Manuale del Sistema di Conservazione Sostitutiva dei documenti informatici (approvato con delibera di Giunta Comunale n. 20 del 17/03/2016)

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1 COMUNE DI ALBEROBELLO Manuale del Sistema di Conservazione Sostitutiva dei documenti informatici (approvato con delibera di Giunta Comunale n. 20 del 17/03/2016)

2 2 / 33 Parte Prima... 4 Introduzione e atti preliminari... 4 Premessa... 4 Riferimenti Normativi... 4 Finalità del manuale... 4 Approvazione e pubblicazione del manuale... 4 Glossario/Definizioni... 4 Sistema di conservazione... 8 Processo di conservazione... 9 Modelli organizzativi... 9 Ruoli Responsabile della conservazione Parte Seconda Soggetti coinvolti nel processo di conservazione Responsabili Responsabile della Conservazione Titolare del potere sostitutivo Nominativo Data conferimento incarico A decorrere dalla data di adozione del presente Manuale Data conferimento incarico A decorrere dalla data di adozione del presente Manuale Data cessazione/durata Data cessazione/durata Area di competenza Area di competenza Note Note Struttura organizzativa Parte Terza Oggetti sottoposti a conservazione Tipologie Formati Metadati Modalità di presa in carico Parte Quarta Il Sistema di Conservazione Descrizione Trattamento dei pacchetti di archiviazione Parte Quinta Il processo di conservazione Componenti Procedure di gestione Esibizione ed esportazione Monitoraggio Procedure per la produzione di duplicati Parte Sesta Tempi Piano di conservazione... 22

3 3 / 33 Documentazione da conservare senza limiti di tempo Documentazione eliminabile dopo cinque anni Documentazione eliminabile dopo sette anni Documentazione eliminabile dopo dieci anni Documentazione eliminabile dopo quarant anni Documentazione eliminabile dopo cinquant'anni Scarto Parte Settima Presenza di un pubblico ufficiale Parte Ottava Normativa in vigore Parte Nona Disposizioni finali Modalità di comunicazione del manuale Aggiornamento del manuale Rinvio Allegati Tabella A allegata al DPCM 21 marzo Manuale Conservazione CREDEMTEL SPA Documento HALLEY INFORMATICA... 33

4 4 / 33 Parte Prima Introduzione e atti preliminari Premessa La conservazione sostitutiva è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette alla PA di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni. Riferimenti Normativi Il Comune di Alberobello di seguito denominato Ente, descrive nel presente documento, obbligatorio per le Pubbliche Amministrazioni ai sensi del DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 3 dicembre 2013, le fasi e la procedura con cui intende attuare il servizio di conservazione a norma dei documenti informatici prodotti dalla propria Amministrazione. L Ente intende conservare i propri documenti digitali con sistemi coerenti con la normativa di settore e le regole tecniche vigenti. A tal fine adotta il presente Manuale del Sistema di Conservazione Sostitutiva dei documenti informatici, nel seguito denominato Manuale, redatto in ottemperanza alle Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 - bis, 23 - ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44 bis e 71, comma 1, del Codice dell Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n.82 del 2005 e s.m.e i. Finalità del manuale Il Manuale del Sistema di Conservazione Sostitutiva dei documenti informatici illustra dettagliatamente l organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione. Il Manuale fornisce dunque una visione globale dei processi che costituiscono il sistema per la dematerializzazione e permette all Ente di intraprendere tutte le diverse azioni in maniera organizzata e controllata. In caso di ispezione da parte delle autorità di vigilanza o di altri organismi a ciò deputati, il Manuale permette di facilitare e agevolare tutte le attività di controllo e costituisce un importante dimostrazione dell impegno dell Ente al rispetto delle norme. Approvazione e pubblicazione del manuale Il Manuale di gestione del Protocollo Informatico è approvato con deliberazione di Giunta Comunale, pubblicata sul sito istituzionale Glossario/Definizioni Ai fini del presente Manuale si intende: TERMINE DEFINIZIONE accesso operazione che consente a chi ne ha diritto di prendere visione ed estrarre copia dei documenti informatici accreditamento riconoscimento, da parte dell Agenzia per l Italia digitale, del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza ad un soggetto pubblico o privato, che svolge attività di conservazione o di certificazione del processo di conservazione

5 5 / 33 affidabilità aggregazione documentale informatica archivio archivio informatico area organizzativa omogenea attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico autenticità base di dati certificatore accreditato ciclo di gestione classificazione Codice codice eseguibile conservatore accreditato conservazione Coordinatore della Gestione Documentale copia analogica del caratteristica che esprime il livello di fiducia che l utente ripone nel documento informatico aggregazione di documenti informatici o di fascicoli informatici, riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell ente complesso organico di documenti, di fascicoli e di aggregazioni documentali di qualunque natura e formato, prodotti o comunque acquisiti da un soggetto produttore durante lo svolgimento dell attività archivio costituito da documenti informatici, fascicoli informatici nonché aggregazioni documentali informatiche gestiti e conservati in ambiente informatico un insieme di funzioni e di strutture, individuate dalla amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato ai sensi dell articolo 50, comma 4, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 dichiarazione rilasciata da notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato allegata o asseverata al documento informatico caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche. L autenticità può essere valutata analizzando l'identità del sottoscrittore e l'integrità del documento informatico collezione di dati registrati e correlati tra loro soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di certificazione del processo di conservazione al quale sia stato riconosciuto, dall Agenzia per l Italia digitale, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza arco temporale di esistenza del documento informatico, del fascicolo informatico, dell aggregazione documentale informatica o dell archivio informatico dalla sua formazione alla sua eliminazione o conservazione nel tempo attività di organizzazione logica di tutti i documenti secondo uno schema articolato in voci individuate attraverso specifici metadati decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni insieme di istruzioni o comandi software direttamente elaborabili dai sistemi informatici soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di conservazione al quale sia stato riconosciuto, dall Agenzia per l Italia digitale, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione responsabile della definizione di criteri uniformi di classificazione ed archiviazione nonché di comunicazione interna tra le AOO ai sensi di quanto disposto dall articolo 50 comma 4 del DPR 445/2000 nei casi di amministrazioni che abbiano istituito più Aree Organizzative Omogenee documento analogico avente contenuto identico a quello del

6 6 / 33 documento informatico copia di sicurezza estratto per riassunto evidenza informatica fascicolo informatico formato funzione di hash generazione automatica di documento informatico identificativo univoco immodificabilità impronta Insieme minimo di metadati di un documento informatico integrità interoperabilità leggibilità log di sistema metadati documento informatico da cui è tratto copia di backup degli archivi del sistema di conservazione prodotta ai sensi delle regole tecniche per il sistema di conservazione documento nel quale si attestano in maniera sintetica ma esaustiva fatti, stati o qualità desunti da dati o documenti in possesso di soggetti pubblici una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica Aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento. Nella pubblica amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le disposizioni stabilite dall articolo 41 del Codice. modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico; comunemente è identificato attraverso l estensione del file una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire l evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti formazione di documenti informatici effettuata direttamente dal sistema informatico al verificarsi di determinate condizioni sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e persistente al documento informatico, al fascicolo informatico, all aggregazione documentale informatica, in modo da consentirne l individuazione caratteristica che rende il contenuto del documento informatico non alterabile nella forma e nel contenuto durante l intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione del documento stesso la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash complesso dei metadati, la cui struttura è descritta nell allegato 5 al decreto, da associare al documento informatico per identificarne provenienza e natura e per garantirne la tenuta insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato capacità di un sistema informatico di interagire con altri sistemi informatici analoghi sulla base di requisiti minimi condivisi insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l intero ciclo di gestione dei documenti registrazione cronologica delle operazioni eseguite su di un sistema informatico per finalità di controllo e verifica degli accessi, oppure di registro e tracciatura dei cambiamenti che le transazioni introducono in una base di dati insieme di dati associati a un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un'aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione; tale insieme è descritto nell allegato 5 del decreto

7 7 / 33 pacchetto di archiviazione pacchetto di distribuzione pacchetto di versamento pacchetto informativo piano di sicurezza del sistema di conservazione piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti piano di conservazione piano generale della sicurezza presa in carico processo di conservazione produttore rapporto di versamento registrazione informatica registro particolare registro di protocollo repertorio informatico pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell allegato 4 del decreto e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all utente in risposta ad una sua richiesta pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare documento che, nel contesto del piano generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di conservazione dei documenti informatici da possibili rischi nell ambito dell organizzazione di appartenenza documento, che, nel contesto del piano generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di gestione informatica dei documenti da possibili rischi nell ambito dell organizzazione di appartenenza strumento, integrato con il sistema di classificazione per la definizione dei criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione ai sensi dell articolo 68 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 documento per la pianificazione delle attività volte alla realizzazione del sistema di protezione e di tutte le possibili azioni indicate dalla gestione del rischio nell ambito dell organizzazione di appartenenza accettazione da parte del sistema di conservazione di un pacchetto di versamento in quanto conforme alle modalità previste dal manuale di conservazione insieme delle attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici di cui all articolo 10 delle regole tecniche del sistema di conservazione persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con responsabile della gestione documentale documento informatico che attesta l'avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore insieme delle informazioni risultanti da transazioni informatiche o dalla presentazione in via telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili in vario modo all utente registro informatico di particolari tipologie di atti o documenti; nell ambito della pubblica amministrazione è previsto ai sensi dell articolo 53, comma 5 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 registro informatico di atti e documenti in ingresso e in uscita che permette la registrazione e l identificazione univoca del documento informatico all atto della sua immissione cronologica nel sistema di gestione informatica dei documenti registro informatico che raccoglie i dati registrati direttamente dalle

