Fatturazione. OBS Open Business Solutions

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1 Il menu 'Fatturazione' contiene le transazioni relative alla gestione del Portafoglio delle Fatture e, in generale, di tutti i documenti legati alla fatturazione (Note di Credito, Fatture). Le funzioni disponibili sono: - Fatturazione interattiva - Stampa Documenti - Generazione movimenti di magazzino - Eliminazione Documenti - Gestione Dati Storici La procedura di 'Fatturazione interattiva' permette sia la visualizzazione e l'eventuale modifica delle Fatture generate automaticamente che l'immissione di nuovi documenti, indipendenti e non collegati a precedenti Ordini o Bolle. La 'Stampa Documenti' è predisposta per la stampa di uno o più documenti. Tramite questa transazione viene assegnato il numero definitivo al documento. Questo numero viene di volta in volta determinato in base al Registro IVA collegato alla Fattura o alla Nota di Credito. Una volta stampato definitivamente, il documento può essere contabilizzato. Alcuni dati, dopo la fase di collegamento contabile con la prima nota, non possono più essere variati; in ogni caso il documento contabilizzato non può essere cancellato dal portafoglio se non con la procedura di eliminazione documenti. Gestione Fat/NC: Immissione, manutenzione ed eliminazione dei documenti. La struttura dei documenti è la stessa in tutto il modulo ed anche le modalità operative sono comuni: tale impostazione garantisce massima omogeneità tra le procedure, semplicità di apprendimento per gli utenti nonché elevata intercambiabilità dei ruoli all interno dell azienda. Generazione Movimenti di Magazzino: Funzione di generazione automatica dei movimenti di magazzino associati ai documenti immessi. La selezione avviene per tipo di fattura/nc e tra limiti di data/numero.

2 Reg. IVA (per l Italia): indica il numero del Registro in cui i movimenti IVA relativi al documento verranno stampati dopo il collegamento in Contabilità. Il tipo di Registro, che può essere ('V') o Resi su ('R') nel caso di Note di Credito, sarà determinato in fase di contabilizzazione in base al tipo indicato nella causale di contabilità prevista nei parametri di controllo generali (vedi manuale 'Anagrafici e Tabelle'). Tipo F/N: la procedura propone l ultimo valore utilizzato, modificabile dall utente. Il campo non è attivo qualora nei Parametri di Vendita sia stata impostata l opzione Tipo F/N automatico. Immettendo successivamente l anno (proposto quello corrente), la procedura assegna al documento in creazione il primo numero libero, eventualmente modificabile dall utente in funzione di quanto impostato nei Parametri di Vendita. Si ricorda che il numero di documento è composto dai tre valori appena immessi: tipo f/n + anno + numero progressivo. Solo i tre valori insieme identificano univocamente un documento, in quanto la numerazione progressiva è correlata sia al registro IVA (tipo) di f/n sia all anno. Data: immettere la data di emissione del documento; proposta la data odierna. Esiste un controllo di sequenzialità nella creazione di documenti: la procedura avverte l utente quando si tenta di creare un documento con data antecedente a quella di documenti già emessi. L utente può comunque decidere di proseguire nell operazione: si consiglia, ai fini dell ottimizzazione delle elaborazioni, di rispettare la progressione proposta. Causale Mag.: immettere la causale di magazzino che si intende associare al documento in elaborazione. Il testo associato alla causale inserita rappresenta a tutti gli effetti la descrizione che verrà riportata sulla stampa del documento (spesso indicata anche come Causale del Trasporto): si raccomanda quindi massima attenzione nella definizione e nell utilizzo delle stesse, anche per gli eventuali risvolti probatori ai fini fiscali. Pagamento: inserire la condizione di pagamento che si intende applicare alla fattura che verrà generata dal documento in fase di immissione. Il programma propone il valore associato in anagrafica al cliente selezionato, eventualmente modificabile. Scadenza: il programma calcola automaticamente il giorno di scadenza di pagamento della fattura che verrà generata: si tratta di una data modificabile dall utente, ma per un più efficiente funzionamento delle procedure, si consiglia di modificare piuttosto la condizione di pagamento utilizzata.

