Ministero dell Istruzione, dell Università e della Ricerca. Processo di Trasferimento

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1 Processo di Trasferimento

2 1. GENERALITÀ SCOPO DEL DOCUMENTO FINALITÀ DEL TRASFERIMENTO FASI E RESPONSABILITÀ DEL PROCESSO START UP Finalità Modalità di svolgimento PASSAGGIO DELLA CONOSCENZA Finalità Modalità di svolgimento OSSERVAZIONE Finalità Modalità di svolgimento VERIFICA Finalità Modalità di svolgimento CONSEGNA Finalità Modalità di svolgimento CONVALIDA Finalità Modalità di svolgimento MONITORAGGIO DEL PROCESSO DI TRASFERIMENTO COMPLETAMENTO DELLE ATTIVITÀ COMPITI E RESPONSABILITÀ DELLE PARTI Compiti e responsabilità del Fornitore Compiti e responsabilità dell Amministrazione Compiti e responsabilità del Fornitore subentrante Compiti e responsabilità del Monitore RENDICONTAZIONE DELLE ATTIVITA PENALI ALLEGATI AL PIANO DI TRASFERIMENTO...17 Processo_di_Trasferimento_ doc Pag. 2 di 18

3 1. GENERALITÀ 1.1. Scopo del documento Il presente documento fornisce una descrizione delle attività finalizzate a favorire l inserimento nella gestione operativa del SIMPI del personale che dovesse subentrare all attuale Fornitore, con l obiettivo di minimizzare gli eventuali rischi connessi Finalità del trasferimento Il Processo di Trasferimento del SIMPI dal Fornitore al Fornitore Subentrante (FS), per le finalità del trasferimento risulta distinto nelle fasi principali descritte di seguito, che il fornitore è tenuto a svolgere. Tali fasi sono finalizzate a: avviare e riesaminare le attività di trasferimento e presentare il sistema (Start-up); acquisire ed approfondire da parte del FS la conoscenza del Sistema (Passaggio della conoscenza); visionare le funzionalità del sistema e le modalità operative (Osservazione) verificare la rispondenza degli oggetti di consegna rispetto a quanto dichiarato in sede di passaggio della conoscenza (Verifica); consegnare formalmente, per il tramite dell Amministrazione, le entità componenti il Sistema oggetto del trasferimento (Consegna). Validare formalmente la correttezza e completezza delle entità componenti prese in carico e trasferite nella fase di consegna (Convalida) Temporalmente tali fasi sono precedute da un periodo iniziale di impostazione attività allo scopo di organizzare e predisporre le attività a seguire. In tale periodo dovrà essere predisposto, ed approvato dall Amministrazione, il Piano tempificato delle attività di Trasferimento (PTT). Al fine di garantire il monitoraggio dello stato di avanzamento delle attività svolte per le fasi sopra indicate, ed il rispetto dei piani concordati, sono previsti degli incontri aventi come obiettivo il monitoraggio dello stato di avanzamento delle attività e l analisi e risoluzione delle problematiche che di volta in volta si riscontrano; a tali incontri partecipano l Amministrazione, il Monitore ed i rappresentanti del Fornitore e di FS. Si descrivono di seguito le fasi costituenti il processo ed i compiti e le responsabilità di ciascuna delle parti. Processo_di_Trasferimento_ doc Pag. 3 di 18

