LINEE GUIDE PER IL CORRETTO UTILIZZO DELLA PIATTAFORMA

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1 LINEE GUIDE PER IL CORRETTO UTILIZZO DELLA PIATTAFORMA Nella home page del portale inserire il proprio codice convenzione e la relativa password nell apposito form e cliccare su Entra Le credenziali permetteranno di accedere alla pagina principale dove la SFL ( Sede Formativa Locale) potrà gestire autonomamente le proprie attività in FAD e/o in AULA, i dati anagrafici e di accesso e visualizzare i vari alert e notifiche Tasti funzione Tasti funzione Tasti Funzione (permettono un accesso rapido a diverse pagine) I quattro tasti presenti in alto a sinistra rappresentano una sorta di scorciatoia per l accesso a determinate pagine di utilizzo più diffuso, senza fare troppi click. Ritorna alla homepage Generazione di un nuovo corso in modalità AULA Elenco dei codici FAD generati Modifica Account In alto a destra troverete invece dei tasti funzione che possiamo definire box-informazioni, che consentiranno di ricevere le ultime notizie relative agli argomenti sotto riportati.

2 Report del Credito Report dei Bonus Riepilogo note corsi in scadenza (in fad o in aula) Notifiche Corsi in FAD Notifiche Corsi in Aula Gestione messaggi di posta L ultima icona in alto a destra è il tasto funzione per il logout. Selezionandolo potrete uscire dalla piattaforma (cliccando su Esci) o entrare nella pagina di modifica del profilo aziendale. Il menù - Modifica Profilo - Esci dalla piattaforma Il menù di sinistra permette l accesso completo alle varie funzioni delle attività riguardanti i corsi in FAD, i corsi in AULA e la CONTABILITA. Corsi in FAD» Generazione codici» Report corsi Venduti» Report corsi generati» Report corsi non assegnati» Ritiro attestati FAD Corsi in AULA» Creazione corso in aula» Gestione corso in aula» Archivio corsi in aula» Ritiro attestati AULA Contabilità» Note di pagamento FAD» Note di pagamento AULA» Riepilogo movimenti» Effettua una ricarica» Effettua un pagamento

3 Corsi in FAD» Generazione codici Il tasto Generazione codici (il primo visualizzabile nel menù a sinistra sotto la voce Corsi in Fad) consentirà l inserimento di tutte le principali informazioni necessarie per generare un nuovo codice formazione a distanza (FAD): 1. Seleziona il corso: il menù a tendina permetterà di scegliere la tipologia di corso di cui si necessità tra quelli possibili in modalità e-learning 2. Inserisci il numero di codici da generare: le freccette consentiranno di inserire il numero di codici da generare per la stessa tipologia di corso scelta sopra 3. Inserisci una descrizione mnemonica per la generazione di questi codici: dà la possibilità di inserire una nota mnemonica opzionale per la SFL I codici generati verranno riportati (nel numero massimo di 10) nella finestra sottostante con l indicazione della data di creazione e dello stato di assegnazione.» Report corsi venduti La pagina riporta l elenco dei corsi acquistati da utenti attraverso il carrello integrato (e non generati automaticamente dalla pagina generazione dei codici) riportando anche il totale spesa e lo stato di transazione di pagamento, a cui risulta legato l invio del codice). Sarà possibile inoltre copiare l elenco e/o scaricarlo in formato Excel cliccando sugli appositi tasti in alto a destra» Report corsi generati In questa pagina è presente il riepilogo di tutti i codici generati dalla SFL ed assegnati ad un utente, con l indicazione dei dati anagrafici inseriti in fase di registrazione e le informazioni cronologiche su attivazione,