3 Banca: immettere la banca di appoggio del cliente selezionato: viene proposta in automatico quella impostata nell anagrafica clienti, con possibilità di modifica. Cod. Resp.: può essere associato al documento il codice del responsabile interno all azienda che materialmente ha effettuato l operazione. Rappresentante: indicare il rappresentante da associare alla fattura e la relativa provvigione. Si precisa che, nel caso in cui vengano inseriti nel documento degli articoli e/o delle marche a cui è stata associata una provvigione diversa, sulla testata del documento rimane indicata la provvigione proveniente dall anagrafica dell agente selezionato, ma sui singoli importi relativi a quegli articoli/marche, il tasso effettivamente applicato per il calcolo sarà quello specifico degli stessi. Valuta: immettere la valuta in cui si intende esprimere gli importi del documento in fase di creazione. Referenza: immettere una referenza del documento. Rib./Rial.: indicare la percentuale ovvero l importo del ribasso/rialzo che si intende applicare al documento in fase di emissione. Il programma propone l eventuale ribasso/rialzo associato al cliente in anagrafica ovvero alla categoria clienti (se entrambi presenti non vengono cumulati). Si ricorda invece che il valore qui immesso si cumula ad eventuali ulteriori ribassi/rialzi legati alle singole righe di documento. Cod.Testo: immettere il codice che identifica il documento in emissione (fattura, nota di credito, etc.): oltre al titolo è possibile associare a tale codice fino a 5 righe di ulteriore descrizione. Causale PN: indicare la causale di Prima Nota da associare alla fattura che verrà generata dal documento in creazione. Spedizione: campo in cui specificare le modalità di spedizione da applicare al documento. Consegna: campo in cui specificare le condizioni di consegna da applicare al documento. Vettore: indicare il codice relativo al vettore/trasportatore utilizzato per il documento in emissione. Nr.Ordine/Data: i due campi in oggetto riportano gli estremi dell ordine selezionato qualora il documento in fase di creazione provenga dall area Ordini. Causale Iva: tale campo viene utilizzato per ottenere determinati risvolti ai fini Iva in fase di successiva contabilizzazione della fattura (solo Italia). Per. Liquid.: in tale campo, utile in sede di contabilizzazione e gestione della liquidazione Iva, viene proposto automaticamente il mese-anno di emissione della bolla. Si consiglia di non modificare il valore proposto, ad eccezione del caso in cui si voglia emettere una successiva fattura in sospensione di imposta (solo Italia).

4 Cod. Rifer.: campo nel quale indicare l eventuale persona di riferimento presso il cliente selezionato ovvero un riferimento diverso ad un documento, ad esempio Come da Vs. fax nr.. RIGHE DI DOCUMENTO Sequenza: indica il numero di sequenza progressiva della riga: la sequenza determina l ordine di visualizzazione e di stampa delle righe. Il programma incrementa tale valore in funzione di quanto impostato nei Parametri di Vendita, ma l utente può modificarlo al fine di ottenere l ordine desiderato. T.R. (Tipo Riga): digitare il tipo di riga che si vuole immettere. Come ricorda lo zoom F(5) di semplice visualizzazione presente sul campo, i tipi di riga gestiti sono cinque: 0 = semplice: tipo di riga utilizzato per inserire un articolo di magazzino; 1 = componente: tipo di riga utilizzato per richiamare un componente da Distinta Base, se gestita (vedi manuale relativo per ulteriori chiarimenti); 2 = descrizione: tipo riga utilizzato per inserire una descrizione nel documento; anche in questo caso l inserimento può essere libero o da tabella (Tabella Descrizioni Aggiuntive - Tabelle e Acquisti). 3 = spesa: tipo riga utilizzato per inserire una spesa nel documento; l inserimento può essere libero oppure da tabella (Tabella Spese - Tabelle e Acquisti), richiamabile tramite il tasto di zoom; se non impostati in tabella, occorrerà poi digitare il codice Iva (se soggetta) ed il relativo importo; 4 = testo: tipo riga utilizzato, solo per offerte, per inserire un testo nel documento. 9 = subtotale: attraverso questo tipo riga si ottiene, nella stampa del documento, una somma parziale di una parte di righe. Qualora venga selezionato il tipo di riga S = semplice, occorre procedere all inserimento di tutti gli altri dati richiesti nella maschera di gestione delle righe: Articolo: si tratta del codice dell articolo di magazzino che si vuole inserire nel documento. Un. Mis.: se definita in anagrafica, viene riportata l unità di misura dell articolo selezionato, senza possibilità di modifica. Magazzino: indicare quale magazzino si intende movimentare: viene riportato quello associato all articolo in anagrafica, se presente. Si tratta di un dato obbligatorio, dati i rilevanti risvolti sugli altri moduli. N.B.: Ogni articolo deve essere associato ad ogni magazzino nel quale si intende gestirlo.

