze al 31 dicembre di ogni esercizio 1. AZIONI POSTE IN ESSERE Con determinazione n. 1267/000/DIG/13/0002 del 14 novembre 2013 sono stati incaricati della supervisione dell'inventario fisico e valorizzazione delle rimanenze al 31 dicembre di ogni esercizio: il dott. MONTI Claudio direttore della S.O. PROVVEDITORATO/S.O.S. ECONOMATO per i beni economali; il dott. RIELLA Felice Direttore ff. della S.O. Assistenza Farmaceutica Ospedaliera per i farmaci depositati presso la farmacia di Alba; la dott.ssa RECALENDA Valeria dirigente farmacista della S.O. Assistenza Farmaceutica Ospedaliera per i farmaci depositati presso la farmacia di Bra; l'arch. BIANCO Ferruccio direttore della S.O. Servizi Tecnici/S.O.S. Patrimoniale per i beni inventariati; 70

81 E5) Calcolare il turnover delle scorte in magazzino e delle scorte obsolete (scadute e/o non più utilizzabili nel processo produttivo) E5.1 Predisposizione di procedure formalizzate di cui: a. si definisca la metodologia di rilevazione ed il trattamento delle merci obsolete, scadute, a lento rigiro o detenute in eccesso b. periodicamente si esaminano le giacenze per identificare tutti i prodotti rientranti nelle indicate categorie. c. un responsabile esamina ed approva gli elenchi delle merci obsolete, scadute, a lento rigiro e detenute in eccesso e ne dispone il relativo trattamento contabile. d. le merci danneggiate vengono periodicamente identificate, fisicamente separate delle altre merci ed esaminate da un responsabile che ne dispone l'utilizzo ed il trattamento contabile. SEZIONE I BENI INVENTARIATI 1. DISMISSIONE DEI BENI INVENTARIALI La procedura di dismissione dei beni inventariali è conforme alle disposizioni previste della Legge Regionale 8/1995 art. 9 e s.m. e i.. I Servizi interessati segnalano alla S.O.S. Patrimoniale la non funzionalità dei beni. I beni soggetti a collaudo da parte del Servizio di Ingegneria Clinica necessitano di specifico verbale di dismissione. Mediante la procedura informatica si modifica lo stato dei beni da dichiarare fuori uso in rottamati. Apposita Commissione Tecnica istituita con Det. n. 599/com del 20/06/1996, accerta lo stato di inidoneità dei beni a qualsiasi tipo di utilizzo e ne dichiara, mediante verbale, lo stato definitivo di fuori uso. Previa comunicazione al Collegio Sindacale, il responsabile della SO Patrimoniale adotta il provvedimento determinativo di fuori uso dei beni, al fine di scaricarli dal patrimonio aziendale. Mediante la procedura informatica si trasforma lo stato dei beni da rottamati in dismessi. Secondo le disposizioni della norma regionale si dà comunicazione alle altre strutture sanitarie pubbliche regionali e, in subordine, agli enti ed organizzazioni non governative di carattere umanitario (purché riconosciute ai sensi di legge) l elenco dei beni fuori uso perché possano valutarne l eventuale utilizzo. L ASL CN2 con proprio Regolamento aziendale sul Patrimonio approvato con Det del 28/12/2007 riconosce tra i beneficiari dei beni fuori uso anche gli enti pubblici non economici, quali Scuole e Comuni al fine di consentire una fattiva collaborazione tra enti della Pubblica Amministrazione. Il processo di fine uso è gestito con cadenza bi/trimestrale o semestrale a seconda delle esigenze. SEZIONE II FARMACI IN SCADENZA 1. SCOPO Il D.lgs 219/2006 ribadisce l obbligo di riportare sul confezionamento primario dei medicinali il mese e l'anno di scadenza, indicati con parole o numeri (obbligo in vigore già dal 1983). La data di scadenza di un medicinale indica la validità del prodotto ovvero il lasso di tempo entro il quale è possibile utilizzarlo, purché correttamente conservato fino a tale data. Questa data corrisponde al periodo in cui il titolare dell autorizzazione al commercio garantisce una presenza minima del principio attivo del 90% rispetto a quanto dichiarato in etichetta, cioè garantisce la stabilità e la potenza terapeutica del prodotto con una variazione massima negativa del 10%. 71

82 Il concetto di data di scadenza è strettamente legato alle condizioni di conservazione, in quanto la temperatura di conservazione rappresenta una forma di energia che influisce sulla stabilità del prodotto. Modalità di conservazione particolari e date di scadenza ravvicinate vengono al giorno d'oggi imposte con una frequenza sempre maggiore, anche in relazione a formulazioni molto sofisticate che hanno una stabilità notevolmente inferiore rispetto a preparazioni farmaceutiche tradizionali: si pensi ad esempio alla diversa stabilità di preparati solubili in bustine o compresse effervescenti rispetto alle compresse tradizionali. Il commercio o la somministrazione di medicinali guasti è disciplinato dall articolo 443 del Codice Penale il quale sancisce che Chiunque detiene per il commercio, pone in commercio o somministra medicinali guasti o imperfetti è punito con la reclusione da sei mesi a tre anni e con la multa non inferiore a lire duecentomila. La normativa vigente prevede che le strutture sanitarie debbano adottare iniziative dirette a favorire in via prioritaria la prevenzione e la riduzione della produzione dei rifiuti, incentivando, ad esempio, l'ottimizzazione dell'approvvigionamento e dell'utilizzo di farmaci. A tal fine è necessario effettuare un monitoraggio quali quantitativo dei medicinali scaduti. Per quanto concerne i DM ciascuna delle direttive sui dispositivi medici (Direttiva sui Dispositivi Medici, Direttiva sugli Impiantabili Attivi e Direttiva sui Diagnostici in Vitro richiede una dichiarazione fornita sull etichetta e/o l'informazione fornita con il dispositivo riguardo a limiti di tempo per un uso sicuro del dispositivo. Sebbene le diciture differiscano, ciascuna afferma la necessità di fornire questa informazione. Lo scopo della presente procedura è quello di guidare il personale del magazzino della farmacia Ospedaliera nella gestione ottimale delle scadenze di tutto il materiale stoccato. 2. OBIETTIVI La procedura di dismissione dei beni inventariali segue le disposizioni previste della Legge Regionale 8/1995 La presente procedura ha i seguenti obiettivi: - Ridurre al minimo gli sprechi intesi come dispendio di risorse economiche in farmaci scaduti - Evitare che i farmaci scaduti entrino nel circuito della distribuzione, mettendo a rischio la sicurezza e l efficacia della terapia - Garantire un corretto smaltimento dei medicinali scaduti 3. CAMPO DI APPLICAZIONE La procedura va applicata mensilmente presso i magazzini della Farmacia Ospedaliera di Alba e di Bra. 4. MODIFICHE ALLE VERSIONI PRECEDENTI La presente procedura è stata emessa il 21/12/2012 e viene revisionata ogni tre anni, salvo l'emanazione di nuove norme o linee guida o l'emergere di fattori critici. 5. MATRICE DELLE RESPONSABILITÀ/ATTIVITÀ Attività Magazziniere Farmacista Attività 1 C R Attività 2 C R Attività 3 C R Attività 4 C R Attività 5 C R Attività 6 C R Attività 7 C R R=responsabile; C=collaboratore 72

83 6. DIAGRAMMA DI FLUSSO All arrivo del prodotto controllo della data di scadenza Il prodotto scade nei 12 mesi successivi? no Stoccaggio si Registrazione sullo scadenziario 73

84 7. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA Attività 1 Controllo della scadenza dei prodotti in ingresso nel magazzino farmacia Cosa Quando Chi Come Controllo della scadenza dei prodotti in ingresso nel magazzino farmacia All arrivo della merce dal fornitore (ditta farmaceutica, altro ospedale, altra sede del magazzino farmacia ) Il magazziniere All arrivo della merce il magazziniere ne controlla la data di scadenza. La data di scadenza è indicata sulla confezione esterna (la scatola di cartone), ma anche sul contenitore primario del medicinale (sull'etichetta della boccetta per gocce e sciroppi, oppure stampigliata sul fondo del tubetto di creme e pomate, o sul bordo dei blister che contengono le compresse e le capsule). Si esprime di solito con le due cifre relative al mese e altre due/quattro cifre relative all'anno (es. 12/12 oppure 12/2012) I prodotti dello stesso lotto hanno tutti la stessa scadenza. Se la data di scadenza non include anche il giorno, si intende che è possibile utilizzare il prodotto fino all'ultimo giorno del mese. La data di scadenza si riferisce sempre al prodotto in confezione integra e correttamente conservato, cioè conservato nel rispetto delle condizioni indicate sulla confezione stessa. La confezione può essere definita integra solo se non è danneggiata (assenza di lacerazioni, rotture, rigonfiamenti sospetti) e/o aperta. Si possono verificare due situazioni: 1. Il prodotto scade entro 12 mesi dalla data di ricezione della merce (attività 2) 2. Il prodotto ha validità superiore ai 12 mesi dalla data di ricezione della merce (attività 3) Attività 2 Gestione dei prodotti che scadono entro 12 mesi dalla data di ricezione della merce Cosa Quando Chi Come Gestione dei prodotti che scadono entro 12 mesi dalla data di ricezione della merce Quando il magazziniere individua, nella merce in arrivo, prodotti che scadono entro 12 mesi dalla data di ricezione della merce Il magazziniere Il magazziniere annota sullo scadenziario (Allegato 1: fac-simile di una pagina dello scadenziario), in corrispondenza della pagina intestata con il mese di scadenza del prodotto: - il nome commerciale del prodotto con il numero di lotto - il numero di confezioni in scadenza Procede poi allo stoccaggio della merce nell apposito scaffale (attività 4) Attività 3 Gestione dei prodotti con validità superiore ai 12 mesi dalla data di ricezione della merce Cosa Gestione dei prodotti con validità superiore ai 12 mesi dalla data di ricezione della merce Quando Quando il magazziniere individua, nella merce in arrivo, prodotti che hanno validità superiore ai 12 mesi a partire dalla data di ricezione della merce Chi Il magazziniere Come Il magazziniere procede allo stoccaggio della merce nell apposito scaffale (Attività 4) Attività 4 Stoccaggio della merce negli scaffali Cosa Quando Chi Come Stoccaggio della merce negli scaffali Dopo aver controllato la data di scadenza dei prodotti in ingresso nel magazzino farmacia Il magazziniere Dopo l attività 1 e 2/3 il magazziniere provvede allo stoccaggio dei prodotti secondo le seguenti regole: 1. Il prodotto a scadenza più ravvicinata va sempre posto in primo piano nello scaffale, in modo che venga prelevato per primo per cui: - Se il prodotto nuovo ha scadenza più ravvicinata va posto davanti a quello già stoccato - Se il prodotto nuovo ha scadenza più lunga va posto dietro a quello già stoccato 2. Se lo spazio nello scaffale non è sufficiente, il prodotto a scadenza più lunga va stoccato nell apposito scaffale riservato alle scorte annotando sulla confezione esterna: - Nome commerciale del prodotto - Data di scadenza e lotto - Quantità di confezioni stoccate 74

85 MAGAZZINIERE La scadenza del nuovo prodotto è antecedente a quella del prodotto già in scaffale? si Disposizione del prodotto nuovo davanti al prodotto in giacenza no Disposizione del nuovo prodotto dietro al prodotto già a scaffale si Lo spazio nello scaffale è sufficiente? no ok ok si Lo spazio nello scaffale è sufficiente? no Disposizione nel ripiano scorte del nuovo prodotto arrivato Disposizione nel ripiano scorte del prodotto a scadenza più lunga 75

86 Attività 5 Gestione dello scadenziario Cosa Quando Chi Come Gestione dello scadenziario Il primo giorno lavorativo di ogni mese Il magazziniere Il magazziniere controlla lo scadenziario il primo giorno lavorativo di ogni mese. A. Se sono presenti farmaci scaduti nel mese appena trascorso: - Rimuove il farmaco dallo scaffale e rimuove quelli stoccati nello spazio apposito per i farmaci in scadenza - Cancella la dicitura dallo scadenziario - Compila il verbale scaduti (allegato 2) - Scarica il farmaco al cdc Smaltisce il farmaco scaduto nell apposito contenitore per lo smaltimento dei farmaci scaduti - Appone una firma in calce alla pagina dello scadenziario - Fa controfirmare la pagina al farmacista B. Se sono presenti farmaci prossimi alla scadenza (ovvero che scadono nei 3 mesi successivi alla data del controllo): - Rimuove i farmaci che scadono nel mese successivo dallo scaffale e li pone in uno spazio dedicato - Fotocopia le pagine dello scadenziario relative ai tre mesi successivi alla data del controllo e le dà al farmacista - Il farmacista provvede a contattare l altra sede del magazzino farmacia oppure i reparti utilizzatori per richiedere se è possibile utilizzare il farmaco. Se entro i tre mesi il farmaco non viene richiesto da nessun reparto il magazziniere procede come descritto nel punto A NB. AMBULATORIO FARMACEUTICO: il personale che opera presso l ambulatorio farmaceutico preleva i farmaci in scadenza nei tre mesi successivi alla data del controllo e li rimanda al magazzino della farmacia di Alba insieme alla fotocopia delle relative pagine dello scadenziario. 76

87 Magazziniere Farmacista Controllo dello scadenziario il primo giorno del mese C è un prodotto in scadenza nei tre mesi successivi? no ok Ci sono prodotti scaduti il mese precedente? si no si ok Il prodotto è ancora presente in scaffale? no Cancellazione della dicitura dallo scadenziario Sono ancora presenti in scaffale? si Rimozione del prodotto dallo scaffale Cancella zione della dicitura dallo scadenzi ario no si Compilazione del verbale (allegato 2) Firma Scarico del prodotto al centro di costo Rimozione dello scaffale del prodotto che scade il mese successivo Comunicazione al farmacista tramite fotocopia dello scadenziario Proposta altra sede farmacia Proposta ai reparti 77

88 Attività 6 Compilazione del verbale scaduti Cosa Quando Chi Come Compilazione del verbale scaduti Quando sono presenti farmaci scaduti Il magazziniere e il farmacista Quando il magazziniere rileva un farmaco scaduto deve compilare il verbale (allegato 2) in cui devono essere indicati: - Il numero del verbale (secondo una numerazione progressiva) - La data di compilazione del verbale - Il nome del prodotto scaduto - Il dosaggio - La forma farmaceutica - Il numero di unità posologiche - La data di scadenza Il verbale deve essere firmato dal magazziniere, dal farmacista responsabile e da un farmacista collaboratore. Attività 7: Smaltimento dei farmaci scaduti Cosa Quando Chi Come Smaltimento dei farmaci scaduti Quando sono presenti farmaci scaduti Il magazziniere Come disciplinato dall art. 157 del D.lgs 216/06 devono essere istituiti idonei sistemi di raccolta di farmaci scaduti o inutilizzati. Il magazziniere preleva il farmaco/prodotto scaduto dallo scaffale o dall apposito spazio dedicato (vedi attività 5) e lo smaltisce nell apposito contenitore. 8. INDICATORI/PARAMETRI DI CONTROLLO - Verifica a campione dell assenza di prodotti scaduti stoccati a scaffale - Verifica a campione della disposizione dei prodotti stoccati a scaffale in base alla data di scadenza - Verifica della corretta compilazione dello scadenziario - Valorizzazione sul cdc al 31/12/aa (= importo dei farmaci scaduti nel corso dell anno)/ Valorizzazione delle scorte a magazzino al 31/12/aa. È considerata accettabile la soglia dello 0.15%. 9. LISTA DI DISTRIBUZIONE - Magazzinieri del Servizio di Farmacia Ospedaliera - Farmacisti del Servizio di farmacia Ospedaliera - Personale Amos che opera presso il Servizio di Farmacia Ospedaliera - Personale che opera presso l Ambulatorio farmaceutico (P.O. San Lazzaro) 10. RIFERIMENTI E BIBLIOGRAFIA - D.lgs 219/06 attuazione della direttiva 2001/83/CE (e successive direttive di modifica) relativa ad un codice comunitario concernente i medicinali per uso umano, nonchè della direttiva 2003/94/CE - Codice Penale della Repubblica Italiana 11. ALLEGATI - Allegato 1: Fac-simile di una pagina dello scadenziario - Allegato 2: Verbale di smaltimento degli scaduti 78

89 Allegato 1: Fac-simile di una pagina dello scadenziario Mese Anno FARMACO O MATERIALE QUANTITA Firma del magazziniere che ha effettuato il controllo Firma del farmacista 79

90 Allegati 2: Verbale smaltimento scaduti R E G I O N E P I E M O N T E SERVIZIO FARMACIA VERBALE SMALTIMENTO SCADUTI N (Luogo), li In data sono stati apposti nell apposito contenitore per i rifiuti speciali della farmacia i seguenti farmaci e/o presidi sanitari: Farmaco N. unità posologiche Scaduto il IL MAGAZZINIERE IL FARMACISTA IL FARMACISTA COLLABORATORE RESPONSABILE 80

91 SEZIONE III PRODOTTI FARMACEUTICI OBSOLETI, A LENTO RIGIRO E DETENUTI IN ECCESSO 1. SCOPO Scopo della presente procedura è quello di formalizzare le attività da espletare per la gestione del trattamento di merci obsolete, a lento rigiro e detenute in eccesso presso i magazzini della farmacia. 2. OBIETTIVI La presente procedura ha i seguenti obiettivi: - ottimizzare le scorte di magazzino - ridurre al minimo gli sprechi intesi come dispendio di risorse economiche in farmaci/materiale sanitario - evitare che i farmaci a lento rigiro e obsoleti stazionino presso i magazzini di farmacia, fino alla scadenza 3. CAMPO DI APPLICAZIONE La procedura va applicata presso i magazzini della Farmacia Ospedaliera di Alba e di Bra 4. MODIFICHE ALLE VERSIONI PRECEDENTI La presente procedura è stata emessa il 21/12/2012 e viene revisionata ogni tre anni, salvo l'emanazione di nuove norme o linee guida o l'emergere di fattori critici. 5. DEFINIZIONI Glossario Termine Merci obsolete Merci a lento rigiro Merci detenute in eccesso Siglario Sigla-acronimoabbreviazione NFS Significato Si definisce obsoleto un prodotto di cui non si registrano consumi negli ultimi due mesi (ad eccezione dei farmaci salvavita e dei farmaci la cui detenzione è obbligatoria in farmacia) Si definisce a lento rigiro un prodotto il cui consumo, costante nel tempo, sia sporadico Si definisce detenuto in eccesso un prodotto la cui scorta supera il consumo medio trimestrale Significato Sistema informatico aziendale di gestione del magazzino 6. MATRICE DELLE RESPONSABILITA /ATTIVITA Attività Farmacista Amministrativo Operatore tecnico di magazzino Attività 1 R Attività 2 R C Attività 3 R R R R=responsabile; C=collaboratore 81

92 7. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA Attività 1 Rilevazione delle merci obsolete, a lento rigiro e detenute in eccesso Cosa Quando Chi Come Rilevazione delle merci obsolete, a lento rigiro e detenute in eccesso Al momento del riordino dei farmaci e del materiale sanitario Il farmacista Con una cadenza settimanale (per la sede di Alba) e trisettimanale (per la sede di Bra) il personale amministrativo lancia, tramite il programma informatizzato NFS, la stampa del materiale consumato in cui figurano (riferite a un periodo di 45 giorni antecedenti il giorno della stampa): - La quantità ordinata - La quantità ricevuta - La quantità consumata - La giacenza presso il magazzino di competenza al momento del lancio della stampa - Il residuo da caricare (ordini inevasi) Dal confronto tra la giacenza rilevata e il consumo degli ultimi 45 giorni possono emergere le seguenti situazioni: - La quantità consumata è uguale a zero e la giacenza è positiva: il farmacista verifica il consumo degli ultimi due mesi tramite il supporto NFS. Se il prodotto è obsoleto (come da definizione) vd attività 2 - La giacenza è superiore al doppio della quantità consumata: il farmacista verifica il consumo medio trimestrale tramite supporto NFS. Se è un prodotto detenuto in eccesso (come da definizione) vd attività 2 Attività 2 Trattamento delle merci obsolete, a lento rigiro e detenute in eccesso Cosa Trattamento delle merci obsolete, a lento rigiro e detenute in eccesso Quando Dopo attività 1 Chi Il farmacista e il magazziniere Come 1. Verifica della corrispondenza tra la giacenza informatizzata e la giacenza fisica: se si rileva un errore prettamente informatico, si esula dall oggetto della presente procedura 2. Se si conferma la presenza di un prodotto obsoleto o detenuto in eccesso se ne indagano le cause e si prende uno dei seguenti provvedimenti: a) Si valuta il fabbisogno del magazzino dell altro Presidio Ospedaliero Aziendale: qualora l altro magazzino abbia necessità del prodotto, si procede alla sua cessione b) Si valuta la possibilità di rendere il prodotto alla Ditta fornitrice qualora l eccesso sia dovuto ad un ordine errato o ad una errata consegna da parte della ditta c) Si propone il prodotto a titolo di scambio ad altri ospedali o Asl Gestione 1. Se non c è corrispondenza tra la giacenza informatizzata e la giacenza fisica se ne non ricercano le cause e si effettuano le opportune correzioni conformità 82

93 Attività 3 Trattamento contabile Cosa Trattamento contabile Quando Dopo attività 2 Chi Il personale amministrativo o il personale di magazzino su indicazione del farmacista / il farmacista Come - In caso di trasferimento tra magazzini interni all Asl: l operatore tecnico di magazzino del servizio cedente effettua un movimento di Trasferimento diretto tra magazzini (X1EBE02) sul portale NFS. - In caso di restituzione del prodotto alla Ditta (vd procedura dedicata) - In caso di proposta ad altri ospedali, si possono verificare due situazioni: - Il farmacista contatta i colleghi delle altre Asl e concorda le modalità, le quantità e le tempistiche della cessione del prodotto: prende accordi per il trasporto (tramite volontari Asava o fattorini Amos) quindi dà disposizione al operatore tecnico di magazzino, attraverso copia del fax inviato alla farmacia contattata, di allestire la merce. Quest ultimo, all atto dell allestimento del materiale, comunica all amministrativo (tramite modulistica dedicata vd allegato 1) la necessità di effettuare un movimento di Uscita verso altri enti tramite videata Gestione Entrate/bolle P_CDE1T (tipo documento: UAEN ) sul portale NFS. A chiusura dell anno contabile a fine anno viene effettuato il calcolo dei debiti/crediti accumulati durante l anno con l ente ricevente e si effettua il saldo tramite cessione/ricezione di merci di importo equivalente al prestito/debito. - Il farmacista contatta i colleghi delle altre Asl e concorda le modalità, le quantità e le tempistiche dello scambio del prodotto con altra merce di pari valore: prende accordi per il trasporto (tramite volontari Asava o fattorini Amos) quindi dà disposizione al operatore tecnico di magazzino, attraverso copia del fax inviato alla farmacia contattata, di allestire la merce. Quest ultimo, all atto dell allestimento del materiale, comunica all amministrativo (tramite modulistica dedicata vd allegato 1) la necessità di effettuare un movimento di Uscita verso altri enti tramite videata Gestione Entrate/bolle P_CDE1T (tipo documento: UAEN ) sul portale NFS. Quando arriva il prodotto ricevuto in scambio, l operatore tecnico di magazzino verifica il quantitativo ricevuto e comunica all amministrativo (tramite modulistica dedicata vd allegato 1) la necessità di effettuare un movimento di Entrata da altri enti tramite videata Gestione Entrate/bolle P_CDE1T (tipo documento: EAEN ). sul portale NFS Gestione non conformità In caso non giunga a buon fine nessuna delle attività sopra riportate, il prodotto rimane in giacenza presso il magazzino della farmacia fino a scadenza (vd procedura dedicata). Si lascia comunque comunicazione agli altri Ospedali/Asl contattate in merito alla disponibilità del prodotto, con richiesta di approvvigionarsi in caso di necessità presso i nostri magazzini e non direttamente dai fornitori. In occasione di successivi contatti con altre Asl/Ospedali si ripropone il prodotto periodicamente. 8. INDICATORI/PARAMETRI DI CONTROLLO Valorizzazione sul cdc al 31/12/aa (= importo dei farmaci scaduti nel corso dell anno)/ Valorizzazione delle scorte a magazzino al 31/12/aa. È considerata accettabile la soglia dello 0.15%. 9.. LISTA DI DISTRIBUZIONE - Operatori tecnici di magazzino del Servizio di Farmacia Ospedaliera - Farmacisti del Servizio di farmacia Ospedaliera - Personale Amos che opera presso il Servizio di Farmacia Ospedaliera - Personale che opera presso l Ambulatorio farmaceutico (P.O. San Lazzaro) - Personale amministrativo del Servizio Farmacia Ospedaliera 10. ALLEGATI Allegato 1. Modulistica di Presa in carico/scarico da/verso altri enti 83

94 ALLEGATO 1: Modulistica di Presa in carico/scarico da/verso altri enti CARICO/SCARICO MANUALE Ospedali PRESA IN CARICO SCARICO DATA PRODOTTO CODICE Q.TA Causale: PRESO IN PRESTITO DA: DATO IN PRESTITO A: PRESA IN CARICO SCARICO DATA PRODOTTO CODICE Q.TA Causale: PRESO IN PRESTITO DA: DATO IN PRESTITO A: PRESA IN CARICO SCARICO DATA PRODOTTO CODICE Q.TA Causale: PRESO IN PRESTITO DA: DATO IN PRESTITO A: PRESA IN CARICO SCARICO DATA PRODOTTO CODICE Q.TA Causale: PRESO IN PRESTITO DA: DATO IN PRESTITO A: 84

95 SEZIONE IV PRODOTTI FARMACEUTICI DANNEGGIATI 1. SCOPO Scopo della presente procedura è quello di formalizzare le attività da espletare per la gestione dei prodotti danneggiati. 2. OBIETTIVI La presente procedura ha i seguenti obiettivi: - Preservare la sicurezza degli operatori tecnici di magazzino - Fornire le corrette modalità di gestione e manipolazione dei farmaci danneggiati - Garantire la corretta gestione contabile e amministrativa dei farmaci danneggiati 3. CAMPO DI APPLICAZIONE La procedura va applicata presso i magazzini della Farmacia Ospedaliera di Alba e di Bra 4. MODIFICHE ALLE VERSIONI PRECEDENTI La presente procedura è stata emessa il 21/12/2013 e viene revisionata ogni tre anni, salvo l'emanazione di nuove norme o linee guida o l'emergere di fattori critici. 5. DEFINIZIONI Glossario Termine Significato Prodotti danneggiati Si definisce danneggiato un prodotto non più utilizzabile secondo le modalità previste dal Riassunto delle caratteristiche del prodotto o dalla Scheda Tecnica a causa di una alterazione della integrità in fase di trasporto o di stoccaggio presso il magazzino farmacia. Si definisce altresì danneggiato un prodotto che non sia stato conservato secondo le corrette modalità di conservazione previste dal Riassunto delle caratteristiche del prodotto o dalla Scheda Tecnica Siglario Sigla-acronimoabbreviazione NFS RCP OTM Significato Sistema informatico aziendale di gestione del magazzino Riassunto delle caratteristiche del prodotto Operatore tecnico di magazzino 6. MATRICE DELLE RESPONSABILITA /ATTIVITA Attività Farmacista Amministrativo Operatore tecnico di magazzino Attività 1 R R R Attività 2 R R Attività 3 R R Attività 4 R R R R=responsabile; C=collaboratore 85

96 7. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA Attività 1 Rilevazione e gestione dei prodotti che giungono alla farmacia danneggiati Attività 1.1 Rilevazione dei prodotti che giungono alla farmacia danneggiati Cosa Rilevazione dei prodotti danneggiati Quando Al momento del ricevimento merci Chi L operatore tecnico di magazzino Come Prima di accettare formalmente la merce con l apposizione della firma sulla bolla che accompagna la merce, l operatore tecnico di magazzino deve verificare l integrità dei colli. In caso di riscontro di non conformità (ES. flaconi rotti, colli bagnati) nel materiale ricevuto, si procede come descritto al punto Attività 1.2 Gestione e manipolazione dei prodotti che giungono alla farmacia danneggiati Cosa Gestione e manipolazione dei prodotti che giungono alla farmacia danneggiati Quando Dopo attività Chi L operatore tecnico di magazzino e il farmacista Come 1. L operatore tecnico di magazzino segnala al farmacista la presenza di materiale non conforme. 2. Il farmacista valuta il rischio correlato alla manipolazione del prodotto in base alla natura del prodotto danneggiato ed indica agli operatori tecnici di magazzino le precauzioni che devono essere adottate: a) farmaci ad alto rischio (es. farmaci oncologici): utilizzo del kit per la gestione degli spandimenti accidentali come da procedura dedicata b) farmaci a rischio intermedio (es. antibiotici, emoderivati): utilizzo di guanti in nitrile e mascherina c) farmaci a rischio basso o nullo (es. Soluzione fisiologica, soluzione glucosata): nessuna particolare precauzione d) dispositivi medici con componenti taglienti o pungenti (es. siringhe con ago, aghi cannula, bisturi)/residui taglienti da rottura di flaconaggio in vetro: utilizzo di guanti rinforzati (tipo DPI). 3. L operatore tecnico di magazzino e il farmacista valutano l entità del danno, la percentuale di materiale danneggiato sul totale del materiale ricevuto, l urgenza dell approvvigionamento del materiale oggetto del danno al fine di concordare l accettazione o il rifiuto della merce a) rifiuto della merce: l operatore tecnico di magazzino non firma la bolla di accompagnamento e restituisce il materiale al corriere b) accettazione della merce: l operatore tecnico di magazzino firma la bolla di accettazione della merce con riserva di quantificare il danno. 4. L operatore tecnico di magazzino a) separa il materiale danneggiato dal materiale integro b) effettua il conteggio delle unità integre e di quelle danneggiate c) comunica il risultato del conteggio al personale amministrativo che deve effettuare il carico della bolla e al farmacista d) procede alla allocazione del materiale integro negli spazi dedicati e) procede allo smaltimento del materiale danneggiato secondo la natura del prodotto (rifiuti taglienti, rifiuti speciali, rifiuti ordinari) Gestione non conformità In caso l operatore si ferisca (ad es. con residui taglienti): effettuare segnalazione alla Direzione Sanitaria di Presidio In caso siano coinvolti farmaci oncologici: vedere la procedura di gestione degli spandimenti accidentali Attività 1.3 Cosa Gestione contabile e amministrativa dei prodotti che giungono alla farmacia danneggiati Quando Dopo attività Chi Il personale amministrativo e il farmacista Come 1. Il personale amministrativo a) carica la bolla limitatamente al quantitativo di prodotto integro ricevuto. b) predispone comunicazione alla Ditta fornitrice (e al Corriere per conoscenza) segnalando l accaduto e chiedendo saldo dell ordine con il quantitativo danneggiato oppure chiusura dell ordine e conseguente emissione di fattura limitatamente al quantitativo di materiale integro ricevuto 2. il farmacista visiona e firma la comunicazione alla ditta 86

97 Attività 2 Gestione dei prodotti danneggiati in fase di stoccaggio in farmacia o in fase di distribuzione ai reparti Attività 2.1 Gestione e manipolazione dei prodotti danneggiati in fase di stoccaggio in farmacia o in fase di distribuzione ai reparti Cosa Gestione e manipolazione dei prodotti danneggiati in fase di stoccaggio in farmacia o in fase di distribuzione ai reparti Quando In caso di danneggiamento merci durante la normale attività di magazzino presso la farmacia (allocazione merci negli spazi predisposti, preparazione ceste per i reparti, distribuzione ai reparti) Chi L operatore tecnico di magazzino e il farmacista Come 1. L operatore tecnico di magazzino segnala al farmacista il danneggiamento di materiale conservato presso il magazzino farmacia. 2. Il farmacista valuta il rischio correlato alla manipolazione del prodotto in base alla natura del prodotto danneggiato ed indica agli operatori tecnici di magazzino le precauzioni che devono essere adottate (vd attività 6.1.2) 3. l operatore tecnico di magazzino a) effettua il conteggio delle unità danneggiate b) comunica il risultato al farmacista c) procede allo smaltimento del materiale danneggiato secondo la natura del prodotto (rifiuti taglienti, rifiuti speciali, rifiuti ordinari) d) in caso di danneggiamento durante la fase di distribuzione provvede alla sostituzione del materiale danneggiato con materiale integro e procede alla consegna presso il reparto destinatario. Gestione non conformità In caso l operatore si ferisca (ad es. con residui taglienti): effettuare segnalazione alla Direzione Sanitaria di Presidio In caso siano coinvolti farmaci oncologici: vedere la procedura di gestione degli spandimenti accidentali: Attività 2.2 gestione contabile e amministrativa dei prodotti danneggiati in fase di stoccaggio in farmacia o in fase di distribuzione ai reparti Cosa Gestione contabile e amministrativa dei prodotti danneggiati in fase di stoccaggio in farmacia Quando Dopo attività Chi L operatore tecnico di magazzino Come In caso il prodotto danneggiato sia caricato sulla giacenza del magazzino farmacia l operatore tecnico di magazzino effettua lo scarico tramite supporto informatico NFS (videata X1EBE02) sul cdc Attività 3. Gestione dei prodotti non correttamente conservati Attività 3.1 Gestione e manipolazione dei prodotti non correttamente conservati Cosa Gestione e manipolazione dei prodotti non correttamente conservati Quando In caso di riscontro di errori di conservazione (es. alterazione della catena del freddo, stoccaggio al riparo dalla luce) Chi L operatore tecnico di magazzino e il farmacista Come ALTERAZIONE DELLA CATENA DEL FREDDO L operatore tecnico di magazzino - segnala al farmacista l interruzione della catena del freddo e le motivazioni che hanno determinato l evento (es. errore umano, malfunzionamento frigorifero) - fornisce al farmacista elenco scritto dei farmaci coinvolti dettagliando lotto, data di scadenza e quantità - ripone il materiale in area separata con indicazione chiara di NON UTILIZZARE IN ATTESA DI ACCERTAMENTI - comunica al farmacista la durata della interruzione della catena del freddo tramite registrazione informatica sul supporto Sirius in caso di malfunzionamento del frigorifero o tramite valutazione dettagliata in caso di errore umano Il farmacista in base alle tipologie di materiale coinvolto provvede a fornire indicazioni circa le modalità di gestione dei prodotti: - riportare il prodotto a temperatura compresa tra i 2 C e gli 8 C - mantenere il prodotto a temperatura ambiente e utilizzarlo entro i limiti di tempo previsti da RCP - conservare il materiale separato con indicazione chiara di NON UTILIZZARE IN ATTESA DI ACCERTAMENTI ALTRE ALTERAZIONI DELLA CONSERVAZIONI DEI FARMACI L operatore tecnico di magazzino - segnala al farmacista l errore di conservazione riscontrato e le motivazioni che hanno determinato l evento (es. errore umano) - fornisce al farmacista elenco scritto dei farmaci coinvolti dettagliando lotto, data di scadenza e quantità 87

98 - comunica al farmacista la durata del presunto errore di conservazione - ripone il materiale in area separata dal materiale di ordinaria distribuzione con indicazione chiara di NON UTILIZZARE IN ATTESA DI ACCERTAMENTI Qualunque sia la tipologia di alterazione della conservazione il farmacista verifica il grado di danneggiamento del prodotto: - consultando l RCP del prodotto - contattando le ditte fornitrici per approfondimenti in base a studi e prove di stabilità in loro possesso In base alle risposte fornite dalle ditte il farmacista fornisce indicazioni agli operatori tecnici di magazzino: - il farmaco può essere rimesso in distribuzione perché non ha subito alterazioni a causa della alterazione della conservazione - il farmaco deve essere smaltito perché non può essere considerato stabile a causa della alterazione della conservazione Attività 3.2 Gestione contabile e amministrativa dei prodotti non correttamente conservati Cosa Gestione contabile e amministrativa dei prodotti non correttamente conservati Quando Dopo attività Chi L operatore tecnico di magazzino Come In caso il prodotto danneggiato debba essere smaltito l operatore tecnico di magazzino effettua lo scarico tramite supporto informatico NFS (videata X1EBE02) sul cdc Attività 4. Registrazione avanzamento iter procedurale Cosa Registrazione avanzamento iter procedurale Quando Durante attività 1,2 e 3 Chi L operatore tecnico di magazzino, il personale amministrativo e il farmacista Come A mano a mano che l iter descritto dalla presente procedura viene messo in atto, il personale coinvolto registra tramite apposizione della propria firma sulla tabella in Allegato1, l espletamento delle attività descritte. Alla conclusione dell iter, il farmacista appone la firma di certificazione dopo aver verificato l adempimento di quanto previsto dalla procedura. La versione cartacea dell allegato 1 viene archiviata in apposita cartellina presso l ufficio dei farmacisti. 7. INDICATORI/PARAMETRI DI CONTROLLO % di compilazione Allegato 1 (n di eventi verificati/n eventi registrati) 9.. LISTA DI DISTRIBUZIONE - Operatori tecnici di magazzino del Servizio di Farmacia Ospedaliera - Farmacisti del Servizio di farmacia Ospedaliera - Personale Amos che opera presso il Servizio di Farmacia Ospedaliera - Personale che opera presso l Ambulatorio farmaceutico (P.O. San Lazzaro) - Personale amministrativo del Servizio Farmacia Ospedaliera 10. ALLEGATI Allegato 1: Registrazione avanzamento iter procedurale 88

99 ALLEGATO 1 Allegato 1: Registrazione avanzamento iter procedurale Data Codice prodotto Descrizione prodotto prodotti che giungono alla farmacia danneggiati Rilevazione dei prodotti (firma OTM al ricevimento merci) Gestione e manipolazione dei prodotti (firma OTM e farmacista) Gestione contabile e amministrativa (firma amministrativo e farmacista) prodotti danneggiati in fase di stoccaggio in farmacia o in fase di distribuzione ai reparti Gestione e manipolazione dei prodotti (firma OTM e farmacista) Gestione contabile e amministrativa (firma OTM) prodotti non correttamente conservati Gestione e manipolazione dei prodotti (firma OTM e farmacista) Gestione contabile e amministrativa (firma OTM) certificazione di conclusione dell' iter previsto dalla procedura (firme) farmacista 89