4 ultimo accesso e data esame. L ultima colonna di ogni riga indica riporta la percentuale di svolgimento del corso ed in particolare: Corso completato con esame superato Corso completato ed esame ancora non effettuato Corso non ancora completato È possibile accedere ai fati completi dei vari utenti premendo sul tasto: Sarà possibile effettuare una ricerca tra i vari utenti presenti nella lista inserendo il codice e/o il cognome nel campo cerca e affinare la ricerca selezionando i tasti cronologici (ultima settimana, ultimo mese etc.)» Report corsi non assegnati La pagina prevede il riepilogo dei codici generati attraverso la piattaforma, ma non ancora assegnati ad alcun utente. Per ogni codice viene riportata la data di generazione. Anche in questo caso sarà possibile copiare l elenco e/o scaricarlo in formato Excel cliccando sugli appositi tasti in alto a destra» Ritiro attestati FAD È lo sportello di ritiro automatico degli attestati emessi. L attestato in formato pdf, riporterà tutti i dati dell utente inseriti in fase di registrazione e la firma in digitale del Soggetto Formatore Scaricato l attestato, automaticamente verrà spuntato il tasto di lettura, mentre la SFL potrà scegliere di flaggare o meno, come nota mnemonica, la casella stampato. Cliccando sul punto interrogativo ( ) presente accanto al titolo di ogni pagina sarà possibile sempre visualizzare un video tutorial di spiegazione per l utilizzo della stessa

5 Corsi in AULA» Creazione corso in aula Il tasto Creazione corso in aula (visualizzabile nel menù a sinistra) consentirà l inserimento di tutte le principali informazioni per l attivazione di un corso in presenza da svolgersi in aula e/o campo scuola. Le stesse compariranno sul frontespizio del registro scaricabile fa piattaforma al termine della programmazione del corso Presunta data di inizio: permetterà di selezionare sul calendario il giorno in cui si intende far iniziare il corso in presenza. (N.B.: il modulo deve essere compilato almeno uno giorni prima della data presunta di inizio corso); Seleziona tipologia di corso: permette di scegliere il tipo di corso che si intende programmare (basterà inserire il codice del corso o una parola chiave e si aprirà un menù a tendina con tutti i titoli di riferimento); (N.B.: nel caso venga selezionato un corso per il quale vengano richieste informazioni aggiuntive al titolo comparirà una casella apposita che dovrà obbligatoriamente essere compilata per poter continuare con l attivazione del corso) Sede di svolgimento del corso: indicare l indirizzo dove viene svolta l attività formativa; Sede di svolgimento della parte pratica (opzionale): compilare anche questo campo se il corso prevede lo svolgimento di una parte pratica; Provincia di riferimento per lo svolgimento del corso: selezionare la provincia in cui viene svolto il corso; Inserisci una nota mnemonica sul corso (opzionale): è un campo libero (visibile solo in piattaforma) da utilizzarsi per indicare una un dato particolare del corso in creazione, come ad esempio il nome dell azienda; ID corso di riferimento (opzionale): per collegare il corso ad eventuali attività formative già svolte in precedenza Seleziona il responsabile del corso: selezionare nel menù a tendina il docente responsabile dell attività formativa. (N.B.: inserendo il cognome o il relativo numero di accreditamento sarà possibile selezionare il docenti che abbia preventivamente richiesto e ricevuto l incarico come responsabile dell attività formativa. Quest ultimo verrà individuato in base alle competenze dichiarate nella richiesta qualifica docente. Tale modulo viene utilizzato in fase di accreditamento al Registro dei Formatori Sicurezza.) (?) Seleziona un docente per il corso: indicare il nome del o dei docenti che interverranno nelle varie lezioni (N.B.: inserendo il cognome o il relativo numero di accreditamento sarà possibile selezionare il docenti che abbia preventivamente richiesto e ricevuto l abilitazione come formatore d aula o pratico per il corso in programma. RICORDIAMO per i corsi ai sensi dell art. 73 comma 5 rispettare sempre il rapporto di 1 docente ogni 6 discenti per la parte pratica e il rapporto 1 docente ogni 24 discenti per la parte teorica. Per tutti gli altri corsi da svolgersi in aula il numero massimo dei partecipanti per ogni docente è di 35 unità, salvo attività formative

