Registro delle imprese di Torino

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1 Registro delle imprese di Torino Verso il registro delle imprese telematico La pratica telematica: problemi applicativi e prime indicazioni operative Aggiornamento n. 1 Novità rilevanti in tema di: Verbali nomine/poteri amministratori e sindaci Deposito bilanci Notai: ampliamento casi di legittimazione alla firma Pratica informatica Modello allegato: procura Consigli pratici ed ulteriori precisazioni alla guida Giugno 2003 A cura della dott.ssa Candida Vocale Settore Accettazione e controllo pratiche Registro delle Imprese 1

2 Premessa Iscrizione nomine amministratori/sindaci Conferimento/delega poteri agli amministratori nominati Deposito bilanci di esercizio... 5 A) Se l amministratore ha la smart card...6 i documenti devono essere allegati a seguito della:...6 B) Se l amministratore non ha la smart card,...7 Alcune precisazione sulla procura : Deposito bilancio di esercizio contestuale alla presentazione dell istanza di nomina degli amministratori/sindaci La legittimazione alla firma delle istanze da parte del Notaio La pratica informatica: sottoscrizione dell istanza e presentazione Atti soggetti ad iscrizione nel registro delle imprese Consigli pratici ed ulteriori precisazioni alla guida alla pratica telematica a) Informazioni su smart card e Telemaco...11 b) Compiti del Registro delle imprese...11 c) Numeri e indirizzi utili...11 d) Requisiti minimi di ricevibilità della pratica...12 e) Rettifiche e regolarizzazioni modelli di domanda...12 f) Conformità della copia...12 g) Avvertenze sui file...12 h) Pagamento dell imposta di bollo...13 i) Diritto annuale dovuto dalle imprese di nuova costituzione o per apertura di unità locale...13 l) Ricevuta di versamento dei decimi...13 m) Documenti soggetti alla privacy...13 n) Avvertenza finale...13 MODELLO PROCURA SPECIALE, DOMICILIAZIONE E DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DELL ATTO DI NOTORIETA

3 Premessa... Trascorsi oramai quasi sei mesi dalla elaborazione della guida informativa: Verso il registro delle imprese telematico La pratica telematica: problemi applicativi e prime indicazioni operative, che d seguito chiameremo Guida alla pratica telematica, questo Ufficio ha ritenuto opportuno introdurre ed illustrare alcune rilevanti novità in tema di pratica telematica ed informatica e nello stesso tempo chiarire alcuni punti e questioni già affrontati, ma particolarmente complessi e problematici. I principali argomenti rispetto ai quali si è avvisata la necessità di provvedere a questo primo aggiornamento sono i seguenti: verbali di assemblea e di consiglio portanti le nomine di amministratori e sindaci deposito bilanci notai: legittimazione alla firma pratica informatica Si è pensato, inoltre, di cogliere l occasione per apportare ulteriori precisazioni alla guida, che seppure di secondaria importanza, meritano in ogni caso di essere adeguatamente fatte. La lettura, la comprensione e, soprattutto, l utilità di questa nota di aggiornamento presuppongono l conoscenza dei contenuti della precedente Guida alla pratica telematica che, laddove non modificata, aggiornata od integrata dalla presente nota, resta un fondamentale strumento di lavoro per la preparazione e l invio della pratica telematica o la presentazione della pratica informatica al Registro delle imprese di Torino. 3

4 1. Iscrizione nomine amministratori/sindaci In tema di iscrizione delle nomine degli amministratori, va sempre più consolidandosi l orientamento giurisprudenziale secondo il quale il verbale di assemblea ordinaria con cui viene deliberata la nomina degli amministratori non costituisce oggetto di iscrizione o deposito nel registro delle imprese. In tale ipotesi, sulla base della interpretazione letterale delle norme del codice (art. 2383, comma 4) l oggetto dell iscrizione si ritiene essere l istanza di nomina presentata dal singolo amministratore (che così facendo ne dichiara l accettazione), mentre l atto di nomina rappresenterebbe semplicemente il documento che consente al responsabile del procedimento di poter verificare, ai sensi di quanto dispone l art. 11 DPR 581/95, la veridicità della nomina di cui si chiede l iscrizione. In virtù di tale orientamento interpretativo, i verbali di assemblea ordinaria non devono essere più allegati all istanza di nomina degli amministratori in copia conforme all originale estratta dal libro delle deliberazioni delle assemblee, se presentati su supporto cartaceo, né devono necessariamente essere sottoscritti digitalmente dal presidente e dal segretario, se presentati per via telematica o su supporto informatico (come precedentemente indicato nella Guida alla