100 SEZIONE V BENI ECONOMALI 1. PRINCIPI E OBIETTIVI DEL CONTROLLO Ai fini di garantire un adeguato livello qualitativo delle informazioni e dei dati prodotti per il bilancio d esercizio, si riportano in sintesi i principi e gli obiettivi che ispirano il disegno delle procedure amministrative per la gestione del Ciclo Magazzino: - accertamento dell esistenza fisica e della completa rilevazione delle giacenze; - verifica del titolo di proprietà o di possesso; - corretta valutazione delle giacenze di magazzino; - accertamento della corretta esposizione in bilancio; - accertamento dell uniformità dei principi contabili rispetto all esercizio precedente. 2. PROCEDURE MINIME DI CONTROLLO In base ai suddetti principi ed obiettivi, si illustrano i livelli minimi di controllo che ciascuna procedura dovrà garantire. 1. ESISTENZA FISICA E COMPLETA RILEVAZIONE DELLE GIACENZE Le diverse fasi della gestione di magazzino devono essere affidate a singoli responsabili incaricati di garantire il rispetto di idonee procedure, quali: a) determinazione di linee di responsabilità per le giacenze di magazzino a) identificazione, controllo quantitativo e qualitativo, riscontro con gli ordinativi d acquisto all atto della ricezione dei beni; b) adeguata dislocazione e disposizione dei beni in magazzino; c) controllo sui prelievi, versamenti e movimenti vari tra il magazzino ed i reparti di destinazione; d) controllo sulla corrispondenza tra quantità e qualità del bene da spedire e preventiva autorizzazione all uscita, formalizzata su apposito documento; e) segnalazione dell avvenuta uscita del bene agli uffici incaricati delle registrazioni relative ai beni di terzi presso l azienda e della tenuta della contabilità di magazzino. b) Uso e controllo di moduli prenumerati e approvati da responsabili autorizzati per la movimentazione fisica delle giacenze. Questa prassi prevede che ogni movimentazione delle giacenze sia accompagnata e comprovata da appositi documenti (buoni di entrata, uscita, prelievo e versamento, ecc.). Tali documenti, emessi e firmati da responsabili a ciò autorizzati, possono consistere in moduli prenumerati per facilitarne il controllo di sequenza e la corretta archiviazione. c) Esistenza di una contabilità della movimentazione di magazzino. La contabilità di magazzino risulta necessaria dal punto di vista gestionale per poter seguire i movimenti delle giacenze, i livelli di riordino e individuare fenomeni di lento rigiro, obsolescenza, eccedenza di scorta, ecc.. Tale contabilità facilita altresì l esecuzione delle ricognizioni fisiche periodiche e finali di magazzino. d) Rilevazione fisica delle giacenze. La rilevazione fisica delle giacenze rappresenta un attività di fondamentale importanza per la verifica della corretta gestione dei magazzini e per la corretta valorizzazione delle rimanenze finali di periodo. Tale ricognizione può essere attuata: in unica soluzione, mediante un inventario fisico completo; con inventari parziali, su base ciclica, aventi una frequenza tale da inventariare, almeno una volta all anno, tutte le componenti di magazzino; Le risultanze inventariali devono essere riscontrate con le esistenze della contabilità di magazzino, per poter ricercare le cause di eventuali discordanze e per apportare le dovute rettifiche alle rilevazioni fisiche o a quelle contabili, oltre che alle procedure di gestione del magazzino. Per un appropriata esecuzione dell inventario fisico è necessario che siano previste alcune fasi: a) una appropriata programmazione dell inventario fisico e la redazione di norme scritte che disciplinino le modalità di esecuzione ed i soggetti responsabili; b) una razionale predisposizione delle giacenze allo scopo di facilitarne i conteggi; c) un chiaro sistema di identificazione e descrizione delle scorte; 90

101 d) l individuazione delle giacenze a lento rigiro, obsolete, difettose; e) la predisposizione di adeguate procedure di conteggio, riepilogazione e controllo delle quantità risultanti da inventario, mediante l adozione di una idonea modulistica (cartellini prenumerati o simili); f) un controllo sulle eventuali movimentazioni di magazzino che intervengono nel corso 1) dell inventario; g) l identificazione dei beni di terzi presso l azienda; h) corrette procedure di imputazione per competenza degli utilizzi e degli acquisti effettuati nel periodo precedente e in quello successivo all inventario fisico. 2. TITOLO DI PROPRIETÀ O DI POSSESSO L azienda deve disporre di una documentazione e di un sistema di rilevazioni tali da poter provare e salvaguardare il suo diritto di proprietà sui beni acquistati. I beni di terzi presso l azienda, invece, devono essere identificati o identificabili sia fisicamente che contabilmente. A tal fine, oltre ad una documentazione di base e ad una contabilità del tipo già citato per i beni di terzi presso l azienda, occorre disporre di apposite aree di giacenza, oppure di cartellini o simili mezzi atti a separare i beni di terzi da quelli di proprietà dell azienda. Tutte le limitazioni alla libera disponibilità dei beni di proprietà dell Azienda devono essere tenute presenti mediante apposite rilevazioni dei vincoli esistenti (riserve di proprietà, privilegi, ecc.). 3. CORRETTA VALUTAZIONE DELLE GIACENZE DI MAGAZZINO Il sistema di controllo interno ed il sistema informativo devono dare la possibilità di procedere alla valutazione delle giacenze di magazzino in base ai principi contabili statuiti, tenendo presente, oltre al costo d acquisto, la comparazione dello stesso con il prezzo o valore di mercato. 1) Determinazione del costo Vanno assicurati i seguenti accorgimenti strumentali: a) idonea procedura informatica di applicazione del criterio di valorizzazione delle rimanenze finali, in base a quanto stabilito dai principi contabili; b) registrazione dei carichi di magazzino e dei relativi costi in base ad idonea documentazione regolarmente approvata; 2) Determinazione del prezzo di mercato. L azienda attua procedure atte a consentire il raffronto tra il costo delle giacenze ed il relativo valore di mercato, così come definito dagli statuiti principi contabili, in tutti i casi in cui vi sia una indicazione della necessità di procedere a tale raffronto. A tal fine, la procedura informatica implementata consente l individuazione delle giacenze soggette a fenomeni di lenta movimentazione, scadenza ed obsolescenza. Sotto- sezione 1 - GESTIONE BENI CONSUMO SANITARIO 1. SCOPO DELLA PROCEDURA Ai fini di garantire un adeguato livello qualitativo delle informazioni e dei dati prodotti per il bilancio Scopo della presente procedura è di: - descrivere le responsabilità e le modalità operative di gestione dei beni di consumo sanitario, definendo nel dettaglio attività, procedure di controllo, livelli autorizzativi e strumenti informativi utilizzati; - diffondere a tutte le strutture coinvolte gli elementi conoscitivi del processo di gestione dei beni di consumo sanitario ottimizzando i comportamenti delle strutture coinvolte nel rispetto dei principi di correttezza amministrativa, efficacia ed efficienza; - consentire la generazione delle evidenze necessarie per la corretta ed accurata redazione del bilancio di esercizio. 2. APPLICABILITA La presente procedura riguarda le seguenti articolazioni organizzative coinvolte: - Ufficio Magazzino Beni Sanitari; - Reparti Ospedalieri; - Ufficio Economico-Finanziario. 91

102 Per le giacenze di beni sanitari si fa indicativamente riferimento alle categorie così classificate nel mod.sp. AB0100 B.I) RIMANENZE AB0102 B.I.1) Rimanenze materiale sanitario AB0104 B.I.1.a) Prodotti farmaceutici ed emoderivati AB0106 B.I.1.b) Materiali diagnostici prodotti chimici AB0108 B.I.1.c) Materiali diagnostici, lastre RX, mezzi di contrasto per RX, carta per ECG, ECG, ecc. AB0110 B.I.1.d) Presidi chirurgici e materiali sanitari AB0112 B.I.1.e) Materiali protesici AB0114 B.I.1.f) Altri beni e prodotti sanitari AB0116 B.I.1.g) Acconti su forniture materiale sanitario 3. MODALITA OPERATIVE CLASSIFICAZIONE DEI BENI DI CONSUMO SANITARIO Nella presente procedura per beni di consumo sanitario si intendono le seguenti categorie di prodotti: Prodotti farmaceutici ed emoderivati; Ossigeno; Prodotti dietetici; Materiali per la profilassi (vaccini); Materiali diagnostici prodotti chimici; Materiali diagnostici, lastre RX, mezzi di contrasto per RX, carta per ECG, ECG, etc; Presidi chirurgici e materiali sanitari; Materiali protesici Materiali per emodialísi; Materiali e Prodotti per uso veterinario; Altri beni e prodotti sanitari; Tali prodotti sono di competenza delle strutture farmaceutiche (Farmacia Ospedaliera e Farmacia Territoriale) dell Azienda Sanitaria che provvedono al loro ricevimento, immagazzinamento e distribuzione ai centri utilizzatori. Dal punto di vista contabile i beni di consumo sanitario vengono classificati secondo la terna Categoria/Classe/Sottoclasse che consente di: classificare i prodotti/servizi acquistati dall azienda ai fini del monitoraggio della spesa; collocare i relativi dati di consumo all interno di uno specifico conto di Bilancio (Contabilità Generale); associare il consumo di un fattore produttivo al Centro di Costo richiedente (Contabilità Analitica) A tal fine ciascuna terna Categoria/Classe/Sottoclasse è associata a uno ed un solo conto (economico) d acquisto: ciascun prodotto, in fase di inserimento nell anagrafica aziendale, viene associato ad una terna Categoria/Classe/Sottoclasse e, tramite questa, quindi: ad uno ed un solo conto economico; ad almeno un fattore produttivo. ORGANIZZAZIONE DEI MAGAZZINI DEI BENI DI CONSUMO SANITARIO I beni di consumo sanitari vengono gestiti attraverso uno o più punti di immagazzinamento fisico dislocati sul territorio dell Azienda Sanitaria, in base alla organizzazione logistica stabilità dalla stessa Azienda. Ciascun punto rappresenta un centro di stoccaggio che verifica la correttezza dei prodotti ricevuti e cura il sistema di distribuzione dei beni ai centri di prelievo dislocati all interno dei presidi e del territorio, secondo le modalità di seguito indicate. I centri di stoccaggio vengono identificati all interno della procedura informatizzata di contabilità dell Azienda Sanitaria con la denominazione di Magazzini ; si tratta di magazzini di natura contabile che consentono di identificare la struttura richiedente e la tipologia di beni di consumo richiesti. ORGANIZZAZIONE INTERNA - MAGAZZINO BENI SANITARI Il Magazzino Beni Sanitari dell Azienda Sanitaria gestisce i processi di stoccaggio e distribuzione farmaci, dispositivi medici ed altro materiale sanitario destinato alla distribuzione diretta ai reparti e servizi ospedalieri; in particolare a tale struttura è affidata: gestione del magazzino dei farmaci e del materiale sanitario a scorta; il ricevimento e lo smistamento dei beni di consumo sanitario in transito, anche virtualmente tramite idonee procedure informatiche, verso le U.O. utilizzatrici (per esempio: laboratori, radiologia,ecc.); l erogazione diretta dei farmaci agli assistiti in dimissione dai Presidi e ai servizi dei Presidi ospedalieri a completamento del ciclo terapeutico avviato; 92

103 4. PROCESSO DI GESTIONE Il presente processo di gestione delle scorte di beni di consumo sanitario si articola nelle seguenti macrofasi: 1. Controlli al ricevimento ed in accettazione, carico magazzino e stoccaggio; 2. Emissione ed evasione delle richieste; 3. Prelievo, scarico magazzino e distribuzione; Di seguito vengo descritte le responsabilità e le modalità operative di gestione delle attività relative a ciascuna macrofase. 1. CONTROLLI AL RICEVIMENTO ED IN ACCETTAZIONE, CARICO MAGAZZINO E STOCCAGGIO Le operazioni ed i controlli che gli operatori tecnici incaricati effettuano all'arrivo della merce sono i seguenti: 1) Controllo al ricevimento: viene eseguito dal personale incaricato alla ricezione merci; il controllo viene effettuato contestualmente all'arrivo della merce e lo scopo è quello di effettuare una prima verifica del materiale in merito a: a. identità del materiale e che i prodotti siano perfettamente ed esaurientemente identificati ed identificabili in futuro; b. individuazione dei prodotti che necessitano di particolari modalità di stoccaggio (prodotti deperibili o non); c. verifica della corrispondenza tra le quantità del materiale pervenuto e le quantità indicate sul documento di trasporto; d. verifica dell'integrità dell'imballo esteriore; e. verifica sommaria dell'adeguatezza del mezzo di trasporto utilizzato e delle modalità di scarico, alle esigenze di conservazione e di manipolazione dei prodotti. Nel caso in cui l'imballo e/o il materiale presentino tracce di danneggiamento, o che le modalità di trasporto e scarico non risultino essere conformi ai requisiti indicati nelle specifiche fornite dal produttore, gli operatori incaricati della ricezione della merce contestano al trasportatore il danno rilevato e lo annotano sul documento di trasporto facendolo sottoscrivere dal trasportatore stesso. Se il presente controllo ha esito positivo il personale incaricato timbra e firma il DDT a fronte del ricevimento della merce indicata, annotando eventuali differenze o anomalie. 2) Controllo in accettazione: viene effettuato nel corso dello smistamento della merce della sua allocazione negli appositi armadi, scaffali o aree di stoccaggio. Il controllo viene effettuato a cura del personale incaricato allo stoccaggio e consiste nella verifica: a. dell'integrità della confezione e del materiale, ove possibile; b. delle caratteristiche del materiale, confrontando le caratteristiche riportate sulla confezione del materiale e della quantità con quanto richiesto sull'ordine di acquisto e quanto riportato sul documento di trasporto; c. della scadenza del materiale che non deve essere inferiore ai 2/3 di validità del prodotto (ove applicabile) e comunque non inferiore a 6 mesi; d. delle modalità di conservazione del prodotto riportate sulla confezione dello stesso. In caso di esito negativo dei controlli, la merce non conforme viene separata ed identificata per evitare che possa essere utilizzata accidentalmente, in attesa della restituzione al fornitore. Nel caso la merce consegnata sia in quantità minore rispetto a quella indicata in ordine il Responsabile del Magazzino Beni Sanitari provvede a contattare la ditta fornitrice per verificare i tempi di completa evasione dell ordine; in caso di errore da parte della ditta fornitrice, il Responsabile del Magazzino Beni Sanitari trasmette, invece, comunicazione scritta notificando le quantità non consegnate rispetto a quelle indicate nell ordine e richiedendo conferma e tempi relativi alla completa evasione. In caso di esito positivo delle verifiche di accettazione, l operatore incaricato stampa la copia dell ordine e la timbra/firma attestando l avvenuto superamento dei controlli, allegandolo al DDT. Al termine delle operazioni di accettazione il personale incaricato provvede a stoccare il materiale negli appositi scaffali e alle operazioni di carico nella procedura informatizzata di contabilità delle quantità accettate. 3) Carico del magazzino: Il materiale che ha superato i controlli in accettazione viene caricato a sistema a cura del personale incaricato, tempestivamente. In caso non sia possibile procedere alle operazioni di carico immediatamente dopo il termine delle operazioni di accettazione, le bolle in attesa di carico vengono conservate in appositi contenitori recanti la dicitura in attesa di carico per ridurre al minimo il rischio di mancato carico. L operatore per effettuare il carico provvede a richiamare l ordine cui la merce si riferisce e, per ciascuna delle righe d'ordine, ad inserire la quantità consegnata che ha superato i controlli. Può essere che la merce arrivata sia minore o maggiore a quella ordinata: a. nel primo caso (merce in arrivo minore della merce in ordine) è necessario attendere una consegna successiva per avere il saldo merce lasciando l ordine aperto ; b. nel secondo caso (merce in arrivo maggiore della merce in ordine) si procederà normalmente alla restituzione della merce in eccesso al fornitore, oppure, previa convalida del maggior ordine, 93

104 secondo le modalità stabilite dalla procedura del ciclo passivo, alla accettazione della merce ricevuta in eccesso. Con la registrazione della bolla si crea un documento di carico che contiene i seguenti dati: numero e data documento; riferimento dell'ordine; fornitore; riferimento numero e data bolla; magazzino emittente e servizio richiedente; quantità della merce arrivata. L'inserimento della bolla in procedura e quindi la creazione del documento di carico permette di aggiornare la quantità dei prodotti giacenti in magazzino. I DDT di ricevimento della merce controfirmati per ricevimento e i relativi ordini con la sigla per accettazione sono archiviati presso il Magazzino Beni Sanitari. La procedura di liquidazione, in fine, delle fatture ricevute a fronte della merce ricevuta in magazzino (mediante abbinamento e verifica di corrispondenza tra ordine/ddt/fattura), seguirà le modalità già stabilite nella procedura del ciclo passivo ed in base alla organizzazione interna della singola Azienda Sanitaria. In caso di farmaci stupefacenti e di sostanze psicotrope le operazioni di carico e di scarico vengono effettuate sia all interno della procedura informatizzata di contabilità che manualmente sullo specifico registro stupefacenti, con le annotazioni previste dalle relative disposizioni normative. 2. EMISSIONE ED EVASIONE DELLE RICHIESTE Le richieste di beni di consumo sanitario vengono inoltrate da parte del personale sanitario autorizzato: a. in forma elettronica; b. in forma cartacea. Le richieste dei farmaci possono quindi essere effettuate dal personale sanitario autorizzato, avvalendosi della procedura informatizzata di richieste da reparto, tramite password personalizzata, ovvero tramite appositi moduli cartacei resi disponibili dall Ufficio Magazzino Beni Sanitari. Le richieste trasmesse in modalità cartacea devono almeno riportare: a. Codice/descrizione del centro di costo richiedente; b. Firma leggibile del personale sanitario autorizzato; c. Data di richiesta. Il reparto invia la copia della richiesta in farmacia e ne trattiene una copia. Alla ricezione dei farmaci richiesti, il/la caposala o altro personale responsabile, controlla la qualità e la quantità dei prodotti ricevuti, segnalando per iscritto eventuali differenze entro le 24 ore successive. Trascorso tale periodo di tempo i farmaci saranno definitivamente attribuiti ai reparti. Le quantità ammesse per la richiesta sono quelle necessarie per il reparto sino alla successiva distribuzione. 3. PRELIEVO, SCARICO MAGAZZINO E DISTRIBUZIONE Il prelievo dei prodotti dal magazzino viene effettuato dal personale incaricato sulla base delle richieste ricevute, vidimate dal farmacista. Gli elementi fondamentali necessari, affinché possa essere evasa la richiesta sono i seguenti: a. identificazione della destinazione della merce; b. codice del centro di costo; c. data di emissione della richiesta; d. descrizione dei prodotti richiesti; e. firma del responsabile del punto di prelievo (per le richieste in formato cartaceo). Il personale incaricato ricevuta la richiesta: a. predispone quanto richiesto in appositi contenitori carrelli o bancali; b. identifica i contenitori, carrelli o bancali dei prodotti predisposti, con l'indicazione del punto di prelievo; c. indica nel modulo di richiesta le quantità messe in consegna e lo riconsegna al Farmacista il quale procede allo scarico dei prodotti dal magazzino al centro di costo, nella procedura informatizzata di gestione delle richieste. All atto della consegna il referente del centro di costo firma per accettazione il modulo di richiesta e prende in consegna il materiale. L Ufficio Magazzino Beni sanitari conserva i moduli di richiesta controfirmati per accettazione. 94

105 Sotto- sezione 2 - GESTIONE BENI DI CONSUMO ECONOMALE 1. SCOPO DELLA PROCEDURA Scopo della presente procedura è di: descrivere le responsabilità e le modalità operative di gestione dei beni di consumo economale, definendo nel dettaglio attività, procedure di controllo, livelli autorizzativi e strumenti informativi utilizzati; diffondere a tutte le strutture coinvolte gli elementi conoscitivi del processo di gestione dei beni di consumo economale, ottimizzando i comportamenti delle strutture coinvolte nel rispetto dei principi di correttezza amministrativa, efficacia ed efficienza; consentire la generazione delle evidenze necessarie per la corretta ed accurata redazione del bilancio di esercizio. 2. APPLICABILITA La presente procedura riguarda le seguenti articolazioni organizzative coinvolte: Ufficio Magazzino Beni Economali; Ufficio Economico-Finanziario. Per le giacenze di beni sanitari si fa indicativamente riferimento alle categorie così classificate nel mod.sp. 3. MODALITA OPERATIVE CLASSIFICAZIONE DEI BENI DI CONSUMO ECONOMALE Nella presente procedura per beni di consumo economale si intendono le seguenti categorie di prodotti: Prodotti alimentari; Materiali di guardaroba, di pulizia, e di convivenza in genere; Combustibili, carburanti e lubrificanti; Supporti informatici e cancelleria; Materiale per la manutenzione; Altri beni non sanitari; Tali prodotti sono di competenza delle strutture economali dell Azienda Sanitaria che provvedono al loro ricevimento, immagazzinamento e distribuzione ai centri utilizzatori. Dal punto di vista contabile i beni di consumo economale vengono classificati secondo la terna Categoria/Classe/Sottoclasse che consente di: classificare i prodotti/servizi acquistati dall azienda ai fini del monitoraggio della spesa; collocare i relativi dati di consumo all interno di uno specifico conto di Bilancio (Contabilità Generale); associare il consumo di un fattore produttivo al Centro di Costo richiedente (Contabilità Analitica) A tal fine ciascuna terna Categoria/Classe/Sottoclasse è associata a uno ed un solo conto (economico) d acquisto: ciascun prodotto, in fase di inserimento nell anagrafica aziendale, viene associato ad una terna Categoria/Classe/Sottoclasse e, tramite questa, quindi: ad uno ed un solo conto economico; ad almeno un fattore produttivo. 4. PROCESSO DI GESTIONE Il presente processo di gestione delle scorte di beni di consumo economale si articola nelle seguenti macrofasi: 1. Controlli al ricevimento ed in accettazione, carico magazzino e stoccaggio; 2. Emissione ed evasione delle richieste; 3. Prelievo, scarico magazzino e distribuzione; Di seguito vengo descritte le responsabilità e le modalità operative di gestione delle attività relative a ciascuna macrofase. 1. CONTROLLI AL RICEVIMENTO ED IN ACCETTAZIONE, CARICO MAGAZZINO E STOCCAGGIO Le operazioni ed i controlli che gli operatori tecnici incaricati effettuano all'arrivo della merce sono i seguenti: Controllo al ricevimento: viene eseguito dal personale incaricato alla ricezione merci; il controllo viene effettuato contestualmente all'arrivo della merce e lo scopo è quello di effettuare una prima verifica del materiale in merito a: 95

106 a. identità del materiale e che i prodotti siano perfettamente ed esaurientemente identificati ed identificabili in futuro; b. individuazione dei prodotti che necessitano di particolari modalità di stoccaggio (prodotti deperibili o non); c. verifica della corrispondenza tra le quantità del materiale pervenuto e le quantità indicate sul documento di trasporto; d. verifica dell'integrità dell'imballo esteriore; e. verifica sommaria dell'adeguatezza del mezzo di trasporto utilizzato e delle modalità di scarico, alle esigenze di conservazione e di manipolazione dei prodotti. Nel caso in cui l'imballo e/o il materiale presentino tracce di danneggiamento, o che le modalità di trasporto e scarico non risultino essere conformi ai requisiti indicati nelle specifiche fornite dal produttore, gli operatori incaricati della ricezione della merce contestano al trasportatore il danno rilevato e lo annotano sul documento di trasporto facendolo sottoscrivere dal trasportatore stesso. Se il presente controllo ha esito positivo il personale incaricato timbra e firma il DDT a fronte del ricevimento della merce indicata, annotando eventuali differenze o anomalie. Controllo in accettazione: viene effettuato nel corso dello smistamento della merce della sua allocazione negli appositi armadi, scaffali o aree di stoccaggio. Il controllo viene effettuato a cura del personale incaricato allo stoccaggio e consiste nella verifica: a. dell'integrità della confezione e del materiale, ove possibile; b. delle caratteristiche del materiale, confrontando le caratteristiche riportate sulla confezione del materiale e della quantità con quanto richiesto sull'ordine di acquisto e quanto riportato sul documento di trasporto; c. della scadenza del materiale rispetto ad un certo termine (p.e. 30 gg) da quello di validità del prodotto (ove applicabile); d. delle modalità di conservazione del prodotto riportate sulla confezione dello stesso. In caso di esito negativo dei controlli, la merce non conforme viene separata ed identificata per evitare che possa essere utilizzata accidentalmente, in attesa della restituzione al fornitore. Nel caso la merce consegnata sia in quantità minore rispetto a quella indicata in ordine il Responsabile del Magazzino Beni Economali provvede a contattare la ditta fornitrice per verificare i tempi di completa evasione dell ordine; in caso di errore da parte della ditta fornitrice, il Responsabile del Magazzino Beni Economali trasmette, invece, comunicazione scritta notificando le quantità non consegnate rispetto a quelle indicate nell ordine e richiedendo conferma e tempi relativi alla completa evasione. In caso di esito positivo, l operatore incaricato stampa la copia dell ordine e la timbra/firma attestando l avvenuto superamento dei controlli, allegandola al DDT. Al termine delle operazioni di accettazione il personale incaricato provvede a stoccare il materiale negli appositi scaffali e alle operazioni di carico nella procedura informatizzata di contabilità delle quantità accettate. Carico del magazzino: Il materiale che ha superato i controlli in accettazione viene caricato a sistema a cura del personale incaricato, tempestivamente. In caso non sia possibile procedere alle operazioni di carico immediatamente dopo il termine delle operazioni di accettazione le bolle in attesa di carico vengono conservate in appositi contenitori recanti la dicitura in attesa di carico per ridurre al minimo il rischio di mancato carico. L operatore per effettuare il carico provvede a richiamare l ordine cui la merce si riferisce e, per ciascuna delle righe d'ordine, ad inserire la quantità consegnata che ha superato i controlli. Può essere che la merce arrivata sia minore o maggiore a quella ordinata: a. nel primo caso (merce in arrivo minore della merce in ordine) è necessario attendere una consegna successiva per avere il saldo merce lasciando l ordine aperto ; b. nel secondo caso (merce in arrivo maggiore della merce in ordine) si procederà normalmente alla restituzione della merce in eccesso al fornitore, oppure, previa convalida del maggior ordine secondo le modalità stabilite dalla procedura del ciclo passivo, alla accettazione della merce ricevuta in eccesso. Con la registrazione della bolla si crea un documento di carico che contiene i seguenti dati: numero e data documento; riferimento dell'ordine; fornitore; riferimento numero e data bolla; quantità della merce arrivata. L'inserimento della bolla in procedura e quindi la creazione del documento di carico permette di aggiornare la quantità dei prodotti giacenti in magazzino. I DDT di ricevimento della merce controfirmati per ricevimento e i relativi ordini con la sigla per accettazione sono archiviati presso il Magazzino Beni Economali. 96

107 La procedura di liquidazione, in fine, delle fatture ricevute a fronte della merce ricevuta in magazzino (mediante abbinamento e verifica di corrispondenza tra ordine/ddt/fattura), seguirà le modalità già stabilite nella procedura del ciclo passivo ed in base alla organizzazione interna della singola Azienda Sanitaria. 2. EMISSIONE ED EVASIONE DELLE RICHIESTE Le richieste di beni di consumo economale vengono inoltrate da parte del personale autorizzato: a. in forma elettronica; b. in forma cartacea. Le richieste dei beni possono quindi essere effettuate dal personale autorizzato, avvalendosi della procedura informatizzata di richieste, tramite password personalizzata, ovvero tramite appositi moduli cartacei resi disponibili dall Ufficio Magazzino Beni Economali. Le richieste trasmesse in modalità cartacea devono almeno riportare: a. Codice/descrizione del centro di costo richiedente; b. Firma leggibile del personale autorizzato; c. Data di richiesta. Il reparto invia la copia della richiesta presso il Magazzino Beni Economali e ne trattiene una copia. La U.O. richiedente all atto di ricevimento dei beni controlla la qualità e la quantità dei prodotti ricevuti, segnalando per iscritto eventuali differenze entro le 24 ore successive. Trascorso tale periodo di tempo i beni saranno definitivamente attribuiti alle U.O. richiedenti. 3. PRELIEVO, SCARICO MAGAZZINO E DISTRIBUZIONE Il prelievo dei prodotti dal magazzino viene effettuato dal personale incaricato sulla base delle richieste ricevute, vidimate dal Responsabile del Magazzino Beni Economali. Gli elementi fondamentali necessari, affinché possa essere evasa la richiesta sono i seguenti: a. identificazione della destinazione della merce; b. codice del centro di costo; c. data di emissione della richiesta; d. descrizione dei prodotti richiesti; e. firma del responsabile della U.O. richiedente (per le richieste in formato cartaceo). Il personale incaricato ricevuta la richiesta: a. predispone quanto richiesto in appositi contenitori carrelli o bancali; b. identifica i contenitori, carrelli o bancali dei prodotti predisposti, con l'indicazione del punto di prelievo; c. indica nel modulo di richiesta le quantità messe in consegna e lo riconsegna al Responsabile Magazzino Economale il quale procede allo scarico dei prodotti al centro di costo, nella procedura informatizzata di gestione delle richieste. All atto della consegna il referente del centro di costo firma per accettazione il modulo di richiesta e prende in consegna il materiale. L Ufficio Magazzino Beni Economali archivia tutti i moduli di richiesta controfirmati per accettazione. Sotto- sezione 3 - INVENTARIAZIONE BENI DI CONSUMO SANITARIO ED ECONOMALE 1. SCOPO DELLA PROCEDURA Scopo della procedura è definire le modalità e le responsabilità connesse al processo di rilevazione inventariale delle giacenze dei beni di consumo sanitario ed economale presenti nei magazzini dell Azienda Sanitaria al 31 dicembre di ogni anno. Il presente documento ha inoltre la finalità di illustrare le attività minime di controllo volte a garantire la correttezza delle operazioni di inventario e consentire la generazione delle evidenze necessarie per la corretta ed accurata redazione del bilancio di esercizio. 2. APPLICABILITA La presente procedura riguarda le seguenti articolazioni organizzative coinvolte: - Ufficio Magazzino Beni Sanitari; - Ufficio Magazzino Beni Economali; - Ufficio Economico-Finanziario. 97

108 3. MODALITA OPERATIVE Le responsabilità connesse all inventario delle giacenze di beni di consumo sanitari ed economali di proprietà dell Azienda Sanitaria, presenti alla data del 31 dicembre presso i magazzini aziendali, sono così attribuite: - il Responsabile dell Ufficio Magazzini Beni Sanitari organizza e garantisce il corretto svolgimento delle procedure inventariali dei beni di consumo sanitario, gestiti a scorta presso i magazzini di competenza della Farmacia Ospedaliera e dei Presidi Ospedalieri; - il Responsabile dell Ufficio Magazzini Beni Economali organizza e garantisce il corretto svolgimento delle procedure inventariali di tutti i beni di consumo economale. A ciascun responsabile di inventario spetta il compito di: - designare ed organizzare in squadre il personale addetto alle operazioni di conta inventariale di fine anno per i beni di competenza; - verificare ed autorizzare le rettifiche dei dati di giacenza da inviare all Ufficio Economico- Finanziario per l iscrizione del dato in Bilancio. L inventario di fine anno dei beni di consumo a magazzino rappresenta un attività di fondamentale importanza per la verifica della corretta gestione dei magazzini e per la corretta valorizzazione delle rimanenze finali di periodo. Tale inventario potrebbe essere anche organizzato ciclicamente durante il corso dell anno, ma si ritiene imprescindibile il suo svolgimento almeno al termine dell esercizio. In caso di divergenza tra le giacenze fisiche accertate in sede di inventario e le giacenze contabili risultanti dalla procedura informatica, le giacenze contabili devono essere corrette ed adeguate a quelle fisiche. I motivi di discordanza delle giacenze fisiche/contabili devono essere indagati e chiariti, sia al fine di migliorare la gestione dei beni in entrata ed uscita dal magazzino, sia al fine di migliorare la gestione dei relativi documenti di carico e di scarico. Nei giorni prestabiliti dalla A.O., e comunque non prima degli ultimi 5 giorni precedenti la chiusura dell esercizio o non oltre i primi 5 giorni successivi, tutte le strutture responsabili di magazzini di beni di consumo sospendono le operazioni di carico e scarico (ad eccezione delle emergenze) e procedono all effettuazione della conta inventariale dei beni di consumo gestiti nelle modalità operative sotto descritte: - il Responsabile dell inventario organizza le squadre di rilevazione, individuando una coppia di persone per ogni settore di magazzino; - il personale di magazzino stampa, tramite la procedura informatizzata, il report Inventario per ubicazione-inventario per classe, alla data di inizio delle operazioni di conta, e lo consegna alle squadre di conta assieme a delle etichette adesive colorate; tale report conterrà due colonne vuote finali, nelle quali le squadre di conta indicheranno nella prima la quantità rilevata e nella seconda la presenza di merci obsolete, danneggiate o scadute (in relazione, ad esempio, ai farmaci), che dovranno essere inoltre distinte in appositi spazi del magazzino; - ciascuna squadra rileva, riportandolo sul report, i dati relativi alle quantità realmente in giacenza negli scaffali (conta fisica dei prodotti) e la eventuale presenza di merce obsoleta, danneggiata o scaduta; una volta contato ogni singola scatola, scaffale, armadio o bene (a seconda delle dimensioni dei beni) gli addetti alla conta appongono una etichetta adesiva colorata da loro siglata, che attesta l avvenuta inventariazione dei beni; tale etichetta non andrà rimossa sino al termine delle operazioni di conta; - al termine della conta, gli addetti alla conta firmano il report attestando la reale effettuazione delle operazioni di conta e la corretta rilevazione per ogni tipologia di bene della quantità in giacenza e delle ulteriori informazioni indicate; - laddove vengano riscontrati beni non presenti sul tabulato, il personale addetto alle conte indica gli estremi dei beni individuati (codice bene, descrizione, ecc.) e le quantità in giacenza in un apposito tabulato Inventario Beni non rilevati contabilmente che al termine delle conte sarà firmato dagli addetti alla conta e consegnato al Responsabile di inventario; - ciascun Responsabile dell inventario, ricevuti i report firmati dagli addetti alle conte, provvede alla verifica a campione della correttezza del dato di giacenza reale indicato, spuntandone le quantità, e delle ulteriori informazioni indicate; al termine di tale verifica appone la propria firma sul report, al fine di attestare l avvenuto controllo a campione; - il Responsabile dell inventario, in base ai dati reali di giacenza evidenziati sui report ricevuti, provvede all effettuazione delle opportune correzioni dei dati contabili (rettifica di inventario), ed in caso di divergenze tra i dati rilevati fisicamente e quelli indicati in contabilità, procede alla analisi delle relative motivazioni; - al termine delle operazioni di rettifica il Responsabile dell inventario procede al carico e scarico di eventuali beni di consumo pervenuti/consegnati nei giorni di inventario e sino al termine dell esercizio; - il Responsabile dell inventario al termine delle suddette operazioni provvede ad inviare all Ufficio Economico-Finanziaria i seguenti documenti: - il report Inventario per classe valorizzato con la indicazione dei dati relativi alle quantità reali/contabili in giacenza; 98

109 - un report che evidenzi le differenze riscontrate in sede di conta fisica e le rettifiche effettuate (rettifiche inventariali); - un report di raffronto tra il costo delle giacenze ed il relativo valore di mercato (utilizzando listini prezzo aggiornati o altro) evidenziando tutti quei beni che riportano un costo superiore al relativo valore di mercato; - un report che riporti le giacenze soggette a fenomeni di lenta movimentazione, scadenza ed obsolescenza; - un apposito report di tutti i documenti di entrata delle giacenze avvenute negli ultimi giorni dell anno (p.e. 15 gg) e nei primi giorni dell anno successivo (p.e. 15 gg). Ogni singolo Responsabile di inventario e l Ufficio Economico-Finanziario archiviano tutte le evidenze prodotte e relative alla conta fisica delle giacenze per anno, a supporto delle rettifiche e rilevazioni inventariali di fine anno. Sotto- sezione 4 - GIACENZE BENI DI CONSUMO PRESSO REPARTI 1. SCOPO DELLA PROCEDURA Scopo della procedura è definire le modalità e le responsabilità connesse al processo di rilevazione inventariale delle giacenze dei beni di consumo sanitario ed economale presenti presso i singoli reparti dell Azienda Sanitaria al 31 dicembre di ogni anno ovvero in forma ciclica almeno una volta l anno. Il presente documento ha inoltre la finalità di illustrare le attività minime di controllo volte a garantire la correttezza delle operazioni di inventario e consentire la generazione delle evidenze necessarie per la corretta ed accurata redazione del bilancio di esercizio. 2. APPLICABILITA La presente procedura riguarda le seguenti articolazioni organizzative coinvolte: - Ufficio Magazzino Beni Sanitari; - Ufficio Magazzino Beni Economali; - Ufficio Economico-Finanziario. 3. MODALITA OPERATIVE Le responsabilità connesse all inventario delle giacenze di beni di consumo sanitari di proprietà dell Azienda Sanitaria, presenti alla data del 31 dicembre presso i singoli reparti dell Azienda Sanitaria o Ospedaliera sono attribuite all Ufficio Magazzino Beni Sanitari, che ha la responsabilità di organizzare e garantire il corretto svolgimento delle procedure inventariali. Al Responsabile dell Ufficio Magazzini Beni Sanitari spetta il compito, in particolare, di: - organizzare le operazioni di conta inventariale presso ogni singolo reparto; - verificare la correttezza delle rilevazioni fisiche effettuate ed autorizzare la comunicazione dei dati da inviare all Ufficio Economico-Finanziario per l iscrizione in Bilancio. Ai Direttori dei singoli reparti spetta il compito invece di individuare il Responsabile interno delle operazioni inventariali, il quale operativamente esegue quanto richiesto dal Responsabile dell Ufficio Magazzini Beni Sanitari presso il singolo reparto. L inventario di fine anno dei beni di consumo presso i singoli reparti rappresenta un attività di fondamentale importanza per la verifica della corretta gestione dei magazzini e per la corretta valorizzazione delle rimanenze finali di periodo. Tale inventario potrebbe essere anche organizzato ciclicamente durante il corso dell anno, ma si ritiene imprescindibile il suo svolgimento almeno al termine dell esercizio. In caso di divergenza tra le giacenze fisiche accertate in sede di inventario e le giacenze contabili risultanti dalla procedura informatica, le giacenze contabili devono essere corrette ed adeguate a quelle fisiche. I motivi di discordanza delle giacenze fisiche/contabili devono essere indagati e chiariti, sia al fine di migliorare la gestione dei beni in entrata ed uscita dal magazzino, sia al fine di migliorare la gestione dei relativi documenti di carico e di scarico. Nei giorni prestabiliti dalla Azienda, e comunque non prima degli ultimi 5 giorni precedenti la chiusura dell esercizio o non oltre i primi 5 giorni successivi, tutte le strutture responsabili di magazzini di beni di consumo sospendono le operazioni di carico e scarico (ad eccezione delle emergenze) e nei singoli reparti si procede all effettuazione della conta inventariale dei beni di consumo gestiti nelle modalità operative sotto descritte: 99