5 Ubicazione: indicare in quale ubicazione si intende movimentare l articolo: viene riportato quello associato all articolo in anagrafica, se presente. Si tratta di un dato facoltativo. Lotto: indicare il lotto corrispondente all articolo, se è necessario referenziare un particolare numero di lotto o di serie. Si tratta di un dato obbligatorio solo se specificato in anagrafica articoli. Quantità: immettere la quantità relativa all articolo selezionato. Si avverte che in tale campo vengono gestiti e visualizzati importi non superiori a ,999 (fatte salve eventuali personalizzazioni). Mediante il tasto zoom F(5) è possibile avere una visualizzazione delle disponibilità suddivise per magazzino. Fat.Prz.: se previsto nei Parametri di Vendita, il sistema permette di modificare il fattore di conversione prezzo da applicare all importo: viene riportato quello associato all articolo in anagrafica. Rib./Rial.1-2: tre campi, due in percentuale ed uno ad importo fisso, per assegnare dei ribassi o dei rialzi alla riga in fase di immissione, che si sommano a quelli eventualmente definiti in testata. Su tali campi è possibile avere dei valori proposti in automatico, definendo listini quantità. Mediante il tasto F(5) si accede ad una nuova maschera, Dati ulteriori riga, in cui è possibile definire alcune impostazioni particolari da applicarsi alla singola riga. Conto : conto di ricavo da associare a tale riga al momento della contabilizzazione della successiva fattura. Se correttamente impostato, viene proposto il valore inserito in anagrafica, secondo la seguente priorità: - nel momento di creazione della testata viene assegnato a tutte le successive righe il conto impostato in Anagrafica Clienti, ovvero, se non presente, in Anagrafica Azienda; - in fase di creazione delle righe viene poi effettuata un ulteriore ricerca, nell ordine: Codici Alternativi Clienti Anagrafica Articoli Tipologia Articoli. Data di cons.: indicare, se necessario, la data di consegna dell articolo oggetto della riga in fase di immissione. Provvigione: indicare la particolare provvigione che si vuole riconoscere all agente esclusivamente per l articolo in oggetto. Viene normalmente proposto il valore presente in testata del documento (proposto dall anagrafica dell agente ovvero dall anagrafica del cliente), a meno che non sia definito un valore diverso per il singolo articolo (Dati Ulteriori) o per la marca di appartenenza (N.B.: la provvigione particolare legata alla marca viene assegnata all articolo in fase di creazione dello stesso; occorre quindi definire prima la marca e successivamente creare l articolo).