8 8 / 33 responsabile della gestione documentale o responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi responsabile della conservazione responsabile del trattamento dei dati responsabile della sicurezza riferimento temporale scarto sistema di classificazione staticità transazione informatica versamento agli archivi di stato procedure informatiche con cui si formano altri atti e documenti o indici di atti e documenti secondo un criterio che garantisce l identificazione univoca del dato all atto della sua immissione cronologica dirigente o funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica, preposto al servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell articolo 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, che produce il pacchetto di versamento ed effettua il trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. soggetto responsabile dell insieme delle attività elencate nell articolo 8, comma 1 delle regole tecniche del sistema di conservazione la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali soggetto al quale compete la definizione delle soluzioni tecniche ed organizzative in attuazione delle disposizioni in materia di sicurezza informazione contenente la data e l ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento operazione con cui si eliminano, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, i documenti ritenuti privi di valore amministrativo e di interesse storico culturale strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni e alle attività dell'amministrazione interessata Caratteristica che garantisce l assenza di tutti gli elementi dinamici, quali macroistruzioni, riferimenti esterni o codici eseguibili, e l assenza delle informazioni di ausilio alla redazione, quali annotazioni, revisioni, segnalibri, gestite dal prodotto software utilizzato per la redazione particolare evento caratterizzato dall atomicità, consistenza, integrità e persistenza delle modifiche della base di dati operazione con cui il responsabile della conservazione di un organo giudiziario o amministrativo dello Stato effettua l'invio agli Archivi di Stato o all Archivio Centrale dello Stato della documentazione destinata ad essere ivi conservata ai sensi della normativa vigente in materia di beni culturali Sistema di conservazione In attuazione di quanto previsto dall articolo 44, comma 1, del Codice, il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico dal produttore fino all eventuale scarto, la conservazione, tramite l adozione di regole, procedure e tecnologie, dei seguenti oggetti in esso conservati, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità: a. i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati; b. i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad essi associati, contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti documentali che appartengono al fascicolo o all aggregazione documentale. Le componenti funzionali del sistema di conservazione assicurano il trattamento dell intero

9 9 / 33 ciclo di gestione dell oggetto conservato nell ambito del processo di conservazione. Il sistema di conservazione garantisce l accesso all oggetto conservato, per il periodo prescritto dalla norma, indipendentemente dall evolversi del contesto tecnologico. Gli elenchi degli standard, delle specifiche tecniche e dei formati utilizzabili quali riferimento per il sistema di conservazione sono riportati negli allegati 2 e 3 al presente documento. Processo di conservazione Gli oggetti della conservazione sono trattati dal Sistema di Conservazione in pacchetti informativi che si distinguono in: a) pacchetti di versamento; b) pacchetti di archiviazione; c) pacchetti di distribuzione Il processo di conservazione prevede: a) l acquisizione da parte del sistema di conservazione del pacchetto di versamento per la sua presa in carico; b) la verifica che il pacchetto di versamento e gli oggetti contenuti siano coerenti con le modalità previste; c) il rifiuto del pacchetto di versamento, nel caso in cui le verifiche di cui alla lettera b. abbiano evidenziato delle anomalie; d) la generazione, anche in modo automatico, del rapporto di versamento relativo ad uno o più pacchetti di versamento, univocamente identificato dal sistema di conservazione e contenente un riferimento temporale, specificato con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), e una o più impronte, calcolate sull intero contenuto del pacchetto di versamento, secondo le modalità descritte; e) l eventuale sottoscrizione del rapporto di versamento con la firma digitale o firma elettronica qualificata apposta dal responsabile della conservazione, ove prevista; f) la preparazione, la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione e la gestione del pacchetto di archiviazione sulla base delle specifiche della struttura dati e secondo le modalità riportate nel Manuale; g) la preparazione e la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata, ove prevista, del pacchetto di distribuzione ai fini dell esibizione richiesta dall utente; h) ai fini della interoperabilità tra sistemi di conservazione, la produzione dei pacchetti di distribuzione coincidenti con i pacchetti di archiviazione; i) la produzione di duplicati informatici o di copie informatiche effettuati su richiesta degli utenti in conformità a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di formazione del documento informatico; j) la produzione delle copie informatiche al fine di adeguare il formato, in conformità a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di formazione del documento informatico; k) lo scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla norma, dandone informativa al produttore; l) nel caso degli archivi pubblici o privati, che rivestono interesse storico particolarmente importante, lo scarto del pacchetto di archiviazione avviene previa autorizzazione del Ministero per i beni, le attività culturali e il turismo rilasciata al produttore secondo quanto previsto dalla normativa vigente in materia. Modelli organizzativi Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente. Ai sensi dell'articolo 44 del Codice, la conservazione può essere svolta: a) all interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare; b) affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l Agenzia per l Italia digitale, mediante contratto o convenzione di servizio che preveda

10 10 / 33 l obbligo del rispetto del manuale di conservazione predisposto dal responsabile della stessa. Il soggetto esterno a cui è affidato il processo di conservazione assume il ruolo di responsabile del trattamento dei dati come previsto dal Codice in materia di protezione dei dati personali. Le pubbliche amministrazioni realizzano i processi di conservazione all interno della propria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all articolo 44-bis, comma 1, del Codice, fatte salve le competenze del Ministero per i beni, le attività culturali e il turismo ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n 42, e successive modificazioni. Il Comune di Alberobello ha scelto il modello b) affidando la conservazione sostitutiva dei documenti informatici prodotti alla società CREDEMTEL S.p.A., accreditata presso l Agenzia per l Italia Digitale (AgID) ai sensi dell art. 44-bis del D.Lgs. n. 82/2005, mediante contratto che prevede l obbligo del rispetto del manuale di conservazione predisposto dal responsabile della stessa società e allegato al presente Manuale. Ruoli Nel sistema di conservazione si individuano almeno i seguenti ruoli: c) produttore; d) utente; e) responsabile della conservazione. I ruoli di produttore e utente sono svolti da persone fisiche o giuridiche interne o esterne al sistema di conservazione, secondo i modelli organizzativi previsti dal Codice. Il responsabile della gestione documentale o il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi assicura la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento, da lui prodotto, al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel Manuale. L utente richiede al sistema di conservazione l accesso ai documenti per acquisire le informazioni di interesse nei limiti previsti dalla legge. Fermi restando gli obblighi previsti in materia di esibizione dei documenti dalla normativa vigente, il sistema di conservazione permette ai soggetti autorizzati l accesso diretto, anche da remoto, al documento informatico conservato, attraverso la produzione di un pacchetto di distribuzione selettiva secondo le modalità descritte nel Manuale Responsabile della conservazione Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato. Il responsabile della conservazione opera d intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi oltre che con il responsabile della gestione documentale ovvero con il coordinatore della gestione documentale ove nominato, per quanto attiene alle pubbliche amministrazioni. In particolare il responsabile della conservazione: a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente; b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente; c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione; d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione; e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;

11 11 / 33 g) al fine di garantire la conservazione e l accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all obsolescenza dei formati; h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione; i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell articolo 12; j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività al medesimo attribuite; k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività di verifica e di vigilanza; l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti; m) predispone il manuale di conservazione di cui all articolo 8 e ne cura l aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti. Ai sensi dell articolo 44, comma 1-ter, del Codice, il responsabile della conservazione può chiedere di certificare la conformità del processo di conservazione a soggetti, pubblici o privati che offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche, ovvero a soggetti a cui è stato riconosciuto il possesso dei requisiti di cui all articolo 44-bis, comma 1, del Codice, distinti dai conservatori o dai conservatori accreditati. Le pubbliche amministrazioni possono chiedere di certificare la conformità del processo di conservazione a soggetti, pubblici o privati. a cui è stato riconosciuto il possesso dei requisiti di cui all articolo 44-bis, comma 1, del Codice, distinti dai conservatori accreditati Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo di responsabile della conservazione può essere svolto dal responsabile della gestione documentale ovvero dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato. Il responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato.

12 12 / 33 Parte Seconda Soggetti coinvolti nel processo di conservazione Responsabili Responsabile della Conservazione Titolare del potere sostitutivo Nominativo Data conferimento incarico A decorrere dalla data di adozione del presente Manuale Data conferimento incarico A decorrere dalla data di adozione del presente Manuale Data cessazione/durata Data cessazione/durata Area di competenza Area di competenza Note Note Struttura organizzativa Il Responsabile della Conservazione, per la parte operativa delle attività, si avvale a sua volta di personale appartenente alla struttura di Conservazione all uopo costituita e composta da: Area Titolale Data Incarico Sostituto Data Incarico Urbanistica Lavori pubblici Servizi sociali Ragioneria Tributi Protocollo Affari generali Demografici Polizia locale Il Responsabile della Conservazione non è responsabile del contenuto dei singoli Documenti né degli indici (attributi) associati a ciascun Documento. La conformità dei documenti trasmessi ai corrispondenti originali è assicurata da formale autorizzazione alla Conservazione Sostitutiva da parte dei singoli componenti della Struttura di Conservazione ciascuno per la propria area di appartenenza. La suddetta struttura dell Ente è responsabile del processo di versamento dei documenti, cioè del passaggio dal Produttore (Comune di Alberobello) al Conservatore accreditato AGID (CREDEMTEL S.p.A.,). È un processo molto importante che descrive come i documenti e i dati vengono appunto versati nel sistema di conservazione della società convenzionata. In merito ai ruoli e alle responsabilità definite nella struttura organizzativa del Conservatore convenzionato Credemtel Spa, unitamente alla specificazione delle competenze minime necessarie per ricoprire ogni singolo ruolo, alle principali attività ad esso associate ed ai nominativi in carica, conformemente al Documento Profili professionali pubblicato da AgId sul proprio sito web istituzionale, si rimanda al capitolo 4 dell allegato Manuale del Conservatore.