4 2. FASI E RESPONSABILITÀ DEL PROCESSO Il processo di trasferimento è supportato da un impianto documentale (SD) che verrà consegnato durante la fase di start-up e che verrà mantenuto aggiornato fino al termine del contratto Start up FINALITÀ La fase di Start-up sarà effettuata dal Fornitore (se necessario con l intervento dell Amministrazione) al fine di: presentare il Sistema per comprendere l architettura, gli aspetti salienti delle modalità operative e del sistema documentale implementato, riesaminare il piano delle attività di trasferimento (PTT) consegnare ed illustrare in modo formale, su supporto magnetico, una prima versione degli oggetti indicati nei punti che seguono: Sistema documentale comprendente anche gli standard metodologici e documentali Descrizione Architettura generale Descrizione degli ambienti e fornitura di tutte le informazioni di configurazione atte a ricostruire gli ambienti e le applicazioni conformi a quelli di esercizio. Inventario dei beni, Elenco delle procedure sw in esercizio, delle banche dati in esercizio, della documentazione prodotti sistemistici e gestionali, dei pacchetti sw realizzati da terze parti, della documentazione relativa ai sw di sistema Elenco e copie dei contratti gestiti MODALITÀ DI SVOLGIMENTO La fase di Start-Up sarà condotta dal Fornitore e ad essa parteciperanno i gruppi di lavoro coinvolti nel trasferimento del FS, dell Amministrazione e del Monitore. La fase è articolata in più riunioni, che potranno svolgersi in più giornate lavorative. La verbalizzazione delle riunioni è a cura del Fornitore al termine di ciascuna giornata di incontro. I verbali saranno sottoscritti dal Fornitore, dal FS, dai rappresentati dell Amministrazione e del Monitore presenti. Processo_di_Trasferimento_ doc Pag. 4 di 18

5 2.2. PASSAGGIO DELLA CONOSCENZA FINALITÀ La fase di Passaggio della conoscenza è finalizzata al trasferimento della conoscenza ed approfondimento da parte dei rappresentanti del FS della documentazione specifica relativa alle funzioni o beni oggetto della sessione, nonché l eventuale visione delle funzionalità ed operatività delle applicazioni o della esistenza e localizzazione dei beni relativi ai servizi da trasferire: Servizi Applicativi per quanto riguarda funzionalità applicative e contenuti delle banche dati del SIMPI; contesto di utilizzo ed eventuali personalizzazioni relative ai pacchetti software in uso nel SIMPI realizzati da terze parti; sito Internet/Intranet; Servizi Infrastrutturali per quanto riguarda configurazione dei sistemi del SIMPI in esercizio; prodotti sistemistici e gestionali; configurazione dei sistemi del SIMPI per la manutenzione ed il collaudo; attività operative per la conduzione tecnica del sistema centrale e dei sistemi dipartimentali; attività operative per la gestione della sicurezza; attività operative per la conduzione tecnica dei personal computer e dei sistemi distribuiti; attività operative per la gestione delle segnalazioni di malfunzionamento e del Service desk; configurazione della rete di telecomunicazione gestita dal Gestore; attività operative per la conduzione tecnica della rete di telecomunicazione gestita dal Gestore; Servizi di Conduzione per quanto riguarda contesto di utilizzo ed eventuali personalizzazioni, o prodotti ad hoc, realizzati per la fornitura dei risultati di attività richieste per i servizi di consulenza e formazione; attività per la configurazione, conduzione ed il funzionamento del Training centre; Contratti Contesto e specifiche per la gestione ed il controllo dei contratti da trasferire da parte del Fornitore. Attività per la conduzione del Comprensorio di Villa Lucidi Processo_di_Trasferimento_ doc Pag. 5 di 18

6 2.2.2 MODALITÀ DI SVOLGIMENTO Le attività di passaggio di conoscenza del SIMPI saranno svolte attraverso sessioni di lavoro che costituiscono raggruppamenti di entità (oggetto della sessione) ben identificabili in relazione agli obiettivi da trasferire. Le modalità di svolgimento dovranno prevedere: la costituzione del gruppo di lavoro congiunto per le sessioni; l identificazione della documentazione necessaria alla descrizione delle attività a cui si riferisce la sessione; la durata e le modalità di attuazione per la specifica sessione. Ciascuna sessione di lavoro è condotta da un gruppo di lavoro congiunto del Fornitore e del FS ad essa parteciperanno eventualmente i rappresentanti dell Amministrazione e del Monitore. L Amministrazione, in tali riunioni, può consentire l ingresso ad altri eventuali uditori nonché la verbalizzazione di eventuali dichiarazioni dei medesimi. La sessione di lavoro può essere articolata in una o più riunioni, che potranno svolgersi in più giornate lavorative. Le riunioni avverranno nei giorni lavorativi dal lunedì al venerdì, escluse le festività della zona di Roma. Il Fornitore è tenuto a consegnare al FS, almeno 5 giorni prima dell inizio della sessione, la documentazione specifica, aggiornata, relativa all entità oggetto della singola sessione - o i suoi riferimenti per l identificazione -. La documentazione sarà fornita su supporto magnetico, salvo casi eccezionali che dovranno essere autorizzati dal Ministero. La generica sessione prevedrà l illustrazione da parte dei rappresentanti del Fornitore del contesto amministrativo nel quale si inserisce la sessione, della documentazione specifica, relativa alle funzioni o beni oggetto della sessione, e l eventuale visione delle funzionalità ed operatività delle applicazioni o dell esistenza e localizzazione dei beni. Durante ogni riunione sarà prevista una fase di domande/risposte tra i rappresentanti del FS del Fornitore. In caso di impossibilità nel procedere ad una risposta immediata, il Fornitore procurerà tali risposte nei successivi incontri e, comunque, prima della conclusione della sessione di lavoro stessa. In particolare in questa fase vengono descritte, e laddove possibile visionate, tutte le applicazioni disponibili nel Sistema. L attività di approfondimento e di analisi e successiva osservazione consentirà poi di individuare le aree applicative di maggiore interesse ove approfondire l attività di verifica. Processo_di_Trasferimento_ doc Pag. 6 di 18