pratica telematica): si ritiene sufficiente quindi acquisire la copia semplice. Ne deriva che il verbale di assemblea di nomina degli amministratori o dei sindaci a) se la pratica è presentata per via telematica o su supporto informatico, deve essere allegato a seguito della: riproduzione su file del testo originale così come trascritto sul libro verbali. In questo caso devono essere indicati in calce alla copia informatica il nominativo e la qualifica del presidente e del segretario (che sono stati i sottoscrittori dell originale cartaceo) oppure memorizzazione digitale (c.d. scannerizzazione) dell immagine del documento originale così come trascritto sul libro verbali (qui non occorre indicare i nomi dei sottoscrittori, poiché è evidente che la scansione comprenderà anche le loro firme originali del verbale) b) se la pratica è presentata su supporto cartaceo, deve essere allegato in copia semplice (no bollo) (potrebbe essere il caso delle pratiche presentate anteriormente al 1 luglio il cui stato di avanzamento sia stato sospeso in attesa della loro regolarizzazione oppure nel caso di una nuova proroga) Es. Nomina amministratore unico senza smart card che si avvale di un intermediario per l invio Elementi dell istanza telematica saranno: 1. file dati Fedra (S2 + int.p) 2. file Distinta, sottoscritto digitalmente dall intermediario 3. file modello firme, sottoscritto con firma autografa dall amministratore (e/o dal sindaco) che chiede l iscrizione della propria nomina e, successivamente alla sua scannerizzazione, sottoscritto digitalmente dall intermediario con i seguenti titoli firma: A+C+H per l amministratore (e/o il sindaco) E per l intermediario 4. file contenente copia semplice del verbale di nomina Quanto ai costi, essi sono: imposta di bollo 41, 32 euro diritti di segreteria 77,00 euro 4

5 2. Conferimento/delega poteri agli amministratori nominati Quanto argomentato in merito ai verbali di assemblea ordinaria di nomina degli amministratori si può affermare anche con riferimento ai verbali di consiglio o di assemblea con i quali vengono delegati o conferiti i poteri agli amministratori nominati. Ne deriva che il verbale di consiglio/assemblea a) se la pratica è presentata per via telematica o su supporto informatico, deve essere allegato a seguito della: riproduzione su file del testo originale così come trascritto sui libri sociali. In questo caso devono essere indicati in calce alla copia informatica il nominativo e la qualifica del presidente del consiglio di amministrazione ovvero del presidente e del segretario dell assemblea (che sono stati i sottoscrittori dell originale cartaceo) oppure memorizzazione digitale (c.d. scannerizzazione) dell immagine del documento originale così come trascritto sui libri sociali (qui non occorre indicare i nomi dei sottoscrittori, poiché è evidente che la scansione comprenderà anche le loro firme originali del verbale) b) se la pratica è presentata su supporto cartaceo, deve essere allegato in copia semplice (no bollo) (potrebbe essere il caso delle pratiche presentate anteriormente al 1 luglio il cui stato di avanzamento sia stato sospeso in attesa della loro regolarizzazione oppure nel caso di una nuova proroga). Es. Delega poteri con verbale di consiglio la società non è in possesso di smart card e si avvale dell intermediario per l invio Elementi dell istanza telematica 1. file dati Fedra (S2 + int.p) 2. file Distinta, sottoscritto digitalmente dall intermediario 3. file modello firme, sottoscritto con firma autografa dall amministratore quale soggetto obbligato e, successivamente alla sua scannerizzazione, sottoscritto digitalmente dall intermediario con i seguenti titoli firma: A+H per l amministratore E per l intermediario 4. file contenente copia semplice del verbale Quanto ai costi, essi sono: imposta di bollo 41, 32 euro diritti di segreteria 77,00 euro 3. Deposito bilanci di esercizio Per quanto riguarda il deposito dei bilanci e della situazione patrimoniale dei consorzi, l articolo 2435 c.c.. recita: entro trenta giorni dall approvazione, una copia del bilancio, corredata dalla relazione sulla gestione, dalla relazione del collegio sindacale e dal verbale di approvazione dell assemblea, dev essere a cura degli amministratori, depositata presso l ufficio del registro delle imprese. Tale norma parla semplicemente di copia del bilancio, senza prescrivere una particolare forma per il deposito dello stesso. L articolo 14 del D.P.R. 581/95, inoltre, nel disciplinare il procedimento relativo al deposito degli atti nel registro delle imprese, rinvia ai commi 3 e 11, non rinvia invece al comma 4 5

