Fisco & Contabilità N. 12. Mense e indennità ai dipendenti in bilancio. La guida pratica contabile Premessa

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1 Fisco & Contabilità La guida pratica contabile N Mense e indennità ai dipendenti in bilancio Categoria: Bilancio e contabilità Sottocategoria: Registrazioni contabili Nel quadro della disciplina del reddito di lavoro dipendente, la somministrazione di alimenti e bevande ai dipendenti, da parte dei datori di lavoro, ovvero l erogazione agli stessi di somme finalizzate all acquisto di pasti, prende in considerazione distinte ipotesi, e precisamente: a) gestione diretta di una mensa da parte del datore di lavoro; b) prestazione di servizi sostitutivi di mense aziendali (buoni pasto o ticket restaurant); c) utilizzo di mense interaziendali; d) fruizione di esercizi convenzionati, a ciascuna delle quali corrisponde un differente trattamento tributario. La rilevazione in bilancio di tali costi deve quindi essere distinta a seconda della modalità di acquisizione intrapresa dal datore di lavoro. Premessa Il servizio di somministrazione di alimenti ai dipendenti può essere realizzato con diverse modalità, anche affidandolo in appalto ad apposita società; in alcuni casi il datore di lavoro può anche, in mancanza del servizio, concedere un indennità sostitutiva. Il servizio di mensa aziendale e interaziendale non è assoggettato a imposizione per il dipendente, mentre le prestazioni sostitutive, come i buoni pasto, sono esclusi dalla base imponibile fino all importo complessivo giornaliero di 5,29. 1

2 Tale importo è stato aumentato dalla legge di Stabilità 2015 a 7,00, nel caso in cui i buoni siano emessi in forma elettronica, con effetto dal I buoni pasto sono utilizzati durante la giornata lavorativa, anche se domenicale o festiva, esclusivamente dai prestatori di lavoro subordinato, a tempo pieno o parziale, anche qualora l orario di lavoro non preveda una pausa per il pasto, nonché dai soggetti che hanno instaurato un rapporto di collaborazione anche non subordinato. Inoltre, il buono pasto non costituisce erogazione in natura poiché, ai sensi dell art. 51, c. 2 TUIR, il limite di esclusione fino a 5,29 deve essere verificato rispetto al valore nominale; pertanto, il valore nominale eccedente 5,29 non è assorbibile dalla franchigia di esenzione prevista dall art. 51, c. 3 TUIR, pari a 258,23, esclusivamente per i compensi in natura. Al riguardo si ricorda che articolo 51, comma 2, lettera c) del TUIR, come modificato dall articolo 1, comma 16 della Legge di Stabilità stabilisce che: 2. Non concorrono a formare il reddito: (...) c) le somministrazioni di vitto da parte del datore di lavoro, nonché quelle in mense organizzate direttamente dal datore di lavoro o gestite da terzi, o, fino all importo complessivo giornaliero di euro 5,29, aumentato a euro 7 nel caso in cui le stesse siano rese in forma elettronica, le prestazioni e le indennità sostitutive corrisposte agli addetti ai cantieri edili, ad altre strutture lavorative a carattere temporaneo o ad unità produttive ubicate in zone dove manchino strutture o servizi di ristorazione;. Il Legislatore fiscale, da parte sua, si limita a disciplinare l incidenza o meno delle spese sostenute dall azienda per i pasti dei dipendenti sul reddito imponibile di questi ultimi, senza imporre alcun limite alla libertà di scelta, da parte dell azienda, tra le diverse opzioni disponibili. Datore di lavoro Il datore di lavoro può, dunque, scegliere liberamente tra le modalità di somministrazione dei pasti ai dipendenti previste dalla legge e può anche prevedere più sistemi contemporaneamente. Così, ad esempio, può istituire: il servizio di mensa per una categoria di dipendenti; il sistema dei ticket restaurant per un altra categoria; provvedere all erogazione di una indennità sostitutiva per un altra ancora; 2

3 il servizio di mensa e nello stesso tempo corrispondere un indennità sostitutiva o i ticket restaurant ai dipendenti che per esigenze di servizio non possono usufruire del servizio mensa. In generale, l applicazione del trattamento fiscale (e previdenziale) agevolato alle prestazioni di vitto è subordinata al riconoscimento delle stesse alla generalità dei dipendenti o intere categorie omogenee di essi. A conferma di quanto evidenziato nella Circolare n. 326/1997, il Ministero delle Finanze, nella Circolare n. 188/1998, ribadisce che: l espressione categorie di dipendenti non va intesa soltanto con riferimento alle categorie previste nel codice civile (dirigenti, quadri, impiegati, operai) o alle ulteriori classificazioni individuate dalla contrattazione (tutti i lavoratori di un certo livello o con una certa qualifica), bensì, in generale, a tutti i dipendenti di un certo tipo. La categoria omogenea, pertanto, può individuarsi anche all interno della singola azienda (ad esempio, tutti i dipendenti dello stabilimento, tutti gli operai del turno di notte o, ancora, tutti i lavoratori con una certa anzianità di servizio). Il riconoscimento della prestazione in oggetto ad una categoria omogenea ha come obiettivo quello di impedire in senso teorico che siano concesse erogazioni ad personam in esenzione totale o parziale da imposte. Caratteristiche distintive Nel caso in cui il datore di lavoro non possa o non voglia provvedere ad istituire un servizio di mensa aziendale, può, comunque, garantire la somministrazione del pasto ai dipendenti avvalendosi dei cosiddetti buoni pasto o ticket restaurant. Si tratta di documenti di legittimazione, anche in forma elettronica, che attribuiscono al possessore il diritto ad ottenere dagli esercizi convenzionati la somministrazione di alimenti e bevande e la cessione di prodotti gastronomici pronti per il consumo. Solitamente, il valore del buono o ticket corrisponde al prezzo del pasto convenzionato e nel caso il prezzo ecceda il valore del buono, il dipendente provvede in proprio a corrispondere la differenza. Come anticipato in precedenza, ai fini fiscali (e previdenziali), il valore del buono è esente: se cartaceo, fino a euro 5,29 al giorno; se elettronico, fino a euro 5,29 fino al 30 giugno 2015 e fino a euro 7,00 dal 1 luglio