13 13 / 33 Oggetti sottoposti a conservazione Parte Terza Tipologie L Ente sottopone a conservazione sostitutiva tutti i documenti prodotti digitalmente avvalendosi delle funzionalità di moduli del Sistema Informativo Comunale realizzato dalla società Halley Informatica, dedicati al recupero dei documenti, costituzione dell archivio degli stessi, composizione dei pacchetti di versamento, acquisizione e controllo in termini di efficacia, leggibilità e validità (es. delle firme e delle marche temporali) dei pacchetti di conservazione e gestione del processo di esibizione e accesso diretto al documento informatico conservato ai soggetti autorizzati, secondo i processi descritti nel Documento redatto dalla stessa società Halley Informatica, in conformità alle Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici emanate dall AGID il 10 dicembre 2015, e allegato al presente Manuale. A solo titolo esemplificativo e non esaustivo, il Sistema sottopone a conservazione sostitutiva i seguenti documenti informatici: determinazioni dirigenziali delibere (giunta e consiglio) ordinanze (sindacali e dirigenziali) decreti e disposizioni sindacali ordini di servizio protocollo contratti documenti provenienti dai servizi demografici, fiscali e tributari Formati La leggibilità di un documento informatico dipende dalla possibilità e dalla capacità di interpretare ed elaborare correttamente i dati binari che costituiscono il documento, secondo le regole stabilite dal formato con cui esso è stato rappresentato. Il formato di un file è la convenzione usata per interpretare, leggere e modificare il file. L evolversi delle tecnologie e la crescente disponibilità e complessità dell informazione digitale ha indotto la necessità di gestire sempre maggiori forme di informazione digitale (testo, immagini, filmati, ecc.) e di disporre di funzionalità più specializzate per renderne più facile la creazione, la modifica e la manipolazione. Questo fenomeno porta all aumento del numero dei formati disponibili e dei corrispondenti programmi necessari a gestirli nonché delle piattaforme su cui questi operano. Ai fini della formazione, gestione e conservazione, è necessario scegliere formati che possano garantire la leggibilità e la reperibilità del documento informatico nel suo ciclo di vita. La scelta tra i formati dipende dalle caratteristiche proprie del formato e dei programmi che lo gestiscono. E opportuno privilegiare i formati che siano standard internazionali (de jure e de facto) o, quando necessario, formati proprietari le cui specifiche tecniche siano pubbliche I formati dei documenti informatici, successivamente elencati per tipologia, sono stati selezionati per le loro caratteristiche che, al momento attuale, sono da ritenersi coerenti con le regole tecniche del documento informatico, del sistema di conservazione e del protocollo informatico, oltre che a garantire i principi dell interoperabilità tra i sistemi di conservazione.

14 14 / 33 TIPO FORMATO DESCRIZIONE MOTIVAZIONE SCELTA PDF - PDF/A Documenti di testo XML Il PDF (Portable Document Format) è un formato creato da Adobe nel 1993 che attualmente si basa sullo standard ISO E stato concepito per rappresentare documenti complessi in modo indipendente dalle caratteristiche dell ambiente di elaborazione del documento. Nell attuale versione gestisce varie tipologie di informazioni quali: testo formattato, immagini, grafica vettoriale 2D e 3D, filmati. Un documento PDF può essere firmato digitalmente in modalità nativa attraverso il formato ETSI PAdES. Il formato è stato ampliato in una serie di sotto-formati tra cui il PDF/A. Le più diffuse suite d ufficio permettono di salvare direttamente i file nel formato PDF/A. Sono disponibili prodotti per la verifica della conformità di un documento PDF al formato PDF/A. L'XML è un metalinguaggio utilizzato per creare nuovi linguaggi, atti a descrivere documenti strutturati. L'XML fu introdotto come standard per descrivere pagine Web. Ben presto ci si accorse che non era solo limitato al contesto web, ma era qualcosa di più: uno strumento che permetteva di essere utilizzato nei più diversi contesti, dalla definizione della struttura di documenti, allo scambio delle informazioni tra sistemi diversi, dalla rappresentazione di immagini alla definizione di formati di dati. Formato: aperto Specifiche tecniche: pubbliche Standard: ISO Il PDF/A è stato sviluppato con l obiettivo specifico di rendere possibile la conservazione documentale a lungo termine su supporti digitali Tra le caratteristiche di questa tipologia di file abbiamo: assenza di collegamenti esterni, assenza di codici eseguibili quali javascript ecc., assenza di contenuti crittografati. Queste caratteristiche rendono il file indipendente da codici e collegamenti esterni che ne possono alterare l'integrità e l'uniformità nel lungo periodo. XML è uno standard aperto, e chiunque può realizzare strumenti che lo usino come formato di dati. I documenti XML sono auto-descrittivi, in quanto la scelta dei nomi degli elementi può essere fatta per facilitare la comprensione del ruolo strutturale dell elemento. La struttura navigabile dei documenti, favorita dalla rigida struttura ad albero e dall assenza di regole di minimizzazione, rendono semplice la visualizzazione Facile convertibilità a formati Web

15 15 / 33 TXT Un file di testo (TXT) è un file per computer che contiene solo caratteri di scrittura semplici, che compongono un testo leggibile direttamente dagli utenti senza bisogno di installare programmi appositi. Ai fini della conservazione nell uso di tale formato, è importante specificare la codifica del carattere (Character Encoding) adottata. Lo scopo per cui sono nati i file di testo, e tuttora un utilizzo molto frequente, è la lettura/scrittura diretta da parte degli utenti. La mancanza di formattazione li rende poveri dal punto di vista estetico, ma in compenso grazie a questa semplicità non occorrono particolari programmi per leggerli, e spesso possono essere trasferiti direttamente da un sistema operativo all'altro (a condizione di avere lo stesso charset a disposizione). Documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni Office Open XML (.docx,.xlsx,.pptx) Comunemente abbreviato in OOXML, è un formato di file, sviluppato da Microsoft, basato sul linguaggio XML per la creazione di documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, grafici e database. Open XML è adottato dalla versione 2007 della suite Office di Microsoft. Lo standard prevede, oltre alle indicazioni fondamentali (strict), alcune norme transitorie (transitional) introdotte per ammettere, anche se solo temporaneamente, alcune funzionalità presenti nelle vecchie versioni del formato e la cui rimozione avrebbe potuto danneggiare gli utenti, facendogli perdere funzionalità. Il formato Office Open XML dispone di alcune caratteristiche che lo rendono adatto alla conservazione nel lungo periodo, tra queste l embedding dei font, la presenza di indicazioni di presentazione del documento, la possibilità di applicare al documento la firma digitale XML. I metadati associabili ad un documento che adotta tale formato sono previsti dallo standard ISO 29500:2008. Documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, disegno, database Open Document Format (.odt,.ods,.odp,.odg,.odb) ODF (Open Document Format, spesso referenziato con il termine OpenDocument) è uno standard aperto, basato sul linguaggio XML, sviluppato dal consorzio OASIS per la memorizzazione di documenti corrispondenti a testo, fogli elettronici, presentazioni, grafici e database. Secondo questo formato, un documento è descritto da più strutture XML, relative a contenuto, stili, metadati ed informazioni per l applicazione. Il formato OpenDocument nasce per fornire una alternativa "aperta" a formati proprietari tra cui i ben noti formati usati da Microsoft Office, DOC, XLS, PPT e recentemente Office Open XML, nato per contrastarne l'adozione. Organizzazioni ed individui che memorizzano i loro dati in un formato aperto come OpenDocument evitano di essere vincolati ad un singolo produttore di