7 Per ciascuna riunione il Fornitore provvederà, in tempo reale, alla redazione di un verbale di riunione. I verbali conterranno il resoconto delle attività svolte, gli oggetti e la documentazione consegnata, l elenco degli eventuali problemi riscontrati, nonché tutti gli interventi di manutenzione aperti, non avviati o non completati dal Fornitore, relativi all oggetto della riunione. Tali verbali saranno sottoscritti dal Fornitore e dal FS al termine della riunione ed eventualmente dai rappresentati dell Amministrazione e del Monitore presenti. Per ciascuna sessione di lavoro il Fornitore provvederà alla redazione di un verbale di sessione, al quale saranno allegati i verbali delle riunioni nelle quali è stata articolata la sessione stessa. I verbali di sessione dovranno essere sottoscritti dall Amministrazione, dal Fornitore, dal FS e dal Monitore, nel corso delle riunioni di monitoraggio dello stato d avanzamento delle attività, previa verifica della chiusura di ogni eventuale problema aperto. Nella prima riunione utile di monitoraggio dello stato d avanzamento delle attività, successiva alla chiusura dell ultima sessione di passaggio della conoscenza, si provvederà alla firma del verbale di completamento delle attività della fase, che sancirà la data di conclusione delle attività per il passaggio di conoscenze. Tale verbale di completamento dovrà essere sottoscritto dal Fornitore, dal FS e dall Amministrazione OSSERVAZIONE FINALITÀ Obiettivo di tale fase consiste nel consentire l osservazione sulle modalità di conduzione delle attività operative svolte dal Fornitore, nelle sedi dell Amministrazione, principalmente per i servizi infrastrutturali MODALITÀ DI SVOLGIMENTO Le attività oggetto di osservazione saranno condotte sui servizi tecnici di : di Gestione operativa (del CED, dei server e dell ambiente distribuito) di gestione dei malfunzionamenti (Service desk) di gestione dei dati (Trattamento dati) Le modalità di svolgimento devono prevedere: la costituzione del gruppo di lavoro congiunto per le attività; la durata ed i dettaglio di attuazione per la specifica attività. Processo_di_Trasferimento_ doc Pag. 7 di 18

