Manuale Modulo FATTURE ATTIVE - REGISTRO CORRISPETTIVI

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1 Manuale Modulo FATTURE ATTIVE - REGISTRO CORRISPETTIVI Questo modulo si occupa dell emissione delle FATTURE e della stampa del registro dei CORRISPETTIVI. Per una corretta gestione la fase di preparazione è essenziale: FASE DI PREPARAZIONE - CREAZIONE DEI CONTI : o CONTO CLIENTE (Attivo, Dare, tipo B ) o CONTO DEBITO I.V.A. con ERARIO (Passivo, Avere, tipo B ) o CONTO FATTURATO (pubblicità, sponsors, ecc ) (Attivo, Avere, tipo P ) o CONTO I.V.A. su Fatture (su fatture) (Attivo, Avere, tipo P ) o CONTO I.V.A. da versare % calcolata su totale i.v.a. (Passivo, Dare, tipo P ) Cliente fatturato iva su fatt. iva da versare debito iva A01000 AF1000 AIVA01 PIVA99 P1DIVA D A D A D A D A D A (1) 100 (1) 100 (2) 22 (3) 11 (3) 11 (2) 22 In questo esempio abbiamo una fattura di iva 22% = 122 (iva da versare = 50%). Le registrazioni automatiche sono 3: 1) Registrazione dell imponibile tra conto cliente e conto fatturato. 2) Registrazione dell importo i.v.a. tra conto cliente e conto i.v.a. su fatture 3) Registrazione dell importo i.v.a. da versare e conto Debito i.v.a. Il conto debito iva verrà chiuso quando faremo il versamento con la cassa o con la banca, e cioè la registrazione: USCITA DI CASSA/BANCA ( Avere cassa/banca, Dare debito iva ) - CREAZIONE TABELLA ASSOGGETTAMENTO IVA - CREAZIONE TABELLA CONDIZIONI DI PAGAMENTO - CREAZIONE ANAGRAFICA CLIENTI FASE DI GESTIONE - CREAZIONE E STAMPA DELLA FATTURA - REGISTRAZIONE AUTOMATICA IN CO-GE (facoltativo) - REGISTRAZIONE PAGAMENTO Alla base di tutta la procedura sono state previste: le seguenti Tabelle: Tabella CLIENTI Tabella TIPI ASSOGGETTAMENTI IVA Tabella CONDIZIONI DI PAGAMENTO Tabella FATTURE emesse nell anno Parametri per la registrazione automatica le seguenti Operazioni Creazione /Modifica tabella Anagrafica CLIENTI Creazione /Modifica tabella condizioni pagamento Creazione /Modifica tabella tipi assoggettamento iva Creazione FATTURE ESTERNE INTERNE. o Per fatture interne si intende l emissione di Note (Fatture) per gli incassi relativi al BAR interno e agli incassi per i biglietti d ingresso e assimilati. 1

2 o Le fatture Esterne sono le normali fatture per elargizioni di vario tipo (es. sponsor ) Stampa REGISTRO MINIMI Stampa situazioni verie. Modifica parametri per la fattura Cambio esercizio le seguenti situazioni: Elenco Fatture emesse nell esercizio in corso Elenco Fatture emesse negli esercizi precedenti Calcolo e stampa del Registro Minimi COME ABBIAMO DETTO, VENGONO EMESSE DUE TIPI DI FATTURE (ESTERENE/INTERNE), SE LA FATTURA DEVE ESSERE CREATA DI TIPO ESTERNA O INTERNA VIENE DETERMINATA IN BASE AL PARAMETRO tipo cliente ( E=Esterne, I=Interne ) MEMORIZZATO IN FASE DI CODIFICA DEI DATI DEL CLIENTE. (vedi creazione dati anagrafici). La logica di questo modulo è nel creare archiviare le fatture emesse per entrate relative a: VENDITA BIGLIETTI B A R SPONSOR PUBBLICITA ALTRO (entrate varie soggette a i.v.a.) (emissione di note interne (fatture interne) (idem) (emissione di normali fatture) (idem) (idem) La sequenza delle operazioni principali è: Creare la tabella dei tipi di assoggettamento i.v.a. e relative deduzioni Inserire le modalità di pagamento (verranno riprese in fase di creazione Cliente) Creare l anagrafica del cliente Creare ed emettere le FATTURE Stampare il Registro dei Minimi Stampare le varie situazioni mensili, trimestrali ecc.. Come gli altri moduli, anche questo è soggetto a password che è uguale a quelle del modulo denominato Contabilità (vedi gestione paqssword nel modulo TABELLE ) Per creare ed emettere una fattura sono necessarie alcune informazioni base: TABELLA ASSOGGETTAMENTO I.V.A. - codice assoggettamento codice di due caratteri a piacere (il codice XX è usato dal programma) - descrizione descrizione, verrà ripresa (1 descrizione) nella testata del registro minimi (esempio BIGLIETTI e BAR come evidenziato dall esempio ) - % i.v.a. % i.v.a. da calcolare sull imponibile - % i.v.a. da versare con questa % i.v.a. viene calcolato l importo iva da versare (IMPORTO I.V.A. CALCOLATO * %IVA DA VERSARE) / 100 n.b. ( % iva da versare) = DEDUZIONE - Numero colonna reg. minimi Numero della colonna dove incolonnare gli importi di questo tipo di assoggettamento (da 1 a 5 ) - Conto I.V.A. da VERSARE (da vers. 22.xx) Utilizzato in fase di creazione Fattura per la registrazione automatica in contabilità generale 2