16 16 / 33 Posta elettronica RFC 2822/MIME OpenDocument è stato adottato da diversi produttori, primo fra tutti Openoffice.org (e la sua variante a pagamento StarOffice di Sun Microsystem). LibreOffice è un altro software di produttività personale libero che adotta lo stesso formato prodotto da The Document Foundation nato dal fork di OpenOffice.org Il protocollo base di Internet per la trasmissione di , l'smtp, supporta solo caratteri ASCII a 7 bit. Questo di fatto limita le a messaggi che, quando trasmessi, includono solo i caratteri sufficienti per scrivere in un numero limitato di lingue, come per esempio l'inglese, e rende leggibile (ma non corretta) la rappresentazione in qualche altra lingua che fa uso dell'alfabeto latino. Il MIME definisce meccanismi atti a spedire altri tipi di informazione con l' , potendo includere testo scritto in lingue diverse dall'inglese usando codifiche diverse dall'ascii, e contenuti binari come immagini, suoni e filmati, oppure programmi. La traduzione dei messaggi, da e in formato MIME, è generalmente fatta in automatico dai client e dai server quando si spediscono o si ricevono SMTP/MIME. Il formato base delle su Internet è definito nell'rfc 2822, che è un aggiornamento del RFC 822. Questi standard specificano i formati conosciuti per rappresentare le intestazioni e il corpo delle , come anche le regole attinenti all'utilizzo delle intestazioni quali "A:", "Oggetto", "Da" e "Data:". MIME definisce un insieme di intestazioni per inserire attributi aggiuntivi in un messaggio, come per esempio il tipo del contenuto, e definisce un insieme di codifiche di trasferimento che possono essere usate per rappresentare dati binari a 8 bit utilizzando il charset ASCII a 7 bit. Lo standard MIME specifica anche regole per codificare caratteri non ASCII nelle intestazioni del messaggio , come "Oggetto:", software, restando liberi di cambiare software se il produttore del loro attuale software dovesse uscire dal mercato, alzare i prezzi, cambiare il software o cambiare i propri termini di licenza in modo meno favorevole per l'utente. Lo standard MIME è espandibile. Le sue definizioni includono metodi per definire nuovi tipi di contenuto e altri attributi MIME. Uno degli obiettivi espliciti dello standard era di non esigere cambiamenti sui server preesistenti, e permettere alle plaintext di funzionare in entrambe le direzioni con i client preesistenti. Questo obiettivo è stato raggiunto definendo gli attributi dei messaggi in formato MIME opzionali, impostandoli di default come non-mime, in modo che i messaggi plaintext vengano correttamente letti dai client MIME. Inoltre, un semplice messaggio MIME viene interpretato correttamente anche da un client che non supporta il MIME, sebbene abbia le intestazioni che il client non- MIME non sa come interpretare

17 permettendo a queste intestazioni di contenere caratteri diversi dall'inglese. Immagini TIFF Il formato TIFF è utilizzato per la conversione in digitale di documenti cartacei. Il suo impiego va valutato attentamente in funzione del tipo di documento da conservare in considerazione dei livelli di compressione e relativa perdita dei dati. Esistono, infine, alcuni formati ISO basati sulla specifica TIFF 6.0 di Adobe (che è quella "ufficiale" del TIFF). Si tratta del formato ISO 12639, altrimenti noto come TIFF/IT, rivolto particolarmente al mondo del publishing e della stampa e dell'iso 12234, altrimenti detto TIFF/EP, più orientato alla fotografia digitale. JPG JPG è il formato più utilizzato per la memorizzazione di fotografie ed è quello più comune su World Wide Web. Lo stesso gruppo che ha ideato il JPG ha prodotto il JPEG 2000 con estensione.jp2 (ISO/IEC ) che può utilizzare la compressione senza perdita di informazione. Il formato JPEG 2000 consente, inoltre, di associare metadati ad un'immagine. Nonostante queste caratteristiche la sua diffusione è tutt'oggi relativa. 17 / 33 Le specifiche sono pubbliche e non soggette ad alcuna forma di limitazione. Le specifiche sono pubbliche e non soggette ad alcuna forma di limitazione. Il formato JPEG può comportare una perdita di qualità dell immagine originale. Anche in questo caso, come nel caso dei TIFF, avendo una grossa diffusione, può essere preso in considerazione, ma il suo impiego, correlato ad un opportuno livello di compressione va valutato attentamente in funzione del tipo di documento da conservare. Metadati I metadati minimi del documento informatico sono quelli previsti dall allegato 5 alle Regole tecniche in materia di Sistema di Conservazione Metadato Descrizione Tipo dato Identificativo Sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e permanente al documento informatico in modo da consentirne l identificazione. Dublin Core raccomanda di identificare il documento per mezzo di una sequenza di caratteri alfabetici o numerici secondo un sistema di identificazione formalmente definito. Esempi di tali sistemi di identificazione includono l Uniform Resource Identifier (URI), il Digital Object Identifier (DOI) e l International Standard Book Number (ISBN) Alfanumerico 20 caratteri

18 18 / 33 Data di chiusura Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile Data formato gg/mm/aaaa Oggetto Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento o comunque a chiarirne la natura Alfanumerico 100 caratteri Nome Alfanumerico 40 caratteri Soggetto produttore Cognome Alfanumerico 40 Il soggetto che ha l autorità e la competenza a produrre il caratteri documento informatico Codice Alfanumerico 16 Fiscale caratteri Nome Alfanumerico 40 Cognome caratteri Destinatario Alfanumerico 40 Il soggetto che ha l autorità e la competenza a ricevere il caratteri documento informatico Codice Fiscale Alfanumerico 16 caratteri L insieme minimo dei metadati del documento amministrativo informatico è quello indicato agli articoli 9 e 19 delle regole tecniche per il protocollo informatico di cui al D.P.C.M. 31 ottobre 2000 e descritti nella Circolare AIPA del 7 maggio 2001, n. 28. Metadato Descrizione Tipo dato Identificativo Nome Tipo Riferimento Collocazione Telematica Impronta Tipo Documento Sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e permanente al documento informatico in modo da consentirne l identificazione. Dublin Core raccomanda di identificare il documento per mezzo di una sequenza di caratteri alfabetici o numerici secondo un sistema di identificazione formalmente definito. Esempi di tali sistemi di identificazione includono l Uniform Resource Identifier (URI), il Digital Object Identifier (DOI) e l International Standard Book Number (ISBN) Nome del documento. Per i riferimenti di tipo "MIME", il valore corrisponde al valore del parametro filename dell'attributo Content-Disposition o, in subordine, al valore del parametro name dell'attributo Content-Type specificato per una body part della struttura MIME 1) "MIME riferimento a un Documento Informatico contenuto nella struttura MIME che costituisce il messaggio; 2) "telematico" riferimento esterno a un Documento Informatico comunque reperibile per altra via (e.g. in un repositorio condiviso); 3) "cartaceo" Un riferimento esterno di tipo "telematico" comporta la specificazione di un riferimento esterno come URI Presente in un Documento se e solo se il valore dell'attributo tipo Riferimento e` "telematico" e deve corrispondere al Documento Informatico indicato nell'elemento Collocazione Telematica Indicazione del tipo di documento dal punto di vista amministrativo (e.g. circolare, nota informativa). Alfanumerico 20 caratteri Alfanumerico Alfanumerico Alfanumerico Alfanumerico Oggetto Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento o comunque a chiarirne la natura Alfanumerico 100 caratteri

19 19 / 33 Classifica Numero Pagine Note Indicazione di una Classifica, solitamente fa riferimento al Titolario Indicazione del numero delle pagine che compongono il documento Alfanumerico Numerico Alfanumerico Metadati minimi del fascicolo informatico o della aggregazione documentale informatica Metadato Descrizione Tipo dato Identificativo Sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e permanente al documento informatico in modo da consentirne l identificazione. Dublin Core raccomanda di identificare il documento per mezzo di una sequenza di caratteri alfabetici o numerici secondo un sistema di identificazione formalmente definito. Esempi di tali sistemi di identificazione includono l Uniform Resource Identifier (URI), il Digital Object Identifier (DOI) e l International Standard Book Number (ISBN) Alfanumerico 20 caratteri Amministrazione titolare Amministrazioni partecipanti Nome Codice IPA dell Amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo Codice IPA delle Amministrazioni che partecipano all iter del procedimento Alfanumerico Alfanumerico Alfanumerico 40 caratteri Cognome Responsabile del procedimento Alfanumerico 40 caratteri Codice Fiscale Alfanumerico 16 caratteri Oggetto Documento Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento o comunque a chiarirne la natura Elenco degli identificativi dei documenti contenuti nel fascicolo che ne consentono la reperibilità Alfanumerico 100 caratteri Alfanumerico 20 caratteri Modalità di presa in carico I versamenti di documenti nel Sistema di Conservazione Sostitutiva avvengono utilizzando uno specifico modulo del Sistema Informativo Comunale in accordo allo schema architetturale descritto nel Documento redatto da Halley Informatica e allegato al presente Manuale. Il Sistema di Conservazione Parte Quarta Descrizione Le caratteristiche principali del Sistema sono descritte negli allegati prodotti: dalle società HALLEY INFORMATICA, per le funzionalità di recupero, organizzazione dei documenti da inviare in conservazione, produzione del pacchetto di versamento, interrogazione dei documenti versati sia lato back-office Ente che lato front-office integrato nel portale istituzionale come servizi on-line affinché possa essere fruito anche in ambito extranet dai cittadini/imprese, ovviamente con profili di utenza che ne limitano gli accessi ai casi specifici;

