Orientamenti e raccomandazioni Orientamenti sulle informazioni periodiche da presentare all ESMA da parte delle agenzie di rating del credito

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1 Orientamenti e raccmandazini Orientamenti sulle infrmazini peridiche da presentare all ESMA da parte delle agenzie di rating del credit 23/06/15 / ESMA/2015/609

2 Indice 1 Finalità Definizini Scp degli rientamenti Cnfrmità e bblighi di cmunicazine Infrmazini da inserire nelle cmunicazini peridiche Fatturat prveniente da perazini finanziarie e csti (per tip di rating del credit e su base individuale e cnslidata) Avvicendament del persnale, psti vacanti e prmzini chiave Numer degli ETP Reclami interni presentati al dipartiment di cnfrmità Verbali delle riunini del cnsigli di amministrazine, pareri e relazini degli amministratri indipendenti senza incarichi esecutivi trasmessi al cnsigli di amministrazine Prcedimenti giudiziari, prcedure di arbitrat e altre prcedure di risluzine delle cntrversie Individuazine di casi ptenziali e reali d insservanza del reglament CRA e misure adttate Organigrammi Cnfrmità, audit intern, gestine del rischi Strategia infrmatica aziendale Altri settri Ntifiche di mdifiche rilevanti in rdine alle cndizini richieste per la registrazine iniziale Calcl dei cntributi per le attività di vigilanza e della quta di mercat delle CRA Calcl della quta di mercat di una CRA Allegat 1: Riepilg delle infrmazini peridiche da presentare all ESMA da parte delle agenzie di rating del credit

3 Acrnimi utilizzati Reglament CRA CRA ESMA HR AI Reglament (CE) n. 1060/2009 del Parlament eurpe e del Cnsigli, del 13 maggi 2002 (mdificat da ultim dal reglament (CE) n. 462/2013). Agenzia di rating del credit (Credit Rating Agency) Autrità eurpea degli strumenti finanziari e dei mercati Risrse umane Audit intern 2

4 1 Finalità Ambit di applicazine Destinatari 1. I presenti rientamenti si applican alle agenzie di rating del credit (CRA) registrate nell UE. I presenti rientamenti nn si applican alle CRA certificate. Tempistica 2. I presenti rientamenti acquisterann efficacia due mesi dp la lr pubblicazine nel sit web dell ESMA in tutte le lingue ufficiali dell UE. 2 Definizini 3. Reglament ESMA: reglament (UE) n. 1095/2010 del Parlament eurpe e del Cnsigli, del 24 nvembre 2010, che istituisce l Autrità eurpea di vigilanza (Autrità eurpea degli strumenti finanziari e dei mercati), mdifica la decisine n. 716/2009/CE e abrga la decisine 2009/77/CE della Cmmissine. 3 Scp degli rientamenti 4. Gli rientamenti definiscn le infrmazini che dvrebber essere presentate dalle CRA per cnsentire all ESMA di esercitare una vigilanza cntinua sulle agenzie stesse. Gli rientamenti in questine chiariscn anche le aspettative dell ESMA circa le infrmazini che dvrebber esserle presentate ai fini del calcl dei cntributi per le attività di vigilanza e della quta di mercat delle CRA. 4 Cnfrmità e bblighi di cmunicazine 5. Quest dcument cntiene rientamenti emanati ai sensi dell articl 16 del reglament ESMA. Cnfrmemente all articl 16, paragraf 3, del reglament ESMA, le autrità e i partecipanti ai mercati finanziari cmpetenti cmpin gni sfrz per cnfrmarsi agli rientamenti e alle raccmandazini. 5 Infrmazini da inserire nelle cmunicazini peridiche 6. La presente sezine cntiene le infrmazini che le CRA dvrebber presentare all ESMA su base trimestrale, semestrale e annuale nel quadr delle lr cmunicazini peridiche. Le infrmazini dvrebber essere trasmesse entr il mese successiv alla fine del trimestre in questine. 3