8 Per ciascun ambito sopra indicato: l osservazione coprirà le attività ordinarie di gestione presenti nella schedulazione del giorno ed eventuali altre attività svolte in risposta ad eventi non pianificati, quali ad esempio la gestione di una richiesta estemporanea da parte dell utenza di una specifica area applicativa per l esecuzione di un report o di una procedura, gestione di ticket relativi a segnalazioni utente; il Fornitore renderà disponibile l elenco delle sedi e dei nominativi del proprio personale a cui il personale del FS potrà rivolgersi per l avviamento delle attività di osservazione; il Fornitore fornirà l elenco dei nominativi del proprio personale che parteciperà alle attività di osservazione. Oltre all osservazione delle normali attività operative, l Amministrazione potrà invitare il FS a partecipare alle riunioni di altri servizi che si svolgeranno tra il Fornitore e l Amministrazione stessa per quelle attività che potranno estendersi oltre il termine del trasferimento. Al termine di ogni giornata, il FS provvederà a redigere un resoconto degli argomenti e dei passi operativi affrontati ed osservati; entro il secondo giorno lavorativo di ogni settimana verranno consegnati all Amministrazione tutti i resoconti delle attività di osservazione redatti nella settimana precedente. L attività di osservazione inizierà come da piano e non potrà prolungarsi oltre il termine della Fase di Verifica. Le modalità di conduzione di tali attività dovranno essere tali da non arrecare ritardi, turbative o interruzioni nell erogazione dei servizi di gestione e conduzione del sistema VERIFICA FINALITÀ Tale fase è finalizzata a verificare la rispondenza degli oggetti in consegna rispetto a quanto documentato e dichiarato nelle sessioni di passaggio della conoscenza; tale fase è propedeutica al rilascio del sistema al FS. Processo_di_Trasferimento_ doc Pag. 8 di 18

9 2.4.2 MODALITÀ DI SVOLGIMENTO Le operazioni di verifica saranno avviate successivamente alla conclusione delle corrispondenti, o correlate, sessioni di passaggio della conoscenza. Le operazioni consisteranno: nella verifica, nei sistemi in esercizio, delle applicazioni (complete di sorgenti ed eseguibili) e delle procedure sistemistiche e gestionali di proprietà dell Amministrazione; nella verifica degli ambienti esistenti per la manutenzione e il collaudo; nella verifica dei pacchetti software in uso nel SIMPI realizzati da terze parti; nella verifica, nei sistemi in esercizio, delle banche dati di proprietà dell Amministrazione nella verifica, nei sistemi in esercizio, dei prodotti sistemistici e gestionali; nella messa a disposizione delle apparecchiature riportate nell inventario fornito dal Gestore, compreso il software di base e di sistema. Relativamente ai software di base e di sistema sarà anche compiuta la verifica del grado di aggiornamento e del supporto, o meno, di assistenza per la versione esistente da parte del produttore; nella verifica della documentazione attinente all intero sistema. Esse riguarderanno: in caso di volumi elevati, un campione di oggetti ritenuto significativo per criticità ed importanza; in caso di volumi contenuti, la totalità degli oggetti consegnati. Le attività di verifica del SIMPI saranno svolte attraverso sessioni di lavoro, articolate in una o più riunioni e condotte da un gruppo di lavoro congiunto. Alle riunioni di lavoro parteciperanno i rappresentanti del Fornitore, i rappresentanti del FS ed eventualmente i rappresentanti del Ministero e del Monitore. Le riunioni avverranno nei giorni lavorativi dal lunedì al venerdì, escluse le festività della zona di Roma. Il giorno lavorativo precedente ad ogni riunione di verifica, dovrà essere fornito all Amministrazione e al Fornitore, da parte del FS, elenco puntuale degli oggetti da sottoporre a verifica nel corso dell incontro successivo. Durante ogni riunione sarà prevista una fase di domande/risposte tra i rappresentanti del Fornitore e del FS. Processo_di_Trasferimento_ doc Pag. 9 di 18