6 particolari, ad es. corsi PIMUS per questi si possono avere in aula fino a 30 unità e un docente ogni 5 allievi nella parte pratica. Al termine bisognerà cliccare sul tasto Crea un nuovo corso per passare alla fase successiva. Il corso creato sarà visualizzabile e completabile cliccando su Gestione corsi in aula.» Gestione corsi in aula Il tasto Gestione corsi in aula permette di gestire tutti i corsi programmati (identificabili con un ID, presente nella prima colonna di sinistra), per completare l attivazione, procedere alla chiusura e/o verificarne lo status (visualizzabile invece nella penultima colonna a destra). Le due icone iscritti e lezioni permetteranno di inserire le date del corso e i partecipanti per permettere l inizio delle lezioni. Il tasto documenti consentirà di caricare il materiale prodotto durante lo svolgimento del corso al fine della validazione. Le due icone presenti nel tasto funzione permetteranno invece di visualizzare e/o modificare alcuni dati inseriti nella pagina iniziale di creazione del corso in aula Sarà possibile effettuare una ricerca tra tutti i corsi presenti inserendo l id o una parola chiave nell apposita casella cerca o effettuare una scrematura nella ricerca selezionando i tasti status ( in corso, in attesa, da chiudere, chiusi) 1. Lezioni: Cliccando sull icona lezioni sarà possibile inserire le date e gli orari in cui si intende svolgere il corso. Nella prima stringa sarà possibile visualizzare il riepilogo delle ore programmate e quelle restanti per la corretta attivazione del corso. Il colore della stringa rosso o verde evidenzierà l errata o corretta programmazione del corso. In Crea nuova lezione indicare: data, ora di inizio, durata della lezione e la sintesi del programma (se non la si conosce in fase di attivazione sarà possibile, lasciando bianco il campo, inserirla manualmente durante la compilazione giornaliera del registro). Le varie lezioni programmate compariranno riepilogate in basso in Elenco delle lezioni in calendario per questo corso. Alla fine di ogni stringa ci sono icone-funzione: una matita, per la modifica della lezione programmata, due fogli sovrapposti per duplicare le lezioni e un cestino per eliminarla. Nel caso in cui si debba duplicare una lezione (di solito un modulo pratico), per esempio perché si richiama in formazione un secondo gruppo di partecipanti, è possibile utilizzare il pulsante duplica lezioni, tale comando non aumenta il numero complessivo di ore del corso, semplicemente consente di generare un secondo foglio firme per lo stesso modulo organizzato in date e orari differenti al precedente.

7 NB i tasti matita e cestino, non saranno più visualizzabili superata la data di programmazione 2. Iscritti: la pagina consentirà l inserimento di tutti i dati anagrafici e aziendali degli iscritti al corso. Inserendo il codice fiscale verranno precompilati in automatico i campi luogo e data di nascita. Si precompileranno tutti gli altri campi nel caso in cui l utente abbia già partecipato ad altri corsi e risulta pertanto censito dalla piattaforma Campi ateco e mansione chiedere conferma a peppe. Dopo ogni inserimento deve sempre cliccare su Inserisci discente per confermare i dati inseriti. Scorrendo in basso sarà possibile visualizzare l elenco dei discenti inseriti, modificarne i dati attraverso i tasti funzione e caricare la foto in formato fototessera con orientamento verticale, per il rilascio del patentino (per i corsi ai sensi dell art. 73 comma 5) Le schede anagrafiche dei partecipanti sono modificabili entro il primo giorno di corso pertanto, prima di stampare il registro, bisogna ricontrollare i dati inseriti a portale ed eventualmente rettificarli. Se la partecipazione di un utente è in dubbio è sempre meglio inserire il suo nominativo, se non si presenterà verrà segnato ASSENTE sul registro. Al termine del corso nella pagina gestione dei corsi in presenza, cliccando sull icona iscritti bisognerà inserire il segno di spunta accanto ai partecipanti idonei a ricevere l attestato. Confermare, solo dopo, la chiusura del corso per la validazione finale.

8 3. Documenti A corso concluso la sede dovrà caricare tutti i documenti necessari per la validazione del corso: 1. Il registro presenze allievi (scaricabile in piattaforma) 2. Il verbale di chiusura attività (scaricabile in piattaforma) 3. I test teorici 4. Le schede per le attività pratiche 5. Gli attestati di formazione pregressa (nel caso di corsi di aggiornamento) 6. Il modulo per conformità locali per sede diversa (nel caso in cui il corso si svolga in sede diversa da quella qualificata)» Archivio corsi in Aula In Archivio corsi in Aula si troverà un riepilogo di tutti i corsi attivati. Si potrà effettuare una scrematura nella ricerca selezionando i tasti cronologici che permettono di visualizzare solo i corsi in un determinato stato: Tutti i corsi che non sono stati ben programmati o che non risultano ancora in corso non sono presenti in questa pagina.» Ritiro attestati AULA In questa pagina la SFL potrà ritirare gli attestati (in formato zip) di tutti i corsi validati cliccando sulla relativa icona.