6 dell articolo 11 dello stesso decreto (che disciplina il procedimento degli atti soggetti ad iscrizione): ciò conferma ulteriormente il fatto che per il deposito dei bilanci il legislatore non ha voluto imporre una forma particolare. Questo quadro normativo, tra l altro, per l invio telematico dei bilanci, ha consentito la possibilità di dettare con decreto ministeriale una disciplina speciale semplificata, la quale si basa anch essa sul presupposto secondo il quale i documenti di cui si tratta non devono possedere carattere di originale con firme autenticate o di copie autentiche. Secondo il decreto possono essere rappresentati validamente da documenti digitali corrispondenti ai documenti analogici trascritti e sottoscritti sui libri sociali. In ogni caso, i bilanci e i documenti allegati allo stesso sono atti soggetti per legge a deposito, che non vengono acquisiti esclusivamente a fini probatori: per tale ragione devono essere prodotti in modo che ne sia garantita la riproduzione fedele del contenuto del testo originale. Considerato lo stato attuale di diffusione dei dispositivi di firma digitale, si ritengono possibili due modalità di presentazione dei bilanci, a seconda del fatto che l amministratore della società sia o meno in possesso di un dispositivo di firma digitale. A) Se l amministratore ha la smart card i documenti devono essere allegati a seguito della: riproduzione su file del testo originale così come trascritto sui libri sociali. In questo caso devono essere indicati in calce alla copia informatica il nominativo e la qualifica di quelli che sono stati i sottoscrittori dell originale cartaceo oppure memorizzazione digitale (c.d. scannerizzazione) dell immagine dei documenti originali così come trascritti sui libri sociali (qui non occorre indicare i nomi dei sottoscrittori, poiché è evidente che la scansione comprenderà anche le loro firme originali sui vari documenti) In calce ad ogni documento digitale deve essere aggiunta la seguente dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, resa dall amministratore ai sensi e per gli effetti degli artt. 38 e 47 del D.P.R. 445/2000: il sottoscritto amministratore dichiara che il presente documento informatico corrisponde a quello trascritto e sottoscritto sui libri sociali della società QUINDI: Ciascuno dei predetti documenti digitali dev essere sottoscritto digitalmente dall amministratore. Il bilancio e i documenti allo stesso allegati possono essere contenuti tutti in un unico file oppure ciascuno di essi può essere contenuto in un file separato. Elementi dell istanza telematica 1. file dati Fedra (B) 2. file Distinta, sottoscritto digitalmente dall amministratore o dall intermediario 3. file modello firme, sottoscritto digitalmente dall amministratore in qualità di soggetto obbligato e, sottoscritto digitalmente dall intermediario con i seguenti titoli firma: A+H per l amministratore E per l intermediario 4. file contenente copia del bilancio e dei documenti allegati sottoscritta digitalmente dall amministratore sulla quale devono essere rese le dichiarazioni relative a: - corrispondenza dei documenti all originale trascritto sui libri sociali - versamento dell imposta di bollo 6

7 - assolvimento dell imposta di registro Quanto ai costi, essi sono: imposta di bollo 41, 32 euro diritti di segreteria 57,00 euro B) Se l amministratore non ha la smart card, può conferire specifica procura ad un soggetto in possesso di smart card; che provvede anche all invio telematico. In tale caso il bilancio e gli altri atti devono essere allegati a seguito della: riproduzione su file del testo originale così come trascritto sui libri sociali. In questo caso devono essere indicati in calce alla copia informatica il nominativo e la qualifica di quelli che sono stati i sottoscrittori dell originale cartaceo oppure memorizzazione digitale (c.d. scannerizzazione) dell immagine dei documenti originali così come trascritti sui libri sociali (qui non occorre indicare i nomi dei sottoscrittori, poiché è evidente che la scansione comprenderà anche le loro firme originali sui vari documenti) In calce ad ogni documento digitale deve essere aggiunta la seguente dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, resa dal procuratore ai sensi e per gli effetti degli artt. 38 e 47 del D.P.R. 445/2000: il sottoscritto procuratore dichiara che il presente documento informatico corrisponde a quello trascritto e sottoscritto sui libri sociali della società. QUINDI: Ciascuno dei predetti documenti digitali dev essere sottoscritto digitalmente da l procuratore. Il bilancio e i documenti allo stesso allegati possono essere contenuti tutti in un unico file oppure ciascuno di essi può essere contenuto in un file separato. Elementi dell istanza telematica 1. file dati Fedra (B) 2. file Distinta, sottoscritto digitalmente dal procuratore 3. file modello firme, sottoscritto digitalmente dal procuratore in qualità di soggetto obbligato con il titolo firma A 4. file contenente copia digitale del foglio di procura, sottoscritto con firma autografa dall amministratore, con allegata copia del relativo documento di riconoscimento, quindi firmato digitalmente dal procuratore 5. file contenente copia del bilancio e dei documenti allegati sulla quale devono essere rese le dichiarazioni relative a: - corrispondenza dei documenti all originale trascritto sui libri sociali - versamento dell imposta di bollo - assolvimento dell imposta di registro Quanto ai costi, essi sono: imposta di bollo 41, 32 euro diritti di segreteria 57,00 euro Importante: se la pratica di bilancio è presentata ancora su supporto cartaceo, i documenti allegati (Bilancio e nota integrativa, verbale, relazioni ecc ) devono essere tutti sottoscritti in originale (potrebbe essere il caso delle pratiche presentate anteriormente al 1 luglio il cui stato di avanzamento sia stato sospeso in attesa della loro regolarizzazione oppure nel caso di una nuova proroga). 7

8 Alcune precisazione sulla procura : La procura richiesta per la pratica telematica può essere conferita ad acta, cioè per uno specifico deposito relativo ad una specifica società, ovvero può essere conferita procura permanente. Nel primo caso, procura speciale, per la documentazione del conferimento della stessa occorre utilizzare l apposito modello Procura speciale. Non è richiesta in questo caso la forma della scrittura privata autenticata o dell atto pubblico, né la registrazione presso l ufficio del registro. La procura (la cui dichiarazione è contenuta nel modello predisposto) dev essere sottoscritta con sottoscrizione autografa dell amministratore che la conferisce e quindi scannerizzata insieme alla copia del documento d identità dello stesso ed infine sottoscritta digitalmente dal procuratore, affinché possa, allegata alla pratica del cui deposito si tratta, essere trasmessa telematicamente. E importante a questo punto avvisare che sulla procura (ossia sul foglio già citato) deve essere, inoltre, chiaramente specificato il codice di identificazione della pratica Fedra alla quale si riferisce. Nel secondo caso, procura permanente, trattandosi di una procura conferita per un numero indeterminato di adempimenti pubblicitari, la stessa deve essere depositata nel registro delle imprese ai sensi dell articolo 2206 c.c., quindi sarà richiesta obbligatoriamente la forma della scrittura privata autenticata (o dell atto pubblico) e la preventiva registrazione. Essendo depositata la procura, non occorrerà successivamente allegarne copia alle pratiche telematiche che si intende inviare, in quanto è sufficiente che al momento dell invio della pratica la procura risulti già depositata e iscritta nel registro delle imprese. 4. Deposito bilancio di esercizio contestuale alla presentazione dell istanza di nomina degli amministratori/sindaci Quando il verbale che approva il bilancio contiene anche la deliberazione con la quale l assemblea provvede al rinnovo degli organi sociali (nomine/conferme amministratori/sindaci) se il deposito del bilancio avviene contestualmente alla presentazione dell istanza relativa alle nomine, il verbale può essere depositato in un unica copia. In questa sola ipotesi non si ritiene più necessario che il verbale debba essere depositato sia con la domanda di deposito del bilancio, sia con la domanda di iscrizione delle nomine deliberate. Nell ipotesi in cui, invece, il deposito del bilancio non sia contestuale alla presentazione dell istanza relativa alle nomine, occorre sempre allegare a ciascuna delle due istanze copia del verbale di assemblea. Ne deriva che, in caso di deposito contestuale: 1. il verbale di assemblea deve essere obbligatoriamente allegato alla domanda di deposito del bilancio (come richiesto dall articolo 2435 c.c.) 2. nel modello note della domanda di iscrizione delle nomine amministratori/sindaci deve essere precisato che la copia del verbale è stata allegata al bilancio d esercizio depositato in data.. pratica Fedra n. 8