6 Contabilizz.: campo logico (Si/No) per escludere dalla eventuale successiva contabilizzazione la riga in oggetto. Agg. Magazz.: campo logico (Si/No) per escludere dalla eventuale successiva generazione dei movimenti di magazzino la riga in oggetto. Stampare: campo logico (Si/No) per escludere dalla eventuale successiva stampa del documento la riga in oggetto. Prz. Un.: indicare il prezzo unitario di listino dell articolo selezionato, al lordo di eventuali rialzi/ribassi. Viene normalmente proposto, se definito, il prezzo di livello 1 impostato in anagrafica articoli ovvero il prezzo del livello impostato nella Categoria Clienti di appartenenza o ancora il prezzo speciale (livello 0) definito nei Listini di Vendita e Acquisto; priorità massima ha l eventuale prezzo definito nella tabella Articoli Clienti (Dati Ulteriori Articoli), che prevale su ogni altro prezzo. Nel caso di emissione di documenti in valuta, i prezzi di riferimento saranno quelli definiti nei Prezzi in Valuta (Dati Ulteriori Articoli) o, se presenti, nei Listini di Vendita e Acquisto in valuta ovvero, come sopra, nella tabella Articoli Clienti per clienti in valuta. Come evidenziato nell area messaggi, sul campo in oggetto sono attivi due tipi di zoom: F(5): se previsto nei Parametri di Vendita, consente la visualizzazione dei nove prezzi base assegnati all articolo in anagrafica. Nel caso si stia operando in valuta diversa da quella base, verranno visualizzati in prezzi in valuta, se definiti nei Dati Ulteriori dell anagrafica articoli. F(5): se previsto nei Parametri di Vendita, richiama per semplice consultazione i listini applicabili al documento in oggetto. Codice Iva: indicare il codice Iva da associare alla riga in oggetto. Il valore viene proposto in funzione di quanto impostato nei seguenti archivi: Anagrafica Articoli (normalmente prevale) ovvero Anagrafica Clienti Modalità di Vendita (prevale solamente se si tratta di codice ad aliquota zero). I/E: indicare se il prezzo sia da intendersi Iva inclusa (I) ovvero esclusa (E). Il valore viene proposto qualora impostato nei listini. Prezzo Effettivo: campo non aggiornabile dall utente in cui viene visualizzato il prezzo effettivo applicato all articolo in oggetto, in presenza di sconti o rialzi. Come evidenziato nell area messaggi, è su tale valore che avviene il controllo del rispetto del Prezzo Minimo eventualmente impostato nei Dati Ulteriori dell articolo (anche in valuta). TOTALE: ultimo campo in cui viene riportato il totale della riga (quantità X prezzo effettivo). Il valore è teoricamente modificabile dall utente, ma si consiglia per un corretto funzionamento di accettare il valore proposto oppure, se necessario, di modificare i fattori che lo hanno determinato.

7 VISUALIZZAZIONE RIGHE Le righe di documento così inserite vengono visualizzate nella parte inferiore della maschera: è possibile, cliccando sulla barra laterale di scorrimento, spostarsi nella videata per controllare l esattezza dei dati immessi. E quindi possibile: correggere una riga errata: digitare il numero di sequenza che la identifica e aggiornare i valori come desiderato; cancellare una riga: selezionare la riga digitando il numero di sequenza e, sul campo articolo, premere il tasto CANC (richiesta di conferma): i valori della riga verranno portati tutti a zero, ma verranno visualizzati ancora, per un eventuale ripresa successiva; una volta confermato il documento, la riga verrà definitivamente cancellata. CONFERMA DOCUMENTO Una volta terminato l inserimento delle righe premendo il tasto ESC la procedura richiede una prima conferma. Rispondendo No il programma si predispone per l immissione di nuove righe, partendo dalla prima sequenza libera. Rispondendo Si, si ritorna nella videata iniziale: qui vengono calcolati i totali del documento, sia in valuta estera sia in valuta base, applicando l eventuale ribasso/rialzo di testata. Viene visualizzato anche l eventuale cambio rispetto alla valuta base nonché il riepilogo dei dati ai fini Iva. Viene quindi richiesta la definitiva conferma del documento. Attenzione: se si risponde No tutti i dati appena inseriti vengono persi, in quanto il programma sostanzialmente si predispone per l inserimento di un nuovo documento. Si consiglia pertanto, se i dati da correggere sono pochi, di confermare ugualmente il documento e di richiamarlo successivamente tramite la funzione Modifica. In caso di conferma, la procedura richiede un ultima scelta: il documento appena creato può infatti essere stampato istantaneamente, nel caso di necessità di consegna immediata, oppure no. Se si sceglie la stampa immediata, viene proposta la maschera di selezione dei parametri di stampa ed in particolare viene già impostato il numero di documento appena emesso. Confermando la videata con F2, si procede alla stampa. Il documento stesso può ovviamente essere ristampato successivamente, tramite la normale funzione di stampa.

