Dematerializzare per Semplificare

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2 Dematerializzare per Semplificare Dematerializzare non vuol dire solo semplificare. La semplificazione investe tutta la sfera della riorganizzazione dei processi, della trasparenza e dell assunzione di responsabilità, dell uso degli strumenti tecnologici nella comunicazione tra amministrazioni e tra cittadini ed amministrazioni. 2

3 KeySuite per la Pubblica Amministrazione KeySuite è la piattaforma tecnologica integrata di KDM che fornisce soluzioni condivise per la razionalizzazione dei procedimenti amministrativi connessi ai flussi di comunicazione e di gestione documentale, in cui è richiesta un opportuna interazione tra soggetti umani, applicazioni e sistemi 3

4 Analisi del procedimento KeySuite fornisce strumenti per l applicazione di una «metodologia» finalizzata alla descrizione dei procedimenti attraverso la riprogettazione dei flussi documentali e delle procedure amministrative. 4

5 Modello di riferimento In ambito documentale la piattaforma KeySuite si basa su un modello di gestione documentale, in linea con la normativa vigente, gli standard ISO e le nuove disposizioni del Codice dell Amministrazione Digitale. Tale modello rende disponibile un insieme di servizi per la gestione documentale a copertura dell intero ciclo di vita di un documento. 5

6 Modello e servizi integrati Adottare il modello include l utilizzo di servizi integrati, che possono essere presenti o meno nell architettura di un Ente. In ogni caso, i servizi già presenti possono essere integrati nella piattaforma attraverso un processo di qualificazione, mentre tutti gli altri servizi sono forniti dalla piattaforma KeySuite. 6

7 I servizi integrati di KeySuite I servizi integrati della piattaforma che permettono di rispettare i requisiti di dematerializzazione e semplificazione dei procedimenti e dei relativi flussi documentali sono: invio PEC conservazione sostitutiva timbro digitale firma elettronica, digitale, remota verifica dei formati e firme pubblicazione 7

8 Flowbox - Il magazzino dei procedimenti Il primo strumento della piattaforma è il magazzino dei procedimenti (FlowBox), una soluzione a riuso della Regione Emilia-Romagna, che permette di descrivere un procedimento amministrativo nelle sue versioni "AS IS" e "TO BE". In particolare: la tipologia del procedimento la normativa e i canali di comunicazione l evoluzione del flusso del procedimento le figure professionali e gli attori coinvolti le azioni documentali e i relativi documenti 8

9 FlowBox - Analisi preliminare attraverso il magazzino dei procedimenti 9

10 FlowBox - Elenco dei procedimenti 10

11 FlowBox - Descrizione generale procedimento 11

12 FlowBox - Dettagli del procedimento 12

13 FlowBox Firme e canali di comunicazione 13

14 FlowBox - Evidenza della Normativa 14

15 FlowBox - Commenti alla Normativa 15

16 FlowBox - Attività del procedimento 16

17 FlowBox - Dettaglio delle fasi 17

18 FlowBox - Attori del procedimento UO e Soggetti Esterni 18

19 FlowBox - Attori del procedimento Figure professionali 19

20 FlowBox Documenti 20

21 FlowBox - Azioni Documentali 21

22 Designer BPMN2 Modellazione del procedimento KeySuite mette a disposizione un interfaccia grafica per la modellazione dei processi, il Designer, un tool grafico che consente di modellare un processo evidenziando l intera struttura e la scomposizione dei processi in attività elementari, raggruppabili in sotto processi. Il flusso viene importato da FlowBox e rimodellato sul Designer. 22

23 Designer BPMN2 - Importa procedimento dal magazzino al Designer 23

24 Designer BPMN2 Personalizzazione delle interfacce web 24

25 Designer BPMN2 Personalizzazione delle interfacce web (2) 25

26 Designer BPMN2 - Modellare il flusso principale del procedimento Asilo Nido In questa pagina viene descritto nel dettaglio il flusso logico assegnato al procedimento, fondamentale ai fini della successiva fase di orchestrazione. Creazione del fascicolo del procedimento Il sistema crea automaticamente un nuovo fascicolo sul protocollo per il procedimento «Richiesta iscrizione Asilo Nido» in base al titolario dell Ente Scadenza del bando Alla scadenza del bando il sistema avvia l esecuzione di un nuovo flusso Pubblicazione graduatoria Il sistema pubblica la graduatoria definitiva sul sito dell Ente 26 Nuovo Bando Il sistema richiede i dati descrittivi del nuovo procedimento in fase di apertura Richiesta del Bando firmato Il sistema richiede all utente della PA l inserimento del bando firmato per renderlo sempre disponibile durante il procedimento e per archiviarlo nel documentale/protocollo dell Ente Verifica Nuova Richiesta Per ogni richiesta pervenuta il sistema avvia un flusso specifico per il trattamento della comunicazione in entrata Richiesta graduatoria provvisoria Il sistema richiede la graduatoria provvisoria all utente dell ufficio della PA

27 Designer BPMN2 Dettaglio del flusso dei sotto processi di interazione con documentale/protocollo Il Bando firmato viene fascicolato nel sistema di protocollo dell Ente Il sistema si interfaccia con il protocollo per fascicolare il documento Il Bando firmato viene archiviato nel documentale Il sistema si interfaccia con il sistema documentale per archiviare il documento Il Bando firmato viene protocollato Il sistema si interfaccia con il sistema documentale/protocollo per protocollare il documento 27

