Report sull utilizzo del sito intranet aziendale

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1 Arcispedale S. Anna Funzioni di Staff Funzione Internet-Intranet giugno 010 Report sull utilizzo del sito intranet aziendale Premessa Durante i mesi di maggio e giugno 010 è stato svolto da Federica Fiorini e Luca Dall Acqua il corso di formazione rivolto alla rete dei referenti informativo/informatico aziendali in tema di La comunicazione interna aziendale: strumenti di miglioramento. La finalità era sviluppare la consapevolezza dei principi e dei linguaggi della comunicazione interna aziendale, con particolare riferimento alla conoscenza del Sistema intranet, approfondendo l architettura attuale e introducendo gli sviluppi futuri. Il programma ha voluto quindi fornire indicazioni sulle logiche redazionali ed organizzative che regolano la gestione del sito intranet aziendale e trasmettere istruzioni pratiche per la corretta consultazione dello strumento al fine di facilitare la consultazione dei dati e dei documenti esistenti, aumentare la divulgazione delle informazioni all interno delle unità operative, favorire l implementazione delle informazioni all interno del sistema intranet e orientare i colleghi nel reperimento di notizie, iniziative e procedure aziendali. All interno di questo contesto è stato somministrato un questionario per analizzare: 1. gli stili di consultazione del sito intranet attuale,. le difficoltà nella ricerca delle informazioni,. le aspettative inerenti il nuovo sito in costruzione. 1

2 Campione di riferimento La rete dei referenti è costituita da 0 persone dipendenti dell Azienda Ospedaliero-Universitaria di Ferrara che appartengono rispettivamente alle seguenti categorie professionali: - infermieri - tecnici di laboratorio - fisioterapisti. Dal grafico 1 si evince che la maggior parte dei referenti riveste il ruolo di infermiere. Professione dei rispondenti INFERMIERE TSRM FISIOTERAPISTA Grafico 1 - Professione Dal grafico emerge che: il 5% ha un anzianità di servizio tra i 0 e i 0 anni, il 7,5% tra i 5 ed i 10 anni ed il 0% tra i 10 ed i 0 anni. Anzianità di servizio 1 11 meno di 5 anni tra 5 e 10 anni tra 10 e 0 anni tra 0 e 0 anni tra 0 e 0 anni 8 Grafico - Anzianità di servizio

3 Risultati Alla domanda 1 che chiedeva Prima di questo corso era a conoscenza della presenza del sito intranet aziendale il 100% dei rispondenti ha dichiarato di si. Per quanto riguarda la frequenza di consultazione del sito gli intervistati evidenziano un utilizzo saltuario del sito (15 su 0 indicano qualche volta al mese e 11 su 0 indicano qualche volta a settimana). Frequenza consultazione sito intranet aziendale ogni giorno qualche volta la settimana una volta a settimana qualche volta al mese 8 Grafico - Frequenza di consultazione Circa un terzo dei partecipanti esprime difficoltà nelle ricerca delle informazioni. Facilità nel trovare informazioni che si cercano 1 1 si no non risponde Grafico - Facilità nella ricerca

4 L aspetto che emerge come più critico nella ricerca delle informazioni è la struttura dispersiva delle sezioni. Aspetti che rendono difficile la ricerca delle informazioni mancanza di informazioni ricercate struttura dispersiva delle sezioni titoli delle sezioni non chiare 1 Grafico 5 - Aspetti critici nella ricerca Tra le sezioni più ricercate all interno del sito vi sono: la modulistica, i corsi formativi e la documentazione relativa all Accreditamento. Informazioni cercate all'interno del sito intranet corsi di formazione documentazione dell'accreditamento informazioni di carattere generale modulistica rassegna stampa Grafico - Informazioni ricercate nel sito

5 Oltre il 50% dei rispondenti risponde in modo affermativo alla domanda riportata in grafico 7 e sottolinea come principali cause di difficoltà a consultare il sito la mancanza di tempo durante l attività lavorativa (grafico 8) e la mancanza di un pc a disposizione; se si incrocia questa informazione con la domanda aperta n 10 sulle aspettative (grafico 11), dove emergono alcuni dati inerenti il desiderio di poter consultare il sito intranet anche da casa (7 persone), si può ipotizzare che comunque l intenzionalità di essere informati è presente, nonostante le difficoltà organizzative. Le capita di aver bisogno/desiderio di consultare il sito intranet e di non avere le condizioni per poterlo fare? 18 si no Grafico 7 Possibili impedimenti per il consulto del sito intranet mancanza di un pc a disposizione 8 mancanza di competenze informatiche mancanza di tempo durante le attività lavorative 0 mancanza di conoscenza su quello che posso trovare all'interno del sito 1 Grafico 8 Impedimenti per la consultazione 5

6 I partecipanti (50% del campione) dichiarano come maggiormente utili le sezioni riguardanti gli aspetti formativi e organizzativi. Sezioni utili da incrementare modulistica - procedure linee guida - istruzioni operative formazione (competenze, corsi e letteratura scientifica) maggiore comunicazione interna 1 5 condivisione e aggiornamento informazioni Grafico 9 Sezioni più utili Alla richiesta di individuare gli aspetti più importanti verso il nuovo sito intranet, il dato più consistente riguarda gli strumenti per il dialogo con i colleghi e i progetti aziendali. Aspetti importanti riguardanti il nuovo sito intranet informazioni inerenti il nuovo ospedale di Cona modulistiche provenienti dai servizi progetti aziendali 15 strumenti per il dialogo con i colleghi 0 non risponde Grafico 10 Aspetti importanti per il nuovo sito

7 I partecipanti hanno risposto anche all ultima domanda aperta che riguardava le aspettative esprimendo aspetti inerenti la condivisione delle informazioni e l accesso da remoto. Aspettative riguardo il nuovo sito intranet 9 corsi di aggiornamento maggiore comunicazione fra u.o. accesso dall'esterno condividere informazioni semplificare e velocizzare le ricerche 7 Grafico 11 Aspettative sul nuovo sito intranet Conclusioni Il sito intranet è online da quasi anni e, da questa indagine conoscitiva, risulta conosciuto a tutto il campione intervistato. Le statistiche di accesso al sito intranet indicano che le visite quotidiane sono circa di 00 persone e, alla luce dei risultati di consultazione emersi, si ipotizza che esse siano costituite prevalentemente da personale amministrativo e con funzioni di coordinamento e dirigenza che ricercano all interno del sito intranet dati, report, informazioni e altri documenti utili allo svolgimento delle attività lavorative. Questa mini-indagine conoscitiva ha rappresentato un momento privilegiato di raccolta di informazioni da parte di un target della popolazione interna all azienda che costituisce la prevalenza dei dipendenti e cioè la componente infermieristica e che ad oggi risulta poco rappresentata dalle statistiche e non coinvolta nella redazione web. Tra le opzioni suggerite dal questionario emergono come importanti strumenti di dialogo con i colleghi e informazioni sui progetti aziendali. Come aspettative rilevate risultano maggior condivisione delle informazioni e accesso da remoto. In previsione del progetto di restyling del sito in corso emerge come elemento importante che gli aspetti critici nella ricerca delle informazioni riguardano la struttura dispersiva delle sezioni. A conclusione di questo momento informativo e formativo è stato inoltre somministrato un questionario di apprendimento da cui si evince che il corso ha costituito un importante opportunità per favorire la comunicazione interna e la divulgazione delle attività in tema di comunicazione svolte a livello aziendale. 7 Dr.ssa Federica Fiorini