8 MODIFICA DOCUMENTI La ricerca del documento da modificare può avvenire in due modi: a) richiamare prima il cliente al quale è intestato il documento in oggetto (se conosciuto) e successivamente selezionare la funzione Modifica: il programma richiede il tipo di bolla (viene proposto l ultimo utilizzato), l anno (proposto quello corrente) ed il numero: su quest ultimo campo è attivo il tasto di zoom F(5), che permette di accedere all archivio dei documenti, limitando la ricerca al cliente attivo; b) senza selezionare alcun cliente, richiamare subito la funzione Modifica: si proceda poi come al punto precedente, con la differenza che in tal caso la ricerca avverrà nell archivio documenti di tutti i clienti; l utilizzo del cliente come parametro all interno dello zoom risulterà molto più utile. Una volta individuato il documento da modificare, è possibile procedere esattamente con le stesse modalità viste in precedenza per la creazione dei documenti, con la precisazione che è possibile modificare le righe esistenti, cancellarle ovvero inserirne di nuove. ELIMINA DOCUMENTI Le stesse modalità operative consentono di procedere all eliminazione dei documenti, tramite la funzione Elimina (lettera e ), con l avvertenza di prestare particolare attenzione a questa procedura dati i rilevanti effetti sulle altre aree del programma. DUPLICA DOCUMENTI Nel menu Anagrafici e Tabelle -> Parametri Generali -> Utilità -> Duplicazioni è possibile accedere alla procedura di duplicazione, che consente di duplicare un documento esistente creandone uno nuovo del tutto simile, tranne che per alcuni dati che vengono appunto impostati nella maschera di duplicazione. Tipo F/N: selezionare il tipo di documento (registro Iva per l Italia) di origine e quello di destinazione, indicando il quale la procedura visualizza il numero proposto per la creazione del nuovo documento. Anno: indicare l anno del documento di origine e quello di destinazione. Proposto l anno corrente.

9 Numero: selezionare il numero di documento che si intende duplicare; quello nuovo viene proposto in automatico, ed è modificabile in funzione di quanto impostato nei Parametri di Vendita. Numero Cliente nuovo: indicare il numero del cliente al quale intestare il nuovo documento duplicato. Causale Mov. Magazzino: immettere la causale da associare al nuovo documento. Data di emissione: specificare la data di emissione del nuovo documento; proposta la data odierna. Qualora l utente gestisca anche il modulo Magazzini, l operazione successiva alla creazione dei documenti nell area fatturazione è la generazione dei relativi movimenti di magazzino. Nel caso invece in cui non sia presente il modulo Magazzini, l operazione in oggetto non deve essere presa in considerazione. Tipo F/N: immettere il tipo di documento desiderato. Il campo non è attivo in caso di utilizzo di un unico tipo. Viene normalmente proposto l ultimo valore utilizzato. Da F/N/A F/N Da data/a data: indicare i limiti entro i quali effettuare l elaborazione. Il programma propone come valore iniziale la data ed il numero del documento più vecchio per il quale non sono ancora stati generati i movimenti e come valore finale la data ed il numero del documento più recente. L utente può modificare a piacere tali valori, in funzione delle proprie esigenze operative. N.B: Si tenga presente che un documento di cui sono già stati generati i movimenti di magazzino può comunque essere modificato: in tal caso la procedura provvederà automaticamente ad aggiornare i relativi movimenti (Attenzione: l aggiornamento del movimento di magazzino comporta anche la variazione del numero progressivo del movimento stesso). La procedura consente l eliminazione definitiva dei documenti di trasporto dagli archivi: a differenza dell eliminazione di un singolo documento effettuata dalla Gestione F/N, in questo caso i movimenti di magazzino correlati alle F/N eliminate non vengono cancellati. Si tratta ad evidenza di una

10 procedura alquanto delicata, finalizzata a liberare spazio nell archivio dei dati e conseguentemente a consentire delle elaborazioni più veloci ed in generale un più efficiente funzionamento del sistema. Si consiglia pertanto, prima di effettuare tale elaborazione, di contattare l assistenza. I parametri di selezione sono quelli ormai abituali: l unica precisazione riguarda la richiesta di cancellazione di F/N già contabilizzate o no: in entrambi i casi occorre sincerarsi, prima del lancio di tale procedura, che i documenti che si intende rimuovere non siano più di nessuna utilità e non abbiano delle relazioni attive con altre aree del programma.