Le caratteristiche must have del software gestionale ideale

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1 Le caratteristiche must have del software gestionale ideale ww.microsa Quali sono i principali elementi da tenere in considerazione per la scelta del Quali software sono i ottimale? principali elementi Di seguito da tenere si passeranno in considerazione in per rassegna la scelta del le software caratteristiche ottimale? Di irrinunciabili di un gestionale, in modo da impostare alcuni criteri di scelta seguito si passeranno in rassegna caratteristiche irrinunciabili di un gestionale, in modo da impostare alcuni criteri di scelta fondamentali, utili a orientarsi verso un efficace software selection. fondamentali, utili a orientarsi verso un efficace software selection. w w w. m i c r o a r e a. i t

2 2 LE CARATTERISTICHE MUST HAVE DEL SOFTWARE GESTIONALE IDEALE Un software gestionale deve aiutare e supportare l'azienda nell operatività quotidiana come in quella straordinaria; scegliere un ERP valido e funzionale consente un aumento della produttività e del potenziale di crescita aziendale, tale da generare un ritorno di investimento in un tempo relativamente breve. L importanza di dotarsi di un software gestionale a supporto del proprio business è chiaro ad ogni impresa: nel rapporto stilato dal Politecnico di Milano si evidenzia come la prima area di investimento per il 2013 in ambito IT è per quasi il 50% del campione rappresentata dal software gestionale ERP. Oggi sono molte le aziende ostaggio di software obsoleti o poco flessibili nell adattarsi alle continue variazioni delle esigenze aziendali. Altre aziende sia perché cresciute sia per gestire meglio la propria attività e migliorarne il rendimento vogliono attrezzarsi di un ERP con tutte le carte in regole. Quali sono allora i principali elementi da tenere in considerazione per la scelta del software ottimale? Di seguito si passeranno in rassegna le caratteristiche irrinunciabili di un gestionale, in modo da impostare alcuni criteri di scelta fondamentali, utili a orientarsi verso un efficace software selection. La prima caratteristica imprescindibile per dare reale valore all investimento ed essere pronti a crescere in futuro è dotarsi di un software gestionale MODULA- RE ed ESPANDIBILE, cioè che consenta di attivare solo le funzioni (es. la produzione piuttosto che la gestione dei documenti passivi) di effettiva necessità per l azienda, in modo da ottenere un prodotto su misura massimizzando la resa dell investimento iniziale. Seguendo questo stesso principio, è facile mettere in luce un altro sostanziale criterio di scelta: per poter stare al passo con i tempi e soprattutto salvaguardare

3 3 LE CARATTERISTICHE MUST HAVE DEL SOFTWARE GESTIONALE IDEALE i propri investimenti in ambito IT, un gestionale ideale deve essere costantemente AGGIORNATO dalla software house produttrice. Ciò permette di ottenere tempestivamente gli adeguamenti di legge necessari e ottenere nuove funzionalità per migliorare l esperienza d uso del software e incrementare quindi la produttività. Ogni tipo d impresa ha esigenze specifiche che devono essere soddisfatte. I software gestionali sono generalmente prodotti orizzontali cioè in grado di coprire le esigenze della maggior parte delle necessità aziendali, non comprendo quelle davvero specifiche della propria attività (es. settore moda, settore estrattivo). E quindi importante che l ERP scelto possa essere facilmente integrato con le cosiddette SOLUZIONI VERTICALI per gestire al meglio le peculiarità del proprio business. È importante verificare la disponibilità di verticali perfettamente integrabili nel sistema gestionale prescelto. Anche se può sembrare scontato, vale la pena ricordare che è il software gestionale a doversi adattare ai processi aziendali e non il contrario, anche se talvolta l implementazione di un ERP in azienda è la giusta spinta per ripensare i processi aziendali e razionalizzarli. La possibilità di PERSONALIZZARE la soluzione gestionale prescelta è un aspetto vitale: il software deve consentire la massima elasticità e completezza in ogni aspetto funzionale. Talvolta non è necessario pensare a una soluzione verticale da integrare ma potrebbe essere sufficiente applicare quelle variazioni funzionali che rendono l applicativo davvero su misura. Da verificare poi la possibilità di rendersi indipendenti dal software vendor