110 - il personale di magazzino stampa, tramite la procedura informatizzata, il report Inventario per ubicazione-inventario per classe per ogni singolo reparto, alla data di inizio delle operazioni di conta, e lo consegna al Responsabile interno delle operazioni inventariali di reparto assieme a delle etichette adesive colorate; tale report conterrà due colonne vuote finali, nelle quali chi sarà designato dal Responsabile interno alle operazioni inventariali di conta indicherà nella prima la quantità rilevata e nella seconda la presenza di merci obsolete, danneggiate o scadute (in relazione, ad esempio, ai farmaci), che dovranno essere inoltre distinte in appositi scaffali; - ciascuna operatore rileva, riportandolo sul report, i dati relativi alle quantità realmente in giacenza negli scaffali (conta fisica dei prodotti) e la eventuale presenza di merce obsoleta, danneggiata o scaduta; una volta contato ogni singola scatola, scaffale, armadio o bene (a seconda delle dimensioni dei beni) gli addetti alla conta appongono una etichetta adesiva colorata da loro siglata, che attesta l avvenuta inventariazione dei beni; tale etichetta non andrà rimossa sino al termine delle operazioni di conta; - al termine della conta, gli addetti alla conta firmano il report attestando la reale effettuazione delle operazioni di conta e la corretta rilevazione per ogni tipologia di bene della quantità in giacenza e delle ulteriori informazioni indicate; - laddove vengano riscontrati beni non presenti sul tabulato, il personale addetto alle conte indica gli estremi dei beni individuati (codice bene, descrizione, ecc.) e le quantità in giacenza in un apposito tabulato Inventario Beni non rilevati contabilmente che al termine delle conte sarà firmato dagli addetti alla conta e consegnato al Responsabile di inventario; - ciascun Responsabile interno dell inventario di reparto, ricevuti i report firmati dagli addetti alle conte, provvede alla verifica a campione della correttezza del dato di giacenza reale indicato, spuntandone le quantità, e delle ulteriori informazioni indicate; al termine di tale verifica appone la propria firma sul report, al fine di attestare l avvenuto controllo a campione ed invia tali moduli al Responsabile dell Ufficio Magazzini Beni Sanitari; - il Responsabile dell Ufficio Magazzini Beni Sanitari, in base ai dati reali di giacenza evidenziati sui report ricevuti, provvede all effettuazione delle opportune correzioni dei dati contabili (rettifica di inventario), ed in caso di divergenze tra i dati rilevati fisicamente e quelli indicati in contabilità, procede alla analisi delle relative motivazioni addotte dal Responsabile interno dell inventario di reparto; - al termine delle operazioni di rettifica il Responsabile dell Ufficio Magazzini Beni Sanitari procede - al carico e scarico di eventuali beni di consumo pervenuti/consegnati nei giorni di inventario e sino - al termine dell esercizio; - il Responsabile della Ufficio Magazzini Beni Sanitari al termine delle suddette operazioni provvede ad inviare alla Ufficio Economico-Finanziaria i seguenti documenti: - il report Inventario per classe per singolo reparto, valorizzato con la indicazione dei dati relativi alle quantità reali/contabili in giacenza; - un report che evidenzi le differenze riscontrate in sede di conta fisica e le rettifiche effettuate (rettifiche inventariali) per singolo reparto; - un report che riporti le giacenze soggette a fenomeni di lenta movimentazione, scadenza ed obsolescenza per singolo reparto. Ogni singolo Responsabile di inventario interno di reparto, il Responsabile dell Ufficio Magazzini Beni Sanitari e l Ufficio Economico-Finanziario archiviano tutte le evidenze prodotte e ricevute, relative alla conta fisica delle giacenze per anno, a supporto delle rettifiche e rilevazioni inventariali di fine anno. 100

111 Sotto- sezione 5 - MAGAZZINI BENI SANITARI IN CONTO DEPOSITO 1. SCOPO DELLA PROCEDURA Scopo della procedura è definire le modalità e le responsabilità connesse al processo di gestione dei beni sanitari (farmaci, protesi e dispositivi medici) in conto deposito. Il presente documento ha inoltre la finalità di illustrare le attività minime di controllo volte a garantire la correttezza delle operazioni di gestione amministrativa di tale magazzino e consentire la generazione delle evidenze necessarie per la corretta ed accurata redazione del bilancio di esercizio. 2. APPLICABILITA La presente procedura riguarda le seguenti articolazioni organizzative coinvolte: - Ufficio Magazzino Beni Sanitari; - Ufficio Economico-Finanziario. 3. MODALITA OPERATIVE L attivazione del Conto Deposito di dispositivi medici impiantabili (protesi) o di dispositivi medici impiantabili attivi (p.e. pace-makers) è subordinato ad un Provvedimento Amministrativo di autorizzazione e disciplina del funzionamento. L attivazione di un Conto Deposito presso una qualsiasi U.O. avviene dopo specifica disciplina di funzionamento da parte dell Ufficio Magazzino Beni Sanitari che, in accordo con l U.O. richiedente, stabilisce, per ogni tipo di protesi o componente (modello, misura ecc), la giacenza in Conto Deposito indispensabile sulla base dell utilizzo storico o presunto. L apertura di un Conto Deposito avviene con la messa a disposizione, a mezzo richiesta scritta dell Ufficio Magazzino Beni Sanitari, del/i dispositivi o componenti medici nelle quantità e qualità fissati come dotazione indispensabile, che sarà indicata nel contratto/ordine stipulato con la ditta fornitrice. La ditta fornitrice e proprietaria consegna quindi il materiale in Conto Deposito, accompagnato da regolari documenti di trasporto, all Ufficio Magazzino Beni Sanitari, che provvede alla effettuazione dei controlli alla ricezione ed in accettazione, con le medesime modalità stabilite dalla procedura Gestione Beni di Consumo Sanitario, al carico della merce ricevuta nella contabilità di magazzino, creando un apposito magazzino separato dal magazzino di proprietà, e al relativo stoccaggio della merce ricevuta in spazi che ne consentano la separazione dalla merce di proprietà. I dispositivi medici oggetto di Conto Deposito sono, infatti, conservati nei locali individuati e censiti, in armadio chiuso a chiave, e ad esso può accedere il Personale Delegato e il Delegato della ditta fornitrice e proprietaria unitamente al Personale Delegato. Laddove necessario il dispositivo medico in Conto Deposito è consegnato all U.O. richiedente a cura dell Ufficio Magazzino Beni Sanitari, tramite apposito modulo di presa in carico controfirmato per accettazione. La tenuta dei Conti Deposito è affidata al Dirigente responsabile della struttura richiedente. Per la conservazione dei dispositivi medici in Conto Deposito presso le U.O. richiedenti deve essere attivato, a cura del Personale Delegato, un registro di carico e scarico degli stessi. All atto del prelievo dei dispositivi medici in Conto Deposito, l Ufficio Magazzino Beni Sanitari o la U.O. presso cui è dislocato il bene in conto deposito, compila un modulo di prelievo che riporta una numerazione progressiva, la data dell intervento, le iniziali del paziente impiantato, le etichette di tracciabilità dei dispositivi medici impiantati e la firma del Medico utilizzatore e/o di altro personale autorizzato. Analoghe etichette di tracciabilità dei dispositivi medici dovranno essere applicate sul registro di carico e scarico dell armadio, sul registro operatorio, sulla cartella clinica del paziente. Tramite tale modulo il personale incaricato procede allo scarico dalla procedura informatica dei beni in conto deposito e alla rilevazione dello stesso sul registro di carico e scarico. Tali moduli sono archiviati presso l Ufficio Magazzino Beni Sanitari. A seguito del prelievo, l Ufficio Magazzino Beni Sanitari emette un ordine di acquisto del materiale prelevato ed una richiesta di reintegro del conto deposito, previa autorizzazione, con apposizione di firma sulla richiesta di reintegro, dei farmacisti responsabili dei dispositivi medici in conto deposito. Le copie delle richieste di reintegro e degli ordini di acquisto inviati sono archiviati in modo sistematico a cura dell Ufficio Magazzino Beni Sanitari in attesa del ricevimento rispettivamente della merce e della fattura di acquisto. Nel caso di dispositivi medici scaduti di validità o aperti e non utilizzati o non congrui rispetto alla richiesta quali-quantitativa di reintegro, la restituzione all azienda titolare avviene mediante compilazione di bolla di reso a cura del Magazzino Beni Sanitari. Anche i beni in conto deposito saranno oggetto di inventariazione a fine anno secondo le modalità indicate nella procedura Inventariazione Beni di Consumo Sanitario ed Economali, alla presenza però anche di un 101

112 rappresentate della ditta fornitrice. Al termine del processo di inventariazione, l elenco dei beni in conto deposito riscontrato fisicamente, firmato dal Responsabile Magazzino Beni Sanitari e dal personale autorizzato dalla ditta fornitrice, dovrà essere inviato all Ufficio Economico-Finanziario 102

113 E7) Gestire i magazzini in modo da garantire: la separazione tra funzioni di contabilità di magazzino e di contabilità generale; la verifica tra merci ricevute e quantità ordinate; la rilevazione e la tracciabilità degli scarichi di magazzino e dei trasferimenti al reparto; la riconciliazione tra quantità inventariate e quantità rilevate e valorizzate in contabilità generale. E7.1 Verificare e revisionare se non idonea la gestione dei magazzini in modo da assicurare che le diverse fasi della stessa siano affidate a singoli responsabili incaricati di garantire il rispetto di idonee procedure che garantiscano ad esempio: l identificazione, controlli quantitativi e qualitativi, collaudi, riscontri con gli ordinativi d acquisto, adeguata dislocazione e disposizione delle merci, tempestivo inoltro della merce al destinatario, segnalazione dell avvenuta uscita delle scorte agli uffici incaricati della fatturazione, adeguata custodia delle scorte, rispetto delle procedure inventariali di cui al precedente punto E1, ecc. Le differenti fasi di gestione dei magazzini economali e farmaceutici sono affidate a singoli responsabili incaricati di garantire il rispetto delle procedure di organizzazione e gestione dei magazzini; in particolare è possibile individuare quattro fasi collegate alla gestione del magazzino come si evince dai seguenti punti: - gestione ordini: conformemente a quanto illustrato nella procedura I1.1, in base all impegno di spesa previsto e in base alle scorte di magazzino si ordinano i prodotti richiesti dagli specifici centri di costo. - ricezione della merce: il magazziniere deve, innanzitutto, verificare la correttezza della destinazione ossia se i prodotti sono indirizzati alla Farmacia dell Ospedale di Alba (per la sede di Alba) o alla Farmacia dell Ospedale di Bra (per la sede di Bra) oppure all economato giacché ogni magazzino deve ritirare esclusivamente la merce indirizzata al proprio deposito. In seguito, l addetto al magazzino deve verificare il numero d ordine, il quale rappresenta ulteriore parametro per l identificazione dei prodotti indirizzati al magazzino di destinazione, in particolare: Gli ordini della farmacia sono composti di: - Farmacia di Alba: quattro cifre(ogni anno la numerazione inizia da uno) - Farmacia di Bra: cinque cifre (ogni anno la numerazione inizia da 50000). L unico caso in cui il magazzino di Alba è autorizzato al ritiro dei prodotti con numero d ordine superiore a (ovvero ordine partito da Bra) è rappresentato dai vaccini. Gli ordini del magazzino economale sono composti di cinque cifre e ogni anno la numerazione parte da In seguito all identificazione della destinazione della merce, l operatore procede ad un controllo quantitativo e qualitativo della merce verificando il numero e l integrità dei colli ricevuti. Quando ci si trova nell impossibilità di contare il numero dei colli ricevuti è necessario apporre sulla bolla il timbro/la scritta Accettazione con riserva, il timbro dell ASL, firma leggibile su entrambe le copie della bolla nella casella destinatario di cui una copia viene trattenuta e allegata alla lettera di vettura del corriere. Tutta la documentazione viene riposta nell apposito cassetto della merce da controllare. Nel caso contrario, in cui è possibile controllare il numero e l integrità dei colli ricevuti, l addetto al magazzino si può trovare di fronte a due situazioni. Nella prima, il numero presente sulla bolla corrisponde al quantitativo consegnato, pertanto bisogna apporre il timbro Per accettazione quantitativa dei colli salvo controllo qualitativo entro cinque giorni lavorativi e firmare entrambe le copie della bolla trattenendone una. Nella seconda situazione, se il numero presente sulla bolla non corrisponde al quantitativo consegnato è necessario indicare sulla bolla Mancano nº X colli ; dicitura controfirmata dal corriere. - stoccaggio della merce: all atto del ricevimento della merce, per quanto riguarda i farmaci, nella sede di Alba i farmaci devono essere trasportati immediatamente a magazzino, mentre le soluzioni infusionali e il materiale sanitario possono essere temporaneamente posizionati nel corridoio di ricevimento merci per essere poi stoccati nei magazzini dedicati entro la fine della giornata. Per la sede di Bra, tutto il materiale deve essere immediatamente portato in magazzino giacché non deve stazionare materiale nel cortile esterno alla farmacia. Per quanto riguarda il magazzino economale si procede immediatamente alla collocazione della merce negli appositi spazi depositari previa registrazione della bolla. Nello stoccaggio dei prodotti sono previsti e rispettati tutti gli accorgimenti per la loro allocazione in sicurezza al fine di garantire l integrità dei prodotti. - ripartizione merce nei centri di costo richiedenti: tramite accesso al portale NFS è possibile identificare nella cartella gestione ordini bolle il centro di costo destinatario della merce al fine di provvedere nel più breve tempo possibile all invio della stessa. 103

114 F1) Separare adeguatamente compiti e responsabilità nelle fasi di acquisizione, rilevazione e gestione dei crediti (e dei correlati ricavi) F1.1 Verificare e revisionare se non idonea la procedura formalizzata rispetto a tutte le fonti di generazione ricavi- crediti: a) contributi da Regione b) altri contributi c) ricavi per prestazioni sanitarie e sociosanitarie- intramoenia d) compartecipazioni alla spesa sanitaria (Ticket) e) attività commerciale f) ecc. Inoltre prevedere adeguati controlli nelle procedure di registrazione contabile in modo da elaborare in maniera completa ed accurata le registrazioni contabili delle fatture attive o dei ricavi derivanti da flussi. 1. PREMESSA Con la regionalizzazione del Servizio Sanitario Nazionale, le modalità di finanziamento delle strutture sanitarie (ASL e AO) sono basati prevalentemente su due modelli: - modello della quota capitaria (in specie per quanto concerne le ASL) - modello tariffario per prestazione (per le Aziende Ospedaliere). Secondo il modello della quota capitaria, le Regioni attribuiscono a ciascuna ASL, compresa la ASL CN2, un finanziamento determinato su base, appunto, capitaria e secondo parametri ritenuti più opportuni (ad esempio in base alla popolazione residente). L ASL ha una capacità di spesa che è funzione del numero di assistiti residenti nell area di riferimento dell ASL stessa. In particolare la quota capitaria può essere: - semplice: risponde all intento di garantire uguali risorse a ciascun individuo, indipendentemente dal suo bisogno di assistenza. La ripartizione del fondo per l assistenza sanitaria viene effettuata, in questo caso, tenendo conto della numerosità delle popolazioni considerate. - ponderata: ponderando la popolazione in relazione ad indicatori del relativo livello di bisogno sanitario e, quindi, del potenziale domanda di assistenza, in relazione alle caratteristiche epidemiologiche, demografiche e sociali. La suddetta quota capitaria, tende a garantire l equità nell accesso ai servizi sanitari a parità di bisogno e a tenere sotto controllo la dinamica della spesa sanitaria. L insieme delle risorse che la Regione attribuisce alla singola ASL mediante quota capitaria, dovrebbe permetterle di erogare un pacchetto di servizi almeno corrispondente ai livelli essenziali di assistenza. A tale fine, perciò, i fondi assegnati saranno utilizzati da ogni azienda ASL, in questo caso dalla ASL CN2, sia per produrre le prestazioni, avvalendosi di proprie strutture ospedaliere ed ambulatoriali, sia per provvedere al pagamento delle tariffe alle strutture esterne all ASL (Aziende Ospedaliere e privati accreditati) che hanno erogato prestazioni ai suoi residenti. La procedura vigente pone in capo a soggetti diversi le responsabilità correlate alla fase di acquisizione, rilevazione e gestione dei crediti e dei correlati ricavi suddividendo per fonte di generazione di ricavi- crediti come si evince dalla descrizione dei successivi punti. 2. CONTRIBUTI DA REGIONE E ALTRI CONTRIBUTI (CON INDICAZIONE SEPARATA PER LE DONAZIONI E I LASCITI) A. CONTRIBUTI DA REGIONE Come evidenziato nel punto precedente, la Regione, effettua l allocazione delle risorse finanziarie alle ASR sulla base delle risorse rese disponibili per il finanziamento del Servizio Sanitario Regionale. Tali risorse costituiscono il Fondo Sanitario Regionale di parte corrente (FSR) articolato in quota indistinta e quota vincolata sulla base di indirizzi specifici di destinazione. La quota indistinta viene assegnata in via preventiva, al fine dell allestimento degli strumenti della programmazione aziendale, ed in via definitiva alla fine dell esercizio, al fine dell allestimento degli strumenti di consuntivazione e bilancio. In cambio, la quota vincolata viene assegnata per finanziare le spese sostenute dall Azienda Sanitaria per il perseguimento di attività di interesse regionale. 104

115 Le risorse vengono attribuite mediante una Delibera Regionale secondo la seguente articolazione per tipologia di contributo: TIPOLOGIA ENTRATA Contributi in conto esercizio quota capitaria ASL Contributi in conto esercizio vincolati Contributi in conto capitale Ricavi per prestazioni a pazienti regionali ed extraregionali Ricavi per prestazioni ed attività relative ad altre Aziende regionali DESCRIZIONE Il riparto del fondo alle Regioni avviene attraverso il meccanismo cosiddetto quota capitaria pesata, si tratta di un insieme articolato di criteri che vengono applicati alla popolazione delle Regioni e che danno poi luogo al finanziamento che viene assegnato dallo Stato a ciascuna di esse per l erogazione dei livelli essenziali di assistenza (LEA). Scopo di questa tipologia di contributo è di finanziare il raggiungimento di progetti specifici. Erogati per la realizzazione di opere o per l acquisto di beni strumentali che abbiano effetti durevoli sull azienda sanitaria a fronte della presentazione di documentazione di spese (esempio fatture dei fornitori) Sono oggetto di flussi informativi sistematici, riferiti ad attività rivenienti da procedure standardizzate (SDO/DRG, assistenza ambulatoriale ecc.). Si riferiscono ad attività in compensazione interaziendale non regolati direttamente tra le Aziende. Con riferimento alle prime due tipologie entrate/contributi, la S.O. Gestione Economica e Finanziaria provvede ad acquisire ed ad archiviare la documentazione regionale di assegnazione, quella successiva di riparto ed eventualmente di modifica. Contestualmente all acquisizione della documentazione di riparto viene generato un movimento di prima nota che apre un credito e registra parallelamente un ricavo a conto economico stabilendo gli importi effettivi da considerare ai fini degli strumenti di consuntivazione e del bilancio d esercizio. La suddetta operazione viene eseguita dall ufficio delle Entrate, secondo il principio della competenza. Secondo quanto previsto dalla D.G.R n all interno dalla ASL CN2 sussiste una separazione funzionale delle responsabilità nelle fasi di acquisizione, rilevazione e gestione dei crediti e dei correlati ricavi, per questo il soggetto incaricato ad effettuare la registrazione del credito non coincide con il soggetto che registrerà successivamente l incasso. In particolare i principi che condizionano l efficacia delle procedure organizzative, contabili e amministrative richiamate dalla D.G.R. sono: - principio della separazione funzionale: la separazione delle funzioni operative, di custodia, di registrazione e di controllo si formalizza mediante organigrammi, funzioni grammi e mansionari. - principio della contrapposizione operativa: occorre prevedere l attribuzione dei compiti a persone o ad organi diversi qualora il loro svolgimento, affidato ad un unico operatore, potrebbe comportare il rischio di errori (fortuiti) ed irregolarità (dolose). B. CONTRIBUTI DA PRIVATI (DONAZIONI E LASCITI) Per quanto riguarda le donazioni e i lasciti, che il più delle volte sono finalizzati ad investimento, l autorizzazione è costituita dall accettazione della donazione, che avviene attraverso atto formale di recepimento e accettazione del contributo, con conseguente indicazione della corretta imputazione a bilancio. In questo caso il principio utilizzato è di cassa giacché viene effettuata un unica operazione contabile. 3. RICAVI PER PRESTAZIONI SANITARIE E SOCIOSANITARIE- INTRAMOENIA La libera professione intramuraria si riferisce alle prestazioni erogate al di fuori del normale orario di lavoro dai medici di un ospedale, i quali utilizzano le strutture ambulatoriali e diagnostiche dell'ospedale stesso a fronte del pagamento da parte del paziente di una tariffa. Il medico è tenuto al rilascio di regolare fattura e le prestazioni sono generalmente le medesime che il medico deve erogare, sulla base del suo contratto di lavoro con il Servizio Sanitario Nazionale, attraverso la normale operatività come medico ospedaliero. Il riferimento normativo, legge 8 novembre 2012, n. 189 recante disposizioni urgenti per la promozione e lo sviluppo del Paese mediante un più alto livello di tutela della salute per la libera attività intramuraria prevede l attivazione di un infrastruttura di rete telematica per il collegamento in voce o in dati delle strutture che erogano le prestazioni di attività libero professionista intramoenia per gestire prenotazioni, impegno orario del medico, pazienti visitati, prescrizioni ed estremi dei pagamenti, anche in raccordo con il fascicolo sanitario elettronico. Relativamente alla realizzazione di questa disposizione la ASL CN2 ha provveduto ad avviare i lavori necessari per il raggiungimento dei sopraccitati obiettivi. Le attività per la messa in rete delle strutture extraospedaliere sono state sospese in attesa del rilascio di una piattaforma unica a livello regionale. Per quanto riguarda le attività erogate all interno delle strutture ASL, le funzionalità richieste sono state attivate. Inoltre, il pagamento delle prestazioni direttamente alla competente struttura deve avvenire tramite mezzi di pagamento che assicurino la tracciabilità della corresponsione di un qualsiasi importo. Nell ASL CN2, l Ufficio del Personale è incaricato a verificare la congruità tra i pagamenti incassati dal personale medico 105

116 grazie allo svolgimento dell attività intramuraria e il versamento effettuato presso le casse ospedaliere. Soltanto una volta compiuta questa verifica avviene l imputazione a ricavo. Il rispetto della summenzionata procedura ha l obiettivo di assicurare che: - i ricavi risultanti dalla contabilità corrispondano a diritti certi derivanti da prestazioni effettivamente rese; - i crediti esposti in bilancio siano correttamente iscritti per competenza; - l adeguatezza dell informativa di dettaglio fornita in Nota Integrativa o nella Relazione sulla Gestione nel rispetto dei principi contabili. 4. COMPARTECIPAZIONE ALLA SPESA SANITARIA (TICKET) Tutte le Regioni prevedono sistemi di compartecipazione alla spesa sanitaria, ma tali sistemi si differenziano sia in relazione alle prestazioni su cui si applicano, sia in relazione agli importi che i cittadini sono tenuti a corrispondere, sia in relazione alle esenzioni previste. I cittadini sono tenuti a corrispondere il ticket sanitario che rappresenta, di fatto, l aliquota di contribuzione in funzione del costo associato ad una prestazione del SSN. All interno della ASL CN2 il ticket che non è altro che una ricevuta, viene imputata a bilancio soltanto nel momento in cui avviene l effettivo incasso. La successiva contabilizzazione delle ricevute non avviene singolarmente, data la quantità di prestazioni erogate che renderebbe difficile da gestire a sistema, bensì tramite documenti riepilogativi giornalieri suddivisi per punto cassa. 5. ALTRI RICAVI Tutte le Regioni prevedono sistemi, peraltro differenziati, di compartecipazione alla spesa sanitaria. La S.O. Gestione Economica e Finanziaria provvede, altresì, alla fatturazione e successivo incasso di altre tipologie di fonti che generano ricavi- crediti, sempre attenendosi al principio della separazione funzionale di cui alla citata D.G.R. del n recante i principi contabili per le ASR. La S.O. Gestione Economica e Finanziaria provvede alla fatturazione di qualunque tipologia di prestazione non ricompresa nelle categorie precedenti a seguito di richiesta specifica da parte di altri servizi, solitamente tramite comunicazione formale (lettera protocollata), oppure tramite l invio di una mail. Dal 6 giugno 2014 è scattato, inoltre, l obbligo per i fornitori di Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale ad emettere, trasmettere, conservare e archiviare la fattura esclusivamente in formato elettronico. Questa importante novità contribuirà alla sempre maggiore trasparenza e tracciabilità dei percorsi sopra descritti. F1.2 Definire una contabilità per commessa per la gestione dei contributi sia pubblici che privati e previsione di un sistema gestionale per la rendicontazione degli stessi L ASL CN2, ha definito e strutturato una procedura che consente la definizione e il monitoraggio dell utilizzo dei contributi pubblici e privati, attraverso la tenuta una contabilità per commessa per la gestione dei contributi stessi. Lo strumento utilizzato è una sezione apposita del sistema di budget presente nel supporto informatico in uso presso l ASL. In sostanza, relativamente alla gestione di fonti di finanziamento da differenti Enti pubblici (Regione, Comune) ed enti privati tramite donazioni e lasciti, viene utilizzata una piccola contabilità separata che consenta, in ogni momento, di monitorare il grado di raggiungimento degli obiettivi preposti nonché gli stanziamenti del relativo budget appositamente creato. I fondi finalizzati attribuiti all Azienda Sanitaria vengono iscritti, dalla S.O.C. Gestione Economica e Finanziaria a credito/ricavo sulla base della documentazione ricevuta dall Ente che ha assegnato il contributo ed eventualmente integrati o diminuiti in caso di successivi provvedimenti di variazione. L introito delle somme precedentemente assegnate viene perfezionato con l emissione delle reversali di incasso a chiusura del credito e registrazione del ricavo (parziale o totale). La comparazione tra le somme introitate e le spese sostenute dall Azienda Sanitaria (debitamente registrate e giustificate dai Servizi interessati) per la realizzazione dei progetti Regionali finanziati, consente, per ciascun contributo/progetto, la regolazione (in dare o avere) del conguaglio delle risorse finanziarie spettanti. La contabilità per commessa richiede una standardizzazione della procedura, in modo da poter razionalizzare l utilizzo delle risorse assegnate e, conseguentemente, indirizzare l organizzazione delle persone coinvolte nella gestione dei finanziamenti in ottica di economicità di gestione. L ASL CN2 riguardo alla contabilità per commessa-progetto utilizza la seguente procedura: 106

117 - Controllo ex ante al fine di effettuare un preventivo screening riguardo ai costi da sostenere per la realizzazione della commessa-progetto interpellando il/i responsabili coinvolti circa le modalità di utilizzo del contributo assegnato; - Controllo in itinere: si tratta di un monitoraggio durante lo svolgimento della commessa per verificare il corretto utilizzo del contributo e, di conseguenza, il raggiungimento degli obiettivi prefissati; - Controllo ex post: controllo finale sui risultati di commessa dopo che è stata completata. - Rendicontazione all ente assegnatario del contributo per eventuale incasso del saldo del contributo stesso. Nell ASL CN2, la S.O.C. Gestione Economica e Finanziaria, in seguito alla registrazione del ricavo crea uno stanziamento al quale viene assegnato un codice budget che dovrà essere utilizzato dai soggetti interessati affinché le spese vengano imputate al budget appositamente creato. Usualmente, all atto di assegnazione del contributo, viene inviata lettera al responsabile del progetto affinchè comunichi, in particolare, se l utilizzo del contributo è previsto in conto capitale o in conto esercizio. La gestione e il monitoraggio dei contributi è reso tanto più importante dal fatto che, a seguito dell entrata in vigore e della conseguente applicazione del dl 118/2011, è stata variata, per le ASR, la modalità di contabilizzazione dei contributi vincolati. Secondo la fonte normativa citata, infatti, i contributi vengono contabilizzati per competenza sulla base del provvedimento di assegnazione e, al termine di ogni esercizio, viene accantonata in appositi conti previsti nel PdC, la parte inutilizzata di detti contributi. Si riporta, a titolo di esempio, il resoconto finale annuale dei contributi vincolati: UTILIZZI e COSTI Tipologia Imp orto FONDO AL 31/12/2013 Importo contributo Esercizio 2010 e precedenti Esercizio 2011 Esercizio 2012 Esercizio 2013 B.1) Acquisti di beni B.2) Acquisti di servizi sanitari B.3) Acquisti di servizi non sanitari B.6) Costi del personale Altri costi (dettagliare): erogazione a favore malati di SLA Totale B.1) Acquisti di beni B.2) Acquisti di servizi sanitari B.3) Acquisti di servizi non sanitari B.6) Costi del personale Altri costi Totale B.1) Acquisti di beni B.2) Acquisti di servizi sanitari B.3) Acquisti di servizi non sanitari B.6) Costi del personale Altri costi Totale TOTALE

118 F1.4 (già F1.3) Riguardo ai ricavi per prestazioni sanitarie - intramoenia deve essere prevista la tenuta di idonea contabilità separata con la previsione di aggiornamento del regolamento aziendale per la gestione delle attività di libera professione. Tale procedura dovrebbe definire inoltre il processo di allocazione dei costi comuni alle attività intramoenia e le autorizzazioni necessarie per espletare tale attività 1. OBIETTIVO La presente procedura ha come obiettivo la definizione e la separazione dei ricavi per prestazioni sanitarie - intramoenia, nonché la previsione di idonea contabilità separata, che si prevede di portare a regime secondo un crono programma di tre anni, accompagnata da aggiornamento del regolamento aziendale per la gestione delle attività di libera professione. Inoltre il vigente sistema definisce il processo di allocazione dei costi comuni alle attività intramoenia e le autorizzazioni necessarie per espletare tale attività. Per proventi da libera professione si intendono i ricavi derivanti dalle attività svolte dai medici dipendenti delle Aziende Sanitarie ed Ospedaliere, nel presente caso dalla ASL CN2, fuori dall orario di lavoro e previa autorizzazione dell Azienda stessa, per: - Prestazioni ambulatoriali rese all interno della struttura (Intramoenia); - Prestazioni ambulatoriali rese all interno di studi privati (Intramoenia allargata); - Consulenze e altre prestazioni come ricomprese nel contratto nazionale. Il rispetto della procedura di seguito esplicata, ha lo scopo di assicurare che i ricavi risultanti dalla contabilità corrispondano a diritti certi derivanti da prestazioni effettivamente rese e che i crediti esposti in bilancio siano correttamente iscritti per competenza. Inoltre si cerca di esaminare l adeguatezza dell informativa di dettaglio fornita in Nota Integrativa nel rispetto dei principi contabili. 2. RIFERIMENTI NORMATIVI Principali riferimenti normativi e documentazione aziendale di supporto: - Regolamento per l esercizio della libera professione intramoenia da parte della dirigenza del ruolo sanitario del 14 dicembre 2011 approvato con determinazione 1625/000/COM/11/0462 (l adozione del presente regolamento risponde allo scopo di disciplinare, nell ambito dell ASL CN2 i comportamenti dei Dirigenti Medici, Veterinari e dei Dirigenti del ruolo sanitario, in merito all effettuazione della libera professione intramoenia); - Deliberazioni Regione Piemonte. La Regione Piemonte attraverso la deliberazione della Giunta Regionale 23 aprile 2013, n fornisce all allegato A le linee guida in materia di attività libero professionale intramuraria ambulatoriale e all allegato B lo schema tipo di convenzione per la sperimentazione dello svolgimento dell attività libero professionale intramoenia presso lo studio privato del professionista. Il secondo allegato fornisce lo schema tipo di convenzione poiché grazie al DPCM. del 27 marzo 2000 intitolato Atto di indirizzo e coordinamento concernente l attività libero professionale intramuraria del personale della dirigenza sanitaria del servizio sanitario nazionale è stato previsto, all art. 7comma 3, che, fino alla realizzazione di strutture e spazi idonei alle necessità connesse allo svolgimento delle attività liberoprofessionali in regime ambulatoriale, i direttori generali possano prevedere specifiche disposizioni transitorie per autorizzare il personale della dirigenza sanitaria a rapporto esclusivo ad utilizzare, senza oneri aggiuntivi a carico dell azienda sanitaria, studi professionali per lo svolgimento di tale attività, nel rispetto delle norme che regolano l attività professionale intramurale. 3. AUTORIZZAZIONI NECESSARIE ALL ESPLETAMENTO DELL ATTIVITÀ L esercizio dell attività libero-professionale viene autorizzato dal Direttore della S.O.C. Amministrazione del Personale previo il parere del Direttore Sanitario di Presidio ed accertato che la richiesta sia rispondente ai criteri fissati dal Regolamento Aziendale vigente. L Ufficio Libera Professione è attivo nell ambito della Struttura Amministrazione del Personale che garantisce, tra le altre cose: il supporto per lo svolgimento dell attività libero professionale; l adozione di atti, provvedimenti, direttive e circolari; l espletamento delle procedure autorizzative e di istruttoria; la predisposizione di tariffe e preventivi; la riscossione degli incassi dei Dirigenti Medici e degli Studi Convenzionati nominati agenti contabili, l attività di segreteria alla Commissione di verifica; l attività reportistica; il monitoraggio dell entità delle prestazioni rese in A.L.P.I. rispetto a quelle rese in attività istituzionale. 108

119 DESCRIZIONE TIPOLOGIA PRESTAZIONE INTRAMOENIA INTRAMOENIA ALLARGATA CONSULENZE E ALTRE PRESTAZIONI GESTIONE ANAGRAFICA L attivazione della libera professione intramoenia, viene istruita dall Ufficio Libera Professione che ricevute le richieste avvia le procedure amministrative per il rilascio della preventiva autorizzazione e provvede all inserimento dei dati del Medico autorizzato nel sistema in uso in Azienda Il procedimento per la gestione anagrafica è il medesimo dell intramoenia. L attività di consulenza chiesta all Azienda da soggetti terzi viene autorizzata dalla S.O.C. Amministrazione del Personale che, esaminata la richiesta, provvede a stipulare apposita convenzione. SISTEMA PRENOTAZIONE Le prenotazioni delle prestazioni ambulatoriali sono effettuate dall utenza presso gli sportelli di prenotazione previsti dalla ASL CN2, che visualizzano a sistema le disponibilità dei medici, gli orari, i giorni e le tariffe e provvedono alla prenotazione in base alle richieste. Nelle more della completa attivazione del CUP aziendale per le strutture private non accreditate e gli studi professionali privati non collegati in rete al CUP la prenotazione è a carico della struttura o dello studio professionale privato o del Dirigente Medico All interno dell approvato regolamento per l esercizio della libera professione del 14 dicembre 2011 si precisa che al fine di assicurare il corretto andamento dell attività libero-professionale, è costituita la Commissione Paritetica di promozione, di verifica e di controllo. La Commissione viene costituita mediante apposito atto del Direttore Generale e dura in carica due anni. In particolar modo, la Commissione si occupa di: - verificare la corretta applicazione delle norme vigenti in materia di attività libero-professionale e delle norme contenute nel regolamento aziendale; - verificare il rispetto dei volumi prestazionali dell attività libero professionale; - proporre provvedimenti migliorativi o modificativi dell'organizzazione della libera professione e del suo regolamento in ottemperanza alla normativa vigente; - esaminare le questioni interpretative del regolamento e comunicare i risultati all'azienda per i provvedimenti definitivi; - effettuare opportune valutazioni etiche e deontologiche nei confronti degli utenti e dell Azienda. La Commissione viene convocata, di norma, ogni sei mesi e comunque ogniqualvolta se ne ravvisi la necessità. I verbali della Commissione sono inviati per conoscenza al Direttore Generale. 4. RICAVI PRESTAZIONI SANITARIE INTRAMOENIA I ricavi della Libera Professione Intramoenia derivano dagli incassi delle tariffe per le prestazioni sanitarie erogate. All interno dell esercizio di attività per la libera professione, a proposito dei ricavi si distingue tra tariffe e onorario. Per tariffe professionali per l esercizio dell attività intramuraria s intende quanto viene pagato effettivamente dall utente e per onorario si intende la quota della tariffa spettante al Dirigente professionista. La determinazione della tariffa segue dei criteri prestabiliti all interno del Regolamento interno, ad esempio per le attività ambulatoriali, di diagnostica strumentale, di laboratorio e di ricovero, la tariffa è riferita alla singola prestazione ovvero a gruppi integrati di prestazioni. L ASL CN2 sottolinea che le tariffe devono essere remunerative di tutti i costi sostenuti dall azienda, pertanto, esse devono evidenziare le voci relative ai compensi del libero professionista, dell èquipe, del personale di supporto, i costi per i materiali di consumo, per l utilizzo di eventuali farmaci e, infine, per l ammortamento e per la manutenzione delle apparecchiature. Una quota della tariffa, pari al 5% della massa di tutti i proventi dell attività libero professionale, al netto delle quote riservate all Azienda Sanitaria e delle spese comuni allo svolgimento dell attività intramuraria, è accantonata quale fondo aziendale da destinare alla perequazione per le discipline sanitarie mediche e non mediche individuate in sede di contrattazione integrativa. La Legge 8 novembre 2012, n. 189 di conversione del Decreto-Legge 13 settembre 2012, n. 158 ( decreto Balduzzi ) all art. 2 ha introdotto un ulteriore trattenuta sul compenso del libero professionista del 5% da destinarsi a progetti di prevenzione o riduzione liste di attesa. 109

120 5. DEFINIZIONE COSTI COMUNI ATTIVITA INTRAMOENIA Conformemente alle disposizioni in materia (legge n.189/2012), l ASL CN2 per la determinazione delle tariffe definisce con i singoli professionisti, e previo accordo in sede di contrattazione integrativa aziendale approvato con regolamento aziendale, i compensi idonei a remunerare il professionista, l èquipe, il personale di supporto nonché i costi pro-quota per l ammortamento e la manutenzione delle apparecchiature, curando che sia assicurata la copertura di tutti i costi diretti e indiretti sostenuti dall azienda (compresi quelli derivanti dall attività di prenotazione e riscossione degli onorari). F1.5 (già F1.4) Riguardo ai ricavi da compartecipazione alla spesa sanitaria (Ticket) deve essere predisposta una procedura di verifica della corrispondenza tra le visite prenotate a sistema, le prestazioni erogate, le impegnative e gli incassi ricevuti 1. SCOPO DELLA PROCEDURA La procedura in vigore predispone con riguardo ai ricavi da compartecipazione alla spesa sanitaria (Ticket) una verifica della corrispondenza tra le visite prenotate a sistema, le prestazioni erogate, le impegnative e gli incassi ricevuti. Il rispetto della procedura di seguito descritta, inoltre, ha l obiettivo di assicurare che i ricavi risultanti dalla contabilità corrispondano a diritti certi derivanti da prestazioni effettivamente rese. Per le prestazioni sanitarie, ambulatoriali e di diagnostica è previsto di regola il pagamento da parte del cittadino, che ne usufruisce, di una quota di compartecipazione alla spesa sanitaria a meno che lo stesso non abbia diritto alla esenzione dal pagamento dello stesso (reddito nucleo familiare, cittadini indigenti, ecc.). 2. MODALITA OPERATIVE Le prenotazioni delle prestazioni avvengono tramite CUP (Centro Unificato di Prenotazione) operativo su base regionale ed accessibile tramite contact center e tramite sportelli presso strutture aziendali. Per effettuare la prenotazione al CUP il cittadino deve essere in possesso della richiesta compilata dal proprio medico curante su ricettario del Servizio Sanitario Nazionale (impegnativa) ovvero su promemoria compilato da un medico ospedaliero (ricetta bianca). Non è richiesta la prescrizione medica per quelle prestazioni per le quali è previsto l accesso diretto dalla vigente normativa regionale e nazionale. La compartecipazione alla spesa delle prestazioni può essere pagata tramite diversi sistemi come si evince dai seguenti punti: - Casse e punti gialli: l Ufficio Cassa all atto della riscossione del ticket per contanti, carta di credito o bancomat, stampa dal sistema una ricevuta per il cliente, riportante nome cliente, tipo di prestazione e Importo dovuto. A fine giornata, l operatore stampa dal sistema informativo il riepilogo di tutti gli incassi e verifica la corrispondenza degli stessi con il denaro presente in cassa e con i riepiloghi di carta di credito e bancomat. Il versamento dell incasso totale del giorno viene effettuato entro i termini previsti presso l Ufficio Tesoreria. Quest ultimo rilascia una ricevuta in duplice copia: una viene conservata presso il proprio Ufficio e l altra viene firmata e conservata tra gli atti dell Ufficio Cassa. L Ufficio Economico- Finanziario controlla a video quanto incassato dall Ufficio Cassa, il quale invia per conferma la copia del versamento dell incasso totale. In seguito l Ufficio Entrate della Gestione Economica Finanziaria effettua la chiusura del conto cassa a sistema, con evidenza della quadratura tra quanto incassato dall Ufficio Cassa e quanto versato al Dipartimento Tesoreria. Nella suddetta categoria rientrano anche i POS (Point of Sales). L Ufficio Cassa stampa dal sistema una ricevuta per il cliente e a fine giornata stampa il riepilogo di tutte le somme incassate tramite le suddette postazioni riconciliando tutti i scontrini relativi ai pagamenti. Mensilmente gli scontrini vengono inviati all Ufficio Economico- Finanziario con allegato il riepilogo di riconciliazione sottoscritto dall operatore. La S.O. Gestione Economica Finanziaria, ottenuto dall Ufficio Cassa il riepilogo degli incassi con annesse le ricevute e gli scontrini, verifica la corrispondenza degli importi con quanto risultante dalla stampa riepilogativa. - Bonifico bancario e postale: L Ufficio Cassa, al momento della prenotazione della prestazione, riepiloga in un apposito prospetto gli estremi dei versamenti bancari e postali effettuati dagli utenti. Tale prospetto appositamente controfirmato è inviato mensilmente all Ufficio Economico Finanziario che, inoltre, mensilmente riceve dall Ufficio Tesoreria il dettaglio dei movimenti degli incassi per ticket, effettuati presso gli sportelli presenti e le relative ricevute di incasso. La S.O.C Gestione Economica e Finanziaria 110