9 5. La legittimazione alla firma delle istanze da parte del Notaio Il comma 2-ter aggiunto, dall articolo 13-ter, all articolo 31 della legge 340/2000 recita: i pubblici ufficiali roganti o autenticanti gli atti da cui dipendono le formalità di cui ai commi 2 e 2-bis, possono in ogni caso richiedere direttamente l esecuzione al registro delle imprese che esegue la formalità, verificando la regolarità formale della documentazione. Come noto, in virtù di tale norma, viene riconosciuta al notaio la facoltà, non l obbligo di sottoscrivere in veste di soggetto firmatario in via principale tutte quelle istanze alle quali sia allegato un atto rogato o autenticato dallo stesso, in deroga a tutte quelle disposizioni codicistiche e di altre leggi che individuano diversamente il soggetto obbligato in via principale alla presentazione dell istanza. Volendo riprendere quanto già illustrato nella nota informativa n. 1/2003, allo scopo di chiarire alcune questioni rimaste in sospeso, in merito alla suddetta facoltà si precisa quanto segue: a) ai notai è consentita la facoltà di sottoscrivere validamente (secondo le modalità di cui al paragrafo 12 della Guida alla pratica telematica) tutte le istanze alle quali sono allegate copie di atti pubblici dagli stessi rogati, copie o originali di scritture private dagli stessi autenticati, copie di atti di altro genere (es. verbali di assemblea) dagli stessi autenticati, anche quando non siano i soggetti obbligati per legge alla presentazione degli stessi; b) ai notai è consentita la facoltà di sottoscrivere anche l istanza di cancellazione delle società dal registro delle imprese, solo quando la stessa venga presentata contestualmente all atto di scioglimento, mentre non possono sottoscriverla negli altri casi (nei quali è obbligatoria la firma dell amministratore); c) la richiesta di iscrizione delle cariche sociali, quando le nomine sono contenute in atti rogati o autenticati da notaio, può avvenire attraverso una delle seguenti modalità: mediante sottoscrizione del modello firme da parte dei soggetti nominati secondo le modalità consentite dall articolo 38 D.P.R. 445/2000 mediante apposizione della firma digitale da parte dei soggetti nominati, ove in possesso di smart card mediante sottoscrizione dell istanza di nomina direttamente da parte del notaio (con le modalità di cui al paragrafo 12 della Guida alla pratica telematica) se incaricato con dichiarazione resa nello stesso atto o separatamente dagli amministratori della cui nomina si tratta mediante sottoscrizione dell istanza di nomina direttamente da parte del notaio (con le modalità di cui al paragrafo 12 della Guida alla pratica telematica) qualora l atto dallo stesso rogato o autenticato contenga in sé l accettazione della carica da parte degli amministratori ai quali l istanza si riferisce. d) al notaio è consentita la facoltà di sottoscrivere le denunce relative all esercizio dell attività economica o alle unita locali solo nell ipotesi in cui le stesse siano chiaramente documentate dall atto dallo stesso rogato o autenticato o vi sia una espressa delega. 6. La pratica informatica: sottoscrizione dell istanza e presentazione Come si è già avuto modo di mettere in evidenza, la pratica informatica si differenzia essenzialmente dalla pratica telematica per il fatto di non essere inviata on-line tramite Telemaco, in quanto, essendo contenuta in un floppy disk o cd rom, la stessa deve essere 9

10 presentata fisicamente presso gli sportelli del registro delle imprese competente. Vi è, inoltre, una ulteriore e non meno rilevante differenza, data dal fatto che l art. 38 del D.P.R. 445/2000, nel disciplinare le modalità di invio e di sottoscrizione delle istanze alle pubbliche amministrazioni, solo relativamente alla pratica telematica, ed ai fini della sua validità, prescrive l obbligo di sottoscrivere la stessa digitalmente. Lo stesso obbligo, cioè quello della sottoscrizione digitale dell istanza, non sembra essere previsto, invece, anche per l istanza presentata su supporto informatico. Solo l articolo 43, u.c., dello stesso decreto, fa espresso riferimento alla pratica informatica, laddove richiede che i documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con mezzo informatico, debbano essere trasmessi in modo tale che lo stesso sia idoneo ad accertarne la fonte di provenienza. Ciò significa che rispetto alla presentazione della pratica informatica si può affermare quanto segue: 1. il soggetto obbligato può sottoscrivere l istanza apponendo la propria firma autografa sulla stampa del modello firme, che deve essere successivamente scannerizzata e memorizzata sul supporto informatico insieme all immagine del documento di identità dello stesso. 