4 L eventuale eccedenza rispetto ai limiti di esenzione sopra indicati risulta imponibile ai fini fiscali e previdenziali. CARATTERISTICHE - BUONI PASTO DOCUMENTI, EMES IN FORMA CARTACEA O ELETTRONICA, CHE DAN AL POSSESSORE IL DIRITTO DI OTTENERE, DAGLI ESERCIZI CONVENZIONATI CON LA SOCIETÀ DI EMISONE DEI BUONI STES, LA SOMMINISTRAZIONE DI ALIMENTI E BEVANDE E LA CESONE DI PRODOTTI DI GASTROMIA PRONTI PER IL CONSUMO, ESCLUDENDO OGNI PRESTAZIONE IN DENARO CARATTERISTICHE non sono cedibili; non sono commercializzabili; non sono cumulabili; non sono convertibili in denaro. Sono equiparabili a compensi in denaro (Risoluzione n. 26/E del 29 marzo 2010) e non in natura. Trattamento fiscale Dal punto di vista fiscale il trattamento previsto per ciascuno dei servizi sopraindicati può essere riassunto nelle tabelle sottostanti. Imposte e Gestione diretta della Tipologie contributi mensa Mense interaziendali IVA Aliquota 4% 4% Detraibilità Deducibilit à per IMPOSTE l azienda SUI Imponibilit REDDITI à per il dipendente CONTRIBUTI PREVIDENZIALI 4

5 Imposte e contributi IVA Tipologie Esercizi Buoni pasto (Sostitutivi convenzionati della mensa) Aliquota 4% 4% Detraibilità Deducibilità per l azienda IMPOSTE SUI Imponibilità REDDITI per il dipendente CONTRIBUTI PREVIDENZIALI Oltre 5,29 Per ogni giornata di lavoro. L importo è pari a 7,00 (dal ) nel caso di buoni in formato elettronico) Oltre 5,29 Per ogni giornata di lavoro. L importo è pari a 7,00 (dal ) nel caso di buoni in formato elettronico) Registrazioni contabili Per quanto riguarda la rilevazione in bilancio vediamo con una serie di casi pratici le registrazioni contabili da effettuare. Acquisto dei servizi di mensa e riaddebito ai dipendenti DIVER FORNITORI P D 7 MENSA AZIENDALE C/ACQUISTI E B 14 Fattura n. 201 del 3.06 mensa maggio ,00 40, ,00 CREDITI V/DIPENDENTI PER RIADDEBITO SERVIZIO MENSA P C II 5 MENSA AZIENDALE C/RICAVI E A 5 520,00 Addebito in busta paga mensa maggio. 5

6 DEBITI V/DIPENDENTI PER RETRIBUZIONI P D 14 CREDITI V/DIPENDENTI PER RIADDEBITO SERVIZIO MENSA P C II 5 520,00 Saldo servizio mensa addebitato dipendenti. MENSA AZIENDALE IVA A DEBITO DA 20,00 C/RICAVI E A 5 SCORPORO CORRISPETTIVI P D 12 Scorporo IVA debito da scorporo corrispettivi mensa maggio. Acquisto pasti dipendenti mediante esercizio convenzionato DIVER FORNITORE 1.040,00 SPESE PASTI DIPENDENTI E RISTORANTE ALFA P ,00 B 7 D 7 40,00 Fattura n. 101 del pasti dipendenti ristorante Alfa. Pasti dipendenti in ristoranti non convenzionati ANTICIPAZIONE FONDO CASSA CONTANTI P C 50,00 SPESE P C II 5 IV 3 Anticipo dipendente Rossi per pasto. DIVER SPESE PASTI DIPENDENTI E B 7 FORNITORE RISTORANTE BETA P D 7 Pasto dipendente Rossi - fattura n. 30 del ,00 2,00 22,00 FORNITORE RISTORANTE ANTICIPAZIONE 22,00 BETA P D 7 FONDO SPESE P C II 5 6

7 Saldo fattura n. 30 del CASSA CONTANTI P C IV 3 ANTICIPAZIONE FONDO SPESE P C II 5 28,00 Restituzione anticipo dipendente Rossi. Acquisto buoni pasto per dipendenti DIVER FORNITORE BUONI BUONI PASTO DIPENDENTI E B 7 PASTO P D ,00 40,00 Acquisto buoni pasto dipendenti - fattura n. 30 del ,00 - Riproduzione riservata - 7