5 Perid 1 trimestre 20xx (fin al 31 marz 20xx) 2 trimestre 20xx (fin al 30 giugn 20xx) 3 trimestre 20xx (fin al 30 settembre 20xx) 4 trimestre 20xx (fin al 31 dicembre 20xx) Termine ultim per la cmunicazine 30 aprile 20xx 31 lugli 20xx 31 ttbre 20xx 31 gennai 20x(x+1) 7. Si rammenta che, qualra sian rilevate presunte vilazini del reglament CRA che mettn a rischi l integrità e l biettività dei rating del credit esistenti (cmprese eventuali attività fraudlente irreglari cme la cndtta scrretta di un dirigente di un membr del persnale), sarà premura della CRA in questine darne immediata ntifica all ESMA. Le CRA sn cnsapevli che la mancata cmunicazine di tali fatti, nell'eventualità in cui sia accertata la vilazine, cmprterebbe la rinuncia da parte dell azienda di avvalersi della circstanza attenuante di cui all allegat IV, sezine II, punt 3, del reglament CRA mdificat ( Se l agenzia di rating del credit ha riferit velcemente, cn efficacia e cmpletezza, la vilazine all [ESMA] è applicat il cefficiente di 0,4 ). 8. L ESMA nn intende bbligare una CRA a rinunciare al su segret prfessinale nel trasmettere le infrmazini peridiche previste dai presenti rientamenti. A. Infrmative trimestrali 5.1 Fatturat prveniente da perazini finanziarie e csti (per tip di rating del credit e su base individuale e cnslidata) 9. L ESMA dvrebbe ricevere infrmazini sul fatturat trimestrale per a) tip di rating del credit e b) csti. 10. Il fatturat trimestrale dvrebbe essere suddivis secnd i seguenti tipi di rating: scietà nn finanziarie, scietà finanziarie, finanze svrane/pubbliche, strumenti finanziari strutturati, bbligazini garantite. 11. I csti trimestrali dvrebber indicare separatamente le spese di funzinament e le spese cmplessive. Le spese di funzinament dvrebber essere un apprssimazine degli utili al lrd di interessi e impste. I dati dvrebber essere presentati cme prventi e spese trimestrali (e nn su base annuale). 12. Le CRA esnerate dal cntribut annuale per le attività di vigilanza dvrebber trasmettere queste infrmazini a cadenza semestrale anziché trimestrale. 4

6 5.2 Avvicendament del persnale, psti vacanti e prmzini chiave 13. Dvrebbe essere indicat l avvicendament trimestrale dell alta dirigenza (anche del dipartiment infrmatic), degli analisti principali e degli analisti. Le CRA esnerate dal cntribut annuale per le attività di vigilanza dvrebber trasmettere queste infrmazini a cadenza semestrale anziché trimestrale. 5.3 Numer degli ETP 14. Oltre ai dati sull avvicendament del persnale, all ESMA dvrebbe essere cmunicat gni trimestre il numer cmplessiv del persnale in servizi press una CRA, espress in termini di equivalenti a temp pien. Le CRA esnerate dal cntribut annuale per le attività di vigilanza dvrebber frnire queste infrmazini a cadenza semestrale anziché trimestrale. 5.4 Reclami interni presentati al dipartiment di cnfrmità 15. Alla ricezine di un reclam che ricade nell ambit di applicazine del reglament, le CRA dvrebber presentare all ESMA: una descrizine del cntenut del reclam; le azini avviate dalla CRA in seguit al reclam; le infrmazini relative a un eventuale indagine interna avviata in seguit al reclam, indicand anche se l indagine è in crs è stata archiviata alla data della cmunicazine; in cas di indagine archiviata, una cpia dell'eventuale relazine stilata successivamente all'indagine. B. Infrmative semestrali 5.5 Verbali delle riunini del cnsigli di amministrazine, pareri e relazini degli amministratri indipendenti senza incarichi esecutivi trasmessi al cnsigli di amministrazine 16. Le CRA dvrebber trasmettere gni semestre: i verbali delle riunini del lr cnsigli di amministrazine; una cpia dei dcumenti inviati ai membri del cnsigli di amministrazine e di srveglianza prima che abbian lug le rispettive riunini, csì cme la dcumentazine cmplementare discussa nel crs delle stesse (per esempi, le relazini prdtte dalla funzine di cnfrmità, audit intern, revisine interna, funzine di sicurezza delle infrmazini e rischi); se il parere di un amministratre indipendente senza incaric esecutiv è frnit in un dcument distint, le CRA dvrebber cmunicare nell infrmativa semestrale eventuali pareri presentati dagli amministratri 5