121 procede alla riconciliazione del prospetto ricevuto dall Ufficio Cassa con le comunicazioni ricevute dall Ufficio Tesoreria, analizzando eventuali divergenze. - Vaglia: conformemente anche alle altre tipologie di pagamento, la conferma dell avvenuto pagamento viene inviato alle Casse per la regolarizzazione. - Conto corrente postale (bollettini): i pagamenti eseguiti dagli utenti, come anche negli altri casi, vengono suddivisi per tipologia di prestazione. Ogni quindicina la S.O.C Gestione Economica e Finanziaria verifica ( e riconcilia in caso di discordanza) la corrispondenza degli incassi da ticket con gli incassi evidenziati negli estratti conto mensili. In seguito viene effettuata una richiesta alla Tesoreria di prelevare dal c/c postale gli incassi e una volta compilata la reversale la quindicina viene chiusa. - Conto corrente bancario: la suddetta metodologia di pagamento viene utilizzata prevalentemente dagli Enti, effettuando il pagamento in Banca d Italia, il quale viene girato in automatico presso il conto di tesoreria. All interno dell ASL CN2 si visualizzano a sistema tutti gli appuntamenti giornalieri relativamente alle prestazioni che vengono rese. L erogazione della prestazione da parte del personale sanitario è subordinata alla presentazione da parte del cittadino della ricevuta di pagamento ticket. All atto dell erogazione della prestazione il personale addetto all accettazione dei pazienti compila un modulo di attestazione dell erogazione della prestazione sottoscritto dal medico e controfirmato dall utente. Compilato tale modulo di attestazione dell erogazione della prestazione, il personale addetto inserisce a sistema, richiamando la prenotazione effettuata, l avvenuta erogazione della prestazione. 3. RILEVAZIONE RICAVI COMPLESSIVI Entro il giorno 15 del mese successivo a quello di riferimento, ogni unità erogatrice di prestazioni è tenuta a consegnare all Ufficio Cassa copia di tutti i moduli di erogazione delle prestazioni controfirmati dagli utenti. L Ufficio Cassa stampa da sistema il riepilogo di riconciliazione per struttura tra incassi ricevuti nel mese e prestazioni eseguite e verifica la corrispondenza della stessa con i moduli di erogazione delle prestazioni ricevute, confrontando con le singole strutture le eventuali differenze riscontrate. Tale riconciliazione è predisposta in duplice copia. Una copia è conservata dall Ufficio Cassa, assieme ai moduli di erogazione delle prestazioni consegnate nel mese, ed un altra è inviata controfirmata all Ufficio Economico-Finanziario. Per ciò che attiene, viceversa, alle visite prenotate ma non effettuate o effettuate ma non pagate, l ASL CN2 applica, secondo la normativa vigente, il cd. malum, ossia il pagamento dell intera prestazione anziché della sola compartecipazione alla spesa. Tramite l accesso ad alcuni report e informazioni sui sistemi informatizzati, il servizio D.A.P.O. (Direzione Amministrativa Presidio Ospedaliero) verifica gli insoluti (prenotazioni non seguite da effettuazione di prestazione oppure accettazioni non pagate), e provvede a sollecitare in via bonaria l utente. Dal 2014 è attivo un servizio esternalizzato per la riscossione delle somme non incassate che, oltre ad adire la via bonaria, può, su richiesta dell ente, proseguire in caso di insolvenza la riscossione coattiva. 4. RECUPERO Per ciò che attiene alle visite prenotate ma non effettuate, l ASL CN2 applica, secondo la normativa vigente, il cd. malum, ossia il pagamento dell intera prestazione anziché della sola compartecipazione alla spesa. Per le prestazioni effettuate ma non pagate, l ASL CN2 provvede a sollecitare in via bonaria l utente al pagamento del ticket dovuto. Anche per i referti non ritirati nei tempi previsti dalla normativa l ASL CN2 provvede a richiedere il pagamento dell intera prestazione, anziché della sola compartecipazione alla spesa, (dedotto l eventuale ticket già pagato). Inoltre si procede anche al recupero crediti DEA (il ticket previsto per l accesso in codice bianco) e dei viaggi autoambulanze ASAVA-VAR, qualora non pagati nei tempi previsti. La struttura aziendale D.A.P.O. (Direzione Amministrativa Presidio Ospedaliero) opera i controlli necessari sulla base del materiale inviato dagli ambulatori, o di query estrapolate in modo informatizzato, e predispone l invio di lettere R/R per il recupero in via bonaria. Successivamente opera un secondo controllo su quanti hanno pagato o sono stati eventualmente esentati da tale obbligo (c.d. giustificati) e predispone gli elenchi di quanti hanno disatteso l invito o non hanno ricevuto la raccomandata R/R. Qualora l invito bonario venga disatteso, l ASL CN2 prosegue con la riscossione coattiva, avvalendosi di un servizio esternalizzato, individuato tramite apposita gara 111

122 F1.7 (già F1.5) Riguardo ai ricavi da attività commerciale deve essere prevista la tenuta di idonea contabilità Ai sensi dell articolo 4, comma 4 del DPR n. 633/1972, l Azienda sanitaria rientra nella categoria degli enti non commerciali soggetti ad IVA in relazione alle cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate nell esercizio di attività commerciali. Emergono due prospettive differenti, sotto il profilo soggettivo, le aziende sanitarie sono soggette ad IVA limitatamente alle operazioni poste in essere nell esercizio di attività imprenditoriali; mentre sotto il profilo oggettivo, sono considerate soggette ad IVA solo le operazioni rese verso il pagamento di un corrispettivo specifico. L Azienda Sanitaria Locale, compresa la ASL CN2, è da considerare: - ente non commerciale per le prestazioni erogate gratuitamente agli aventi diritto nell ambito della propria attività istituzionale; ne consegue che l ASL non è tenuta ad emettere la fattura con riferimento ai corrispettivi relativi ai ticket. - ente commerciale, per le prestazioni istituzionali rese a terzi dietro corrispettivo, come ad esempio i ricoveri ospedalieri a non aventi diritto alle prestazioni gratuite, le attività ambulatoriali a pagamento, le altre attività estranee al novero delle attività sanitarie, come la mensa. Con l'emanazione della Risoluzione dell'agenzia delle entrate n. 86/E del 13 marzo 2002, ed in particolare il quesito n. 7 relativamente alla "Modalità di tenuta della contabilità separata ai sensi dell'articolo 109 del D.P.R. n. 917 del 1986 e alla detrazione dell'iva", è stato sancito, in sostanza, l obbligo per le ASL della tenuta di contabilità separata relativamente alle attività commerciali svolte (tipicamente mensa e somministrazioni di pasti in generale, eventuali spazi commerciali all interno dei presidi ospedalieri etc). Attualmente, non è in uso la contabilità separata presso l ASL CN2 a causa della mancanza di indicazioni univoche da parte della Regione, nonché in considerazione dell entità irrisoria (< 1% del volume di affari) dell attività commerciale. 112

123 F2) Realizzare riscontri periodici tra le risultanze contabili interne all azienda e quelle esterne, provenienti dai debitori F2.1 Procedere con cadenza periodica, ed in ogni caso annualmente, alla richiesta di conferma saldi ai debitori aziendali al fine di procedere alla relativa riconciliazione ed allineamento dei dati contabili. L articolo 2423 comma 2 del Codice Civile, fissa la clausola generale ovvero la finalità primaria del bilancio secondo la quale quest ultimo deve essere redatto con chiarezza e deve rappresentare in modo veritiero e corretto la situazione patrimoniale e finanziaria della società e il risultato economico dell esercizio. A tale scopo la S.O.C. Gestione Economica e Finanziaria procede annualmente alla verifica e al controllo dei saldi relativi ai crediti aziendali; in caso di anomalie riscontrate (ad esempio clienti con saldi Avere), viene richiesta conferma saldi al fine di procedere alla relativa riconciliazione ed allineamento dei dati contabili. Quest azione si rende necessaria per acquisire elementi probativi appropriati e sufficienti a sostegno dei crediti esposti in bilancio. Tale verifica, oltre che aziendale, costituisce una delle principali procedure di verifica da parte del Collegio Sindacale incaricato della revisione dei conti. Le attività dell organo di controllo, nella prassi, sono sostitutive dell attività di verifica aziendale. Nello specifico, l operazione di verifica è denominata circolarizzazione dei crediti, il cui obiettivo fondamentale consiste nell accertare l esistenza e la correttezza del saldo dei crediti. Oltre agli accertamenti riscontrati in caso di anomalie, come sopra evidenziato, è possibile procedere ad una verifica a campione dei clienti da circolarizzare adeguatamente rappresentativo della massa creditizia; in altre parole, la somma dei crediti circolarizzati dovrebbe essere significativa rispetto al totale dei crediti verso clienti iscritti nel bilancio. La selezione può avvenire sia sulla base di una lista di clienti (c.d. partitario clienti) rappresentativi, dalla quale risultano i saldi alla data di riferimento, sia sulla base di clienti riferiti ad uno stesso conto di credito (ossia appartenenti alla medesima tipologia, ad esempio crediti verso Aziende Sanitarie ) verificando la quadratura tra il totale del partitario clienti analitico riferito al singolo conto di credito ed il relativo saldo contabile. In caso di verifica puntuale su un campione di clienti, al cliente verrà data facoltà di risposta che potrà confermare l uguaglianza tra il saldo che risulta nella contabilità della società e il saldo che risulta nella contabilità dell asl, oppure potrà non confermare il saldo evidenziando le squadrature; si procederà quindi alla riconciliazione dei saldi, che potrebbe comportare la richiesta di ulteriori informazioni al cliente (per esempio richiesta di documenti giustificativi attestanti un credito) Di seguito si riporta un esempio di saldo di un debitore aziendale estratto dal programma operativo di contabilità NFS. 113

124 F2.2 Per i clienti per i quali la risposta alla richiesta di conferma saldi non è pervenuta, l esistenza dei crediti è verificata mediante la realizzazione di procedure di verifica alternative quali ad esempio pagamenti ricevuti dall azienda successivamente alla data di riferimento della conferma, controllo della documentazione sottostante il credito (fatture, ordini, documenti di spedizioni ecc ) In assenza di risposta da parte del cliente circolarizzato, la verifica del saldo contabile dovrà passare attraverso procedure alternative che, in primis, sono riferite ad sollecito telefonico o via PEC della richiesta di conferma saldi; in caso di ulteriore mancata risposta del cliente, le procedure alternative si concretizzano poi nell esame dei pagamenti ricevuti dall Asl dopo la data di chiusura dell esercizio oppure dopo la data del periodo preso in considerazione e nell esame di documenti di supporto del credito. Per i clienti che non hanno risposto alla circolarizzazione: - si procede ad ulteriore verifica di eventuale presenza di pagamenti da parte dello stesso di fatture incluse nel saldo e non registrati dall ASL al fine di analizzare la sua posizione nei confronti dell Ente; - si verifica e si analizza lo stato del credito (se di difficile incasso) e si effettuano previsioni riguardo il futuro incasso. Le operazioni di verifica menzionate riguardano unicamente le persone giuridiche dotate di partita IVA; per i clienti privati, esistono procedure di controllo differenti e conseguenti azioni di recupero di crediti eventualmente non incassati analizzati in apposita procedura del PAC. 114

125 F3) Realizzazione analisi comparate periodiche dell ammontare di crediti e ricavi del periodo corrente, dell'anno precedente e del bilancio di previsione F3.1 Effettuare periodicamente un'analisi degli scostamenti dei crediti e ricavi del periodo corrente rispetto ai crediti al 31 dicembre dell'anno precedente ed i ricavi dello stesso periodo dell'anno precedente La S.O. Gestione Economica e Finanziaria provvede con cadenza almeno trimestrale all analisi comparata dei ricavi e dei crediti rispetto alla situazione dell esercizio chiuso al 31/12 per due principali motivazioni: - sul fronte dei ricavi, onde effettuare un analisi degli scostamenti e delle motivazioni che li hanno generati; - sul versante dei crediti residui rispetto alla situazione al 31/12 dell anno precedente, onde verificare le tempistiche di incasso dei crediti generatisi E da segnalare che le sole entrate direttamente gestibili dall ASL sono le cosiddette entrate proprie, costituite cioè dall attività istituzionale e, marginalmente, a carattere commerciale, erogata dall ASL CN2. La maggior parte dei ricavi, costituiti dalla quota capitaria e dalla mobilità attiva e passiva, non risultano gestite dall ASL, ma sono conseguenti ad assegnazioni regionali che rendono inefficace l azione di monitoraggio che è invece possibile effettuare sulle entrate aziendali, principalmente ticket, addebiti diretti per prestazioni ad altre aziende, introiti dell attività intramoenia. Sulle entrate derivanti dalle attività istituzionali, il cui pagamento da parte dell utenza viene effettuato anticipatamente o contestualmente alla fruizione della prestazione, la verifica degli scostamenti del periodo corrente rispetto alle risultanze al 31 dicembre dell anno precedente avviene su risultanze ben definite e precise. Per quanto riguarda le entrate derivanti da attività istituzionali e/o commerciali il cui pagamento avviene successivamente alla fruizione del servizi/prestazioni, l analisi degli scostamenti avviene su una base dati mista: una parte ben definita e quantificata da documenti emessi (fatture o documenti di entrata) attraverso i quali vengono registrati crediti e ricavi, ed una parte stimata (non ancora iscritta a credito/ricavo), che viene quantificata rielaborando le risultanze dell anno precedente rapportandole all anno in corso. Nell attività di monitoraggio e quantificazione dei crediti e dei ricavi, così come per debiti e costi, assume un importante ruolo l operato del Controllo di Gestione che offre gli strumenti necessari alla programmazione dell attività aziendale. F3.2 Effettuare un monitoraggio periodico dell ammontare dei crediti e dei ricavi rispetto ai valori indicati nel bilancio di previsione Le considerazioni di cui all azione F3.1 sono valide anche nell analisi degli scostamenti delle voci di entrate rispetto al bilancio di previsione. In questo caso l operazione di analisi degli scostamenti assume rilevanza in ottica di possibili azioni di miglioramento ai fini della verifica del rispetto degli equilibri di bilancio e degli importi stimati nel bilancio di previsione. La Regione Piemonte, nella maggior parte dei casi, richiede alle singole aziende la predisposizione del bilancio di previsione prima della determinazione della quota capitaria e della mobilità effettiva, rendendo di fatto irrealizzabile l analisi degli scostamenti sulle principali voci di ricavo a conto economico. Il gruppo delle entrate proprie è invece monitorato costantemente attraverso l analisi dell andamento di queste voci di ricavo nel corso dell esercizio, con verifiche periodiche sull incidenza percentuale delle singole voci rispetto al bilancio di previsione redatto. E da osservare che non tutte le voci di ricavo delle aziende sanitarie sono caratterizzate da un andamento annuale regolare, potendosi esse manifestare verosimilmente nella parte finale dell anno: è il caso di addebiti fatti dall ASL nei confronti di altri enti pubblici, consulenze, prestazioni agli STP. In questo caso lo stesso bilancio di previsione è redatto basandosi sulla serie storica dei risultati conseguiti, con inevitabile criticità nel caso in cui i valori dell esercizio corrente si discostino in misura significativa da quelle degli esercizi pregressi. 115

126 F4) Garantire che ogni operazione suscettibile di originare, modificare o estinguere i crediti sia accompagnata da appositi documenti, controllati ed approvati prima della loro trasmissione a terzi e rilevazione contabile F4.1 Predisposizione di una procedura che preveda appropriati atti a garantire la correttezza formale e sostanziale delle operazioni che originano il credito. Tra i controlli da prevedere si evidenziano principalmente; comparazione degli ordini di clienti con i listini prezzi ed offerte, comparazione delle bolle di consegna con gli ordini per quanto riguarda la natura e la quantità delle merci, controllo delle fatture, controllo della sequenza numerica degli ordini, delle bolle di consegna e delle fatture ecc Al fine di garantire la correttezza formale e sostanziale delle operazioni che originano il credito, in ASL CN2 viene garantita la separazione funzionale dei compiti e delle responsabilità nelle diverse fasi del ciclo attivo. E necessario, tuttavia, premettere che l ASL CN2 effettua un numero e una tipologia limitata di operazioni attive che necessitano fatturazione poiché la missione aziendale non è, ovviamente, la vendita di beni e servizi. Le operazioni attive che generano ricavo all interno dell azienda, cioè l erogazione di prestazioni di ricovero e di visite specialistiche, non vengono infatti fatturate poiché valorizzate direttamente dalla Regione nei bilanci aziendali, pur se sono oggetto di numerosi controlli di tipo sanitario sulla correttezza e appropriatezza delle prestazioni rese. Non esistono, da questo punto di vista, ordini e bolle di consegna per ciò che attiene il ciclo attivo; le principali prestazioni fatturate riguardano infatti l erogazione di servizi e si riferiscono in particolare a: - Prestazioni sanitarie erogate in regime di libera professione; - Locazioni attive; - Vendita buoni pasto; - Addebiti diretti di prestazioni sanitarie ad altre ASL; - Consulenze; - Visite fiscali. Le procedure di controllo vengono effettuate dalla struttura competente che attesta l avvenuta effettuazione del servizio richiesto (nel caso di prestazioni sanitarie) o attesta la necessità di procedere alla fatturazione (come nel caso delle locazioni attive ad esempio). Il servizio preposto, mediante lettera protocollata o comunicazione via , comunica al servizio Economico Finanziario la necessità di fatturazione, indicando il soggetto passivo, importo e natura delle prestazioni oggetto di fatturazione. F4.3 (già F4.2) Verifiche periodiche volte a riscontrare l allineamento tra i saldi contabili ed i saldi partitario clienti. I partitari dei clienti sono della sub-articolazioni dei conti di bilancio intestati ad ogni singolo cliente nei quali si rilevano i rapporti di credito e gli incassi effettuati; in particolare nella sezione dare vengono rilevati gli importi a credito nei confronti dei clienti e nella sezione avere, viceversa, vengono rilevate le diminuzioni di questi crediti grazie al pagamento di quanto dovuto dal cliente all azienda. Con cadenza periodica la S.O.C. Gestione Economica e Finanziaria effettua un controllo su un determinato numero di clienti afferenti ad un singolo conto di bilancio finalizzato a verificare il corretto allineamento tra il saldo del mastrino ed i saldi complessivamente risultanti dalla stampa del partitario clienti. Oltre a procedere ad una verifica interna riguardo l allineamento tra i menzionati saldi, la struttura Gestione Economico- Finanziaria risponde a tutte le richieste di verifica dei partitari provenienti dai creditori dell azienda, in quanto si ha l intento comune di avere partitari che riportino gli stessi valori certi di bilancio. I controlli periodici effettuati sono così articolati: - Stampa partitario clienti ad una certa data al fine di individuare tutte le partite aperte con i clienti suddiviso per conto di bilancio (es: tutti i clienti che afferiscono al conto di credito delle ASR); - Verifica/associazione clienti con conti di credito diversi; - Stampa dei saldi contabili cui afferiscono i clienti individuati nel precedente punto; - Confronto tra i saldi contabili e saldi partitario clienti. In caso di conformità tra i saldi contabili e saldi partitario clienti non è necessario effettuare ulteriori controlli. 116

127 In caso contrario, di discordanza, la S.O.C. Gestione Economica e Finanziaria esegue i seguenti controlli: - Verifica la competenza imputata alle scritture contabili; - Verifica volta ad individuare se sussistono alcune partite imputate genericamente al conto credito senza riferimento al cliente specifico; - Verifica di sussistenza di eventuali prime note senza riferimenti al cliente specifico e/ errate. F4.4 (già F4.3) Verifiche periodiche volte a riscontrare la corretta applicazione della procedura con predisposizione di relativo report delle risultanze delle verifiche. Con cadenza periodica, tipicamente trimestrale, viene preso in esame uno specifico conto di credito e ne viene verificata la coincidenza con il partitario dei clienti afferenti a tale conto, così come dettagliato nella procedura F4.2 e le risultanze vengono indicate nel registro dei controlli effettuati sulle procedure aziendali. 117

128 F5) Valutare i crediti e i ricavi, tenendo conto di tutti i fatti che possono influire sul valore degli stessi, quali ad esempio: il rischio di inesigibilità e l'eventualità di rettifiche. F5.1 Predisposizione di un adeguata procedura per la valutazione del rischio di inesigibilità dei crediti e la stima degli accantonamenti relativi a sconti ed altre rettifiche di crediti. La procedura in particolare deve prevedere che: a) gli incassi, non accoppiati con le relative fatture, siano tempestivamente segnalati; b) le fatture scadute siano immediatamente individuate e si sollecitino i clienti per il pronto pagamento; c) in caso di esito negativo dei solleciti, e dopo un ragionevole periodo di tempo, i crediti scaduti vengano passati a contenzioso e la gestione dei loro incassi sia affidata ad un ufficio legale. Richiamando il generale principio di cui all art n.8, per cui i crediti essi devono essere rappresentati in bilancio secondo il presumibile valore di realizzo, l ASL CN2 adotta una procedura per la valutazione del rischio di inesigibilità dei crediti e per la conseguente stima degli accantonamenti relativi a sconti ed altre rettifiche di crediti. La tematica dei crediti insussistenti o inesigibili fa emergere in modo evidente il ruolo dei principi contabili che consiste nell interpretare in chiave tecnica le norme di legge in tema di ordinamento finanziario e contabile, secondo i fini voluti dal legislatore: infatti, principi contabili vi sono molti approfondimenti ed indicazioni operative. Nel principio n. 2, punto 19, si precisano innanzitutto gli elementi fondamentali dell accertamento delle entrate, fra i quali il diritto di credito che deve essere connotato dei requisiti di certezza, liquidità ed esigibilità: Un credito è certo in presenza di un idoneo titolo giuridico in cui esso trova fondamento; è liquido se ne è determinato l ammontare; è esigibile se sia venuto in scadenza nell esercizio o, per la riscossione del relativo importo, l ente abbia autonomamente fissato il versamento nell anno successivo, ovvero abbia concesso al debitore una dilazione di pagamento che cada negli esercizi successivi.. Altre indicazioni più operative in tema di esigibilità dei crediti si annoverano nel principio 3, n. 50 secondo il quale l ente locale cancella un accertamento solo quando perde il controllo dei diritti contrattuali costitutivi del credito e/o la sua titolarità. L ente perde il controllo allorché cede a terzi i diritti alle prestazioni contrattuali, oppure allorché si estinguono i diritti o la titolarità. e nel seguente punto n. 51 laddove si prevede l obbligatorietà della verifica per ciascun singolo accertamento della gestione di competenza e per ciascun residuo attivo proveniente dagli anni precedenti, nonché l adozione di un comportamento prudente ricercando le condizioni dell effettiva esistenza dei requisiti essenziali. Il punto n. 55 del principio 3 si sofferma sul concetto di esigibilità del credito: viene precisato che la verifica di esigibilità del credito riguarda le condizioni di insolvibilità del debitore che devono essere illustrate e motivate nella relazione del rendiconto, fermo restando che la rilevazione dell accertamento segue l aspetto giuridico dell entrata ossia il momento in cui sorge in capo all ente locale il diritto a percepire somme di denaro. E necessario poi operare una distinzione tra i crediti di natura commerciale e quelli di natura non commerciale. Per la prima categoria, si procede annualmente all analisi della stratificazione con conseguente accantonamento per la svalutazione delle poste non più ritenute esigibili nei limiti dello 0,5% dell ammontare degli stessi crediti all 1/1 così come fiscalmente deducibile. Particolari procedure sono poi operate, in base alla recente normativa, per ciò che concerne i crediti di modesta entità (< euro) o per i crediti nei confronti di clienti soggetti a procedure concorsuali. La S.O. Gestione Economico Finanziaria monitora periodicamente, generalmente con cadenza mensile, le fatture emesse che non risultano incassate, tramite report dell applicativo di contabilità NFS. Si tratta di fatture relative, in particolare, a: - attività libero professionale del personale medico; - convenzioni; - visite fiscali; - affitto locali. Per queste fatture, viene predisposto un sollecito di pagamento bonario all utente insolvente. I solleciti inviati sono a loro volta monitorati onde verificarne i relativi incassi. Decorso un lasso di tempo ragionevole (tipicamente 2-3 mesi), le pratiche insolute vengono trasmesse alla S.O. Assistenza Legale per l instaurazione del contenzioso. 118

129 F5.3 (già F5.2) Verifiche periodiche volte a riscontrare la corretta applicazione della procedura con predisposizione di relativo report delle risultanze delle verifiche La S.O.C. Gestione Economica e Finanziaria con cadenza periodica, tipicamente mensile, analizza le fatture emesse e non incassate al fine di determinare il rischio di inesigibilità e, conseguentemente l eventualità di rettifiche cosi come dettagliato nella procedura F5.1. I risultati dei controlli vengono indicati nel registro dei controlli accogliente le risultanze delle verifiche delle procedure aziendali. F5.4 (già F5.3) Adottare elenco delle pratiche di recupero crediti in sofferenza SEZIONE I AZIONI DI COMPETENZA DELL UFFICIO LEGALE 1. FINALITA La procedura ha la finalità di recupero delle somme dovute dagli utenti del S.S.N. a vario titolo e, in particolare, nelle fattispecie di cui al prospetto che segue che reca anche il Servizio competente all avvio della procedura di recupero crediti: FATTISPECIE IN CUI VIENE AVVIATA LA PROCEDURA DI RECUPERO a. Mancato pagamento del contributo dovuto per prestazioni specialistiche, prestazioni di diagnostica strumentale e di laboratorio in regime ambulatoriale (ticket); b. Mancato pagamento del contributo dovuto per prestazioni di pronto soccorso ospedaliero non seguite da ricovero (ticket pronto soccorso); c. Mancato ritiro dei referti e/o esami (mancato ritiro referti); d. Mancata effettuazione visita e/o esame prenotato e non disdettato (malum); SERVIZIO COMPETENTE ALL AVVIO DELLA PROCEDURA Direzione Amministrativa di Presidio Ospedaliero (D.A.P.O.) Direzione Amministrativa di Presidio Ospedaliero (D.A.P.O.) Direzione Amministrativa di Presidio Ospedaliero (D.A.P.O.) Direzione Amministrativa di Presidio Ospedaliero (D.A.P.O.) e. Mancato pagamento di prestazioni di sanità pubblica (diritti sanitari); Dipartimento di Prevenzione f. Mancato pagamento di sanzioni per violazione delle disposizioni in materia igienico-sanitaria (sanzioni amministrative). Dipartimento di Prevenzione g. Mancato pagamento di tariffe dovute ex D.Lgs. 194/2008 Dipartimento di Prevenzione h. Mancato pagamento di altre prestazioni fatturate dall Azienda (es. attività libero professionale dei Medici, prestazione di ricovero a pagamento, rivalse nei confronti di utenti per danni arrecati all Azienda, etc.). S.O. Gestione Economica e Finanziaria 2. RICHIESTA DI PAGAMENTO AGLI UTENTI DA PARTE DEI SERVIZI La S.O. Direzione Amministrativa di Presidio Ospedaliero (D.A.P.O.) e la S.O. Gestione Economica e Finanziaria, con riferimento alle fattispecie di competenza di ciascuna e di cui al prospetto che precede, 119

130 inviano agli utenti debitori di importi superiori ai 16,00., apposita richiesta di pagamento, a mezzo raccomandata R.R., con addebito delle spese postali, assegnando un termine - non superiore a 30 giorni - per il pagamento. I Servizi afferenti al Dipartimento di Prevenzione relativamente alle fattispecie di competenza procedono ad attivare le azioni descritte nella sezione II della presente procedura. 3. REDAZIONE ELENCO INSOLUTI La S.O. Direzione Amministrativa di Presidio Ospedaliero (D.A.P.O.) e la S.O. Gestione Economica e Finanziaria provvedono, periodicamente, a segnalare alla S.O. Assistenza Legale, gli utenti morosi, cioè quelli che non hanno pagato nel termine stabilito nella raccomandata r.r. da loro inviata con richiesta di pagamento. Tale segnalazione si concretizza nella trasmissione di un elenco nominativo, completo dei dati anagrafici e del codice fiscale e nel caso di ditte della Partita I.V.A., dei debitori. A tale elenco è allegata copia della lettera r.r di cui al precedente punto 2 e della ricevuta di ritorno riferita a ciascun utente moroso. Tale segnalazione è finalizzata al recupero del credito tramite l ente incaricato della riscossione. I Servizi afferenti al Dipartimento di Prevenzione relativamente alle fattispecie di competenza procedono ad effettuare analoga segnalazione dopo aver posto in essere le azioni indicate nella sezione II della presente procedura. 4. RICHIESTA DI PAGAMENTO DA PARTE DELLA S.O. ASSISTENZA LEGALE Ricevuto l elenco la S.O. Assistenza Legale invia all utente moroso ulteriore lettera raccomandata r.r. di diffida e messa in mora, concedendo un termine entro cui pagare; decorso tale termine, in caso di insolvenza, la S.O. predetta provvede al recupero avvalendosi dell ente incaricato della riscossione. 5. RISCOSSIONE VOLONTARIA A MEZZO DELL ENTE DI RISCOSSIONE Laddove la raccomandata r.r. di cui al precedente punto 4, inviata dalla S.O. Assistenza Legale, sia tornata intonsa al mittente, la medesima S.O. predispone una lista di carico, distinta per tipologia di prestazione e per nominativo, completa dei dati anagrafici, del codice fiscale o partita I.V.A., per l avvio della riscossione volontaria tramite l ente incaricato della riscossione. Tale lista è trasmessa all ente incaricato della riscossione che, individuato l esatto domicilio del destinatario, invia all utente moroso un primo avviso di pagamento. Successivamente, permanendo lo stato di insolvenza, l ente incaricato della riscossione invia agli utenti morosi un ulteriore avviso, notificato a mezzo raccomandata e, decorso infruttuosamente il termine concesso per il pagamento (di 30 giorni dalla ricezione della comunicazione), procede all ingiunzione di pagamento con notifica atti giudiziari. 6. RISCOSSIONE COATTIVA A MEZZO DELL ENTE DI RISCOSSIONE Laddove la raccomandata r.r. di cui al precedente punto 4, inviata dalla S.O. Assistenza Legale, sia giunta a destinazione e l utente nonostante ciò sia rimasto insolvente, la medesima S.O. predispone una lista di carico, distinta per tipologia di prestazione e per nominativo, completa dei dati anagrafici, del codice fiscale o partita I.V.A., delle date di spedizione e di notifica, del numero della raccomandata e della decorrenza degli interessi. Tale lista è trasmessa all ente incaricato della riscossione coattiva che, elaborata la lista, procede all invio al domicilio dell utente dell ingiunzione di pagamento con notifica atti giudiziari. 7. MANCATO PAGAMENTO DI ORDINANZE INGIUNZIONI Laddove rimanga insoluta l ordinanza ingiunzione di pagamento emessa dall ufficio contenzioso dell ASL per i ricorsi respinti in ordine a sanzioni amministrative pecuniarie in materia di igiene alimenti e bevande, di sostanze destinate all'alimentazione, sanità pubblica e veterinaria (delegate alle Aziende Sanitarie dalla legge regionale 35/1996), la S.O. Assistenza Legale, provvede, periodicamente, effettuati i controlli contabili, a formare e ad inviare all ente incaricato della riscossione l elenco nominativo dei morosi, completo dei dati anagrafici e del codice fiscale e/o partita I.V.A. se si tratta di ditta, per il recupero coattivo del credito. 120

131 8. FALLIMENTO DEL DEBITORE Nel caso in cui il debitore venga dichiarato fallito con decreto del Giudice, la S.O. Assistenza Legale, informata dal Curatore, procede all insinuazione al passivo del fallimento con le modalità e termini di cui alla Legge Fallimentare. SEZIONE II AZIONI POSTE IN ESSERE DAL DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE PROPEDEUTICHE ALL AVVIO DELLA PROCEDURA DI RECUPERO CREDITI 1. PREMESSA Le tipologie di crediti afferenti all area della Prevenzione sono: - diritti sanitari per prestazioni rese dai servizi dei Dipartimenti di Prevenzione (previste dalla D.G.R del 5 luglio 2004) - sanzioni amministrative per illeciti ingiunte dai servizi del Dipartimento di Prevenzione (a seguito di verbali di accertamento) - sanzioni penali (D.Lgs. 758/94) - compensi per controlli sanitari in applicazione del D.Lgs. 194/2008 attuat. Regolamento CE 882/2004 effettuati dai servizi competenti del Dipartimento di Prevenzione La presente procedura disciplina la gestione dei crediti e le azioni da porre in essere nel caso di insolvenza degli stessi. 2. VERIFICHE SUSSISTENZA CREDITO I controlli vengono effettuati da ogni singola Struttura Operativa del Dipartimento di Prevenzione erogante la prestazione (S.O., S.S.D., S.O.S.), avvalendosi di appositi registri su cui sono annotati i crediti in sofferenza, distinti per tipologia. 3. RECUPERO DIRITTI SANITARI PER PRESTAZIONI RESE DAI SERVIZI DEI DIPARTIMENTI DI PREVENZIONE (PREVISTE DALLA D.G.R DEL 5 LUGLIO 2004) Le Strutture Operative del Dipartimento di Prevenzione che hanno erogato la prestazione inviano all utente, risultato insolvente in seguito a verifica periodica, una prima lettera bonaria di invito al pagamento entro 20 giorni. Trascorsi inutilmente 30 giorni dall invio, viene trasmessa una nuova lettera di sollecito, a mezzo raccomandata con avviso di ricevimento (con addebito spese postali) o Posta Elettronica Certificata (se l indirizzo PEC del destinatario è conosciuto), assegnando un nuovo termine di 30 giorni per procedere al pagamento. L utente cui è recapitata la richiesta bonaria ovvero la lettera di sollecito può produrre, in entrambi i casi, attestazione di avvenuto pagamento ovvero giustificare il non dovuto pagamento. Trascorso inutilmente il termine di 30 giorni dal ricevimento della lettera di sollecito, effettuati i necessari controlli presso la S.O. Gestione Economica e Finanziaria in ordine al permanere dello stato di insolvenza, le Strutture del Dipartimento di Prevenzione trasmettono alla S.O. Assistenza Legale un elenco nominativo, completo dei dati anagrafici e del codice fiscale e nel caso di ditte della Partita I.V.A., dei debitori, corredato delle lettere di sollecito. Il Servizio Legale procede al recupero in forma coattiva dei crediti rimasti insoluti come da procedura descritta nella precedente sezione I. 4. RECUPERO SANZIONI AMMINISTRATIVE PER ILLECITI INGIUNTE DAI SERVIZI DEL DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE (A SEGUITO DI VERBALI DI ACCERTAMENTO) Le Strutture Operative del Dipartimento di Prevenzione notificano le sanzioni amministrative da esse irrogate nella forma di atti giudiziari. E onere della Struttura che ha irrogato la sanzione verificare il ricevimento del provvedimento sanzionatorio; nel caso in cui tale sanzione non sia stata recapitata, la suddetta Struttura, ove venga individuato (mediante accertamenti presso i competenti uffici anagrafe dei Comuni) l esatto domicilio del destinatario, deve effettuare un nuovo invio del provvedimento sanzionatorio (nella forma di atto giudiziario) con addebito dell ulteriore spesa postale sostenuta. 121

