Il Repository Organizzativo e la capitalizzazione della conoscenza nel Gruppo BPM

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1 Il Repository Organizzativo e la capitalizzazione della conoscenza nel Gruppo BPM Banca Popolare di Milano Milano, 18 maggio 2005 La presentazione è stata realizzata dal Banca Popolare di Milano ed è riservata esclusivamente ai soci CeTIF. La riproduzione e la diffusione anche parziale della stessa non è pertanto consentita se non previa autorizzazione.

2 Agenda LA GESTIONE DEL REPOSITORY IN BPM ATTIVITA ED OBIETTIVI 2005 L ORGANIZZAZIONE DEL SERVIZIO IL FLUSSO DI ALIMENTAZIONE DEL REPOSITORY ORGANIZZATIVO LA CAPITALIZZAZIONE DELLA CONOSCENZA D. LGS 231: L IMPLEMENTAZIONE DEL MODELLO DEI CONTROLLI NEL REPOSITORY LA CERTIFICAZIONE PATTI CHIARI CON L AUSILIO DEL REPOSITORY IL MOTORE DI RICERCA COME STRUMENTO DI RACCORDO FRA IL REPOSITORY E LE NORME 2 18 maggio 2005

3 Attività ed obiettivi 2005 Aggiornamento e arricchimento Aggiornamento modelli e oggetti Mappatura nuovi modelli di processo D. Lgs 231 Patti Chiari Supporto ai progetti di re-engineering.. Qualificazione livello attività di controllo Business Continuity / Rischi Operativi Certificazione qualità Redazione documentazione metodologica Ottimizzazione della struttura del DB Amministrazione Gestione utenze Gestione sicurezza Manutenzione database (consolidamento e riorganizzazione modelli ed oggetti) PROCESSI Chart Title UNITA' ORGANIZZATIVA A UNITA' ORGANIZZATIVA UNITA' B ORGANIZZATIVA UNITA' C ORGANIZZATIVA D STRUTTURA ORGANIZZATIVA Repository Organizzativo Monitoraggio Patti chiari / Legge 231 Gestione dei rischi operativi / Business Continuity Diffusione della conoscenza a tutti gli utenti (di rete e di uffici centrali) Navigazione integrata processi - normativa Dimensionamento organici Mappatura delle competenze (gap analisys processi funzioni) 3 18 maggio 2005

4 L organizzazione del servizio Entità Ruoli/Responsabilità Risorse responsabili Comitato Processi Responsabile Repository Definisce le linee guida del servizio Prende le decisioni strategiche del servizio Gestisce la comunicazione dei processi infragruppo Avalla gli stati di avanzamento lavori Identifica le priorità di intervento Pianifica le attività Coordina i GdL Predispone gli stati di avanzamento lavori Garantisce omogeneità di approccio Responsabili sviluppo organizzativo Banche Responsabile Settore Integrazione Partecipazioni Controllate Responsabili Repository Banche Responsabile Società di Consulenza GdL Mappatura Elabora i Modelli nel Repository Organizzativo Garantisce la coerenza tra la documentazione raccolta e i Flow Chart predisposti Process Owner Banche Consulenti GdL Validazione Valida i Flow Chart predisposti dal punto di vista del contenuto Analisti di organizzazione Banche Utenti Banche 4 18 maggio 2005

5 Il flusso di alimentazione del Repository Organizzativo Utenti Interventi di Reengineering Modifiche sul processo Direzione Information & Communication Technology Modifiche sui Sistemi Applicativi Aggiornamenti della Normativa 1 Direzione Organizzazione Area Sviluppo Organizzativo Interventi su richiesta Repository Organizzativo Modello di Business Multicanale Organigrammi Mappa dei Sistemi Applicativi Interventi e progetti propri della Direzione Organizzazione 1) In BPM il processo di elaborazione e gestione della normativa fa capo alla Direzione Information & Communication Technology 5 18 maggio 2005

6 D. Lgs 231: l implementazione del modello dei controlli nel Repository Nell ambito della dellagestione del del Repository Organizzativo BPM, BPM, la la Direzione Organizzazione ha ha intrapreso un attività finalizzata a: a: Identificare e qualificare tutti i processi organizzativi sensibili ai reati contemplati dal D.lgs. 8 giugno 2001, n 231 e successivi aggiornamenti (MIAR - Matrice Informativa Aree di Rischio) all interno di ciascun processo: identificare e qualificare tutte le Unità Organizzative sensibili ai reati (informazioni MIAR) implementare la Gap Analysis sui controlli presenti nel processo rispetto a quelli richiesti dal Modello dei Controlli Rendere disponibili le informazioni acquisite, sia tramite la consultazione diretta del contenuto del Repository Organizzativo, sia attraverso la produzione di specifica reportistica 6 18 maggio 2005