7 indipendenti senza incarichi esecutivi di una CRA ai sensi dell allegat I, sezine A, punt 2, del reglament CRA, nnché tutte le relazini (cmprese le relazini di cntrll) redatte da un amministratre indipendente. 5.6 Prcedimenti giudiziari, prcedure di arbitrat e altre prcedure di risluzine delle cntrversie 17. L ESMA dvrebbe ricevere semestralmente una breve descrizine, cmpresi gli aggirnamenti, dei prcedimenti giudiziari pendenti e in crs, delle prcedure di arbitrat e di qualsiasi frma di prcedura vinclante di risluzine delle cntrversie che sn/eran in essere durante il perid di riferiment, e che pssn avere ripercussini negative sulla cntinuità sulla qualità dei rating e/ incidere in maniera sstanziale sulla psizine finanziaria di una CRA. Tale descrizine dvrebbe cmprendere una sintesi dei prcedimenti e del ptenziale esit degli stessi in termini di respnsabilità giuridica. 5.7 Individuazine di casi ptenziali e reali d insservanza del reglament CRA e misure adttate 18. Ogni semestre le CRA dvrebber frnire infrmazini dettagliate riguardanti pssibili casi che ptrebber determinare l insservanza di una delle cndizini iniziali richieste per la registrazine, fra cui: a. una descrizine di gni singl cas suscettibile di cmprtare un eventuale insservanza delle cndizini richieste per la registrazine iniziale; b. una dichiarazine recante i mtivi per cui è srta tale situazine; c. una dichiarazine delle azini intraprese dalla CRA a seguit della rilevazine del cas in questine; d. una dichiarazine cn cui viene cmunicata l eventuale apertura di un indagine interna in relazine al cas in questine e se tale indagine è in crs è stata archiviata; in quest'ultim cas, una cpia di gni relazine redatta successivamente riguardante l'indagine in questine. 5.8 Organigrammi 19. Le CRA dvrebber presentare i rispettivi rganigrammi semestralmente, qualra vi sian stati aggirnamenti. Tale rganigramma dvrebbe frnire un livell di dettagli tale da cnsentire all ESMA di individuare la struttura dei seguenti dipartimenti e descrivere le principali funzini degli stessi: funzine di cnfrmità alle nrme; audit intern; funzine di revisine interna; linee perative incaricate delle attività di rating; funzine di sicurezza infrmatica; dipartiment infrmatic; funzine di rischi. 6

8 5.9 Cnfrmità, audit intern, gestine del rischi 20. Ogni CRA dvrebbe presentare cn cadenza semestrale il prpri pian di lavr gniqualvlta sia stata realizzata una versine aggirnata di tale pian durante il perid in esame. 21. Qualra una CRA abbia istituit una funzine di audit intern cmmissinat audit interni a un sggett estern, l ESMA dvrebbe ricevere una cpia del pian di lavr aggirnat riguardante l audit intern gniqualvlta sia stata realizzata una versine aggirnata di tale pian durante il perid in esame. 22. Ogni CRA dvrebbe trasmettere all ESMA cpie delle relazini emesse dalle funzini di cnfrmità, audit intern e gestine del rischi (riguardanti, per esempi, i rischi perativi i rischi per la sicurezza delle infrmazini). Le CRA dvrebber frnire i dettagli di gni azine di cntrll per arginare tali rischi Strategia infrmatica aziendale 23. L ESMA dvrebbe essere tenuta al crrente, cn cadenza semestrale, delle strategie infrmatiche aziendali delle CRA e di eventuali mdifiche apprtate alle stesse. 24. L ESMA dvrebbe essere tenuta al crrente cn cadenza semestrale dei piani di lavr infrmatici delle CRA e di eventuali mdifiche apprtate agli stessi. Le CRA dvrebber altresì frnire aggirnamenti sull stat di attuazine del pian di lavr Altri settri 25. In aggiunta, le CRA dvrebber trasmettere semestralmente: nuvi cnflitti di interesse individuati, ptenziali e reali, e le misure adttate in rispsta a tale situazine; infrmazini su qualsiasi revisine interna avviata destinata a essere eseguita sui mdelli di rating e sui prcessi di rating; gli esiti delle revisini metdlgiche, cmprese le infrmazini su qualsiasi test retrspettiv effettuat nel perid di riferiment, i dettagli di eventuali risultanze principali, csì cme le azini cnseguenti intraprese dalla CRA Ntifiche di mdifiche rilevanti in rdine alle cndizini richieste per la registrazine iniziale 26. L ESMA cnsidera rilevante una mdifica alle infrmazini frnite nella dmanda di registrazine e, più in generale, qualsiasi mdifica suscettibile di incidere sulla cnfrmità ai requisiti del reglament CRA. 27. Una CRA dvrebbe cmunicare all ESMA eventuali mdifiche rilevanti in rdine alle cndizini richieste per la sua registrazine iniziale cmprese, fra l altr, le seguenti 7