20 20 / 33 dalla società CREDEMTEL S.p.A., per le funzionalità di seguito elencate a solo scopo esemplificativo e non esaustivo di tutto quanto previsto dalle norme vigenti: Definizione e gestione del processo di conservazione, incluse le modalità di trasferimento da parte dell ente produttore, di acquisizione, verifica di integrità e descrizione archivistica dei documenti e delle aggregazioni documentali trasferiti, di esibizione, di accesso e fruizione del patrimonio documentario e informativo conservato; definizione del set di metadati di conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici; monitoraggio del processo di conservazione e analisi archivistica per lo sviluppo di nuove funzionalità del sistema di conservazione; collaborazione con l ente produttore ai fini del trasferimento in conservazione, della selezione e della gestione dei rapporti con il Ministero dei beni e delle attività culturali per quanto di competenza, garanzia del rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento dei dati personali; garanzia che il trattamento dei dati affidati dai Clienti avverrà nel rispetto delle istruzioni impartite dal titolare del trattamento dei dati personali, con garanzia di sicurezza e di riservatezza; Gestione dell esercizio delle componenti hardware e software del sistema di conservazione; monitoraggio del mantenimento dei livelli di servizio (SLA) concordati con l ente produttore; segnalazione delle eventuali difformità degli SLA al Responsabile del servizio di conservazione e individuazione e pianificazione delle necessarie azioni correttive; pianificazione dello sviluppo delle infrastrutture tecnologiche del sistema di conservazione; controllo e verifica dei livelli di servizio erogati da terzi con segnalazione delle eventuali difformità al Responsabile del servizio di conservazione; coordinamento dello sviluppo e manutenzione delle componenti hardware e software del sistema di conservazione; pianificazione e monitoraggio dei progetti di sviluppo del sistema di conservazione; monitoraggio degli SLA relativi alla manutenzione del sistema di conservazione; interfaccia con l ente produttore relativamente alle modalità di trasferimento dei documenti e fascicoli informatici in merito ai formati elettronici da utilizzare, all evoluzione tecnologica hardware e software, alle eventuali migrazioni verso nuove piattaforme tecnologiche; gestione dello sviluppo di siti web e portali connessi al servizio di conservazione. Trattamento dei pacchetti di archiviazione Il Sistema di Conservazione accetta pacchetti che superano i controlli previsti: sul formato del file, sulla completezza dei metadati, sulla validità di firme e marche temporali, sulla presenza di codice eseguibile ed invia una notifica di accettazione automatica al Responsabile Conservazione. Nel caso in cui invece un pacchetto contenga uno o più oggetti con errori, il sistema crea un esito controllo collegato all oggetto con errori, che riporta il tipo di errore e il dettaglio dell errore. Sulla base del tipo di errore sono possibili due alternative: se tra gli errori rilevati ne esiste anche solo uno né correggibile né forzabile, il sistema rifiuta automaticamente la richiesta di versamento, mettendo il pacchetto nello stato "rifiutato"; se nessun errore è non correggibile e non forzabile, il pacchetto passa nello stato "non valido", in attesa di essere processato manualmente da un operatore. L operatore del Sistema di Conservazione, oltre a visualizzare i messaggi di notifica (della richiesta di versamento, della accettazione automatica di pacchetti,...), può accedere all elenco delle richieste di versamento che non hanno superato i controlli automatici, ma che hanno errori recuperabili.

21 21 / 33 Fondamentalmente, l'operatore Conservazione è in grado di fare eseguire esplicitamente al sistema il controllo del PdV: in base al report degli errori, effettua le correzioni necessarie e, al termine, accetta il pacchetto, oppure, se ritiene che esistano errori che non possono essere corretti o forzati, rifiuta il pacchetto. La chiusura del processo si ha con la creazione del rapporto di versamento: il sistema periodicamente esegue un processo automatico che seleziona i pacchetti nello stato "valido" o nello stato "rifiutato"; per ogni pacchetto crea un rapporto di versamento, che, per ogni oggetto contenuto, contiene un esito controllo che riporta l eventuale errore e l eventuale correzione o forzatura; infine invia il rapporto al sistema documentale e una notifica al Responsabile Conservazione. Il processo di conservazione Parte Quinta Componenti I componenti software integrati nel Sistema Informativo Comunale preposti alla gestione del processo di conservazione sono descritti negli allegati prodotti dalle società HALLEY INFORMATICA. Tutti i moduli facenti capo al protocollo informatico contribuiscono alla gestione completamente integrata e nativa dell archivio corrente. Procedure di gestione Il processo di conservazione si esplica attraverso le seguenti azioni: Generazione flussi dati relativi a documenti da sottoporre a Conservazione Sostitutiva Invio dei flussi dati al sistema di Conservazione Sostitutiva Ricezione, da parte del Sistema di Conservazione Sostitutiva, dei flussi dati contenenti documenti e attributi Verifica della consistenza dei flussi dati Esecuzione del processo di Conservazione Sostitutiva dei lotti di documenti digitali (apposizione di Marca Temporale e Firma Digitale) Verifica avvenuta Conservazione Verifica Marca Temporale e Firma Digitale applicata sui Lotti Ricerca e visualizzazione dei documenti conservati tramite interfaccia WEB Esibizione dei documenti conservati Generazione e archiviazione in luogo sicuro dei supporti di backup Verifica periodica dell effettiva leggibilità dei documenti conservati Esibizione ed esportazione L esibizione dei documenti conservati avviene mediante l interfaccia di una applicazione di esibizione documenti che il sistema rende disponibile mediante un apposito indirizzo web. L interfaccia permette ad un utente abilitato di ricercare ed eventualmente visualizzare i documenti di una determinata tipologia sottoposti al processo di Conservazione Sostitutiva presenti all interno dell archivio. A seguito dell accesso a tale funzionalità è possibile visualizzare la lista di tutte le classi documentali per le quali l utente può effettuare le ricerche. Successivamente, selezionando la tipologia di interesse, viene visualizzata una form, costruita dinamicamente in base alle caratteristiche della classe documentale, per l inserimento di tutti i parametri del documento in base ai quali effettuare la ricerca. Alla conferma dell utente l applicazione esegue la ricerca visualizzando la lista di documenti che rispondono ai parametri selezionati. Per ciascun documento della lista viene mostrato: un link che consente la visualizzazione di tutte le informazioni disponibili per il documento;

22 22 / 33 un link che recupera il documento dall archivio. Visualizzando tutte le informazioni disponibili per il documento è possibile, tramite apposito link, recuperare l intero Lotto di Documenti sottoposto a Conservazione Sostitutiva e successivamente verificarne la Firma Digitale e la Marca Temporale. Monitoraggio Uno dei controlli di routine che l operatore della conservazione deve effettuare è quello di verificare l integrità dei documenti in conservazione: la normativa prevede di effettuare questi controlli non meno di una volta ogni 5 anni. Questo processo è diviso in due fasi: il controllo e le azioni correttive. La fase di controllo è completamente automatizzata: il sistema, sulla base della data di ultimo controllo, seleziona i pacchetti da sottoporre a verifica e per ogni oggetto contenuto in ognuno di calcola la hash con lo stesso algoritmo con il quale era stata calcolata a suo tempo (desumibile dalle informazioni riportate nell Indice del pacchetto di Archiviazione, IPdA), controllando infine la corrispondenza tra la hash presente nel IPdA e quella calcolata. Nel caso in cui il pacchetto sia completamente integro lo stato del sistema viene aggiornato e il controllo e il suo esito vengono notificati al Responsabile Conservazione. Nel caso in cui anche un solo file non sia risultato integro, il problema viene notificato al Responsabile Conservazione, che dovrà compiere le azioni correttive previste. Procedure per la produzione di duplicati Le copie di sicurezza verranno generate in duplice copia: una copia, su supporto removibile, sarà custodita dal Responsabile della Conservazione, che provvederà a conservarla opportunamente, impegnandosi a mantenerne la riservatezza e a verificarne periodicamente la leggibilità; una seconda copia di sicurezza sarà custodita in apposito dispositivo di storage ospitato in ufficio bunker dotato di un sistema di protezioni fisiche. In caso di evento catastrofico che pregiudichi, in tutto o in parte, il repository primario dei dati sottoposti a conservazione (ovvero il sistema di storage ad alta affidabilità), Il Responsabile della Conservazione provvederà, utilizzando le copie di sicurezza in suo possesso, al corretto ripristino dell intero archivio. Un apposita procedura preleverà i dati da tutte le copie di sicurezza generate, ne verificherà l integrità, e procederà nuovamente al salvataggio di tutti gli elementi (Lotto di Documenti, File di Indice e File Attributi) su un nuovo sistema di Conservazione Sostitutiva, ovvero su quello preesistente, dopo aver sostituito le parti danneggiate dall evento catastrofico. Tempi Parte Sesta Piano di conservazione Al fine di snellire la mole di documenti attualmente presenti negli archivi, l Ente si attiene al seguente massimario e procede all eliminazione dei documenti la cui conservazione non sia più necessaria. Documentazione da conservare senza limiti di tempo Atti delle Commissioni elettorali mandamentali concernenti la presentazione delle candidature; Atti e documenti del contenzioso legale; Atti relativi ai lavori pubblici, eseguiti e non eseguiti, limitatamente a: originali dei progetti e dei loro allegati, perizie di spesa, libri delle misure; Bilanci e consuntivi originali (o nell'unica copia esistente);