4 4 LE CARATTERISTICHE MUST HAVE DEL SOFTWARE GESTIONALE IDEALE per creare le personalizzazioni (ad esempio aggiungere il proprio logo aziendale alla fattura deve essere un operazione fattibile!). Il gestionale ideale non può fare a meno di accogliere una serie di funzionalità di produttività personale ormai comuni e diffusamente utilizzate. Si parla in questo caso di INTEGRAZIONE, con strumenti esterni all ERP stesso (ad esempio l accesso diretto a Skype o Google Maps e l esportazione dati su Excel). Nell era GLOBALE, l azienda deve esserlo altrettanto e il software scelto per la gestione aziendale ha il compito di essere utile anche in questo senso: deve interfacciarsi con lingue diverse e registrare dati contenenti qualsiasi tipo di carattere. Allo stesso tempo è vitale che il sistema sia pronto ad allinearsi con regimi fiscali di paesi differenti. La capacità del software di poter essere adottato anche in realtà delocalizzate potendo contare su un interfaccia utente e un modo di ragionare conforme alla nazione in cui si opera è fondamentale. Essere obsoleti è vietato! Per aumentare la competitività, bisogna poter contare su componenti tecnologici avanzati, al fine di ottenere massima sicurezza dei preziosi dati aziendali, coerenti performance e grande affidabilità: in poche parole, il gestionale deve essere all AVANGUARDIA tecnologica. Capita spesso che l imprenditore, i manager o i collaboratori abbiano la necessità di accedere alle informazioni aziendali al di fuori dell ufficio. E quindi importante verificare che il software gestionale scelto sia utilizzabile in REMOTO meglio se direttamente con un qualsiasi browser, su qualsiasi dispositivo e senza

5 5 LE CARATTERISTICHE MUST HAVE DEL SOFTWARE GESTIONALE IDEALE bisogno di alcun componente aggiuntivo per funzionare. Solo in questo modo si potrà contare sulla disponibilità di tutti i dati, dell interfaccia utente, dei report, per lavorare sempre e ovunque come alla propria scrivania. Il gestionale ideale dovrebbe adattarsi all ambiente in cui vive : MULTIPIAT- TAFORMA è, quindi, la caratteristica per rendere il software utilizzabile in qualsiasi infrastruttura IT, senza vincolare l azienda a scelte tecnologiche obbligate. Ogni utilizzatore potrà aprire la propria sessione di lavoro su un Mac, così come su un PC o qualsiasi altro sistema (anche mobile). Poter contare su un applicazione in grado di comunicare con il mondo esterno è oggi un imperativo. Pensiamo ad esempio a dover recuperare i dati da un applicazione che rileva informazioni sulla linea di produzione e che dobbiamo passare all ERP, oppure allo scambio di informazioni con il proprio sito di e- commerce. Bisogna sempre valutare la capacità di APERTURA del software all interfacciamento con applicazioni esterne per scambiare dati e adottare logiche gestionali ai dati acquisti esternamente (per garantirne la coerenza all interno del sistema). Il sistema deve necessariamente essere SICURO per evitare accessi non autorizzati. L ideale è avere la possibilità di profilare il livello di accesso alle funzioni gestionali, e quindi ai dati, per i singoli utenti o ruoli aziendali. Altra caratteristica da non sottovalutare è legata al CONTROLLO dei dati aziendali. Il gestionale deve essere in grado di memorizzare il registro storico delle in-

6 6 LE CARATTERISTICHE MUST HAVE DEL SOFTWARE GESTIONALE IDEALE formazioni. Questo equivale a dire che il sistema deve poter mettere da parte il dato e consentire di recuperarlo in qualsiasi momento, per risalire secondo necessità alle modifiche, verificando le informazioni prima e dopo i cambiamenti (cancellazione compresa). Poter rispondere alle quattro domande clou: chi ha fatto cosa e quando è un plus da considerare nell ambito di una software selection. Anche se un gestionale è efficace e potente, senza una certa immediatezza d uso si rivelerà per certo uno strumento pressoché inutile, capace di creare problemi invece di risolverli. Per questo motivo è fondamentale che l interfaccia utente sia semplice e INTUITIVA, permettendo a ogni operatore di ottenere il massimo dal proprio lavoro. In ultimo è bene ricordare un aspetto determinante nell operare una scelta: è indispensabile affidarsi ad una soluzione che abbini a un ottimo applicativo un servizio di supporto di alto livello, per soddisfare qualsiasi esigenza anche nel momento successivo alla vendita (aggiornamenti, personalizzazioni, consulenza). Una garanzia in tal senso viene sicuramente dalla scelta di un partner affidabile, in grado di intervenire velocemente e in modo efficace. Se un software soddisfa in modo positivo questi parametri, ha tutti i requisiti per essere un buon prodotto, capace di ripagare l iniziale investimento in tempi ragionevoli e di aiutare l azienda a crescere e distinguersi per competitività ed efficienza.