9 situazini: a. apertura e chiusura di succursali; b. ricrs al meccanism di avall; c. diritt a eventuali esenzini esercitabili da parte delle CRA cncesse alla registrazine; d. accrdi di esternalizzazine; e. frma giuridica; f. struttura scietaria (fra cui la rirganizzazine la ristrutturazine delle attività della CRA e scrpri); g. tip di attività scietarie (fra cui la frnitura di un nuv servizi e il lanci di nuvi prdtti, sian essi nel settre del rating men); h. classe e/ tip di rating del credit; i. assett prprietari: acquisizine cessine delle partecipazini superiri al 5 % del capitale; j. cmpsizine del cnsigli di srveglianza/amministrazine; k. funzine di cnfrmità e funzine di revisine; l. prcedure impiegate per emettere e rivedere i rating del credit; m. risrse finanziarie (fra cui le variazini intervenute nel capitale azinari il debit a lung termine); n. metdlgie, mdelli iptesi fndamentali di rating;. prcessi infrmatici e sistemi di elabrazine elettrnica dei dati a sstegn del prcess di rating, cme per esempi cambiamenti nell ambit della gvernance infrmatica Calcl dei cntributi per le attività di vigilanza e della quta di mercat delle CRA Cntributi per le attività di vigilanza 28. Ai fini del calcl dei cntributi per le attività di vigilanza, le CRA dvrebber presentare all ESMA i rispettivi cnti annuali certificati relativi all ann precedente, al più tardi entr il 31 maggi di gni ann. 29. La base per il calcl del cntribut per le attività di vigilanza è il fatturat generat dalle 8

10 attività di rating del credit e dai servizi accessri delle CRA. Una CRA che frnisce un servizi servizi diversi dai rating del credit dvrebbe trasmettere all ESMA una descrizine dettagliata di tale servizi servizi in md che l ESMA pssa valutare se i servizi in questine cstituiscan servizi diversi dal rating, servizi nn accessri servizi accessri. 30. Qualra una CRA cn un fatturat annu cmplessiv di almen 10 milini di EUR dichiari un fatturat generat da attività diverse dal rating e/ servizi nn accessri, la CRA in questine dvrebbe frnire all ESMA una descrizine dettagliata di tali attività e servizi, per cnsentire all ESMA di valutare se il fatturat generat da tali attività e servizi sia ammissibile ai fini della detrazine dal fatturat applicabile. Gli imprti crrispndenti a tali attività diverse dal rating e servizi nn accessri dvrebber essere pprtunamente certificati da revisri esterni della CRA Se genera un fatturat annu cmplessiv pari ad almen 10 milini di EUR e frnisce attività di rating del credit e servizi accessri a clienti diversi, una CRA può chiedere di detrarre il relativ fatturat dal calcl del fatturat generat da servizi accessri. La CRA dvrebbe frnire all ESMA una descrizine dettagliata della sua struttura interna, ltre che delle plitiche, dei prcessi e delle prcedure pertinenti, se del cas, in md da cnsentire all ESMA di valutare, cas per cas, se il risultat finale sia la frnitura di servizi a clienti diversi, scngiurand csì un eventuale cnflitt d'interesse e vviand alla necessità di un cntrll di vigilanza. Su questa base, l ESMA stabilisce se il fatturat generat da un prtafgli clienti differenziat sia detraibile dal fatturat applicabile. Gli imprti crrispndenti al fatturat generat da servizi accessri frniti a clienti diversi che nn ricevn servizi di rating nel crs dell esercizi finanziari applicabile dvrebber essere pprtunamente certificati da revisri esterni della CRA su base individuale per cliente e su base aggregata. Qualsiasi mdifica apprtata alla struttura della CRA a plitiche, prcessi e prcedure pertinenti riguardanti la frnitura di servizi accessri per un determinat cliente dvrebbe essere cmunicata all ESMA senza indugi. 32. Ai fini del calcl di cui spra e alla valutazine della mancanza di un ptenziale cnflitt di interesse, per cliente si intende qualsiasi cliente, nei limiti del significat del termine di cui all allegat I, sezine E, parte II, punt 2, ultim paragraf, del reglament CRA, che nn riceve alcun servizi di rating dal grupp delle CRA Se una CRA richiede qualsiasi altr aggiustament al fatturat applicabile (cme l eliminazine delle perazini infragrupp), la CRA dvrebbe frnire all ESMA una descrizine dettagliata dell aggiustament richiest e le relative mtivazini. L imprt crrispndente a tale aggiustament dvrebbe essere adeguatamente certificat dal revisre estern della CRA. 34. Il calcl dei cntributi per le attività di vigilanza di una CRA nn pregiudica i pteri di vigilanza cntinua dell ESMA di valutare se la prestazine di servizi accessri da parte di una CRA cstituisca un ptenziale cnflitt di interesse e, in tal cas, di adttare misure adeguate, cnfrmemente al reglament CRA. 1 La certificazine può essere effettuata dal revisre estern della CRA attravers vari mezzi cme, per esempi, una relazine specifica sulle prcedure una relazine sulle prcedure cncrdata cn il revisre estern della CRA, un prspett del fatturat dei prventi della CRA predispst dal revisre estern della CRA ppure inserend tale richiesta di certificazine nell incaric di audit assegnat al revisre estern della CRA. 2 L allegat I, sezine E, parte II, punt 2, ultim paragraf, csì recita: si intende per 'cliente' un entità, le sue sussidiarie e le entità cllegate in cui l entità detiene partecipazini superiri al 20 %, nnché qualsiasi altra entità per la quale ha negziat la strutturazine di un emissine di debit per cnt di un cliente quand è stata pagata una cmmissine, direttamente indirettamente, all agenzia per il rating di tale emissine di debit. 9