10 Le domande potranno riguardare anche richieste relative all esecuzione d attività di tipo gestionale, al fine di ottenere riscontro oggettivo di quanto sottoposto a verifica. Per ogni attività puntuale di verifica saranno specificati i documenti di riferimento per la determinazione dei valori attesi, vale a dire le condizioni in presenza delle quali l oggetto di verifica potrà essere considerato Presente. I documenti di riferimento saranno rappresentati dalla documentazione consegnata e dai verbali redatti, nella fase di passaggio della conoscenza. Al completamento di ogni singola attività di verifica si provvederà alla registrazione dell esito della stessa all interno del verbale. In caso di esito negativo della verifica si provvederà all apertura di un problema nella corrispondente sezione del verbale giornaliero. Le modalità di conduzione di tali attività dovranno essere tali da non arrecare ritardi o interruzioni nell erogazione dei servizi di gestione e conduzione del sistema. In caso di impossibilità nel procedere ad una risposta immediata, alle domande effettuate in sede di verifica, il Fornitore darà le risposte nei successivi incontri e, comunque, prima della conclusione della sessione di lavoro. Il Fornitore subentrante non potrà in alcun caso effettuare direttamente operazioni sui sistemi oggetto di verifica. Per ciascuna riunione il Fornitore provvederà, in tempo reale, alla redazione di un verbale di riunione di verifica. I verbali conterranno il resoconto delle attività svolte, gli oggetti e la documentazione verificata, l elenco degli eventuali problemi riscontrati. Tali verbali saranno sottoscritti, al termine della riunione, dal Fornitore, dal FS e eventualmente dall Amministrazione. Per ciascuna sessione di verifica il Fornitore provvederà alla redazione di un verbale di sessione, al quale saranno allegati i verbali delle riunioni nelle quali si è articolata la sessione stessa. I verbali di sessione dovranno essere sottoscritti dall Amministrazione, dal Fornitore, dal FS e dal Monitore nel corso delle riunioni di monitoraggio dello stato d avanzamento delle attività, previa verifica della chiusura di ogni eventuale problema aperto. Nella prima riunione utile di monitoraggio dello stato d avanzamento delle attività, successiva alla chiusura dell ultima sessione di verifica, si provvederà alla firma del verbale di completamento delle attività della fase 1, che sancirà la data di conclusione delle 1 Sebbene la stesura del Verbale di completamento della fase, avverrà progressivamente in relazione alle attività svolte nell ambito delle sessioni di verifica Processo_di_Trasferimento_ doc Pag. 10 di 18

11 attività di verifica. Tale verbale di completamento dovrà essere sottoscritto dal Fornitore, dal FS e dall Amministrazione. Qualora nella fase di verifica si riscontrassero mancanze, il Fornitore dovrà provvedere alla loro sanatoria entro 5 giorni lavorativi dalla data della riunione di monitoraggio dello stato di avanzamento in cui è stato evidenziato il problema, salvo nel caso in cui, a fronte dell evidenza da parte del Fornitore dell impossibilità di risolvere il problema nei termini previsti, l Amministrazione proroghi i termini stessi, concordandolo nel corso della stessa riunione di monitoraggio CONSEGNA FINALITÀ La finalità della fase consiste nel consegnare formalmente, per il tramite dell Amministrazione, le entità componenti il Sistema oggetto del trasferimento, comprensive degli aggiornamenti intervenuti successivamente al passaggio della conoscenza, affiancamento e verifica degli oggetti stessi MODALITÀ DI SVOLGIMENTO Le operazioni di consegna, che avverranno in conformità al piano, consisteranno: nella fornitura su supporto magnetico di una copia delle procedure applicative di proprietà dell Amministrazione; nella fornitura su supporto magnetico di una copia delle banche dati di proprietà dell Amministrazione; nella messa a disposizione e verifica in contraddittorio tra le parti della presenza nelle librerie del sistema di esercizio delle procedure applicative (complete di sorgenti ed eseguibili) di proprietà dell Amministrazione; nella messa a disposizione e verifica in contraddittorio tra le parti della presenza nelle librerie del sistema di esercizio dei prodotti sistemistici e gestionali; nella messa a disposizione e verifica in contraddittorio tra le parti della disponibilità dei pacchetti software in uso nel SIMPI realizzati da terze parti con le personalizzazioni effettuate; nella messa a disposizione e verifica in contraddittorio tra le parti della presenza nei sistemi in esercizio delle banche dati di proprietà dell Amministrazione; nella messa a disposizione e verifica in contraddittorio tra le parti delle apparecchiature riportate nell inventario fornito dal Fornitore, comprese le licenze del software di base e di sistema; Processo_di_Trasferimento_ doc Pag. 11 di 18