2. non è richiesto che il modello firme, così sottoscritto dal soggetto obbligato, debba essere, prima di essere memorizzato sul supporto informatico, sottoscritto digitalmente da un soggetto intermediario 3. l uso del dispositivo di firma digitale è obbligatorio, da parte dei soggetti sottoscrittori, roganti o autenticanti gli atti e i documenti di cui si chiede l iscrizione, soltanto ai fini della valida sottoscrizione degli stessi a tutti gli effetti di legge 4. la fonte di provenienza è chiaramente accertata quando sul file Distinta è sufficientemente specificato il nome, l indirizzo e il numero telefonico del soggetto che ha provveduto alla preparazione della pratica e alla sua presentazione (es. Studio professionale, Agenzia ecc...) 7. Atti soggetti ad iscrizione nel registro delle imprese La forma degli atti da depositare per l iscrizione al registro delle imprese è disciplinata dal comma 4 dell articolo 11 del D.P.R. 581/95, secondo il quale dell atto depositato presso un notaio deve essere depositata una copia conforme, negli altri casi l atto in originale. Ne deriva che, sia nel caso della pratica telematica sia nel caso della pratica informatica: se viene depositata una copia conforme dell atto di cui si chiede l iscrizione, questa deve essere rilasciata ai sensi dell articolo 20 del D.P.R. 445/2000; se viene depositato l atto in originale questo deve essere sottoscritto digitalmente dalle parti o comunque dai firmatari dello stesso. La conformità all originale dell atto di cui si chiede l iscrizione può in taluni casi essere dichiarata, con dichiarazione sostitutiva dell atto di notorietà resa ai sensi dell articolo 19 D.P.R. 445/2000 direttamente dall amministratore o eventualmente dal procuratore (se il primo non è in possesso di smart card) che deve a tale scopo sottoscrivere digitalmente la copia allegata. Ciò è consentito soltanto relativamente agli atti o documenti conservati o rilasciati da una pubblica amministrazione. Tale modalità alternativa all autenticazione delle copie potrebbe risultare molto utile, quindi, rispetto alle scritture private non autenticate costitutive o modificative di società semplice, quando la relativa istanza non è sottoscritta da tutti i soci, e rispetto ai verbali di assemblea ordinaria di società cooperative con i quali viene adeguato lo statuto sociale ai sensi di quanto dispone il D.lgs n. 220/2002 (collegio sindacale). 10

11 8. Consigli pratici ed ulteriori precisazioni alla guida alla pratica telematica a) Informazioni su smart card e Telemaco Il servizio di rilascio smart card da parte della Camera di commercio di Torino è attualmente gestito presso gli uffici di via Cavour 17 1 piano Torino tel /2 rao@to.camcom.it nei seguenti orari: lunedì, martedì, mercoledì e giovedì dalle ore 9,00 alle 12,15 e dalle ore 14,30 alle 15,45; il venerdì dalle ore 9,00 alle 12,15. Lo stesso Ufficio si occupa della gestione dei mandati di post card. Presso gli stessi uffici è possibile, inoltre, attivare il servizio Telemaco infrastruttura telematica realizzata da Infocamere per il valido invio telematico delle pratiche al registro delle imprese. La convenzione da stipularsi per accedere a Telemaco è reperibile presso l indirizzo una volta sottoscritta deve essere consegnata presso gli sportelli competenti oppure inviata per posta prioritaria all indirizzo sopra precisato. Allo scopo di ottenere notizie ed informazioni sempre aggiornate, è sempre utile consultare i seguenti siti internet: in particolare b) Compiti del Registro delle imprese L Ufficio del Registro delle imprese: - riceve, protocolla, istruisce ed iscrive le pratiche depositate o presentate per l iscrizione secondo le modalità prescritte dalla legge - fornisce ogni informazione e chiarimento necessario alla buona preparazione ed all invio ovvero alla presentazione o allo stato della pratica telematica o informatica - predispone periodicamente note informative o guide utili all utenza Per contattare il Settore accettazione e controllo del Registro delle imprese di Torino telefono /4/6 accettazionepraticheri@to.camcom.it L Ufficio del Registro delle imprese: - non fornisce apparecchiature hardware per la formazione o l inoltro della pratica telematica (es. scanner, lettori di smart card ecc..), né software per la conversione dei documenti in formato tif o pdf. - il software Fedra è distribuito gratuitamente da Infocamere sul sito - non si occupa della gestione delle problematiche tecniche connesse all uso, funzionamento, smarrimento, rinnovo dei dispositivi di firma digitale - non si occupa della gestione delle problematiche tecniche connesse al funzionamento di Telemaco - non si occupa di gestire le problematiche relative alla contabilità connessa all attivazione della convenzione Telemaco pay c) Numeri e indirizzi utili Per risolvere alcune delle problematiche sopra indicate è possibile: Contattare il numero verde di Infocamere Oppure scrivere ai seguenti indirizzi di posta elettronica Telemaco@infocamere.it 11