3 esempio di Registro dei Corrispettivi - Descrizione % deduzione descrizione deduzione, verrà ripresa (2 descrizione) nella testata del registro minimi. (esempio DEDUZIONE 50 % come evidenziato dall esempio ) - Descrizione esenzione descrizione esenzione se ne sussistono le condizioni. TABELLA CONDIZIONI PAGAMENTO E necessaria in fase di codifica del cliente, infatti, ad ogni cliente deve essere assegnata la modalità di pagamento. - codice codice di tre caratteri a piacere (il codice XXX è usato dal programma) - descrizione descrizione delle modalità di pagamento previste TABELLA ANAGRAFICA CLIENTI 3

4 CODICE = Codice di 4 caratteri che identifica il cliente. DATI ANGRAFICI = Ragione Sociale 1 e 2, Indirizzo, Cap, Località, Partita iva, Codice Fiscale. TIPO ASS. I.V.A. = Tipo di assoggettamento i.v.a. che individua il tipo di assoggettamento iva e la colonna del registro minimi MODALITA DI PAGAMENTO = Da Scegliere tra quelle già codificate nella relativa tabella. TIPO CLIENTE = E Normali Clienti I Clienti fittizi per emissione delle note (fatture interne) esempio: Incassi bar o incassi biglietti ingresso. CONTO CLIENTE = Conto di contabilità generale da scegliere dal Piano dei Conti il conto che individua il conto del relativo cliente. Da ciò si desume che si deve prima codificare il conto cliente nel piano dei conti. CONTO ENTRATA = Conto di contabilità generale da scegliere dal Piano dei Conti il conto che individua il conto del FATTURATO. CONTO I.V.A. CLI = Conto di contabilità generale da scegliere dal Piano dei Conti il conto che individua il conto IVA SU FATTURATO CLIENTI. Nota: I conti di contabilità vengono utilizzati in fase di registrazione fattura in co-ge. CREA FATTURA Dopo aver selezionato il Cliente il sistema ci presenta la maschera per l imputazione dei dati relativa alla fattura in oggetto. Attenzione!! Il numero di Fattura viene assegnato automaticamente partendo dall ultimo numero emesso che è 0 (Zero) all atto dell installazione del programma ma può essere impostato prima d iniziare a creare la prima fattura. 4

5 Naturalmente è responsabilità dell Utente se aggiornare e come la numerazione delle fatture. Se abbiamo già emesso delle fatture in un sistema diverso o manualmente e si vuole inserirle in questo programma si deve codificare i dati base e creare tutte le fatture. Se la numerazione non coincide perché è stato utilizzato un altro sistema di numerazione, si può inserire una nota su ogni fattura che faccia riferimento alla numerazione originale. Esempio: se ho gia emesso delle fatture con numerazione 2002/F01 ecc.., posso ricreare la fattura partendo dalla numerazione 0001 e indicare nelle note che trattasi della fattura 2002/F01. O.K. dal menù richiamiamo il pulsante Crea Fattura 1 ) Richiamiamo il Cliente 2 ) Richiamiamo il tipo di assoggettamento i.v.a. 3 ) Passiamo alla fase successiva (Crea Fattura) a meno che non vogliamo prima comunicare l importo LORDO se vogliamo che il sistema ci calcoli l imponibile in base alla % i.v.a. ripresa. (esempio: Emissione AutoFattura per l incasso dei Biglietti Entrata). Io comunico l importo totale dell incasso e lascio al sistema il calcolo dell imponibile dell iva e dell importo da versare considerando la deduzione. 4 ) Passiamo alla fase successiva (Pulsante CREA FATTURA) dove viene evidenziata la maschera per inserire gli estremi della fattura (Imponibile, descrizione della prestazione) se è stato indicato l importo Lordo viene calcolato l imponibile. Fase fattura 2 Prima di passare alla fase due notiamo che il sistema ci evidenzia l ultimo numero fattura emessa e relativa data di emissione sia per le fatture Esterne che per quelle Interne. 5