132 E, altresì, onere della Struttura che ha irrogato la sanzione verificare ogni sei mesi (effettuando i necessari controlli presso la S.O. Gestione Economica e Finanziaria) l avvenuto pagamento della sanzione nei termini stabiliti. In caso di mancato pagamento la Struttura che ha irrogato la sanzione trasmette alla S.O. Assistenza Legale un elenco nominativo, completo dei dati anagrafici e del codice fiscale e nel caso di ditte della Partita I.V.A., dei debitori. Il Servizio Legale procede al recupero in forma coattiva dei crediti rimasti insoluti come da procedura descritta nella precedente sezione I. 5. RECUPERO SANZIONI PENALI (D.LGS. 758/94) Le Strutture Operative del Dipartimento di Prevenzione interessate provvedono a notificare la sanzione al trasgressore ed alla verifica del regolare pagamento rapportandosi con la S.O. Gestione Economica e Finanziaria. Nel caso di mancato pagamento nei termini stabiliti esse inoltrano segnalazione alla Procura della Repubblica. 6. RECUPERO COMPENSI PER CONTROLLI SANITARI IN APPLICAZIONE DEL D.LGS. 194/2008 ATTUAT. REGOLAMENTO CE 882/2004 EFFETTUATI DAI SERVIZI COMPETENTI DEL DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE Le Strutture Operative del Dipartimento di Prevenzione verificano l avvenuto pagamento del corrispettivo dovuto per i controlli sanitari effettuati nei due mesi successivi alla scadenza del termine di pagamento. In caso di mancato pagamento le Strutture Operative che hanno erogato la prestazione inviano una prima richiesta di pagamento con modalità tali da garantire certezza dell'avvenuta ricezione (es. raccomandata A.R sistemici telematici avente lo stesso valore legale consegna a mano con relata). E onere della Struttura che ha effettuato la prestazione non pagata verificare il ricevimento della suddetta richiesta di pagamento; nel caso in cui tale richiesta non sia stata correttamente recapitata la suddetta Struttura, ove venga individuato (mediante accertamenti presso i competenti uffici anagrafe dei Comuni) l esatto domicilio del destinatario, deve effettuare un nuovo invio della medesima richiesta. L utente cui è recapitata la richiesta di pagamento può produrre attestazione di avvenuto pagamento ovvero autocertificare il non dovuto pagamento. Permanendo una situazione di insolvenza, le Strutture Operative del Dipartimento di Prevenzione che hanno effettuato i controlli sanitari non pagati procedono, entro i termini di legge e nella forma di atto giudiziario, alla messa in mora con addebito dell indennità di mora e delle spese di spedizione. Nei successivi quattro mesi la Struttura che ha erogato la prestazione verifica (effettuando i necessari controlli presso la S.O. Gestione Economica e Finanziaria) l avvenuto pagamento del dovuto nei termini stabiliti. In caso di mancato pagamento la Struttura che ha erogato la prestazione trasmette alla S.O. Assistenza Legale un elenco nominativo, completo dei dati anagrafici e del codice fiscale e nel caso di ditte della Partita I.V.A., dei debitori. Il Servizio Legale procede al recupero in forma coattiva dei crediti rimasti insoluti come da procedura descritta nella precedente sezione I. TABELLA RIEPILOGATIVA AZIONI RECUPERO CREDITI TIPOLOGIA CREDITO SERVIZIO CHE EFFETTUA CONTROLLO FASI DI RECUPERO I FASE II FASE III FASE IV FASE Diritti sanitari Tutti i servizi Registrazione credito su apposito elenco Lettera bonaria Lettera RRR (con addebito spese postali) o PEC Trasmissione servizio legale Sanzioni Amministrative Tutti i servizi Registrazione credito su apposito elenco Trasmissione servizio legale Tariffe D. Lgs. 194/2008 SIAN Servrizi Veterinari Aree A-B-C Registrazione credito su apposito elenco Lettera RRR o PEC o consegna a mano con relata Lettera atti giudiziari con spese postali + mora Trasmissione servizio legale 122

133 Sanzioni penali (D.Lgs. 758/94) S.Pre.S.A.L. Registrazione credito su apposito elenco Segnalazione alla Procura F5.5 (già F5.4) Disporre di report che rappresentano i crediti in base all'anzianità 1. PREMESSA I principi contabili, relativamente ai crediti, afferma che essi devono essere rappresentati in bilancio secondo il presumibile valore di realizzo (articolo 2426, n. 8). I dati acquisiti dal gestionale aziendale, possono essere mappati per creare una stratificazione dei crediti,sulla base di specifiche fasce temporali. Ai fini del bilancio, non devono essere adottati i criteri "fiscali" ai sensi dell'articolo 106 del Tuir, che, invece, si seguono in sede di dichiarazione, effettuando gli opportuni raccordi con lo stesso, tramite variazioni in aumento e diminuzione. La valutazione dei crediti può essere effettuata: analizzandoli singolarmente; stimando, in base all'esperienza e a ogni altro elemento utile, le ulteriori perdite che si presume di subire sui crediti in essere alla data del bilancio; valutando l'andamento degli indici di anzianità dei crediti scaduti, rispetto a quelli degli esercizi precedenti; A integrazione, o anche in determinate situazioni (come per un elevato frazionamento dei crediti), le perdite su crediti possono essere stimate tramite un procedimento sintetico, applicando determinate formule (per esempio, una percentuale delle vendite del periodo o dei crediti). Tuttavia, queste formule non possono essere trasformate in una regola e sono accettabili se raggiungono sostanzialmente gli stessi risultati del procedimento analitico: la loro validità deve essere costantemente verificata. Si deve tener conto delle rettifiche, nonché di sconti e abbuoni conosciuti alla data di redazione del bilancio, ma anche di quelli successivi alla data di redazione del bilancio, che tuttavia si possono prevedere in base all'esperienza e a ogni elemento utile. Per esempio, se è prassi rilevante dell'impresa concedere sconti e abbuoni al momento dell'incasso dei crediti, deve essere stimato l'importo degli sconti e abbuoni che saranno concessi sui crediti in bilancio e deve essere effettuato un adeguato stanziamento. 2. MODALITA OPERATIVE La SO Gestione Economica e Finanziaria provvede ad elaborare tramite l applicativo informatico NFS dei report che suddividono i crediti in base all anzianità degli stessi (cd. ageing analysis) per le opportune valutazioni da parte della SO stessa. A titolo esemplificativo si riporta un esempio dei report utilizzato da questa ASL per la valutazione dei crediti 123

134 scheda 2 codice descrizione anni di formazione del debito e di riepilogo 2007 a b c =a+b+c Crediti verso Aziende Sanitarie Anno di formazione 2005 e retro Anno di formazione 2006 Anno di formazione 2007 Totale iscritto nel bilancio Aziende sanitarie della propria Regione per addebito diretto entro l'anno Aziende sanitarie di altre regioni per addebito diretto entro l'anno Aziende sanitarie della propria Regione per addebito diretto oltre l'anno Aziende sanitarie di altre regioni per addebito diretto oltre l'anno Crediti presunti verso aziende sanitarie per ricavi da liquidare entro l'anno TOTALE E necessario poi operare una distinzione tra i crediti di natura commerciale e quelli di natura non commerciali. Per la prima categoria, si procede annualmente all analisi della stratificazione con conseguente accantonamento per la svalutazione delle poste non più ritenute esigibili nei limiti dello 0,5% dell ammontare degli stessi crediti all 1/1 così come fiscalmente deducibile. Alternativamente, laddove già nel corso dell esercizio venga accertata l impossibilità di incassare il credito, si procede alla rilevazione diretta della perdita su crediti. Particolari procedure sono poi operate, in base alla recente normativa, per ciò che concerne i crediti di modesta entità (< euro) o per i crediti nei confronti di clienti soggetti a procedure concorsuali. 124

135 F6) Rilevare la competenza di periodo delle operazioni che hanno generato crediti e ricavi F6.1 Predisposizione di una procedura per la ricognizione, archiviazione e monitoraggio di tutti i provvedimenti di assegnazione somme da Regione, Ministero ed altri enti Secondo la regolazione vigente, la Regione effettua l allocazione delle risorse finanziarie alle Aziende Sanitarie ed Ospedaliere sulla base delle risorse rese disponibili per il finanziamento del SSR. Tali risorse costituiscono il Fondo Sanitario Regionale di parte corrente (FSR) articolato in quota indistinta e quota vincolata sulla base di indirizzi specifici di destinazione. La quota indistinta viene assegnata in via preventiva, al fine dell allestimento degli strumenti della programmazione aziendale, ed in via definitiva al termine dell esercizio, al fine dell allestimento degli strumenti di consuntivazione e bilancio; La quota a destinazione vincolata viene assegnata alle Aziende Sanitarie ed Ospedaliere per finanziare le spese da esse sostenute per il perseguimento di attività di interesse regionale a carico del FSR (progetti). Vengono inoltre attribuite con Delibera Regionale alle diverse Aziende Sanitarie ed Ospedaliere della Regione secondo la seguente articolazione per tipologia i seguenti contributi: contributi in Conto Capitale (erogati solo a fronte della presentazione di documentazione di spese quali fatture dei fornitori) per la realizzazione di opere o l acquisto di beni strumentali che abbiano effetti durevoli sull azienda sanitaria; vengono iscritti altresì i ricavi per prestazioni a pazienti regionali ed extraregionali oggetto di flussi informativi sistematici, riferiti ad attività rivenienti da procedure standardizzate (SDO/DRG, assistenza ambulatoriale, etc.) e ricavi per prestazioni ed attività relative ad altre Aziende regionali ad attività in compensazione interaziendale non regolati direttamente tra le Aziende; Di ogni tipologia di contributo, ad eccezione dei ricavi derivanti da compensazioni interaziendali, la S.O. Gestione Economica e Finanziaria provvede ad acquisire ed ad archiviare la documentazione regionale di assegnazione, quella successiva di riparto ed eventualmente di modifica; contestualmente all acquisizione della documentazione di riparto viene generato un movimento di prima nota che apre un credito e registra parallelamente un ricavo a conto economico stabilendo gli importi effettivi da considerare ai fini degli strumenti di consuntivazione e del bilancio d esercizio. F6.3 (già F6.2) Monitoraggio periodico per la rilevazione della competenza di periodo delle operazioni che hanno generato crediti e ricavi effettuando i testi di cut off La principale forma e modalità di monitoraggio periodico per la rilevazione della competenza di periodo delle operazioni è rappresentato dalla richiesta di conferma saldi a clienti. La conferma dei saldi è quel processo di ottenimento e di valutazione di una diretta comunicazione fornita da una parte terza in risposta a una richiesta di informazioni riguardanti una particolare voce che influenza le asserzioni contenute nel bilancio d'esercizio, al fine di perseguire gli obiettivi di esistenza e di cut-off. La richiesta di conferma ai clienti può essere normalmente omessa nei casi in cui le valutazioni di rischio e significatività evidenzino che: - I crediti verso clienti sono di importo non significativo rispetto al totale di bilancio; - Il livello di rischio inerente e di controllo sono modesti e l'evidenza raccolta in altri test di sostanza è sufficiente a ridurre il rischio di revisione a un livello accettabilmente basso. La richiesta di conferma può articolarsi secondo le seguenti 3 forme: 1. Positiva: si chiede al cliente di indicare se è d'accordo sull'ammontare dovuto all'impresa revisionata, esplicitamente indicato nella richiesta di conferma. In questo modo si richiede una risposta sia nel caso in cui il cliente ritenga corretto il saldo, sia in caso contrario; 2. Negativa: si chiede che i clienti dell'impresa revisionata rispondano solo nel caso di disaccordo con l'ammontare del debito; 3. In Bianco: senza dare al cliente alcuna informazione del proprio saldo a credito, gli si chiede pertanto di indicare quello risultante nella sua contabilità; tale procedura, indubbiamente efficace in quanto costringe il cliente a dover recuperare le informazioni rilevanti, ha come inconveniente un tasso di risposta minore perché costringe il cliente a lavorare di più. L'estensione della richiesta dipende dal piano di campionamento adottato: tipico è l'utilizzo del 125

136 campionamento monetario e l'utilizzo di diverse modalità di stratificazione della popolazione (sia monetarie che per natura dei crediti), con evidenza quindi del top stratum. La selezione dei crediti da confermare avviene considerando i saldi più elevati o con maggiore movimentazione, i crediti più vecchi, i crediti con saldo avere, alcuni crediti con saldo zero o non movimentati nel periodo. La data alla quale è richiesta la conferma del saldo può essere diversa dalla data di chiusura dell'esercizio. Successivamente, si provvede a riconciliare il saldo confermato alla data di verifica con quello contabilizzato alla data di chiusura dell'esercizio, analizzando i movimenti contabili intervenuti nel periodo in esame e sulla base dei documenti di supporto (bolle, fatture, note di accredito); normalmente tale riconciliazione dei saldi è svolta a campione. A seguito delle risposte pervenute ai clienti, si possono individuare differenze tra il saldo di cui è stata richiesta la conferma e il saldo confermato dal cliente. F6.4 (già F6.3) Implementazione di un sistema di monitoraggio dei fondi finalizzati con evidenziazione delle somme assegnate, erogate utilizzate e non utilizzate. 1. PREMESSA La procedura descrive il sistema di monitoraggio dei fondi finalizzati all interno della ASL CN2, con evidenziazione delle somme assegnate, erogate utilizzate e non utilizzate. Secondo la normativa vigente, la Regione effettua l allocazione delle risorse finanziarie alle Aziende Sanitarie ed Ospedaliere sulla base delle risorse rese disponibili per il finanziamento del SSR. Il procedimento ha l obiettivo di disciplinare: - Il monitoraggio dell attribuzione dei fondi finalizzati all ASL CN2 con indicazione separata delle somme erogate utilizzate e non utilizzate; - l adeguatezza dell informativa di dettaglio fornita in Nota Integrativa nel rispetto dei principi contabili. 2. MODALITA OPERATIVE L ASL CN2 recepisce ed iscrive in bilancio per competenza i fondi vincolati e finalizzati grazie all emanazione della Determina Regionale, Statale, Comunale a seconda della fonte di provenienza dei suddetti fondi. Per ciò che concerne le donazioni devolute da terzi (società, associazione e/o privato cittadino) a beneficio dell Azienda vengono accolte mediante Determina Aziendale. In particolare per donazione s intende, ai sensi dell articolo 769 C.C. il contratto col quale, per spirito di liberalità, una parte arricchisce l altra, disponendo a favore di questa di un suo diritto o assumendo verso la stessa un obbligazione. L ASL CN2 accetta le donazioni in seguito a una valutazione multidisciplinare tramite la quale accerta la finalità lecita della donazione, la compatibilità della stessa con l interesse pubblico e con i fini istituzionali dell Ente e la sostenibilità, in caso di cespiti, degli oneri derivanti dai costi di manutenzione e di installazione. In mancanza di una precisa indicazione da parte del donatore, rispetto alla destinazione del bene o della cifra elargita (donazioni liberali non finalizzate), l Azienda destinerà la donazione al fine istituzionale indicato come prioritario. Le principali voci di bilancio che accolgono i contributi sono: CONTO DESCRIZIONE CONTRIBUTI C/ESERCIZIO QUOTA F.S. A DESTINAZIONE VINCOLATA ALTRI CONTRIBUTI REGIONALI VINCOLATI IN C/ESERCIZIO CONTRIBUTI IN CONTO ESERCIZIO DA PRIVATI CONTRIBUTI IN C/ESERCIZIO DA ISTITUZIONI SOCIALI L Azienda Sanitaria Locale CN2 riguardo i contributi vincolati assegnati dalla Regione o da altri Enti, precedentemente mediante l utilizzo dell istituto contabile del risconto, monitorava e, conseguentemente, rimandava agli esercizi successivi la parte eventualmente non utilizzata onde verificarne l effettivo utilizzo dei summenzionati contributi. I principi di armonizzazione contabile contenuti nel decreto legislativo 118/2011 hanno progressivamente ridotto il ricorso, da parte dell ASL CN2, di questi istituti contabili, in favore di una gestione improntata all accantonamento dei fondi eventualmente non utilizzati, anziché al risconto del ricavo stesso come avveniva in precedenza. Indicazioni più operative si annoverano nell articolo 29 del presente d.lgs. 118/

137 lettera c) secondo il quale i contributi in conto capitale da regione sono rilevati sulla base del provvedimento di assegnazione. I contributi sono iscritti in un apposita voce di patrimonio netto, con contestuale rilevazione di un credito verso la regione. La Regione Piemonte mediante istruzioni operative in sede di predisposizione del Consuntivo 2012, ha emanato delle linee guida per la contabilizzazione dei contributi ricevuti da parte delle ASR distinguendo tra: - Contributi vincolati e finalizzati assegnati nel 2011 e anni precedenti: i contributi utilizzati nel 2012, provenienti da assegnazioni 2011 ed anni precedenti, sono da contabilizzarsi provvisoriamente nel conto Contributi vincolati e finalizzati assegnati nel 2012: come da decreto legislativo 118/2011, le quote di contributi assegnate e non utilizzate nel corso dell esercizio 2012 devono essere accantonate nel medesimo esercizio in un apposito fondo in stato patrimoniale per essere rese disponibili negli esercizi successivi di effettivo utilizzo. Pertanto se tali contributi provenienti da assegnazioni 2012 vengono utilizzati nel 2013 iscrivendo le spese nei rispettivi conti di costo, la ASL CN2 dovrà parimenti ridurre il fondo per la parte utilizzata e in contropartita inserire una componente positiva in uno dei sottoconti di seguito indicati in base alla provenienza del contributo: SOTTO - CONTO DESCRIZIONE Utilizzo fondi per quote inutilizzate contributi di esercizi precedenti da Regione per quota F.S. vincolato Utilizzo fondi per quote inutilizzate contributi di esercizi precedenti da soggetti pubblici (extra fondo) vincolati Utilizzo fondi per quote inutilizzate contributi di esercizi precedenti per ricerca Utilizzo fondi per quote inutilizzate contributi di esercizi precedenti da privati - Contributi vincolati e finalizzati assegnati nel 2013: i contributi vincolati e finalizzati assegnati dalla Regione nel 2013 con altri provvedimenti dovranno essere contabilizzati nel conto , ad esclusione del fondo non autosufficienze da inserire nel sottoconto , mentre i contributi statali e di altri enti assegnati direttamente alle ASR andranno iscritti nei conti competenti ( ,7,8,9). L ASL CN2 nel contabilizzare i contributi vincolati e finalizzati ricevuti (sia da Regione che da terzi) applica le regole previste dal decreto legislativo 118/2011 procedendo all iscrizione dell intera assegnazione nei conti di ricavo, la spesa sostenuta nell esercizio 2013 nei rispettivi conti e la quota non impiegata nell esercizio negli specifici conti di accantonamento. La Regione Piemonte nel sopra citato compendio di linee guida fornisce indicazioni precise in tema di contabilizzazione dei contributi ricevuti dalle Aziende Sanitarie Locali come si evince dai successivi punti: - la spesa sostenuta nell esercizio 2012 nei rispettivi conti: come da decreto legislativo 118/2011, le quote di contributi assegnate e non utilizzate nel corso dell esercizio 2012 devono essere accantonate nel medesimo esercizio in un apposito fondo in stato patrimoniale per essere rese disponibili negli esercizi successivi di effettivo utilizzo. CONTO DESCRIZIONE Accantonamenti per quote inutilizzate contributi da Regione per quota F.S. vincolato Accantonamenti per quote inutilizzate contributi sa soggetti pubblici (extra fondo) vincolati Accantonamenti per quote inutilizzate contributi da soggetti pubblici per ricerca Accantonamenti per quote inutilizzate contributi vincolati da privati - a fine esercizio tali accantonamenti alimenteranno i nuovi conti di fondo oneri: CONTO DESCRIZIONE Fondo per quote inutilizzate contributi da Regione per quota F.S. vincolato Fondo per quote inutilizzate contributi da soggetti pubblici (extra fondo) vincolati Fondo per quote inutilizzate contributi da soggetti pubblici per ricerca Fondo per quote inutilizzate contributi vincolati da privati Per quanto riguarda il monitoraggio delle somme erogate utilizzate e non utilizzate si rimanda alla tabella del resoconto finale annuale dei contributi vincolati della procedura F

138 F6.5 (già F6.4) Verifica di accuratezza del calcolo dei ratei e risconti attivi e passivi Le operazioni di calcolo dei risconti e ratei attivi e passivi sono improntate ad un rigoroso rispetto della competenza economica di manifestazione delle operazioni, scindendo, in linea generale, le parti di competenza afferenti ai singoli esercizi in modo puntuale. Le operazioni di imputazione di ratei e risconti sono effettate dall applicativo informatico NFS in via totalmente automatica; è cura dell operatore inserire correttamente la competenza economica dell operazione. Nelle aziende del SSR, in generale, i ratei e i risconti non costituiscono una grandezza significativa sul totale del bilancio, anche se sono previsti sistemi di controllo di accuratezza attraverso stampe dall applicativo informatico che consentono di monitorare il rateo o il risconto nella sua manifestazione economica a cavallo dei due o più esercizi. L esempio principale è costituito dai contributi vincolati assegnati dalla Regione o da altri enti, il cui risconto per la parte eventualmente non utilizzata va monitorato nel tempo onde verificarne l effettivo utilizzo. E da segnalare che i principi di armonizzazione contabile contenuti nel dl 118/2011 hanno progressivamente ridotto il ricorso, da parte delle ASR, a questi istituti contabili, in favore di una gestione improntata all accantonamento dei fondi eventualmente non utilizzati, anziché al risconto del ricavo stesso come avveniva in precedenza. I ratei e i risconti, ai sensi dell art cc, sono illustrati analiticamente nelle relative tabelle di nota integrativa. 128

139 F7) Effettuare attività di riconciliazione: tra i crediti verso lo Stato, iscritti nel bilancio della G.S.A. e i residui passivi iscritti nei capitoli di bilancio dello Stato; tra i crediti verso la Regione, iscritti nel bilancio della G.S.A. e i residui passivi iscritti nei capitoli di bilancio regionale F7.1 Predisposizione di una procedura che consenta una riconciliazione dei rapporti di credito e debito tra le Aziende del SSR, GSA, Regione e Stato. 1. FINALITA DELLA PROCEDURA La procedura prevede l adozione di un procedimento, che consenta una riconciliazione dei rapporti di credito e debito tra Aziende del SSR, GSA, Regione e Stato ed ha come finalità il conseguimento dell armonizzazione, gestione, controllo e pianificazione delle attività svolte in materia sanitaria; finalità in linea con i principali obiettivi previsti dall introduzione del d.lgs. 118/2011. Questo tentativo di omogeneizzazione e armonizzazione oltre a risultare funzionale al processo di consolidamento dei conti pubblici nazionali, così come richiesto dall Unione Europea mediante la direttiva 2011/85, rende più omogeneo il confronto dei bilanci delle differenti articolazioni dello Stato permettendo un efficace comunicazione dei risultati economici finanziari perseguiti e realizzati. 2. MODALITA OPERATIVE All interno dell ASL CN2, prima di procedere con la riconciliazione dei rapporti di credito e debito, preliminarmente ogni operazione che è suscettibile di generare ricavi o, di originare, modificare od estinguere crediti si esegue un controllo sull effettivo accompagnamento delle suddette operazioni di appositi documenti approvati prima della loro rilevazione contabile. Il sistema di controllo interno, inoltre, deve dare la possibilità di procedere ad una corretta valorizzazione e contabilizzazione dei crediti e dei ricavi, secondo processi di calcolo esatti. I controlli normalmente effettuati possono essere così sintetizzati: - riconciliazione periodica delle poste di credito e ricavo, nonché di debito con le altre Aziende Ospedaliere e Sanitarie, con la Regione, con la GSA e gli altri enti, istituti ed organismi finanziatori; - esame di alcune poste creditorie selezionate a campione, risalendo dallo scadenziario alle registrazioni dei crediti sui partitari, per verificare che l'importo e le scadenze siano corretti. La S.O.C. Gestione Economica e Finanziaria attua il medesimo procedimento per la riconciliazione dei rapporti di credito e debito, con modalità diverse legata al tipo di ordinamento contabile adottato: - Aziende Sanitarie Regionali; - Azienda Sanitaria e Gestione Sanitaria Accentrata; - ASL e Regione; - Azienda Sanitaria Locale e Stato. Le riconciliazioni tra l ASL CN2 e le altre ASR e la GSA risultano facilitate dall utilizzo comune alla controparte della contabilità economico- patrimoniale. Per quanto riguarda invece la riconciliazione di poste con la Regione Piemonte e con lo Stato, il legislatore ha previsto tramite il d.lgs. 118/2011 l introduzione di un sistema contabile di tipo economico patrimoniale (nelle ASR operante a partire dal 1 gennaio 2012) da affiancare al vigente sistema contabile di tipo finanziario che hanno facilitato, a partire dal 2012, tale attività. L affiancamento di questi due sistemi è finalizzato alla creazione di un nuovo sistema contabile integrato per la rilevazione unitaria dei fatti di gestione sotto ambedue i profili. La contabilità finanziaria rileva le obbligazioni, attive e passive, gli incassi ed i pagamenti riguardanti tutte le transazioni poste in essere da una PA, anche se non determinano flussi di cassa effettivi: questo tipo di contabilità costituisce il sistema principale e fondamentale per rilevare costi/oneri e i ricavi/proventi. L introduzione della contabilità economico patrimoniale dunque, ha principalmente fini conoscitivi giacché la funzione autorizzatoria nelle PA, e pertanto nella Regione rimane quella legata al sistema finanziario. La medesima affermazione è valevole anche per la contabilità dello Stato, in quanto è stato implementato il sistema SICOGE a partire dal 2002 ma da fine dicembre 2007 si è arricchito con nuove funzionalità di gestione della contabilità economico patrimoniale analitica volte a supportare le amministrazioni nel processo di rilevazione e gestione dei costi sostenuti accanto alla contabilità finanziaria. 129

140 Antecedentemente alla chiusura del bilancio d esercizio, presso l ASL CN2, la S.O.C Gestione Economica e Finanziaria mediante il programma operativo di gestione amministrativo- contabile e logistica, NFS, valuta la posizione e gestisce la movimentazione creditoria e debitoria nei confronti di clienti e fornitori, nonché nei confronti delle altre ASR, Regione, GSA, Stato consentendo di stimare con semplicità e rapidità la specifica situazione ed intraprendere le corrette azioni nella gestione commerciale di questi soggetti. Ogni registrazione contabile di acquisto o vendita genera una o più partite di scadenza in funzione delle modalità di pagamento attribuite che, nell ambito del medesimo pagamento, possono essere anche di diversa natura (Ri.Ba, Bonifici, rimesse dirette ecc.). Le partite aperte, vengono scalate man mano che si effettuano incassi o pagamenti. Si possono eseguire analisi delle scadenze ancora aperte e/o saldate, per gruppi di clienti e fornitori inviando lettere di partite aperte di credito/debito alle aziende interessate per domandare la riconciliazione. All interno dell ASL CN2, il Collegio Sindacale al pari della S.O.C Gestione Economica e Finanziaria, nell ambito delle sue attività gestisce il processo di circolarizzazione dei debiti e dei crediti. L iter seguito per la riconciliazione dei rapporti di debito e credito tra le Aziende del SSR, GSA, Regione e Stato risulta cosi sintetizzato: Lettera riconciliatoria Esito positivo Esito negativo La S.O.C Gestione Economica e Finanziaria ha conferma del credito/debito Vengono evidenziate squadrature contabili dall ente riconciliato Individuazione delle squadrature che non permettono la riconciliazione dei saldi. Risultato positivo: vengono emessi o registrati documenti non presenti Se sono registrati tutti i documenti, si procede ad un ulteriore analisi. L approfondimento prevede l analisi delle partite in base a data registrazione/compete nza/verifica errori materiali 130

141 F7.2 Applicazione della procedura che consenta una riconciliazione dei rapporti di credito e debito tra le Aziende del SSR, GSA, Regione e Stato La S.O.C Gestione Economica e Finanziaria grazie ad un sistema di reporting interno procede ad una corretta valorizzazione e contabilizzazione delle poste creditorie e debitorie nei confronti delle altre Aziende Sanitarie Regionali, della GSA, della Regione e nei confronti dello Stato. In prossimità della chiusura dell esercizio, la S.O.C Gestione Economica e Finanziaria mediante report presenti sull applicativo operativo NFS valuta la posizione creditoria e/o debitoria nei confronti degli altri Enti ai quali vengono inviate lettere riconciliatorie con la finalità di acquisizione e di valutazione di elementi probatori nelle operazioni contabili, inviate nell ambito del processo di formazione del bilancio consuntivo d esercizio. La procedura è, quindi, diretta ad ottenere la conferma da parte di terzi dell effettiva consistenza di tali poste di bilancio in modo tale da verificare che l azienda non esponga un attivo/passivo patrimoniale superiore/inferiore a quello effettivo. La risposta potrà confermare il saldo che risulta nella contabilità dell azienda oppure potrà non confermare il saldo con la conseguente evidenziazione di squadrature contabili fra gli enti riconciliati. In caso di assenza di risposta da parte dell ente circolarizzato, la verifica dei saldi contabili dovrà passare attraverso procedure alternative che, inizialmente, contemplano anche un secondo invio della richiesta. In carenza di ulteriore risposta da parte dell ente circolarizzato sarà considerato corretto il saldo contabile dell Asl in sede di chiusura di esercizio. In seguito all evidenziazione delle squadrature contabili tra l azienda e l ente riconciliato si procede ad effettuare un ulteriore approfondimento al fine di individuare i singoli documenti che non permettono la riconciliazione dei saldi ed una volta individuati vengono emessi o registrati. Caso particolare è la Regione Piemonte la cui lettera riconciliatoria viene inserita nel fascicolo di bilancio consuntivo e i cui rapporti debitori e creditori nei confronti dell Ente costituiscono elemento indispensabile per la chiusura dell esercizio. F7.3 Adeguamento, ove si rilevi la necessità, dei saldi di bilancio come conseguenza dell applicazione dei nuovi principi contabili ex d.lgs n. 118/2011 e della casistica applicativa L armonizzazione, la gestione, il controllo e la pianificazione delle attività delle Regioni, Province autonome, Aziende Sanitarie Regionali nonché degli enti locali sono i principali obiettivi che l introduzione del d.lgs 118/2011 si propone di realizzare. Questo sforzo di omogeneizzazione oltre a risultare funzionale al processo di consolidamento dei conti pubblici nazionali permette di comprendere e confrontare i bilanci delle differenti articolazioni dello Stato attraverso un efficace comunicazione dei risultati economico-finanziari perseguiti e realizzati. Per ciò che riguarda la disciplina di adeguamento dei saldi di bilancio all interno del 118/2011 si fa riferimento in particolare all articolo 29 - principi di valutazione specifici del settore sanitario. Allo scopo di soddisfare il principio generale della chiarezza, rappresentazione veritiera e corretta e garantire l omogeneità, confrontabilità e consolidamento dei bilanci dei servizi sanitari regionali vengono evidenziate le modalità di valutazione di determinate poste di bilancio confrontando i principi generali del Codice Civile con le specificità del settore sanitario ex d.lgs 118/2011. Posta di bilancio Codice Civile Adattamenti del D.lgs 118/2011 Costo delle rimanenze di beni fungibili L'art del Codice civile precisa: «Il costo dei beni fungibili può essere calcolato col metodo della media ponderata o con quelli «primo entrato, primo uscito»; o «ultimo entrato, primo uscito». Il costo delle rimanenze dei beni fungibili deve essere calcolato con il metodo della media ponderata. 131

142 Posta di bilancio Codice Civile Adattamenti del D.lgs 118/2011 Ammortamento delle immobilizzazioni materiali e immateriali Contributi in conto capitale Contributi per ripiano perdite Contributi di parte corrente Art il costo delle immobilizzazioni la cui utilizzazione è limitata nel tempo deve essere sistematicamente ammortizzato in ogni esercizio in relazione con la loro residua possibilità di utilizzazione. L OIC n. 16 e n. 24 dichiara che quello a quote costanti è il metodo preferibile per il calcolo dell ammortamento. È accettabile usare per alcune classi di beni il metodo a quote decrescenti. Non è invece ammesso l utilizzo di metodi di ammortamento a quote crescenti, in quanto tale metodo tende a porsi in contrasto con i postulati di bilancio. Non è altresì ammesso l utilizzo di metodi dove le quote di ammortamento sono commisurate ai risultati d'esercizio. L OIC n.16 definisce i contributi in conto capitale come le somme erogate dallo Stato e da altri enti alle aziende per realizzare iniziative finalizzate alla costruzione, riattivazione ed all ampliamento di immobilizzazioni materiali. Devono essere contabilizzati secondo il «sistema reddituale» ovvero devono essere imputati fra i proventi del conto economico, secondo un criterio sistematico e razionale, negli esercizi necessari a correlarli ai costi ad essi riferibili. È esclusa la possibilità di accreditare i contributi pubblici direttamente al patrimonio netto, in altri termini non è prevista la loro contabilizzazione secondo il «sistema patrimoniale». I contributi per ripiano perdite si trovano nell OIC n. 28 in merito ai versamenti per aumento in conto capitale o a fondo perduto mentre il Codice Civile dedica gli articoli 2446 e 2447 alla fattispecie connessa alla riduzione di capitale in caso di perdite. Vincolati: In base ai principi generali devono essere commisurati ai costi sostenuti. Indistinti: In base ai principi generali devono essere maturati ed esigibili L ammortamento si effettua per quote costanti secondo le aliquote indicate nella tabella allegata al D.lgs. Le Regioni tuttavia possono autorizzare l utilizzo di aliquote più elevate e in tal caso gli enti dovranno darne evidenza in nota integrativa. Nell esercizio di acquisizione l aliquota può essere rapportata alla frazione d anno di effettivo utilizzo, è alternativamente consentito applicare forfettariamente la metà dell aliquota normale. I cespiti acquistati utilizzando contributi in conto esercizio, indipendentemente dal loro valore, devono essere interamente ammortizzati nell esercizio di acquisizione. A tal fine, la Casistica applicativa prevede il raggiungimento di tale effetto economico tramite lo storno del ricavo di parte corrente utilizzato per gli investimenti consentendo l utilizzo di aliquote di ammortamento che altrimenti dovrebbero essere completamente spesati. I contributi in conto capitale da Regione sono rilevati sulla base del provvedimento di assegnazione. Questi ultimi vengono iscritti in un apposita voce di patrimonio netto con la contestuale rilevazione di un credito verso regione. Se utilizzati per l acquisizione di cespiti ammortizzabili, i contributi vengono successivamente stornati a proventi con un criterio sistematico, commisurato all ammortamento dei cespiti cui si riferiscono, producendo la sterilizzazione dell ammortamento stesso. L articolo 29 afferma che i contributi per ripiano perdite sono rilevati in un apposita voce di patrimonio netto sulla base del provvedimento di assegnazione e contestualmente deve essere rilevato il relativo credito verso Regione. Al momento dell incasso il contributo viene stornato e portato a diretta riduzione della perdita all interno della voce utili e perdite portate a nuovo Le quote di contributi di parte corrente finalizzati con somme relative al fabbisogno sanitario regionale standard, vincolate ai sensi della normativa nazionale vigente e non utilizzate nel corso dell esercizio, sono accantonate nel medesimo esercizio in un apposito fondo spese per essere rese disponibili negli esercizi successivi di effettivo utilizzo (quindi i contributi si iscrivono per intero). 132

143 Posta di bilancio Codice Civile Adattamenti del D.lgs 118/2011 Proventi e oneri straordinari Rischi aziendali Finanziamento ordinario corrente Secondo l OIC 12 le plusvalenze, le minusvalenze, le sopravvenienze attive e passive se sono derivanti da fatti per i quali la fonte del provento o dell onere è estranea alla gestione ordinaria dell azienda vanno ad alimentare l aggregato E del Conto Economico che comprende tutti i costi e ricavi straordinari. Secondo l OIC 19 l obbligo di stanziamento in bilancio dei fondi rischi e oneri sussiste soltanto se le informazioni disponibili al momento della redazione del bilancio facciano ritenere probabile il verificarsi degli eventi comportanti il sorgere di una passività e consentano la possibilità di stimare l onere con sufficiente ragionevolezza. Si applicano le norme generali (competenza). Lettera f, articolo 29 afferma che le plusvalenze, le minusvalenze, le donazioni che non consistano in immobilizzazioni, né siano vincolate all acquisto di immobilizzazioni, nonché le sopravvenienze e le insussistenze sono iscritte tra i proventi e gli oneri straordinari. Si afferma che lo stato dei rischi aziendali è valutato dalla Regione, che verifica l adeguatezza degli accantonamenti ai fondi rischi e oneri iscritti nei bilanci di esercizio degli enti. Il collegio sindacale dei suddetti enti attesta l avvenuto rispetto degli adempimenti necessari per procedere all iscrizione dei fondi rischi ed oneri ed al relativo utilizzo. Si afferma che le somme di parte corrente assegnate alle regioni a titolo di finanziamento ordinario del SSN tramite atto formale di individuazione del fabbisogno regionale standard e delle relative fonti di finanziamento sono iscritte, ove sussista la GSA, dal responsabile di quest ultima come credito e contestualmente come passività per finanziamenti ancora da allocare. Si fa riferimento alla matrice di mobilità extraregionale inserita nell atto formale per la corretta contabilizzazione della mobilità extraregionale attiva e passiva. La concreta applicazione delle norme del d.lgs 118/2011 è avvenuta a partire dal 2012 e le aziende hanno progressivamente adattato i loro schemi di bilancio alle indicazioni regionali via via emanate. Nella maggior parte dei casi (esempio valutazione rimanenze, rischi aziendali ecc ) i bilanci delle Aziende Sanitarie Regionali risultavano già allineati con gli schemi del 118/2011. In alcuni casi specifici, come per ciò che riguarda i contributi a destinazione vincolata, precedentemente contabilizzati mediante l utilizzo dell istituto contabile del risconto strumento tramite cui si rimandava agli esercizi successivi la parte non utilizzata onde verificarne l effettivo utilizzo dei contributi assegnati non comportando modifiche sostanziali alle risultanze di bilancio. L articolo 29 ha ridotto, progressivamente, il ricorso a questi istituti contabili in favore di una gestione improntata all accantonamento a fondo della parte di contributo eventualmente non utilizzata. F7.4 (già F7.2) Monitoraggio e riconciliazione trimestrale dei crediti verso lo Stato e verso la Regione rilevati nella contabilità della GSA con i residui passivi iscritti nella contabilità finanziaria dello Stato e i residui attivi iscritti nel bilancio finanziario della regione. Il monitoraggio e la riconciliazione dei crediti verso lo Stato e verso la Regione rilevati nella contabilità della GSA con i residui passivi iscritti nella contabilità finanziaria dello Stato e i residui attivi iscritti nel bilancio finanziario della regione, all interno della ASL CN2 avviene sui dati al 31/12 di ciascun anno e trimestralmente su un campione secondo un procedimento distinto in varie fasi come si evince dai successivi punti: - VALUTAZIONE TRIMESTRALE SALDI CONTABILI: la S.O.C. Gestione Economica e Finanziaria dell ASL CN2 trimestralmente procede alla verifica e al controllo dello scadenziario, che è una procedura particolare per la gestione delle scadenze relative a debiti e crediti dell azienda. Da esso si è in grado di conoscere ad una certa data i soggetti verso i quali è necessario saldare la propria posizione debitoria e viceversa i soggetti dai quali si deve riscuotere. Diventa così possibile far fronte agli impegni e agli 133

144 obblighi senza dimenticanze, così com è possibile tenere sotto controllo i crediti ed esigerne il pagamento in caso di ritardi o inadempienze. Mediante l analisi delle posizioni debitorie/ creditorie è possibile identificare le partite aperte. Per partite aperte s intende la gestione della contabilità relativa ai clienti e ai fornitori non in ordine cronologico, come previsto fiscalmente, ma in ordine di partita. Tutti i movimenti di un anagrafica non vengono riportati in base alla data di registrazione bensì in ordine di una nuova chiave, la partita, che normalmente coincide con il numero reale del documento. Identificate le partite aperte si procede con la successiva fase. - INVIO LETTERA RICONCILIATORIA: la S.O.C. Gestione Economico- Finanziaria invia una lettera di riconciliazione, preferibilmente tramite PEC, all Ente di fronte al quale ci sono delle partite aperte onde consentire un confronto tra i dati. Si richiede una conferma esterna (o circolarizzazione ) che è un processo di acquisizione e di valutazione degli elementi probativi tramite una comunicazione diretta di una terza parte in risposta ad una richiesta di informazioni su aspetti di una determinata voce, operazione o informazione che incidono sulla formulazione del bilancio. Alle lettere di circolarizzazione viene allegato un estratto conto (mastrino di contabilità) che riporta i movimenti intervenuti tra le parti nel periodo di riferimento. L esito della presente fase può essere, alternativamente: - positivo: dalla comunicazione mediante lettera riconciliatoria tra l ASL CN2 e un altra Azienda Sanitaria, GSA, Regione oppure Stato le partite aperte possono essere chiuse data la compatibilità dei dati; - negativo: grazie alla presenza di squadrature nei dati contabili presenti nei diversi Enti non è possibile procedere con la chiusura delle partite aperte, al contrario, si rende indispensabile una ricerca con un maggiore grado di dettaglio che permetta l individuazione dell errore contabile. In seguito all esito negativo si apre un ulteriore fase della comunicazione e individuazione delle squadrature. - COMUNICAZIONE E INDIVIDUAZIONE ERRORE CONTABILE: successivamente all esito negativo ottenuto nella precedente fase, la S.O.C. Gestione Economico- Finanziaria dell ASL CN2 prova ad individuare l errore contabile grazie al quale non è possibile procedere con la chiusura delle partite di credito/debito aperte. Analogamente alla fase precedente, il possibile esito può essere, alternativamente: - positivo: il risultato affermativo permette di procedere con la chiusura delle partite di debito/credito aperte; - negativo: il risultato negativo apre la fase successiva dell approfondimento mediante il quale si procede ad un analisi accurata per individuare le motivazioni che impediscono la chiusura delle partite aperte. - APPROFONDIMENTO PARTITE CONTABILI: in seguito all esito negativo della precedente fase di comunicazione e individuazione dell errore contabile si procede ad un analisi dettagliata delle voci di bilancio oggetto delle partite aperte per consentire l individuazione dell errore. Identificato quest ultimo, vengono eseguite le eventuali rettifiche necessarie per la chiusura dei saldi contabili. 134