12 IMPORTANTE: Per agevolare i rapporti con l ufficio del registro delle imprese, ogni variazione dell indirizzo di posta elettronica precisato al momento della stipulazione della convenzione Telemaco, deve essere immediatamente comunicato all indirizzo Telemaco@infocamere.it oppure castomer.care@infocamere.it, affinché lo stesso possa essere al più presto aggiornato. d) Requisiti minimi di ricevibilità della pratica - firma digitale valida - istanza compilata con il software Fedra o con altro programma informatico compatibile e conforme alle specifiche tecniche previste per legge - codice fiscale - numero REA, nell ipotesi di impresa già iscritta - competenza territoriale Qualora manchi uno dei predetti requisiti la pratica non viene protocollata in quanto irricevibile. N.B. Il file Distinta deve sempre essere sottoscritto digitalmente: lo stesso può essere firmato indifferentemente sia dall amministratore (ove in possesso di dispositivo di firma digitale) sia dall intermediario. e) Rettifiche e regolarizzazioni modelli di domanda Il soggetto intermediario dell invio può provvedere ad eseguire eventuali rettifiche di errori formali inerenti la modulistica elettronica nel solo caso di discordanza formale fra i dati contenuti negli atti allegati e i dati contenuti nel modello. Negli altri casi ciò e consentito soltanto in virtù di specifica procura conferitagli dal soggetto obbligato. Diversamente occorre presentare, ai fini della regolarizzazione una nuova domanda sottoscritta dal soggetto obbligato. A titolo di esempio, il soggetto intermediario non può apportare variazioni, integrazioni o correzioni, se non munito di specifica procura a tutte quelle istanze o denunce non altrimenti documentate, in quanto costitute dal solo modello di domanda - es. apertura, chiusura o modifica di unità locale. f) Conformità della copia La dichiarazione del notaio con la quale si attesta la conformità all originale della copia elettronica dell atto, deve essere contenuta nello stesso file contenente la copia di cui si attesta la conformità all originale, anche quando riportata su foglio aggiunto. La formula indicata sulla Guida alla pratica telematica: Copia su supporto informatico conforme all originale del documento su supporto cartaceo, ai sensi dell art. 20, comma 3, del DPR 445/2000 ha valore puramente indicativo. Possono essere utilizzate anche altre formule equivalenti sempre che rispettino le disposizioni del decreto anzi citato e della legge sul notariato. g) Avvertenze sui file E opportuno convertire i file allegati alle istanze o denunce in formato *pdf piuttosto che *tif La dimensione massima dei file gestibile agevolmente da Telemaco corrisponde indicativamente a 1,3/1,5 M.b. Per quanto riguarda le operazioni di scansione ottica tramite scanner degli atti allegati, affinché i file non risultino troppo grandi e siano di facile lettura e lavorazione, si 12

13 suggerisce di impostare la risoluzione del proprio scanner a 180/200 dpi (bianco e nero). h) Pagamento dell imposta di bollo Quando l imposta di bollo viene versata alla Camera di commercio di Torino, il numero dell autorizzazione rilasciata alla stessa dal Ministero delle Finanze, da indicarsi obbligatoriamente su ciascun atto allegato alla pratica (se soggetto all imposta di bollo) e sul modello firme è 9/2000 del 26/09/2000 e non, come erroneamente indicato nella guida alla pratica telematica, 2000/ i) Diritto annuale dovuto dalle imprese di nuova costituzione o per apertura di unità locale Nell ipotesi in cui l impresa voglia provvedere al versamento del diritto annuale attraverso il sistema di pagamento connesso al canale di invio delle pratiche telematiche (Telemaco), occorre che ciò venga chiaramente richiesto e precisato nel modello note dell istanza inviata. l) Ricevuta di versamento dei decimi Per quanto concerne questa ricevuta, che per espresso obbligo di legge deve essere allegata dal notaio all istanza di iscrizione di società di capitali, occorre che venga allegata l immagine informatica della ricevuta medesima firmata digitalmente dal notaio che ne attesta la conformità all originale. In alternativa, quando il notaio attesti espressamente nell atto costitutivo che i soci ne hanno esibito copia, indicandone gli estremi, non sarà necessario più allegarne copia. m) Documenti soggetti alla privacy I documenti da allegare alle istanze registro imprese o alle denunce REA che sono soggetti alla tutela della privacy, devono essere allegati alla pratica (informatica o telematica) contenuti in un file separato, che deve essere identificato dal codice tipo documento E 20 (si vedano le specifiche Fedra) in maniera da garantire la riservatezza dei dati personali in esso contenuti. Il principale documento soggetto alla privacy è la fotocopia del documento di riconoscimento: infatti, Infocamere ha previsto il codice E20 appositamente come codice identificativo delle fotocopie dei documenti di riconoscimento. Al