6 In questa fase si inserisce la descrizione della posizione, la data della Fattura, eventuale netto se non era stato comunicato nel Lordo nella fase precedente, modalità di pagamento se da modificare, note. Controllare i conti di contabilità ripresi ed eventualmente modificarli dove è possibile. Dopo aver inserito tutti i dati si può: Vedere l anteprima Stampare e archiviare la Fattura (password: StampaFattura ) su carta intestata Stampare e archiviare la Fattura (password: StampaFattura ) su modello fagsos Archiviare la Fattura senza stamparla (password: AccodaFattura ) Le Fatture vengono accodate in un archivio annuale per essere riprese in fase di emissione delle varie situazioni compreso il Registro Minimi. Possibilità d indicare il numero di copie da stampare. ( ) da vers Dopo aver stampato/accodato la Fattura il sistema propone la maschera per la registrazione in contabilità generale delle voci di: Conto Accensione credito cliente Conto fatturato Cliente Conto I.V.A. su fatturato (se importo > 0) Conto I.V.A. da versare (se importo > 0) Conferma con: REGISTRAFATTURA RIEPILOGO FATTURE EMESSE Con questa funzione si elencano tutte le Fatture emesse dando la possibilità di emettere due diverse liste: 6

7 Elenco in ordine di data Elenco per Trimestre MODIFICA RATE EFFETTUA PAGAMENTO Attenzione!!! E stata prevista la possibilità di modificare i le rate del pagamento e registrare i pagamenti. 7

8 In questa fase oltre che poter modificare la descrizione della posizione e rateizzare i pagamenti, è possibile indicare il pagamento acconto/saldo indicando la data di registrazione, il conto banca/cassa e l importo. I dati sono imputabili solo se digit di autorizzazione = S e codice controllo = ER. VISUALIZZA E /O RISTAMPA FATTURE Elenco Fatture emesse con possibilità di ristamparle: Per ristampare la o le fatture si deve inserire S nel campo Analisi/Ristampa?. Vengono evidenziate tutte le fatture per le quali è stata indicata la S. 8

9 Possibilità di ristampa su moduli standard fagsos o su Carta Intestata della società. Attenzione!!! La stampa è relativa a tutte le Fatture richiamate. Esempio di fattura: REGISTRO CORRISPETTIVI 9

10 L elenco è disposto in colonne e righe suddiviso per TRIMESTRE. A livello di riga vengono evidenziati gli importi a livello mese. Sono previsti TOTALI a livello TRIMESTRE. A livello colonne vengono evidenziati gli importi suddivisi per tipo di assoggettamento i.v.a., sono state predisposte 5 colonne identificate in fase di creazione tabella IVA. MENU VARIE In questo menù si possono: Aggiorna NUMERI FATTURA Viene data la possibilità di impostare il numero e la data dell ultima fattura emessa, naturalmente rimane tutta dell Utente la responsabilità di modificare la numerazione. La password è AGGNUMERO RIEPILOGO FATTURE ESERCIZI PRECEDENTI Elenco di tutte le fatture emesse negli esercizi precedenti. ANNULLA FATTURA Operazione che da la possibilità d annullare una fattura già emessa. E richiesta una password che è AnnullaFattura. Attenzione!! Se annulli la fattura e per questa hai fatto le registrazioni in contabilità, per il momento non avendo previsto l annullamento automatico, devi ANNULLARE MANUALMENTE le tre (3) registrazioni (CLIENTE/ENTRATA, IVA SU FATTURA, IVA da VERSARE) fatte in contabilità individuando la fattura annullata dalla Data Fattura e dal numero documento.. Attenzione!! Una fattura annullata non può più essere ripresa. CAMBIO ESERCIZIO 10

11 Questa fase viene utilizzata in fase di cambio esercizio. Tutte le fatture vengono accodate nell archivio progressivo e poi eliminate dall archivio annuale. Password = CAMBIOESERCIZIO Se si prosegue inserendo la password NuovoEsercizio, il sistema memorizza le fatture nell archivio annuale e azzera quello attuale. Attenzione!! Assicurarsi di aver fatto il salvataggio prima di questa operazione. 11