11 5.14 Calcl della quta di mercat di una CRA 35. Piché il calcl della quta di mercat di una CRA è effettuat sulla stessa base del calcl dei cntributi per le attività di vigilanza, gli rientamenti riguardanti il calcl del fatturat applicabile ai fini dei cntributi per le attività di vigilanza sarann applicabili al calcl della quta di mercat della CRA. 36. Ai fini del calcl della quta di mercat annuale della CRA, le CRA cn un esercizi finanziari nn cincidente cn l ann civile dvrebber frnire all ESMA i cnti finanziari aggiustati all ann civile. Gli imprti crrispndenti a tali aggiustamenti dvrebber essere adeguatamente certificati dai revisri esterni della CRA. Una CRA può anche frnire i rendicnti finanziari certificati suddivisi per trimestre altri peridi, purché l infrmazine cnsenta all ESMA di effettuare il prpri calcl annuale della quta di mercat cmplessiva e dei cntributi per le attività di vigilanza. 10

12 6 Allegat 1: Riepilg delle infrmazini peridiche da presentare all ESMA da parte delle agenzie di rating del credit A. Infrmative trimestrali Prventi finanziari (per tip di rating del credit e su base individuale e cnslidata) e csti (cn cadenza semestrale per le CRA esnerate dai cntributi per le attività di vigilanza); avvicendament del persnale, psti vacanti e prmzini chiave (cn cadenza semestrale per le CRA esnerate dai cntributi per le attività di vigilanza); numer degli ETP (cn cadenza semestrale per le CRA esnerate dai cntributi per le attività di vigilanza); Reclami interni presentati al dipartiment di cnfrmità B. Infrmative semestrali Infrmazini su qualsiasi revisine interna in crs avviata destinata a essere eseguita sui mdelli di rating e sui prcessi di rating; gli esiti delle revisini metdlgiche, cmprese le infrmazini su qualsiasi test retrspettiv effettuat nel perid di riferiment, i dettagli di eventuali risultanze principali, csì cme le azini intraprese dalla CRA di cnseguenza; cnfrmità, audit intern, gestine del rischi e strategia e gvernance IT; individuazine di casi ptenziali di insservanza del reglament CRA e misure adttate; nuvi cnflitti di interesse individuati, sia ptenziali che reali, e le misure adttate; verbali relativi alle riunini del cnsigli di amministrazine, pareri e relazini degli amministratri indipendenti senza incarichi esecutivi trasmessi al cnsigli di amministrazine; prcedimenti giudiziari, prcedure di arbitrat e altre prcedure di risluzine delle cntrversie; rganigrammi aggirnati. 11