momento, in attesa che venga attivato un nuovo codice per le altre tipologie di allegati che sono parimenti soggetti al diritto alla riservatezza, dovrà essere utilizzato detto codice E 20. Gli allegati di cui trattasi sono sostanzialmente quelli relativi alla documentazione in genere allegata alle denunce presentate per le cc.dd. attività connesse (principalmente per le attività di autoriparazione ex L. 122/1992, impiantistica ex L. 46/1990, pulizia ex L. 122/1992) e sono: Libretto di lavoro o buste paga o libro matricola Dichiarazione del datore di lavoro relativa a mansioni e livello Denuncia INAIL o dichiarazione sostitutiva attestante estremi di iscrizione INAIL o dichiarazione INAIL Titolo di studio Fatture Certificazioni mediche IMPORTANTE: il codice di cui sopra deve essere necessariamente inserito da chi invia la pratica in quanto, almeno per il momento, si tratta di un dato non modificabile dagli operatori né può essere inserito in un momento successivo dagli stessi. n) Avvertenza finale Considerate le numerose imprecisioni che sono state riscontrate dall ufficio relativamente all uso delle frasi che devono essere inserite in calce agli atti informatici (es.: imposta di bollo, attestazione copia conforme, dichiarazione di corrispondenza rispetto ai bilanci) si ricorda che le stesse sono state tutte elencate nella Guida alla pratica telematica (pag. 38) e che esse devono essere inserite tutte 13

14 correttamente, pena l irregolarità e la conseguente sospensione della pratica. MODELLO PROCURA SPECIALE, DOMICILIAZIONE E DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DELL ATTO DI NOTORIETA I sottoscritti dichiarano Codice univoco di identificazione della pratica [ ] Procura A) di conferire al sig. procura speciale per l esecuzione delle formalità pubblicitarie di cui alla sopra identificata pratica. Domiciliazione Dichiarazione sostitutiva dell atto di notorietà sulla corrispondenza degli allegati B) di attestare in qualità di amministratori - ai sensi e per gli effetti dell articolo 47 del D.P.R. 445/2000 e consapevoli delle responsabilità penali di cui all articolo 76 del medesimo D.P.R. 445/2000 per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci - la corrispondenza delle copie dei documenti (non notarili) allegati alla precitata pratica ai documenti conservati agli atti della società. C) di eleggere domicilio speciale, per tutti gli atti e le comunicazioni inerenti il procedimento amministrativo, presso l indirizzo di posta elettronica del soggetto che provvede alla trasmissione telematica, a cui viene conferita la facoltà di eseguire eventuali rettifiche di errori formali inerenti la modulistica elettronica. (nel caso in cui non si voglia domiciliare la pratica presso l indirizzo elettronica del soggetto che provvede alla trasmissione telematica occorre barrare la seguente casella ) Cariche sociali (*) D) che non sussistono cause di ineleggibilità ai fini dell iscrizione delle cariche assunte in organi di amministrazione (art c.c.) e di controllo (art c.c.) della società. (*) rilevante nelle sole ipotesi di domanda di iscrizione della nomina alle cariche sociali 1 COGNOME NOME QUALIFICA (amministratore, sindaco, ecc.) FIRMA AUTOGRAFA Il presente modello va compilato, sottoscritto con firma autografa, acquisito tramite scansione e allegato, con firma digitale, alla modulistica elettronica. Al presente modello deve inoltre essere allegata copia informatica di un documento di identità valido di ciascuno dei soggetti che hanno apposto la firma autografa Dichiarazione sostitutiva dell atto di notorietà Colui che, in qualità di procuratore, sottoscrive con firma digitale la copia informatica del presente documento, consapevole delle responsabilità penali di cui all articolo 76 del medesimo D.P.R. 445/2000 per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci, dichiara ai sensi dell art lett. u) del D.P.R. 445/2000 di agire - anche in qualità di procuratore speciale (sopra lettera A) o di procuratore incaricato ai sensi dell art c.c. (con procura depositata per l iscrizione nel registro delle imprese di n. prot. ) - in rappresentanza dei soggetti che hanno apposto la propria firma autografa nella tabella di cui sopra. che le copie informatiche degli eventuali documenti non notarili allegati alla sopra identificata pratica corrispondono ai documenti consegnatigli dagli amministratori per l espletamento degli adempimenti pubblicitari di cui alla sopra citata pratica. (1) Ai sensi dell art. 48 del D.P.R. 445/2000 e dell art. 10 della legge 675/1996 si informa che i dati contenuti nel presente modello saranno utilizzati esclusivamente ai fini della tenuta del registro delle imprese di cui all art.2188 c.c. 14