23 23 / 33 Contratti; Corrispondenza generale del servizio esattoria e tesoreria; Corrispondenza, salvo quanto indicato nella seconda parte; Deliberazioni destinate a formare la raccolta ufficiale del Consiglio e della Giunta; Documentazione generale per la richiesta di mutui, anche estinti; Elenchi dei poveri; Fascicoli degli amministratori e dei membri delle commissioni; Fascicoli del personale in servizio e in quiescenza, di ruolo e non di ruolo; Inventari dei beni mobili e immobili del Comune; Inventari, schedari, rubriche e repertori dell'archivio, libretti o schede di trasmissione di carte tra i vari uffici, anche non più in uso; Libri contabili obbligatori in base alle leggi fiscali; Libri infortuni o documentazione equivalente; Libri mastri, libri giornale, verbali di chiusura dell'esercizio finanziario; Liste di leva e dei renitenti; Ordinanze e circolari del Comune; Originali dei verbali delle commissioni di concorso; Piani commerciali; licenze e autorizzazioni amministrative all'esercizio del commercio fisso; Piani regolatori generali e particolareggiati; piani delle lottizzazioni; regolamenti edilizi; licenze, concessioni e autorizzazioni edilizie; Posizioni previdenziali, stipendiali, tributarie dei dipendenti quando non integralmente conservate nei fascicoli personali; Programmi pluriennali di attuazione e piani di suddivisione in lotti delle aree suscettibili di attività estrattiva; Protocolli della corrispondenza; Qualunque atto o documento per il quale una legge speciale imponga la conservazione illimitata. Registri dei verbali e protocolli delle commissioni comunali; Registro della popolazione comprensivo dei fogli di famiglia eliminati, registri e specchi riassuntivi del movimento della popolazione; Regolamenti e capitolati d'oneri; Rilevazioni di carattere statistico non pubblicate; Ruoli delle imposte comunali; Ruoli matricolari; Ruoli riassuntivi del personale e Libri matricola; Tariffe delle imposte di consumo e delle altre tasse riscosse a tariffa; Verbali delle aste; Verbali delle commissioni elettorali; Verbali di sezione per l'elezione dei consigli comunali e dei consigli circoscrizionali; Documentazione eliminabile dopo cinque anni Annotazioni marginali eseguite agli atti di stato civile provenienti da altri comuni e altre assicurazioni di trascrizione relative agli stessi; Atti relativi a concorsi a borse di studio e premi (conservando la seguente documentazione: originale degli atti della commissione o dei comitati, gli eventuali rendiconti speciali; una copia degli stampati e dei manifesti, il registro delle opere esposte in occasione di mostre artistiche e simili); Atti relativi alla costituzione e all'arredamento dei seggi (conservando il prospetto delle sezioni e della loro ubicazione); Atti relativi alla regolamentazione della propaganda (conservando la documentazione riassuntiva); Atti relativi all'orario degli ambulatori;

24 24 / 33 Atti relativi all'organizzazione di censimenti; Atti rimessi da altri Enti per l'affissione all'albo; Atti rimessi da altri Enti per notifiche; Autorizzazioni all'uso di impianti culturali e sportivi (conservando eventuali atti riassuntivi); Avvisi di convocazione delle commissioni; Bollettari di prelevamento oggetti dall'economato; Bollettari di ricevute dell'esattoria; Brogliacci di viaggio degli automezzi comunali; Carteggi per la richiesta di atti notori e di certificati diversi con eventuale copia degli stessi; Carteggio interlocutorio per la concessione in uso di locali e oggetti di proprietà comunale; Carteggio relativo alla contabilità per registri di stato civile (conservando le fatture per dieci anni); Certificazioni per richieste ai fini della fruizione di assegni di studio; Circolari per l'orario degli uffici e per il funzionamento degli uffici; Comunicazioni relative a variazioni anagrafiche; Consiglio regionale e provinciale: carteggio con gli uffici militari per aggiornamento di ruoli; Consiglio regionale e provinciale: carteggio tra comuni per l'aggiornamento dei ruoli matricolari; Consiglio regionale e provinciale: matrici di richieste di congedi anticipati; Consiglio regionale e provinciale: verbali dell'ufficio centrale circoscrizionale relativi al completamento delle operazioni elettorali; Consiglio regionale e provinciale: verbali sezionali privi di allegati (comunque non prima della decisione di eventuali ricorsi); Conto dell'economato (conservando eventuali prospetti generali); Copia di deliberazioni per liquidazione indennità alla Commissione elettorale mandamentale e ad altre commissioni non comunali; Copia di delibere per pagamento di gettoni di presenza ai partecipanti alle commissioni; Copia di lettere di trasmissione di denunce di malattie infettive; Copie degli elenchi dei buoni libro concessi e documentazione di supporto (conservando l'elenco dei percipienti ed eventuali relazioni o rendiconti speciali; eventuali fatture dovranno essere conservate per dieci anni); Copie degli inviti agli utenti convocati per la verifica biennale dei pesi e delle misure o per altri adempimenti; Copie delle comunicazioni delle sezioni relative ai dati parziali sul numero dei votanti (conservando eventualmente la copia dei fonogrammi trasmessi per l'insieme delle sezioni); Copie di attestati di servizio; Copie di atti giudiziari notificati dal Comune; Copie di atti notori; Copie di deliberazioni per contributi assistenziali diversi (conservando le richieste o le proposte); Copie di deliberazioni per contributi ad enti e associazioni diverse (conservando le richieste); Copie di delibere di liquidazione di contributi per concerti, attività culturali, biblioteca comunale, biblioteche scolastiche (conservando la corrispondenza o la richiesta, una copia dei programmi e dei manifesti e gli elenchi dei libri forniti); Copie di delibere di liquidazioni dei compensi al personale straordinario per corsi serali e carteggio transitorio sui corsi (conservando gli atti di interesse per il personale che ha prestato servizio e relazioni finali, programmi di spesa, altri documenti riassuntivi); Copie di istruzioni a stampa (conservandone una per ciascuna elezione); Copie e minute dei progetti, sia realizzati che non realizzati;

25 25 / 33 Corrispondenza interlocutoria per commemorazioni e solennità civili (conservando carteggi generali per l'organizzazione delle manifestazioni, una copia degli inviti, degli stampati e dei manifesti, gli atti dei comitati, eventuali rendiconti particolari ed eventuali fatture per dieci anni); Corrispondenza per la richiesta di licenze di pubblica sicurezza o rilasciate da altri uffici; Corrispondenza per la richiesta e la trasmissione di certificati di esito di leva; Corrispondenza relativa alla formazione delle schede personali, alle aggiunte o alle cancellazioni dalle liste; Delegazioni alla celebrazione di matrimonio in altri comuni; Documenti di carico e scarico dei bollettari delle imposte; Domande di allacciamento all'acquedotto e richieste di concessione di illuminazione, ove le stesse non facciano fede di contratto (in tal caso saranno eliminabili cinque anni dopo l'esaurimento del contratto); Domande di commercianti per deroghe all'orario dei negozi; Domande di occupazione temporanea di spazi ed aree pubbliche per fiere, mostre, comizi, feste (conservando quelle relative a concessioni permanenti [ p.es. passi carrabili ] per quarant'anni ed eventuali registri indefinitamente); Domande di partecipazione alla Befana e ad altre elargizioni; Domande per la concessione dei libretti di lavoro e libretti restituiti al Comune; Domande per la richiesta di certificati, carteggi per la loro trasmissione; Domande per pubbliche affissioni (conservando le pratiche che hanno dato luogo a contenzioso); Elenchi dei turni di servizio della Polizia Municipale (conservando i regolamenti); Elezioni dei deputati alla costituente; Verbali degli uffici centrali di circoscrizione concernenti il completamento delle operazioni di votazione; Elezioni dei deputati alla costituente Verbali sezionali con allegati Elezioni della Camera e del Senato Carteggio relativo alla designazione dei rappresentanti di lista presso gli uffici di sezione, dal 1976; Elezioni della Camera e del Senato Verbali degli uffici centrali di circoscrizione per il completamento delle operazioni; Elezioni della Camera e del Senato Verbali sezionali, privi di allegati: Estratti dei verbali dell'ufficio centrale circoscrizionale relativi al riesame di voti contestati; Fascicoli e schede personali dei giudici popolari; Fascicoli e schede personali di cittadini cancellati dalle liste per morte o emigrazione; Lettere di rifiuto di partecipazione alle aste, offerte di ditte non prescelte; Lettere di trasmissione di carte d'identità; Lettere di trasmissione di passaporti; autorizzazioni alla richiesta degli stessi; Libretti dei veicoli; Liste dei giudici popolari; Liste sezionali se esistono le liste generali; Matrici dei certificati elettorali in bianco e non consegnati; Matrici delle proposte di annotazioni marginali inviate alle Procure; Matrici di bollettari per acquisto materiali di consumo per l'ufficio tecnico; Matrici di buoni di acquisto generi di refezione e comunque di consumo; Matrici o copie di comunicazioni anagrafiche ad altri uffici comunali; Moduli per l'accertamento al diritto del trasporto gratuito degli alunni (conservando eventuali relazioni riassuntive); Note di frequenza, ricevute di pagamento di rette e domande di esonero per scuole materne (conservando gli elenchi dei beneficiati; eventuali fatture dovranno essere conservate per dieci anni);