12 nella messa a disposizione dei materiali e dei beni di proprietà dell Amministrazione presso il magazzino gestito dal Fornitore; messa a disposizione dei prodotti delle attività e degli strumenti realizzati ad hoc su richieste specifiche dell Amministrazione non inclusi nel precedente elenco, relativi ai servizi contrattuali. Il Fornitore si impegnerà a trasmettere all Amministrazione, entro il termine previsto per le attività di trasferimento, eventuali aggiornamenti di quanto sopra definito nel caso che intervenissero ulteriori cambiamenti nel periodo intercorrente tra la data di inizio delle operazioni di consegna e la data di termine delle attività di trasferimento. Ossia: il documento aggiornato che descrive l architettura complessiva del SIMPI; l inventario aggiornato dei beni del SIMPI, con il dettaglio della configurazione hardware e software di base e di sistema; l elenco delle procedure software in esercizio; l elenco delle banche dati in esercizio; l elenco della documentazione delle procedure e delle banche dati in esercizio; l elenco dei prodotti sistemistici e gestionali; l elenco dei pacchetti software in uso nel SIMPI realizzati da terze parti; l elenco dei contratti gestiti dal Fornitore. La fase di consegna sarà organizzata in sessioni di lavoro, ognuna delle quali sarà articolata in una o più riunioni, che potranno svolgersi in più giornate lavorative. Le riunioni di consegna saranno finalizzate alla consegna di lotti identificati nel piano di consegna. Al termine di ogni sessione di consegna sarà redatto dal Fornitore un apposito verbale dove sarà evidenziata la qualità e la completezza dei lotti consegnati, sottoscritto dall Amministrazione, dal Fornitore e dal FS CONVALIDA FINALITÀ Obiettivo di questa fase consiste nella validazione finale della correttezza e completezza delle entità componenti prese in carico durante la fase di consegna MODALITÀ DI SVOLGIMENTO Le modalità di svolgimento delle attività sono a carico del FS. Quest ultimo, nel caso rilevi non conformità relative agli oggetti ricevuti nella fase di consegna, potrà comunicarle Processo_di_Trasferimento_ doc Pag. 12 di 18

13 all Amministrazione, la quale, a sua volta, intraprenderà le adeguate azioni nei confronti del Fornitore uscente per la risoluzione delle non conformità rilevate. L Amministrazione, infatti, entro 15 (quindici) giorni lavorativi decorrenti dalla data di termine della fase di consegna, potrà comunicare le eventuali difformità riscontrate rispetto a quanto indicato nei verbali del trasferimento al Fornitore. Il Fornitore, entro un tempo massimo di 5 giorni lavorativi dalla comunicazione da parte dell Amministrazione, dovrà fornire risposta alle richieste dell Amministrazione e, nel caso in cui nel predetto tempo non vengano risolte le non conformità segnalate, dovrà proporre un piano per la risoluzione delle stesse, da concordare tra le Parti. La fase di convalida si intende automaticamente estesa fino alla risoluzione di tutte le non conformità segnalate. Tutte le attività svolte dal Fornitore durante questa fase non saranno oggetto di remunerazione da parte dell Amministrazione. La convalida dell avvenuta consegna dal Fornitore al FS per il tramite dell Amministrazione, sarà sancita con apposito verbale (Verbale di Convalida) redatto dal Fornitore, e sottoscritto dal Fornitore, dal FS e dall Amministrazione MONITORAGGIO DEL PROCESSO DI TRASFERIMENTO Ai fini del monitoraggio dello stato di avanzamento delle attività svolte e del rispetto del piano di Trasferimento, è prevista una riunione ogni settimana da tenersi presso le sedi che l Amministrazione metterà a disposizione di volta in volta. A tali riunioni parteciperanno rappresentanti dell Amministrazione, del Fornitore, del FS e del Monitore. L Amministrazione potrà inoltre far partecipare altri eventuali uditori. Agli oggetti del SIMPI, trattati nelle diverse fasi del processo di trasferimento, è associato uno stato, gestito dal Monitore. Il Monitore presenterà i dati sullo stato di avanzamento delle attività nel corso delle riunioni di monitoraggio. Al termine di ciascuna riunione sarà stilato dal Monitore apposito verbale, che dovrà essere sottoscritto dal responsabile dell Amministrazione, dal responsabile del Fornitore, dal responsabile del FS e dal Monitore COMPLETAMENTO DELLE ATTIVITÀ Nell ultima riunione di verifica del monitoraggio delle attività di trasferimento (successiva al termine delle attività di trasferimento) verrà stilato, in contraddittorio fra il responsabile Processo_di_Trasferimento_ doc Pag. 13 di 18