145 G1) Separare adeguatamente compiti e responsabilità nella gestione delle giacenze di cassa (economale e CUP) e dei crediti/debiti verso l'istituto Tesoriere G1.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che prevede l attribuzione delle diverse fasi della gestione delle giacenze di cassa e dei crediti e debiti verso banche ad enti aziendali separati e soprattutto indipendenti da quelli addetti ad altre funzioni aziendali quali ad esempio: acquisti, vendite, gestione dei rapporti col personale, contabilità clienti, contabilità fornitori, contabilità generale G1.3 (già G1.2) Adeguata separazione nella gestione delle giacenze di cassa e nella contabilizzazione dei crediti/debiti verso l Istituto Tesoriere 1. SEPARAZIONE DELLE COMPETENZE Le fasi del processo di gestione delle giacenze di cassa e dei debiti/crediti verso Istituto Tesoriere o altre banche sono attribuite a soggetti aziendali secondo criteri di separazione funzionale e contrapposizione operativa previste dalla DGR del 28/04/1998 n recante le linee guida di amministrazione e contabilità delle ASR. Gli operatori preposti alle operazioni di cassa e tesoreria sono indipendenti da chi è addetto agli acquisti, ai rapporti con il personale (dipendente e non) ed alla contabilità generale. Il Servizio Gestione Economica e Finanziaria prevede, poi, al suo interno una rigida separazione funzionale fra i Settori Entrate e Uscite, a loro volta sotto articolati in sub-processi. 2. L ARTICOLAZIONE IN SUB PROCESSI DELLE FUNZIONI DEI SETTORI ENTRATE E USCITE Le attività degli operatori, anche attraverso l opportuna profilazione funzionale dal punto di vista informatico, si concretizzano nell esecuzione \ abilitazione all esecuzione di operazioni diverse articolate su più livelli. Ad esempio il pagamento di un documento passivo richiede: - la presenza di un budget trasversale CO.SE. che viene inserito su autorizzazione del Responsabile del Servizio Gestione Economica e Finanziaria - la presenza di singoli provvedimenti CO.SD. che sono inseriti, secondo quanto stabilito dal Regolamento di Contabilità Aziendale vigente, nell ambito delle disponibilità assegnate su CO.SE. - la presenza di una registrazione o più registrazioni di spesa Ordine \ Bolla \ Buono di Servizio a carico del Servizio Liquidatore - l associazione bolla\buono di Servizio al documento passivo (fase di liquidazione) a carico del Servizio Liquidatore - l emissione di un mandato da parte di un operatore del Settore Uscite della Gestione Economica Finanziaria - l apposizione delle iniziali degli operatori o di una firma sulla distinta di pagamento che ricomprende tutti gli ordinativi disposti - la firma da parte del responsabile con dispositivo di firma digitale soggetto a password personale. 3. SEPARAZIONE NELLA GESTIONE DELLE GIACENZE DI CASSA E NELLA CONTABILIZZAZIONE DEI CREDITI/DEBITI VERSO L ISTITUTO TESORIERE Ferme restando le procedure di cui al successivo punto G3 (le quali stabiliscono le modalità di registrazione e controllo delle operazioni dell Istituto Tesoriere), la S. C. Gestione Economico Finanziaria: - effettua un riscontro contabile in relazione ai crediti e debiti verso istituti di credito, verificando la corrispondenza tra quanto iscritto in contabilità e gli estratti conto rimessi dagli istituti di credito, attraverso un prospetto di riconciliazione - per quanto riguarda le casse prestazioni (CUP) effettua un riscontro tra la contabilità e i prospetti di versamento inviati dal CUP sia alla Tesoreria che alla S.O. Gestione Economica e Finanziaria e chiede conto di eventuali discordanze. 135

146 4. GESTIONE DELLE GIACENZE Per giacenze si intendono le disponibilità liquide che, a loro volta, possono derivare da: - denaro e valori di cassa (denaro contante esistente nelle casse prestazioni) - depositi presso istituto tesoriere, altri istituti di credito o Banca d Italia (saldi attivi dei conti presso banca d Italia, riconciliati tramite l istituto tesoriere). I saldi attivi non sono compensabili con i saldi passivi, che sono quindi indicati separatamente nella voce: Debiti verso banche Debiti verso istituto tesoriere - conti correnti postali (saldi dei conti correnti dell Azienda inclusi eventuali interessi attivi). L Azienda non dà luogo ad alcuna forma di investimento se non in quanto consentito dalla presenza di una giacenza di cassa sufficiente ad ottemperare costantemente e progressivamente a tutti i termini di pagamento dei contratti di fornitura. L eventuale investimento della giacenza di cassa positiva, se ed in quanto consentito, viene effettuato nel pieno rispetto delle norme. Il denaro in cassa e sui conti correnti postali \ bancari è valutato al valore nominale. 5. CONTABILIZZAZIONE DELLE GIACENZE DI CASSA E DEI CREDITI/DEBITI VERSO ISTITUTO TESORIERE Il piano dei conti dell ASL CN2 applica la seguente classificazione delle voci di bilancio di cui al presente punto. Quanto sopra secondo quanto statuito dai vigenti principi contabili nazionali e dalle disposizioni regionali in materia. Le disponibilità liquide sono così contabilizzate: 124 Disponibilità liquide Cassa Cassa centrale Cassa periferiche I debiti verso il tesoriere sono iscritti al conto: Debiti verso istituto tesoriere Anticipazioni del Tesoriere I crediti verso il tesoriere sono iscritti al conto: Tesoreria unica G1.4 (già G1.3) Predisposizione di una procedura formalizzata per la gestione delle Casse Economali e delle Casse Prestazioni L ASL CN2 ha optato per la chiusura della Cassa Economale, considerato il dispositivo di cui alla Legge 136/2010. La gestione delle casse prestazioni è assegnata alla S. C. Servizi Informativi nel rispetto di quanto indicato dal Regolamento degli Agenti Contabili. Le modalità di gestione delle casse prestazioni è disciplinata dal Regolamento per la riscossione delle entrate. Di seguito i principi contenuti nel suddetto regolamento per la parte concernente i rapporti e le responsabilità tra gli agenti contabili e la gestione dei rapporti debitori e creditori verso l Istituto Tesoriere. 1. SOGGETTI AMMESSI ALLA RISCOSSIONE DELLE ENTRATE PER CONTO DELL A.S.L Sono ammessi alla riscossione delle entrate per conto dell A.S.L.: - il Tesoriere; - il personale dipendente; - le strutture convenzionate per il reperimento di spazi sostitutivi per l esercizio della libera professione;. 136

147 - la società AMOS s.c. r.l.. 2. SOGGETTI CUI PUÒ ESSERE ATTRIBUITA LA QUALIFICA DI AGENTI CONTABILI Ad eccezione del tesoriere i soggetti ammessi alla riscossione delle entrate per conto dell ASL devono essere nominati, con atto del Direttore Generale o suo delegato, Agenti contabili ove in relazione all attività svolta riscuotano, per conto dell A.S.L., somme di denaro. 3. GESTIONE DEGLI AGENTI CONTABILI La gestione degli Agenti contabili comincia alla data dell effettivo inizio di svolgimento delle funzioni e termina con il giorno dell effettiva cessazione di svolgimento delle funzioni medesime. 4. DIRITTI E PROVENTI RISCOSSI DAI SOGGETTI DI CUI AL PUNTO 1. I soggetti ammessi alla riscossione delle entrate possono riscuotere i seguenti diritti e proventi di spettanza dell A.S.L.: - quote di partecipazione alla spesa per prestazioni sanitarie a carico degli assistiti; - proventi derivanti da servizi a pagamento; - concorso da parte del personale nelle spese per vitto, vestiario e alloggio; - recuperi per azioni di rivalsa; - concorsi, recuperi e rimborsi da altri soggetti; - proventi per attività libero professionale; - altre entrate varie. I soggetti ammessi alla riscossione delle entrate non possono riscuotere altre somme o ricevere depositi di valori se non a ciò espressamente autorizzati. 5. MODI DI RISCOSSIONE DEGLI AGENTI CONTABILI Gli Agenti contabili riscuotono i diritti e proventi indicati nel precedente punto 4: - in contanti; - mediante vaglia postali; - occasionalmente mediante assegni circolari e bancari non trasferibili (questi ultimi corredati dalla copia del documento d identità del firmatario) emessi da istituti di credito operanti sul territorio nazionale; - mediante P.O.S. (bancomat e carta di credito). 6. QUIETANZE DEGLI AGENTI CONTABILI Gli Agenti contabili devono rilasciare quietanza o fattura delle somme che riscuotono, con l osservanza della legge sull imposta di bollo e Iva. Le casse sono gestite con un software aziendale installato su server dell A.S.L. Le quietanze e le fatture sono redatte su apposito modulo in due copie e vengono numerate in automatico, con numero continuativo per ogni esercizio. Le quietanze e le fatture debbono contenere: - l indicazione di chi paga (cognome e nome, oppure denominazione o ragione sociale, Codice Fiscale e/p Partita Iva); - l indicazione della somma riscossa; - la natura della somma riscossa (codice prestazione e sua descrizione); - la data; - la sottoscrizione dell agente contabile. - gli storni di ricevute e/o fatture debbono essere corredate da: - originale e copia del documento di storno emesso; - originale della ricevuta e/o fattura che viene stornata; - giustificazione dello storno; - firma leggibile dell agente contabile che ha effettuato lo storno; - firma leggibile, sul documento di storno, della persona che ha ricevuto il denaro a rimborso. 7. VERSAMENTO DEGLI INCASSI DEGLI AGENTI CONTABILI AL TESORIERE Gli Agenti contabili sono tenuti a versare integralmente le somme da loro riscosse all istituto di credito assuntore del servizio di tesoreria della A.S.L.. Al versamento delle somme gli Agenti contabili devono provvedere giornalmente. 137

148 In ogni caso, il fondo cassa (salvo in casi particolari aventi carattere di eccezionalità e preventivamente autorizzati dal Direttore della S.O. Gestione Economica e Finanziaria) non dovrà superare l importo del fondo cassa disciplinato nel successivo punto 8. In caso di ritardo nei versamenti si provvederà all accertamento di eventuali responsabilità a carico dell agente contabile. Ogni versamento deve essere accompagnato da una distinta, compilata dall Agente contabile, che dovrà contenere: - l indicazione della cassa e dell agente contabile che effettua il versamento; - l importo versato; - la giacenza di cassa; - la data e la firma dell agente contabile che effettua il versamento. L Agente contabile deve conservare le quietanze rilasciate dal Tesoriere. Una copia delle distinte, di cui al precedente comma, unitamente alla copia delle quietanze rilasciate dal Tesoriere, devono essere trasmesse alla S.O. Gestione Economica e Finanziaria. 8. FONDO DI CASSA DEGLI AGENTI CONTABILI DIPENDENTI ASL E AMOS Viene istituito un fondo cassa per ciascun cassiere, quantificando in 800,00 per le casse ubicate presso l ospedale San Lazzaro di Alba e di 500,00 per tutte le altre Al termine di ogni trimestre, il referente AMOS, per gli operatori AMOS, e ciascun dipendente ASL per la propria cassa sono tenuti a verificare l effettiva consistenza integrale del fondo cassa presente, con modalità analoghe alla chiusura di cassa giornaliera (confronto tra le somme effettivamente presenti e le risultanze del giornale di cassa), dandone formale attestazione scritta alla SOC Gestione Economica e Finanziaria, entro e non oltre il quinto giorno lavorativo del mese successivo alla chiusura, secondo le indicazioni fornite dalla S.O. Gestione Economica e Finanziaria. 9. DOVERI DEGLI AGENTI CONTABILI DIPENDENTI ASL E AMOS Gli Agenti contabili dipendenti e Amos scarl, oltre ai doveri derivanti dalle norme di carattere generale e dal regolamento aziendale, hanno l obbligo di usare la massima cura nella conservazione delle somme di cui vengono in possesso per le ragioni dell ufficio. Conseguentemente, le mancanze o le diminuzioni delle somme avvenute per furto o per altre cause, non sono ammesse a discarico dell agente se esso non comprova che il danno non è a lui imputabile né per negligenza né per indugio frapposto nel richiedere i provvedimenti generali per la conservazione delle somme. E fatto divieto agli Agenti contabili anzidetti di versare le somme riscosse in conti correnti bancari in attesa del loro versamento all istituto tesoriere. E fatto altresì divieto di procedere all utilizzo personale di qualsiasi natura delle somme a disposizione. 10. SCRITTURE DEGLI AGENTI DELLA RISCOSSIONE GIORNALE DI CASSA Gli Agenti contabili dipendenti e Amos scarl hanno l obbligo di stampare giornalmente, controllare e firmare il giornale di cassa e di conservarlo agli atti in ordine cronologico unitamente alle copie delle ricevute emesse Il Tesoriere e le strutture convenzionate per il reperimento di spazi sostitutivi per l esercizio della libera professione, nominate Agenti contabili, devono attenersi a quanto disposto nei rispettivi atti di ammissione alla riscossione delle entrate per conto dell A.S.L. 11. RESA DEL CONTO Tutti i soggetti ammessi alla riscossione delle entrate sono tenuti alla resa del conto. Il rendiconto viene predisposto dalla S.O. Gestione Economica e Finanziaria, sottoscritto dall Agente contabile e presentato con scadenza trimestrale, nei trenta giorni successivi alla scadenza medesima. Il rendiconto deve essere, comunque, presentato quando per qualsiasi ragione l Agente lasci l incarico. Il rendiconto deve dimostrare: - le somme riscosse; - le somme eventualmente da riscuotere; - i versamenti fatti alla tesoreria; - le somme riscosse e rimaste da versare. Il rendiconto deve essere corredato di ogni documento necessario a giustificare la regolarità delle operazioni eseguite. 138

149 Il responsabile del servizio S.O. Gestione Economica e Finanziaria dell A.S.L., effettuati i riscontri e le verifiche necessarie, trasmette il rendiconto, se ritenuto regolare, al Direttore Generale per l approvazione ed il discarico dell agente. 12. VERIFICHE PERIODICHE Il responsabile del servizio S.O. Gestione Economica e Finanziaria dell A.S.L. dispone verifiche periodiche della gestione degli agenti contabili, ai fini di accertare la regolarità della riscossione e la consistenza del denaro e valori in cassa conformemente alle scritture contabili. L Agente contabile è tenuto a fornire ai funzionari che eseguono la verifica la documentazione utile all effettuazione della stessa. All inizio delle operazioni di controllo i verificatori apporranno la loro sottoscrizione in calce all ultimo giornale di cassa di cui al punto 9, nonché sull ultima bolletta scritturata e redigeranno il verbale della verifica che verrà conservato negli archivi della S.O. Gestione Economica e Finanziaria. 139

150 G2) Separare adeguatamente compiti e responsabilità tra le attività di rilevazione contabile di ricavi, costi, crediti e debiti e le attività di rilevazione contabile d'incassi e pagamenti G2.1 Attivazione di un sistema di verifiche periodiche volte a riscontrare l'applicazione della procedura di cui ai punti G1 La proceduralizzazione del sottosistema entrate consente di attribuire con precisione ad ogni singolo Responsabile di Area Aziendale (es. Casse Sportelli) la titolarità della corretta gestione delle Entrate. La normativa vigente, ivi compreso l insieme delle procedure del Percorso Attuativo di Certificabilità e il Regolamento degli Agenti Contabili disciplinano i singoli aspetti dell operato quotidiano. La reversalizzazione delle entrate da sportello consente, attraverso l integrazione del giornale di cassa con il software amministrativo contabile NFS in dotazione alla S. C. Gestione Economico Finanziaria, di appurare, cassa per cassa, cassiere per cassiere, eventuali problematiche relative a differenze nei versamenti. L integrazione fra il sottosistema della prenotazioni \ prestazioni e gli incassi da sportello (emissione relativa quietanza di pagamento) assicura che non vengano erogate prestazioni prenotate senza il relativo pagamento abbinato. In caso di ritardi nei versamenti il Servizio Gestione Economico Finanziaria segnala per scritto la problematica al Responsabile del Servizio titolare dell Entrata e per conoscenza al Direttore del Personale e al Direttore Amministrativo. Le verifiche di cui al punto G3, operanti su base trimestrale, e quanto finalizzato alla c.d. resa del conto costituiscono elementi presi in considerazione nell attività di controllo svolta dal Collegio Sindacale ai sensi dell articolo 2403 comma 2 del codice civile. 140

151 G3) Realizzare controlli periodici da parte di personale interno, terzo dalle funzioni di Tesoreria G3.1 Sulla base della separazione delle funzioni individuare all interno dell azienda personale preposto al controllo della funzione di tesoreria Con determinazione n. 372/000/DIG/14/0001 del 31 marzo 2014 si è individuato nel dott. Lorenzo SOLA, responsabile ff. della S.O.C. Gestione Economica e Finanziaria il soggetto preposto al controllo della funzione di tesoreria. G3.2 Redazione di una procedura che definisca controlli periodici dalla funzione di Tesoreria G3.4 (già G3.3) Verifiche periodiche volte a riscontrare la corretta applicazione della procedura con predisposizione di relativo report delle risultanze delle verifiche 1. LE FUNZIONI DI TESORERIA Ai sensi della normativa vigente le funzioni di Tesoreria sono aggiudicate ad una Banca che si occupa di: - ottemperare ai compiti previsti per legge, fra cui dare esecuzione agli ordinativi di pagamento (mandati) ed alle reversali (a regolarizzazione dei provvisori di entrata), fornire i dettagli informativi necessari alle verifiche di cassa, curare i rapporti con la Banca d Italia, ecc; - rendere disponibili i finanziamenti di anticipazione ordinaria e straordinaria che dovessero risultare necessari nel corso dell esercizio; - fornire eventuali altri servizi a corredo (es. prelievo del contante presso gli sportelli, contazione, fornitura strumenti di incasso POS circuiti bancomat e carte di credito -, punti gialli, fornitura strumenti software per l incasso ecc.) Le condizioni economiche del servizio di tesoreria disciplinano, di norma, la quantificazione dei seguenti costi: - tasso di interesse applicato all anticipazione di cassa ordinaria; - tasso di interesse applicato all anticipazione di cassa straordinaria; - spese per altri servizi bancari (es. commissioni su utilizzo carte di credito agli sportelli) non offerti gratuitamente in forma accessoria al rapporto di Tesoreria. Il Tesoriere svolge le funzioni di cassiere. La normativa prevede che gli istituti e le aziende di credito Tesorieri degli enti pubblici effettuino, nella loro qualità di organi di esecuzione degli enti medesimi, le operazioni di incasso e di pagamento a valere su apposite contabilità presso le Sezioni di Tesoreria provinciale dello Stato secondo la seguente distinzione: - contabilità speciale fruttifera: su cui vengono versate le entrate proprie - contabilità speciale infruttifera: su cui vengono versate le entrate derivanti direttamente dalle assegnazioni del SSN e dai fondi per i quali è previsto un vincolo di destinazione Ciascuna contabilità è poi suddivisa fra conto capitale e spese correnti. 2. IL RUOLO DEL SERVIZIO GESTIONE ECONOMICA E FINANZIARIA NEI RAPPORTI CON IL TESORIERE Il Servizio Gestione Economica e Finanziaria è il servizio competente ad impartire ordine al Tesoriere di pagare i creditori e di riscuotere dai debitori. Il Servizio Gestione Economica e Finanziaria procede alla liquidazione dei costi relativi agli interessi per anticipazione ordinaria e straordinaria, verificando la corretta applicazione dei tassi debitori e l importo del fido utilizzato. L importo del fido utilizzato può essere verificato a campione. Le spese per gli altri servizi bancari vengono liquidate, dal Servizio Gestione Economica e Finanziaria, secondo il Regolamento Contabile Aziendale, dal Servizio che materialmente è deputato a verificarne l effettivo utilizzo. 141

152 3. CONTROLLI SULLE FUNZIONI DI TESORERIA I controlli sulle funzioni di tesoreria riguardano diversi aspetti/attività: - controllo sul rispetto delle condizioni indicate in convenzione con l Ente Tesoriere: effettuato dalla S.C. Gestione Economica e Finanziaria per quanto attiene gli aspetti generali (es. tasso di interesse applicato). E compito dei cassieri segnalare prontamente alla S. C. Gestione Economica e Finanziaria eventuali anomalie nell erogazione dei servizi; - controllo sui ricavi rilevati e riscossi direttamente dalla banca: la S.C. Gestione Economica e Finanziaria effettua la rilevazione contabile sulla base dell elenco dei provvisori di entrata da regolarizzare che l Istituto Tesoriere invia periodicamente ovvero sulle autorizzazioni all incasso per eventuali riscossioni eseguite dalla S.C. Gestione Economica e Finanziaria sulla base di assegni consegnati direttamente dal terzo debitore. La S.C. Gestione Economica e Finanziaria effettua un attività ricognitiva, sulla base della causale segnalata dall istituto stesso, per analizzare a quale titolo sono state incassate le somme in entrata. Al fine di evitare che vi possano essere regolarizzazioni errate degli incassi (ad esempio perché lo stesso provvisorio viene regolarizzato da più persone) l applicativo informatico NFS prevede l importazione dei provvisori di entrata nel modulo di contabilità. In questo modo ogni singolo provvisorio può essere regolarizzato una sola volta, mediante l abbinamento informatico alle scritture: Credito a Diversi Conti Conti di Ricavo Iva a debito laddove presente e qualora il credito non sia ancora presente: Cassa a Credito (reversale) - monitoraggio degli interessi attivi dalla Tesoreria iscritti ai conti di ricavo: Entrate per interessi attivi su c/tesoreria Entrate per interessi attivi su c/postali e bancari Entrate per interessi attivi vari Le verifiche previste per i conti e si applicano, per analogia, ai conti correnti postali. 4. PROCEDURE DI REGOLARIZZAZIONE DEGLI INCASSI La procedura di regolarizzazione degli incassi è la seguente: - rilevazione dell avvenuta riscossione da parte del Tesoriere mediante l elenco provvisori di entrata da regolarizzare - accertamento contabile (che costituisce l effettiva registrazione in contabilità) tramite la procedura di fatturazione attiva (gestione movimento di cassa) - emissione della reversale d incasso. 5. CONTROLLI TRIMESTRALI In occasione delle chiusure di cassa trimestrali vengono operati i seguenti controlli: - verifica degli interessi passivi addebitati; - verifica degli interessi attivi accreditati; - quadratura degli importi di contabilità generale (mandati e reversali emesse e riscontrate) rispetto ai saldi di Banca d Italia, attraverso le risultanze, firmate e datate, dell Istituto Tesoriere (es. mandati non esitati, provvisori da regolarizzare ecc). Vengono inoltre selezionati in modalità casuale almeno 10 mandati di pagamento e ne viene controllata la data di esecuzione, di accredito in valuta e la corretta contabilizzazione. Vengono selezionate in modalità casuale almeno 10 reversali di incasso e ne viene controllata la data di regolarizzazione da parte della banca, nonché il corretto comportamento sulle valute ai sensi della convenzione vigente. In occasione della chiusura del secondo trimestre si procede alla circolarizzazione di almeno 10 posizioni debitorie, selezionando secondo le regole del campionamento monetario (PPS). I risultati delle verifiche vengono conservati presso l Ufficio che le ha predisposte. 6. CONTROLLI ANNUALI Annualmente l importo di mandati e reversali deve essere complessivamente equivalente in bilancio. 142

153 Per realizzare la quadratura è previsto il blocco delle operazioni di invio dei mandati nella seconda metà di dicembre di ogni anno e la completa reversalizzazione dei provvisori di entrata entro il mese di gennaio dell anno successivo. Una minore anticipazione bancaria, piuttosto che un maggiore utilizzo della stessa, trovano spiegazione ai conti: Pagamenti per rimborso debiti bancari Incassi per accensione di debiti bancari e, conseguentemente, di anno in anno, nell utilizzo del conto di debito Anticipazioni del Tesoriere (la cui variazione annuale viene spiegata dalla differenza fra i due conti di cassa sopra riportati). In occasione della chiusura di esercizio si procede alla circolarizzazione delle posizioni debitorie secondo le regole del campionamento monetario (PPS), ampliando la numerosità campionaria in modo da assicurare un rischio di errori inferiore. I risultati delle verifiche vengono conservati presso l Ufficio che le ha predisposte. 7. ALTRI CONTROLLI Nell intento, comune ai creditori e ai debitori dell ASL, di avere partitari che riportino gli stessi valori certi di bilancio, il Servizio S. C. Gestione Economica e Finanziaria risponde a tutte le richieste di verifica del partitario. Allo stesso modo, di norma, vengono effettuate tutte le attività di quadratura richieste dai fornitori, anche se relative ad attività che NON devono dare luogo a certificazioni (es. piattaforma MEF per la certificazione e compensazione dei crediti della PA). 143

154 G4) Garantire che tutte le operazioni di cassa e banca siano corredate da documenti idonei, controllati ed approvati prima della loro rilevazione contabile G4.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che garantisca che ogni operazione di cassa e di banca sia accompagnata e comprovata da appositi documenti (quali reversli di incasso, mandati di pagamento, distinte di versamento in banca) e che tali documenti siano controllati e approvati prima della loro rilevazione 1. I DOCUMENTI RELATIVI ALLE OPERAZIONI DI CASSA Le operazioni di cassa e tesoreria sono tutte accompagnate da documenti che comprovano tutti i movimenti (incassi e pagamenti): i documenti sono controllati e firmati nelle singole fasi del processo dai funzionari addetti alla verifica degli stessi e firmati, nell atto del mandato di pagamento o della reversale di incasso, dal Responsabile della S.C. Economico Finanziaria o suo collaboratore. L applicativo NFS in uso, peraltro, non consente la generazione di flussi di incasso o di pagamento che non siano accompagnati da documenti attestanti l operazione contabile (divieto dei cd. mandati e reversali interattivi ). Si elencano le principali fattispecie di documenti contabili - distinte incassi (incasso fatture di clienti, rendiconti di cassa economale e di casse prestazioni) - reversali di incasso - distinte di mandati di pagamento - ricevute che la tesoreria rilascia a fronte di versamenti - documenti di accredito della tesoreria - mandati di pagamento - assegni - documenti di addebito rimessi dalla tesoreria - mandati di pagamento 2. I CONTROLLI SULLE OPERAZIONI DI CASSA Le operazioni di cassa e tesoreria sono tutte accompagnate da documenti che comprovano tutti i movimenti. a) controlli sulla documentazione contabile Il controllo relativo alle operazioni di cassa riguarda la tempestività dei versamenti dei valori o assegni e la pronta segnalazione da parte dell Ufficio Entrate agli addetti alla Contabilità Generale di tutti gli incassi e versamenti da/verso l istituto tesoriere (attraverso le distinte di versamento). Vengono poi comparate le ricevute rilasciate dal tesoriere relativamente ai versamenti effettuati con le distinte di versamento, le liste degli incassi e le reversali. b) controlli sulla competenza di periodo I controlli sulla competenza riguardano le operazioni che generano crediti e debiti verso gli istituti di credito e le giacenza di cassa. La corretta rilevazione della competenza delle operazioni è facilitata dall applicazione di procedure che garantiscano una tempestiva comunicazione al settore contabilità generale della S.C. Gestione Economica e Finanziaria dei documenti contabili che rilevano incassi e pagamenti, trasmessi in ordine cronologico. G4.3 (già G4.2) Verifiche periodiche volte a riscontrare la corretta applicazione della procedura con predisposizione di relativo report delle risultanze della verifiche Diverse procedure di controllo possono essere poste in essere per il monitoraggio delle procedure di cui al punto G4.1 Il sistema integrato di gestione del conto di tesoreria (Tesoweb) prevede lo scarico di ogni provvisorio di tesoreria sull applicativo di contabilità in uso presso l ASL CN2. 144

155 Tale sistema prevede necessariamente l aggancio tra il provvisorio di tesoreria e la reversale di incasso o il mandato di pagamento al fine della corretta contabilizzazione. Tale sistema è gestito attraverso conti di transito che vengono alimentati dai provvisori di tesoreria e via via depauperati quando si perfeziona la reversale di incasso o il mandato di pagamento. Sono possibili stampe di controllo periodico, a cadenza ad esempio mensile, che consentono di verificare quali operazioni di banca risultino ancora da regolarizzare. La procedura è ripetuta, in ogni caso, almeno in coincidenza con le chiusure trimestrali di cassa per le opportune riconciliazioni. I report prodotti consentono un immediato riscontro delle operazioni ancora in sospeso a chiusura del periodo di riferimento. Analoghe verifiche possono, poi, essere effettuate a campione sull applicativo contabile NFS in uso presso l ASL CN2 attraverso la funzione cartella contabile : in essa è possibile monitorare le diverse fasi della gestione documentale delle operazioni attive e passive, dalla registrazione sino alla fase finale di incasso o di pagamento della partita. E in corso di implementazione la procedura che prevederà la gestione documentale a video (scansione dei documenti contabili) e la conservazione sostitutiva con marca temporale dei mandati di pagamento e delle reversali di incasso. 145

156 G5) Tracciare, in modo chiaro evidente, e ripercorribile, tutti i controlli svolti sulle operazioni di Tesoreria (inclusa l'attività di riconciliazione contabile con le risultanze dell'istituto Tesoriere, dei conti correnti postali, delle casse economali, ecc.) G5.1 Predisposizione di procedure volte a disciplinare i controlli da porre in essere sulle operazioni di Tesoreria quali ad esempio: firma dei mandati da parte del personale incaricato, coerenza con i giustificatici di spesa, evidenziazione dell avvenuto pagamento sui giustificativi di spesa al fine di prevenire una duplicazione di pagamento, controllo della sussistenza di eventuali azioni legali o di incassi coattivi, sussistenza di eventuali cessionari di crediti ecc I controlli sulla documentazione correlata alle operazioni di tesoreria sono descritti al paragrafo I controlli sulle operazioni di cassa (punto 2) del punto G4.1. La gestione del ciclo di pagamenti prevede diversi livelli di controllo che, per il principio di rigida separazione funzionale, sono ripartiti tra diversi operatori che coinvolgono tutti i servizi. Il regolamento di Contabilità in uso presso l ASL CN2 disciplina che le diverse fasi inerenti, tra l altro, alla verifica di coerenza dei pagamenti con i giustificativi di spesa sia effettuata G5.3 (già G5.2) Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura, con cadenza mensile o trimestrale, che analizzi gli stati di concordanza tra le risultanze contabili dell azienda e quelle delle banche Gli stati di concordanza tra risultanze contabili dell ASL CN2 e quella dell ente tesoriere sono verificati trimestralmente in occasione della verifica trimestrale di cassa. La verifica di cassa è gestita attraverso la procedura informatica Tesoreria Enti. Trimestralmente l Istituto Tesoriere invia all ASL la verifica di cassa dove sono riportati i valori delle reversali emesse e degli eventuali sospesi, dei mandati emessi, pagati ed eventuali sospesi. Al fine di verificare i dati forniti dal Tesoriere mensilmente viene stampato il giornale di cassa ed in caso di diversità rispetto ai dati del Tesoriere occorre risalire ai documenti contabili parzialmente esitati. Effettuati i dovuti controlli viene predisposto un prospetto di raccordo tra la contabilità di cassa del Tesoriere e quella dell ASL, che tiene conto di: - ordinativi trasmessi ma non esitati dal Tesoriere - ordinativi emessi e non presentati al Tesoriere - provvisori di entrata/uscita - movimenti giornalieri per l utilizzo dell anticipazione di cassa del Tesoriere La verifica di cassa è sottoposta al controllo del Collegio Sindacale, che redige apposito verbale, dove vengono riportate le situazioni dell ASL e del Tesoriere, i saldi dell ASL e del Tesoriere e le differenze tra saldi: Situazione Azienda al / / SALDO INIZIALE DI CASSA AL REVERSALI EMESSE (nel trimestre considerato) MANDATI (nel trimestre considerato) SALDO AZIENDA Euro Euro Euro Euro Situazione Istituto Cassiere al / / FONDO DI CASSA AL Euro RISCOSSIONI Euro PAGAMENTI Euro SALDO CASSIERE Euro SALDO AZIENDA Euro DIFFERENZA CON ISTITUTO CASSIERE Euro ed il prospetto di riconciliazione con il saldo del Tesoriere: Riconciliazioni con il saldo dell Istituto cassiere REVERSALI DA RISCUOTERE Euro REVERSALI DA EMETTERE Euro MANDATI DA PAGARE Euro MANDATI DA EMETTERE Euro TOTALE Euro 146

157 Il Collegio Sindacale controlla a campione alcuni mandati e riversali e riporta eventuali osservazioni. Inoltre viene riportata la situazione della Tesoreria Unica (data numero di conto tipo di conto fruttifero o infruttifero e disponibilità) e la situazione delle anticipazioni di tesoreria, con gli estremi della deliberazione, il limite massimo e l importo attualmente utilizzato. Infine vengono presi in esame gli originali dei versamenti effettuati per i versamenti fiscali e previdenziali dei lavori dipendenti ed autonomi (Erario, Irpef, IVA, Inpdap, Inps ) e vengono formulate eventuali osservazioni. 147

158 H1) Autorizzare, formalmente e preliminarmente, le operazioni gestionali e contabili che hanno impatto sul Patrimonio Netto H1.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che prevede un autorizzazione, formale e preliminare, in caso di operazioni che hanno impatto sul patrimonio netto, quali ad esempio: modifiche del fondo di dotazioni, ripiani perdite, movimenti per i cespiti acquistati con contributi in conto capitale e relative sterilizzazioni, distribuzione di eventuali utili ecc.. Le operazioni contabili che hanno effetti sul patrimonio netto sono, in linea generale, derivanti da specifiche disposizioni regionali. Il patrimonio netto è così costituito: Contributi conto capitale da Regione indistinti Contributi conto capitale da regione vincolati Fondo di dotazione (derivato dalla trasformazione delle unità sanitarie locali in Aziende Sanitarie Locali ed Aziende Ospedaliere) Contributi per ripiani perdite (contributi regionali per il ripiano delle perdite dell esercizio in corso o precedenti) Utili esercizi precedenti Utile dell'esercizio Donazioni e contributi utilizzati per investimenti Riserve Le operazioni che hanno impatto sul patrimonio netto sono soggette ad autorizzazione formale e preliminare. I finanziamenti regionali finalizzati ad attività di investimento e le donazioni di enti o privati vincolate a investimenti sono inseriti a Patrimonio Netto, al fine della sterilizzazione degli ammortamenti dei beni cui si riferiscono. Sono inseriti annualmente nel Conto Economico in correlazione agli ammortamenti delle immobilizzazioni acquisite con il finanziamento stesso (sterilizzazione): i contributi sono ridotti alla fine di ciascun esercizio, attraverso l iscrizione a ricavo nel Conto Economico alla voce: Costi capitalizzati poi dettagliata in base all ente finanziatore, in appositi sottoconti. La quota di sterilizzazione è calcolata in base all aliquota di ammortamento del cespite a cui si riferisce. L ammortamento dei cespiti acquisiti con contributi regionali è calcolato sul valore complessivo dei cespiti stessi. I finanziamenti per investimenti sono inseriti a bilancio quando il contributo è certo e riconosciuto e si ha certezza sulla sua erogazione. L inserimento a bilancio avviene attraverso atto formale di recepimento del contributo. I contributi in conto capitale per investimenti sono iscritti in appositi conti di stato patrimoniale nel Patrimonio netto, distinti per tipologia di destinazione: Contributi conto capitale da regione vincolati Per costi di impianto e di ampliamento Per costi di ricerca e di sviluppo Per diritti di brevetto ed utilizzazione opere d ingegno Per terreni, valore originale Per fabbricati, valore originale Per impianti e macchinari, valore originale Per attrezzature sanitarie, valore originale Per mobili e arredi, valore originale Per automezzi, valore originale Per altri beni, valore originale Per costi di manutenzione straordinaria (spese incrementative su beni di terzi), valore originale Attrezzature sanitarie (Impianti e macchinari specifici-grandi attrezzature) 148

159 I legami tra contributi in conto capitale e sterilizzazione sono comprovati da scritture contabili che vengono eseguite nelle diverse fasi del processo di finanziamento: - alla data della delibera di finanziamento per acquisizione di immobilizzazioni - alla data di incasso del finanziamento - alla data di acquisto del cespite - alla data del pagamento della fattura - in sede di scritture di assestamento A fine esercizio: - la S.O. Gestione Economica e Finanziaria e la S.C. Patrimoniale effettuano una riconciliazione tra i prospetti riepilogativi di sterilizzazione dei contribuiti in conto capitali (dalla contabilità dei cespiti) e la contabilità generale, al fine di individuare, verificare e correggere eventuali differenze. - la S.O. Gestione Economica e Finanziaria verifica che tutti i contributi ricevuti da vari enti siano correttamente contabilizzati in bilancio. Per quanto riguarda le donazioni e i lasciti finalizzati ad investimento l autorizzazione è costituita dall accettazione della donazione, che avviene, come per quel che riguarda i contributi in conto capitale, attraverso atto formale di recepimento e accettazione del contributo, con conseguente indicazione della corretta imputazione a bialncio. Il fondo di dotazione iniziale rappresenta la differenza tra attività e passività conferite all ASL CN2 al momento della sua costituzione: Fondo di dotazione Fondo di dotazione regionale iniziale Tale posta contabile viene movimentata annualmente se nel fondo di dotazione sono compresi cespiti patrimoniali che generano ancora ammortamento, attraverso lo storno diretto del valore del fondo di dotazione iniziale, alimentando la contropartita al conto della sterilizzazione di poste del patrimonio netto. Nel recente aggiornamento del Piano dei Conti a seguito dell entrata in vigor e del dl 118/2011, la Regione Piemonte ha richiesto di operare di identificare, relativamente ai beni di prima dotazione, i cespiti (presenti all 1/1/2012) che generano ancora ammortamenti da quelli che, al contrario, risultano completamente ammortizzati. Le perdite d esercizio possono essere rinviate a successivi esercizi, in attesa che la Regione assegni il contributo per ripiano perdite. Eventuali contributi per ripiano perdite sono rilevati in apposita voce del patrimonio netto: Contributi per ripiani perdite Contributo per ripiani perdite esercizio precedente Contributi per ripiano perdite altri anni Utilizzo fondi 2003 per copertura oneri contrattuali Ripiano gestione 2004 sulla base del provvedimento regionale di assegnazione, con iscrizione di credito verso la Regione. Quando viene incassato il credito il contributo è stornato dalla voce di patrimonio netto e portato a diretta riduzione della perdita, nella voce utili e perdite portati a nuovo. Gli utili d esercizio sono imputati alle riserve di pertinenza entro l approvazione del bilancio consuntivo in base all anno di formazione. I contributi per ripiano perdite sono iscritti a bilancio dopo il provvedimento di assegnazione. Nella Nota Integrativa, recentemente modificata a seguito dell entrata in vigore del dl 118/2011, sono espressamente indicate le componenti del patrimonio netto, ed in specifica tabella vengono indicate la consistenza, le movimentazioni e gli utilizzi delle poste di patrimonio netto. 149