26 26 / 33 Parlamento Europeo: Carteggi relativi alle designazioni dei rappresentanti di lista presso gli uffici di sezione (conservando eventualmente la documentazione contenente dati più generali); Parlamento Europeo: Estratti del verbale dell'ufficio elettorale provinciale per il riesame delle schede di voti contestati (non prima della decisione c.s.); Parlamento Europeo: Verbali dell'ufficio elettorale provinciale per il riesame delle schede di voti contestati (non prima della decisione c.s.); Parlamento Europeo:Verbali dell'ufficio provinciale relativi al completamento di operazioni; Parlamento Europeo: Verbali sezionali privi di allegati (non prima della decisione di eventuali ricorsi previsti dagli artt. 42 e 43 della L. 24 gennaio 1979, n. 18); Prospetti dei lavori eseguiti dai cantonieri; Prospetti di carattere pubblicitario, richiesti e non richiesti, preventivi di massima non utilizzati; Referendum abrogativi: Carteggio relativo alla designazione dei rappresentanti dei partiti e dei gruppi politici e dei comitati promotori presso le sezioni (conservando eventualmente la documentazione contenente dati generali); Referendum abrogativi: Estratti del verbale dell'ufficio provinciale per il referendum relativo al riesame dei voti contestati e provvisoriamente non assegnati, per ogni sezione; Referendum abrogativi: Verbali di completamento dello spoglio delle schede eseguito da parte dell'ufficio provinciale per il Referendum; Referendum abrogativi: Verbali sezionali privi di allegati; Referendum istituzionale: Verbali degli uffici centrali circoscrizionali concernenti il completamento delle operazioni di votazione. Referendum istituzionale: Verbali sezionali con allegati; Registri e bollettari di spese postali; Registro di carico e scarico dei bollettari; Richiesta di invio di notizie varie relative ai militari (esclusi i periodi bellici); Rubriche interne per il calcolo dei congedi e delle aspettative; Scadenzari dell'ufficio elettorale per la compilazione delle liste; Schede personali dei giovani compresi nella leva di altri comuni o deceduti prima della stessa; Schede personali dei militari da includere nella lista di leva; Solleciti di pagamento fatture pervenuti al Comune; Stampati e circolari per campagne nazionali di lotta contro le malattie; Tabelle provvisorie delle preferenze non costituenti verbale; Telegrammi della Prefettura per l'esposizione della bandiera nazionale conservando le ordinanze e gli avvisi del sindaco; Verbali di consegna di materiale elettorale; verbali di controllo dei verbali sezionali per l'accertamento che non vi siano fogli in bianco; Visite fiscali dei dipendenti comunali e diverse; Documentazione eliminabile dopo sette anni Fogli di lavoro straordinario (conservando eventuali prospetti riassuntivi); Fogli di presenza dei dipendenti; Modelli 740 (copia per il Comune); I sette anni decorrono dall'anno cui si applica la dichiarazione. Documentazione eliminabile dopo dieci anni Atti dei concorsi: copie dei verbali della commissione giudicatrice; Atti di liquidazioni di lavoro straordinario per elezioni; Atti relativi a liquidazione di spese "a calcolo"; Atti relativi a liquidazione di spese di rappresentanza;

27 27 / 33 Atti relativi al riparto dei diritti di segreteria e stato civile, sanitari e tecnici; Atti relativi all'acquisto di autoveicoli e alla loro manutenzione, con dépliant pubblicitari (conservando proposte di spesa, verbali d'asta, contratti); Atti relativi all'alienazione di mobili fuori uso e di oggetti vari; Atti relativi alle contravvenzioni sanitarie (conservando i registri, se esistenti); Autorizzazioni al trasporto di salme fuori del comune; Avvisi di pagamento per compartecipazione di imposte erariali a favore del comune; Bollettari di riscossione delle imposte di consumo e delle sue contravvenzioni (conservando i registri e i prospetti delle contravvenzioni); Bollettari per la riscossione delle contravvenzioni; Bollettari per la riscossione dell'imposta sulla pubblicità, pubbliche affissioni e occupazione di suolo pubblico; Carteggi di liquidazione delle missioni ai dipendenti e agli amministratori, con relative tabelle di missione e documentazione allegata, salvo, se esistenti, prospetti generali; Carteggi di ordinaria e straordinaria manutenzione delle scuole (conservando proposte di spesa, contratti, verbali d'asta e progetti originali); Carteggi per acquisto di vestiario per specifiche categorie di dipendenti (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti); Carteggi per acquisto di attrezzature varie, di mobili e di materiale di cancelleria e pulizia per uffici (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti); Carteggi per acquisto di macchine d'ufficio e di materiale per la loro manutenzione e per la cancelleria (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti); Carteggi per la fornitura di combustibile per riscaldamento (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti); Carteggi per l'acquisto di carburante per gli automezzi (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti); Carteggi per l'acquisto di materiali per l'ufficio tecnico e il magazzino comunale (conservando proposte di spesa, verbali d'asta, contratti); Carteggi per l'organizzazione della leva, locali e arredamento, materiali, cancelleria (conservando i contratti relativi a forniture); Carteggi per pulizia di locali (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti); Carteggi relativi a ordinaria e straordinaria manutenzione di sedi di uffici giudiziari o carceri, (conservando proposte di spesa, progetti originali, verbali d'asta e contratti); Carteggi relativi a sottoscrizione di abbonamenti a giornali e riviste e ad acquisto di pubblicazioni amministrative; Carteggi relativi all'acquisto di materiali di consumo (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti); Carteggi relativi all'acquisto di materiali per illuminazione pubblica, segnaletica stradale, manutenzione di giardini, piazze, vie, argini dei fiumi, fognature; Carteggio interlocutorio e copia di atti per mutui estinti ed accettazioni di eredità; Carteggio interlocutorio relativo alle associazioni di comuni; Carteggio vario transitorio con le farmacie comunali; Cartelle personali dei contribuenti cessati (conservando i ruoli); Cartellini delle carte d'identità scadute e carte scadute e restituite al comune. Copie dei mandati e delle reversali e dei loro allegati; Copie dei preventivi e dei consuntivi (conservando il progetto del bilancio e, Copie di atti per lavori ai cimiteri (conservando l'originale del progetto,i verbali d'asta, i contratti, il conto finale dei lavori e tutti i documenti originali); Copie di avvisi per esumazione di salme nei cimiteri (conservando per almeno 40 anni il registro delle lettere spedite e degli avvisi consegnati); Corrispondenza relativa al personale del consiglio e delle commissioni e alla liquidazione dei loro compensi;

28 28 / 33 Denunce mediche di malattie contagiose a carattere non epidemico se trasmesse ad altri uffici; Domande di ammissione a colonie; Domande di concessione di sussidi straordinari; Domande di iscrizione all'elenco dei poveri (conservando l'elenco); Domande di partecipazione (conservando per 40 anni i diplomi originali di studio e/o i documenti militari); copie di manifesti inviate ad altri enti e restituite; elaborati scritti e pratici; copie di avvisi diversi; copie di delibere; Domande e certificazioni di ditte per essere incluse nell'albo degli appaltatori comunali; Fatture liquidate; Inviti alle sedute del Consiglio e della Giunta (conservando gli ordini del giorno con elenco dei destinatari, i fascicoli delle interpellanze ed eventuali progetti e relazioni); Matrici dei permessi di seppellimento; Matricole delle imposte (conservando i ruoli restituiti dall'esattoria e, in Ordini di sequestro di medicinali in commercio eseguiti su direttive superiori; Registri delle riscossioni dei diritti di segreteria e stato civile (conservando eventuali prospetti riassuntivi annuali); Richieste di informazioni da parte di ospedali ed enti assistenziali; Schedari delle imposte; Stati di avanzamento di lavori pubblici; Verbali delle contravvenzioni di polizia (conservando i registri); Verbali di interramento di animali inadatti all'alimentazione; Verbali sezionali dei referendum abrogativi; Verifiche di cassa dell'imposta di consumo e registro di carico e scarico dei suoi bollettari; Documentazione eliminabile dopo quarant anni Diplomi originali di studio o militari conservati nella documentazione relativa ai concorsi, eventualmente eliminabili prima dei quarant'anni previa emanazione di un'ordinanza con intimazione al ritiro; Domande relative a concessioni permanenti; Registri degli atti notificati per altri uffici; Registro delle lettere spedite agli eredi per esumazione di salme nei cimiteri; Documentazione eliminabile dopo cinquant'anni Mandati di pagamento e riscossione (comprese le eventuali fatture e le cosiddette "pezze d'appoggio", ma conservando l'eventuale carteggio originale come relazioni, perizie, ecc. che talvolta è rimasto allegato al mandato). La corrispondenza in ingresso può essere acquisita dalla AOO con diversi mezzi e modalità in base alla tecnologia di trasporto utilizzata dal mittente. Un documento informatico può essere recapitato: Scarto Lo scarto della documentazione è una delle procedure che deve essere periodicamente messa in atto per la gestione dell'archivio. In primo luogo il Responsabile Conservazione accede all'elenco dei documenti e dei fascicoli che, sulla base della data di creazione della stessa e degli anni di conservazione previsti per le varie tipologie documentarie, risulta scartabile (un fascicolo è scartabile quando anche tutto il suo contenuto è scartabile). L utente crea una nuova proposta di scarto e, successivamente, seleziona la documentazione da inserire e aggiungere alla proposta; l utente può anche visualizzare una proposta di scarto corrente ed eventualmente aggiungere o togliere documenti già inseriti; questo passo potrebbe essere ripetuto più volte in momenti diversi prima della chiusura della proposta.