9 Contabilità»Note di pagamento FAD»Note di pagamento AULA»Riepilogo movimenti»effettua una ricarica»effettua un pagamento» Note di Pagamento FAD La pagina prevede un riepilogo di tutte le note di pagamento generate dalla piattaforma alla conclusione di un corso in FAD dopo aver sostenuto l esame. In ogni stringa oltre al riepilogo dei dati del corso in fad (ID Corso, Descrizione Corso, Numero di validati, Prezzo unitario, totale e totale ivato) verrà riportata la scadenza della relativa nota, lo stato del pagamento della stessa ( se non effettuato, se saldato), la nota da scaricare in versione pdf e la funzione di pagamento. Cliccando sul tasto paga, si verrà reindirizzati alla pagina Effettua un pagamento con i dati di pagamento della nota già inseriti. N.B.: Cos è una Nota di Pagamento? Alla chiusura di un corso viene generata una nota di debito o Nota di Pagamento. Tale nota ha una data di scadenza che viene predeterminata dalla piattaforma rispetto agli accordi presi con il centro. Alla data di scadenza di una nota pagamento fad verranno bloccati i ritiri dei corsi con nota scaduta e dal giorno dopo sarà presente in piattaforma un banner di disturbo che comporterà la perdita di circa 10 secondi per ogni operazione che l utente vuole fare.

10 » Note di Pagamento AULA Questa pagina, del tutto simile a quella per le Note di Pagamento FAD, prevede un riepilogo di tutte le note di pagamento generate dalla piattaforma alla chiusura di un corso in aula. Come per la FAD anche qui, in ogni stringa il riepilogo dei dati del corso in aula (ID corso, Descrizione Corso, Numero di validati, Prezzo unitario, totale e totale ivato), verrà riportata la scadenza della relativa nota, lo stato del pagamento della stessa ( non effettuato, se saldato), la nota da scaricare in versione pdf e la funzione di pagamento. Anche qui, cliccando sul tasto paga, si verrà reindirizzati alla pagina Effettua un pagamento con i dati della nota di pagamento già inseriti. N.B.: Alla data di scadenza di una Nota Pagamento Aula, vengono bloccati i ritiri dei corsi con nota scaduta e il giorno dopo la scadenza verranno bloccate le procedure di chiusura dei corsi. se» Riepilogo Movimenti In questa pagina sarà possibile avere un riepilogo di tutti i movimenti contabili. Verrà riepilogato, accanto ad ogni pagamento (riportato sulle singole stringhe), la data della transazione, il Totale, il Totale ivato, il Tipo di Pagamento, il Tipo di Movimento e l Identificativo Operazione. Alla fine della stringa, nell ultima casella, si avrà la possibilità di scaricare la Fattura in formato Pdf.» Effettua una ricarica Per quello che concerne i pagamenti sono previste due modalità: Modalità Pagamento Standard e Modalità Ricarica. Quest ultima, permette di acquistare dei crediti prepagati in piattaforma con i quali saldare le note di pagamento. Nel caso la SFL avesse credito sufficiente allo scadere di una nota, tale nota potrà essere pagata in autonomia dal cliente grazie ai crediti prepagati. La pagina Effettua una ricarica permetterà alla SFL di effettuare una ricarica e di ottenere così un credito prepagato da utilizzare per il saldo dei corsi. Il pagamento potrà essere effettuato in vari modi, facendo attenzione alle transazioni fatte con PayPal che per essere complete dovranno seguire un determinato percorso che verrà segnalato fisso in schermata e che riportiamo anche di seguito:

11 Attenzione! Una volta terminata la procedura di pagamento sicuro tramite il sito di PayPal attendere che venga caricata nuovamente la piattaforma FISMIC Form per permettere l'automazione del processo di pagamento. Per qualsiasi dubbio in merito al sistema di pagamento o alle transazioni non esitate a contattare i nostri operatori. La schermata riporta, in maniera essenziale, il primo passo per effettuare il processo di ricarica, inserendo la cifra desiderata e premendo sul tasto Effettua Ricarica si verrà rimandati ad una schermata per effettuare il pagamento. Più in basso nella stessa pagina, ritroverete il riepilogo delle ultime dieci ricariche effettuate con riferimento alla Track id, la data della ricarica, il totale e lo stato della ricarica per avere conferma dell avvenuta transazione.