160 H2) Riconciliare i contributi in conto capitale ricevuti, nonché i contributi in conto esercizio stornati al conto capitale, ed i cespiti finanziati, tenendo conto anche degli ammortamenti e delle sterilizzazioni che ne discendono. H2.1 Ricognizione dei contributi per investimenti iscritti nel PN con indicazione del cespite/i di riferimento. Per contributi in conto capitale/impianti s intendono tutte quelle risorse erogate da un Ente terzo pubblico o privato (Ente Regionale, Ente Statale, etc.), destinate all acquisizione, costruzione e/o manutenzione di beni immobili e attribuite tramite l approvazione di uno specifico atto formale da parte dell Ente erogatore (per esempio nel caso della Regione tramite Delibera di Giunta Regionale). Il finanziamento pubblico comporta per l ASL CN2 una duplice responsabilità: da un lato, si vincola ad effettuare una corretta e veritiera progettazione dell investimento per il quale si richiede il contributo con indicazione del cespite di riferimento; e, dall altro si rende necessaria un adeguata rendicontazione dell attuazione del programma, al fine di fornire una rappresentazione conforme alla realtà dell entità del patrimonio aziendale. L iter procedurale seguito per la ricognizione dei contributi per investimenti è il seguente: Richiesta erogazione contributo: in base al piano annuale/triennale per gli investimenti elaborato dall azienda, si effettua una richiesta formale di erogazione di contributi finalizzati all acquisizione di determinati cespiti indicati dal piano. Erogazione del contributo: la notifica dell atto formale (delibera di giunta, determina direttoriale) costituisce elemento propedeutico all acquisizione del cespite; successivamente l ASL recepisce formalmente il contributo. I contributi sono rilevati in base al principio della competenza economica e, in ossequio al principio della prudenza, vanno iscritti in bilancio solo nel momento in cui vi è la ragionevole certezza circa la loro concessione. Contabilizzazione del contributo: i contributi vengono rilevati per il loro intero importo al momento dell erogazione da parte dell Ente pubblico in un conto di stato patrimoniale e, alternativamente: - imputati, per la parte utilizzata (e proporzionata alla quota di ammortamento degli impianti), al reddito d esercizio (il conto relativo al ricavo d esercizio viene riepilogato nella voce A.5 con il meccanismo della cd. sterilizzazione degli ammortamenti criterio utilizzato effettivamente dall ASL- del conto economico civilistico); - imputati interamente ai conti di sterilizzazione e successivamente rinviati, per la quota che non è di competenza (e proporzionata al valore residuo degli impianti), agli esercizi successivi mediante l iscrizione di risconti passivi pluriennali, inclusi nella voce E) Ratei e risconti del passivo dello stato patrimoniale civilistico. Tale soluzione contabile lascia inalterato il costo dell impianto/cespite e le relative quote di ammortamento. Acquisizione del cespite: in seguito all erogazione del contributo si procede all acquisto del cespite per il quale la fonte di finanziamento è codificata in modo sintetico/descrittivo sulla testata della determinazione; diversificando tale codice tra erogazione da privati, da Regione o da altri Enti al fine di semplificare il collegamento tra l acquisto effettuato e la sua fonte di finanziamento. Di tale procedimento si occupa la S.O.C Tecnico- Patrimoniale, la quale per l assegnazione dei cespiti, acquisisce i dati necessari dagli ordini di acquisto emessi dai Servizi acquisitori e verifica la descrizione del tipo di finanziamento inserendo in anagrafica il codice corrispondente al tipo di finanziamento specifico. Alla luce della procedura descritta, risulta possibile, tramite l applicativo di contabilità in uso presso l ASL, effettuare in ogni momento la ricognizione dei contributi con i rispettivi cespiti di riferimento. H2.2 Con cadenza almeno trimestrale garantire la riconciliazione tra i contributi in c/capitale ovvero in c/esercizio se destinati all acquisto di cespiti, il valore dei cespiti finanziati tenendo conto delle sterilizzazioni effettuate anche alla luce delle recenti disposizioni previste dalla legge n.228 del 24 dicembre 2012 L ASL CN2, come descritto nella precedente procedura H2.1, garantisce un collegamento diretto tra il bene inventariale e il suo specifico finanziamento. Ciò è condizione necessaria per sterilizzare in modo corretto gli ammortamenti e per procedere al monitoraggio trimestrale dei contributi in conto capitale iscritti nel patrimonio netto. Nello specifico, la procedura contabile dell ammortamento, sotto il profilo economico, 150

161 consente di distribuire tra più esercizi un costo pluriennale in misura proporzionale alla vita utile del bene, mentre il meccanismo della sterilizzazione consente di annullare gli effetti sul Conto Economico dell imputazione delle quote di ammortamento attraverso l apposizione di un ricavo non monetario. Pertanto la S.O.C. Gestione Economica e Finanziaria, trimestralmente, procede alla riconciliazione sistematica tra i contributi in conto capitale ricevuti e la sterilizzazione degli ammortamenti dei cespiti cui si riferiscono i contributi. Riguardo, nello specifico, agli ammortamenti nel corso dell esercizio 2012 in applicazione della Legge 228/2012 (Legge di Stabilità 2013) si è reso necessario ricalcolare i fondi ammortamento di alcuni cespiti in conformità all articolo trentasei a partire dall'esercizio 2016 i cespiti acquistati utilizzando contributi in conto esercizio, indipendentemente dal loro valore, devono essere interamente ammortizzati nell'esercizio di acquisizione; per gli esercizi dal 2012 al 2015 i cespiti acquistati utilizzando contributi in conto esercizio, indipendentemente dal loro valore, devono essere interamente ammortizzati applicando determinate percentuali per esercizio di acquisizione. Al fine di non intaccare il conto economico dell esercizio, a seguito del ricalcolo dei fondi di ammortamento la Regione Piemonte ha comunicato alle ASR le direttive inerenti le modalità tecniche di contabilizzazione del ricalcolo con impatto sul patrimonio netto dell azienda. E possibile effettuare ogni mese la generazione e la conseguente contabilizzazione degli ammortamenti e delle relative sterilizzazione in modo da poterne verificare la corrispondenza o le eventuali differenze che potrebbero derivare da ammortamenti non sterilizzabili. 151

162 H3) Riconciliare i contributi in conto capitale da Regione e da altri soggetti in modo tale da consentire un immediata individuazione, l accoppiamento con la delibera formale di assegnazione e la tracciabilità del titolo alla riscossione da parte dell Azienda. H3.1 Implementare un sistema di ricognizione e di monitoraggio dei provvedimenti di assegnazione dei contributi in c/capitale da Regione e altri enti pubblici. Le Deliberazioni di Giunta o di altro ente comunicate e inviate all azienda mediante protocollo aziendale, inerenti l assegnazione dei contributi contengono la quantificazione delle risorse assegnate e gli indirizzi per l utilizzo degli stessi.. Il protocollo aziendale, totalmente informatizzato, permette una ricognizione e un monitoraggio costante dei contributi assegnati. E possibile verificare, con cadenza prestabilita, una riconciliazione tra i provvedimenti protocollati e quanto contabilizzato dalla SOC Gestione Economico Finanziaria. H3.2 Implementare un sistema che consenta di associare a ciascun contributo in c/capitale la deliberazione di assegnazione e il titolo di riscossione da parte dell azienda. L Ufficio Economico-Finanziario riceve comunicazione dalla Regione recante gli estremi dei provvedimenti di assegnazione dei contributi in conto capitale eventualmente assegnati. La fase di contabilizzazione degli stessi contributi prevede, come già descritto nelle precedenti procedure, l inserimento a bilancio anche degli estremi del provvedimento di assegnazione: non sono possibili contabilizzazioni in carenza di riferimento degli estremi dell atto di assegnazione poiché l attuale applicativo prevede un campo obbligatorio indicante l atto di assegnazione di riferimento in caso di contabilizzazione di contributi. Parziale deroga a quanto sopra descritto è la modalità di contabilizzazione in uso a partire dal 2012 poiché, a seguito dell entrata in vigore del d.lgs. 118/2011, i contributi relativi ai cespiti autofinanziati sono stornati dall ASL dalla quota capitaria e imputati a contributo nei limiti del pareggio di bilancio. Il provvedimento di assegnazione diviene, di fatto, il medesimo che assegna la quota capitaria indistinta. 152

163 H4) Identificare puntualmente i conferimenti, le donazioni ed i lasciti vincolati a investimenti e la riconciliazione sistematica tra conferimenti, donazioni e lasciti vincolati a investimenti ed i correlati cespiti capitalizzati, nonché tra ammortamenti e sterilizzazioni che ne discendono. H4.1 Predisposizione delle procedure amministrativo- contabili per l identificazione puntuale dei conferimenti, le donazioni ed i lasciti vincolati a investimenti. L acquisto di cespiti o l effettuazione di investimenti dell Azienda Sanitaria può essere garantita anche attraverso erogazioni liberali e donazioni. Dette erogazioni rappresentano perlopiù atti di generosità effettuati da privati con finalità precise e da contributi liberali da parte di ditte, associazioni o altri enti. Le donazioni e i contributi risultano iscritti nei seguenti conti di bilancio: Donazioni e contributi utilizzati per investimenti Donazioni e contributi da imprese utilizzate per investimenti, valore originale Donazioni e contributi da privati utilizzate per investimenti, valore originale Donazioni e contributi da Istituzioni sociali senza fine di lucro utilizzate per investimenti, valore originale Contributi enti pubblici e da privati destinati ad investimenti, valore originale. La presente procedura descrive l iter necessario a formalizzare l accettazione delle proposte di donazioni e lasciti vincolati a investimenti e fornire un supporto procedurale per la gestione dell iter stesso. Proposta di conferimenti/donazioni/lasciti vincolati a investimenti: la proposta deve essere redatta in forma scritta dal donatore al fine di essere accettata dal Responsabile della S.O.C. Gestione Economico- Finanziaria in virtù della delega conferitagli dal Direttore Generale Supplente-Direttore Sanitario di cui al provvedimento n.1273/000/dig/12/0029. In caso di donazione di apparecchiature tecnologiche sanitarie e non sanitarie facoltativamente la proposta può contere altresì informazioni come la tipologia, marca, modello, anno di costruzione e eventuale valore di mercato dell apparecchiatura. Nel caso in cui il donatore intenda destinare l apparecchiatura oggetto di donazione ad una determinata struttura aziendale, è verosimile che nella proposta di donazione vengano motivate le ragioni della sua scelta. Ricezione della proposta ed istruttoria: tutte le proposte di donazione vengono analizzate dalla Direzione della struttura sanitaria e dall Ufficio Patrimoniale e dalla S.O.C. Gestione Economica e Finanziaria deputati ad attivare l istruttoria gestionale amministrativa procedurale al fine di analizzare e accettare la proposta. Accettazione proposta: il Responsabile della S.O.C. Gestione Economico- Finanziaria mediante determina aziendale comunica l accettazione del conferimento/donazione oggetto della proposta e la successiva iscrizione negli appositi conti di bilancio d esercizio. La segreteria della Direzione Generale effettua, solitamente, una lettera a titolo di ringraziamento per la liberalità concessa e per attestare l avvenuto compimento della finalità della donazione (per esempio acquisto di un cespite da donare ad un determinato reparto ospedaliero) H4.2 Applicazione delle procedure amministrativo-contabili per l identificazione puntuale dei conferimenti, le donazioni ed i lasciti vincolati a investimenti. Le attività di investimento dell ASL CN2, oltre che attraverso le risorse specifiche assegnate dalla Regione o, in virtù del D.lgs. 118/2011, attraverso autofinanziamento, possono essere integrate anche attraverso erogazioni liberali, donazioni e lasciti. Tali erogazioni rappresentano perlopiù liberalità effettuate da privati cittadini senza alcuno scopo di lucro e senza che, per l erogante, vi possano essere benefici direttamente o indirettamente collegati all erogazione (si tratterebbe, nella fattispecie, di sponsorizzazione). Sulla base dell iter necessario a formalizzare l accettazione delle proposte di donazioni e lasciti vincolati a investimenti (determina di accettazione) di cui alla precedente procedura H4.1, si illustra nel concreto 153

164 l applicazione della procedura amministrativo contabile dell accettazione della proposta di donazione/conferimento/lasciti che parte coinvolgendo una pluralità di operatori. La proposta di donazione, indirizzata al Direttore Generale, deve pervenire dal soggetto donante ed indicare: - i dati anagrafici del proponente, se è persona fisica, ovvero la sua denominazione e la sua sede, se si tratta di persona giuridica; - la disponibilità a fornire, a titolo di donazione liberale, il bene oppure una determinata somma di denaro; - l eventuale struttura aziendale destinataria della donazione; - qualora la donazione sia vincolata ad una determinata finalità, essa deve essere espressamente indicata nella lettera di donazione. In tale ipotesi la donazione può essere accettata solo qualora la finalità sia compatibile con l interesse pubblico ed i fini istituzionali dell ASL CN2 e non comporti un onere eccessivo rispetto all entità della donazione stessa ed alla programmazione aziendale; - qualora oggetto della donazione sia un bene mobile è necessario indicare la marca, il modello, il valore economico, l anno di fabbricazione nonché la sua conformità alla normativa che ne disciplina le caratteristiche (es. strumento biomedicale). I soggetti competenti all adozione dell atto di accettazione della liberalità cambiano a seconda se si tratti di donazione/conferimento di beni oppure di somme di denaro. Nel caso di beni la competenza è riservata alla struttura operativa che gestisce il patrimonio, nel caso di servizi la competenza è riservata alla struttura operativa gestisce il bilancio La consegna di un bene mobile acquisito a seguito di donazione/lasciti vincolati a investimenti sottende le seguenti operazioni: 1. accettazione della donazione con apposito provvedimento (riportante la descrizione del bene, il valore commerciale dello stesso ed il numero d inventario) da parte della struttura operativa che gestisce il patrimonio; 2. trasmissione del suddetto provvedimento alla struttura operativa gestisce il bilancio per gli adempimenti di competenza; 3. registrazione da parte della struttura operativa che gestisce il patrimonio del bene in entrata con contestuale inserimento dei dati anagrafici ad esso relativi; 4. apposizione in loco dell etichetta con il numero d inventario da parte degli operatori dell unità operativa patrimoniale. Per contro, l accettazione di una somma di denaro presuppone un provvedimento di accettazione della donazione da parte della struttura operativa gestisce il bilancio che provvederà alla regolarizzazione della somma dovuta e alle relative registrazioni contabili. Successivamente il provvedimento amministrativo verrà trasmesso alla struttura di destinazione della donazione e alle eventuali, altre, strutture coinvolte nel procedimento nel caso in cui la liberalità sia finalizzata alla acquisizione di cespiti/attrezzature ovvero ad altre finalità istituzionali. H4.3 (già H4.2) Monitorare periodicamente la riconciliazione sistematica tra conferimenti, donazioni e lasciti vincolati a investimenti ed i correlati cespiti capitalizzati, nonché tra ammortamenti e sterilizzazioni che ne discendono. Le immobilizzazioni materiali acquisite in tutto o in parte attraverso donazioni devono essere iscritte nell attivo patrimoniale nel momento in cui il titolo di proprietà delle stesse si trasferisce all azienda. In analogia agli altri cespiti, l acquisizione di cespiti mediante donazioni risulta completa solo nel momento della definitiva inventariazione da parte della SOC Patrimonio. Il monitoraggio dei cespiti acquisiti tramite donazioni avviene in modo analogo a quanto descritto per gli altri cespiti alla procedura H

165 I1) Disciplinare gli approvvigionamenti di beni e di servizi sanitari e non sanitari documentando e formalizzando il flusso informativo e le fasi della procedura di acquisizione dei beni e servizi sanitari e non sanitari I1.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che relativamente agli approvvigionamenti di beni e servizi disciplini tutte le fasi dalla determinazione dei fabbisogni al ricevimento dei beni o della prestazione del servizio e in particolare preveda che: a. gli acquisti sono effettuati sulla base di appropriate autorizzazioni interne, laddove richiesto, sulla base di apposite approvazioni regionali coerentemente, anche, ai budget assegnati b. sono chiaramente definiti i poteri di autorizzare ordinazioni ed i relativi limiti c. gli ordini di acquisto sono emessi sulla base di richieste scritte di approvvigionamento d. le procedure prevedono che gli ordini di acquisto: - sono emessi in forma scritta; - sono numerati in sequenza e. negli ordini di acquisto deve essere data chiara evidenza di: - quantità ordinate; - relativi prezzi; - altre condizioni di acquisto f. gli ordini di acquisto sono regolarmente archiviati g. chi autorizza le ordinazioni è indipendente da chi richiede gli approvvigionamenti. 1. OBIETTIVI Il presente procedimento ha come scopo l ottimizzazione della gestione degli acquisti di beni e servizi mediante lo svolgimento e il rispetto di alcune indicazioni mirate a: - Stipulare trattative commerciali, basate sulle condizioni di acquisto messe a punto con le unità organizzative competenti, con l obiettivo di ottimizzare prezzo e qualità del materiale/servizio acquistato; - Seguire l evoluzione del mercato dei fornitori tipici dell Azienda al fine di anticipare tendenze e trasferire all interno conoscenze utili per successive attività di acquisto; - Tenere l albo dei fornitori e controllare il servizio del fornitore, mantenendo statistiche aggiornate relativamente alla qualità del bene, ai tempi di consegna ed agli scostamenti tra le condizioni di acquisto e della fornitura; - Provvedere tramite il sistema informativo all emissione degli ordini di acquisto; - Garantire lo svolgimento di tutte le attività di pertinenza dei servizi generali ed economali provvedendo ad effettuare una preventiva stima dei costi e documentazione a consuntivo (gestione del budget); - Verificare costantemente l economicità gestionale dei servizi prestati, delle utenze e dei prezzi di acquisto dei beni, intervenendo direttamente nei limiti della spesa autorizzata o proponendo alla Direzione Aziendale modalità innovative di svolgimento dei servizi che comportino un vantaggio economico per l Azienda; - Provvedere alla definizione, all aggiornamento ed alla tenuta e conservazione degli inventari dei beni mobili; - Provvedere alla gestione dei servizi generali e dei magazzini; - Effettuare la programmazione, la pianificazione, la valutazione tecnico economica delle acquisizioni e dismissioni delle apparecchiature biomediche. 155

166 2. MODALITA OPERATIVE Personale amministrativo Presa visione delle determine predisposte dalla S.O.C Provveditorato Registrazione dell impegno contabile Caricamento dei prodotti a contratto Definizione dei prodotti e quantità da ordinare Compilazione ed eventuale stampa dell ordine Firma dell ordine Spedizione tramite fax, , zetafax Allegare ordini alle bolle del materiale arrivato (procedura eseguita soltanto dai magazzini farmaceutici) Registrazione bolle su NFS (per quanto riguarda i magazzini economali la registrazione delle bolle viene seguita dal personale magazziniere) Controllo fatture squadrate e liquidazione Firma Dal diagramma di flusso evidenziato emergono differenti attività, in particolare: ATTIVITA 1 Predisposizione impegno di spesa 156

167 Il personale amministrativo alla scadenza di ogni determina o offerta prende visione della Determinazione predisposta dal provveditorato, registra l impegno contabile e carica i prodotti a contratto secondo quanto previsto dalla determina stessa. L amministrativo provvede a impegnare la spesa prevista, nei limiti dei budget assegnati, contenuta nella Determina emessa dalla S.O.C Provveditorato tramite procedura NFS gestione stanziamenti. La Determina successivamente viene caricata a contratto secondo il periodo e gli importi previsti per ogni articolo tramite procedura NFS gestione anagrafica contratti. Il prezzo di ogni articolo verrà automaticamente proposto da NFS all atto dell ordine solo per la durata del contratto e nell ambito dello stanziamento del budget fissato. Soltanto per gli articoli non previsti dalle Determine viene richiesta apposita offerta scritta che viene poi caricata a contratto secondo il periodo di validità previsto dalla ditta. ATTIVITA 2 Definizione dei prodotti e quantità da ordinare Nella suddetta attività si definiscono i prodotti e le quantità da ordinare con riguardo a: - Prodotti a magazzino: si procede mediante l estrapolazione e la stampa dei seguenti dati riferiti agli ultimi due mesi: quantitativo in entrata, consumo, ordini aperti e giacenza finale (stampa da NFS stampa ord.,entrato, consumato articoli ); - Prodotti dedicati a specifico CdC: si tratta di prodotti valutati dal farmacista in base a richieste motivate dello specifico CdC; - Prodotti in transito: mediante visione ed approvazione da parte del dirigente della farmacia o dell economato delle richieste spedite dai CdC; - Prodotti in conto deposito: mediante visione ed approvazione del dirigente della farmacia/economato della richiesta cartacea del CdC (con etichetta del lotto del dispositivo usato) o elenco della Ditta dell articolo consumato; - Richieste informatizzate: stampate in automatico mediante la procedura intitolata richieste informatizzate. ATTIVITA 3 Ordine telematico Successivamente all attività 2 è necessario effettuare l ordine telematico; a tale fine l amministrativo compila per ogni fornitore l ordine sulla procedura NFS gestione ordini, ordine che verrà salvato e stampato in forma cartacea. Nell ordine viene indicato in automatico: - Una numerazione sequenziale fornita dal programma operativo; - Il fornitore previsto dall anagrafica dell articolo; - Quantità inserita dall amministratore; - Prezzo unitario (per ogni singola unità posologica) previsto in contratto; - CIG e determina; - Conto economico a cui si fa riferimento. L amministrativo spedisce l ordine cartaceo tramite fax o o zeta-fax alla ditta corrispondente ad ogni ordine allegando la ricevuta di invio ai documenti. In seguito gli ordini vengono messi in ordine di numero e consegnati ai magazzinieri. Questi ultimi dopo i vari controlli sul materiale arrivato allegano gli ordini alle relative bolle di consegna al fine della registrazione del documento di trasporto nella procedura informatica NFS gestione entrate/bolle da parte del personale amministrativo o di magazzino. Nel caso in cui arrivi solo un acconto di materiale, viene allegata la copia dell ordine al documento di trasporto per la relativa registrazione di cui sopra, mentre l originale dell ordine viene trattenuto dal magazziniere che evidenzia il materiale che deve ancora arrivare. ATTIVITA 4 Caricamento e archiviazione delle bolle di accompagnamento Il magazziniere o personale amministrativo alla consegna delle bolle di accompagnamento carica ed archivia le predette bolle. Nel caso in cui carica la bolla il magazziniere deve stampare l ordine, evidenziare le voci inevase o parzialmente evase e consegnarlo all amministrativo che procede al sollecito telefonico e all archiviazione dell ordine inevaso nel faldone sollecito ordini dopo aver annotato la risposta della ditta. Nel caso contrario in cui la bolla viene caricata dall amministrativo si stampa l ordine e si procede al sollecito telefonico e all archiviazione dell ordine inevaso nel faldone sollecito ordini dopo aver annotato la risposta. ATTIVITA 5 Liquidazione delle fatture Il personale amministrativo ogni giorno in base alle fatture spedite alla Ragioneria procede alla liquidazione delle fatture. Tuttavia per le fatture in cui l importo ordinato non corrisponde all importo fatturato ( squadrate ) vengono controllate dal personale al fine di capire il motivo della squadratura. Una volta individuato il problema (mancato carico o collegamento bolla, prezzo diverso da quello indicato nell ordine, ecc ) si procede alla variazione dell ordine o al carico del documento mancante. Risolta la non conformità si procede alla liquidazione della fattura tramite la procedura del sistema informatizzato NFS gestione elenchi di trasmissione. 157

168 I1.3 (già I1.2) Effettuare verifiche periodiche volte a riscontrare il rispetto della procedura ed in particolare la sussistenza delle evidenze documentali di tutti i controlli richiesti quali autorizzazioni alla spesa, capienza rispetto al budget, certificazioni varie ecc con predisposizione di relativi report delle risultanze delle verifiche. Al fine di verificare il rispetto della procedura, in particolare la sussistenza delle evidenze documentali di tutti i controlli richiesti, il collaboratore amministrativo alla fine di ogni mese effettua verifiche periodiche volte a riscontrare l adeguata capienza delle varie autorizzazioni di spesa esistenti su ogni conto fino alla scadenza delle singole determine, con predisposizione di relativi report delle risultanze delle verifiche. Mediante l elaborazione di NFS stampa budget per periodo si crea un file excel che prevede la comparazione dello stanziato speso e la rimanenza per ogni determina, con la proiezione dello speso alla fine dell anno. In caso di gestione non conforme viene eseguita una richiesta di storno tra le determine dello stesso conto oppure si effettua uno spostamento di somme tra i vari conti al fine di coprire eventuali carenze sempre nell ambito del budget generale assegnato. Oltre a verificare periodicamente il rispetto del budget assegnato si effettuano verifiche anche degli ordini aperti e delle fatture non pervenute. Per ciò che concerne gli ordini aperti, ogni tre mesi si controllano tutti gli ordini rimasti aperti e si cerca il motivo dell apertura analizzando se sono da annullare, se si è dimenticato il carico oppure se la ditta non l ha mai consegnato. D altra parte per quanto riguarda le fatture non pervenute, mensilmente vengono controllate le bolle senza fattura e si chiede copia conforme delle fatture mancanti alle Ditte coinvolte. In seguito viene estrapolato il mastrino contabile dal quale si evince l elenco delle fatture che giacciono in attesa di controllo, in particolare si possono presentare due situazioni: - Conto 03SQFAR/ECO: si tratta di conti che non hanno la bolla collegata; - Conto 0122SQUAD: si tratta di un conto che ha la bolla collegata, ma sussistono differenze di prezzo tra la fattura e la relativa bolla. 158

169 I2) Impiegare documenti idonei ed approvati, lasciando traccia dei controlli svolti: ogni operazione suscettibile di originare, modificare o estinguere i debiti deve essere comprovata da appositi documenti che siano controllati ed approvati prima della loro rilevazione contabile I2.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che preveda appropriati controlli atti a garantire la correttezza formale e sostanziale delle operazioni che originano il debito. Tra i controlli da prevedere si evidenziano principalmente: comparazione degli ordini con le offerte scritte precedentemente ai fornitori, comparazione delle bolle di entrata con gli ordini per quanto riguarda la natura e la quantità delle merci, i termini e le condizioni di consegna, controllo delle fatture dei fornitori, controllo della sequenza numerica degli ordini, delle bolle di entrata e delle fatture. Al fine di garantire la correttezza formale e sostanziale delle operazioni che originano il debito è necessario procedere ad una corretta valorizzazione e contabilizzazione dei valori economici dei beni e servizi acquisiti in modo da permettere la rilevazione dei costi e dei debiti nel periodo di competenza cosi come definito dai principi contabili. Il sistema informatico in uso presso l ASL permette di avere una visione complessiva di tutte le fasi che caratterizzano le operazioni che originano debiti, tramite la visualizzazione, per ogni documento, della cosiddetta cartella contabile. Tale strumento permette all operatore di verificare in ogni momento informazioni come il conto di spesa, l importo da pagare, la scadenza del pagamento secondo i termini contrattuali, eventuali estremi del codice identificativo di gara e del codice unico di progetto, il periodo di competenza della spesa con livello di imputazione mensile e l indicazione dei centri di costo afferenti. Inoltre, si possono verificare gli ordini a monte dell operazione ai fornitori inseriti sul sistema relativi a un bene o a un servizio e gli eventuali documenti di trasporto o bolle di servizio registrati. E dunque possibile, anche attraverso un sistema grafico/cromatico, verificare in ogni momento la correttezza della cartella contabile riferita a una singola operazione contabile. Il rosso indica la non coerenza di alcuni aspetti dell operazione; il giallo indica la correttezza sostanziale della cartella contabile che, tuttavia, contiene alcune incongruenze interne (ad esempio diversità tra conti di bilancio e fattori produttivi); il verde indica che la cartella è corretta. Si fornisce uno screenshot a titolo di esempio: 159

170 La S.O.C Gestione Economica e Finanziaria, se al momento della registrazione del documento di acquisto risultano presenti i documenti di liquidazione (bolla oppure il buono di servizio) e se l importo della bolla risulta equivalente a quello della fattura, imputa la fattura in via definitiva al conto di costo, generando l aggancio automatico della varie fasi che caratterizzano l operazione passiva. In caso contrario, laddove l importo della fattura di acquisto non sia equivalente ai documenti di liquidazione associati, verrà assegnato un conto di costo generico (conto 03SQ). Il conto di costo generico verrà sostituito in seguito con il conto corretto una volta effettuata la liquidazione da parte del servizio competente che provvederà altresì, in caso di squadrature non sanabili in fase li liquidazione, alla richiesta di eventuale nota credito al fornitore. Di seguito si riporta, a titolo di esempio, la cartella contabile di una fattura di prodotti alimentari dalla quale si evincono le informazioni elencate precedentemente; informazioni che permettono un agevole confronto tra le bolle di entrata e gli ordini (natura e quantità merci), i termini di pagamento, la sequenza numerica degli ordini ecc.. I2.3 (già I2.2) Prevedere inoltre con cadenza periodica, controlli da parte di personale indipendente da chi tiene le scritture con riguardo in particolare: riscontro tra i saldi dei conti individuali ed i saldi dei conti di riepilogo, il riscontro delle risultanze contabili dell azienda con gli estratti conto inviati dai fornitori di propria iniziativa o su richiesta dell azienda stessa, raffronto delle scritture contabili con i documenti che le hanno originate. Il controllo interno aziendale, nel rispetto dei requisiti di indipendenza della funzione, attua periodicamente dei controlli diretti a verificare la correttezza delle registrazioni effettuate tramite l applicativo informatico, NFS, che vengono riportate nel registro dei controlli. Ogni controllo effettuato, è basato sulla verifica della correttezza della cartella contabile, così come descritto nella procedura precedente, riferita alle singole operazioni che originano il debito. Attraverso la procedura informatica è inoltre possibile verificare anche i saldi complessivi dei fornitori raffrontandoli con quelli dagli stessi trasmessi all ASL CN2 per verificare la coincidenza tra debitore e creditore. 160

171 I3) Dare evidenza dei controlli effettuati con particolare riguardo: alla comparazione di ordini-offerte richieste ai fornitori bolle di entrata della merce in magazzino: alla verifica delle fatture dei fornitori (intestazione, bolla- fattura, bolla- ordine, calcoli aritmetici, adempimenti fiscali, autorizzazione al pagamento). I3.1 Effettuare verifiche periodiche volte e riscontrare il rispetto della procedura I2.1 ed in particolare la sussistenza delle evidenze documentali di tutti i controlli richiesti quali autorizzazioni alla spesa, capienza rispetto al budget, certificazioni varie ecc con predisposizione di relativi report delle risultanze delle verifiche. Al fine di verificare periodicamente la capienza dei vari impegni esistenti si procede all elaborazione mediante NFS stampa budget per periodo di un file excel che rende evidente la comparazione tra lo stanziato speso e la rimanenza per ciascuna determina, elaborando altresì la proiezione dello speso a fine anno. In caso di gestione non conforme del budget assegnato si effettua una richiesta storni tra le determine dello stesso conto al fine di spostare somme tra i vari conti per coprire eventuali carenze, fermo restando nell ambito del budget generale assegnato. I3.2 Predisposizione di una procedura formalizzata per i resi di merce e beni ai fornitori che preveda che i reclami avanzati nei loro confronti siano adeguatamente documentati e, stornati dalle registrazioni di magazzino. La documentazione viene tempestivamente trasmessa all amministrazione. Al fine di gestire correttamente le attività di accettazione dei prodotti gestiti a stock e le attività di distribuzione dei prodotti in transito, cioè tutti prodotti ordinati ai fornitori e destinati a specifiche unità organizzative nonché le attività di reso, gli addetti ai servizi dell ASL CN2 devono rispettare i seguenti passaggi: ATTIVITA 1 Ricezione della merce Il personale addetto al magazzino all arrivo del corriere verifica la correttezza della destinazione della merce (se ospedale Alba oppure ospedale Bra) in quanto ogni magazzino deve ritirare esclusivamente la merce indirizzata al proprio magazzino. In seguito si procede alla verifica del numero d ordine e al numero e all integrità dei colli ricevuti. Nel caso in cui il numero presente sulla bolla corrisponde al quantitativo consegnato, il magazziniere firma entrambe le copie della bolla nella casella destinatario e ne trattiene l originale. Nel caso contrario in cui il numero presente sulla bolla non corrisponde al quantitativo consegnato è necessario indicare sulla bolla mancano x colli, dicitura controfirmata dal corriere. ATTIVITA 2 Apertura e verifica dei colli In seguito alla ricezione della merce, l addetto al magazzino verifica la corrispondenza tra il contenuto dei colli e la bolla: - In caso di corrispondenza il magazziniere che ha effettuato il controllo appone la data e firma la bolla e la porta nell ufficio amministrativo dove viene valutata la corrispondenza bolla- ordine; - In caso di non corrispondenza il magazziniere controlla l ordine a video per verificare la corrispondenza tra prodotto consegnato e ordine oppure tra prodotto segnalato in bolla e ordine. Il problema della non corrispondenza viene segnalato all ufficio destinatario dei colli per decidere in merito ad eventuale reso/sostituzione, decisione che verrà segnalata all ufficio registrazione fatture passive della S.O.C. Gestione Economico- Finanziaria. Al fine di avviare la procedura di reso della merce non conforme perché difettosa oppure perché quantitativamente diversa/sbagliata rispetto all ordinato, il personale destinatario dei colli prende accordi con la ditta riguardo il problema affinché si possa procedere alla restituzione fisica della merce tramite il vettore. Al contempo verrà registrato nel sistema di contabilità informatizzato la richiesta di reso a fornitore cosi come si evince dallo screenshoot di seguito riportato: 161

172 Una volta ritirata la merce oggetto di reso, la bolla originale insieme alla copia della bolla di reso e al modulo REFO vengono archiviati e la liquidazione della fattura sospesa in attesa di nota di credito. ATTIVITA 3 Stoccaggio della merce All atto della ricezione della merce il magazziniere dopo aver portato a termine la seconda attività provvede allo stoccaggio della merce negli appositi scaffali. 162

173 I4) Fornire idonei elementi di stima e di previsione dei debiti di cui si conosce l esistenza ma non l ammontare: merci acquisite o servizi ricevuti senza che sia stata ricevuta e contabilizzata la relativa fattura; debiti a lungo termine, comprensivi degli interessi, per i quali sussistono particolari problemi di valutazione; debiti sui quali siano maturati interessi o penalità da inserire in bilancio: rischi concretizzati in debiti certi. I4.1 Predisposizione di una procedura che disciplini per ciascuna tipologia di debiti le modalità di determinazione delle stime dei costi per fatture da ricevere (ad esempio per i beni un riferimento potrebbe essere rappresentato dai carichi di magazzini, per i servizi, i contratti e le attestazioni di avvenuta esecuzione dei servizi da parte delle varie strutture ecc ). 1. PREMESSA La presente procedura prevede la predisposizione di un sistema che disciplini le modalità di determinazione delle stime dei costi per fatture da ricevere per ciascuna tipologia di debiti. Uno dei principi cardini che guidano la redazione del bilancio d esercizio è quello della competenza economica il quale statuito dall art bis del Codice civile, esige che nella redazione del bilancio di esercizio si tenga conto dei proventi e degli oneri di competenza dell esercizio, indipendentemente dalla data dell incasso o del pagamento. L effetto delle operazioni e degli altri eventi che connotano la gestione aziendale deve, quindi, essere rilevato contabilmente e attribuito all esercizio al quale tali operazioni ed eventi si riferiscono e non a quello in cui si concretizzano i relativi incassi e pagamenti. 2. RILEVAZIONE PER FATTURE DA RICEVERE Il momento della rilevazione dei valori in bilancio si effettua, perlopiù, con l emissione o il ricevimento della fattura. Ne consegue che, alle rilevazioni d esercizio, devono affiancarsi, a fine esercizio, le rilevazioni di assestamento del sistema dei valori; pertanto, tali assestamenti, si concretizzano nelle scritture di fine esercizio. Le scritture d integrazione consistono nel rilevare ex novo valori che sino alla chiusura dell esercizio non figurano ancora nel sistema dei valori, ma la cui considerazione è tuttavia necessaria al fine di rispettare il postulato della competenza economica. Le fatture da ricevere hanno come scopo quello di rilevare costi per acquisti di merci o di servizi la cui competenza è del periodo in corso, ma che contabilmente non sono stati ancora registrati in quanto non si è ancora ricevuta la relativa fattura. Le voci di Stato Patrimoniale nel piano dei conti a disposizione delle ASR riguardanti le fatture da ricevere sono le seguenti: CONTO DESCRIZIONE Debiti i presunti verso fornitori -beni e servizi (conti ; ) per costi da liquidare entro l'anno a seguito di fatture e ricevute da ricevere, e di note di credito da emettere Debiti presunti verso fornitori -prestazioni sanitarie per costi da liquidare entro l'anno a seguito di fatture e ricevute da ricevere, e di note di credito da emettere (medici convenzionati;farmacie,c.cure e presidi ex art L.833- altra assistenza sanitaria) Debiti presunti verso fornitori immobilizzazioni-(conti ; ) per costi da liquidare entro l'anno a seguito di fatture e ricevute da ricevere, e di note di credito da emettere Al fine di realizzare delle stime dei costi per fatture da ricevere è necessario distinguere tra: - Beni: per le merci consegnate, di cui è presente solamente il DDT occorrerà procedere alla contabilizzazione del costo di acquisto (nel conto per natura più idoneo, in analogia con le altre rilevazioni di esercizio) con contropartita fatture da ricevere. La relativa scrittura contabile, senza tenere conto dell IVA, che sarà fiscalmente registrata nel momento di ricevimento della fattura, è la seguente: Merci c/acquisto a Fornitori c/fatture da ricevere Nel corso dell'esercizio successivo, ed in particolare all'atto del ricevimento della fattura, potrà esserci o meno coincidenza con il valore che presuntivamente era stato stimato con la predetta scrittura 163