29 29 / 33 Una volta completato l elenco dei documenti da scartare l operatore chiude la proposta e produce un report della proposta di scarto, ovvero l elenco dei documenti e dei fascicoli che ne fanno parte, corredati dei metadati necessari, per allegarlo alla domanda ufficiale di scarto da inviare alla soprintendenza (creazione della domanda ufficiale ed invio sono gestiti al di fuori del sistema). Alla ricezione della risposta della soprintendenza possono succedere due cose: Viene richiesta una revisione dell elenco e quindi è necessario modificare la proposta di conseguenza Viene accettata la richiesta di scarto Nel primo caso è necessario rimuovere documenti da proposta di scarto, mentre nel secondo caso si può procedere allo scarto vero e proprio. Il Responsabile Conservazione accede all area di gestione dello scarto dove visualizzare le proposte di scarto realizzate nel tempo: le proposte possono essere già state processate oppure ancora in lavorazione. Il Responsabile Conservazione può visualizzare il contenuto delle proposte e soprattutto può dare il via allo scarto della documentazione per quelle ancora da processare. Il processo di scarto prevede le seguenti azioni per ognuno dei pacchetti di archiviazione contenenti i documenti e i fascicoli da scartare: Cancellazione del file binario da scartare (Scarta file binario); Aggiornamento del file metadati del documento scartato per settare lo stato a scartato ; creazione di un nuovo pacchetto con relativo IPdA Al termine di queste operazioni il sistema crea dei nuovi pacchetti, in attesa di essere nuovamente firmati e certificati dal Responsabile Conservazione. Con particolare riferimento al processo di conservazione delle pubbliche amministrazioni descritto nelle nuove Regole tecniche, lo scarto avente a oggetto il pacchetto di archiviazione relativo a documenti di archivi pubblici o anche privati che rivestano un interesse storico particolarmente importante avvenga previa autorizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali rilasciata al produttore, secondo quanto previsto dalla normativa vigente in materia. Parte Settima Presenza di un pubblico ufficiale In aggiunta al D.Lgs. n. 42/2004 (c.d. Codice dei beni culturali), il Legislatore è intervenuto sulla controversa questione dei documenti analogici originali unici con il DPCM del 21 marzo 2013, emanato ai sensi dell'art. 22 del Codice dell'amministrazione digitale (D.lgs. n. 82 del 2005 Tale Decreto indica sia le tipologie di documenti analogici originali unici per i quali permane l obbligo della conservazione dell originale cartaceo (e per i quali, dunque, non è possibile procedere alla conservazione sostitutiva), sia le particolari tipologie per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la necessità di autenticare la conformità all originale a opera di un notaio o di un altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione da questi firmata digitalmente e allegata al documento informatico. Il DPCM del 21 marzo 2013 è utile altresì a individuare un ulteriore categoria residuale di documenti analogici unici, non espressamente ricompresi, per i quali è possibile mettere in atto un processo di conservazione sostitutiva senza che la loro conformità all originale debba essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con apposita dichiarazione firmata digitalmente ed allegata al documento informatico. Inoltre occorre precisare che, in base al disposto del Dpcm 21 marzo 2013, le pubbliche amministrazioni mantengono comunque la facoltà di conservare, in originale analogico unico, documenti diversi da quelli stabiliti dal decreto. Con l entrata in vigore di questo decreto l obbligo generale di conservazione cartacea o di autenticazione della copia digitalizzata in caso di conservazione sostitutiva dei documenti analogici originali unici è dunque venuto meno, in quanto sono state individuate le particolari tipologie di documenti analogici originali unici interessati da questo obbligo ai sensi dell art. 22, comma 5, del Codice dell amministrazione digitale, elencate nella tabella A dell allegato al decreto, ossia:

30 30 / 33 documenti che è possibile dematerializzare e conservare digitalmente, garantendo la conformità all originale attraverso l autenticazione da parte di un notaio o di un altro pubblico ufficiale (ad esempio, decreti del presidente del Consiglio dei ministri, decreti ministeriali, interministeriali o ancora i titoli del debito pubblico); documenti per i quali permane, invece, l obbligo della conservazione dell originale cartaceo (tra questi ultimi troviamo, a titolo di esempio, gli atti giudiziari, processuali o di polizia giudiziaria e gli atti notarili). Parte Ottava Normativa in vigore Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 Dicembre 2013, recante Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 3, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 ; Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 21 marzo 2013, recante Individuazione di particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformita' all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a cio' autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico, ai sensi dell'art. 22, comma 5, del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni. ; Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, recante Codice dell'amministrazione digitale ; Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, e successive modificazioni, recante Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428 ; Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, recante Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa ; Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e successive modificazioni, recante Codice in materia di protezione dei dati personali ; Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e successive modificazioni, recante Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell'articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137 ; Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004, recante Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - articolo 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 ; Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013, recante Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71 ;

31 31 / 33 Parte Nona Disposizioni finali Modalità di comunicazione del manuale Il Manuale del Sistema di Conservazione Sostitutiva dei documenti informatici è reso pubblico dal Comune di Alberobello per via telematica sul sito istituzionale Aggiornamento del manuale Ogni qual volta che per esigenze organizzative, adeguamento alla normativa o alle regole tecniche si renda necessario adeguare le norme del presente manuale, il Responsabile della Conservazione vi provvede con tempestività. Rinvio Per quanto non espressamente previsto nella presente disciplina, si fa rinvio alla normativa vigente, allo Statuto, ai regolamenti e agli atti organizzativi dell Ente. Allegati 1. Tabella A allegata al DPCM 21 marzo 2013 Documenti analogici originali unici per i quali permane l'obbligo della conservazione dell'originale cartaceo oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico. 1. Decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri, decreti ministeriali e interministeriali; 2. Atti amministrativi da adottarsi nella forma del decreto del Presidente della Repubblica, ai sensi della legge 12 gennaio 1991, n. 13; 3. Decreti dirigenziali e direttoriali. Ministero dell economia e delle finanze Ministero delle politiche agricole e forestali Ministero degli affari esteri Ministero dell interno 1. Titoli del debito pubblico non dematerializzati; 2. atti e documenti conservati in unico originale presso i Servizi di pubblicità immobiliare; 3. planimetrie catastali; 4. mappe di impianto del catasto terreni e del catasto edilizio urbano; 5. atti di aggiornamento cartografico (tipi di frazionamento, particellari e mappali), anteriori al processo di nformatizzazione 1. Documenti relativi alla certificazione CITES emessi ai sensi dell art. 10 del Regolamento (CE) 388/97; 2. licenze e permessi speciali di pesca 1. atti privati con valore notarile sottoscritti dai titolari delle sedi e degli uffici consolari; 2. stampati a valore di pertinenza A. In materi di tutela dei diritti civili, compresi quelli delle confessioni religiose, di cittadinanza, immigrazione e asilo:

32 Ministero delle infrastrutture e dei trasporti Ministero per i beni e le attività culturali 32 / ) delibere del Consiglio di amministrazione del Fondo Edifici di culto (FEC) e atti ad essa correlati, atti e provvedimenti relativi alle situazioni giuridiche dei beni oggetto del patrimonio del FEC, sia storici che correnti; 2. 2) certificazioni della condizione di apolidia ai sensi dell art. 17, del D.P.R. n. 572/1993 e nulla osta al riconoscimento della cittadinanza italiana, ai sensi della legge , n. 379, nonché della legge , n B. In materia di amministrazione generale, politiche del personale dell Amministrazione civile e promozione e sviluppo delle relative attività formative: 1. atti e documenti della Biblioteca del Ministero dell interno. C. In materia di difesa civile, politiche di protezione civile e di prevenzione incendi: 1. atti soggetti alla classificazione di segretezza e al segreto di Stato custoditi dalla Direzione Centrale per la Difesa Civile e le Politiche di Protezione Civile del Dipartimento dei VV.F., del soccorso pubblico e della difesa civile. D. In materia di garanzia della regolare costituzione degli organi elettivi degli anti locali e del loro funzionamento, vigilanza sullo stato civile e sull anagrafe: 1. atti e registri di stato civile redatti in doppio originale e conservati dalla prefettura competente oltre che dal Comune, fino alla realizzazione dell archivio unico informatico presso ciascun Comune del Centro nazionale di raccolta dei supporti informatici contenente tutti i dati registrati egli archivi informatici comunali di cui all articolo 10 del D.P.R n. 396/2000; E. gli atti soggetti alla classificazione di segretezza e al segreto di Stato; F. gli atti inerenti alla tutela della sicurezza dello Stato, dell ordine e della sicurezza pubblica; G. atti relativi alla attività ispettiva e all attività di vigilanza, anche su delega dell Autorità giudiziaria, dell Ufficio Centrale Ispettivo del Dipartimento della pubblica sicurezza. 1. certificati di bordo rilasciati ai sensi della Convenzione SOLAS Piani paesaggistici e protocolli e

33 33 / 33 disciplinari degli stessi Documenti analogici originali unici per i quali permane l'obbligo della conservazione dell'originale cartaceo. 1. Atti contenuti nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica; 2. atti giudiziari, processuali e di polizia giudiziaria per i venti anni successivi; 3. Opere d arte; 4. Documenti di valore storico-artistico, ivi compresi quelli in possesso delle Forze armate; 5. Documenti, ivi compresi quelli storico-demaniali, conservati negli archivi, nelle biblioteche e nelle discoteche di Stato, ivi compresi gli atti e documenti conservati nella biblioteca storica dell ex Centro Studi Esperienze della Direzione Centrale per la Prevenzione e la Sicurezza Tecnica del Dipartimento del VV.F., del soccorso pubblico e della difesa civile; 6. atti notarili; 7. atti conservati dai notai ai sensi della legge 16 febbraio 1913, n. 89, prima della loro consegna agli Archivi notarili; 8. atti conservati presso gli Archivi notarili. 2. Manuale Conservazione CREDEMTEL SPA 3. Documento HALLEY INFORMATICA