28 Designer BPMN2 - Modellare il flusso del sotto processo di gestione della richiesta di iscrizione Verifica dati del mittente Il sistema propone all utente il riconoscimento del richiedente tramite i suoi dati identificativi/anagrafici al fine di archiviare il nuovo fascicolo corredato dai metadati del richiedente Gestione Nuova Richiesta Per ogni richiesta pervenuta il sistema avvia un flusso specifico per il trattamento della comunicazione in entrata 28

29 Designer BPMN2 - Sotto processo di accesso al documentale/protocollo La graduatoria provvisoria viene fascicolata nel sistema di protocollo dell Ente Il sistema si interfaccia con il documentale/protocollo per fascicolare il documento La graduatoria provvisoria viene archiviata nel documentale Il sistema si interfaccia con il sistema documentale per archiviare il documento La graduatoria provvisoria viene protocollata nel sistema di protocollo dell Ente Il sistema si interfaccia con il documentale/protocollo per protocollare il documento 29

30 Designer BPMN2 - Modellare il flusso del sotto processo di creazione nuova richiesta 30

31 Designer BPMN2 Standard di esportazione Il Designer esporta il progetto in formato BPMN2 standard eseguibile dal motore BPM della piattaforma conforme con lo standard BPMN2 e integrato in maniera opportuna con il sistema documentale. 31

32 Designer BPMN2 - Installa il flusso sull orchestratore KeySuite Il flusso revisionato e personalizzato viene installato con la funzionalità di «deploy» direttamente sulla piattaforma KeySuite. 32

33 KeySuite - Gestione del procedimento Accesso Single Sign On 33

34 KeySuite Scrivania Virtuale 34

35 KeySuite Avvio istanza procedimento Nuova Istanza del Procedimento Permette di avviare una nuova istanza del procedimento amministrativo di tipo «Asilo» 35

36 KeySuite Dettagli istanza avviata 36

37 KeySuite Flusso documentale gestione del fascicolo del procedimento E possibile accedere in qualsiasi momento alla struttura archivisticodocumentale del procedimento, attraverso appositi link di connessione con il Sistema Documentale. 37

38 KeySuite Human task richiesta bando In questa pagina viene mostrata la prima attività umana del procedimento disegnato. 38

39 KeySuite Presa in carico ed esecuzione dello Human Task Presa in carico attività L utente che ne ha diritto prende in carico l attività Azioni su attività L utente che ne ha diritto può: 1) Prendere in carico un attività in ingresso 2) Rilasciare un attività presa in carico e renderla disponibile in ingresso agli altri utenti del suo ufficio 3) Saltare un attività in ingresso limitatamente a quelle attività definire opzionali nel flusso L attività umana viene presa in carico e gestita dalla figura professionale specificata nel disegno BPMN2. 39

40 KeySuite Documento fascicolato e protocollato tramite Sistema Documentale 40

41 KeySuite Avanzamento flusso 41

42 KeySuite Invio richiesta del cittadino iscrizione tramite PEC 42

43 KeySuite Invio richiesta tramite Portale dei Servizi On Line (1) 43

44 KeySuite Invio richiesta tramite Portale dei Servizi On Line (2) 44

45 KeySuite Human Task verifica richiesta 45

46 KeySuite Presa in carico ed esecuzione del Task verifica richiesta iscrizione 46

47 KeySuite Protocollo della richiesta di iscrizione tramite Sistema Documentale 47

48 KeySuite Avanzamento flusso Gestione nuova richiesta 48

49 KeySuite Task Gestione nuova richiesta 49

50 KeySuite Invio accettazione richiesta iscrizione 50

51 KeySuite Navigazione sportello riservato del cittadino 51

52 KeySuite Dettaglio dello Human Task verifica pertinenza fascicolo 52

53 KeySuite Stato richieste iscrizione 53

54 KeySuite Avanzamento gestione delle richieste di iscrizione 54

55 KeySuite Avanzamento flusso attesa scadenza bando 55

56 KeySuite Human task di pubblicazione graduatoria Il procedimento Asilo Nido gestito in questa demo, prevede la scadenza una scadenza del bando e la successiva pubblicazione della graduatoria. 56

57 KeySuite Presa in carico ed esecuzione pubblicazione graduatoria 57

58 KeySuite Pubblicazione graduatoria sul sito dell Ente 58

59 KeySuite Portale dei Servizi On Line 59

60 KeySuite Istanza del procedimento completa 60

61 KeySuite Flusso completo Se non si sono verificati errori durante l esecuzione logica del flusso, lo stato di avanzamento mostrerà tutte le attività in verde. 61

62 KeySuite Navigazione titolari e fascicoli del Sistema Documentale 62

63 KeySuite Navigazione CIFS La piattaforma rende possibile l accesso al sistema Documentale di KeySuite tramite protocollo CIFS (share di rete) per poterlo navigare direttamente con «Esplora Risorse» (Windows, MacOS, Linux). Viene utilizzata una integrazione web per l apertura diretta di cartelle e file con le proprie applicazioni (senza installazioni aggiuntive sui client). 63

64 KeySuite Navigazione CIFS 64

65 KeySuite Business Intelligence La piattaforma dispone di un avanzato sistema di Business Intelligence tramite il quale tutte le attività dei processi sono monitorate ed analizzate durante il loro ciclo di vita, con particolare attenzione allo scambio di messaggi, allo svolgimento delle attività umane e all integrazione dei sistemi applicativi. 65