INSERIMENTO PREVENTIVO E SUCCESSIVE TRASFORMAZIONI

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1 INSERIMENTO PREVENTIVO E SUCCESSIVE TRASFORMAZIONI In questo documento viene descritta l operatività per l immissione, la modifica e la trasformazione in bolle o fattura dei preventivi rilasciati a clienti o potenziali clienti (detti contatti). Si opera dalla funzione Vendite Acquisti. Per il dettaglio dei singoli campi, si rimanda alla guida Emissione e modifica di una fattura, in questo documento esaminiamo le differenze e tipicità di questa casistica. PREVENTIVO Nel caso in cui entrando nella funzione si visualizzi un elenco di documenti diverso da PR (preventivo), cliccare sul pulsante Tipi documento[f6] e selezionare la sigla. Successivamente cliccare su Nuovo[F4]. Nella testata del documento di tipo Preventivo è presente il campo Scadenza. Pagina 1 di 5

2 Scadenza: è possibile definire la data di scadenza dell intero documento. Solo in fase di immissione di nuove righe questa scadenza viene riportata sulle singole righe del documento, e può poi essere modificata riga per riga. E possibile emettere preventivi anche non intestati per cui la compilazione del campo cliente è facoltativa. Il preventivo può essere rilasciato a soggetti che sono potenziali clienti. In questo caso il documento dovrà essere intestato ad un nominativo presente in Anagrafica Contatti (per approfondimenti si veda la guida I contatti ). Sul campo del codice cliente è attivo il pulsante Contatti[F5] che apre la seguente finestra e dalla quale è possibile richiamare un contatto o inserirne uno nuovo. Alla successiva trasformazione del documento in ordine o bolla verrà richiesto di trasformare tale contatto in vero e proprio cliente specificando a quale gruppo e mastro debba appartenere. Pagina 2 di 5

3 Nel piede del documento è possibile inserire i dati relativi alle condizioni del trasporto e alla tipologia di pagamento. Questi dati vengono memorizzati e saranno proposti al momento della trasformazione del preventivo in documenti di ordine superiore (ordine, bolla o fattura). Se il preventivo è intestato ad un contatto la sezione Pagamenti non è presente. Se il preventivo deve contenere prezzi già ivati (ad esempio perché rivolto ad un privato) occorre utilizzare il documento con sigla PX (Preventivo con prezzi ivati). TRASFORMARE UN PREVENTIVO Ricerca il preventivo utilizzando le modalità illustrate nella guida Emissione e modifica di una fattura Per procedere alla trasformazione, selezionare i documenti dall elenco utilizzando il pulsante Seleziona[Shift+F6] o Seleziona tutto[shift+f7] e cliccare su Modifica[Invio]. Pagina 3 di 5

4 Si accede alla seguente finestra: Nel campo Documento scegliere la sigla del documento che si vuole ottenere a partire da quelli di origine selezionati. Un preventivo può essere trasformato in ordine, in bolla o direttamente in fattura. Viene prodotto un documento contenente le righe articolo dei preventivi selezionati, con la possibilità di inserire altri articoli direttamente nel documento. In fase di trasformazione di un preventivo intestato ad un contatto viene verificato se il contatto risulta o meno già codificato come cliente dell azienda. Se codificato, il codice del cliente in questione viene proposto come intestatario del documento. Se il contatto non è anche presente nel Piano dei conti, all uscita del campo Documento viene richiamata una finestra per la codifica del nuovo cliente specificando a quale gruppo e mastro debba appartenere. Pagina 4 di 5

5 Alla conferma dei dati presenti nella finestra Inserimento Contatto nel Piano dei conti l anagrafica del cliente viene creata senza ulteriore richiesta di conferma recuperando i dati presenti nell anagrafica del contatto. Nella trasformazione in documenti di ordine superiore i documenti di tipo PR non rimangono memorizzati. Terminata la compilazione del documento nelle sue parti, si giunge alla stampa che riporta i riferimenti ai documenti di origine. Pagina 5 di 5