Rappresentazioni grafiche con Excel

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1 Laboratorio 2013 Scuola Duemila 1 Esercitazione svolta di laboratorio n. 2 Rappresentazioni grafiche con Excel Roberto Bandinelli Riccardo Mazzoni Situazione operativa Milena Taddei è la responsabile Marketing in un impresa alberghiera plurilocalizzata, che gestisce tre strutture ricettive. Le strutture si trovano in località turistiche differenti fra loro per quanto riguarda il tipo di stagionalità: l Hotel A, localizzato in un centro turistico di montagna, rimane aperto nei mesi da novembre a marzo; l Hotel B, che si trova invece in una città d arte, viene tenuto aperto per tutto l anno; l Hotel C, localizzato in una stazione turistica balneare, è tenuto aperto solo da aprile a ottobre. La signora Milena sta preparando una relazione consuntiva, per l anno appena concluso, destinata al management, in cui intende mettere in evidenza tutta una serie di dati relativi a vari aspetti dei tre hotel. Una sezione della relazione è dedicata agli Arrivi, vale a dire quanti clienti hanno prenotato posti-camera in ciascuna struttura e vi si sono presentati. Milena ha rappresentato ed elaborato i dati in un foglio di lavoro Excel, prima di trasferirli nella relazione vera e propria che sta redigendo con un programma di videoscrittura. I dati, articolati per mese, sono riepilogati in una tabella, nella quale compare anche la distribuzione per provenienza dei clienti, cioè se questi provengono dall Italia, da paesi dell Unione Europea o da altri paesi. La tabella è così impostata (in quella riprodotta compare la distribuzione per provenienza del solo Hotel B): Arrivi Hotel B distribuzione per provenienza Hotel A Hotel B Hotel C Ita UE altri gen feb mar apr mag giu lug ago set ott nov dic

2 2 Scuola Duemila Esercitazioni per il 2013 Per rendere più completa la comunicazione delle informazioni, Milena vuole corredare la relazione con grafici. Relativamente agli Arrivi ha infatti predisposto un istogramma: Il grafico mette in evidenza, in maniera abbastanza evidente, la diversa tipologia di stagionalità che caratterizza il processo produttivo delle tre strutture ricettive. Tuttavia, Milena ritiene utile rendere ancora più efficace il messaggio comunicativo, per cui decide di affiancare all istogramma un secondo grafico, ottenuto con gli stessi dati del primo, la cui struttura permetta un ancora più immediata percezione visiva del fenomeno rappresentato. Dopo aver provato differenti tipi di grafico, Milena ne sceglie uno di tipo radar : La scelta è dovuta al fatto che questi grafici si adattano molto bene alla rappresentazione di fenomeni per i quali può risultare particolarmente efficace la percezione visiva di aree che dal centro del grafico in cui i valori sono tutti uguali a zero si sviluppano, in maniera circolare, verso l esterno, quindi verso i valori massimi rappresentabili. Milena ha poi predisposto una seconda serie di grafici radar con i quali ha rappresentato la distribuzione per provenienza nei tre hotel. A questi ha apportato una semplice modifica rispetto al grafico relativo al fenomeno Arrivi, ha cioè rappresentato le aree mediante il solo perimetro, anziché con l integrale riempimento colorato. La modifica è dovuta al fatto che le aree relative a ciascuna delle tre categorie di clienti in cui la distribuzione per provenienza è stata articolata si sovrappongono, e il riempimento dell intera area finirebbe per vanificare l efficacia comunicativa di questa tipologia di grafico:

3 Laboratorio 2013 Scuola Duemila 3 Note relative alla struttura del modello Il modello è molto semplice, in quanto si tratta di una tabella ai cui dati vengono associati i grafici; nel caso in esame questi sono mantenuti nello stesso foglio della tabella; si può tuttavia scegliere di disporre tabella e grafici su fogli separati.

4 4 Scuola Duemila Esercitazioni per il 2013 Costruzione del grafico radar Per la costruzione di un grafico radar si procede in sostanza come per gli altri tipi di grafico (i riferimenti sono qui relativi a Excel 2007, ma facilmente adattabili ad altre release del programma). La selezione dei dati da rappresentare mediante il grafico può avvenire in due momenti diversi: 1) si può partire subito dalla selezione dei dati, per poi passare alla scelta del grafico; 2) oppure scegliere il tipo di grafico da tracciare e solo successivamente selezionare i dati. Dato che la prima procedura è probabile che sia più conosciuta, si forniscono alcune indicazioni relative alla seconda: 1) si sceglie dunque il tipo di grafico da tracciare, nel caso in esame un radar, mediante la sequenza di comandi: Inserisci/Grafici/Altri grafici e selezionando, nella finestra che si apre, una delle tre forme di radar : la prima da sinistra è quella che traccia solo il perimetro delle aree (quella usata da Milena nella situazione operativa per la distribuzione per provenienza), la seconda si differenzia dalla precedente solo perché pone un segnalino ai vertici di ciascuna area, la terza prevede invece le aree interamente colorate (quella usata da Milena per rappresentare gli Arrivi); 2) si ottiene così l apertura di un spazio grafico interamente vuoto, e la contemporanea visualizzazione della barra di Progettazione degli Strumenti grafico, e può iniziare la selezione delle serie di dati con il comando Seleziona dati; 3) nel riquadro Seleziona origine dati si clicca su Aggiungi e nel nuovo riquadro si inserisce il nome della serie; agendo sulla freccetta a destra, si vanno a selezionare con un trascinamento del mouse, tutti i dati che compongono quella data serie, nel caso in esame, per la serie relativa all Hotel A, si selezionano i dati nelle celle da B3 a B14 (si veda l immagine della struttura del modello); fatto ciò si può osservare direttamente sul grafico il risultato di tale azione;

5 Laboratorio 2013 Scuola Duemila 5 4) si ripete la procedura descritta al punto precedente per tutte le serie da rappresentare nel grafico; 5) per concludere, si specifica la serie di dati che si riferiscono alle Etichette asse orizzontale; in un grafico radar tali etichette si dispongono naturalmente intorno al grafico; la serie di dati da selezionare è, nel caso in esame, quella dei mesi, presente nelle celle da A3 ad A14. Excel permette poi vari e diversificati interventi di personalizzazione di ogni grafico. Basta provare a fare modifiche per trovare la soluzione che si ritiene ottimale per una efficace comunicazione.