7 D. Lgs 231: l implementazione del modello dei controlli nel Repository Nel Repository, ad ogni Processo sensibile ai reati 231, sono stati implementate le seguenti informazioni: i Controlli (231, 61, 25QQ) i Reati (231, 61, 25QQ) le Unità Operative Sensibili Istruttoria 1 Fido ad Aziende (Clienti Corporate in portafoglio Corporate) Analisi 1 Fido ad Aziende (Clienti Corporate in portafoglio Corporate) PRESENTE - 231_Standard generale_1? - 231_Standard generale_2 PRESENTE - 231_Standard generale_3 PRESENTE - 231_Standard generale_4 ASSENTE - 231_Amministrazione_A1 PRESENTE - 231_Amministrazione_A2 PRESENTE - 231_Amministrazione_A3? - 231_Amministrazione_A4? - 231_Amministrazione_D1? - 231_Amministrazione_F1? - 231_Amministrazione_F2 PRESENTE - 231_Standard generale_1? - 231_Standard generale_2 PRESENTE - 231_Standard generale_3 PRESENTE - 231_Standard generale_4? - 25QQ_Terrorismo_A PRESENTE - 25QQ_Terrorismo_B1 ASSENTE - 25QQ_Terrorismo_B3 PRESENTE - 25QQ_Terrorismo_B4 1 Fido? - 25QQ_Terrorismo_B5 ad Aziende (Clienti Corporate in portafoglio Corporate) Reati 231: 1-2 Reati 25 Q.Q.: 1-2 Unità Operative sensibili: Filiale Corporate, Area Crediti C.T.C., Vice Direzione Generale, Comitato Finanziamento, Comitato Consiliare Proposta 1 Fido ad Aziende (Clienti Corporate in portafoglio Corporate) Delibera 1 Fido ad Aziende (Clienti Corporate in portafoglio Corporate) 7 18 maggio 2005

8 D. Lgs 231: l implementazione del modello dei controlli nel Repository Dal Repository così alimentato, sono stati prodotti specifici report che evidenziano, in formato word, le informazioni attinenti al D.lgs 231 con relative descrizioni: le Unità Operative Sensibili i Reati i Controlli 8 18 maggio 2005

9 D. Lgs 231: l implementazione del modello dei controlli nel Repository In relazione ad ogni singolo processo, tramite uno specifico file ( Avanzamento progetto 231.xls ), è facile evidenziare i punti aperti inerenti la normativa ed i sistemi, e quindi completarli 9 18 maggio 2005

10 La Certificazione Patti Chiari con l ausilio del Repository Per poter documentare con immediatezza le attività Patti chiari all interno dei propri processi, BPM ha realizzato un pilota utilizzando il Repository Organizzativo: Analisi Analisi dell architettura del del Repository per per adeguarlo alle alle informazioni Patti Patti Chiari Chiari (iniziative e descrizioni specifiche a compendio dei dei processi mappati) Estensione dell architettura con con le le specifiche sopra sopra indicate allo allo scopo scopo di di predisporre il il popolamento del del Repository (aggiunta di di attributi attributi descrittivi e booleani) Individuazione dei dei processi sensibili alle alle iniziative Patti Patti Chiari Chiari Modellazione delle delle attività attività specifiche Patti Patti Chiari Chiari con con appositi attributi attributi (descrizione e flag flag delle delle iniziative limitatamente ai ai processi del del Credito Creditosul sulcanale canalecorporate) Analisi Analisi e implementazione dei dei report report di di estrazione informazioni relative relative ai aiprocessi sensibili a Patti Patti Chiari Chiari delle delle maggio 2005

11 La Certificazione Patti Chiari con l ausilio del Repository Attività sensibile modellata : un esempio maggio 2005

12 La Certificazione Patti Chiari con l ausilio del Repository 1 Report : estrazione per processo Selezionando uno o più processi del Repository, automaticamente viene prodotta la lista delle attività sensibili alle iniziative Patti Chiari in ordine di fase di processo e iniziativa maggio 2005

13 La Certificazione Patti Chiari con l ausilio del Repository 2 Report : estrazione per iniziativa Selezionando un gruppo/cartella del Repository, automaticamente viene prodotta la lista delle attività sensibili alla/e iniziativa/e selezionate Patti Chiari in ordine di processo e fase maggio 2005

14 Il Motore di ricerca come strumento di raccordo fra il Repository e le norme Gli obiettivi del motore di ricerca: Assoluta autonomia fra i Repository dei processi e della normativa Ricerca delle informazioni a partire da Parole Chiave indicate dall utente Accesso consentito agli utenti in modalità distribuita, tramite prodotti di browsing Soluzione che renda realizzabili in modo semplice future evoluzioni (sia applicative, sia tecnologiche) maggio 2005

15 Il Motore di ricerca come strumento di raccordo fra il Repository e le norme Le scelte funzionali del motore di ricerca: acquisizione (separata e/o contemporanea) delle informazioni relative a processi e a normative risultati riprodotti in formato di liste ordinate su pagine WEB, suddivise in due sezioni (sezione Modello di Processi - sezione Normativa) liste dei processi e delle norme che prevedono l esposizione delle informazioni fondamentali che li caratterizzano ricerca effettuata tramite impostazione di un criterio (generico / avanzato) possibile indicazione nella scelta dei risultati secondo la categorie selezionate mediante utilizzo di check box maggio 2005

16 Il Motore di ricerca come strumento di raccordo fra il Repository e le norme Le scelte tecniche del motore di ricerca: assenza di vincoli fra i due database dei processi e delle norme accesso al servizio di ricerca e di navigazione attraverso un applicazione Web indipendente da LOTUS NOTES e da ARIS archivi dell applicazione indipendenti da DB originali indicizzazione degli archivi che contengono la copia di modelli e documenti originali creazione di link per visualizzare la copia dei documenti originali i processi ARIS sono visualizzati in pagine HTML la normativa viene visualizzata in un formato di LOTUS NOTES maggio 2005

17 Il Motore di ricerca come strumento di raccordo fra il Repository e le norme L architettura applicativa del Motore di ricerca Aris XML Notes OS Scheduled Process Web. Aris Indexer Notes Indexer Get User Query Present Search Result Indexing and Searching API (Lucene) Aris Process Index Notes Documents Index maggio 2005