14 dell Amministrazione e del Fornitore, un verbale di completamento delle attività di trasferimento che sancirà la data di conclusione delle attività di trasferimento stesse. Nel verbale di completamento delle attività di trasferimento verranno esplicitamente riportati gli interventi richiesti dall Amministrazione o comunque necessari e non avviati o completati dal Fornitore, affinché il FS possa prenderli in carico e avviarne o completarne l attuazione. Verranno altresì esplicitamente segnalati tutti gli eventuali problemi aperti alla data di termine delle attività di trasferimento. Successivamente, in conformità a quanto indicato nel par. 2.6 a pag. 12, sarà svolta la fase di convalida che terminerà con la sottoscrizione dell apposito Verbale di Convalida COMPITI E RESPONSABILITÀ DELLE PARTI Di seguito la definizione dei compiti e responsabilità delle Parti, ovvero l Amministrazione, il Fornitore, il Fornitore subentrante ed il Monitore, per l esecuzione delle attività di trasferimento COMPITI E RESPONSABILITÀ DEL FORNITORE Entro 5 giorni dalla data di avvio delle attività, il Fornitore comunicherà al Ministero il nominativo del proprio responsabile per le attività di trasferimento. Entro 5 giorni dalla data della prima sessione di start-up, il Fornitore comunicherà all Amministrazione i nominativi delle risorse impegnate nelle attività. L Amministrazione si riserva la facoltà di richiedere modifiche a tali elenchi a salvaguardia del buon esito delle attività descritte nel presente piano. Il Fornitore dovrà rendere disponibili risorse qualificate per la conduzione delle attività di trasferimento sui servizi sopra definiti, e dovrà indicare il responsabile designato per ciascuna attività o sessione; Il Fornitore redige i verbali delle riunioni delle fasi di trasferimento e consegna al Monitore ed all Amministrazione copia dei verbali stessi in formato elettronico. Il Fornitore deve mantenere la responsabilità della gestione del SIMPI durante le attività di trasferimento COMPITI E RESPONSABILITÀ DELL AMMINISTRAZIONE La fase di trasferimento potrà essere attivata a seguito di richiesta formale dell Amministrazione al Fornitore. L Amministrazione si farà carico del coordinamento dei diversi soggetti coinvolti e renderà disponibili propri rappresentanti che potranno partecipare alle sessioni di Processo_di_Trasferimento_ doc Pag. 14 di 18

15 trasferimento; rappresentanti del Ministero parteciperanno alle attività di monitoraggio dello stato di avanzamento lavori. L Amministrazione si farà carico della risoluzione di eventuali controversie che dovessero insorgere tra il Fornitore ed il FS. L Amministrazione comunicherà al Fornitore l elenco nominativo (nome e cognome) delle risorse del FS, e proprie, impegnate nelle attività di trasferimento. Ogni eventuale modifica al suddetto elenco dovrà essere comunicata dal Ministero al Fornitore con lettera scritta e con un preavviso di almeno un giorno COMPITI E RESPONSABILITÀ DEL FORNITORE SUBENTRANTE Il Fornitore: partecipa a tutte le fasi di trasferimento; sottoscrive i verbali di riunione delle fasi del trasferimento e di completamento delle stesse. formula domande o osservazioni sulla documentazione e sui temi affrontati nelle varie fasi di trasferimento mette a disposizione risorse qualificate per le attività di trasferimento, senza avere titolo a compensi aggiuntivi redige il resoconto degli incontri della fase di osservazione. fornisce all Amministrazione l elenco con i nominativi delle risorse coinvolte fornisce all Amministrazione i nominativi dei responsabili delle attività o delle sessioni; COMPITI E RESPONSABILITÀ DEL MONITORE Il Monitore: riceve dal Fornitore i verbali delle riunioni delle fasi di trasferimento; monitorizza lo stato degli oggetti trattati nelle fasi del processo di trasferimento; partecipa alle riunioni di monitoraggio dello stato di avanzamento e di verifica della risoluzione problemi; redige i verbali delle riunioni di monitoraggio dello stato di avanzamento; partecipa, come uditore, alle riunioni di passaggio di conoscenza, osservazione e verifica scelte a campione; supporta l Amministrazione nella risoluzione di eventuali controversie tra il Fornitore ed il FS. Processo_di_Trasferimento_ doc Pag. 15 di 18