174 contabile. In caso di discordanza si procede alla rilevazione di un componente di reddito, positivo o negativo, a seconda che la misurazione sia stata rispettivamente maggiore o minore del valore effettivo. Nel caso in cui, invece, il valore presunto a fine esercizio coincide con il valore effettivamente accertato nel periodo amministrativo successivo, non si producono effetti sulla formazione del risultato economico di periodo. Entro il 28 febbraio di ciascun esercizio ogni Servizio interessato procede alla determinazione della stima dei costi per fatture da ricevere per ogni categoria di fornitori tenendo oppurtunamente in considerazione le analoghe fatture pregresse. La predetta stima sarà in seguito inviata al Responsabile della S.O.C Gestione Economica e Finanziaria. - Servizi: per i servizi valgono le stesse modalità operative dei beni utilizzando per la determinazione dei costi per le fatture da ricevere i contratti e le attestazioni di avvenuta esecuzione dei servizi da parte delle strutture interessate. Analogamente ai beni, i Servizi interessati entro il 28 febbraio di ciascun esercizio effettueranno una stima dei costi per fatture da ricevere per i servizi resi in base ai contratti e le attestazioni di avvenuta esecuzione dei servizi. I4.3 (già I4.2) Effettuare un test delle fatture passive pervenute (registrate e non) dopo la chiusura dell esercizio e sino alla data di approvazione del bilancio al fine di individuare passività che avrebbero dovuto essere rilevate entro la data di riferimento del bilancio Attraverso la presente procedura si esegue un controllo secondo un campionamento statistico sulle fatture passive dopo la chiusura dell esercizio e sino alla data di approvazione del bilancio mirato a verificare l effettiva presenza della scrittura Acquisti a Fatture da ricevere per i servizi resi e per i beni consegnati accompagnati dalla bolla di servizio. In questo modo all atto del ricevimento della fattura si procederà con lo storno automatico attraverso il programma operativo NFS del conto fatture da ricevere con il conto debiti verso fornitori. Operativamente si possono presentare due casi: - Il bilancio d esercizio risulta ancora aperto, pertanto le scritture di storno avvengono in modo automatico; - Il bilancio d esercizio risulta chiuso, per cui al ricevimento della fattura si potrà constatare un diverso importo, maggiore o minore, rispetto a quello determinato precedentemente; la differenza viene registrata come sopravvenienza attiva/passiva nel nuovo esercizio. Precisamente, il conto Fatture da ricevere è stato aperto al termine dell esercizio precedente quale contropartita del costo presunto imputato a quell esercizio per acquisti di beni o godimento di servizi non ancora fatturati. Nel nuovo esercizio avverrà il regolamento, ma, se il valore del costo coincide con quello stimato, non si avranno effetti reddituali. Se, invece, il costo effettivo diverge da quello imputato al termine dell esercizio precedente, la differenza tra i due valori dovrà incidere sul reddito dell esercizio aperto. Per questa motivazione vengono rilevate le sopravvenienze attive/passive, componenti positivi/negativi di reddito che derivano da omesse o errate registrazioni contabili causate da una stima errata dell importo delle fatture da ricevere. Pertanto, al momento del ricevimento della fattura nell esercizio successivo, la S.O.C Gestione Economica e Finanziaria rileva una sopravvenienza passiva oppure attiva a seconda se la differenza risulta di un entità minore o maggiore rispetto a quanto determinato precedentemente. I4.4. (già I4.3) Implementare un sistema di ricognizione del contenzioso in essere alla data di chiusura del bilancio e stima da parte del servizio affari legali ovvero legali esterni incaricati dall azienda, del rischio di soccombenza per ciascuna causa e la relativa quantificazione degli oneri da accantonare a fondo rischi L art bis del Codice Civile, esige che nella redazione del bilancio di esercizio si tenga conto dei rischi e delle perdite di competenza dell esercizio, anche se conosciuti dopo la chiusura di questo. Al riguardo, il principio contabile OIC n.29 individua i fatti intervenuti dopo la chiusura del bilancio che devono essere ivi recepiti in quelli che evidenziano condizioni che esistevano già alla data di riferimento del bilancio, ma che si manifestano solo dopo la chiusura dell esercizio e che richiedono modifiche ai valori delle attività e passività in bilancio. 164

175 Inoltre l art bis, comma 3, specifica che gli accantonamenti per rischi e oneri sono destinati soltanto a coprire perdite o debiti di natura determinata, di esistenza certa o probabile, dei quali tuttavia alla chiusura dell esercizio sono indeterminati o l ammontare o la data della sopravvenienza. Per suddetta ragione in prossimità della chiusura del bilancio d esercizio il Responsabile della S.O.C Gestione Economica e Finanziaria invia una richiesta di valorizzazione dei fondi rischi e oneri al Servizio Affari Legali al fine di rispettare i principi di prudenza e di competenza economica (nonché del corollario di correlazione costiricavi). Sarà compito del valutatore stimare quanto sia l onere totale destinato a manifestarsi in futuro e quanta parte di esso debba incidere sul reddito del periodo come accantonamento rischi o oneri, nell aleatorietà che caratterizza l evento futuro, aleatorietà che si è soliti declinare in termini di costi misuratori di future variazioni numerarie che possono ritenersi incerte nell an, anche se certe e determinate nel quantum ovvero incerte nell an, nel quantum e nel tempo della loro eventuale manifestazione. Il Servizio Assistenza Legale comunica un report al Responsabile della S.O. Gestione Economico- Finanziaria con i contenziosi in atto, evidenziando l ammontare richiesto e la percentuale di soccombenza probabile in quanto, come evidenziato in precedenza, il costo è di competenza dell esercizio in cui si è originata la causa della controversia, e non quello in cui si verificherà la manifestazione finanziaria. 165

176 I5) Formalizzare i flussi informativi e consentire la percorribilità dei controlli sul corretto trattamento economico del personale dipendente, personale assimilato a dipendente e dei medici della medicina convenzionata di base, secondo la regolazione giuslavorista e previdenziale I5.1 Predisposizione di una procedura amministrativo-contabile che formalizzi i flussi informativi relativi al trattamento economico del personale 1. PREMESSA E vigente una procedura amministrativo- contabile che coinvolge nella gestione dei flussi informativi relativi al trattamento economico del personale le seguenti strutture operative: - Gestione Economica e Finanziaria - Amministrazione del Personale - Sistemi Informativi. Il flusso informativo dei dati percorre principalmente due itinerari: - all interno dell azienda: per quanto possibile, attraverso la gestione integrata sulla medesima piattaforma dei dati interessati. In alternativa attraverso la produzione di rèports tramite l interrogazione della base dati del sistema; - verso l esterno: il flusso dei dati avviene attraverso strumenti informatici, sulla base delle esigenze dei vari enti istituzionali, che predispongono metodi e tracciati propri per l inoltro delle informazioni e ai quali l Azienda si adegua. Il costante allineamento gestionale rispetto ad integrazioni o modifiche del dettame normativo di specie è garantito dalla consultazione dei vari siti istituzionali, dalle informazioni ricevute dalla società che ha in gestione il software, dalle partecipazioni a incontri o seminari. Le strutture di cui al primo paragrafo, oltre alle funzioni relative al trattamento economico del personale, realizzano rapporti biennali sulla situazione del personale femminile e maschile che vengono trasmessi on line al Comitato nazionale e regionale di parità e pari opportunità nonché predispongono dati economici statistici richiesti dalla Regione, dalla Corte di Conti, dal Collegio Sindacale, o dalla Direzione Aziendale per il monitoraggio della spesa. 2. COMPETENE DELLE STRUTTURE COINVOLTE S.O. GESTIONE ECONOMICA E FINANZIARIA Nell ambito delle attività svolte dalla S.O. Gestione Economico- Finanziaria si articolano funzioni di supporto al processo di budget che, conformemente agli altri servizi aziendali, è assegnato anche alla S.O. Amministrazione del Personale in base alle risorse finanziarie disponibili e alla programmazione regionale dell esercizio. Le operazioni amministrative contabili permettono alla S.O. Gestione Economica e Finanziaria un importante monitoraggio della spesa del personale al fine di garantire l aggiornamento continuo dell andamento della spesa, sia per il controllo dell esercizio finanziario in corso, sia per garantire una corretta previsione per gli esercizi futuri. S.O. AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE Settore economico Una delle attività del settore economico del Servizio Amministrazione del Personale è la corretta gestione di emolumenti, compensi, rimborsi spese, garantendo l espletamento di tutti i compiti relativi alla parte economica, legati all applicazione dei nuovi contratti di lavoro. Il settore assicura anche la gestione degli adempimenti fiscali, previdenziali, assistenziali ed assicurativi. Il settore trattamento Economico elabora le retribuzioni e la completa gestione economica internamente, e si avvale di una procedura articolata e flessibile, costantemente aggiornata, per effettuare elaborazioni e generare reports, utilizzabili per statistiche, reportistica, costruzione ed emissione di modelli specifici quali, ad esempio, la busta paga e il modello di Certificazione Unica. Settore giuridico D altro canto, il settore giuridico del Servizio Amministrazione del Personale adempie alle proprie competenze in ordine allo stato giuridico del personale di ruolo e non di ruolo, garantendo contestualmente attività di supporto ai responsabili delle differenti unità operative relativamente al personale loro assegnato. 166

177 Il settore giuridico del Servizio Amministrazione del Personale oltre alle funzioni summenzionate attua gli indirizzi gestionali espressi dalla Direzione Aziendale, quale struttura di pianificazione, di reclutamento, di amministrazione, di sviluppo di carriera del personale dipendente. L attività del settore giuridico del Servizio Amministrazione del Personale è rivolta principalmente: - all utenza esterna: nei confronti di dipendenti di altra amministrazione pubblica interessati a procedure di mobilità; - all utenza interna: nei confronti del personale già dipendente dell ASL CN2 relativamente a tutte le problematiche della gestione giuridica e previdenziale e nei confronti del personale; - agli organismi interni: supporto allo staff di direzione. S.O. SISTEMI INFORMATIVI Il Servizio Sistemi Informativi Aziendale fortemente integrato in ogni sua area operativa (sanitaria, amministrativa e direzionale) realizza il processo di raccolta, elaborazione ed analisi dei parametri necessari per il governo clinico dell Azienda. L obiettivo della massima integrazione è perseguito, in coerenza con le iniziative per lo sviluppo del Sistema Informativo Sanitario Regionale, in un modello di architettura federata e di cooperazione tra sistemi autonomi. 2. OPERAZIONI AMMINISTRATIVO- CONTABILI RELATIVE AL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE Le operazioni poste in essere dal settore economico del Servizio Amministrazione del Personale riguardano principalmente: - Gestione applicazioni dei Contratti Collettivi Nazionali di lavoro e dei Contratti Integrativi per le aree della dirigenza e del personale del comparto, determinando e aggiornando autonomamente le retribuzioni tabellari e le indennità fisse ed accessorie per le diverse aree e qualifiche, provvedendo poi al conteggio degli arretrati e al caricamento e controllo degli stessi in busta paga; - Applicazione, sotto l aspetto economico, degli accordi derivanti dalla contrattazione integrativa aziendale, aggiornando direttamente il riflesso economico sulla procedura che elabora le retribuzioni; - Coordinamento degli adempimenti di carattere economico conseguenti alla instaurazione, modificazione ed estinzione del rapporto di impiego e in generale alle varie situazioni che comportano variazioni retributive quali l assunzione, la cessazione, il passaggio a diversa qualifica o livello di inquadramento, il riconoscimento dei benefici economici per l attribuzione di fasce economiche superiori relativi all esclusività e all equiparazione, le aspettative retribuite e non, i passaggi part time, gli scioperi e i relativi riflessi fiscali e contributivi; - Gestione del monitoraggio trimestrale per la parte relativa al costo del personale con criterio di competenza economica, trasmesso alla Ragioneria Generale dello Stato tramite il flusso di informazioni gestite on line dalla procedura SICO; - Elaborazione ed inserimento dei dati relativi al conto annuale per la parte di competenza nonché inserimento dei dati al CSI Piemonte su apposita procedura; - Predisposizione di tutte le stampe e previsione dell inoltro dei rispettivi files alla S.O.C Gestione Economica e Finanziaria necessari per i pagamenti mensili e per la contabilizzazione dei dati sui conti economici; - Generazione del flusso dei dati mensili per la S.O.C. Controllo di Gestione, per le elaborazioni necessarie alla quantificazione del costo del personale per centri di costo; - Gestione del Portale Dipendenti che permette e velocizza la comunicazione interna e la trasmissione dei documenti; - Predisposizione delle schede di inquadramento economico per ogni dipendente, gestendo la situazione storica a partire dall anno 1993 in riferimento ai vari scaglionamenti contrattuali, alle applicazioni dei diversi istituti previsti dai CC.NN.LL., alle variazioni di qualifica, livello, e in generale a tutte le modifiche economiche relative alla carriera dei dipendenti. Le schede sono disponibili in procedura la consultazione integrata; - Predisposizione delle schede riassuntive per ogni dipendente delle indennità accessorie a livello annuale gestendo lo storico necessario per le pratiche pensionistiche a partire dall anno Le schede sono disponibili in procedura per la consultazione integrata. - Liquidazione dei rimborsi spese per il personale autorizzato all'utilizzo del mezzo proprio, o delle spese sostenute per la formazione e l'aggiornamento professionale, predisponendo i documenti necessari su files o supporto cartaceo per il controllo del collegio sindacale; - Esecuzione elaborazioni per la libera professione, tramite acquisizione dei dati da procedura parallela e gestendoli a livello retributivo con opportune verifiche; - Previsione dell attività d istruttoria, verifica dati ed inserimento in procedura stipendiale degli Assegni Nucleo Familiare 167

178 - Realizzazione delle elaborazioni necessarie ai fini del riconoscimento economico legato alla graduazione degli incarichi dirigenziali; - Predisposizione e distribuzione modelli di Certificazione Unica e adempimento delle azioni necessarie previste per l assistenza fiscale da parte dei sostituti d imposta, e conseguente caricamento e verifica delle risultanze contabili dei modd. 730/4; - Elaborazione dei dati per il personale dipendente per la denuncia annuale fiscale 770; - Predisposizione e invia le denuncie annuali INAIL, IRAP e ONAOSI; - Elaborazione e invio della denuncia mensile analitica DMA2 integrata nel flusso UNIEMENS riguardante le dichiarazioni anagrafiche, contributive e retributive dei lavoratori iscritti alla Gestione ex Inpdap, per implementare le posizioni assicurative individuali; - Formulazione della cartolarizzazione: denuncia mensile che l ente deve inviare mensilmente all INPS tramite software disponibile sul sito istituzionale, indicando i dati relativi alle sovvenzioni in atto; - Elaborazione della statistica ISTAT : Rilevazione sulla struttura delle retribuzioni, trasmettendo i dati on line; - Attuazione degli adempimenti relativi alla pubblicazione dei dati sul sito aziendale degli emolumenti percepiti dai dirigenti, in attuazione dei principi di trasparenza; - Attuazione degli adempimenti relativi alla concessione ai dipendenti da parte dell'inps di prestiti pluriennali e piccoli prestiti, da parte delle società finanziarie di cessioni del quinto della retribuzione, e da parte di società assicurative per i relativi premi; - Attuazione degli adempimenti relativi alle pratiche di pignoramento di quota della retribuzione; - Gestione degli addebiti specifici ai dipendenti quali le trattenute per mensa, telefono, quote cral, parcheggio, sanzioni disciplinari e altro; - Gestione dei rapporti sindacali in riferimento all inserimento delle nuove deleghe rilasciate dai dipendenti e delle disdette, all aggiornamento delle variazioni del calcolo delle quote mensili, all invio delle situazioni richieste dai singoli sindacati, alla predisposizione biennale delle apposite schede di rilevazione predisposte dall ARAN per la misurazione della rappresentatività sindacale, e trasmesse on line all agenzia stessa; - rialscio certificazioni a vario titolo (certificazioni stipendiali, copie del modello di Certificazione Unica, atti di benestare e dichiarazioni varie); - Attuazione degli adempimenti relativi alla gestione economica degli istituti di previdenza complementare, trasmettendo i dati relativi tramite sito istituzione; - Attuazione degli adempimenti relativi alla costituzione e gestione dei fondi contrattuali aziendali, effettuando un costante aggiornamento e il relativo monitoraggio della spesa e comunicando i relativi dati quando richiesti; - Predisposizione di bilanci preventivi e consuntivi per la parte relativa al costo del personale dipendente, aggiornando la situazione dei costi a livello mensile e trasmessi su files alla S.O. Gestione Economica e Finanziaria. I5.3 (già I5.2) Monitoraggio periodico al fine di verificare l applicazione del corretto trattamento economico del personale dipendente, personale assimilato a dipendente e dei medici della medicina convenzionata di base, secondo la regolazione giuslavorista e previdenziale. Le attività di controllo al fine di verificare l applicazione del corretto trattamento economico del personale dipendente, personale assimilato a dipendente e dei medici della medicina convenzionata di base, secondo la regolazione giuslavorista e previdenziale sono svolte in parte da elaborazioni automatiche della procedura e in parte da attività specifiche da parte degli operatori del settore, sfruttando principalmente sistemi informatici. Tutti i controlli vengono calendarizzati con cadenza mensile, semestrale o annuale, a seconda delle scadenze dei vari adempimenti, per i quali è sempre necessaria una verifica di quadratura. Esempio: struttura del controllo effettuato sui dati relativi all assistenza fiscale. Mod.730/4 scaricati da Agenzia Entrate Mod.730/4 acquisiti per personale dipendente Mod.730/4 scartati per personale non dipendente Mod.730/4 conguagliati su busta paga (personale dipendente) Mod.730/4 non conguagliati su busta paga (personale cessato) Mod.730/4 con richiesta rateizza-zione Mod.730/4 n. dati caricati Mod.730/4 n. dati verificati 168

179 I6) Separare adeguatamente compiti e responsabilità nelle fasi di acquisizione, rilevazione e gestione dei debiti (e dei correlati costi) I6.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che garantisca che le diverse fasi dell acquisizione, rilevazione e gestione dei debiti siano applicate da enti aziendali separati le cui principali funzioni concernano: la determinazione dei fabbisogni; correttezza procedure di gara, emissione delle richieste di approvvigionamento, ricevimento e controllo delle merci o dei servizi ed emissione dei relativi documenti, ricevimento e controllo delle fatture dei fornitori, rilevazioni contabile del debito, autorizzazione al pagamento delle fatture ecc.. 1. SEPARAZIONE DELLE COMPETENZE Le diverse fasi di acquisizione, rilevazione e gestione dei debiti sono attribuite a soggetti aziendali diversi secondo criteri di separazione funzionale e contrapposizione operativa previste dalla DGR del 28/04/1998 n recante le linee guida di amministrazione e contabilità delle ASR. Gli operatori preposti all individuazione dei fabbisogni sono indipendenti da chi effettua le procedure di gara, il ricevimento e controllo delle merci o dei servizi ed il ricevimento, controllo e pagamento delle fatture. 2. DETERMINAZIONE DEI FABBISOGNI La determinazione dei fabbisogni di beni e servizi dell azienda sanitaria si effettua mediante una raccolta e un analisi delle richieste pervenute da parte di tutte le strutture aziendali, ciascuna per la propria area di competenza, richieste che riguardano per lo più l acquisizione di farmaci, dispositivi medici, materiale sanitario, beni economali, materiale non sanitario, beni strumentali e tecnologici nonché servizi di varia natura. La struttura aziendale predisposta al coordinamento della raccolta dei dati afferenti le richieste di approvvigionamento è la SOC Provveditorato che procede all indizione della gara d appalto e la successiva aggiudicazione previo parere tecnico della SOC Tecnologie Biomediche. Quest ultima struttura, preliminarmente, tramite il Servizio Ingegneria Clinica analizza lo stato attuale dell attrezzatura onde verificarne la convenienza a procedere con la riparazione oppure la sostituzione dell intero bene o parti di esso. Inoltre, il Servizio Ingegneria Clinica offre supporto tecnico occorrente per le gare di acquisizione e manutenzione di attrezzature ed apparecchiature elettromedicali e biomediche ed effettua i controlli di sicurezza e funzionalità, nonché i collaudi di accettazione. Lo scopo delle procedure di gara svolte dalla SOC Provveditorato è di stipulare trattative commerciali, basate sulle condizioni di acquisto messe a punto con le unità organizzative competenti, con l obiettivo di ottimizzare prezzo e qualità del materiale/servizio acquistato. Inoltre assicura tutti gli adempimenti connessi al servizio garantendo che non vi siano inadempienze rispetto alla normativa vigente in materia di gare d appalto e predispone la documentazione necessaria in funzione della specifica procedura amministrativa (acquisizione preventivi di spesa, lettera d invito a presentare offerta, bando di gara, verbali di commissione, determine di aggiudicazione, determine di annullamento ecc ). 3. PROCEDURE DI GARA Nello svolgimento delle procedure di gara si fa riferimento al d.lgs. 50/2016 del 18 aprile 2016 recante Attuazione delle direttive 2014/23/UE, 2014/24/UE e 2014/25/UE sull'aggiudicazione dei contratti di concessione, sugli appalti pubblici e sulle procedure d'appalto degli enti erogatori nei settori dell'acqua, dell'energia, dei trasporti e dei servizi postali, nonché per il riordino della disciplina vigente in materia di contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture. Al fine di individuare le gare sopra/sotto soglia comunitaria sono intervenuti i Regolamenti delegati UE n. 2015/2170, 2015/2171 e 2015/2172 della Commissione del 24 novembre 2015 che hanno modificato, a partire dall'1 gennaio 2016, le soglie europee per gli appalti come si evince dalla tabella sotto riportata: Lavori/ Concessioni Servizi e forniture settori ordinari Servizi e forniture amm. centrali statali Appalti di servizi sociali e altri servizi specifici ,00 169

180 Una gara d appalto è di rilevanza comunitaria se il suo importo supera determinate soglie e il rispetto delle soglie è fondamentale ai fini della procedura da seguire nelle gare, soprattutto in termini di concorrenza e pubblicità, in tal caso vanno applicate le direttive europee sugli appalti pubblici. L articolo 95 c. 2 del nuovo codice dei contratti pubblici dispone che le stazioni appaltanti, nel rispetto dei principi di trasparenza, di non discriminazione e di parità di trattamento, procedono all aggiudicazione degli appalti sulla base del criterio dell offerta economicamente più vantaggiosa individuata sulla base del miglior rapporto qualità/prezzo o sulla base dell elemento prezzo o del costo, seguendo un criterio di comparazione costo/efficacia quale il costo del ciclo di vita, conformemente all art. 96. I principi ispiratori del nuovo codice indirizzano verso un aggiudicazione sulla base del criterio dell offerta economicamente più vantaggiosa. L art. 95 comma 4 disciplina i casi in cui può essere utilizzato il criterio del minor prezzo ma nel contempo il medesimo art. 95 al comma 5 prevede che le stazioni appaltanti che dispongono l aggiudicazione ai sensi del comma 4 ne diano adeguata motivazione e indichino nel bando di gara il criterio applicato per selezionare la migliore offerta. I singoli provvedimenti di spesa vengono autorizzati dalla SOC Gestione Economica e Finanziaria che verifica la compatibilità con il Piano degli Investimenti formulato per l anno corrente come garanzia della corretta allocazione a budget e a bilancio degli stessi. a. Gare sotto soglia comunitaria ( < ,00) Per gli appalti di servizi e forniture sotto soglia si prevede un regime di pubblicità semplificata e termini ridotti rispetto a quelli comunitari, con possibilità di affidare gli appalti in economia fino alla soglia di rilevanza comunitaria. Inoltre, per l affidamento di lavori, di servizi e di forniture, l avviso di preinformazione è facoltativo, ma necessario quello degli esiti della gara, e i termini di ricezione delle domande di partecipazione e delle offerte sono diversificati a seconda del tipo di procedura adottata, dell oggetto contrattuale e del relativo importo. Per gli acquisti sotto soglia comunitaria è obbligatorio, prioritariamente, fare ricorso a: Centrali Committenza Regionali; Convenzioni CONSIP e strumenti di acquisto e negoziazioni telematici messi a disposizione della stessa CONSIP; Mercato Elettronico della P.A. L Azienda Sanitaria in qualità di Stazione Appaltante può, tuttavia, procedere ad acquisire beni e servizi secondo le modalità tradizionali esclusivamente in caso di accertata indisponibilità del bene o del servizio sul mercato elettronico o su altri sistemi. Qualora ciò avvenga le circostanze che hanno determinato il ricorso ad acquisti di beni e servizi secondo modalità tradizionali devono essere adeguatamente motivate nei provvedimenti di aggiudicazione definitiva. L art. 63 comma sottolinea la possibilità di prescindere dal confronto concorrenziale, previa debita e specifica motivazione, qualora si verifichino le seguenti condizioni: i lavori, le forniture o i servizi possono essere forniti unicamente da un determinato operatore economico in caso di concorrenza assente per motivi tecnici oppure nel caso in cui lo scopo dell appalto consiste nella creazione o nell acquisizione di un opera d arte rappresentazione artistica unica oppure in caso di tutela di diritti esclusivi, inclusi i diritti di proprietà intellettuale; non rispettabilità, per ragioni di estrema urgenza derivante da eventi imprevedibili dell amministrazione aggiudicatrice, dei termini per le procedure aperte o per le procedure ristrette o per le procedure competitive con negoziazione; i prodotti oggetto dell appalto sono fabbricati esclusivamente a scopo di ricerca, di sperimentazione, di studio o di sviluppo; consegne complementari effettuate dal forniture originario e destinate al rinnovo parziale di forniture o di impianti o all ampliamento di forniture o impianti esistenti, qualora il cambiamento di fornitore obblighi l amministrazione aggiudicatrice ad acquistare forniture con caratteristiche tecniche differenti, il cui impiego o la cui manutenzione comporterebbe incompatibilità o difficoltà tecniche sproporzionate; forniture quotate e acquistate sul mercato delle materie prime; acquisto di forniture o servizi a condizioni particolarmente vantaggiose, da un fornitore che cessa definitivamente l attività commerciale oppure dagli organi delle procedure concorsuali. Le acquisizioni di valore comprese tra ,00 e ,00 per le forniture e i servizi e acquisizioni di valore inferiore a ,00 per i lavori (articolo 36, comma 2, lettera b) sono effettuate previa negoziazione con almeno cinque fornitori qualificati nel settore, ove esistenti, utilizzando le informazioni in possesso dell Azienda Sanitaria anche relativamente al comportamento contrattuale pregresso e privilegiando, per quanto possibile, le indicazioni fornite all uopo dagli utilizzatori. L aggiudicazione avviene a favore o del prezzo più basso previo giudizio di idoneità da parte della struttura utilizzatrice del bene/servizio a criteri e parametri stabiliti espressamente dagli atti iniziali di gara oppure con il criterio dell offerta economicamente più vantaggiosa. Per questa tipologia di appalti (lavori/servizi/forniture) di importo a base 170

181 d asta pari o superiore a ,00 si utilizza il sistema AVCPass di verifica dei requisiti di gara, con esclusione di quelle gare svolte attraverso procedure interamente gestite con sistemi telematici, sistemi dinamici di acquisizione o mediante ricorso al mercato elettronico, nonché quelli relativi ai settori speciali. Caso particolare è rappresentato dalle acquisizioni di importo inferiore a ,00 (articolo 36, comma 2, lettera a) che possono essere assegnate mediante affidamento diretto, adeguatamente motivato, in base ad una valutazione tecnico-economica del Responsabile competente agli acquisti, sentito, ove necessario, il richiedente e/o utilizzatore. In ogni caso il Responsabile della procedura di gara può comunque interpellare almeno cinque fornitori, se presenti, richiedendo ed acquisendo agli atti, le offerte con i mezzi e nella forma ritenuti più opportuni, secondo necessità e tipologia della fornitura. Sono possibili negoziazioni con i fornitori selezionati, non esclusi in sede di valutazione tecnico-qualitativa, o con l unico fornitore selezionato, al fine di conseguire le migliori condizioni economiche, prima di addivenire all emissione dell ordinativo di acquisto. Inoltre, in ossequio a quanto previsto dall Autorità per la vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture in materia di attuazione dell art. 1, comma 67, della legge 23 dicembre 2015, n. 266 i concorrenti che intendono partecipare per gare di importo pari o superiore a ,00 sono tenuti al pagamento della contribuzione quale condizione di ammissibilità alla gara. b. Gare sopra soglia comunitaria ( > ,00) Le gare sopra soglia comunitaria vengono elaborate sulla base del documento di gara unico europeo (DGUE), formulario che elimina la necessità di produrre un considerevole numero di certificati o altri documenti relativi ai criteri di esclusione e di selezione. Nelle procedure aperte sopra soglia di rilevanza comunitaria, il bando, redatto sulla base dei modelli ( bandi tipo) approvati dall Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici, deve essere trasmesso alla Commissione Europea che ne cura la pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale della Comunità Europea: entro 5 giorni dalla trasmissione, se effettuata per via elettronica; entro 12 giorni dalla trasmissione, se effettuata con mezzi diversi dalla via elettronica. Il bando, inoltre, deve essere pubblicato: sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana, serie speciale relativa ai contratti pubblici; sul profilo committente della stazione appaltante. piattaforma ANAC; piattaforma MITT; quotidiani nazionali e locali sino al 31/12/2016. Per gli acquisti sopra soglia comunitaria, cosi come per gli acquisti sotto soglia, è obbligatorio, prioritariamente, fare ricorso a: Centrali Committenza Regionali; Convenzioni CONSIP e strumenti di acquisto e negoziazioni telematici messi a disposizione della stessa CONSIP. Le gare sopra soglia comunitaria possono essere svolte mediante procedura aperta (articolo 60), procedura ristretta (articolo 61), procedura competitiva con negoziazione (articolo 62), oppure mediante dialogo competitivo (articolo 64). 3. PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI Il personale amministrativo del Servizio Aziendale richiedente il bene/servizio prende visione della Determinazione predisposta dal Provveditorato e registra l impegno contabile e carica i prodotti a contratto secondo quanto previsto dalla determina stessa tramite procedura NFS gestione stanziamenti. Successivamente, la determina viene caricata a contratto secondo il periodo e gli importi previsti per ogni articolo tramite procedura NFS gestione anagrafica contratti ; in questo modo il prezzo di ogni articolo verrà automaticamente proposto all atto dell ordine solo per la durata del contratto e nell ambito dello stanziamento del budget fissato. I documenti fondanti i passaggi di conclusione del contratto (ad esempio la stipulazione del contratto nonché tutti gli altri eventuali documenti accompagnatori come il DURC, dichiarazioni sostitutive di certificazioni ecc ) vengono conservati dal servizio SOC Provveditorato (sia nel caso in cui sia titolare del budget che in caso contrario); tutti gli altri successivi documenti pervenuti in seguito alla stipulazione del contratto, come le fatture, bolle di accompagnamento vengono conservati, invece, dal Servizio titolare del budget. Il procedimento amministrativo si conclude con il processo di liquidazione delle fatture che consiste nella stampa degli elenchi di liquidazione da trasmettere all ufficio SOC Gestione Economica e Finanziaria. 171

182 Richiesta acquisizione beni/servizi da parte di ssoocc diverse Richiesta parere Criterio di aggiudicazione, per entrambe le tipologie di gara, o al prezzo più basso oppure in base all offerta economicamente più vantaggiosa previo parere di conformità da parte degli utilizzatori Il servizio Ingegneria Clinica e Tecnologie Biomediche analizza lo stato del bene/attrezzatura da sostituire convenienza a riparare convenienza a sostituire Mercato Elettronico della P.A. L Ingegneria Clinica procede alla riparazione del bene/attrezzatura La SOC Provveditorato nell procedere con l elaborazione della gara effettua una distinzione in base all importo Convenzioni Consip Gare sopra soglia comunitaria > ,00 Gare sotto soglia comunitaria < ,00 Centrali di Committenza Regionali Redazione determinazione aziendale Decorsi 35 giorni Lettera contratto firmata digitalmente da entrambe le parti contraenti Effettuato l ordine Accoglimento dei prodotti da parte del Magazzino che previo controllo dell integrità della merce procede con la ripartizione alle ssoocc interessate dopo 30 gg oppure 60 gg Pagamento delle fatture da parte della S.O.C. Gestione Economica e Finanziaria decorso il lasso di tempo di 30 gg per i prodotti alimentari e 60 gg per tutte le altre categorie merceologiche. 172

183 I8) Realizzare analisi comparate periodiche dell ammontare di debiti e costi, del periodo corrente, dell'anno precedente e del bilancio di previsione I8.1 Effettuare periodicamente un'analisi degli scostamenti dei debiti e costi del periodo corrente rispetto ai debiti al 31 dicembre dell'anno precedente ed i costi dello stesso periodo dell'anno precedente Per quel che riguarda l analisi delle passività a una data definita in rapporto alla fotografia della situazione al 31/12, sono attuate procedure di controllo con particolare riferimento ad alcune categorie di debito maggiormente significative per l ASL. Si tratta, in sostanza, del monitoraggio dei debiti nei confronti dei fornitori, che rivestono una importanza fondamentale anche per il monitoraggio dei tempi di pagamento. L ASL procede al monitoraggio dei debiti attraverso report divisi per natura del debito e per anno di origine e per singolo fornitore, come nell esempio sotto riportato: Importo debito al Ragione sociale Conto 31/12 Origine 2013 Origine 2012 Origine 2011 BERTOCCHI S.R.L. ELETTROMEDICALI , , MONICO S.P.A , ,35 330,64 95,92 ROCHE DIAGNOSTICS S.P.A , , , ,85 Nel prospetto viene via via evidenziata l evoluzione del debito con cadenza trimestrale. Tali prospetti sono ottenuti mediante l applicativo informatico NFS e consentono di monitorare puntualmente i debiti residui per procedere, eventualmente, laddove non si estinguessero, ad azioni volte all accertamento degli stessi, specie se si tratta di debiti di natura commerciale generatisi da oltre un anno. Il monitoraggio dei costi, viceversa, ha una valenza più gestionale e serve, in sostanza, per comprendere, a livello di singola voce di piano dei conti op per macro aggregati, quali siano state le eventuali azioni di razionalizzazione o, viceversa, le cause che hanno generato aumenti da un esercizio ad un altro. I costi sono monitorati da questa ASL con cadenza mensile attraverso la presentazione di situazioni intermedie fornite da tutti i centri ordinatori di spesa su invito della SO Gestione Economica e Finanziaria. I8.2 Effettuare un monitoraggio periodico dell ammontare dei debiti e dei costi rispetto ai valori indicati nel bilancio di previsione ed al budget 1. PREMESSA Un efficace strumento di monitoraggio dell ammontare dei costi rispetto ai valori indicati nel bilancio di previsione è costituito dal budget. Tramite la gestione del budget è infatti possibile avere un controllo della spesa in tempo reale. Gli stanziamenti di budget sono inseriti su base annuale in base agli obiettivi aziendali assegnati dalla direzione generale a tutte le strutture organizzative complesse e semplici previste dall atto aziendale; obiettivi definiti in base alle indicazioni della programmazione regionale. La gestione degli stanziamenti, permette di: - di inserire per ogni singolo tipo di budget i singoli stanziamenti - effettuare gli eventuali controlli gerarchici imposti dal tipo budget per verificare che il singolo stanziamento non ecceda i limiti; - modificare gli stanziamenti, spostando il budget da uno stanziamento ad un altro, dietro adeguate pezze giustificative; - analizzare l andamento di ogni singolo stanziamento, vedendo anche tutti i documenti contabili collegati; 173

184 - visualizzare la storia di inserimento del singolo stanziamento per l anno selezionato. 2. FINALITA DELLA PROCEDURA Tramite la procedura informatica è possibile analizzare l andamento del budget nel corso dell anno. In particolare il programma permette di analizzare: - Previsione: il budget stanziato; - Proposto: il budget usato in proposte di ordine non ancora evase; - Ordinato: il budget usato in ordini aperti; - Entrato: il budget usato in bolle non ancora collegate a fattura; - Controllato: il budget usato da fatture collegate a bolle; - Consumato: il budget usato da consumi di magazzino dei reparti. Questo budget movimenta solo i CDC di reparto; - Ceduto: il budget usato dai cessioni di magazzino ai reparti. Questo budget movimenta solo i CDC di magazzino; - Utilizzato: somma di tutte le colonne precedenti ad esclusione di previsione; - Disponibilità: differenza tra Utilizzato e Previsto Al fine di favorire il raggiungimento degli obiettivi di budget è necessario porre in essere un meccanismo che consenta di monitorare l andamento della gestione nel corso del periodo di riferimento a tal fine sono presenti una serie di stampe. 3. STAMPA BUDGET CON ASSEGNATO Questa stampa consente di visualizzare la situazione degli stanziamenti per un certo tipo di budget, per un determinato anno, sulla base dei filtri impostati dall utente sui diversi livelli di budget e permette all utente finale di definire delle totalizzazioni e degli ordinamenti personalizzati. 4. STAMPA BUDGET PER PERIODO (X1NAK4) La stampa per periodo, permette di imporre tutti i filtri della precedente stampa con assegnato, fino al periodo di interesse. Pertanto selezionando un mese nella tendina Elabora fino al mese, si otterranno i totali degli stanziamenti fino al mese selezionato. In questa stampa vi è anche la possibilità di vedere solo i budget che hanno una disponibilità negativa. 174

185 Tutti gli altri campi sono gli stessi delle stampe precedenti. 5. STAMPA STORICO STANZIAMENTI BUDGET I parametri per effettuare un filtro sui dati da estrarre sono tutti opzionali, ma nel momento in cui sia il Tipo budget che l Anno non sono indicati, viene richiesta la conferma di proseguire nell elaborazione nonostante la mancanza di queste informazioni (il tutto per evitare che il lancio sia stato fortuito, considerando che la mole di dati potrebbe essere consistente). All interno di un certo Tipo Budget, si delineano anche quali sono le componenti del codice budget stesso e che appariranno con le relative nomenclature per permettere la facilitazione all inserimento di un range da a per i codici distinti. Viceversa è possibile indicare un codice budget in modo preciso. Oltre all Anno, e la Divisione, sarà possibile indicare anche la Data di modifica e un eventuale importo della variazione, sia essa singola oppure nel complesso dello stanziamento. Normalmente le variazioni con importo a zero potrebbero non avere un significato particolare per la stampa, in base alle necessità esiste la possibilità di richiedere od escludere questi dati. Altro argomento di ricerca può essere una stringa all interno della descrizione inserita nella riga di variazione, in questo modo ad esempio, sarà possibile estrarre tutte le variazioni con una specifica delibera, se questa è stata menzionata nella descrizione, oppure le variazioni scaturite da generazioni automatiche. La stampa mostrerà per ogni Budget, lo stanziamento e il totale delle variazioni allo stato attuale ed inoltre riporterà un totale delle variazioni stampate, che sono frutto dei filtri indicati a lancio. Se ne deduce che non tutte le variazioni per un budget verranno stampate, ma solo quelle righe che hanno le caratteristiche delineate dai parametri di lancio. Sarà riportato anche un totale per Tipo di Budget che si riferisce allo stato attuale per i budget che rientrano nella stampa. Il monitoraggio degli stanziamenti di budget avviene costantemente e, comunque, la S.O. Gestione Economica e Finanziaria autorizza i singoli provvedimenti di spesa verificandone la compatibilità con il bilancio di previsione. I8.3 Predisposizione di una procedura di controllo ed analisi comparativa della spesa nel tempo e nello spazio con individuazione di un set di indicatori di riferimento. 175