MANUALE DI ISTRUZIONI PER L INSERIMENTO DEGLI ORDINI

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1 MANUALE DI ISTRUZIONI PER L INSERIMENTO DEGLI ORDINI 1. Registrazione (per utenti al primo accesso) pag Recupero della password pag 3 3. Accesso per utenti già registrati - Inserimento dell ordine pag 4 o o o o Scelta del cliente di fatturazione Scelta della destinazione della merce Inserimento delle note Inserimento degli articoli 4. Consultazione degli ordini inseriti pag. 9 Vi ringraziamo per la collaborazione siamo sempre disponibili al n per assistenza in caso di problemi. Saluti da Alberto, Debora e Fulvia 1

2 Collegarsi al sito e cliccare su ACQUISTI. 1. Registrazione Tale procedura è da eseguire nel caso di primo accesso al portale web ASTRA BIO. Cliccare il pulsante Registrazione. Si aprirà la seguente maschera da compilare con i dati anagrafici. NOTA BENE: dovete scegliere il nome dell utente e la password. L utente e la password saranno quelli con cui avverrà l accesso al portale di ASTRA BIO. 2

3 Una volta completato l inserimento dei dati, tutti obbligatori, secondo la tipologia di cliente cliccare su Conferma. Gli altri pulsanti hanno i seguenti significati. Chiudi -> chiudi la pagina senza confermare i dati Annulla -> ripulisce i dati per un nuovo inserimento Note -> inserimento di note generiche (es. specificazione sull attività e sulla tipologia cliente) Al termine della procedura, un messaggio notificherà l avvenuto inserimento. Sarà cura dell ufficio commerciale di Astra Bio inviarvi una mail di conferma dell avvenuta registrazione sull indirizzo inserito. Recupero della password Procedura da eseguire nel caso sia stata dimenticata la password di accesso: cliccare il pulsante Recupero Password. Si aprirà la seguente finestra nella quale è necessario inserire il codice utente (nel caso si sia dimenticato anche il codice utente, contattare ASTRA BIO che provvederà a recuperarlo). La PASSWORD sarà inviata sulla tua mail 3

4 Inserimento ordine Cliccare su Accedi per entrare nel portale di inserimento degli ordini ASTRA BIO, utilizzando l utente e la password scelti in fase di registrazione o quelli in possesso abitualmente. NOTA BENE: Alcuni browser (es. Mozilla) potrebbero mostrare un messaggio che informa che il sito potrebbe non essere sicuro. Si tratta di impostazioni predefinite del computer, per cui potete proseguire in sicurezza con la registrazione, ignorando eventuali segnalazioni. Scelta del cliente di fatturazione E necessario selezionare il cliente a cui verrà intestata la fattura. Cliccare sul pulsante Cerca nell area CLIENTE DI FATTURAZIONE. Poi selezionare (con doppio clic sulla riga) il cliente al quale sarà emessa fattura da parte di Astra Bio. 4

5 Scelta della destinazione della merce cliccare sul pulsante Cerca nell area CLIENTE DI SPEDIZIONE. Poi selezionare (con doppio clic sulla riga) il cliente-luogo di destinazione a cui verrà consegnata la merce. Nel caso la destinazione non sia presente fra quelle proposte, dovrà essere inserita come NOTA. Inserimento note E possibile inserire delle note cliccando sul pulsante Note evidenziato qui sotto, che saranno lette dall ufficio commerciale di ASTRA BIO. Sempre all interno delle note è possibile specificare anche una diversa destinazione della merce. 5

6 Inserimento degli articoli Per inserire gli articoli da ordinare cliccare sul pulsante Continua in basso a destra. Si aprirà in automatico una finestra che riporterà alcune informazioni previste dal contratto con Astra Bio (minimo d ordine in termine di colli, eventuali addebiti per zone disagiate). Alla chiusura della finestra si aprirà la seguente pagina. Cliccare sul menu Famiglia Commerciale e selezionare la categoria per la quale caricare i prodotti, cliccandovi sopra. 6

7 Saranno ora mostrati gli articoli che appartengono alla categoria scelta. Indicare i colli desiderati nel campo Quantità. E possibile proseguire con l inserimento degli articoli ripetendo la procedura descritta per le altre famiglie commerciali, fino al completamento dell ordine. (Solo al termine dell inserimento ordine cliccherai Continua) In qualsiasi momento, è possibile verificare i prodotti inseriti nell ordine cliccando il pulsante Riepilogo: sia aprirà una finestra che mostra tutti gli articoli inseriti nell ordine. Una volta che è stato completato tutto l inserimento degli articoli, cliccare sul pulsante Continua. Si aprirà la pagina finale di riepilogo dell ordine, con il dettaglio degli articoli ed il totale dell ordine in valore e in colli. 7

8 Cliccando sui pulsanti in basso nella pagina, a questo punto le operazioni possibili sono. - Conferma. Conferma definitiva dell ordine. Il sistema informa tramite messaggio l avvenuto inserimento e ASTRA BIO lo riceverà in automatico. - Stampa. Stampa dell ordine, su stampante o in pdf. - Note. Possibilità di inserire eventuali note o modificare quelle inserite precedentemente. - Chiudi. Chiude l ordine senza che venga inserito e salvato (per sicurezza viene mostrato un messaggio che chiede se si è sicuri). - Indietro. Permette di aggiungere o togliere degli articoli, nel caso l ordine non fosse completo. Nel caso si clicchi su Indietro si aprirà la seguente finestra che permette l inserimento secondo la seguente logica. E possibile aggiungere uno o più articoli cliccando sul pulsante Inserimento Multiplo. Si tornerà in questo modo alla procedura di selezione già descritta prima, al termine della quale è necessario cliccare Continua per finalizzare l ordine. 8

9 Se si desidera cancellare un articolo, si deve selezionare l articolo da cancellare fra quelli in elenco cliccandolo e poi cliccare su Elimina. Se si desidera modificare la quantità di una riga, bisogna selezionare la riga, modificare i colli e poi cliccare su Conferma. Una volta terminate le modifiche, cliccare Continua per concludere l inserimento dell ordine. Gli altri pulsante della pagina sono: - Note. Inserimento di eventuali note ordine. - Storico vendite. Statistica degli articoli ordinati. - Chiudi. Chiude l ordine senza salvare i dati (con messaggio che chiede se si è sicuri dell operazione). - Indietro. Torna alla testata dell ordine, cioè alla prima pagina. Consultazione degli ordini inseriti Il portale Astra Bio permette di consultare l avanzamento dei propri ordini, mostrando se l ordine è già stato preso in carico, se la merce è spedita o se è già stata emessa la fattura. Cliccare su Tracking Ordini. E possibile applicare dei filtri alla ricerca (per cliente, per luogo di destinazione ). Il filtro più importante è quello per Stato Ordine. - In attesa caricamento Astra. Ordine ancora da importare sul sistema gestionale di Astra Bio. - Caricato in Astra. Ordini importati in ASTRA BIO. - Parzialmente evaso. Ordini con merce spedita parzialmente (una parte dell ordine è ancora da evadere). - Totalmente evaso. Ordini con tutta la merce spedita. Per ogni ordine selezionato è possibile vedere le sue caratteristiche principali (numero, data) e lo stato di avanzamento (se la merce è spedita o se addirittura è stata emessa fattura.) 9