16 3. RENDICONTAZIONE DELLE ATTIVITA Il Fornitore, entro 10 giorni lavorativi dalla data di subentro, dovrà produrre un Rapporto Finale delle Attività di Trasferimento nel quale saranno specificate le attività svolte con riferimento al piano di trasferimento presentato. Tale rapporto dovrà riportare, per ciascuna risorsa: cognome nome il profilo professionale (con riferimento all Allegato A del contratto Rep. 1980) la tariffa applicata (con riferimento all Allegato A del contratto Rep. 1980), il numero di ore erogate per ogni giorno lavorativo (max 8 per ogni giorno lavorativo 2 ) l ID dell attività del piano Gantt delle attività di trasferimento. la descrizione estesa dell attività del piano Gantt delle attività di trasferimento. Tale rendicontazione finale dovrà essere integrata con i curriculum vitae delle risorse impegnate nelle attività di trasferimento qualora non già consegnate all Amministrazione. 2 Non saranno riconosciute oltre 8 ore lavorative per ogni giorno solare Processo_di_Trasferimento_ doc Pag. 16 di 18

17 4. PENALI Nel caso in cui, durante lo svolgimento delle attività di trasferimento, siano messe in evidenza criticità e carenze collegate con la qualità dei beni e della documentazione consegnata al FS dal Fornitore e/o con la qualità delle attività di passaggio della conoscenza, osservazione, verifica o convalida, è consentita all Amministrazione l applicazione di penali al Fornitore, consistenti in: 1. pagamento fino ad un massimo del 10% del prezzo complessivo del servizio, 2. nello svolgimento di attività aggiuntive, senza oneri aggiuntivi per l Amministrazione, per un periodo ulteriore fino ad un massimo di 60 (sessanta) giorni solari consecutivi alla data di termine prevista per le attività di trasferimento; allo scopo di integrare dati ed informazioni sui servizi (per i quali siano state rilevate le inadeguatezze), sulla documentazione e sui beni relativi al SIMPI, risultati carenti a causa di negligenza del Fornitore. Le condizioni per l applicazione delle suddette penali sono: verifica della inadeguatezza delle attività di affiancamento: tale inadeguatezza sarà rilevata dall analisi dei verbali redatti a seguito dello svolgimento delle sessioni previste dal piano di Trasferimento; verifica di carenze della qualità e della completezza della documentazione del SIMPI: tali carenze, relative alla documentazione dei beni consegnati, saranno rilevate dall analisi degli appositi verbali. I vincoli ulteriori per lo svolgimento delle attività aggiuntive prevedono che: le risorse dedicate alla prosecuzione delle attività dovranno essere quelle già identificate nel piano di Trasferimento per un impegno complessivo proporzionale alla durata delle stesse; sarà necessario definire una revisione del piano di Trasferimento. 5. ALLEGATI AL PIANO DI TRASFERIMENTO La seguente tabella elenca i template standard allegati al presente documento, descrivendone il relativo contenuto. Processo_di_Trasferimento_ doc Pag. 17 di 18

18 ID Allegato Contenuto Trasferimento - VERB-STARTUP Template verbale di start up Trasferimento - VERB-riunionePC Template verbale di riunione Fase di Passaggio della Conoscenza Trasferimento - VERB-sessionePC Template verbale di sessione Fase di Passaggio della Conoscenza Trasferimento - VERB-riunioneVERGES Template verbale di riunione Fase di Verifica (Servizi di Gestione) Trasferimento - VERB-sessioneVERGES Template verbale di sessione Fase di Verifica (Servizi di Gestione) Trasferimento - VERB-sessioneVERFOR Template verbale di sessione Fase di Verifica (Servizi di Fornitura) Trasferimento - VERB -consegna Template verbale di riunione Fase di Consegna Trasferimento - VERB-Finefase Template del verbale che sancisce la chiusura di una fase del trasferimento Trasferimento - VERB -MONITSAL Template verbale di riunione Monitoraggio del Trasferimento Trasferimento - VERB -riunioneoss Template resoconto riunione Fase di Osservazione (Servizi Tecnici) Processo_di_Trasferimento_ doc Pag. 18 di 18